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ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale des mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé dans les grands ministères et organismes

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Contexte

Aux termes de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, le contrôleur général doit diriger des vérifications horizontales dans les grands ministères et organismes (GMO). Les vérifications horizontales, qui consistent à examiner les risques qui s'étendent à plus d'un ministère, permettent de faire rapport sur la situation en ce qui touche la gouvernance, les contrôles et la gestion du risque dans l'administration fédérale. Le présent rapport fait état des résultats de la vérification horizontale des mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé.

Le contrôle des dépenses du gouvernement du Canada est régi par la politique de Vérification des comptes et la Politique sur la surveillance active, ainsi que la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). [2]

L'objectif de la politique de Vérification des comptes consiste à veiller à ce que les comptes à payer ou à régler fassent l'objet d'une vérification à la fois rentable et efficace afin que les exigences en matière de contrôle soient respectées. Les mécanismes de vérification des comptes doivent être conçus et appliqués de manière à en assurer la probité et à tenir compte de l'importance des risques associés à chaque paiement. La politique exige aussi que les pratiques de vérification des comptes soient surveillées pour que l'on s'assure d'exercer le degré de contrôle nécessaire sur les opérations à risque élevé et sur celles à risque faible, comme prévu. À cet égard, il est important de tenir compte de divers aspects tant de la LGFP que de la Politique sur la surveillance active pour assurer la conformité à la politique de Vérification des comptes. Par exemple, la vérification active permet aux GMO de se servir des renseignements qu'ils obtiennent et de s'adapter aux nouvelles situations en modifiant leurs stratégies de gestion des risques en conséquence. Les deux articles de la LGFP les plus pertinents pour la politique de Vérification des comptes sont l'article 34, « Marchés de fournitures, de services ou de travaux », et l'article 33, « Demandes de paiement ».

Le paiement de fournitures, de services ou de travaux (article 34) doit être attesté par une personne s'étant fait déléguer le pouvoir de l'approuver par le ministre. L'attestation aux fins de l'article 34 signifie que le travail a été exécuté, la fourniture livrée ou le service rendu conformément au marché conclu entre le gouvernement du Canada et le fournisseur du travail, de la fourniture ou du service. Les pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 sont habituellement confiés aux responsables des projets, c'est‑à‑dire les personnes chargées de mener les activités à bien conformément au mandat du ministère ou de l'organisme.

Habituellement, une fois l'attestation exigée par l'article 34 remise, les demandes de paiement sont envoyées à la fonction des finances, où une personne investie des pouvoirs délégués en vertu de l'article 33 effectue l'assurance de la qualité pour attester que le paiement est conforme au montant budgété, que la personne investie du pouvoir nécessaire en vertu de l'article 34 s'est dûment acquittée de ses responsabilités, qu'aucun agent signataire du chèque n'en bénéficiera personnellement, que le codage financier est fait correctement et que toutes les autres politiques pertinentes ont été respectées. L'attestation aux termes de l'article 33 sert de document officiel pour justifier le versement des fonds. Une approche de gestion des risques peut être appliquée aux responsabilités susdécrites. Dans le cas des paiements à risque élevé, il faudrait que l'on satisfasse à toutes les exigences d'assurance de la qualité; par contre, dans le cas des opérations à risque faible, on peut se fier à l'attestation du responsable du projet pour réduire dans une certaine mesure le nombre des tâches laborieuses associées à cette assurance de la qualité.

Une gestion des risques efficace à l'égard des mécanismes de contrôle des dépenses exige que ce soit le niveau approprié de gestion d'un ministère ou d'un organisme qui détermine quels types de paiements sont à risque élevé et devraient, par conséquent, faire l'objet d'une assurance de la qualité plus approfondie lors du processus de vérification fondé sur l'article 33. Pour assurer une surveillance appropriée, seuls des échantillons sélectionnés dans les opérations réputées à risque faible devraient faire l'objet d'un examen plus rigoureux. De cette façon, on peut s'assurer que les processus conçus pour les opérations à risque faible n'en seront pas moins traités avec une diligence raisonnable, de façon que l'on puisse identifier les nouveaux risques, le cas échéant. La Politique sur la surveillance active prévoit que les GMO disposent de moyens pour détecter et faire connaître dès que possible les risques inacceptables, les vulnérabilités, les défaillances de contrôle et les déficiences exigeant des correctifs. Une gestion efficace des risques est donc propice à une utilisation plus efficiente des ressources chargées de l'assurance de la qualité.