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Fil d'Ariane
ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale des mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé dans les grands ministères et organismes
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Sommaire
La vérification avait pour objet d'évaluer la pertinence et l'efficacité des processus de détection des opérations à risque élevé qui sont en place afin d'assurer des pratiques de vérification des comptes efficaces. Nous avons examiné la gestion des risques entourant le contrôle des dépenses et les pratiques existantes dans un échantillon de grands ministères et organismes (GMO) afin de déterminer si la gestion des dépenses était exercée avec un bon rapport coût-efficacité et avec efficience tout en mettant en œuvre le niveau de contrôle requis.
Importance de la vérification
Une gestion efficace du risque dans le contexte des mécanismes de contrôle des dépenses des GMO rend possible la diligence voulue dans les opérations financières qui exigent un examen plus rigoureux et une plus grande efficience que dans celles dont le risque est faible. Faute d'une approche de vérification des comptes reflétant les niveaux de risque inhérents à différents types d'opérations, on risquerait en effet de ne pas accorder suffisamment d'attention aux opérations à risque élevé tout en consacrant proportionnellement beaucoup trop d'attention et de ressources aux opérations à risque faible.
Évaluation globale
Dans l'ensemble, les GMO n'exploitent pas les possibilités d'une gestion des risques pour accroître l'efficience de leurs pratiques de vérification des comptes. Rares sont ceux qui ont mis en œuvre des stratégies de gestion des risques. Il s'ensuit que la plupart d'entre eux vérifient de manière intégrale toutes leurs opérations financières. En outre, et bien que certains GMO aient établi des lignes directrices appropriées pour les personnes investies du pouvoir de signer des documents financiers, ces balises étaient encore relativement nouvelles ou n'avaient pas encore été entièrement mises en œuvre.
Plus précisément, les GMO sont à divers stades du développement ou de la mise en œuvre des processus efficaces de gouvernance de leurs pratiques de vérification des comptes. Si la plupart ont une fonction de gouvernance, elle n'est pas appuyée par les gestionnaires fonctionnels ou d'autres intervenants qui auraient pu apporter une contribution pertinente pour la détermination des risques. En outre, la plupart des GMO ne disposaient pas de politiques et de procédures à l'intention des personnes chargées de fournir les attestations ultimes pour les paiements. Faute de documents justificatifs suffisants pour étayer les décisions applicables aux types de paiements à risque élevé, les GMO sont contraints à traiter tous les paiements comme s'ils étaient à risque élevé, ce qui n'est pas une pratique efficiente.
Environ la moitié des GMO ont créé des lignes directrices ou des listes de contrôle pour les personnes (les responsables de projets) autorisées à attester que les services rendus ou les fournitures livrées satisfont aux conditions pour qu'on puisse les payer. En plus d'exiger que les responsables des projets aient reçu une formation à l'École de la fonction publique du Canada, la moitié des GMO de notre échantillon ont défini les conditions dans lesquelles il existe des critères uniques de paiement et créé des lignes directrices et des listes de contrôle dont les responsables des projets doivent se servir pour s'acquitter de leurs responsabilités dans ce contexte. Quand la preuve de justification du paiement est particulièrement risquée dans certains secteurs de programme, des GMO sont allés plus loin, en affectant des spécialistes des finances dans ces secteurs pour faciliter les attestations. Un GMO fait même examiner les autorisations de paiement par son Centre d'expertise avant d'envoyer la demande de paiement à sa fonction des finances.
Les GMO ne faisaient généralement pas fait de distinction entre les paiements à risque élevé et ceux à risque faible, de sorte qu'ils vérifient de manière intégrale toutes leurs opérations financières. Il en résulte une utilisation inefficace des ressources, parce qu'ils devraient consacrer moins de temps à l'assurance de la qualité dans le cas des paiements où le risque est faible. Quelques GMO ont commencé à établir des lignes directrices pour faciliter la détermination des opérations à risque élevé conformément à leur approche organisationnelle de gestion des risques, et certains d'entre eux appliquent moins de procédures de vérification à leurs opérations à risque faible, et utilisent dans ce cas des plans nationaux d'échantillonnage pour examiner certaines de ces opérations et ainsi s'assurer que l'approche de vérification demeure appropriée.
En majorité, les GMO effectuent une vérification intégrale de toutes leurs opérations. Ils n'exercent donc aucune surveillance sur leur processus de vérification des comptes, alors que cela leur permettrait de signaler (grâce au processus de gouvernance) les lacunes systémiques identifiées, les révisions nécessaires pour l'identification des risques ou les résultats des pratiques exemplaires. Une surveillance insuffisante pourrait nuire aux efforts des GMO pour s'adapter à l'évolution des circonstances ou pour contrer les nouveaux risques.
Conclusion
Dans l'ensemble, nous avons conclu que les processus en place pour déterminer les opérations financières à risque élevé dans le contexte de la vérification des comptes ne sont pas satisfaisants. La plupart des GMO effectuent une vérification intégrale de toutes leurs opérations, les traitant ainsi toutes comme des opérations à risque élevé. Il en résulte une utilisation inefficace des ressources, alors qu'ils devraient consacrer moins de temps à l'assurance de la qualité dans le cas des paiements à risque faible. De plus, ils n'ont pas mis en place un processus de gouvernance approprié pour pouvoir établir ces risques ou pour baliser le travail de vérification des agents de vérification des comptes. Il en résulte un emploi inefficace du temps des commis à la vérification des comptes et des responsables de l'assurance de la qualité.
Le Secteur de la vérification interne du Bureau du contrôleur général a demandé aux dirigeants principaux de la vérification des GMO d'élaborer un plan d'action détaillé et de le faire approuver par leur comité ministériel de vérification. Les résultats et les recommandations de la présente vérification ont été accueillis de manière favorable par les officiers responsables des GMO. Tout semble indiquer que des améliorations seront apportées. Le Bureau du contrôleur général contribuera à la diffusion de l'information découlant des constatations de vérification, notamment en partageant les meilleures pratiques et en offrant de la formation selon les besoins.