ARCHIVÉ - Guide de gestion des Risques (Guide de revue) - le 1 novembre 1994

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(7) R�CLAMATIONS ET PAIEMENTS � TITRE GRACIEUX

Objectif

7.0 Assurer le r�glement efficient et efficace des r�clamations faites par l'�tat ou contre celui-ci relativement � des op�rations gouvernementales.

Nota : Les domaines pr�cis de la gestion des risques comme les r�clamations et les paiements � titre gracieux sont implicites et couverts dans le cadre g�n�ral de la gestion des risques. En ce sens, ils sont couverts dans les sections 1 � 4 du pr�sent guide. Cette section renferme les crit�res qui sont propres � la v�rification de la politique sur les r�clamations et les paiements � titre gracieux. Pour la v�rification de la gestion des risques, il faut se reporter aux sections 1 � 4 ci-dessus et, en outre, aux sections 5 � 9, qui s'appliquent � la v�rification particuli�re vis�e.

Crit�res

7.1 L'organisme a men� des enqu�tes sur les incidents qui pourraient donner lieu � une r�clamation contre l'�tat ou contre un fonctionnaire, d�s que l'organisme a pris connaissance de l'incident.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

7.1.1 �tablir si l'enqu�te a �t� men�e d�s que l'organisme a pris connaissance de l'incident.

7.1.2 �tablir si le niveau des d�penses consacr�es aux enqu�tes �tait en rapport avec le montant des r�clamations.

7.1.3 V�rifier que les enqu�tes ont permis de recueillir les renseignements requis pour permettre d'obtenir un avis juridique. Le rapport d'enqu�te devrait comprendre ce qui suit :

a) un �nonc� exhaustif des fonctions des fonctionnaires ou des b�n�voles en cause;

b) des renseignements d�taill�s au sujet des biens de l'�tat, le cas �ch�ant.

c) une d�claration de la part des fonctionnaires et des autres personnes au courant des circonstances de la r�clamation;

d) les rapports soumis � la police relativement � l'incident;

e) une description de l'incident, ainsi que des plans, croquis ou photographies n�cessaires pour comprendre la nature exacte de l'incident;

f) tout autre renseignement et tout autre mat�riel n�cessaires pour �mettre un avis juridique.

Crit�res

7.2 L'organisme a r�agi � une r�clamation contre l'�tat d'une mani�re qui respecte les proc�dures et les montants limites pr�vus dans la politique.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

7.2.1 V�rifier que les r�clamations ont �t� renvoy�es au minist�re de la Justice, s'il y avait lieu.

7.2.2 �tablir si l'organisme a suivi les lignes directrices g�n�rales qui sont pr�cis�es dans la Politique pour les divers genres de r�clamation, c.-�-d. les r�clamations fond�es sur un d�lit ou un quasi-d�lit, les r�clamations li�es � un contrat, les r�clamations faites contre des fonctionnaires de l'�tat, les r�clamations entre organismes de l'�tat et les r�clamations en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

a) V�rifier que la documentats pr�cis�es pour les r�clamations d�passant les montants limites pr�cis�s oion requise �tait compl�te.

b) V�rifier que les activit�nt �t� men�es.

c) L� o� il y a lieu d'obtenir des avis juridiques, v�rifier qu'ils sont obtenus de la source appropri�e.

7.2.3 �tablir si les r�clamations contre l'�tat �taient �tay�es par des �nonc�s d�taill�s des circonstances et des copies des pi�ces justificatives.

7.2.4 V�rifier que les avis juridiques obtenus portaient sur la responsabilit� de l'�tat, et v�rifier les mesures qui auraient d� �tre prises pour r�gler la r�clamation et les modalit�s selon lesquelles il aurait �t� souhaitable de r�gler la r�clamation.

a) �tablir si les avis juridiques ont port� sur la rentabilit� de l'adoption d'une ligne de conduite donn�e.

7.2.5 �valuer si, pour d�cider de verser des indemnit�s, les administrateurs g�n�raux ont tenu compte des aspects juridiques et des autres valeurs de la r�clamation et de la rentabilit� et du caract�re opportun de la mesure sur le plan administratif. V�rifier qu'une quittance a �t� obtenue contre le versement de l'indemnit�.

7.2.6 �valuer si, pour d�cider s'il y avait lieu de faire un paiement � titre gracieux, les administrateurs g�n�raux ont d�termin� s'il existait un autre mode d'indemnisation acceptable.

7.2.7 V�rifier que l'indemnisation pour la perte d'effets personnels du fonctionnaire �tait fond�e sur le co�t int�gral du remplacement des effets, ou sur le co�t raisonnable de leur r�paration, et que les paiements ne visaient que les articles rattach�s aux fonctions du fonctionnaire au moment de l'incident.

7.2.8 V�rifier que les sommes d'argent utilis�es pour effectuer le r�glement de r�clamations contre l'�tat provenaient du fonds appropri� et que l'organisme contre lequel la r�clamation �tait faite a �t� tenu de rendre compte de ces fonds.

7.2.9 V�rifier que les d�penses li�es � la d�fense d'un organisme contre une r�clamation ont �t� imput�es au cr�dit de cet organisme.

Crit�res

7.3 L'organisme a donn� suite aux r�clamations contre la Couronne d'une mani�re qui est conforme aux proc�dures et aux montants limites fix�s dans la Politique.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

7.3.1 �valuer si l'administrateur g�n�ral a fait tous les efforts raisonnables en vue d'obtenir satisfaction pour les r�clamations contre la Couronne, tout en tenant compte de la rentabilit� et de l'efficacit� du processus sur le plan administratif.

7.3.2 V�rifier que l'administrateur g�n�ral a sollicit� des avis juridiques lorsque des montants d'argent �lev�s sont en jeu, ou lorsque les faits pertinents ou les principes juridiques applicables ne sont pas connus avec certitude.

7.3.3 Lorsque l'�tat effectue une r�clamation contre un fonctionnaire et que l'administrateur g�n�ral a l'intention d'autoriser la retenue du montant de la r�clamation par le biais d'une retenue sur la paie ou d'une r�duction de toute somme due ou payable au fonctionnaire, v�rifier que l'administrateur g�n�ral a avis� le fonctionnaire de son intention d'autoriser la retenue et du droit du fonctionnaire de contester aupr�s de l'administrateur g�n�ral, dans un d�lai de 30 jours, la retenue propos�e et qu'il a examin� les arguments du fonctionnaire, le cas �ch�ant, avant de prendre une d�cision.

7.3.4 V�rifier que les sommes recouvr�es au titre d'une r�clamation de l'�tat ont �t� d�pos�es au cr�dit du receveur g�n�ral et non port�es de nouveau � un cr�dit de l'organisme. (Nota : Il y a des exceptions � cette r�gle g�n�rale, comme dans le cas du produit d'assurance r�sultant de contrats de construction.)

Crit�res

7.4 Les r�clamations en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne sont trait�es conform�ment aux dispositions de la politique sur les r�clamations et paiements � titre gracieux.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

7.4.1 �valuer si l'organisme respecte les proc�dures d'enqu�te et de conciliation expos�es dans la Loi canadienne sur les droits de la personne.

7.4.2 V�rifier que l'organisme a trait� comme un quasi-d�lit une plainte de pratiques discriminatoires faite en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

7.4.3 V�rifier que les paiements pour les ordonnances de Tribunal n'ayant pas rang d'ordonnances de la Cour f�d�rale ont �t� trait�es comme une imputation statutaire sur le Tr�sor.

7.4.4 L� o� les administrateurs g�n�raux ont d�sign� des autorit�s d'approbation des paiements au sein de leur minist�re, �tablir si cela a �t� fait avec discr�tion et d'une mani�re compatible avec les pratiques du minist�re et le caract�re d�licat des questions de droits de la personne.

Crit�res

7.5 Les r�clamations faites entre organismes de l'�tat sont trait�es conform�ment � la politique sur les r�clamations et paiements � titre gracieux.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

7.5.1 L� o� il n'y avait pas d'autre organisme de l'�tat ou organisme non gouvernemental en cause dans un incident donnant lieu � des dommages � des biens publics, v�rifier que l'indemnisation et la restauration ont �t� trait�s par l'organisme responsable.

7.5.2 L� o� y avait des r�clamations entre organismes de l'�tat, v�rifier que les organismes se sont abstenus de se demander mutuellement r�paration.

7.5.3 L� o� y avait des r�clamations entre minist�res et soci�t�s d'�tat :

a) �tablir si les parties se sont de plein gr� communiqu� toute l'information dont elles disposaient;

b) �valuer si les parties se sont efforc�es d'en arriver � une entente n�goci�e, soit par correspondance soit par l'intervention de leurs conseillers juridiques;

c) l� o� la n�gociation a �chou�, �tablir si les questions de fait et de droit sur lesquelles il y a d�saccord ont �t� soumises au sous-procureur g�n�ral du Canada; et v�rifier que des arbitres ont �t� nomm�s conform�ment � la politique sur les r�clamations et paiements � titre gracieux.

(8) POLITIQUE SUR LA PROTECTION CONTRE LES INCENDIES, ENQU�TES ET RAPPORTS

Objectif

8.0 S'assurer de prot�ger les employ�s et les biens de l'�tat contre les risques d'incendie.

Nota : Les domaines pr�cis de la gestion des risques comme la politique sur la protection contre les incendies, enqu�tes et rapports sont implicites et couverts dans le cadre g�n�ral de la gestion des risques. En ce sens, ils sont couverts dans les sections 1 � 4 du pr�sent guide. Cette section renferme les crit�res qui sont propres � la v�rification de la politique sur la protection contre les incendies, enqu�tes et rapports. Dans la v�rification de la gestion des risques, il faut se reporter aux sections 1 � 4 ci-dessus et, en outre, aux sections 5 � 9, qui s'appliquent � la v�rification particuli�re vis�e.

Crit�res

8.1 L'organisme s'est conform� aux normes de protection contre les incendies �mises dans le cadre des politiques du Conseil du Tr�sor relatives � la sant� et � la s�curit� du personnel au travail, et aux dispositions r�gissant les enqu�tes et les rapports sur les incendies.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

8.1.1 �tablir si l'organisme a inform�, dans les 12 heures, le Commissaire aux incendies de tout incendie r�pondant aux crit�res suivants :

a) ayant caus� la mort ou des blessures

b) d'origine suspecte

c) ayant caus� une perte �gale ou sup�rieure � 250 000 $

d) ayant caus� l'interruption de services f�d�raux essentiels

e) ayant n�cessit� des mesures imm�diates pour emp�cher sa r�p�tition

f) s'�tant d�clar� dans un �difice de prestige ou du patrimoine.

8.1.2 �tablir si l'organisme a pris les mesures suivantes dans les 14 jours suivant un incendie ou une alarme :

a) proc�d� � un examen pr�liminaire de l'incendie et soumis un rapport au bureau r�gional ou de district pertinent de Travail Canada;

b) soumis un rapport pour toute blessure ou tout d�c�s d�coulant d'un incendie;

c) soumis des rapports traitant des enqu�tes formelles effectu�es � la suite de l'examen pr�liminaire;

d) �tudi� et enregistr� les alarmes donn�es par les avertisseurs d'incendie d�clench�s sans raison.

8.1.3 V�rifier que l'organisme a collabor� avec les enqu�teurs autoris�s et les a aid�s � s'acquitter des fonctions d�coulant de la pr�sente politique.

8.1.4 �tablir si l'organisme a appliqu� les recommandations r�sultant des enqu�tes sur les incendies.

8.1.5 V�rifier que l'organisme a estim� les pertes dues aux incendies conform�ment aux lignes directrices de la politique.

8.1.6 V�rifier que l'organisme a consult� le Commissaire aux incendies relativement � la n�cessit� d'inspecter un �difice endommag� par le feu.

Crit�res

8.2 Le Commissaire aux incendies du Canada a administr� et appliqu� les dispositions de la pr�sente politique. (Ces crit�res ne s'appliquent qu'au minist�re du Travail.)

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

8.2.1 V�rifier que le Commissaire aux incendies s'est entendu avec d'autres autorit�s pour ce qui est des enqu�tes et des rapports sur les biens d�truits par le feu, et qu'il a notamment :

a) Enqu�t� ou fait enqu�ter, par des enqu�teurs comp�tents, sur la cause, l'origine et les circonstances de tout incendie.

b) Examin� et trait� tous les rapports d'incendie.

c) Surveill� l'application des recommandations formul�es dans des documents comme les rapports d'enqu�te et les rapports du coroner et notifi� les organismes, et signal� au Secr�tariat du Conseil du Tr�sor les cas d'insoumission consid�r�s comme contraires � la politique ou aux normes du Conseil du Tr�sor portant sur la protection contre les incendies. Les commentaires des organismes concern�s devraient �tre joints aux rapports au Conseil du Tr�sor.

d) �valu� et appliqu� les crit�res de qualification des enqu�teurs et d�cid� quand il faut faire une enqu�te officielle sur un incendie.

e) Mis en corr�lation et diffus� les statistiques nationales et f�d�rales relatives aux pertes caus�es par les incendies.

f) Soumis au Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, dans les 90 jours faisant suite � la fin de l'exercice financier, un rapport global sur les pertes dues � l'incendie de biens immobiliers de l'administration f�d�rale, indiquant :

- les grandes tendances d�celables en ce qui concerne les pertes dues aux incendies;

- les mesures de pr�vention des incendies qui sont recommand�es pour minimiser les pertes � l'avenir;

- le nombre total d'incendies, de d�c�s et de blessures, ainsi que la valeur totale des pertes;

- les pertes importantes, en pr�cisant les emplacements, la description des biens, les dates et les causes des incendies et les pertes estim�es.

(9) PRESTATION DE SERVICES JURIDIQUES AUX FONCTIONNAIRES DE L'�TAT

Objectif

9.0 S'assurer de fournir aux fonctionnaires, s'ils ont agi dans les limites de leurs fonctions ou attributions et, de fa�on g�n�rale, conform�ment aux attentes du minist�re, les services d'un conseiller juridique dans les circonstances suivantes :

a) lorsqu'ils doivent compara�tre devant un tribunal de justice, une commission d'enqu�te, ou tout autre organisme � caract�re judiciaire, ou encore, lorsqu'ils doivent �tre interrog�s relativement � une telle enqu�te;

b) lorsqu'ils sont poursuivis devant les tribunaux civils, ou menac�s de l'�tre;

c) lorsqu'ils sont accus�s d'un d�lit, ou risquent de l'�tre; ou

d) lorsque, en raison d'autres circonstances suffisamment graves, ils se voient contraints de recourir aux services juridiques.

Nota : Les domaines pr�cis de la gestion des risques comme la prestation de services juridiques aux fonctionnaires de l'�tat sont implicites et couverts dans le cadre g�n�ral de la gestion des risques. En ce sens, ils sont couverts dans les sections 1 � 4 du pr�sent guide. Cette section renferme les crit�res qui sont propres � la v�rification de la prestation de services juridiques aux fonctionnaires de l'�tat. Dans la v�rification de la gestion des risques, il faut se reporter aux sections 1 � 4 ci-dessus et, en outre, aux sections 5 � 9, qui s'appliquent � la v�rification particuli�re vis�e.

Crit�res

9.1 L'organisme a suivi la proc�dure expos�e dans la Politique pour d�cider d'accorder des services juridiques, ainsi que le genre de services juridiques � accorder.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

9.1.1 V�rifier que les fonctionnaires qui demandent des services juridiques aux frais de l'�tat ont rempli un rapport complet sur l'incident qui a donn� lieu � la demande, et qu'ils l'ont soumis � la direction de l'organisme.

9.1.2 V�rifier que les fonctionnaires ont inform� leurs surveillants de tout incident pouvant n�cessiter le recours aux services d'un conseiller juridique ou entra�ner une demande d'indemnisation contre la Couronne.

9.1.3 V�rifier que l'organisme a garanti que les fonctionnaires re�oivent des conseils opportuns concernant leurs droits �ventuels en vertu de la pr�sente politique.

9.1.4 V�rifier que l'administrateur g�n�ral, ou son d�l�gu�, a obtenu l'avis du minist�re de la Justice sur la n�cessit� de recourir aux services juridiques, et sur l'opportunit� de faire appel au minist�re de la Justice, � un de ses mandataires ou � un conseiller juridique du secteur priv�, selon le cas.

9.1.5 V�rifier que les fonctionnaires auxquels on a refus� des services juridiques aux frais de l'�tat ont �t� inform�s qu'ils peuvent demander le r�examen de leur demande au cours des �tapes ult�rieures de la proc�dure judiciaire.

9.1.6 Dans les cas o� l'on a d�cid� d'engager un conseiller juridique du secteur priv�, v�rifier que le paiement de ses honoraires et des frais connexes a �t� autoris� conform�ment aux montants limites qui sont pr�vus par la politique.

Crit�res

9.2 Le paiement des frais de jugement a �t� effectu� conform�ment � la Politique.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

9.2.1 V�rifier que les fonctionnaires pour lesquels des paiements ont �t� effectu�s avaient droit � l'indemnisation en vertu de la politique pour l'indemnisation des fonctionnaires de l'�tat.

9.2.2 V�rifier que le r�glement d'une r�clamation et les co�ts li�s � la d�fense d'un fonctionnaire de l'�tat ont �t� imput�s aux comptes appropri�s.

9.2.3 V�rifier que l'organisme n'a pas rembours� d'honoraires et de d�penses connexes lorsqu'un fonctionnaire s'est vu refuser des services juridiques, m�me s'il y a eu acquittement ou renvoi.

9.2.4 Lorsqu'un fonctionnaire a retenu les services d'un conseiller juridique du secteur priv� avant d'obtenir l'approbation de l'administrateur g�n�ral, v�rifier que l'on a �tudi� la possibilit� de l'obliger � payer les honoraires de l'avocat. Comme une nouvelle demande de paiement des honoraires doit �tre faite et �valu�e � chaque stade du processus judiciaire, cet examen peut devoir �tre fait plusieurs fois dans une m�me affaire.

9.2.5 Lorsqu'un fonctionnaire a retenu les services d'un conseiller juridique du secteur priv� alors que, de l'avis du minist�re de la Justice, il n'existait aucun conflit d'int�r�ts ni d'autres �l�ments qui emp�chaient le minist�re de la Justice d'assurer la d�fense, v�rifier que le paiement des honoraires, des frais de jugement et des autres frais a �t� effectu� par le fonctionnaire � moins que l'organisme employeur n'ait pr�sent� une demande de remboursement partiel ou int�gral.

9.2.6 Lorsqu'un fonctionnaire a retenu les services d'un conseiller juridique du secteur priv�, que l'administrateur g�n�ral n'est pas convaincu que le choix du conseiller juridique �tait raisonnable et que le fonctionnaire a d�cid� n�anmoins de retenir les services de ce conseiller juridique, v�rifier que le fonctionnaire a �t� tenu personnellement responsable de toute partie des honoraires qui a �t� jug�e excessive.

9.2.7 Lorsqu'un fonctionnaire a obtenu la permission de retenir les services d'un conseiller juridique du secteur priv�, v�rifier que l'organisme a avis� par �crit le fonctionnaire et le conseiller juridique des limites de l'engagement de la Couronne, en ce qui concerne les d�penses totales et les bar�mes d'honoraires approuv�s, ainsi que de l'obligation de soumettre les comptes � l'examen du minist�re de la Justice.

9.2.8 Dans les cas concernant des d�lits, v�rifier que le paiement de la Couronne ne comprenait pas d'amende ni de co�ts de poursuites judiciaires.

9.2.9 Comme il faut une nouvelle demande de paiement des honoraires du conseiller juridique, demande qui sera �valu�e pour chacune des �tapes de la proc�dure judiciaire, v�rifier si une nouvelle demande de paiement est faite comme il se doit.

Crit�res

9.3 L'organisme a fourni des services juridiques conform�ment � la Politique.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

9.3.1 Lorsqu'il y a eu des causes civiles et que le minist�re de la Justice a assum� la prestation des services juridiques, y compris la conduite du proc�s, v�rifier que c'est le minist�re, et non le fonctionnaire, qui a choisi le conseiller juridique et l'a instruit sur les donn�es de la cause.

9.3.2 Lorsque le minist�re de la Justice a estim� qu'il y a un conflit d'int�r�ts, et que le fonctionnaire obtient la permission de retenir lui-m�me les services d'un conseiller juridique, v�rifier que le nom et le bar�me d'honoraires du conseiller juridique du secteur priv� ont �t� approuv�s par l'administrateur g�n�ral avant que le fonctionnaire ne retienne les services du conseiller juridique.

Crit�res

9.4 L'organisme a maintenu des registres des montants r�els vers�s en honoraires juridiques et en d�penses connexes.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

9.4.1 S'assurer que l'organisme a conserv� des dossiers appropri�s pour documenter les montants vers�s en honoraires d'avocat, les d�penses connexes, les causes concern�es, et les le�ons tir�es pour pr�venir la r�p�tition de l'incident.