ARCHIVÉ - Guide de gestion des Risques (Guide de revue) - le 1 novembre 1994

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Guide de v�rification de la gestion des risques

novembre 1994

Table des mati�res

INTRODUCTION

Contexte

Objet

Organisation du Guide

CHAPITRE 1 - VUE D'ENSEMBLE DE LA GESTION DES RISQUES

Introduction

R�les et responsabilit�s

Conseil du Tr�sor

Minist�res

Personnel affect� � la gestion des risques

CHAPITRE 2 - EX�CUTION DE LA V�RIFICATION

Introduction

Organisation de la section sur la proc�dure de v�rification

(1) D�FINITION DES RISQUES

(2) MINIMISATION DES RISQUES

(3) LIMITATION DES EFFETS

(4) D�DOMMAGEMENT OU REMISE EN �TAT ET R�TABLISSEMENT

(5) INDEMNISATION DES FONCTIONNAIRES DE L'�TAT

(6) B�N�VOLES

(7) R�CLAMATIONS ET PAIEMENTS � TITRE GRACIEUX

(8) POLITIQUE SUR LA PROTECTION CONTRE LES INCENDIES, ENQU�TES ET RAPPORTS

(9) PRESTATION DE SERVICES JURIDIQUES AUX FONCTIONNAIRES DE L'�TAT

INTRODUCTION

Contexte

En termes simples, la gestion des risques est un processus selon lequel les menaces �ventuelles � un organisme, � son personnel ou � son mat�riel sont examin�s et minimis�s de fa�on rationnelle et clairement document�e. La gestion des risques s'est petit � petit impos�e comme approche de r�duction des co�ts organisationnels pendant les ann�es 1970. Depuis ses d�buts, il y a eu de vigoureux arguments en faveur de l'approche de la gestion des risques dans les op�rations de l'organisme. Cependant, ce n'est que depuis peu que les praticiens ont acc�s aux connaissances, aux outils et aux donn�es n�cessaires � la gestion des risques.

Les analyses, utilis�es en gestion des risques, quantifient les �v�nements possibles et leurs cons�quences en dollars et en cents. Cela donne une norme commune qui permet de comparer les options, et donc un processus rationnel de s�lection. Il importe aussi de noter que ces techniques d'analyse peuvent s'appliquer tout autant aux risques qu'aux occasions. Par cons�quent, la gestion des risques, comme outil, peut servir � choisir entre divers risques ou diverses occasions et entre la r�duction d'un risque et le choix d'une occasion.

Le Conseil du Tr�sor a une politique sur la gestion des risques depuis 1978. Cependant, la maturation croissante du domaine et le souci de plus en plus grand du gouvernement de r�duire les co�ts ont aviv� l'int�r�t pour cet aspect de la gestion. La gestion des risques est particuli�rement utile pour ceux qui ont � se livrer � de difficiles arbitrages d�coulant de compressions budg�taires. Le processus permet aux gestionnaires d'�valuer et de comparer les co�ts et les avantages �ventuels de diverses options et de choisir la meilleure solution. En outre, �tant clairement document�, le processus r�duit le temps que ceux qui examinent une d�cision doivent passer � comprendre les facteurs d'influence.

Objet

Ce guide est r�dig� dans l'optique de la fonction d'examen. Sans �tre r�serv� � l'usage exclusif de ce groupe, le manuel vise � donner aux v�rificateurs internes et aux agents d'examen la compr�hension et les outils dont ils ont besoin pour v�rifier la gestion des risques de leur organisme. Le guide vise � leur faire mieux comprendre les risques, � en expliquer l'importance pour les organismes gouvernementaux, � d�montrer comment ils peuvent se g�rer, et � donner certains des outils plus g�n�raux dont les v�rificateurs peuvent disposer pour la v�rification de la gestion des risques.

Organisation du Guide

Le guide est organis� de la mani�re suivante : le chapitre 1 pr�sente en termes simples une vue d'ensemble de la gestion des risques. Le chapitre 2 traite de la v�rification de la gestion des risques et expose plus formellement les objectifs, les crit�res, les crit�res d�taill�s et les proc�dures de v�rification � utiliser.

CHAPITRE 1 - VUE D'ENSEMBLE DE LA GESTION DES RISQUES

Introduction

L'approche gouvernementale de la gestion des risques s'appuie sur six politiques, dont la plus importante est la Politique sur la gestion des risques, qui fixe le cadre de la gestion des risques (voir la figure 1 � la fin du pr�sent chapitre) en d�finissant les quatre types de fonction suivants :

(1) d�finition des risques;

(2) minimisation des risques;

(3) limitation des effets d'un p�ril (une fois survenu, afin d'en r�duire les cons�quences);

(4) d�dommagement ou remise en �tat et r�tablissement (apr�s un sinistre).

Cela suppose aussi une fonction de gestion par l'existence d'une boucle �de r�troaction�. Ce cadre g�n�ral est aussi augment� ou rempli par cinq politiques relativement pr�cises : (5) indemnisation des fonctionnaires de l'�tat; (6) b�n�voles; (7) r�clamations et paiements � titre gracieux; (8) protection contre les incendies, enqu�tes et rapports; et (9) prestation de services juridiques aux fonctionnaires de l'�tat. Chacune de ces politiques traite d'un sous-domaine relativement pr�cis de la gestion des risques.

Chacune des quatre fonctions susmentionn�es comporte plusieurs activit�s. Les activit�s sp�cifiques d�pendent des d�tails du p�ril consid�r� et de la relation de l'organisme avec ce p�ril ou de son int�r�t pour ce p�ril.

L'analyse des risques n'est pas une science exacte. Par d�finition, chaque analyse de risques suppose des hypoth�ses et est, dans une certaine mesure, le produit des personnes qui l'effectuent. Par cons�quent, l'analyse sera d'autant plus exacte que son auteur conna�t tr�s bien le domaine consid�r�. En outre, chaque situation est, dans un certain sens, particuli�re. C'est pourquoi on peut s'attendre que chaque solution de gestion des risques diff�re � certains �gards de toutes les autres. Autrement dit, il n'y a pas de solution type. Bien que l'on puisse appliquer les m�mes principes et la m�me approche de fa�on g�n�rale, chaque situation appelle une solution particuli�re et diff�rents praticiens en arriveront vraisemblablement � des conclusions diff�rentes plut�t qu'identiques. Cependant, la grande consid�ration est que l'on adopte une approche proactive en mati�re de gestion des risques, en t�chant d'�viter d'exposer inutilement le gouvernement � des pertes �ventuelles.

R�les et responsabilit�s

Conseil du Tr�sor

Le Conseil du Tr�sor est responsable de trois aspects de la gestion des risques :

(1) la politique g�n�rale du gouvernement sur la gestion des risques;

(2) la communication de la politique;

(3) le contr�le et l'�volution de l'efficacit� g�n�rale de la politique.

La politique g�n�rale du gouvernement sur la gestion des risques se trouve dans la Politique sur la gestion des risques (chapitre 21 du Manuel du Conseil du Tr�sor). Il s'agit d'une publication de la Section de la gestion des risques et du mat�riel de la Direction de la politique administrative du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor. Les lignes directrices pour la v�rification de la Politique sur la gestion des risques ainsi que pour les politiques sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'�tat, sur les b�n�voles, sur les r�clamations et les paiements � titre gracieux, sur la protection contre les incendies, les enqu�tes et les rapports, et sur la prestation de services juridiques aux fonctionnaires de l'�tat se trouvent au chapitre 2 du pr�sent guide.

Minist�res

Il incombe � chaque minist�re de rendre compte, par l'interm�diaire de son administrateur g�n�ral, de la mise en oeuvre de la politique sur la gestion des risques du Conseil du Tr�sor. Le minist�re devrait d�signer un responsable de la gestion des risques ou, tout au moins, faire d�signer divers points de convergence de la responsabilit� fonctionnelle, et assurer la liaison entre eux. La participation d'autres membres du personnel est aussi importante, puisque tous les employ�s sont, dans une certaine mesure, responsables de la gestion efficace des risques. La gestion des risques devrait faire partie int�grante du processus de planification.

Personnel affect� � la gestion des risques

La gestion des risques est beaucoup plus qu'un appendice des op�rations. Id�alement, la gestion des risques devrait servir, de concert avec la gestion des occasions, � maximiser les avantages que repr�sente un minist�re pour ses clients, ses employ�s et ses employeurs. Pour que la gestion des risques en arrive l�, il faut que ses �valuations des risques soient exactes, qu'elles soient utiles aux d�cideurs, et que le personnel de niveau sup�rieur soit dispos� � appliquer r�guli�rement ce genre d'analyse.

La gestion efficace des risques exige qu'un minist�re ait recours � un processus d'�valuation du niveau des risques et d�termine le niveau appropri� de ressources � consacrer � la gestion de ces risques. Les minist�res, en particulier, ont besoin d'utiliser l'approche de la gestion des risques en raison des restrictions omnipr�sentes des ressources disponibles et du caract�re dynamique de la soci�t� moderne, des changements constants de personnel, de l'av�nement de technologies nouvelles et de l'�volution de l'int�r�t public. Chacune des conditions �num�r�es ici contribue � faire �voluer les risques d'un minist�re avec le temps.

Pour �tre efficace, la gestion des risques exige que la structure organisationnelle permette et, id�alement, favorise le dialogue entre ceux qui ont des connaissances sp�cialis�es de la gestion des risques et ceux qui s'y connaissent le plus dans un domaine donn�. La responsabilit� de la gestion des risques devrait incomber � ceux qui s'y connaissent le plus dans le domaine examin�. La meilleure fa�on dont ceux qui ont une connaissance sp�cialis�e des techniques d'�valuation des risques ou des pratiques de gestion des risques peuvent se rendre utiles, c'est d'aider ceux qui ont une connaissance pouss�e d'un domaine donn� � transformer leurs connaissances en probabilit�s de risque et en montants � utiliser dans l'analyse des risques. Cette relation fait voir comment il faudrait structurer la gestion des risques dans une organisme et quels sont les r�les qui reviennent aux diff�rents intervenants.

Les connaissances sp�cialis�es de la gestion des risques devraient servir � appuyer les cadres hi�rarchiques qui se sont vu confier la responsabilit� d'acqu�rir et de maintenir une expertise du domaine pr�cis en question. L'expertise requise par le personnel de gestion des risques, c'est d'�tre en mesure d'aider le personnel de l'organisme � comprendre la nature de l'analyse des risques et de la gestion des risques et de participer � l'�laboration syst�matique d'�valuations des risques et de plans d'urgence. En outre, le personnel de gestion des risques doit pouvoir et vouloir informer rapidement la haute direction de l'organisme de toute menace importante qui, selon lui, n'est pas trait�e comme il se doit.

Les �tapes de la gestion des risques

CHAPITRE 2 - EX�CUTION DE LA V�RIFICATION

Introduction

Ce chapitre propose certains crit�res et certaines proc�dures pour l'ex�cution d'une v�rification de la gestion des risques. En g�n�ral, l'analyse des risques exige des connaissances sp�cialis�es que l'on ne saurait s'attendre de trouver chez le v�rificateur. Celles-ci connaissances se retrouvent habituellement au sein de l'organisme ou chez des sp�cialistes de l'ext�rieur. Par cons�quent, on ne s'attend pas que le v�rificateur examine et commente l'analyse des risques elle-m�me. Le r�le premier du v�rificateur est plut�t d'�tablir si les m�thodes et les proc�dures utilis�es �taient ou non appropri�es et conformes aux politiques et aux directives qui d�finissent l'approche gouvernementale de la gestion des risques. Le r�le secondaire du v�rificateur est de voir � ce que toutes les lacunes relev�es soient corrig�es et � ce qu'il y ait un suivi.

Il faudrait soulever les questions en s'attendant que les probl�mes apparents puissent �tre r�gl�s et les occasions exploit�es � fond. Le r�le du v�rificateur consiste moins � signaler les lacunes de la gestion des risques qu'� voir � ce que les lacunes rep�r�es soient corrig�es. Les v�rificateurs devraient �galement veiller � ce que les bonnes pratiques soient partag�es au sein de l'organisme et avec les autres organismes gouvernementaux.

Dans bien des cas, le v�rificateur fera ressortir des probl�mes apparents quand il �tablit si les diverses proc�dures ont �t� bien appliqu�es. Il importe de reconna�tre qu'il peut �tre ni rentable ni efficient que le personnel suive � la lettre une proc�dure donn�e. Il faut laisser le personnel user de discr�tion et peser les co�ts et les avantages que repr�sente l'application d'une proc�dure donn�e et, sur la foi de cette analyse, prendre une d�cision sur la mesure dans laquelle une proc�dure est respect�e.

Organisation de la section sur la proc�dure de v�rification

La section sur la proc�dure de v�rification est r�partie en neuf sections. Les quatre premi�res traitent du chapitre 21 de la Politique sur la gestion des risques du gouvernement. C'est ce que nous appelons ici le �cadre g�n�ral de la gestion des risques�. Elle consiste en quatre volets, avec exigence de r�troaction � chaque phase, tel qu'il ressort de la figure 1. Ce sont :

(1) d�finition des risques

(2) minimisation des risques

(3) limitation des effets

(4) d�dommagement ou remise en �tat et r�tablissement.

Ces sections exposent la proc�dure � suivre en g�n�ral lors de l'ex�cution d'une v�rification de la gestion des risques. Ces quatre sections sont suivies d'une s�rie de cinq sections qui traitent de la v�rification des politiques plus sp�cifiques qui, avec la Politique sur la gestion des risques �nonc�e au chapitre 21, constituent l'approche gouvernementale de la gestion des risques. Les cinq autres sections traitent de la v�rification des politiques sur :

(5) l'indemnisation des agents;

(6) les b�n�voles;

(7) les r�clamations et les paiements � titre gracieux;

(8) la protection contre les incendies

(9) la prestation de services juridiques aux fonctionnaires de l'�tat.

Chacune de ces politiques particuli�res traite d'un aspect de la gestion des risques. Elles se combinent avec la Politique sur la gestion des risques pour �largir le cadre de gestion des risques. Selon la port�e de la v�rification, les v�rificateurs peuvent n'avoir qu'� appliquer certains des crit�res et des crit�res d�taill�s qui sont expos�s aux sections 5 � 9 pour l'ex�cution d'une v�rification de la gestion des risques.

S'ils �prouvent une difficult� ou s'ils ont besoin d'aide suppl�mentaire pour interpr�ter la Politique sur la gestion des risques, les v�rificateurs devraient communiquer avec le Groupe de la gestion des risques et du mat�riel pour l'interpr�tation de la politique et avec le Groupe de l'�valuation, de la v�rification et de l'examen de la Direction de la politique administrative du Conseil du Tr�sor pour les questions de v�rification.

(1) D�FINITION DES RISQUES

Objectif

1.0 S'assurer que l'organisme a d�fini les principaux p�rils, facteurs et genres de risques auxquels sont expos�s ses biens, ses activit�s de programme, ses clients et ses int�r�ts et pour lesquels l'organisme assume une certaine responsabilit�.

Crit�res

1.1 Les gestionnaires comprennent le concept de d�finition des risques et ont d�fini les principaux risques auxquels leur organisme fait face.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

1.1.1 V�rifier que tous les gestionnaires connaissent les principaux p�rils auxquels leur groupe fait face, conform�ment � la Politique du Conseil du Tr�sor sur la gestion des risques.

1.1.2 V�rifier jusqu'� quel point le gestionnaire comprend le processus de d�finition des risques, � la lumi�re de sa sensibilisation � cet �gard.

1.1.3 V�rifier que les gestionnaires ont �valu� les principaux risques que repr�sentent pour l'organisme les divers p�rils d�finis.

1.1.4 �valuer l'exhaustivit� et l'exactitude de l'�valuation des risques par le gestionnaire.

(2) MINIMISATION DES RISQUES

Objectif

2.0 S'assurer que l'organisme a analys� et �valu� les risques d�finis et choisi des options �conomiques de contr�le des risques.

Crit�res

2.1 Les gestionnaires des programmes ont effectu� des �valuations de risques valides.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

2.1.1 V�rifier que les gestionnaires des programmes ont document� les �valuations de risques pour chacun des risques importants qui ont �t� d�finis.

Crit�res

2.2 Les gestionnaires ont choisi et mis en oeuvre des mesures �conomiques de contr�le des risques. (Voir figure 2, Matrice de d�cision pour la gestion des risques, � la fin de la section 2.)

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

2.2.1 V�rifier que les gestionnaires ont �labor� une s�rie d'options �conomiques de minimisation des risques.

2.2.2 V�rifier que les gestionnaires, une fois inform�s des principaux risques, ont con�u et mis en oeuvre des mesures de contr�le �conomiques.

Crit�res

2.3 Par suite de la mise en oeuvre des mesures de contr�le, les risques globaux pour l'organisme ont diminu�.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

2.3.1 �valuer si les mesures de contr�le qui ont �t� institu�es ont permis de g�rer la menace d�coulant du p�ril.

Crit�res

2.4 Les mesures de contr�le qui ont �t� institu�es ont �t� rentables.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

2.4.1 �valuer si les mesures de contr�le institu�es ont �t� �conomiques. Il y aurait lieu de songer aux autres utilisations possibles des ressources d�pens�es et, en particulier, aux occasions avantageuses qui ont pu exister pendant la m�me p�riode.

Crit�res

2.5 L'analyse des risques a tenu compte des incidences politiques et diplomatiques.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

2.5.1 V�rifier que l'analyse a tenu compte des incidences politiques ou diplomatiques possibles.

2.5.2 L� o� il y avait des incidences politiques ou diplomatiques, �valuer si elles ont �t� suffisamment prises en compte.

Crit�res

2.6 Le cas �ch�ant, l'analyse de souscription �tait rigoureuse et compl�te.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

2.6.1 �tablir s'il y avait lieu ou pas de proc�der � l'analyse de souscription. Dans l'affirmative, faire ce qui suit :

a) �tablir que l'analyse de souscription a eu lieu;

b) �valuer si l'analyse de souscription �tait suffisamment rigoureuse et compl�te.

(3) LIMITATION DES EFFETS

Objectif

3.0 S'assurer que l'organisme ou le programme a �labor� et mis en service les organismes de secours ainsi que les syst�mes et les plans d'urgence et appliqu� les mesures appropri�es de r�tablissement.

Crit�res

3.1 Les divers plans d'urgence sont appropri�s.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

3.1.1 �tablir si ces sinistres ont des r�percussions possibles dont les plans d'urgence ne tiennent pas compte, et �valuer la probabilit� que ces r�percussions se manifestent.

3.1.2 �tablir si les objectifs des plans d'urgence seraient les r�actions les plus appropri�es � un sinistre.

3.1.3 �tablir s'il y a des r�percussions possibles pour lesquelles il n'y a pas de plans d'urgence, et pourquoi.

3.1.4 �tablir si les plans d'urgence sont r�alisables et �valuer s'ils atteindraient les objectifs qui ont �t� �nonc�s.

Crit�res

3.2 Les divers plans d'urgence sont r�alisables.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

3.2.1 V�rifier que le personnel d�sign� pour la mise en oeuvre des plans d'urgence les comprend et pr�voit �tre en mesure de les mettre en application.

3.2.2 L� o� il y a eu des r�p�titions, �tablir si les �valuations des r�p�titions ont fait ressortir des probl�mes dans les plans d'urgence et voir si ces probl�mes ont �t� efficacement r�gl�s.

3.2.3 V�rifier que les exp�riences pass�es ont �t� document�es et ont servi de base pour des am�liorations.

Crit�res

3.3 L'organisme s'est donn� la capacit� des organismes de secours ainsi que les syst�mes d'urgence requis pour r�pondre aux urgences pr�vues par les plans d'urgence et l'a fait d'une mani�re rentable.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

3.3.1 Pr�ciser les organismes de secours et les syst�mes d'urgence que l'organisme compte mettre en service en cas d'urgence.

3.3.2 �tablir les r�les � jouer par les divers organismes et syst�mes en cas d'urgence et la formation dont le personnel aurait besoin pour s'acquitter de ces r�les, et voir si les syst�mes sont en place et si le personnel a �t� suffisamment form�.

3.3.3 �tablir si l'organisme a la capacit� de pr�venir et de mettre en service les organismes de secours et les syst�mes d'urgence pendant une v�ritable urgence; p. ex., en cas de pannes de courant et d'endommagement des lignes de communication.

3.3.4 �tablir s'il y a d'autres moyens (autres plans d'urgence, organismes et syst�mes, etc.) qui seraient plus rentables.

Crit�res

3.4 Les mesures de r�tablissement apr�s un sinistre sont appropri�es.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

3.4.1 �tablir si la documentation d�crivant les mesures de r�tablissement est compl�te et p�riodiquement mise � jour.

3.4.2 �valuer si le personnel qui serait charg� du r�tablissement apr�s un sinistre comprend les mesures de r�tablissement .

3.4.3 �tablir que le personnel qui serait charg� du r�tablissement apr�s un sinistre a �t� form� conform�ment aux mesures de r�tablissement .

3.4.4 �valuer si les mesures pourraient �tre mises en oeuvre en cas de sinistre. L� o� il y a eu des r�p�titions, �tablir si les �valuations des r�p�titions ont fait ressortir des probl�mes et, le cas �ch�ant, s'ils ont �t� corrig�s.

3.4.5 �valuer la rentabilit� des mesures de r�tablissement par rapport aux autres solutions possibles.

(4) D�DOMMAGEMENT OU REMISE EN �TAT ET R�TABLISSEMENT

Objectif

4.0 S'assurer que l'organisme s'est donn� les moyens : d'enqu�ter sur les sinistres pour en d�terminer les causes; d'�valuer l'�tendue et le co�t des dommages et de d�terminer la responsabilit� juridique �ventuelle; de tirer des enseignements des sinistres survenus afin d'en pr�venir la r�p�tition; et d'�laborer et de maintenir les syst�mes voulus pour r�gler efficacement les r�clamations et d�dommager ceux qui ont �t� victimes d'op�rations gouvernementales.

Nota : Voir des crit�res et proc�dures de v�rification plus pr�cis aux sections 5 � 9.

Crit�res

4.1 L'organisme a les moyens d'enqu�ter sur les sinistres, d'�valuer l'�tendue des dommages et d'en d�terminer les causes ainsi que la responsabilit� �ventuelle.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.1.1 �tablir si l'organisme a enqu�t� sur les sinistres dans le pass� et s'il l'a fait de fa�on appropri�e et opportune.

4.1.2 �valuer si le personnel a la capacit� et la formation et l'information voulues pour �valuer les dommages et en d�terminer les causes et la responsabilit� �ventuelle.

4.1.3 �tablir si l'organisme a �valu� l'�tendue et le co�t des dommages.

4.1.4 �valuer si l'organisme a d�termin� la responsabilit� juridique d'un sinistre ou s'il a des plans pour le faire si le besoin s'en fait sentir.

4.1.5 Dans la mesure du possible, �tablir les d�terminations juridiques de responsabilit� faites par le personnel et voir si ces d�terminations ont �t� effectu�es de fa�on appropri�e et conform�ment � la politique gouvernementale. (Pour des crit�res plus d�taill�s, voir la section ci-apr�s sur les r�clamations et les paiements � titre gracieux.)

4.1.6 �tablir si le personnel a acc�s � ceux qui ont la responsabilit� des services juridiques et que les services fournis r�pondent aux questions pos�es.

4.1.7 �valuer si les services juridiques sont assur�s d'une mani�re rentable par rapport aux autres solutions possibles.

Crit�res

4.2 Les r�sultats des enqu�tes sont utilis�s de mani�re � pr�venir la r�p�tition des sinistres.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.2.1 �tablir si les r�sultats des enqu�tes et les recommandations sur la nature des paiements ou des r�clamations sont mises � la disposition des d�cideurs.

4.2.2 �tablir si les r�sultats des enqu�tes et les recommandations sur la nature des paiements ou des r�clamations sont utilis�s par les d�cideurs.

4.2.3 �valuer s'il y a r�p�tition de r�clamations semblables.

Crit�res

4.3 Les employ�s et les b�n�voles qui sont admissibles aux services juridiques les ont re�us.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.3.1 �tablir si les services ont �t� accord�s conform�ment � la Politique sur la prestation de services juridiques aux fonctionnaires de l'�tat et que les avis ont �t� communiqu�s rapidement � l'employ� ou au b�n�vole.

4.3.2 S'assurer que la documentation � l'appui d'une demande de services juridiques �tait compl�te (avec le rapport de l'employ� ou du b�n�vole, la nomination du conseiller juridique, et l'avis re�u du minist�re de la Justice).

4.3.3 S'assurer que les montants autoris�s pour les services juridiques respectent les limites fix�es par la politique.

4.3.4 Voir si l'organisme a �tudi� la possibilit� de conflits d'int�r�ts et l'a trait�e de fa�on appropri�e.

Crit�res

4.4 L'organisme a les moyens d'�laborer et de maintenir les syst�mes appropri�s pour traiter efficacement les r�clamations et d�dommager les victimes d'op�rations gouvernementales.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.4.1 �tablir si le personnel participant au processus est convenablement form� et inform� pour cr�er et maintenir le syst�me.

4.4.2 �tablir ce que sont (ou seront) les exigences � l'endroit du syst�me.

4.4.3 �tablir le co�t de l'�laboration du syst�me.

4.4.4 �tablir le co�t du maintien du syst�me apr�s son �laboration.

4.4.5 �tablir si d'autres organismes ont d�j� �labor� un syst�me du m�me genre; et �valuer s'il serait plus �conomique d'acqu�rir ce genre de syst�me de l'un de ces organismes.

4.4.6 �tablir s'il serait ou pas rentable d'utiliser les syst�mes exploit�s par d'autres organismes.

Crit�res

4.5 L'organisme peut traiter efficacement les r�clamations et d�dommager les victimes d'op�rations gouvernementales.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.5.1 �tablir si les lignes directrices applicables en mati�re de politique sur les rapports ont �t� respect�es et si les rapports sont complets.

4.5.2 �tablir si les lignes directrices qui sont applicables � l'enqu�te ont �t� suivies et que le niveau d'enqu�te est en rapport avec les montants en cause.

4.5.3 V�rifier que les proc�dures pr�cis�es dans la Politique ont �t� suivies, l� o� il y a lieu, d'une mani�re qui a servi le gouvernement d'une fa�on rentable et responsable.

4.5.4 �valuer si les recommandations formul�es � la fin d'une enqu�te ont �t� appliqu�es et �tablir si elles l'ont �t� d'une mani�re rentable.

4.5.5 �tablir si les proc�dures de d�dommagement expos�es dans la politique gouvernementale ont �t� convenablement suivies lorsqu'il y avait lieu et �tablir si elles �taient conformes � l'avis juridique et � la politique gouvernementale.

4.5.6 V�rifier qu'il existe une documentation pour justifier le paiement et qu'une quittance a �t� obtenue, sauf l� o� cela n'aurait pas �t� opportun pour des raisons administratives.

4.5.7 V�rifier que la documentation explique la justification d'un paiement � titre gracieux.

4.5.8 V�rifier que, l� o� des employ�s ou des b�n�voles sont les b�n�ficiaires de paiements � titre gracieux, leurs fonctions au moment de la perte sont pr�cis�es.

4.5.9 V�rifier que la documentation relative aux paiements � titre gracieux comprend la documentation sur la recherche infructueuse d'autres moyens raisonnables de d�dommagement en vertu d'autres lois ou d'autres r�gimes de r�glementation.

4.5.10 S'assurer que l'organisme a fait un effort raisonnable pour obtenir le remboursement des r�clamations de la part de la Couronne, en tenant compte de la rentabilit� et du caract�re opportun sur le plan administratif.

a) V�rifier qu'il a �t� demand� un avis juridique lorsque les sommes d'argent en cause sont consid�rables.

b) V�rifier que les proc�dures de retenue ou de compensation des sommes dues au fonctionnaire ont �t� appliqu�es lorsque la r�clamation est contre un fonctionnaire.

c) V�rifier que les quittances sign�es �taient conformes aux proc�dures et aux formules expos�es dans la politique sur les r�clamations et les paiements � titre gracieux.

Crit�res

4.6 S'assurer que la tenue de registres pertinents pour le processus de gestion des risques est g�r�e avec �conomie, efficience et efficacit�.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.6.1 V�rifier qu'il y a une proc�dure claire et bien comprise pour la consignation, la saisie, le classement et le maintien des sources de donn�es, les analyses de risques, les renseignements sur les sinistres survenus, les r�actions aux accidents et les �valuations de ces r�actions, les plans d'urgence, les rapports de r�p�tition et les renseignements sur le personnel d'urgence, ainsi que pour l'�tablissement de rapports sur ce qui pr�c�de.

4.6.2 �tablir si les proc�dures qui sont li�es aux activit�s de gestion des risques sont appliqu�es avec efficacit�, �conomie et efficience. (Pr�ciser les probl�mes pos�s par ces proc�dures ou leurs syst�mes associ�s qui pourraient r�duire l'exactitude ou l'exhaustivit� des rapports.)

a) V�rifier que les proc�dures utilis�es pour consigner, saisir et classer les renseignements des analyses de risques et en faire rapport sont efficaces, �conomiques et efficientes.

b) V�rifier que le syst�me de classement permet de rep�rer et de consulter rapidement les sources de donn�es.

c) V�rifier que le syst�me de rapports permet d'acc�der rapidement � toutes les donn�es consign�es et qu'il est relativement facile et peu co�teux de produire des rapports personnalis�s.

d) V�rifier qu'il y a un syst�me efficace de sauvegarde pour le stockage des renseignements.

4.6.3 �valuer si tous les accidents li�s aux risques ont �t� signal�s. V�rifier que le syst�me de rapports dans la base de donn�es peut exporter les donn�es sur les accidents vers des programmes statistiques, aux fins d'analyse.

4.6.4 V�rifier que toutes les r�actions aux accidents ont �t� consign�es conform�ment � la Politique sur la gestion des risques; que les �valuations des r�actions aux accidents ont �t� effectu�es; et que les proc�dures �tablies pour assurer le suivi des recommandations qui ont �t� formul�es ont �t� suivies.

4.6.5 V�rifier que tous les plans d'urgence ont �t� class�s conform�ment � la Politique sur la gestion des risques et qu'ils sont faciles � trouver et rapidement consultables par des syst�mes manuels ou �lectroniques de base de donn�es.

4.6.6 V�rifier que les dossiers sur le personnel d'urgence sont bien prot�g�s, � jour, complets et exacts et qu'ils permettent de faire rapport rapidement et facilement sur tout le personnel d'urgence qui r�pond � des ensembles donn�s de crit�res.

Crit�res

4.7 L'analyse des risques est effectu�e avec exactitude, efficience, efficacit�, �conomie et opportunit�.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.7.1 V�rifier qu'il y a des proc�dures et lignes directrices claires pour l'ex�cution des analyses de risques.

4.7.2 �valuer si les lignes directrices et les proc�dures pour l'ex�cution des analyses de risques sont comprises et sont suivies.

4.7.3 V�rifier qu'un examen p�riodique des analyses de risques est effectu� pour s'assurer que l'analyse est � jour ou non valide.

4.7.4 V�rifier qu'il y a un syst�me pour d�terminer, consigner et valider les sources des valeurs de probabilit� utilis�es pour l'ex�cution des �valuations de risques; et v�rifier qu'il y a un syst�me pour la mise � jour des valeurs de probabilit� en usage par suite de changements, soit des sources des valeurs de probabilit� soit de l'�valuation de leur validit�.

4.7.5 V�rifier que le personnel est en mesure de consulter et d'extraire avec efficacit� et efficience des renseignements de la base de donn�es sur les accidents.

4.7.6 � l'aide des rapports d'accident et des rapports d'�valuation des r�actions, �valuer l'exactitude globale des analyses de risques. (Le v�rificateur pourrait vouloir comparer diff�rents groupes au moment de faire cette �valuation.)

Crit�res

4.8 Les risques sont per�us, et il y est donn� suite, d'une fa�on coordonn�e et compl�te. (Il faut comparer les risques avec les occasions perdues par suite de l'utilisation de ressources rares pour tenir compte des risques plut�t que des occasions.)

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.8.1 �valuer s'il y a des indices r�v�lant que l'organisme a d�fini l'ensemble des occasions importantes ainsi que les risques et les priorit�s �tablies qui orientent la r�partition des ressources entre les risques et les occasions.

4.8.2 �valuer si des risques semblables sont reconnus comme tels par l'organisme et si, par cons�quent, des plans communs pour �ventualit�s ont �t� �labor�s. �tablir si ces r�actions communes exploitent les �conomies d'�chelle possibles (polices d'assurance communes, l'�quipe de r�action commune, etc.).

4.8.3 �tablir si l'on a regroup� et compar� tous les risques auxquels l'organisme est expos� afin de d�finir les p�rils � plus haut risque.

4.8.4 �valuer si les ressources que l'organisme a d�pens�es pour minimiser les risques ont �t� d�ment ax�es sur les p�rils � risque plus �lev�. �tablir la corr�lation entre les d�penses de l'organisme et la r�duction des risques globaux. �tablir l'�cart de risque pour toutes les menaces d�finies, tant avant qu'apr�s la prise en compte des efforts de minimisation de ces menaces. La r�duction des �carts entre menaces devrait indiquer que l'organisme r�duit ses risques qui co�tent le plus cher.

4.8.5 �tablir si les d�penses de l'organisme pour les d�dommagements ont �volu� avec le temps. �valuer si les changements not�s refl�tent une am�lioration de la gestion des risques.

(5) INDEMNISATION DES FONCTIONNAIRES DE L'�TAT

Objectif

5.0 Prot�ger les int�r�ts des fonctionnaires de l'�tat en ce qui concerne leur responsabilit� � l'�gard de l'�tat et des tiers et prot�ger les int�r�ts de l'�tat en ce qui concerne sa responsabilit� r�elle ou �ventuelle r�sultant des actes ou des omissions de ses fonctionnaires.

Nota : Les domaines pr�cis de la gestion des risques, comme l'indemnisation des fonctionnaires de l'�tat sont implicites et couverts dans le cadre g�n�ral de la gestion des risques. En ce sens, ils sont couverts dans les sections 1 � 4 du pr�sent guide. Cette section renferme les crit�res qui sont propres � la v�rification de la politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'�tat. Pour la v�rification de la gestion des risques, il faut se reporter aux sections 1 � 4 ci-dessus et, en outre, aux sections 5 � 9, qui s'appliquent � la v�rification particuli�re vis�e.

Crit�res

5.1 L'organisme a indemnis� ses employ�s et (ou) ses b�n�voles conform�ment � la politique gouvernementale.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

5.1.1 �tablir si le fonctionnaire ou le b�n�vole a inform� son employeur ou son minist�re d�s que possible, apr�s avoir pris connaissance d'une r�clamation effective ou �ventuelle r�sultant d'un acte ou d'une omission pr�sum�s.

5.1.2 �tablir si les formules d'autorisation appropri�es ont �t� remplies.

5.1.3 En cas de r�clamation ou de poursuites, �valuer si le procureur choisi par le procureur g�n�ral du Canada a trait� de fa�on confidentielle toutes ses communications avec le fonctionnaire, compte tenu de l'obligation du procureur de prot�ger les int�r�ts de l'�tat.

5.1.4 L� o� l'�tat a pris une mesure disciplinaire ou des actions civiles contre le fonctionnaire, s'assurer que l'�tat n'a pas utilis� les renseignements que le fonctionnaire a communiqu�s sous le sceau de la confidence � l'avocat choisi.

5.1.5 Lorsqu'il y a eu possibilit� de conflit d'int�r�t et que le procureur g�n�ral a refus� de d�signer un avocat pour qu'il d�fende le fonctionnaire ou encore a demand� � l'avocat de cesser son plaidoyer, v�rifier que l'organisme s'est assur� que le fonctionnaire a �t� inform� au sujet du droit qu'il avait de demander de l'aide en vertu de la Politique sur les services juridiques.

5.1.6 a) �tablir si l'organisme a tenu � jour des registres convenables indiquant les montants r�els des demandes de dommages-int�r�ts ainsi que les sommes attribu�es par les tribunaux de juridiction territoriale, provinciale ou f�d�rale en application de la pr�sente politique.

b) �tablir si l'organisme est en mesure de fournir des renseignements exacts et rapides chaque ann�e aux Comptes publics (r�clamations pour dommages, paiements � titre gracieux, montants attribu�s par la cour, et pertes de biens).

c) Pour les rapports sur les biens, v�rifier que le minist�re utilise une d�finition constante des articles et qu'il utilise toujours la m�me base de co�t.

(6) B�N�VOLES

Objectif

6.0 V�rifier que les b�n�voles, l'�tat, et les tiers sont prot�g�s contre les risques financiers et autres r�sultant des activit�s auxquelles se livrent les b�n�voles travaillant dans le cadre des programmes de b�n�voles.

Nota : Les domaines pr�cis de la gestion des risques comme les activit�s des b�n�voles sont implicites et couverts dans le cadre g�n�ral de la gestion des risques. En ce sens, ils sont couverts dans les sections 1 � 4 du pr�sent guide. Cette section renferme les crit�res qui sont propres � la v�rification de la politique sur les b�n�voles. Pour la v�rification de la gestion des risques, il faut se reporter aux sections 1 � 4 ci-dessus et, en outre, aux sections 5 � 9, qui s'appliquent � la v�rification particuli�re vis�e.

Crit�res

6.1 L'organisme a utilis� les b�n�voles de fa�on appropri�e et a pris des mesures pour r�duire les risques li�s � leur utilisation.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

6.1.1 �tablir si l'organisme a �valu� la responsabilit� que l'�tat pourrait �ventuellement avoir par suite des activit�s des b�n�voles.

6.1.2 �valuer si l'organisme a �tabli ce que seraient un mat�riel ad�quat ou d'autres moyens convenables pour les b�n�voles, compte tenu de l'obligation de rentabiliser les ressources du gouvernement, de satisfaire aux besoins des activit�s et de g�rer les risques concomitants.

6.1.3 �tablir si l'organisme a choisi les moyens les plus appropri�s pour s'assurer contre les risques des b�n�voles tout en proportionnant le co�t � leur cr�dit.

6.1.4 V�rifier que l'organisme a �valu� la possibilit� d'�tre tenu responsable par procuration des actions de ses b�n�voles.

6.1.5 �tablir si l'organisme a tenu ses b�n�voles responsables de leur comportement, qui doit �tre honn�te et sans malice, et ne les a pas dispens�s de m�nager et de prendre soin des biens de l'�tat qui leur sont confi�s.

Crit�res

6.2 L'organisme s'est assur� contre les risques de responsabilit� civile des b�n�voles.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

6.2.1 L� o� l'organisme a choisi de permettre que l'assurance personnelle des b�n�voles couvre la responsabilit�, v�rifier que l'organisme a �valu� si la protection d'assurance existante des b�n�voles �tait ou pas suffisante par rapport aux risques des activit�s des b�n�voles.

6.2.2 Lorsqu'un organisme a �tabli qu'il paiera les frais d'assurance des b�n�voles, �valuer si l'assurance suppl�mentaire pay�e �tait raisonnable compte tenu du cadre du projet d�fini et a �t� achet�e d'une mani�re �conomique.

6.2.3 L� o� un organisme a �tabli qu'il ach�terait l'assurance pour les b�n�voles, v�rifier que l'assurance achet�e �tait conforme � la Politique relative aux march�s de l'�tat, et que le niveau et le type de protection offerts ressemblaient � ceux qui sont en place pour les employ�s du minist�re qui sont expos�s � des risques comparables.

6.2.4 L� o� un organisme a choisi d'autosouscrire les risques de responsabilit� civile des b�n�voles, �tablir si les crit�res pr�cis�s dans la politique sur les b�n�voles ont �t� respect�s :

a) �tablir qu'il y a eu gestion efficace des risques.

b) V�rifier qu'il y avait un accord entre l'organisme et les b�n�voles. V�rifier que, sauf dans des conditions impr�vues ou d'urgence, le pr�sent accord �tait par �crit et qu'il d�crivait les activit�s des b�n�voles, les dispositions relatives � la gestion des risques (y compris l'assurance), et les conditions connexes dans lesquelles les ressources de l'organisme ont �t� rendues disponibles. V�rifier qu'on a pr�vu les cas o� les b�n�voles peuvent �tre appel�s � r�pondre � des situations d'urgence rapidement et sans qu'il soit possible d'�tablir une documentation pr�alable.

c) �tablir que les risques en cause �taient contr�l�s par l'organisation.

d) V�rifier que les b�n�voles avaient les qualifications et la formation n�cessaires.

e) �tablir que, quand il le fallait, l'environnement de travail r�pondait aux normes de s�curit� et de sant�.

6.3 L'organisme tient � jour des registres o� sont inscrits les co�ts r�els des primes d'assurance et les franchises, les r�clamations et les dommages-int�r�ts pay�s par l'�tat ou � des tiers.

6.3.1 V�rifier que les donn�es minimales sur les sinistres ont �t� inscrites. Ces donn�es minimales comprennent les noms des b�n�voles, les noms des autres parties en cause, la langue officielle utilis�e, le genre de r�clamation, la date de l'accident, la somme r�clam�e, la date du paiement, l'avis juridique, l'autorisation du paiement, et toutes les autres donn�es requises pour enqu�ter sur les accidents et pour �valuer leurs cons�quences.

(7) R�CLAMATIONS ET PAIEMENTS � TITRE GRACIEUX

Objectif

7.0 Assurer le r�glement efficient et efficace des r�clamations faites par l'�tat ou contre celui-ci relativement � des op�rations gouvernementales.

Nota : Les domaines pr�cis de la gestion des risques comme les r�clamations et les paiements � titre gracieux sont implicites et couverts dans le cadre g�n�ral de la gestion des risques. En ce sens, ils sont couverts dans les sections 1 � 4 du pr�sent guide. Cette section renferme les crit�res qui sont propres � la v�rification de la politique sur les r�clamations et les paiements � titre gracieux. Pour la v�rification de la gestion des risques, il faut se reporter aux sections 1 � 4 ci-dessus et, en outre, aux sections 5 � 9, qui s'appliquent � la v�rification particuli�re vis�e.

Crit�res

7.1 L'organisme a men� des enqu�tes sur les incidents qui pourraient donner lieu � une r�clamation contre l'�tat ou contre un fonctionnaire, d�s que l'organisme a pris connaissance de l'incident.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

7.1.1 �tablir si l'enqu�te a �t� men�e d�s que l'organisme a pris connaissance de l'incident.

7.1.2 �tablir si le niveau des d�penses consacr�es aux enqu�tes �tait en rapport avec le montant des r�clamations.

7.1.3 V�rifier que les enqu�tes ont permis de recueillir les renseignements requis pour permettre d'obtenir un avis juridique. Le rapport d'enqu�te devrait comprendre ce qui suit :

a) un �nonc� exhaustif des fonctions des fonctionnaires ou des b�n�voles en cause;

b) des renseignements d�taill�s au sujet des biens de l'�tat, le cas �ch�ant.

c) une d�claration de la part des fonctionnaires et des autres personnes au courant des circonstances de la r�clamation;

d) les rapports soumis � la police relativement � l'incident;

e) une description de l'incident, ainsi que des plans, croquis ou photographies n�cessaires pour comprendre la nature exacte de l'incident;

f) tout autre renseignement et tout autre mat�riel n�cessaires pour �mettre un avis juridique.

Crit�res

7.2 L'organisme a r�agi � une r�clamation contre l'�tat d'une mani�re qui respecte les proc�dures et les montants limites pr�vus dans la politique.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

7.2.1 V�rifier que les r�clamations ont �t� renvoy�es au minist�re de la Justice, s'il y avait lieu.

7.2.2 �tablir si l'organisme a suivi les lignes directrices g�n�rales qui sont pr�cis�es dans la Politique pour les divers genres de r�clamation, c.-�-d. les r�clamations fond�es sur un d�lit ou un quasi-d�lit, les r�clamations li�es � un contrat, les r�clamations faites contre des fonctionnaires de l'�tat, les r�clamations entre organismes de l'�tat et les r�clamations en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

a) V�rifier que la documentats pr�cis�es pour les r�clamations d�passant les montants limites pr�cis�s oion requise �tait compl�te.

b) V�rifier que les activit�nt �t� men�es.

c) L� o� il y a lieu d'obtenir des avis juridiques, v�rifier qu'ils sont obtenus de la source appropri�e.

7.2.3 �tablir si les r�clamations contre l'�tat �taient �tay�es par des �nonc�s d�taill�s des circonstances et des copies des pi�ces justificatives.

7.2.4 V�rifier que les avis juridiques obtenus portaient sur la responsabilit� de l'�tat, et v�rifier les mesures qui auraient d� �tre prises pour r�gler la r�clamation et les modalit�s selon lesquelles il aurait �t� souhaitable de r�gler la r�clamation.

a) �tablir si les avis juridiques ont port� sur la rentabilit� de l'adoption d'une ligne de conduite donn�e.

7.2.5 �valuer si, pour d�cider de verser des indemnit�s, les administrateurs g�n�raux ont tenu compte des aspects juridiques et des autres valeurs de la r�clamation et de la rentabilit� et du caract�re opportun de la mesure sur le plan administratif. V�rifier qu'une quittance a �t� obtenue contre le versement de l'indemnit�.

7.2.6 �valuer si, pour d�cider s'il y avait lieu de faire un paiement � titre gracieux, les administrateurs g�n�raux ont d�termin� s'il existait un autre mode d'indemnisation acceptable.

7.2.7 V�rifier que l'indemnisation pour la perte d'effets personnels du fonctionnaire �tait fond�e sur le co�t int�gral du remplacement des effets, ou sur le co�t raisonnable de leur r�paration, et que les paiements ne visaient que les articles rattach�s aux fonctions du fonctionnaire au moment de l'incident.

7.2.8 V�rifier que les sommes d'argent utilis�es pour effectuer le r�glement de r�clamations contre l'�tat provenaient du fonds appropri� et que l'organisme contre lequel la r�clamation �tait faite a �t� tenu de rendre compte de ces fonds.

7.2.9 V�rifier que les d�penses li�es � la d�fense d'un organisme contre une r�clamation ont �t� imput�es au cr�dit de cet organisme.

Crit�res

7.3 L'organisme a donn� suite aux r�clamations contre la Couronne d'une mani�re qui est conforme aux proc�dures et aux montants limites fix�s dans la Politique.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

7.3.1 �valuer si l'administrateur g�n�ral a fait tous les efforts raisonnables en vue d'obtenir satisfaction pour les r�clamations contre la Couronne, tout en tenant compte de la rentabilit� et de l'efficacit� du processus sur le plan administratif.

7.3.2 V�rifier que l'administrateur g�n�ral a sollicit� des avis juridiques lorsque des montants d'argent �lev�s sont en jeu, ou lorsque les faits pertinents ou les principes juridiques applicables ne sont pas connus avec certitude.

7.3.3 Lorsque l'�tat effectue une r�clamation contre un fonctionnaire et que l'administrateur g�n�ral a l'intention d'autoriser la retenue du montant de la r�clamation par le biais d'une retenue sur la paie ou d'une r�duction de toute somme due ou payable au fonctionnaire, v�rifier que l'administrateur g�n�ral a avis� le fonctionnaire de son intention d'autoriser la retenue et du droit du fonctionnaire de contester aupr�s de l'administrateur g�n�ral, dans un d�lai de 30 jours, la retenue propos�e et qu'il a examin� les arguments du fonctionnaire, le cas �ch�ant, avant de prendre une d�cision.

7.3.4 V�rifier que les sommes recouvr�es au titre d'une r�clamation de l'�tat ont �t� d�pos�es au cr�dit du receveur g�n�ral et non port�es de nouveau � un cr�dit de l'organisme. (Nota : Il y a des exceptions � cette r�gle g�n�rale, comme dans le cas du produit d'assurance r�sultant de contrats de construction.)

Crit�res

7.4 Les r�clamations en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne sont trait�es conform�ment aux dispositions de la politique sur les r�clamations et paiements � titre gracieux.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

7.4.1 �valuer si l'organisme respecte les proc�dures d'enqu�te et de conciliation expos�es dans la Loi canadienne sur les droits de la personne.

7.4.2 V�rifier que l'organisme a trait� comme un quasi-d�lit une plainte de pratiques discriminatoires faite en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

7.4.3 V�rifier que les paiements pour les ordonnances de Tribunal n'ayant pas rang d'ordonnances de la Cour f�d�rale ont �t� trait�es comme une imputation statutaire sur le Tr�sor.

7.4.4 L� o� les administrateurs g�n�raux ont d�sign� des autorit�s d'approbation des paiements au sein de leur minist�re, �tablir si cela a �t� fait avec discr�tion et d'une mani�re compatible avec les pratiques du minist�re et le caract�re d�licat des questions de droits de la personne.

Crit�res

7.5 Les r�clamations faites entre organismes de l'�tat sont trait�es conform�ment � la politique sur les r�clamations et paiements � titre gracieux.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

7.5.1 L� o� il n'y avait pas d'autre organisme de l'�tat ou organisme non gouvernemental en cause dans un incident donnant lieu � des dommages � des biens publics, v�rifier que l'indemnisation et la restauration ont �t� trait�s par l'organisme responsable.

7.5.2 L� o� y avait des r�clamations entre organismes de l'�tat, v�rifier que les organismes se sont abstenus de se demander mutuellement r�paration.

7.5.3 L� o� y avait des r�clamations entre minist�res et soci�t�s d'�tat :

a) �tablir si les parties se sont de plein gr� communiqu� toute l'information dont elles disposaient;

b) �valuer si les parties se sont efforc�es d'en arriver � une entente n�goci�e, soit par correspondance soit par l'intervention de leurs conseillers juridiques;

c) l� o� la n�gociation a �chou�, �tablir si les questions de fait et de droit sur lesquelles il y a d�saccord ont �t� soumises au sous-procureur g�n�ral du Canada; et v�rifier que des arbitres ont �t� nomm�s conform�ment � la politique sur les r�clamations et paiements � titre gracieux.

(8) POLITIQUE SUR LA PROTECTION CONTRE LES INCENDIES, ENQU�TES ET RAPPORTS

Objectif

8.0 S'assurer de prot�ger les employ�s et les biens de l'�tat contre les risques d'incendie.

Nota : Les domaines pr�cis de la gestion des risques comme la politique sur la protection contre les incendies, enqu�tes et rapports sont implicites et couverts dans le cadre g�n�ral de la gestion des risques. En ce sens, ils sont couverts dans les sections 1 � 4 du pr�sent guide. Cette section renferme les crit�res qui sont propres � la v�rification de la politique sur la protection contre les incendies, enqu�tes et rapports. Dans la v�rification de la gestion des risques, il faut se reporter aux sections 1 � 4 ci-dessus et, en outre, aux sections 5 � 9, qui s'appliquent � la v�rification particuli�re vis�e.

Crit�res

8.1 L'organisme s'est conform� aux normes de protection contre les incendies �mises dans le cadre des politiques du Conseil du Tr�sor relatives � la sant� et � la s�curit� du personnel au travail, et aux dispositions r�gissant les enqu�tes et les rapports sur les incendies.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

8.1.1 �tablir si l'organisme a inform�, dans les 12 heures, le Commissaire aux incendies de tout incendie r�pondant aux crit�res suivants :

a) ayant caus� la mort ou des blessures

b) d'origine suspecte

c) ayant caus� une perte �gale ou sup�rieure � 250 000 $

d) ayant caus� l'interruption de services f�d�raux essentiels

e) ayant n�cessit� des mesures imm�diates pour emp�cher sa r�p�tition

f) s'�tant d�clar� dans un �difice de prestige ou du patrimoine.

8.1.2 �tablir si l'organisme a pris les mesures suivantes dans les 14 jours suivant un incendie ou une alarme :

a) proc�d� � un examen pr�liminaire de l'incendie et soumis un rapport au bureau r�gional ou de district pertinent de Travail Canada;

b) soumis un rapport pour toute blessure ou tout d�c�s d�coulant d'un incendie;

c) soumis des rapports traitant des enqu�tes formelles effectu�es � la suite de l'examen pr�liminaire;

d) �tudi� et enregistr� les alarmes donn�es par les avertisseurs d'incendie d�clench�s sans raison.

8.1.3 V�rifier que l'organisme a collabor� avec les enqu�teurs autoris�s et les a aid�s � s'acquitter des fonctions d�coulant de la pr�sente politique.

8.1.4 �tablir si l'organisme a appliqu� les recommandations r�sultant des enqu�tes sur les incendies.

8.1.5 V�rifier que l'organisme a estim� les pertes dues aux incendies conform�ment aux lignes directrices de la politique.

8.1.6 V�rifier que l'organisme a consult� le Commissaire aux incendies relativement � la n�cessit� d'inspecter un �difice endommag� par le feu.

Crit�res

8.2 Le Commissaire aux incendies du Canada a administr� et appliqu� les dispositions de la pr�sente politique. (Ces crit�res ne s'appliquent qu'au minist�re du Travail.)

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

8.2.1 V�rifier que le Commissaire aux incendies s'est entendu avec d'autres autorit�s pour ce qui est des enqu�tes et des rapports sur les biens d�truits par le feu, et qu'il a notamment :

a) Enqu�t� ou fait enqu�ter, par des enqu�teurs comp�tents, sur la cause, l'origine et les circonstances de tout incendie.

b) Examin� et trait� tous les rapports d'incendie.

c) Surveill� l'application des recommandations formul�es dans des documents comme les rapports d'enqu�te et les rapports du coroner et notifi� les organismes, et signal� au Secr�tariat du Conseil du Tr�sor les cas d'insoumission consid�r�s comme contraires � la politique ou aux normes du Conseil du Tr�sor portant sur la protection contre les incendies. Les commentaires des organismes concern�s devraient �tre joints aux rapports au Conseil du Tr�sor.

d) �valu� et appliqu� les crit�res de qualification des enqu�teurs et d�cid� quand il faut faire une enqu�te officielle sur un incendie.

e) Mis en corr�lation et diffus� les statistiques nationales et f�d�rales relatives aux pertes caus�es par les incendies.

f) Soumis au Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, dans les 90 jours faisant suite � la fin de l'exercice financier, un rapport global sur les pertes dues � l'incendie de biens immobiliers de l'administration f�d�rale, indiquant :

- les grandes tendances d�celables en ce qui concerne les pertes dues aux incendies;

- les mesures de pr�vention des incendies qui sont recommand�es pour minimiser les pertes � l'avenir;

- le nombre total d'incendies, de d�c�s et de blessures, ainsi que la valeur totale des pertes;

- les pertes importantes, en pr�cisant les emplacements, la description des biens, les dates et les causes des incendies et les pertes estim�es.

(9) PRESTATION DE SERVICES JURIDIQUES AUX FONCTIONNAIRES DE L'�TAT

Objectif

9.0 S'assurer de fournir aux fonctionnaires, s'ils ont agi dans les limites de leurs fonctions ou attributions et, de fa�on g�n�rale, conform�ment aux attentes du minist�re, les services d'un conseiller juridique dans les circonstances suivantes :

a) lorsqu'ils doivent compara�tre devant un tribunal de justice, une commission d'enqu�te, ou tout autre organisme � caract�re judiciaire, ou encore, lorsqu'ils doivent �tre interrog�s relativement � une telle enqu�te;

b) lorsqu'ils sont poursuivis devant les tribunaux civils, ou menac�s de l'�tre;

c) lorsqu'ils sont accus�s d'un d�lit, ou risquent de l'�tre; ou

d) lorsque, en raison d'autres circonstances suffisamment graves, ils se voient contraints de recourir aux services juridiques.

Nota : Les domaines pr�cis de la gestion des risques comme la prestation de services juridiques aux fonctionnaires de l'�tat sont implicites et couverts dans le cadre g�n�ral de la gestion des risques. En ce sens, ils sont couverts dans les sections 1 � 4 du pr�sent guide. Cette section renferme les crit�res qui sont propres � la v�rification de la prestation de services juridiques aux fonctionnaires de l'�tat. Dans la v�rification de la gestion des risques, il faut se reporter aux sections 1 � 4 ci-dessus et, en outre, aux sections 5 � 9, qui s'appliquent � la v�rification particuli�re vis�e.

Crit�res

9.1 L'organisme a suivi la proc�dure expos�e dans la Politique pour d�cider d'accorder des services juridiques, ainsi que le genre de services juridiques � accorder.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

9.1.1 V�rifier que les fonctionnaires qui demandent des services juridiques aux frais de l'�tat ont rempli un rapport complet sur l'incident qui a donn� lieu � la demande, et qu'ils l'ont soumis � la direction de l'organisme.

9.1.2 V�rifier que les fonctionnaires ont inform� leurs surveillants de tout incident pouvant n�cessiter le recours aux services d'un conseiller juridique ou entra�ner une demande d'indemnisation contre la Couronne.

9.1.3 V�rifier que l'organisme a garanti que les fonctionnaires re�oivent des conseils opportuns concernant leurs droits �ventuels en vertu de la pr�sente politique.

9.1.4 V�rifier que l'administrateur g�n�ral, ou son d�l�gu�, a obtenu l'avis du minist�re de la Justice sur la n�cessit� de recourir aux services juridiques, et sur l'opportunit� de faire appel au minist�re de la Justice, � un de ses mandataires ou � un conseiller juridique du secteur priv�, selon le cas.

9.1.5 V�rifier que les fonctionnaires auxquels on a refus� des services juridiques aux frais de l'�tat ont �t� inform�s qu'ils peuvent demander le r�examen de leur demande au cours des �tapes ult�rieures de la proc�dure judiciaire.

9.1.6 Dans les cas o� l'on a d�cid� d'engager un conseiller juridique du secteur priv�, v�rifier que le paiement de ses honoraires et des frais connexes a �t� autoris� conform�ment aux montants limites qui sont pr�vus par la politique.

Crit�res

9.2 Le paiement des frais de jugement a �t� effectu� conform�ment � la Politique.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

9.2.1 V�rifier que les fonctionnaires pour lesquels des paiements ont �t� effectu�s avaient droit � l'indemnisation en vertu de la politique pour l'indemnisation des fonctionnaires de l'�tat.

9.2.2 V�rifier que le r�glement d'une r�clamation et les co�ts li�s � la d�fense d'un fonctionnaire de l'�tat ont �t� imput�s aux comptes appropri�s.

9.2.3 V�rifier que l'organisme n'a pas rembours� d'honoraires et de d�penses connexes lorsqu'un fonctionnaire s'est vu refuser des services juridiques, m�me s'il y a eu acquittement ou renvoi.

9.2.4 Lorsqu'un fonctionnaire a retenu les services d'un conseiller juridique du secteur priv� avant d'obtenir l'approbation de l'administrateur g�n�ral, v�rifier que l'on a �tudi� la possibilit� de l'obliger � payer les honoraires de l'avocat. Comme une nouvelle demande de paiement des honoraires doit �tre faite et �valu�e � chaque stade du processus judiciaire, cet examen peut devoir �tre fait plusieurs fois dans une m�me affaire.

9.2.5 Lorsqu'un fonctionnaire a retenu les services d'un conseiller juridique du secteur priv� alors que, de l'avis du minist�re de la Justice, il n'existait aucun conflit d'int�r�ts ni d'autres �l�ments qui emp�chaient le minist�re de la Justice d'assurer la d�fense, v�rifier que le paiement des honoraires, des frais de jugement et des autres frais a �t� effectu� par le fonctionnaire � moins que l'organisme employeur n'ait pr�sent� une demande de remboursement partiel ou int�gral.

9.2.6 Lorsqu'un fonctionnaire a retenu les services d'un conseiller juridique du secteur priv�, que l'administrateur g�n�ral n'est pas convaincu que le choix du conseiller juridique �tait raisonnable et que le fonctionnaire a d�cid� n�anmoins de retenir les services de ce conseiller juridique, v�rifier que le fonctionnaire a �t� tenu personnellement responsable de toute partie des honoraires qui a �t� jug�e excessive.

9.2.7 Lorsqu'un fonctionnaire a obtenu la permission de retenir les services d'un conseiller juridique du secteur priv�, v�rifier que l'organisme a avis� par �crit le fonctionnaire et le conseiller juridique des limites de l'engagement de la Couronne, en ce qui concerne les d�penses totales et les bar�mes d'honoraires approuv�s, ainsi que de l'obligation de soumettre les comptes � l'examen du minist�re de la Justice.

9.2.8 Dans les cas concernant des d�lits, v�rifier que le paiement de la Couronne ne comprenait pas d'amende ni de co�ts de poursuites judiciaires.

9.2.9 Comme il faut une nouvelle demande de paiement des honoraires du conseiller juridique, demande qui sera �valu�e pour chacune des �tapes de la proc�dure judiciaire, v�rifier si une nouvelle demande de paiement est faite comme il se doit.

Crit�res

9.3 L'organisme a fourni des services juridiques conform�ment � la Politique.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

9.3.1 Lorsqu'il y a eu des causes civiles et que le minist�re de la Justice a assum� la prestation des services juridiques, y compris la conduite du proc�s, v�rifier que c'est le minist�re, et non le fonctionnaire, qui a choisi le conseiller juridique et l'a instruit sur les donn�es de la cause.

9.3.2 Lorsque le minist�re de la Justice a estim� qu'il y a un conflit d'int�r�ts, et que le fonctionnaire obtient la permission de retenir lui-m�me les services d'un conseiller juridique, v�rifier que le nom et le bar�me d'honoraires du conseiller juridique du secteur priv� ont �t� approuv�s par l'administrateur g�n�ral avant que le fonctionnaire ne retienne les services du conseiller juridique.

Crit�res

9.4 L'organisme a maintenu des registres des montants r�els vers�s en honoraires juridiques et en d�penses connexes.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

9.4.1 S'assurer que l'organisme a conserv� des dossiers appropri�s pour documenter les montants vers�s en honoraires d'avocat, les d�penses connexes, les causes concern�es, et les le�ons tir�es pour pr�venir la r�p�tition de l'incident.