ARCHIVÉ - Guide de gestion des Risques (Guide de revue) - le 1 novembre 1994

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(4) D�DOMMAGEMENT OU REMISE EN �TAT ET R�TABLISSEMENT

Objectif

4.0 S'assurer que l'organisme s'est donn� les moyens : d'enqu�ter sur les sinistres pour en d�terminer les causes; d'�valuer l'�tendue et le co�t des dommages et de d�terminer la responsabilit� juridique �ventuelle; de tirer des enseignements des sinistres survenus afin d'en pr�venir la r�p�tition; et d'�laborer et de maintenir les syst�mes voulus pour r�gler efficacement les r�clamations et d�dommager ceux qui ont �t� victimes d'op�rations gouvernementales.

Nota : Voir des crit�res et proc�dures de v�rification plus pr�cis aux sections 5 � 9.

Crit�res

4.1 L'organisme a les moyens d'enqu�ter sur les sinistres, d'�valuer l'�tendue des dommages et d'en d�terminer les causes ainsi que la responsabilit� �ventuelle.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.1.1 �tablir si l'organisme a enqu�t� sur les sinistres dans le pass� et s'il l'a fait de fa�on appropri�e et opportune.

4.1.2 �valuer si le personnel a la capacit� et la formation et l'information voulues pour �valuer les dommages et en d�terminer les causes et la responsabilit� �ventuelle.

4.1.3 �tablir si l'organisme a �valu� l'�tendue et le co�t des dommages.

4.1.4 �valuer si l'organisme a d�termin� la responsabilit� juridique d'un sinistre ou s'il a des plans pour le faire si le besoin s'en fait sentir.

4.1.5 Dans la mesure du possible, �tablir les d�terminations juridiques de responsabilit� faites par le personnel et voir si ces d�terminations ont �t� effectu�es de fa�on appropri�e et conform�ment � la politique gouvernementale. (Pour des crit�res plus d�taill�s, voir la section ci-apr�s sur les r�clamations et les paiements � titre gracieux.)

4.1.6 �tablir si le personnel a acc�s � ceux qui ont la responsabilit� des services juridiques et que les services fournis r�pondent aux questions pos�es.

4.1.7 �valuer si les services juridiques sont assur�s d'une mani�re rentable par rapport aux autres solutions possibles.

Crit�res

4.2 Les r�sultats des enqu�tes sont utilis�s de mani�re � pr�venir la r�p�tition des sinistres.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.2.1 �tablir si les r�sultats des enqu�tes et les recommandations sur la nature des paiements ou des r�clamations sont mises � la disposition des d�cideurs.

4.2.2 �tablir si les r�sultats des enqu�tes et les recommandations sur la nature des paiements ou des r�clamations sont utilis�s par les d�cideurs.

4.2.3 �valuer s'il y a r�p�tition de r�clamations semblables.

Crit�res

4.3 Les employ�s et les b�n�voles qui sont admissibles aux services juridiques les ont re�us.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.3.1 �tablir si les services ont �t� accord�s conform�ment � la Politique sur la prestation de services juridiques aux fonctionnaires de l'�tat et que les avis ont �t� communiqu�s rapidement � l'employ� ou au b�n�vole.

4.3.2 S'assurer que la documentation � l'appui d'une demande de services juridiques �tait compl�te (avec le rapport de l'employ� ou du b�n�vole, la nomination du conseiller juridique, et l'avis re�u du minist�re de la Justice).

4.3.3 S'assurer que les montants autoris�s pour les services juridiques respectent les limites fix�es par la politique.

4.3.4 Voir si l'organisme a �tudi� la possibilit� de conflits d'int�r�ts et l'a trait�e de fa�on appropri�e.

Crit�res

4.4 L'organisme a les moyens d'�laborer et de maintenir les syst�mes appropri�s pour traiter efficacement les r�clamations et d�dommager les victimes d'op�rations gouvernementales.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.4.1 �tablir si le personnel participant au processus est convenablement form� et inform� pour cr�er et maintenir le syst�me.

4.4.2 �tablir ce que sont (ou seront) les exigences � l'endroit du syst�me.

4.4.3 �tablir le co�t de l'�laboration du syst�me.

4.4.4 �tablir le co�t du maintien du syst�me apr�s son �laboration.

4.4.5 �tablir si d'autres organismes ont d�j� �labor� un syst�me du m�me genre; et �valuer s'il serait plus �conomique d'acqu�rir ce genre de syst�me de l'un de ces organismes.

4.4.6 �tablir s'il serait ou pas rentable d'utiliser les syst�mes exploit�s par d'autres organismes.

Crit�res

4.5 L'organisme peut traiter efficacement les r�clamations et d�dommager les victimes d'op�rations gouvernementales.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.5.1 �tablir si les lignes directrices applicables en mati�re de politique sur les rapports ont �t� respect�es et si les rapports sont complets.

4.5.2 �tablir si les lignes directrices qui sont applicables � l'enqu�te ont �t� suivies et que le niveau d'enqu�te est en rapport avec les montants en cause.

4.5.3 V�rifier que les proc�dures pr�cis�es dans la Politique ont �t� suivies, l� o� il y a lieu, d'une mani�re qui a servi le gouvernement d'une fa�on rentable et responsable.

4.5.4 �valuer si les recommandations formul�es � la fin d'une enqu�te ont �t� appliqu�es et �tablir si elles l'ont �t� d'une mani�re rentable.

4.5.5 �tablir si les proc�dures de d�dommagement expos�es dans la politique gouvernementale ont �t� convenablement suivies lorsqu'il y avait lieu et �tablir si elles �taient conformes � l'avis juridique et � la politique gouvernementale.

4.5.6 V�rifier qu'il existe une documentation pour justifier le paiement et qu'une quittance a �t� obtenue, sauf l� o� cela n'aurait pas �t� opportun pour des raisons administratives.

4.5.7 V�rifier que la documentation explique la justification d'un paiement � titre gracieux.

4.5.8 V�rifier que, l� o� des employ�s ou des b�n�voles sont les b�n�ficiaires de paiements � titre gracieux, leurs fonctions au moment de la perte sont pr�cis�es.

4.5.9 V�rifier que la documentation relative aux paiements � titre gracieux comprend la documentation sur la recherche infructueuse d'autres moyens raisonnables de d�dommagement en vertu d'autres lois ou d'autres r�gimes de r�glementation.

4.5.10 S'assurer que l'organisme a fait un effort raisonnable pour obtenir le remboursement des r�clamations de la part de la Couronne, en tenant compte de la rentabilit� et du caract�re opportun sur le plan administratif.

a) V�rifier qu'il a �t� demand� un avis juridique lorsque les sommes d'argent en cause sont consid�rables.

b) V�rifier que les proc�dures de retenue ou de compensation des sommes dues au fonctionnaire ont �t� appliqu�es lorsque la r�clamation est contre un fonctionnaire.

c) V�rifier que les quittances sign�es �taient conformes aux proc�dures et aux formules expos�es dans la politique sur les r�clamations et les paiements � titre gracieux.

Crit�res

4.6 S'assurer que la tenue de registres pertinents pour le processus de gestion des risques est g�r�e avec �conomie, efficience et efficacit�.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.6.1 V�rifier qu'il y a une proc�dure claire et bien comprise pour la consignation, la saisie, le classement et le maintien des sources de donn�es, les analyses de risques, les renseignements sur les sinistres survenus, les r�actions aux accidents et les �valuations de ces r�actions, les plans d'urgence, les rapports de r�p�tition et les renseignements sur le personnel d'urgence, ainsi que pour l'�tablissement de rapports sur ce qui pr�c�de.

4.6.2 �tablir si les proc�dures qui sont li�es aux activit�s de gestion des risques sont appliqu�es avec efficacit�, �conomie et efficience. (Pr�ciser les probl�mes pos�s par ces proc�dures ou leurs syst�mes associ�s qui pourraient r�duire l'exactitude ou l'exhaustivit� des rapports.)

a) V�rifier que les proc�dures utilis�es pour consigner, saisir et classer les renseignements des analyses de risques et en faire rapport sont efficaces, �conomiques et efficientes.

b) V�rifier que le syst�me de classement permet de rep�rer et de consulter rapidement les sources de donn�es.

c) V�rifier que le syst�me de rapports permet d'acc�der rapidement � toutes les donn�es consign�es et qu'il est relativement facile et peu co�teux de produire des rapports personnalis�s.

d) V�rifier qu'il y a un syst�me efficace de sauvegarde pour le stockage des renseignements.

4.6.3 �valuer si tous les accidents li�s aux risques ont �t� signal�s. V�rifier que le syst�me de rapports dans la base de donn�es peut exporter les donn�es sur les accidents vers des programmes statistiques, aux fins d'analyse.

4.6.4 V�rifier que toutes les r�actions aux accidents ont �t� consign�es conform�ment � la Politique sur la gestion des risques; que les �valuations des r�actions aux accidents ont �t� effectu�es; et que les proc�dures �tablies pour assurer le suivi des recommandations qui ont �t� formul�es ont �t� suivies.

4.6.5 V�rifier que tous les plans d'urgence ont �t� class�s conform�ment � la Politique sur la gestion des risques et qu'ils sont faciles � trouver et rapidement consultables par des syst�mes manuels ou �lectroniques de base de donn�es.

4.6.6 V�rifier que les dossiers sur le personnel d'urgence sont bien prot�g�s, � jour, complets et exacts et qu'ils permettent de faire rapport rapidement et facilement sur tout le personnel d'urgence qui r�pond � des ensembles donn�s de crit�res.

Crit�res

4.7 L'analyse des risques est effectu�e avec exactitude, efficience, efficacit�, �conomie et opportunit�.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.7.1 V�rifier qu'il y a des proc�dures et lignes directrices claires pour l'ex�cution des analyses de risques.

4.7.2 �valuer si les lignes directrices et les proc�dures pour l'ex�cution des analyses de risques sont comprises et sont suivies.

4.7.3 V�rifier qu'un examen p�riodique des analyses de risques est effectu� pour s'assurer que l'analyse est � jour ou non valide.

4.7.4 V�rifier qu'il y a un syst�me pour d�terminer, consigner et valider les sources des valeurs de probabilit� utilis�es pour l'ex�cution des �valuations de risques; et v�rifier qu'il y a un syst�me pour la mise � jour des valeurs de probabilit� en usage par suite de changements, soit des sources des valeurs de probabilit� soit de l'�valuation de leur validit�.

4.7.5 V�rifier que le personnel est en mesure de consulter et d'extraire avec efficacit� et efficience des renseignements de la base de donn�es sur les accidents.

4.7.6 � l'aide des rapports d'accident et des rapports d'�valuation des r�actions, �valuer l'exactitude globale des analyses de risques. (Le v�rificateur pourrait vouloir comparer diff�rents groupes au moment de faire cette �valuation.)

Crit�res

4.8 Les risques sont per�us, et il y est donn� suite, d'une fa�on coordonn�e et compl�te. (Il faut comparer les risques avec les occasions perdues par suite de l'utilisation de ressources rares pour tenir compte des risques plut�t que des occasions.)

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

4.8.1 �valuer s'il y a des indices r�v�lant que l'organisme a d�fini l'ensemble des occasions importantes ainsi que les risques et les priorit�s �tablies qui orientent la r�partition des ressources entre les risques et les occasions.

4.8.2 �valuer si des risques semblables sont reconnus comme tels par l'organisme et si, par cons�quent, des plans communs pour �ventualit�s ont �t� �labor�s. �tablir si ces r�actions communes exploitent les �conomies d'�chelle possibles (polices d'assurance communes, l'�quipe de r�action commune, etc.).

4.8.3 �tablir si l'on a regroup� et compar� tous les risques auxquels l'organisme est expos� afin de d�finir les p�rils � plus haut risque.

4.8.4 �valuer si les ressources que l'organisme a d�pens�es pour minimiser les risques ont �t� d�ment ax�es sur les p�rils � risque plus �lev�. �tablir la corr�lation entre les d�penses de l'organisme et la r�duction des risques globaux. �tablir l'�cart de risque pour toutes les menaces d�finies, tant avant qu'apr�s la prise en compte des efforts de minimisation de ces menaces. La r�duction des �carts entre menaces devrait indiquer que l'organisme r�duit ses risques qui co�tent le plus cher.

4.8.5 �tablir si les d�penses de l'organisme pour les d�dommagements ont �volu� avec le temps. �valuer si les changements not�s refl�tent une am�lioration de la gestion des risques.

(5) INDEMNISATION DES FONCTIONNAIRES DE L'�TAT

Objectif

5.0 Prot�ger les int�r�ts des fonctionnaires de l'�tat en ce qui concerne leur responsabilit� � l'�gard de l'�tat et des tiers et prot�ger les int�r�ts de l'�tat en ce qui concerne sa responsabilit� r�elle ou �ventuelle r�sultant des actes ou des omissions de ses fonctionnaires.

Nota : Les domaines pr�cis de la gestion des risques, comme l'indemnisation des fonctionnaires de l'�tat sont implicites et couverts dans le cadre g�n�ral de la gestion des risques. En ce sens, ils sont couverts dans les sections 1 � 4 du pr�sent guide. Cette section renferme les crit�res qui sont propres � la v�rification de la politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'�tat. Pour la v�rification de la gestion des risques, il faut se reporter aux sections 1 � 4 ci-dessus et, en outre, aux sections 5 � 9, qui s'appliquent � la v�rification particuli�re vis�e.

Crit�res

5.1 L'organisme a indemnis� ses employ�s et (ou) ses b�n�voles conform�ment � la politique gouvernementale.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

5.1.1 �tablir si le fonctionnaire ou le b�n�vole a inform� son employeur ou son minist�re d�s que possible, apr�s avoir pris connaissance d'une r�clamation effective ou �ventuelle r�sultant d'un acte ou d'une omission pr�sum�s.

5.1.2 �tablir si les formules d'autorisation appropri�es ont �t� remplies.

5.1.3 En cas de r�clamation ou de poursuites, �valuer si le procureur choisi par le procureur g�n�ral du Canada a trait� de fa�on confidentielle toutes ses communications avec le fonctionnaire, compte tenu de l'obligation du procureur de prot�ger les int�r�ts de l'�tat.

5.1.4 L� o� l'�tat a pris une mesure disciplinaire ou des actions civiles contre le fonctionnaire, s'assurer que l'�tat n'a pas utilis� les renseignements que le fonctionnaire a communiqu�s sous le sceau de la confidence � l'avocat choisi.

5.1.5 Lorsqu'il y a eu possibilit� de conflit d'int�r�t et que le procureur g�n�ral a refus� de d�signer un avocat pour qu'il d�fende le fonctionnaire ou encore a demand� � l'avocat de cesser son plaidoyer, v�rifier que l'organisme s'est assur� que le fonctionnaire a �t� inform� au sujet du droit qu'il avait de demander de l'aide en vertu de la Politique sur les services juridiques.

5.1.6 a) �tablir si l'organisme a tenu � jour des registres convenables indiquant les montants r�els des demandes de dommages-int�r�ts ainsi que les sommes attribu�es par les tribunaux de juridiction territoriale, provinciale ou f�d�rale en application de la pr�sente politique.

b) �tablir si l'organisme est en mesure de fournir des renseignements exacts et rapides chaque ann�e aux Comptes publics (r�clamations pour dommages, paiements � titre gracieux, montants attribu�s par la cour, et pertes de biens).

c) Pour les rapports sur les biens, v�rifier que le minist�re utilise une d�finition constante des articles et qu'il utilise toujours la m�me base de co�t.

(6) B�N�VOLES

Objectif

6.0 V�rifier que les b�n�voles, l'�tat, et les tiers sont prot�g�s contre les risques financiers et autres r�sultant des activit�s auxquelles se livrent les b�n�voles travaillant dans le cadre des programmes de b�n�voles.

Nota : Les domaines pr�cis de la gestion des risques comme les activit�s des b�n�voles sont implicites et couverts dans le cadre g�n�ral de la gestion des risques. En ce sens, ils sont couverts dans les sections 1 � 4 du pr�sent guide. Cette section renferme les crit�res qui sont propres � la v�rification de la politique sur les b�n�voles. Pour la v�rification de la gestion des risques, il faut se reporter aux sections 1 � 4 ci-dessus et, en outre, aux sections 5 � 9, qui s'appliquent � la v�rification particuli�re vis�e.

Crit�res

6.1 L'organisme a utilis� les b�n�voles de fa�on appropri�e et a pris des mesures pour r�duire les risques li�s � leur utilisation.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

6.1.1 �tablir si l'organisme a �valu� la responsabilit� que l'�tat pourrait �ventuellement avoir par suite des activit�s des b�n�voles.

6.1.2 �valuer si l'organisme a �tabli ce que seraient un mat�riel ad�quat ou d'autres moyens convenables pour les b�n�voles, compte tenu de l'obligation de rentabiliser les ressources du gouvernement, de satisfaire aux besoins des activit�s et de g�rer les risques concomitants.

6.1.3 �tablir si l'organisme a choisi les moyens les plus appropri�s pour s'assurer contre les risques des b�n�voles tout en proportionnant le co�t � leur cr�dit.

6.1.4 V�rifier que l'organisme a �valu� la possibilit� d'�tre tenu responsable par procuration des actions de ses b�n�voles.

6.1.5 �tablir si l'organisme a tenu ses b�n�voles responsables de leur comportement, qui doit �tre honn�te et sans malice, et ne les a pas dispens�s de m�nager et de prendre soin des biens de l'�tat qui leur sont confi�s.

Crit�res

6.2 L'organisme s'est assur� contre les risques de responsabilit� civile des b�n�voles.

Crit�res d�taill�s/proc�dures de v�rification

6.2.1 L� o� l'organisme a choisi de permettre que l'assurance personnelle des b�n�voles couvre la responsabilit�, v�rifier que l'organisme a �valu� si la protection d'assurance existante des b�n�voles �tait ou pas suffisante par rapport aux risques des activit�s des b�n�voles.

6.2.2 Lorsqu'un organisme a �tabli qu'il paiera les frais d'assurance des b�n�voles, �valuer si l'assurance suppl�mentaire pay�e �tait raisonnable compte tenu du cadre du projet d�fini et a �t� achet�e d'une mani�re �conomique.

6.2.3 L� o� un organisme a �tabli qu'il ach�terait l'assurance pour les b�n�voles, v�rifier que l'assurance achet�e �tait conforme � la Politique relative aux march�s de l'�tat, et que le niveau et le type de protection offerts ressemblaient � ceux qui sont en place pour les employ�s du minist�re qui sont expos�s � des risques comparables.

6.2.4 L� o� un organisme a choisi d'autosouscrire les risques de responsabilit� civile des b�n�voles, �tablir si les crit�res pr�cis�s dans la politique sur les b�n�voles ont �t� respect�s :

a) �tablir qu'il y a eu gestion efficace des risques.

b) V�rifier qu'il y avait un accord entre l'organisme et les b�n�voles. V�rifier que, sauf dans des conditions impr�vues ou d'urgence, le pr�sent accord �tait par �crit et qu'il d�crivait les activit�s des b�n�voles, les dispositions relatives � la gestion des risques (y compris l'assurance), et les conditions connexes dans lesquelles les ressources de l'organisme ont �t� rendues disponibles. V�rifier qu'on a pr�vu les cas o� les b�n�voles peuvent �tre appel�s � r�pondre � des situations d'urgence rapidement et sans qu'il soit possible d'�tablir une documentation pr�alable.

c) �tablir que les risques en cause �taient contr�l�s par l'organisation.

d) V�rifier que les b�n�voles avaient les qualifications et la formation n�cessaires.

e) �tablir que, quand il le fallait, l'environnement de travail r�pondait aux normes de s�curit� et de sant�.

6.3 L'organisme tient � jour des registres o� sont inscrits les co�ts r�els des primes d'assurance et les franchises, les r�clamations et les dommages-int�r�ts pay�s par l'�tat ou � des tiers.

6.3.1 V�rifier que les donn�es minimales sur les sinistres ont �t� inscrites. Ces donn�es minimales comprennent les noms des b�n�voles, les noms des autres parties en cause, la langue officielle utilis�e, le genre de r�clamation, la date de l'accident, la somme r�clam�e, la date du paiement, l'avis juridique, l'autorisation du paiement, et toutes les autres donn�es requises pour enqu�ter sur les accidents et pour �valuer leurs cons�quences.