ARCHIVÉ - La gestion des grands projets publics de TI, Canada

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1.5 Décisions et évaluations

La politique gouvernementale précise que tous les projets de GI/TI et tous les projets d'immobilisations dont le coût estimatif excède le montant que le ministre concerné est autorisé à approuver, doivent être approuvés par le Conseil du Trésor (le comité de ministres chargé d'examiner et d'approuver les dépenses). Cette règle s'applique même dans les cas où le financement du projet provient du budget du ministère. Le ministère sollicite l'autorisation requise en déposant une présentation au Conseil du Trésor, laquelle fera l'objet d'un examen rigoureux de la part du personnel du Secrétariat du Conseil du Trésor avant d'être soumise aux ministres du Conseil.

Toutes les demandes de telles autorisations doivent être appuyées de documentation décrivant adéquatement l'ampleur totale du projet, y compris le cadre de gestion pertinent. Toutes les présentations concernant la GI/TI sont revues par la Division de la gestion des portefeuilles (DGP) de la Direction du DPI , dans un contexte d'équipe, pour garantir que les solutions proposées répondent de manière efficace et efficiente aux besoins opérationnels du ministère, tels qu'énoncés dans les priorités officielles de ce dernier ou dans son plan d'immobilisations à long terme. La DGP examine aussi la conformité du projet au CAG afin d'aider les ministères et les organismes à respecter les échéanciers et les budgets prévus.

Le processus d'approbation comporte habituellement deux étapes : l'approbation préliminaire de projet (APP) et l'approbation définitive de projet (ADP). Généralement, le ministère sollicitera une APP après l'achèvement des phases de planification et d'identification initiales mais avant le début de la phase de définition. Le processus officiel d'approbation par le Conseil du Trésor peut cependant être adapté en fonction des projets et des besoins des ministères, selon l'ampleur des risques que comportent les projets.

La demande d'APP doit répondre aux exigences suivantes :

Proposition : Celle-ci doit faire état de toutes les autorisations demandées au Conseil du Trésor, y compris :

• l'objectif relatif au coût pour la phase de définition du projet, établissant le financement total devant être approuvé par le CT aux fins de la définition du projet;
• tout autre objectif revêtant une importance suffisante pour nécessiter une autorisation expresse du CT.

Documentation: Celle-ci doit inclure les éléments suivants :

• une présentation du contexte expliquant l'ampleur et les exigences du programme et justifiant que celui-ci se rapporte directement aux buts et aux responsabilités du ministère ou de l'organisme;
• un budget indicatif et une estimation du coût total du projet (coût total et mouvements annuels de trésorerie) pour l'ensemble du projet;
• un échéancier pour l'ensemble du projet comportant les jalons du projet, la structure des travaux ainsi qu'un plan de mise en œuvre par étapes prévoyant tous les produits livrables ou résultats;
• l'approche adoptée pour la gestion du projet;
• un questionnaire rempli du Cadre amélioré de gestion (utilisé pour vérifier que tous les éléments pertinents du cadre sont pris en compte);
• l'arrêté de projet;
• une analyse de rentabilisation;
• un résumé d'analyses détaillées des coûts-avantages et des options;
• une stratégie d'évaluation et d'atténuation des risques;
• un plan de ressources humaines;
• un plan de communications;
• une section des questions en suspens;
• la technique de validation du projet (si l'ampleur du projet le justifie);
• d'autres objectifs, tels que ceux relatifs :
• à l'échéancier,
• au rendement,
• aux acquisitions.

Dans certaines circonstances, l'APP n'est pas jugée nécessaire. Cette option est acceptable dans la mesure où toutes les conditions de l'APP sont remplies dans la présentation sollicitant l'ADP.

La présentation relative à l'ADP doit inclure tous les éléments de l'APP indiqués ci-dessus et, en plus :

• toute mise à jour des documents présentés dans l'APP;
• un budget précis et détaillé et l'estimation du coût total (y compris les mouvements de trésorerie annuels) pour l'ensemble du projet;
• les détails complets sur toute entente relative au projet;
• des explications sur tout écart entre les calendriers, les coûts, etc, de l'APP et de l'ADP.

Après avoir reçu l'approbation du projet, les ministères doivent s'acquitter de certaines obligations de production de rapports au Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces obligations se fondent sur la « technique de validation de projet ». Le projet est ainsi divisé en étapes importantes ou en jalons sur le plan de la qualité, répartis à des points clés de son cycle de vie. Les étapes marquent l'évaluation de la qualité des produits réalisés à ce point, ou encore la pertinence et l'exhaustivité de l'ensemble du processus depuis son début. Chacune des étapes ne peut être validée, et la suivante entreprise, que si les produits ou le processus répondent à des critères de rendement préétablis. Les étapes de validation prennent la forme d'examens techniques, d'évaluations des risques, de production de documents, de démonstrations ou de tests, ou encore de vérifications du projet. Ces étapes sont précisées dans le plan ou le calendrier du projet, et chacune doit être franchie officiellement avant de pouvoir passer à la suivante.

Si les critères d'une étape de validation ne sont pas remplis, il peut être nécessaire de modifier en profondeur l'orientation du projet en réponse au rendement insuffisant relevé. Aucun projet ne devrait se poursuivre sans modification lorsqu'une étape de validation n'a pas été franchie.

Suivant l'achèvement des projets, des vérifications sont habituellement entreprises par les directions ministérielles chargées de l'examen, lesquelles relèvent directement de la haute direction. À l'échelle de l'administration fédérale, les projets ayant une grande ampleur ou comportant des coûts élevés peuvent être revus par le vérificateur général du Canada. Il arrive aussi que les grands projets ou ceux à long terme fassent l'objet de vérifications pendant leur réalisation.