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ARCHIVÉ - Guide pour la continuité des opérations en regard du problème de l'an 2000

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Annexe O - Procédure détaillée – étape « Planifier »

Aperçu de la procédure

L'étape « Planifier » consiste à préparer divers documents de planification ayant des points communs, soit des plans d'action, des plans d'intervention d'urgence et des plans de préparation pour assurer la continuité des opérations. Le tableau suivant indique les étapes à suivre pour élaborer des plans d'action en rapport avec les risques identifiés. Des tables des matières sont fournis pour les autres plans à titre d'exemples.

**Tableau O-1 – Procédure détaillée de la planification de plans d'action**
Étapes de planification	Description	Responsable
1. Tenir un atelier de planification sur le risque.	Identifier les intervenants majeurs du projet de l'an 2000 pour qu'ils participent à un atelier visant à élaborer des plans d'action pour atténuer les risques identifiés.	Gestionnaire du projet de l'an 2000
2. Déterminer qui est responsable du risque	Répondre à la question « À qui appartient le risque? » Examiner chaque risque consigné dans les fiches de renseignements sur le risque (FRR) pour en évaluer la validité et pour déterminer si le BP de l'an 2000 en est responsable.	Gestionnaire du projet de l'an 2000
	À l'aide du schéma de détermination de la responsabilité (CRM Guidebook, chapitre 6, partie 2), se demander pour chaque risque :
	a. Est-ce que le BP de l'an 2000 est responsable de gérer ce risque?
	OUI – Le BP de l'an 2000 conservera la responsabilité de ce risque. Aller à l'étape suivante (3) pour déterminer la méthode à utiliser pour gérer ce risque;
	NON – Répondre à la prochaine question - b).
	b. L'organisation fonctionnelle est-elle responsable de gérer ce risque?
	OUI – Le BP de l'an 2000 doit déléguer la responsabilité du risque à l'organisation fonctionnelle. Déterminer quelle organisation est la mieux placée pour se charger du risque et lui demander de suivre une démarche semblable à celle décrite à l'étape 3 (déterminer la méthode à utiliser pour gérer ce risque) ou aider l'organisation désignée à réaliser cette activité. Comme le risque peut encore avoir des répercussions négatives sur le projet de l'an 2000, le Bureau de projet doit continuer d'assurer un suivi des activités qui sont consacrées à le mitiger;
	NON – Transférer la responsabilité à une autre organisation (p. ex. le Conseil du Trésor) et lui demander de suivre une démarche semblable à celle décrite à l'étape 3 (déterminer la méthode à utiliser pour gérer ce risque) ou aider l'organisation désignée à réaliser cette activité. Comme le risque peut encore avoir des répercussions négatives sur le projet de l'an 2000, le Bureau de projet doit continuer d'assurer un suivi des activités qui sont consacrées à le mitiger.
3. Analyser le risque et déterminer la méthode à utiliser pour le gérer.	Répondre à la question « Comment pouvons-nous l'aborder? » Pour chaque risque dont le BP de l'an 2000 (ou une autre organisation – voir étape 2, b) est responsable, vérifier si le risque est bien compris, puis déterminer la méthode appropriée pour l'aborder.	Gestionnaire du projet de l'an 2000
	À l'aide du schéma de détermination de la méthode (CRM Guidebook, chapitre 6, partie 2), se demander pour chaque risque :
	a. Est-ce que le BP de l'an 2000 comprend le risque et celui-ci est-il décrit clairement dans la fiche de renseignements sur le risque?
	OUI – Aller à la prochaine question - b);
	NON – Recueillir plus de renseignements sur le risque, puis retourner à l'étape 2 (Déterminer qui est responsable…).
	b. Le BP est-il en mesure d'accepter le risque sans intervenir pour diminuer ou contrôler sa probabilité et ses répercussions (cette question permet de valider l'aspect « Intervention » de la fiche de renseignements sur le risque)?
	OUI – Aucune action n'est nécessaire. Le Bureau de projet de l'an 2000 acceptera (ou assumera) toute répercussion associée à la concrétisation du risque;
	NON – Répondre à la prochaine question - c).
	c. Le BP de l'an 2000 peut-il faire quoi que ce soit à propos de ce risque? A-t-il besoin d'intervenir?
	OUI – Le BP de l'an 2000 doit élaborer des stratégies de mitigation (ou d'évitement) à mettre en œuvre avant que le risque se concrétise pour diminuer ou éviter complètement la probabilité que le risque se matérialise et atténuer ses répercussions. Aller à l'étape 4 (Élaborer des plans d'action);
	NON – Le BP de l'an 2000 doit élaborer des stratégies de surveillance (ou de contrôle) pour gérer le risque lorsque celui-ci se concrétisera de manière à en atténuer les répercussions. Aller à l'étape 4 (Élaborer des plans d'action).
4. Élaborer des plans d'action	Réponse à la question « Quelles mesures doit-on prendre et quelle sera leur étendue? » Pour chaque risque dont le BP de l'an 2000 est responsable et qui doit être mitiger (évitement) ou surveiller (contrôle) (selon l'issue de l'étape 3 - c), élaborer diverses stratégies visant à y faire face. Cette activité peut être réalisée au moyen d'un remue-méninges.	Gestionnaire du projet de l'an 2000
	Après avoir réalisé cette activité, choisir la meilleure stratégie (ou une combinaison de celles-ci), c'est-à-dire celle qui réduira au minimum la probabilité de concrétisation du risque, de même que ses répercussions négatives. La stratégie privilégiée doit alors être élaborée en précisant un plan d'action pour chaque risque.
	Le plan d'action consiste en une série de mesures qui aideront le BP de l'an 2000 ou la ressource ministérielle à mettre en œuvre la stratégie de mitigation.
	Le plan d'action doit accompagner la fiche de renseignements sur le risque.
5. Désigner un responsable du risque au sein du BP de l'an 2000	Pour chaque risque nécessitant un plan d'action (qu'il appartienne au BP de l'an 2000, ou qu'il ait été transféré à un ministère ou à une autre organisation, comme le SCT), désigner un responsable du risque. Cette personne devra assurer un suivi de l'état de chaque risque, produire des rapports à ce sujet et accomplir d'autres tâches (l'élaboration de plans d'action, par exemple).	Gestionnaire du projet de l'an 2000
6. Faire en sorte que des plans d'action soient élaborés.	Pour chaque risque délégué à un ministère ou transféré à une organisation, le BP de l'an 2000 doit s'assurer que des plans d'action sont élaborés dans le cas des risques à éviter ou à contrôler. Comme un risque délégué ou transféré peut encore avoir des répercussions négatives sur le projet de l'an 2000, le Bureau de projet doit continuer d'assurer un suivi des activités qui sont consacrées à le mitiger.	Responsable du risque
7. Mettre en œuvre les plans d'action	Pour chaque plan d'action élaboré et pour lequel une stratégie de mitigation du risque (ou d'évitement) était nécessaire, chaque responsable doit mettre en œuvre les mesures de la fiche de renseignements avant l'échéance fixée. Les activités de mise en œuvre feront l'objet d'un suivi et d'une surveillance afin de déceler tout problème pouvant se produire.	Responsable du risque

Nota : La responsabilité attribuée au gestionnaire du projet de l'an 2000 peut être déléguée à d'autres membres de l'organisation, y compris la vérification.