ARCHIVÉ - Bibliothèque et Archives Canada - Rapport

Cette page a été archivée.

Section II : Analyse des activit�s de programme par r�sultat strat�gique

Cette section pr�sente les ressources et les r�sultats pour chacune des trois activit�s de programme, ainsi que des services internes, en fonction de notre unique r�sultat strat�gique en 2010-2011 :

Les g�n�rations de Canadiens et de Canadiennes actuelles et futures ont acc�s � leur patrimoine documentaire

Cette section �tablit une comparaison entre le rendement de BAC selon les faits saillants de la planification pr�sent�s dans le Rapport sur les plans et les priorit�s (RPP) et les r�sultats attendus, les indicateurs de rendement et les cibles du Cadre de mesure du rendement que BAC a r�vis� apr�s avoir termin� son RPP. Ces r�sultats attendus, indicateurs de rendement et cibles ont �t� utilis�s tout au long de l’ann�e 2010-2011; ils offrent une base plus signifiante et mesurable pour �valuer les objectifs de BAC et les r�sultats obtenus que ceux qui �taient en usage lors de la pr�paration de notre RPP.

L’analyse du rendement d�crit l’approche strat�gique adopt�e pour chacune des activit�s de programme durant l’ann�e et signale tous les changements importants qui ont eu lieu apr�s la production du RPP, en particulier ceux qui ont un rapport avec la modernisation. La pr�sente section d�crit �galement les le�ons apprises dans chaque activit� de programme.

Activit� de programme 1.1 : G�rer la disposition des documents du gouvernement du Canada � valeur continue

[version textuelle]

Cette activit� de programme d�montre le r�le de chef de file jou� par BAC dans la prestation de services favorisant l’efficacit� en mati�re de tenue de documents au gouvernement du Canada; ceci inclut les activit�s reli�es � l’�valuation, � la conservation et � la disposition des documents.

Activit� de programme 1.1 : G�rer la disposition des documents du gouvernement du Canada � valeur continue

Ressources financi�res 2010-2011 (en milliers de dollars)			Ressources humaines 2010-2011 (ETP)
D�penses pr�vues	Total des autorisations	D�penses r�elles8	Ressources pr�vues	Ressources r�elles	�cart
6 915,6 $	7 269,8 $	10 537,2 $	162	189	27

R�sultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectif	�tat du rendement
L’information pertinente du gouvernement du Canada est g�r�e par les institutions f�d�rales de mani�re coh�rente et responsable afin de soutenir les droits, les obligations et les privil�ges des Canadiens.	Pourcentage d’institutions qui obtiennent ou conservent la mention � acceptable � ou � excellent � dans le bulletin de rendement relatif � la gestion de l’information.	40%	D�pass� 70% ont obtenu ou conserv� la mention � acceptable � ou � excellent � dans le bulletin de rendement relatif � la gestion de l’information.

R�sum� du rendement selon les engagements contenus dans le RPP	�tat du rendement
Activit�s de formation, de sensibilisation, de soutien et d'orientation en tenue de documents	Enti�rement atteint
Soutien au groupe de travail des sous-ministres adjoints sur l'avenir des services aux biblioth�ques du gouvernement f�d�ral	Enti�rement atteint

⁸ Pour plus d’information sur les �carts financiers, veuillez consulter le sommaire financier sur le rendement � l’adresse suivante : www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-3002-f.html

Sommaire du rendement et analyse des activit�s de programme

Les progr�s r�alis�s dans cette activit� de programme en 2010-2011 correspondent aux projections que nous avions faites dans le RPP et dans l’IMI-3.⁹ Depuis 2006, nous avons travaill� en collaboration avec le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor et plusieurs minist�res et organismes pour concevoir et mettre en œuvre un nouveau syst�me de tenue des documents au gouvernement du Canada. Ce syst�me am�liore la gestion des ressources documentaires en �tablissant des m�thodes et des moyens permettant aux organisations de tirer profit de leur information, en tant que bien public de premi�re importance, et de garantir la responsabilit� de l’administration publique.

⁹ IMI-3 : Au printemps 2011, BAC commencera � utiliser un cadre et des outils modernis�s dans ses interventions aupr�s de l'ensemble des minist�res et organismes du gouvernement canadien, afin de garantir une gestion efficace de l'information gouvernementale.

Nous continuons � jouer un r�le de chef de file en ce qui concerne la tenue des documents dans l’administration publique. Nous avons �labor� une m�thodologie en tenue de documents ainsi qu’un guide de mise en œuvre et plus de 30 outils diff�rents. Le guide et les outils seront lanc�s en 2011-2012 pour aider les minist�res f�d�raux � assumer leurs responsabilit�s conform�ment � la nouvelle directive sur la tenue de documents.¹⁰ En appui aux minist�res, nous avons particip� � toutes sortes d’activit�s d’information et fait la promotion d’id�es novatrices dans le domaine du num�rique et de la tenue de documents. La sensibilisation s’est accrue gr�ce au groupe de travail des sous-ministres adjoints sur l’avenir des services aux biblioth�ques du gouvernement f�d�ral, ainsi qu’aux  � Journ�es des cadres sup�rieurs charg�s de la gestion de l’information � qui nous ont permis d’�tablir des contacts avec les cadres sup�rieurs charg�s de la gestion de l’information dans l’ensemble du gouvernement. Le lancement d’un projet pilote de bureau num�rique en collaboration avec trois petits organismes nous permet d’exp�rimenter de nouvelles m�thodes pour une tenue et une disposition des documents plus efficaces; l’utilisation d’appareils portables reli�s aux syst�mes de tenue de documents; la num�risation des ressources documentaires; et l’�tablissement de strat�gies en mati�re de gestion des courriels.¹¹

¹⁰ Certains des outils comprennent un outil diagnostic, un �nonc� d’intention sur la valeur, un outil de collecte de donn�es et un instrument de responsabilit� en tenue de documents.

¹¹ Les trois organismes sont le Commissariat au lobbying du Canada, l'Agence f�d�rale de d�veloppement �conomique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario) et l'Agence canadienne de d�veloppement �conomique du Nord (CanNor)

Le�ons apprises

Compte tenu des progr�s substantiels accomplis afin d’aider les minist�res et organismes du gouvernement canadien � mettre en œuvre la directive sur la tenue de documents, nous avons appris � quel point il �tait important de mobiliser les minist�res et organismes et de collaborer avec eux � la r�alisation de projets en mati�re de disposition et de tenue de documents. Par exemple, ce que nous avons appris de notre projet pilote avec Ressources naturelles Canada nous a servi � �laborer les principes directeurs et les diff�rentes �tapes de la m�thodologie en tenue de documents.

Activit� de programme 1.2 : G�rer le patrimoine documentaire qui pr�sente un int�r�t pour le Canada

[version textuelle]

BAC acquiert des documents de diff�rentes mani�res pour enrichir ses fonds et collections. Le personnel de BAC d�crit et g�re ces documents afin d’en assurer la conservation et l’accessibilit� � long terme. 

Activit� de programme 1.2 : G�rer le patrimoine documentaire qui pr�sente un int�r�t pour le Canada

Ressources financi�res 2010-2011 (en milliers de dollars)			Ressources humaines 2010-2011 (ETP)
D�penses pr�vues	Total des autorisations	D�penses r�elles12	Ressources pr�vues	Ressources r�elles	�cart
64 370,2 $	68 221,2 $	48 021,2 $	492	497	5

R�sultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectif	�tat du rendement
La gestion de nos fonds et collections est am�lior�e afin d’accro�tre l’acc�s � long terme et de mieux refl�ter l’exp�rience canadienne.	L’efficacit� de la strat�gie de gestion de la collection, telle que mesur�e par l’�tat d’�laboration et de mise en œuvre d’une approche plus strat�gique � nos acquisitions	100 % des acquisitions, excluant les acquisitions impos�es par la loi	Atteint en grande partie Diminution des acquisitions de publications non r�glement�es Un cadre d’acquisition a �t� appliqu� � 100 % des propositions d’acquisition de collections d’archives et de collections sp�ciales

R�sum� du rendement selon les engagements contenus dans le RPP	�tat du rendement
Utilisation d'un nouvel outil d'orientation en mati�re d'acquisition	Atteint en grande partie
Utilisation d'un nouvel outil d'orientation en mati�re de pr�servation	Atteint en grande partie
Mise en œuvre de la premi�re phase du D�p�t num�rique fiable	Atteint en grande partie
Progr�s r�alis� dans la num�risation des documents de nos collections	Atteint en grande partie
Progr�s r�alis� dans la construction d'un nouvel entrep�t pour la pr�servation de nos ressources documentaires	Enti�rement atteint
Ach�vement du nouveau centre de pr�servation de pellicule de nitrate pour la conservation des pellicules � base de cellulose de nitrate	Enti�rement atteint

¹² Pour plus d’information sur les �carts financiers, veuillez consulter le sommaire financier sur le rendement 2010-2011 � l’adresse suivante : www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-3002-f.html

Sommaire du rendement et analyse des activit�s de programme

Cette activit� de programme a �t� au cœur m�me du projet de modernisation durant l’ann�e 2010-2011. En pratique, nous avons commenc� � r�aliser plusieurs des principaux engagements formul�s dans le Rapport sur les plans et les priorit�s, ces engagements �tant bas�s sur la modernisation. Cependant, plusieurs ont �t� modifi�s lorsque nous avons �tabli nos IMI, en particulier celles qui concernent la documentation de la soci�t� canadienne et la gestion des ressources documentaires.

Notre approche plus strat�gique en mati�re d’acquisition s’inscrit dans la modernisation. Ainsi, nous avons trait� toutes les offres d’acquisition d’archives priv�es que nous avons re�ues en fonction d’un cadre d’acquisition formel. Ce cadre nous permet de fournir � notre Comit� des acquisitions importantes les �valuations d�taill�es dont il a besoin pour prendre ses d�cisions. En vertu de ce cadre, nous avons refus� de proc�der � environ 300 acquisitions parce que les ressources documentaires offertes ne respectaient pas nos cinq crit�res de valeur : importance, suffisance, viabilit�, soci�t� et pertinence. Dans bien des cas, nous avons r�f�r� les personnes et les organisations qui nous offraient ces ressources documentaires � d’autres institutions qui nous semblaient plus susceptibles de permettre aux Canadiens d’en profiter.

Dans l’IMI-2, nous avons commenc� � �laborer de nouveaux m�canismes de contr�le et crit�res de d�cision pour orienter les processus d’�valuation que nous souhaitons �tablir pour nous aider � g�rer nos acquisitions.¹³ Cette initiative prend en compte les recommandations formul�es lors d’une v�rification interne des m�thodes d’acquisition de BAC, laquelle a �t� approuv�e par le Comit� minist�riel de v�rification.¹⁴ BAC a aussi commenc� � examiner, dans le cadre de l’IMI-4¹⁵, diff�rentes fa�ons d’�valuer de mani�re rigoureuse la pertinence de ses ressources documentaires actuelles en leur appliquant les cinq crit�res de valeur mentionn�s plus haut. Nous esp�rons, gr�ce � ce travail, documenter notre future approche strat�gique en mati�re d’acquisition et de pr�servation. Il permettra � BAC et � ses partenaires du vaste r�seau pancanadien d’institutions vou�es au patrimoine documentaire de constituer un patrimoine documentaire canadien qui soit int�gr�, repr�sentatif et collaboratif.

¹³ IMI-2 : D’ici 2015, BAC aura compl�t� la mise en œuvre d'une approche qui lui permettra d’�valuer et de pr�server de mani�re coh�rente le patrimoine documentaire sous tout format et de d�terminer � quel endroit il devrait �tre conserv�.

¹⁴ Les recommandations de la v�rification interne comprennent l’�laboration de � proc�dures en mati�re d'acquisition qui d�finissent les diff�rentes �tapes du processus d'acquisition et qui clarifient les crit�res de s�lection �clairant la prise de d�cision �, www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/014/012014-316-f.html

¹⁵ IMI-4 : � partir du printemps 2011, BAC examinera la pertinence de ses fonds et collections en fonction de son mandat et d'une approche modernis�e de l'�valuation.

Nos projets en mati�re de pr�servation comprennent, entre autres, la mise en œuvre de nouvelles strat�gies d’entreposage de nos collections et le d�m�nagement de notre collection de livres rares au Centre de pr�servation. L’ach�vement en temps pr�vu du Centre de pr�servation de pellicule de nitrate nous a permis d’y transf�rer, en f�vrier 2011, nos documents sur cellulose de nitrate, tels que les pellicules de films et les n�gatifs photographiques. Le nouveau b�timent, illustr� ci-dessous, garantit la s�curit� et la viabilit� � long terme de ces documents hautement inflammables¹⁶. Nous avons �galement obtenu les approbations n�cessaires pour entreprendre le processus d’adjudication des contrats en vue de l’am�nagement d’un nouvel entrep�t pour nos collections, dont la construction d�buterait en 2012 et s’�tendrait sur un an.

¹⁶ Pour voir les photos prises lors de l’ouverture officielle du b�timent, veuillez consulter la page Flickr de BAC � l’adresse : www.flickr.com/photos/lac-bac/sets/72157627022868964/with/5860613527/

Nous avons con�u un cadre de gestion du risque pour nos ressources documentaires qui ne sont pas d�j� en format num�rique. Pour pallier un des principaux risques, nous avons poursuivi notre strat�gie de migration des documents audiovisuels qui vise � convertir nos vieux enregistrements audio et vid�o en format num�rique. Bien que nous ayons progress� moins rapidement que pr�vu dans certains secteurs, nous avons tout de m�me num�ris� 10 518 heures d’enregistrements audio et vid�o (objectif : 12 759 heures). Nous avons r�ussi � num�riser toutes nos ressources documentaires ayant pour support cinq technologies audio et vid�o obsol�tes, garantissant ainsi qu’elles demeureront accessibles aux g�n�rations future

Conform�ment � notre engagement de collaboration, nous avons entrepris des discussions avec nos partenaires des archives provinciales et territoriales, afin d’�valuer l’expertise existante au Canada en mati�re de pr�servation, plus particuli�rement des documents audiovisuels.

Dans le cadre de l’IMI-7¹⁷, nous avons surtout r�fl�chi � la meilleure fa�on de moderniser notre service de photocopie traditionnel pour en faire un service de num�risation. En offrant � nos clients la possibilit� d’obtenir des reproductions num�riques plut�t que des photocopies, nous r�pondons � la fois aux besoins imm�diats des clients en leur procurant la reproduction demand�e, et aux besoins � long terme des futurs clients, en ajoutant ces documents num�ris�s � notre site Web, enrichissant par le fait m�me son contenu.

¹⁷ IMI-7 : D’ici le printemps 2012, BAC changera sa fa�on de reproduire les ressources documentaires et de transmettre les copies pour adopter la reproduction et l’entreposage num�riques, facilitant par la m�me occasion la publication de contenus en ligne.

La mise en œuvre de la premi�re phase du D�p�t num�rique fiable (DNF) a �t� report�e � une date ult�rieure en 2011.¹⁸ Cependant, nous avons continu� d’exp�rimenter certaines fonctionnalit�s du DNF, par exemple celle qui permet aux minist�res de transf�rer des documents �lectroniques � BAC. Bien que les travaux de base requis pour la mise en place d’un DNF soient amorc�s, le travail technologique associ� � la cr�ation d’un DNF s’est av�r� plus difficile que pr�vu. D’autres organisations, notamment la National Archives and Records Administration des �tats-Unis et le projet Planets de l’Union europ�enne, ont aussi �prouv� de telles difficult�s lorsqu’elles ont entrepris des projets similaires. BAC a examin� le mod�le d’architecture actuel du DNF afin de voir comment il pourrait mieux s’harmoniser avec sa strat�gie num�rique. De plus, BAC a commenc� � travailler avec certains milieux int�ress�s d�sign�s � l’�laboration d’une strat�gie en mati�re de pr�servation. Il s’agit l� de la phase initiale du d�veloppement d’un r�seau collaboratif vou� � la pr�servation num�rique.

¹⁸ Un d�p�t num�rique fiable a pour mission de fournir � des milieux d�sign�s un acc�s fiable et permanent � des documents num�riques g�r�s, maintenant et dans les ann�es futures. Il est organis� pour relever les d�fis que posent la nature volatile des documents num�riques et la constante �volution des technologies de l’information utilis�es pour les cr�er et les consulter.

Le�ons apprises

Nous comprenons bien la complexit� que repr�sentent la cr�ation et la mise en œuvre d’un mod�le int�gr� pour la prise de d�cision en mati�re d’�valuation et d’acquisition qui, � la fois, corresponde � notre mandat et rallie d’autres institutions canadiennes vou�es au patrimoine documentaire. Le mod�le exigera des efforts soutenus et une bonne dose de cr�ativit�; il a d�j� demand� plus de temps et d’�nergie que pr�vu. Une fois le d�fi relev� et le mod�le approuv�, celui-ci deviendra la pierre angulaire de notre travail d’�dification d’une institution adapt�e au 21^e si�cle et � l’�re num�rique. Nous croyons encore pouvoir atteindre cet objectif en 2011-2012.

En ce qui concerne la pr�servation, bien que le DNF demeure un �l�ment cl� de notre strat�gie de � passage au num�rique �, nous voyons clairement les deux d�fis auxquels nous sommes confront�s. Premi�rement, nous devons �tablir un �quilibre entre notre capacit� interne et l’�tat de pr�paration des cr�ateurs de contenus pour le passage au num�rique. Deuxi�mement, les cr�ateurs de contenus ont besoin des outils qui leur permettront de se conformer aux exigences du DNF.

Activit� de programme 1.3 Faire conna�tre le patrimoine documentaire et le rendre accessible � des fins d'utilisation

[version textuelle]

BAC fournit de l’information et des services pour faciliter l’acc�s � sa collection et r�alise des projets dans le but de faire conna�tre le patrimoine documentaire du Canada. BAC fournit �galement des ressources documentaires et des normes � l’usage des biblioth�ques et des centres d’archives du Canada.

Activit� de programme 1.3 : Faire conna�tre le patrimoine documentaire et le rendre accessible � des fins d'utilisation

Ressources financi�res 2010-2011 (en milliers de dollars)			Ressources humaines 2010-2011 (ETP)
D�penses pr�vues	Total des autorisations	D�penses r�elles19	Ressources pr�vues	Ressources r�elles	�cart
29 516,5 $	30 773,5 $	32 357,0 $	225	195	-30

R�sultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectif	�tat du rendement
Les Canadiens consid�rent BAC comme une source de contenu et d’expertise novatrice et qui fait autorit� en ce qui concerne le patrimoine documentaire du Canada.	Niveau de satisfaction des usagers concernant les r�ponses � leurs demandes Pourcentage d’usagers qui confirment avoir trouv� ce qu'ils cherchaient	75 % des clients qui ont pris contact avec BAC par Internet ou par courrier sont satisfaits des r�ponses re�ues. 60 % des clients ont trouv� ce qu’ils cherchaient.	Enti�rement atteint 83,5 % des clients sont satisfaits des r�ponses obtenues en ligne et par courrier. 66 % des clients sur place et 61 % des clients en ligne ont confirm� avoir trouv� ce qu’ils cherchaient.

R�sum� du rendement selon les engagements contenus dans le RPP	�tat du rendement
Entreprendre la mise en œuvre du cadre d'exploration des ressources	Enti�rement atteint
Entreprendre la mise en œuvre d'une nouvelle strat�gie en mati�re de services	Passablement atteint
Poursuivre le plan strat�gique concernant le Mus�e du portrait du Canada	Passablement atteint

¹⁹ Pour plus d’information sur les �carts financiers, veuillez consulter le sommaire financier sur le rendement 2010-2011 � l’adresse suivante : www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-3002-f.html

Sommaire du rendement et analyse des activit�s de programme

Tout en continuant d’offrir des programmes et services permettant aux Canadiens et � tous ceux qui s’int�ressent au Canada d’utiliser nos ressources documentaires, nous avons aussi progress� dans notre d�marche de modernisation. Nous avons, notamment, produit un � outil d’orientation � qui �nonce les principes directeurs, les priorit�s et une vision claire d’un �tat final souhait� en ce qui concerne notre r�le en mati�re d’exploration des ressources. Ce document confirme notre volont� de r�pondre aux besoins et aux attentes de nos clients et de soutenir l’exploration de nos ressources documentaires, tout en assurant sa pr�sentation dans un contexte national et international.

Alors que nous entreprenions, comme pr�vu, l’�laboration d’un cadre d’exploration des ressources et d’une nouvelle strat�gie de services, nous avons clarifi� nos priorit�s en mati�re de services en r�alisant plusieurs IMI. Par exemple, dans l’IMI-8, nous avons cr�� et valid� un nouveau cadre de prestation des services.²⁰ Selon ce cadre, BAC s’engage � fournir des services centr�s sur le client, en offrant � celui-ci la possibilit� de consulter ses ressources documentaires, peu importe o�, quand et comment il le souhaite. Nous nous sommes engag�s � favoriser un acc�s le plus large possible au patrimoine documentaire du Canada, un acc�s que nous souhaitons avant tout num�rique, collaboratif et centr� sur l’utilisateur. Nous avons con�u des projets pilotes pour mettre � l’essai le nouveau cadre et d�terminer la meilleure fa�on d’atteindre nos objectifs en mati�re d’exploration des ressources. En collaboration  avec la Soci�t� Champlain, nous avons entrepris la cr�ation d’une plateforme collaborative en ligne favorisant la contribution des utilisateurs. Cette plateforme permettra au public de transcrire des documents, de les partager et de contribuer aux ressources documentaires concernant Sir John A. Macdonald.

²⁰ IMI-8 : Au printemps 2011, BAC aura �labor� un nouveau mod�le de service afin de fournir aux Canadiens un acc�s aux ressources documentaires.

Les m�tadonn�es sont des informations � propos des ressources documentaires, par exemple les sujets trait�s dans un site Web ou l’endroit o� une photographie a �t� prise. Elles permettent aux clients de rep�rer, extraire et utiliser des contenus plus facilement et de fa�on uniforme. C’est une composante cl� du Cadre d’exploration des ressources et l’�l�ment central de l’IMI-12.²¹ Consid�rant les attentes accrues de la client�le en ce qui concerne l’exploration de nos ressources documentaires et afin d’appuyer notre nouveau mod�le de service, nous avons analys� les comportements de recherche de nos clients et mis sur pied un projet de recherche pour nous aider � concevoir une nouvelle structure de m�tadonn�es. Nous avons lanc� des projets pilotes afin d’examiner diff�rentes questions reli�es � cette structure et pour nous aider � raffiner notre approche en mati�re de service � la client�le. Par exemple, nous avons lanc� un projet pilote d’externalisation ouverte²² pour examiner de quelle mani�re le public peut contribuer aux ressources documentaires num�riques et aux m�tadonn�es. Le projet offre aux clients la possibilit� de num�riser des documents sur place, � notre �difice de la rue Wellington; ce contenu num�rique est ensuite ajout� � nos ressources en ligne. Ce projet pilote se poursuivra jusqu’� l’automne 2011; il sera alors �valu� afin de d�cider si cette forme d’externalisation ouverte sera int�gr�e dans nos activit�s r�guli�res.

²¹ IMI-12 : � partir de l’hiver 2011, BAC entreprendra l’�laboration d’une structure unique pour d�crire ses fonds et collections; les cr�ateurs, donateurs et utilisateurs utiliseront �galement cette structure.

²² L’externalisation ouverte (� crowdsourcing �) est une pratique qui consiste � obtenir des services, des id�es ou des contenus en faisant appel � un tr�s grand nombre de personnes, en particulier � la communaut� des internautes, plut�t qu’aux employ�s ou aux fournisseurs, comme cela se faisait traditionnellement.

Conform�ment � notre engagement de � passer au num�rique �, nous avons continu� de transformer nos services traditionnels en services num�riques et augment� notre contenu num�rique. Ceci offre plus de flexibilit� aux clients qui peuvent ainsi se pr�valoir de diff�rents choix de libre-service, tels que t�l�charger les fichiers demand�s directement de notre serveur ou imprimer eux-m�mes les documents � partir de n’importe quel endroit.²³ Parmi nos bases de donn�es en ligne mises � jour, mentionnons les listes de passagers (182 000 images num�riques), les d�crets en conseil de 1914 � 1916, les m�dailles, distinctions honorifiques et r�compenses (113 000 images). Lorsqu’une personne demande des reproductions num�riques de dossiers de la Premi�re Guerre mondiale, nous publions ces dossiers sur notre site Web afin que d’autres clients puissent aussi les consulter, enrichissant ainsi notre contenu num�rique. Nous avons �galement cr�� de nouveaux guides de recherche pour aider nos clients, notamment un guide de recherche sur les Autochtones, une liste des publications officielles pr�-conf�d�ration et une liste des termes et abr�viations militaires afin d’aider les chercheurs � comprendre les quelque 64 000 abr�viations utilis�es dans les dossiers militaires.

²³ Modernisation des services de reproduction textuelle � BAC, www.collectionscanada.gc.ca/quoi-de-neuf/013-492-f.html

Nous avons continu� � diffuser largement nos collections gr�ce au programme du Mus�e du portrait.²⁴ En 2010-2011, plus de 500 000 Canadiens dans sept provinces ont pu admirer des portraits tir�s de nos collections gr�ce � des expositions itin�rantes. Un des �v�nements les plus marquants de l’ann�e 2010 a �t� la premi�re exposition, dans un centre culturel autochtone, des portraits datant de 300 ans de � Quatre rois indiens �. L’exposition � Portraits dans la rue : Cupids 400 �, a aussi �t� un �v�nement important, car elle a mobilis� les citoyens de Cupids, une petite ville de Terre-Neuve, qui ont accept� d’accrocher des reproductions de portraits sur diff�rents �difices pour souligner le 400^e anniversaire de cette colonie britannique au Canada. L’exposition a remport� un tel succ�s que la communaut� a maintenant l’intention de mettre sur pied son propre programme de portraits.

²⁴ Mus�e du portrait du Canada – Expositions en cours, www.collectionscanada.gc.ca/portraits/009001-2100-f.html

Le projet � Un visage, Un nom � vise � identifier des photos gr�ce � la collaboration du public. Nous invitons diff�rentes personnes � identifier des individus, des lieux ou des �v�nements historiques repr�sent�s sur des photos num�riques et autres documents d’archives diffus�s sur le site Web de BAC. Ces pr�cieuses informations transmises par les utilisateurs contribuent � la mise en valeur de nos ressources documentaires. � Un visage, Un nom � est reconnu � l’�chelle nationale et internationale. Les Archives nationales du Royaume-Uni s’en inspirent pour la num�risation de photographies datant de l’�poque coloniale africaine.

Au d�part, le projet � Un visage, Un nom � s’int�ressait aux photos prises dans les communaut�s inuites du Grand Nord. Nous avons num�ris� pr�s de 1 300 photographies et un journal de la collection Rosemary Gilliat Eaton, et nous allons t�l�charger ces images sur notre site avec une nouvelle application permettant de recueillir les informations provenant des utilisateurs, d�s qu’elle sera disponible. L’�quipe du projet � Un visage, Un nom � a pr�t� main-forte � la Soci�t� du patrimoine de Kitikmeot du Nunavut occidental dans l’organisation d’une r�union d’identification de photos � Kugluktuk. Cette rencontre a permis d’identifier des individus sur 35 images. Une visite de trois jours des chercheurs du Nanisiniq: Arviat History Project a aussi permis � de jeunes Inuits et un a�n� d’Arviat d’identifier des parents et grands-parents sur des photographies.

Le Programme national de d�veloppement des archives (PNDA) est notre seul programme de subventions et contributions, que nous administrons en collaboration avec le Conseil canadien des archives. En 2010-2011, nous avons attribu� 1,1 million de dollars dans le cadre de ce programme � 73 institutions, pour la r�alisation de 93 projets qui ont am�lior� l’acc�s au patrimoine documentaire du Canada. Le PNDA a �t� reconduit apr�s l’�valuation de sa pertinence et de son efficacit�.

Le�ons apprises

Nous avons beaucoup appris des commentaires de nos clients. Ce qui ressort en premier lieu, c’est que nos clients veulent encore plus de ressources en ligne pour les aider � explorer nos collections. Dans ce contexte, nos activit�s, plans et priorit�s sont de plus en plus ax�s sur les services et contenus num�riques. Les sp�cialistes en exploration des ressources de BAC continuent d’�clairer les questions li�es aux politiques et proc�dures qui doivent �tre r�solues � mesure que nous progressons vers l’atteinte des objectifs de la modernisation en ce qui a trait � l’exploration des ressources.

Activit� de programme 1.4 : Services internes

[version textuelle]

Les services internes sont des regroupements d’activit�s et de ressources connexes servant � soutenir les programmes et autres obligations des organisations gouvernementales. � BAC, les services internes sont les suivants : gestion et contr�le; communications; recherche strat�gique; services juridiques; gestion des ressources humaines; gestion financi�re; gestion de l’information; technologie de l’information; services immobiliers; gestion du mat�riel; acquisitions; et voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent exclusivement les activit�s et ressources qui touchent l’ensemble de l’organisation et non un programme en particulier.

Activit� de programme 1.4 : Services internes

Ressources financi�res 2010-2011 (en milliers de dollars)			Ressources humaines 2010-2011 (ETP)
D�penses pr�vues	Total des autorisations	D�penses r�elles25	Ressources pr�vues	Ressources r�elles	�cart
29 578,4 $	32 377,2 $	34 403,6 $	230	238	8

R�sum� du rendement selon les engagements contenus dans le RPP	�tat du rendement
Meilleure coordination des services internes, incluant la planification des investissements et les technologies de l'information	Atteint en grande partie
Conception et mise en œuvre de strat�gies en mati�re de gestion des talents	Atteint en grande partie
Am�lioration de nos processus et outils dans les secteurs de la planification, des finances et de la production de rapports	Atteint en grande partie

²⁵ Pour plus d’information sur les �carts financiers, consultez le sommaire financier sur le rendement 2010-2011 � l’adresse suivante : www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-3002-f.html

Sommaire du rendement et analyse des activit�s de programme

Les services internes jouent un r�le essentiel dans tous les aspects du fonctionnement de BAC et de sa modernisation. Nous avons donc accord� une attention particuli�re aux responsabilit�s et aux contributions de ces importants � outils habilitants �.

En raison de l’importance des technologies de l’information (TI) dans notre planification, nous avons d�cid� de faire de ces technologies l’objet principal d’une de nos initiatives, l’IMI-6.²⁶ Dans ce projet, nous avons �valu� de quelle mani�re nous pourrions garantir que nos plans concernant les TI appuient totalement nos priorit�s en mati�re de modernisation. Nous nous sommes d’abord demand� comment BAC pourrait optimiser les nouvelles occasions qui se pr�sentent ainsi que de nouveaux outils et m�thodes pour favoriser sa modernisation. En observant les technologies de l’information et la gestion de l’information de BAC en regard des besoins actuels et futurs, et en les comparant � celles d’institutions vou�es au patrimoine documentaire ailleurs dans le monde, nous avons acquis une meilleure vision de notre situation et de ce qui nous reste � faire pour tirer le maximum de nos investissements en TI. Nous pr�voyons utiliser les r�sultats obtenus en 2011-2012 pour d�finir, d�crire et harmoniser une architecture des TI actualis�e. Cette architecture guidera nos choix et m�thodes en mati�re de TI de mani�re uniforme dans l’ensemble de l’organisation, garantissant ainsi une utilisation optimale des ressources.

²⁶ IMI-6 : D’ici l’automne 2011, BAC aura mis en place une structure afin de garantir que ses strat�gies, ressources et investissements en mati�re de technologie de l’information s’inscrivent bien dans les priorit�s de la modernisation.

Dans cette activit� de programme, nous avons aussi accompli des progr�s dans l’IMI-1.²⁷ Ce projet porte essentiellement sur la conception et la mise en œuvre de la strat�gie de communication dont nous avons besoin pour renforcer notre collaboration avec tous les milieux int�ress�s au travail de BAC et aux orientations prises dans le cadre de sa modernisation. Une grande partie de ce travail a �t� effectu�e lors des activit�s de sensibilisation de BAC. Par exemple, le Biblioth�caire et Archiviste du Canada, ainsi que plusieurs cadres sup�rieurs de BAC ont fait de nombreuses pr�sentations lors de r�unions et de conf�rences.²⁸

²⁷ IMI-1 : Au printemps 2011, BAC aura mis en œuvre une strat�gie afin d'orienter ses communications externes et sa collaboration avec ses divers milieux int�ress�s et intervenants, particuli�rement en soutien � la modernisation.

²⁸ On pourra consulter les plus r�centes allocutions et pr�sentations du Biblioth�caire et Archiviste du Canada � l’adresse suivante : www.collectionscanada.gc.ca/bac/012007-1000-f.html

Nous avons confirm� cet engagement de collaboration et de partenariat avec des organisations externes lors de la premi�re r�union nationale du Forum des milieux int�ress�s. Les institutions qui ont particip� au Forum ont convenu que la t�che de g�rer le patrimoine documentaire du Canada �tait tellement complexe qu’aucune institution ne pouvait y arriver isol�ment. Dans le but de coordonner leurs strat�gies et actions, les participants ont aussi reconnu l’importance d’un r�seau pancanadien du patrimoine documentaire. Dans cette perspective de r�seautage, deux forums de consultation universitaire ont �t� organis�s en septembre 2010 et en f�vrier 2011. Nos discussions avec les archives provinciales et territoriales ont favoris� l’adoption d’une approche commune en ce qui concerne les d�p�ts num�riques fiables. Divers projets collaboratifs, tel un projet sur les archives franco-canadiennes, ont aussi �merg� de ces discussions. Ces actions nous ont aid�s � mieux comprendre l’environnement dans lequel s’inscrit notre travail d’�laboration d’une strat�gie en mati�re de collaboration externe.

Comme toute organisation qui repose sur une expertise comp�tente et hautement sp�cialis�e, nous accordons une tr�s haute priorit� aux ressources humaines (RH); nous avons donc int�gr� l’�laboration d’une strat�gie en mati�re de ressources humaines dans l’IMI-5.²⁹ Une fois compl�t�e, cette strat�gie identifiera les principales comp�tences requises pour l’avenir de BAC, orientera la modernisation de nos politiques en RH, r�pondra � nos constants besoins de recrutement � l’aide de m�thodes modernes et transparentes, et soutiendra nos strat�gies de gestion des talents et de mobilisation des employ�s.

²⁹ IMI-5 : Au printemps 2011, BAC commencera � mettre en œuvre une strat�gie pour r�pondre � ses priorit�s en ressources humaines afin de soutenir la modernisation.

Pour appuyer notre gestion des talents, nous avons r�pondu � certains besoins tels qu’un nouveau programme interne de formation en langue seconde pour le personnel, qui fera partie d’un vaste plan d’action visant � r�gler divers probl�mes identifi�s par le Commissaire aux langues officielles. Nous avons exp�riment� une nouvelle formation obligatoire pour les gestionnaires afin d’am�liorer les comp�tences en gestion dans toutes les fonctions. En outre, les gestionnaires doivent r�pondre � une nouvelle exigence en gestion du rendement : ils ont maintenant la responsabilit� d’�tablir des plans de formation pour leur personnel.

BAC a aussi pris des mesures afin que ses nouvelles proc�dures de dotation en personnel tiennent compte de la n�cessit� d’am�liorer sa repr�sentation des groupes vis�s par l’�quit� en mati�re d’emploi. D’autres actions ont �t� entreprises pour recruter des dipl�m�s universitaires, concevoir de nouvelles directives en mati�re de recrutement du personnel et mettre en place des m�thodes g�n�riques pour doter en personnel certains types de postes.

Une communication interne efficace est le propre d’une organisation moderne; elle vient appuyer le mode de gestion efficace des ressources humaines que BAC compte �tablir dans le cadre de sa modernisation. Des bulletins d’information hebdomadaires du Biblioth�caire et Archiviste du Canada et des sous-ministres adjoints ont �t� diffus�s par courriel; il s’agit l� d’un bon exemple de partage de l’information. BAC a �galement con�u un instrument de diffusion sur le Web intitul� The Strategic-Research Daily³⁰, afin de nourrir le processus d�cisionnel d’informations pertinentes et opportunes. La recherche strat�gique est essentielle � la planification � long terme de BAC, car elle apporte des conclusions de recherches fond�es sur des donn�es probantes concernant des sujets associ�s au mandat de l’institution, � ses activit�s de modernisation et � sa pertinence � long terme dans l’environnement num�rique.

³⁰ The Strategic-Research Daily, Biblioth�que et Archives Canada, http://paper.li/pdesrochers/strategic-research

Nous avons aussi poursuivi nos autres engagements en mati�re de services internes, �nonc�s dans le Rapport sur les plans et les priorit�s. Par exemple, nous avons revu notre structure de gouvernance dans le but de clarifier les r�les, responsabilit�s et obligations de rendre compte. Un nouveau comit� des finances a �t� mis sur pied pour renforcer notre gestion financi�re et notre processus d�cisionnel. � l’�chelle op�rationnelle, nous avons lanc� des projets pilotes pour introduire de nouvelles technologies et approches dans les lieux de travail, notamment des r�novations � une caf�t�ria du personnel pour qu’elle se pr�te davantage aux �changes d’id�es et des projets pilotes pour exp�rimenter le passage du t�l�phone conventionnel � fil  au t�l�phone cellulaire, et de l’ordinateur de bureau � la tablette �lectronique.

Le�ons apprises

Les principales le�ons tir�es de cette activit� de programme proviennent de nos activit�s en technologie de l’information. Ainsi, nous avons beaucoup appris sur la fa�on d’utiliser les besoins exprim�s par les clients et les milieux int�ress�s pour orienter nos choix. De plus, nous comprenons mieux l’importance de clarifier l’architecture d’affaires dans laquelle les TI sont cens�es fonctionner, avant de nous tourner vers la conception de possibles solutions en TI, dans un contexte de changements que nous devons constamment g�rer.