ARCHIVÉ - Tribunal de la dotation de la fonction publique - Rapport

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Message du président

L'exercice 2009–2010 a marqué la cinquième année de fonctionnement du Tribunal de la dotation de la fonction publique. Depuis l'entrée en vigueur du nouveau régime de dotation, en décembre 2005, le Tribunal a mis en place des solutions novatrices afin d'aider les parties à parvenir à un règlement mutuellement satisfaisant. Dans son souci d'optimiser l'utilisation des ressources et de maintenir le coût des services à son niveau actuel, le Tribunal a lancé en janvier 2010 un projet-pilote échelonné sur douze mois, soit la conférence de règlement. Les résultats et l'efficacité de ce projet seront évalués après la période d'essai. Nous espérons que ce nouvel outil s'avérera utile pour résoudre les plaintes où la médiation a été refusée mais où le règlement reste possible.

Au cours de l'exercice, 752 nouvelles plaintes ont été reçues et, avec 404 dossiers de l'exercice précédent toujours actifs, le Tribunal a traité 1 156 dossiers. Par ailleurs, le Tribunal a dû faire face au départ de trois des cinq membres à temps plein, dont le remplacement a pris plusieurs mois. Cette situation aurait pu mener à un arriéré dans le traitement des requêtes et des demandes d'ordonnances provenant des parties ainsi que dans la tenue des conférences préparatoires et des audiences.

Des mesures ont été prises afin d'éviter un arriéré de dossiers qu'il aurait été difficile d'éliminer même après l'arrivée de nouveaux membres. Avec seulement deux membres à temps plein et grâce à l'apport de membres vacataires et de son personnel, le Tribunal a émis 1 070 lettres de décision, fermé 681 dossiers dont près de 80 % dans les neuf mois suivant la réception de la plainte. La Loi sur l'emploi dans la fonction publique prévoit que le Tribunal peut statuer sur une plainte sans tenir d'audience. Le Tribunal s'est prévalu de cette disposition pour statuer sur 96 dossiers en se fondant sur les représentations écrites des parties disposant ainsi plus rapidement de ces plaintes. Le Tribunal a tenu 27 audiences et rendu 27 décisions finales et intérimaires avec motifs. Plus de temps a été nécessaire pour émettre ces décisions en raison d'un effectif réduit de membres à temps plein. En fin d'année, le Tribunal s'est retrouvé avec un nombre suffisant de membres à temps plein, ce qui réduira dans le futur le temps requis pour rendre les décisions avec motifs.

Il ressort de ces chiffres que la grande majorité des plaintes sont réglées à diverses étapes du processus, sans la tenue d'une audience, grâce à une approche axée sur trois facteurs : l'échange d'information, le dialogue réel et le mode amiable de règlement des litiges. C'est par la prise en compte de ces facteurs que le Tribunal élabore constamment des pratiques susceptibles de régler les différends de façon constructive et sereine, afin de promouvoir un milieu de travail sain, productif et efficace, gage d'une fonction publique compétente, impartiale et représentative.

Section I : Aperçu

Raison d’être

Le Tribunal de la dotation de la fonction publique est un tribunal indépendant et quasi judiciaire créé aux termes de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Il a pour mission d'instruire les plaintes relatives aux nominations internes et aux mises en disponibilité dans la fonction publique fédérale. Pour régler les plaintes qu'il reçoit, le Tribunal tient des audiences et offre des services de médiation.

Responsabilités

Le Tribunal de la dotation de la fonction publique a été créé le 31 décembre 2005, au moment de l'entrée en vigueur de la nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique, dans le cadre des nouvelles mesures afférentes aux recours en matière de dotation. Le mandat législatif du Tribunal consiste à instruire les plaintes liées aux nominations internes, aux mises en disponibilité, à la révocation d'une nomination et à l'application des mesures correctives ordonnées par le Tribunal, et à statuer sur celles-ci. Le Tribunal est en outre autorisé, en vertu de la Loi, à offrir des services de médiation à toutes les étapes d'une instance.

Résultat stratégique et architecture des activités de programme (AAP)

Résultat stratégique

Résolution juste et impartiale de différends survenant dans le cadre des nominations internes et des mises en disponibilité dans le gouvernement du Canada.

Activité de programme

Arbitrage et médiation des plaintes déposées en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.

Résultats attendus

Le Tribunal rend dans les meilleurs délais des décisions judicieuses et raisonnables Utilisation optimale des services de résolution des plaintes du Tribunal par les parties

Extrants

Plaintes traitées Séances de médiation tenues Cours de formation en médiation donnés

Le rendement en bref

Les ressources financières du Tribunal ont eu une incidence directe sur la capacité de ce dernier de produire son résultat stratégique et d'exercer ses activités. Les sections qui suivent décrivent le rendement du Tribunal et mettent en évidence les liens qui existent entre les ressources et les résultats.

Au début de l'exercice 2009–2010, les dépenses prévues du Tribunal s'élevaient à 5,5 M$. Le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses ont accordé à celui-ci des autorisations pour un montant total de 5,7 M$, et ses dépenses réelles ont atteint 4,9 M$. L'augmentation des autorisations est attribuable au financement du report du budget de fonctionnement et des augmentations de salaire.

Ressources financières 2009–2010 (en milliers de dollars)

Dépenses prévues	Autorisations totales	Dépenses réelles
5 478	5 714	4 885

Ressources humaines 2008–2009 (ETP)

Prévus	Réels	Écart
37	37	0

Sommaire du rendement

Résultat stratégique : Résolution juste et impartiale de différends survenant dans le cadre des nominations internes et des mises en disponibilité dans le gouvernement du Canada

Indicateurs de rendement	Objectifs	Rendement de 2009-2010
Pourcentage des plaintes soumises à la révision judiciaire au motif que le Tribunal n'a pas respecté un principe de justice naturelle, l'équité de la procédure ou une autre procédure	3 %	Le Tribunal a dépassé son objectif puisque, parmi les 120 décisions définitives (24 décisions avec motifs et 96 décisions-lettres) rendues, une demande de révision judiciaire a été soumise à la Cour fédérale au motif que le Tribunal n'a pas respecté un principe de justice naturelle, l'équité de la procédure ou une autre procédure. Cela représente 0,8 % de toutes les décisions définitives rendues.

Activité de programme	Dépenses réelles 2008–2009 (en milliers de dollars)	2009-2010				Harmonisation avec les résultats du gouvernement du Canada
		Budget principal des dépenses (en milliers de dollars)	Dépenses prévues (en milliers de dollars)	Autorisations totales (en milliers de dollars)	Dépenses réelles (en milliers de dollars)
Arbitrage et médiation des plaintes présentées en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique	4 810	1 579	4 000	4 065	3 264	Des activités gouvernementales bien gérées et efficaces.
Services internes : Ressources internes, Finances, Gestion de l'information, Communications, Technologie de l'information et Services administratifs	– *	–	1 478	1 649	1 621
Total	4 810	1 579	5 478	5 714	4 885

* Depuis le cycle de préparation du Budget principal des dépenses 2009–2010, les ressources de l'activité de programme Services internes sont affichées séparément des autres activités de programme. Elles ne sont plus réparties parmi les autres activités de programme, comme c'était le cas dans les budgets principaux des dépenses précédents. Cette situation a des effets sur les comparaisons des dépenses et de l'information relative aux ETP par activité de programme d'un exercice à l'autre.

Apport des priorités au résultat stratégique

Compte tenu de la grande particularité de sa mission, le Tribunal a un seul résultat stratégique – Résolution juste et impartiale de différends survenant dans le cadre des nominations internes et des mises en disponibilité dans le gouvernement du Canada – et une seule activité de programme – Arbitrage et médiation des plaintes déposées en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Les trois principales priorités opérationnelles du Tribunal sont directement liées à son résultat stratégique et à l'activité de programme.

Priorités de fonctionne-ment	Type	État	Liens avec le résultat stratégique
1. Mise en place des conférences de règlement	Nouvelle	Réalisée Tous les documents et toutes les procédures se rapportant aux conférences de règlement ont été préparés, approuvés et communiqués aux intervenants. Les affaires ont été choisies et les conférences de règlement ont été organisées pour le début du prochain exercice.	Les conférences de règlement fourniront au Tribunal un autre outil qui permettra de régler les plaintes de façon juste, impartiale et informelle, et de le faire le plus rapidement possible. Il s'agit d'un autre mode de règlement des conflits offert par le Tribunal.
2. Rationalisation des procédures et des politiques opérationnelles	Permanente	Réalisée Une nouvelle politique concernant le report d'audience a été mise en oeuvre pour améliorer la gestion des cas. Il est maintenant possible de remplir le formulaire de plainte en ligne et de l'envoyer directement au Tribunal. Un travail préliminaire a commencé en ce qui concerne le remplacement du Système de gestion de cas du Tribunal. Une analyse des besoins a été effectuée, et des discussions ont été entamées avec d'autres organisations pour déterminer si d'autres systèmes peuvent être utilisés ou adaptés.	L'amélioration des politiques et des procédures et la planification relative à un nouveau Système de gestion de cas garantira au Tribunal qu'il dispose de l'information nécessaire pour améliorer la gestion des dossiers et le processus de prise de décisions appuyant son résultat stratégique.
3. Amélioration des communications externes	Permanente	Réalisée Le Groupe de consultation des intervenants, composé de représentants des agents négociateurs, de ministères de petite et de grande taille, des Services juridiques du Conseil du Trésor et de la Commission de la fonction publique, a été relancé, et son mandat a été révisé. Plus de dix exposés mettant l'accent sur le processus de plainte du Tribunal, ses services de règlement des conflits et la jurisprudence ont été présentés partout au Canada à des groupes comme les agents négociateurs, les ministères et les universités.	La compréhension des besoins de nos intervenants et l'obtention d'une rétroaction de leur part permettent au Tribunal de régler toute lacune dans sa stratégie de communication et dans ses processus et contribuent à la mise en oeuvre de nouvelles procédures. Le fait d'avoir des intervenants qui comprennent mieux le processus de plainte et les autres solutions à leur disposition pour régler leur plainte aide le Tribunal à réaliser sa mission, qui va de pair avec son résultat stratégique.

Priorités de gestion	Type	État	Liens avec le résultat stratégique
1. Communications interness	Permanente	Réalisée Le Tribunal a complété l'examen de ses politiques et les a affichées sur son site intranet. Il continue ses travaux d'élaboration et de mise en oeuvre du plan stratégique triennal pour son système de gestion de l'information. Le Tribunal met actuellement en oeuvre la classification relative à la gestion des dossiers, y compris celle des documents papier et électroniques.	La présence d'une infrastructure solide offre au Tribunal l'assise dont il a besoin pour remplir sa mission.
2. Renforcer la gestion des ressources humaines	Permanente	Réalisée Le Tribunal a demandé à ses employés de lui faire des commentaires concernant la façon d'améliorer le déroulement de ses réunions de l'ensemble du personnel. Un certain nombre de recommandations ont été mises en oeuvre. Une séance de réflexion mettant l'accent sur les enjeux relatifs à la communication et sur la consolidation de l'esprit d'équipe a eu lieu en juin. Le Tribunal a mis à jour son Plan d'activités et de ressources humaines intégré ainsi que son Plan d'apprentissage et de perfectionnement. En plus du bulletin saisonnier et de la trousse d'orientation à l'intention des employés qu'il a lancés, le Tribunal a élaboré et mis en oeuvre un programme de prime pour longs états de service, des lignes directrices sur l'ergonomie des postes de travail, un Plan de continuité des opérations et un Programme d'aide aux employés.	Un effectif satisfait et un milieu de travail sain entraînent une productivité accrue et contribuent ainsi à l'atteinte des objectifs du Tribunal.

Analyse des risques

En 2005, il était prévu que le Tribunal traite quelque 400 plaintes par année. Au cours des trois derniers exercices, le Tribunal a plutôt reçu en moyenne 772 plaintes par année. Il s'agit probablement d'une bonne indication du nombre de plaintes que le Tribunal peut s'attendre à recevoir. Il y a eu une légère baisse du nombre de plaintes reçues en 2009–2010; ce nombre s'élève à 742 contre 821 l'année précédente.

Il demeure difficile de déterminer si la charge de travail augmentera de façon importante. S'il y a une augmentation du nombre de mesures de dotation ou de mesures de dotation collective, il pourrait y avoir une hausse du nombre de plaintes. Cette hausse pourrait également survenir par suite de mises en disponibilité au sein de la fonction publique en raison de la conjoncture économique.

Le Tribunal se heurte à des difficultés par rapport à l'exécution d'une réaffectation de crédits découlant de l'examen stratégique horizontal des services de ressources humaines, mais il travaille avec le Secrétariat du Conseil du Trésor à la résolution de cette question. En attendant cette résolution, le Tribunal fait face à des risques accrus pour remplir efficacement son mandat.

Compte tenu des contraintes de temps et des besoins opérationnels immédiats survenus au moment de l'établissement du Tribunal, un Système de gestion de cas temporaire a été créé pour permettre le suivi des plaintes. Au cours des années écoulées, le système a été amélioré, mais il reste inadéquat pour fournir l'information nécessaire à la prise de décisions éclairées. Actuellement, le suivi de certains renseignements doit se faire manuellement, et il est impossible d'extraire des rapports de façon ponctuelle.

En 2009–2010, des réunions ont eu lieu avec des représentants d'autres organisations qui ont récemment mis en oeuvre des systèmes de gestion de cas afin de discuter des « leçons apprises » et d'évaluer la possibilité de mettre en commun une partie de leur travail. Notre recherche a permis de déterminer que les coûts liés à un système de gestion de cas peut varier de 1 M$ à 5 M$ et qu'habituellement il faut compter trois ans pour exécuter les essais et la mise en application du produit final. La résolution de la question de réaffectation de crédits permettrait au Tribunal de renouveler son Système de gestion de cas et continuer à améliorer ses processus et à mettre en oeuvre de nouvelles initiatives pour assurer un règlement juste et impartial des plaintes en matière de dotation.

Un problème relevé dans le Rapport ministériel sur le rendement 2008–2009 est demeuré d'actualité en 2009–2010. Pendant une partie importante de l'exercice, le Tribunal disposait de seulement deux membres permanents pour produire les décisions-lettres, mener les audiences et émettre les décisions. La nomination de nouveaux membres en vue d'un effectif complet de cinq à sept membres permanents a pris un certain retard se répercutant considérablement sur le temps qu'a mis le Tribunal pour rendre des décisions. La situation s'est améliorée avec la nomination d'un nouveau membre permanent en juillet 2009 et d'un nouveau vice-président à la fin septembre 2009. Deux membres permanents additionnels ont été nommés en février et mars 2010.

Pour atténuer les risques susmentionnés, le Tribunal a mis en oeuvre une stratégie des ressources humaines dans le cadre de laquelle deux nouveaux postes ont été créés pour appuyer les deux membres toujours en poste.

Le plafond imposé dans le Budget 2010 sur les voyages, l'accueil et les dépenses relatives à des conférences constitue un autre risque pouvant avoir des conséquences sur les opérations du Tribunal en 2009–2010. Conformément à sa mission, le Tribunal doit entendre des causes et mener des séances de médiation dans tout le Canada. Au milieu de l'année, certaines préoccupations ont été formulées concernant le fait que le Tribunal pourrait être amené à annuler des audiences et des séances de médiation en février et en mars parce qu'il aurait atteint le plafond imposé pour les dépenses. Une surveillance hebdomadaire de ces dépenses par les Services généraux du Tribunal était nécessaire. Comme un certain nombre de plaintes ont été soit réglées, soit retirées, le Tribunal n'a pas dépassé le plafond des dépenses et n'a pas eu à annuler d'audiences ni de séances de médiation. Il est toujours difficile d'établir le calendrier des audiences ou des séances de médiation en raison de la disponibilité des parties. L'annulation d'audiences ou de séances de médiation déjà mises au rôle aurait été vue comme étant de la mauvaise gestion et contraire au paragraphe 98(1) de la LEFP, qui oblige le Tribunal à procéder, dans la mesure du possible, sans formalisme et avec célérité.

Pour réduire les pressions causées par le plafond imposé relativement aux dépenses de voyage, le Tribunal a complété le cadre de ses conférences de règlement et a élaboré un projet pilote qui prévoit que 25 % des séances de médiation qu'il effectue le seront par téléphone ou par vidéoconférence. Ces projets pilotes seront complètement mis en oeuvre au cours de l'exercice 2010–2011.

Les travaux relatifs à la révision obligatoire de la Loi sur la modernisation de la fonction publique (LMFP) ont commencé avec la création d'un comité chargé par le Secrétariat du Conseil du Trésor de mener l'examen en question. Plusieurs intervenants, y compris le Tribunal, ont été invités à formuler des commentaires et des recommandations. Le Tribunal a mené des consultations internes pour relever les lacunes de la LEFP relatives aux questions liées à son fonctionnement. Ses recommandations finales seront présentées au comité en 2010–2011.

Profil des dépenses

Les dépenses réelles du Tribunal en 2009–2010 ont atteint 4,9 M$. Les dépenses du Tribunal ont augmenté depuis l'entrée en vigueur de la LEFP en décembre 2005, vu l'accroissement considérable du nombre de plaintes présentées au Tribunal. Depuis sa création en 2005, le Tribunal n'a pas cessé de renforcer sa capacité et d'investir dans son infrastructure afin de mener ses activités.

Au départ, le budget des dépenses prévues du Tribunal s'élevait à 5 M$. Ce budget avait été déterminé en fonction d'une estimation d'environ 400 plaintes par année. Or, le Tribunal a atteint ce nombre au cours de sa deuxième année de fonctionnement (2006–2007). En moyenne, il a reçu 772 plaintes au cours des trois derniers exercices (du 1er avril 2007 au 31 mars 2010). Malgré l'augmentation importante du nombre de plaintes, le Tribunal a continué de fonctionner avec les ressources qui lui avaient été attribuées au départ. Au total, le Tribunal a reçu 752 plaintes en 2009–2010, ce qui représente une légère baisse comparativement à la moyenne des trois dernières années.

Le diagramme ci-dessous indique la tendance des dépenses du Tribunal sur une période de cinq ans, y compris les dépenses prévues pour l'exercice 2010–2011.

Postes votés et législatifs

Poste voté ou législatif		2007–2008 Dépenses réelles (en milliers $)	2008–2009 Dépenses réelles (en milliers $)	2009–2010 Budget principal des dépenses (en milliers $)	2009–2010 Dépenses réelles (en milliers $)
105	Dépenses de programme	3 902,0	4 325,0	1 567,0	4 327,0
(S)	Cotisations aux régimes d'avantages sociaux des employés	402,0	485,0	12,0	558,0
Total		4 304,0	4 810,0	1 579,0	4 885,0