ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes - Rapport

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SECTION II : ANALYSE DES ACTIVITÉS DE PROGRAMMES EN FONCTION DU RÉSULTAT STRATÉGIQUE

Résultat Stratégique

L'organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Activité de programme 1 : Services aux conférences

Description de l'activité de programme

Prestation de services de soutien impartiaux et spécialisés nécessaires à la planification et à l'organisation des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il doit plutôt répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions nationales importantes ou d'autres points précis. Le Secrétariat n'exerce aucun contrôle sur les décisions relatives au lieu de ces réunions, à leur nombre au cours d'un exercice donné, à leur date et à leur durée. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement touché par ces divers facteurs.

Activité de programme : Services aux conférences

Ressources financières 2009-2010 (millions de dollars)			Ressources humaines (ETP) 2009-2010
Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles	Prévues	Réelles	Écart
4,3	4,6	3,0	20	20	0

Résultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectifs	État du rendement	Sommaire du rendement
Assurer la planification et le déroulement sans faille des réunions, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacité devant les imprévus.	Satisfaction des intéressés à l'égard des divers aspects de la planification et de l'organisation des conférences.	Taux de satisfaction de 90 % ou plus.	Dépassé	Quatre‑vingt‑seize pour cent des planificateurs sondés ont indiqué être satisfaits ou très satisfaits des services du SCIC en général. Chacune des particularités des services évalués ont obtenu un taux de satisfaction de 83 à 100 %. Cette année, 99 % des délégués aux conférences ont indiqué être satisfaits ou très satisfaits des services du SCIC en général. Chacune des particularités des services offerts sur les lieux ont reçu une évaluation oscillant entre 91 et 100 % en ce qui a trait au taux de satisfaction.
Le SCIC comprend et répond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conférences intergouvernementales qu'il dessert.	Mesure dans laquelle les parties prenantes aux conférences intergouvernementales que le SCIC comprend et répond à leurs besoins.	Taux de satisfaction de 90 % ou plus.	Dépassé	Dans un sondage, on demandait aux personnes chargées de planifier les conférences à quel point elles étaient satisfaites du SCIC à cet égard. Elles ont indiqué que le SCIC comprenait et répondait à leurs besoins dans 92 % des cas. De plus, 96 % des personnes chargées de la planification avaient fait appel au SCIC pour toutes leurs conférences au cours de l'exercice. Cela permet de croire que le SCIC demeure le fournisseur de choix pour les services aux conférences intergouvernementales de haut niveau.

Activité de programme 2 : Services internes

Description de l'activité de programme

Les Services internes appuient l'organisme dans l'exécution de son mandat. Ils regroupent des activités et ressources connexes dans les domaines suivants : gestion, finances, administration, gestion de l'information, technologie de l'information et ressources humaines.

Activité de programme : Services internes

Ressources financières 2009-2010 (en millions de dollars)			Ressources humaines (ETP) 2009-2010
Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles	Prévues	Réelles	Écart
2,2	2,3	2,1	16	12	4

Avantages pour les Canadiens

L'organisation et le déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres est un service mettant en relief l'un des principes fondamentaux d'une société démocratique, soit la communication, et il constitue l'un des éléments essentiels du fonctionnement de la fédération canadienne.

En assurant avec doigté et professionnalisme l'organisation et le bon déroulement de ces réunions, le SCIC permet aux gouvernements de se pencher sur des dossiers pertinents sans avoir à se soucier du processus ou des risques importants d'erreur ou d'omission, car elles peuvent compter sur l'expérience et la neutralité du Secrétariat qui, grâce à son expertise technique et à sa compréhension de ce qui doit être fait et du moment où cela doit être fait, ajoutera à l'efficacité de ces rencontres.

Les intérêts de chaque Canadien sont représentés par plusieurs ordres de gouvernement dans sa propre province ou son territoire. Le succès de chacun de ces ordres à réaliser son mandat dépend de la réussite de l'ensemble à déterminer les orientations à prendre relativement aux politiques nationales et provinciales ou territoriales, et à répondre aux besoins grâce à la collaboration et à la négociation.

En tant qu'organisme consacré à l'appui d'événements qui favorisent la coopération et la négociation entre les gouvernements, le SCIC tente de donner le plus d'effets possibles à ces processus en établissant un climat des plus propices à un discours rationnel et à des prises de décisions optimales à l'avantage de tous les Canadiens.

Analyse du rendement

Service aux conférences

En 2009-2010, le Secrétariat a fourni des services à l'occasion de 75 conférences intergouvernementales de haut niveau. Il s'agit d'une légère hausse par rapport à l'exercice précédent. Les réunions sont réparties de la façon suivante :

• Vice‑royauté : 2
• Premiers ministres : 2
• Ministres : 31
• Sous‑ministres : 40

Les réunions organisées ont couvert un large éventail de secteurs gouvernementaux et se sont déroulées dans divers lieux au pays. Pour la première fois, le SCIC a eu l'honneur de recevoir une demande pour ses services à l'occasion de la réunion annuelle de la gouverneure générale du Canada avec les lieutenants‑gouverneurs des provinces et les commissaires des territoires. En fait, deux réunions de ce genre ont eu lieu en 2009‑2010. De plus, le Secrétariat a été heureux d'ajouter cette année à la liste de ses clients la table FPT des commissaires à l'information et à la protection de la vie privée et des ombudsmans.

Le cadre de mesure du rendement (CMR) du Secrétariat, fondé sur l'AAP, présente la stratégie de mesure globale de l'organisme. Chaque année, le rendement est évalué par le biais de données et de documents internes, ainsi que de deux enquêtes auprès des clients : l'une d'entre elles s'adresse à un échantillon de planificateurs de conférences et la deuxième, à des délégués à une conférence. Les outils d'évaluation ont été mis à l'essai au cours de l'exercice 2008‑2009, avant d'être perfectionnés et mis en œuvre par la suite durant l'exercice 2009‑2010.

En ce qui concerne le taux de satisfaction, les résultats sont encore très positifs cette année. Même si certaines comparaisons peuvent être établies entre les deux exercices, les différences devraient être interprétées avec prudence compte tenu des petits nombres en jeu. En règle générale, les résultats, qui ont dépassé l'objectif établi, ont été très uniformes. La satisfaction de la clientèle s'est considérablement accrue en ce qui a trait à la « disponibilité du personnel du SCIC » et à la perception selon laquelle « le SCIC ajoute de la valeur aux conférences intergouvernementales ». En ce qui concerne certaines caractéristiques liées aux communications et le niveau de compréhension de nos services, le taux de satisfaction se maintient toujours au‑dessus de 83 %, malgré une légère baisse.

Résultat attendu : Assurer la planification et le déroulement sans faille des réunions, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacité devant les imprévus

Selon le sondage mené auprès des planificateurs de conférences, ceux qui ont recours aux services de planification de conférences du SCIC sont très satisfaits de presque tous les aspects des services du Secrétariat. Sur une échelle de 1 (pas du tout satisfait) à 5 (très satisfait), les taux sont tous en moyenne supérieurs à 4,5, sauf en ce qui touche les communications courantes et les conseils en matière de protocoles où le taux de satisfaction moyen, bien que toujours élevé, se situe à 4,4 sur 5. D'après le CMR, l'objectif de rendement du SCIC doit être de 90 % de réponses positives chaque année. On en conclut donc que l'objectif de rendement a été atteint dans la plupart des cas, voire même souvent dépassé.

Résultat attendu : Le SCIC comprend et répond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conférences intergouvernementales

L'enquête auprès des planificateurs a mesuré l'atteinte de ce résultat. Les répondants ont indiqué leur taux de satisfaction à ce sujet à l'égard du SCIC. En règle générale, les planificateurs sont très satisfaits du Secrétariat dans ce domaine comme le démontre un taux de satisfaction moyen de 4,6 sur 5.

Les divers résultats des enquêtes font ressortir un niveau de satisfaction élevé chez les planificateurs tout comme chez les délégués. Par exemple, lorsque les répondants ont dû décrire en trois mots la qualité des services offerts par le SCIC, ils ont le plus souvent répondu : professionnalisme, efficience et compétence, suivis de près par souplesse, utilité et organisation.

Lettres de remerciement

Nous n'avons pas encore établi d'indicateurs de rendement officiels pour ce qui est des lettres de remerciements que nos clients nous font parvenir. Parmi les lettres reçues, nous avons choisi les extraits suivants :

« La Nouvelle‑Écosse accorde beaucoup d'importance aux relations intergouvernementales entre les provinces et les territoires du Canada et elle est sensible au rôle joué par le SCIC en vue de faciliter ces relations […]. La Nouvelle‑Écosse continuera d'appuyer le SCIC et ses précieux services. »

L'honorable Darrell Dexter
Premier ministre de la Nouvelle‑Écosse

« Je vous remercie de votre contribution à la réussite de la réunion du Conseil canadien des ministres de l'environnement (CCME), qui a eu lieu à Kingston, le 29 octobre 2009. […] Je suis sincèrement reconnaissant du soutien fourni par le SCIC. Grâce à votre professionnalisme et à votre dévouement, notre réunion a été productive et très agréable. »

John Gerretsen
Ministre          
Ministère de l'Environnement de l'Ontario

« Je tiens à rendre hommage aux services et à l'appui exceptionnels qui ont été fournis par l'équipe du SCIC au cours de notre conférence. […] Les commissaires et les ombudsmans ont tous parlé de votre équipe en termes très positifs et élogieux. […] L'événement organisé à St. John's constitue une réussite considérable, attribuable en grande partie à l'excellent rendement de l'équipe du SCIC. »

E.P Ring
Commissaire
Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée           
Terre‑Neuve‑et‑Labrador        

« Je vous remercie tous pour la fiabilité des services et de l'appui que vous avez fournis au cours de la réunion FPT des sous‑ministres responsables des services sociaux, qui s'est déroulée à Winnipeg, les 23 et 24 novembre 2009. Le travail que vous avez effectué avant et pendant l'événement a contribué à la réussite de celui‑ci. C'est toujours un plaisir de travailler avec votre équipe qui gère toutes les situations avec professionnalisme et dans la bonne humeur. »

Lisa Holmes
Analyste principale de la politique
Relations intergouvernementales, RHDCC

Services internes

Au cours de l'exercice 2009‑2010, les Services internes ont été renforcés. Divers postes clés, qui étaient vacants depuis un certain temps, ont été dotés, et une attention renouvelée a été accordée à cette importante activité de programme. La plupart des rapports aux organismes centraux ont été livrés à temps et de nouveaux rapports sur les ressources financières et humaines appuient maintenant le processus décisionnel de la direction. Le rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation (RMORCD) a démontré que le rendement était acceptable dans tous les domaines et qu'aucun secteur clé n'avait besoin d'une attention accrue.

Leçons apprises

L'évaluation de programme des services de conférence, qui a maintenant lieu chaque année, a confirmé qu'en 2009‑2010, la satisfaction de la clientèle s'est maintenue à un très haut niveau chez les planificateurs de conférences et les délégués sur place. Même si aucun secteur ne semble nécessiter de mesures correctives importantes, la direction reconnaît qu'il est essentiel, dans un premier temps, de déceler les problèmes pour les résoudre. C'est pourquoi elle accorde beaucoup d'attention aux tendances et aux détails dévoilés par l'évaluation de programme. Par exemple, en fonction des commentaires obtenus à partir des évaluations de 2008‑2009, la priorité a de nouveau été donnée au cours de l'exercice 2009‑2010 à l'organisation du calendrier des conférences pour s'assurer de la « disponibilité du personnel du SCIC », d'un événement à l'autre dans le même secteur. La direction s'est félicitée en constatant la hausse marquée du taux de satisfaction à cet égard pour 2009‑2010, qui est passé de 76 % en 2008‑2009 à 100 % en 2009‑2010.

Il importe également de transmettre au personnel les résultats de l'évaluation de programme. Les résultats en matière de rendement ont d'abord été présentés à l'équipe de direction avant de faire l'objet d'un exposé et d'une discussion avec les gestionnaires et d'être communiqués dans le cadre d'une réunion de tout le personnel. Les commentaires concrets ont été extrêmement motivants pour le personnel qui en a retiré un fort sentiment d'accomplissement. De plus, ils ont permis de procéder à une analyse commune de quelques secteurs auxquels il fallait accorder de l'attention. Fait tout aussi important, des liens ont pu être établis avec les priorités déterminées au cours de l'exercice de planification stratégique du Secrétariat au début de l'année.