ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes - Rapport

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Message de la ministre

En tant que présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada, j'ai le plaisir de déposer le Rapport ministériel sur le rendement du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) pour 2009‑2010.

À titre d'institution consacrée à l'appui d'événements qui suscitent et soutiennent un esprit de coopération et de négociation entre les gouvernements, le SCIC assure des services de soutien administratif des conférences à l'occasion de réunions fédérales‑provinciales‑territoriales et provinciales‑territoriales des premiers ministres, des ministres et des sous‑ministres. La valeur exceptionnelle que le SCIC apporte aux réunions intergouvernementales du point de vue de l'expérience, du professionnalisme, de l'impartialité politique et de la cohérence représente un facteur clé qui contribue à leur réussite globale.

Au cours du dernier exercice, le Secrétariat a fourni des services dans le contexte de 75 conférences de haut niveau, dont 51 réunions fédérales‑provinciales‑territoriales et 24 rencontres provinciales‑territoriales, qui se sont tenues un peu partout au Canada.

Le SCIC, financé en partenariat par les gouvernements fédéral et provinciaux et intervenant bien établi sur la scène intergouvernementale, est résolu à répondre aux besoins changeants de sa clientèle. Le rapport suivant met en relief les progrès accomplis et les réalisations du Secrétariat au cours du dernier exercice.

L'honorable Josée Verner
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Ministre des Affaires intergouvernementales et ministre
de la Francophonie

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SECTION I : APERÇU DE L'ORGANISME

Raison d'être

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence fédérale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973. Il a été désigné ministère fédéral par décret en conseil le 29 novembre 1973. Son mandat ne comporte qu'un seul secteur d'activité consistant à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Le SCIC est un organisme du gouvernement fédéral et des gouvernements provinciaux et, comme tel, il agit en tant qu'organisme intergouvernemental neutre. Les deux ordres de gouvernement contribuent à son budget et son personnel se compose à la fois de fonctionnaires fédéraux et provinciaux/territoriaux. Le secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Les activités font l'objet d'un examen par de hauts fonctionnaires fédéraux et provinciaux désignés par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l'entremise de la présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Responsabilités

Le mandat du SCIC consiste à planifier et à organiser des conférences intergouvernementales de haut niveau, à la demande des gouvernements fédéral-provinciaux-territoriaux. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients, dans pratiquement tous les secteurs d'activité intergouvernementale, des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et à leur permettre ainsi de se concentrer sur les questions fondamentales. Il assure des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Résultat stratégique et Architecture des activités de programme (AAP)

Le SCIC est un micro-organisme ayant un seul mandat. On trouvera ci-dessous son Architecture des activités de programme.

Sommaire du rendement

Ressources financières pour 2009-2010 (en millions de dollars)

Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles
6,5	6,9	5,1

Ressources humaines pour 2009-2010 (ETP)

Prévues	Réelles	Écart
36	32	4

Résultat stratégique : L'organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Indicateurs de rendement	Objectifs	Rendement de 2009-2010
Mesure dans laquelle les hauts fonctionnaires sont satisfaits des divers services du SCIC en ce qui concerne la planification et le déroulement des réunions intergouvernementales.	90 % - Degré élevé de confiance des intervenants dans le rôle institutionnel indépendant du SCIC. Par conséquent, le degré de satisfaction envers les services du SCIC est élevé.	Divers résultats de sondage confirment le niveau très élevé de satisfaction à l'égard de la qualité et du type de services fournis par le SCIC. De plus, les réactions non sollicitées transmises dans des lettres et des courriels à la suite de certaines réunions tenues au cours de l'exercice 2009-2010 demeurent très positives et louangeuses. En outre, deux nouveaux secteurs ont fait appel aux services du SCIC pour leurs réunions.

(en millions de $)

Activité de programme	2008-2009 Dépenses réelles	2009-101				Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada
		Budget principal des dépenses	Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles
Service aux conférences		4,3	4,3	4,6	3,0	Des activités gouvernementales bien gérées et efficaces.
Services internes		2,2	2,2	2,3	2,1
Total	5,4	6,5	6,5	6,9	5,1

Les dépenses ont été moins élevées que prévu et que les dépenses autorisées en raison d'un ralentissement important des activités liées aux conférences par rapport aux prévisions et au financement reçu. Même si le nombre de conférences connaît une légère hausse depuis 2008‑2009, le nombre de conférences intergouvernementales de haut niveau reste considérablement moins élevé que la moyenne de 100 réunions par an des cinq dernières années. Il faut se rappeler que le SCIC n'a pas d'influence sur le nombre de conférences qu'on lui demande d'organiser au cours d'une année donnée.

Contribution des priorités à l'atteinte du résultat stratégique

Priorités opérationnelles	Type	État d'avancement	Liens avec le résultat stratégique
Analyse, amélioration et documentation constante des pratiques et procédures, y compris la mise à jour des outils utilisés pour la planification et le déroulement des conférences intergouvernementales.	En cours, mais a plus de poids.	Résultat atteint. Progrès accomplis : Élaboration d'un « guide sur les services de conférence » qui présente de façon détaillée les processus et procédures utilisés dans la planification et la conduite de conférences intergouvernementales; Mise en place de communautés de pratique selon des regroupements de groupes de travail pour encourager la communication et le partage de pratiques exemplaires et, par conséquent, assurer l'uniformité des procédures dans l'ensemble des équipes; Examen et mise à jour d'outils de planification comme des listes de contrôle; enouvellement et remplacement d'un certain nombre de ressources physiques et technologiques pour mieux satisfaire aux besoins de la clientèle.	Des outils à jour et des processus et procédures uniformes et bien articulés contribuent directement à la planification et au déroulement sans faille des activités.

 

Priorités en matière de gestion	Type	État d'avancement	Liens avec le résultat stratégique
Mise en œuvre du Projet de modernisation du SCIC. (Services internes)	En cours.	Résultat presque atteint. Progrès accomplis : Des groupes de travail ont été mis sur pied en ce qui concerne un certain nombre de domaines prioritaires, dont les communications entre les superviseurs et les employés, les détachements provinciaux‑territoriaux et l'analyse et la planification en matière de ressources humaines (RH); Une nouvelle politique de gestion du rendement des employés a été mise en place, de même que des outils de communication plus efficaces pour faciliter le processus annuel; Le Projet de modernisation a servi de tremplin au lancement d'un exercice de planification stratégique pour l'organisation. Une journée de réflexion de la haute direction a été organisée et suivie d'ateliers avec les gestionnaires de l'organisme afin d'établir les priorités stratégiques pour 2010‑2013.	La mise en œuvre du Projet de modernisation apportera plusieurs améliorations à l'environnement et aux opérations d'affaires du SCIC, et permettra au Secrétariat d'atteindre ses résultats stratégiques avec le plus d'efficacité et d'efficience possibles.

Analyse des risques

À titre d'organisation offrant des services aux activités de conférences intergouvernementales de haut niveau entreprises par 14 administrations et leurs ministères respectifs, le SCIC n'exerce aucun contrôle sur la date, le lieu et les coûts de pareilles réunions. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement touché par ces divers facteurs. C'est pourquoi l'organisme, dans sa planification stratégique, doit réagir non seulement aux changements survenant dans l'environnement externe, mais également aux priorités, aux possibilités et aux contraintes des gouvernements dans leurs propres contextes. Le Secrétariat reçoit chaque année un niveau de financement suffisamment élevé pour financer de 110 à 120 conférences. Sur une période de 10 ans, le Secrétariat a desservi en moyenne 100 conférences par an. Toutefois, l'incertitude politique et, plus récemment, la récession économique ont entraîné un déclin apparent des activités intergouvernementales depuis quelques années.

Dans le budget de 2009, le gouvernement du Canada a annoncé pour 2009‑2010 et 2010‑2011 le plafonnement des dépenses aux niveaux de 2008‑2009 en ce qui a trait aux déplacements, à l'hébergement et aux conférences. Comme il a été mentionné précédemment, le SCIC reçoit suffisamment de fonds pour financer de 110 à 120 conférences par an. Néanmoins, au cours de l'exercice 2008‑2009, seulement 70 conférences ont eu lieu : il s'agit du nombre le moins élevé de réunions par rapport aux 14 années précédentes. Par conséquent, le SCIC surveille étroitement ses processus et ses dépenses concernant les déplacements pour trouver des moyens d'exercer ses activités en fonction du plafonnement des dépenses établi, considérant que le refus d'assurer des services au cours d'une réunion, en raison de restrictions liées aux déplacements, pourrait avoir un impact négatif sur les relations intergouvernementales.

De plus, le SCIC a toujours été caractérisé par la nature cyclique de son travail, alors que les demandes de soutien aux conférences atteignent un sommet pendant les mois de mai et juin, et un autre en septembre et octobre. Les investissements dans les ressources financières et humaines nécessaires à la prestation efficace de services en temps opportun étant constant, une période prolongée d'activités de conférences plus faibles ou plus élevées qu'à l'ordinaire présente une série de défis opérationnels exigeant de la souplesse dans la démarche d'optimisation des résultats et d'utilisation des ressources au sein du Secrétariat. Le transfert d'apprentissage vers le personnel d'autres secteurs du SCIC (Services d'information et Services intégrés) a été entrepris il y a plusieurs années à titre de mesure préventive pour assurer le service aux conférences pendant les périodes les plus occupées de l'année.

La prestation sans faille de services de grande qualité aux clients du Secrétariat n'est possible que grâce au dévouement et à l'engagement total du personnel de l'organisme, un personnel qui possède les aptitudes, la force de caractère et l'abnégation nécessaires au fonctionnement du SCIC. La conservation de la mémoire collective et la consignation des pratiques, procédures et protocoles touchant les conférences sont essentielles à la réussite du Secrétariat dans l'exécution de son mandat. De plus, le roulement du personnel affecté à la planification des conférences au sein des clients ministériels du Secrétariat est très élevé. Le personnel du SCIC joue donc une part importante lorsqu'il s'agit de transmettre aux nouveaux contacts des renseignements pertinents sur les pratiques et les processus concernant l'appareil intergouvernemental.

Étant donné qu'il rend des comptes à 14 gouvernements, le SCIC doit faire en sorte, d'une part, que ses services demeurent pertinents, impartiaux, confidentiels et équitables et, d'autre part et d'autant plus important, qu'ils soient perçus comme tel dans un contexte souvent hautement politisé. C'est pourquoi le SCIC a toujours été conscient de l'importance des questions de gestion des risques et qu'il continue de progresser de façon constante vers la mise en œuvre efficace de la gestion intégrée des risques. Pour le SCIC, les risques les plus importants sont toujours les suivants :

1. le maintien de la crédibilité du Secrétariat en tant que fournisseur neutre de services aux conférences;
2. le maintien de la capacité du SCIC d'offrir des services aux conférences et le maintien de son infrastructure de soutien;
3. l'obligation de faire diligence et de présenter des rapports sur les moyens de contrôle nécessaires, compte tenu de l'accent mis aujourd'hui sur la responsabilisation et la gestion des ressources;
4. la capacité du SCIC de réagir et de s'adapter aux fluctuations des demandes de services qui lui sont faites;
5. l'accès au personnel compétent;
6. la conservation de la mémoire collective;
7. la gestion des archives.

Étant un micro-organisme, le SCIC n'a pas de comité de vérification, mais il continue de respecter la politique du Conseil du trésor en matière de vérification en participant au programme de vérification horizontale du contrôleur général et en ayant recours aux services du Comité de vérification des petits ministères et organismes (PMO). Le SCIC est également membre du Groupe consultatif des PMO.

Profil des dépenses

En tant que petit organisme ayant un mandat unique, le SCIC doit être doté d'une structure organisationnelle capable de desservir annuellement jusqu'à 120 conférences différentes. Les dépenses du Secrétariat sont habituellement moindres que celles qui sont prévues et budgétées chaque année, étant donné que les circonstances ont entraîné une réduction des activités au cours des derniers exercices. Les provinces contribuent jusqu'à concurrence de 50 % des coûts de fonctionnement du SCIC, moins les régimes d'avantages sociaux des employés, les frais de traduction et les services aux locataires. Ces contributions sont déposées au Trésor public, au crédit du receveur général du Canada. Le tableau suivant fait état des dépenses réelles et des dépenses prévues sur plusieurs années.

Postes votés et législatifs

Le tableau ci-dessous illustre la façon dont le Parlement a approuvé les ressources du SCIC et les changements apportés aux ressources découlant du budget supplémentaire des dépenses et des autres autorisations, ainsi que la manière dont les sommes ont été dépensées.

(en millions $)

Poste voté ou législatif (L)	Libellé tronqué du poste voté ou législatif	2007-2008 Dépenses réelles	2008-2009 Dépenses réelles	2009-2010 Budget principal des dépenses	2009-2010 Dépenses réelles
5	Dépenses de programmes	4,6	5,0	6,1	4,7
(L)	Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés	0,4	0,4	0,4	0,4
Total		5,0	5,4	6,5	5,1