ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

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SECTION II – ANALYSE DES ACTIVIT�S DU PROGRAMME EN FONCTION DU R�SULTAT STRAT�GIQUE

Analyse d�taill�e du rendement

R�sultat strat�gique

L'organisation et le d�roulement sans faille des r�unions multilat�rales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Nom de l'activit� du programme

Services aux conf�rences

Description de l'activit� du programme

Prestation de services de soutien impartiaux et sp�cialis�s n�cessaires � la planification et � l'organisation des conf�rences f�d�rales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Ressources financi�res totales de l'organisme (en millions de dollars)

2008-2009
Ressources financi�res (en millions de dollars)			Ressources humaines (ETP)
D�penses pr�vues	Autorisations totales	D�penses r�elles	Pr�vues	R�elles	�cart
6,5	7,0	5,4	36	30	61

 

R�sultats attendus	Indicateurs de rendement	Objectifs	Rendement obtenu	Sommaire du rendement
Assurer la planification et le d�roulement sans faille des r�unions, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacit� devant les impr�vus.	Satisfaction des int�ress�s � l'�gard des divers aspects de la planification et de l'organisation des conf�rences.	Taux de satisfaction de 90 % ou plus.	D�pass�	95% des planificateurs sond�s ont indiqu� �tre satisfaits ou tr�s satisfaits des services du SCIC en g�n�ral. Chacune des particularit�s des services �valu�s ont obtenu un taux de satisfaction de 89 � 97 %. Un seul indicateur �tait sous l'objectif vis�. On pr�voit apporter des correctifs � cet �l�ment dans la mesure ou il nous est possible de le faire. De leur c�t�, 91 % des d�l�gu�s aux conf�rences ont indiqu� �tre satisfaits ou tr�s satisfaits des services du SCIC en g�n�ral. Chacune des particularit�s des services offets sur les lieux ont re�u une �valuation oscillant entre 90  et 100 % en ce qui a trait au taux de satisfaction.
Le SCIC comprend et r�pond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conf�rences intergouver-nementales qu'il dessert.	Mesure dans laquelle les parties prenantes aux conf�rences intergouver-nementales que le SCIC comprend et r�pond � leurs besoins.	Taux de satisfaction de 90 % ou plus.	D�pass�	Dans un sondage, on demandait aux personnes charg�es de planifier les conf�rences � quel point elles �taient satisfaites du SCIC � cet �gard. Elles ont idiqu� que le SCIC comprenait et r�pondait � leurs besoins dans 94 % des cas. De plus, 97,4 % des personnes charg�es de la planification avaient fait appel au SCIC pour toutes leurs conf�rences au cours de l'exercice. Ce la permet de croire que le SCIC est consid�r� comme le fournisseur de choix pour les services aux conf�rences intergouvernementales de haut niveau.

Avantages pour les Canadiens

L'organisation et le d�roulement des r�unions multilat�rales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres est un service mettant en relief l'un des principes fondamentaux d'une soci�t� d�mocratique, soit la communication, et il constitue l'un des �l�ments essentiels du fonctionnement de la f�d�ration canadienne.

En assurant avec doigt� et professionnalisme l'organisation et le bon d�roulement de ces r�unions, le SCIC permet aux gouvernements f�d�ral, provinciaux et territoriaux de se pencher sur des dossiers pertinents sans avoir � se soucier du processus ou des risques importants d'erreur ou d'omission, car elles peuvent compter sur l'exp�rience et la neutralit� du Secr�tariat qui, gr�ce � son expertise technique et � sa compr�hension de ce qui doit �tre fait et du moment o� cela doit �tre fait, ajoutera � l'efficacit� de ces rencontres.

Les int�r�ts de chaque Canadien sont repr�sent�s par plusieurs ordres de gouvernement dans sa propre province ou son territoire. Le succ�s de chacun de ces ordres � r�aliser son mandat d�pend de la r�ussite de l'ensemble � d�terminer les orientations � prendre en ce qui a trait aux politiques nationales et provinciales et/ou territoriales, et � r�pondre aux besoins gr�ce � la collaboration et � la n�gociation.

En tant qu'organisme multilat�ral ayant pour but d'appuyer des activit�s contribuant � susciter et � soutenir l'esprit de collaboration et de n�gociation entre les gouvernements, le SCIC tente de donner le plus d'effets possibles � ces processus en �tablissant un climat des plus propices � un discours rationnel et � des prises de d�cisions optimales � l'avantage de tous les gouvernements et les Canadiens.

Analyse du rendement

Au d�but de l'automne 2008, le SCIC a approuv� son cadre de mesure du rendement (CMR), lequel est fond� sur son AAP. Dans le CMR, on souligne que la strat�gie de mesure du Secr�tariat devrait comprendre des donn�es et des documents internes, de m�me que deux sondages, l'un men� aupr�s des personnes charg�es de la planification des conf�rences et l'autre aupr�s des d�l�gu�s � ces conf�rences. Il a �t� d�cid� mettre la strat�gie � l'�preuve dans le cadre d'un projet pilote au cours de l'exercice 2008-2009. Les r�sultats du projet pilote seraient utilis�s pour mettre la derni�re main au CMR, et notamment pour �tablir les objectifs pour les indicateurs de r�sultats.

R�sultat attendu : Assurer la planification et le d�roulement sans faille des r�unions, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacit� devant les impr�vus

Le sondage men� aupr�s des planificateurs de conf�rences indique que ceux qui ont recours aux services de planification de conf�rences du SCIC sont tr�s satisfaits de presque tous les aspects de ces services. Sur une �chelle de 1 (pas du tout satisfait) � 5 (tr�s satisfait), les taux sont tous en moyenne sup�rieurs � 4,5, sauf en ce qui a trait � la continuit� du personnel du SCIC, �l�ment pour lequel le taux de satisfaction atteint tout de m�me 4,3. Le CMR indique que l'objectif de rendement du SCIC doit �tre 90 % de r�ponses positives chaque ann�e. On en conclut donc que l'objectif de rendement a �t� atteint dans la plupart des cas.

R�sultats attendus : Le SCIC comprend et r�pond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conf�rences intergouvernementales

Le sondage effectu� aupr�s des planificateurs de conf�rences a abord� cet �l�ment en leur demandant � quel point il �tait important pour eux et s'ils �taient satisfaits du SCIC � cet �gard. Dans l'ensemble, il est tr�s important pour eux et ils sont tr�s satisfaits du SCIC � l'�gard de cet objectif dans une proportion de 4,7 sur 5, en moyenne.

Rendement g�n�ral de l'organisme

Encore une fois en 2008-2009, la demande de services aupr�s du SCIC a diminu� par rapport aux exercices pr�c�dents, en raison du ralentissement de l'�conomie, de la tenue de plusieurs �lections provinciales ayant eu une incidence sur les possibilit�s de r�union, et de l'attitude attentiste des secteurs face � un gouvernement f�d�ral minoritaire, alors m�me que les relations f�d�rales-provinciales-territoriales entraient dans une p�riode o� l'�laboration d'importantes nouvelles initiatives n�cessitait dans de nombreux cas l'appui d'une majorit� avant de pouvoir proc�der � leur planification, leur financement et leur ex�cution.

Le SCIC a profit� du ralentissement des activit�s intergouvernementales pour mettre en œuvre les nouvelles politiques et directives des organismes centraux, pour �tudier l'utilisation de ses ressources et des moyens d'optimiser les co�ts, pour revoir ses m�thodes de fonctionnement et mettre en oeuvre et documenter ses saines pratiques, et enfin pour poursuivre le transfert d'apprentissage de ses employ�s afin d'att�nuer le risque.

Compte non tenu des progr�s r�alis�s dans l'ensemble de la gestion de l'organisme, le SCIC poursuivra son programme de modernisation, particuli�rement en ce qui concerne ses activit�s de gestion afin de renforcer sa reddition de comptes et de favoriser l'efficacit� et la transparence de ses processus.

Faits saillants des conf�rences

Le SCIC a offert ses services � l'occasion de 70 conf�rences intergouvernementales de haut niveau en 2008-2009. Trois de ces rencontres ont eu lieu au niveau des premiers ministres et trois autres au niveau des premiers ministres provinciaux et des leaders des territoires. Ces derni�res exigent des efforts beaucoup plus importants que les autres, en ce qui a trait � la planification et � l'ex�cution :

•  Conf�rence des Premiers ministres de l'Ouest 2008
  du 28 au 30 mai 2008, Prince Albert (Saskatchewan)
• Sommet national des femmes autochtones 2008
  les 30 et 31 juillet 2008, Yellowknife (Territoires du Nord-Ouest)
• 32e Conf�rence annuelle des gouverneurs de la Nouvelle-Angleterre et des premiers ministres de l'Est du Canada (GN-A/PMEC)
  les 15 et 16 septembre 2008, Bar Harbor (Maine)
• Conf�rence des premiers ministres
  le 10 novembre 2008, Ottawa (Ontario)
• R�union des Premiers ministres et des dirigeants autochtones nationaux
  le 15 janvier 2009, Ottawa (Ontario)
• Conf�rence des premiers ministres
  le 16 janvier 2009, Ottawa (Ontario)

Nombre de conf�rences desservies

Si le nombre total de conf�rences desservies a diminu� en 2008-2009, celui des conf�rences au niveau des premiers ministres, des premiers ministres provinciaux et des leaders des territoires a par contre augment�.  Parmi les nombreuses conf�rences desservies, 37 �taient de niveau minist�riel et 54 se sont d�roul�es au niveau des sous-ministres.

Le�ons apprises

L'�valuation am�lior�e du programme des services aux conf�rences, qui a �t� effectu�e pendant l'exercice en cours, permet non seulement de confirmer l'importance des divers services qu'offre le SCIC � ses clients, mais aussi de d�montrer le niveau de satisfaction tr�s �lev� de ces derniers, aussi bien chez les personnes charg�es de planifier les conf�rences que chez les d�l�gu�s. Il en ressort aussi qu'aucun �l�ment ne n�cessite de correctifs majeurs, mais que les donn�es recueillies montrent clairement qu'il est important de maintenir une constance dans la qualit� des services que nous fournissons � chacune des conf�rences. Les priorit�s de la gestion, notamment diverses initiatives men�es dans le cadre du Projet de modernisation, de m�me que les priorit�s op�rationnelles visant une am�lioration et la documentation constantes des pratiques et des proc�dures de planification et d'ex�cution des conf�rences permettront sans doute d'assurer la constance de la qualit� des services du SCIC ann�e apr�s ann�e et de secteur en secteur, malgr� le roulement du personnel.

Un autre �l�ment est ressorti l'�valuation du programme cette ann�e : nos clients accordent � la continuit� du personnel du SCIC d'une r�union � l'autre dans un m�me secteur une importance que nous ne soup�onnions pas. Le SCIC a certes mis en place des pratiques visant � assurer cette continuit� dans les plus gros secteurs du gouvernement, mais il lui a fallu, au fil des ans, faire preuve d'une certaine souplesse pour �quilibrer la charge de travail entre les employ�s.  � la lumi�re de cette nouvelle information, le SCIC s'efforcera d'assurer la plus grande continuit� possible pour chaque secteur au moment d'�tablir le calendrier des conf�rences.

Lettres de remerciement

Bien qu'il n'y ait pas encore d'objectifs officiels de rendement pour �valuer ce genre d'information anecdotique, nous savons que des lettres de remerciements sont souvent envoy�es par nos clients et peuvent servir � confirmer les r�sultats positifs obtenus dans les sondages men�s aupr�s de nos clients. en voici quelques extraits :

� Je d�sire vous remercier tous les cinq pour le service de haute gamme que vous nous avez offert. Vous avez su trouver la fa�on de r�pondre aux attentes de tous les d�l�gu�s (…) �

� (…) le professionalisme et le d�vouement de votre personnel ont �t� essentiels au succ�s de ces r�unions,surtout que nous ne disposions que de peu de temps pour coordonner la logistique (...) �

� Merci pour tout ce que vous avez fait pour que la Conf�rence des Premiers ministres connaisse pareil succ�s. Ces deux jours se sont d�roul�s de mani�re tr�s efficace. Merci de votre grande souplesse (...) �

� Je tiens encore une fois � vous remercier, ainsi que votre �quipe, pour le fantastique soutien que vous avez fourni lors de la r�union du Conseil (...). Je vous remercie de votre professionalisme, votre sens de l'organisation et votre efficacit�; ils m'impressionneront toujours (...) �.