ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

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Message de la ministre

� titre de pr�sidente du Conseil priv� de la Reine pour le Canada, j'ai le plaisir de d�poser le Rapport minist�riel sur le rendement du Secr�tariat des conf�rences intergouvernementales canadiennes (SCIC) pour l'exercice 2008-2009.

Depuis plus de 30 ans, le SCIC est un pr�cieux instrument de facilitation des relations intergouvernementales gr�ce aux services administratifs qu'il fournit � l'�gard de la planification et du d�roulement des conf�rences f�d�rales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de haut niveau. Pendant le dernier exercice financier, le Secr�tariat a fourni ses services � l'occasion de 70 de ces conf�rences organis�es un peu partout au Canada, et parmi lesquelles 45 �taient de cat�gorie f�d�rale-provinciale-territoriale et 25 de nature provinciale-territoriale.

Financ� en partenariat par les gouvernements f�d�ral et provinciaux, le Secr�tariat a le mandat de fournir des services techniques et administratifs aux minist�res f�d�raux, provinciaux et territoriaux charg�s d'organiser diverses r�unions de haut niveau.

En janvier dernier, j'ai particip� � la R�union des premiers ministres en compagnie du Premier ministre du Canada et j'ai pu constater par moi-m�me le grand d�vouement et le professionnalisme du personnel de cet organisme. Ann�e apr�s ann�e, le SCIC fait la preuve de sa capacit� d'assurer le succ�s de ces r�unions. Le rapport qui suit met en relief les progr�s et les r�alisations du Secr�tariat au cours du dernier exercice financier.

L'honorable Jos�e Verner
Pr�sidente du Conseil priv� de la Reine pour le Canada
Ministre des Affaires intergouvernementales et ministre
de la Francophonie

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SECTION I – APER�U DE L'ORGANISME

Raison d'�tre

Le Secr�tariat des conf�rences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a �t� cr�� suivant une entente intervenue � la Conf�rence f�d�rale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973. Il a �t� d�sign� minist�re f�d�ral par d�cret en conseil du 29 novembre 1973. Son mandat ne comporte qu'un seul secteur d'activit� consistant � assurer les services administratifs n�cessaires � la planification et au d�roulement de conf�rences f�d�rales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Le SCIC est un organisme du gouvernement f�d�ral et des gouvernements provinciaux et, comme tel, il agit comme organisme intergouvernemental neutre. Les deux ordres de gouvernement contribuent � son budget et son personnel se compose � la fois de fonctionnaires f�d�raux,  provinciaux et territoriaux. Le Secr�taire soumet un rapport annuel � tous les gouvernements. Les activit�s font l'objet d'un examen par de hauts fonctionnaires f�d�raux et provinciaux d�sign�s par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l'entremise de la Pr�sidente du Conseil priv� de la Reine pour le Canada.

Responsabilit�s

Le mandat du SCIC consiste � planifier et � organiser des conf�rences intergouvernementales de haut niveau, � la demande des gouvernements f�d�ral-provinciaux-territoriaux et des Canadiens. Son principal objectif vise � soulager les minist�res clients, dans pratiquement tous les secteurs d'activit� gouvernementale, des nombreuses t�ches techniques et administratives associ�es � la planification et � la tenue de telles conf�rences, et � leur permettre ainsi de se concentrer sur les questions fondamentales. Le SCIC fournit des services administratifs impartiaux, efficaces et continus aux conf�rences f�d�rales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de haut niveau sur les principales questions intergouvernementales qui touchent de nombreux secteurs d'activit�s intergouvernementales.

R�sultats strat�giques et Architecture des activit�s du programme (AAP)

Le SCIC est un micro-organisme ayant un seul mandat. On trouvera ci-dessous son Architecture des activit�s du programme.

	Niveau de l'AAP	Renseignements sur le rendement : r�sultats attendus
Minist�re / organisme	Secr�tariat des conf�rences intergouvernementales canadiennes	Secr�tariat des conf�rences intergouvernementales canadiennes
R�sultats strat�giques	L'organisation et le d�roulement sans faille des r�unions multilat�rales des Premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Activit�s du programme (m�me pr�sentation que celle du budget principal des d�penses)	Services aux con�rences.	Assurer la planification et le d�roulement sans faille des r�unions, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacit� devant les impr�vus.
		Le SCIC comprend et r�pond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conf�rences intergouvernementales qu'il dessert.

Ressources financi�res pour 2008-2009 (en millions de $)

D�penses pr�vues	Total autoris�	D�penses r�elles
6,5	7,0	5,4

Ressources humaines (ETP) pour 2008-2009

Pr�vues	R�elles	Diff�rence
36	30	6

Sommaire du rendement

R�sultat strat�gique 1 : L'organisation et le d�roulement sans faille des r�unions multilat�rales des Premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Indicateurs de rendement	Objectifs	Rendement pour 2008-2009
Mesure dans laquelle les hauts fonctionnaires sont satisfaits des divers services du SCIC, particuli�rement en ce qui a trait � la neutralit� de ses services, de son mandat et de sa structure de gouvernance.	90 % - Degr� �lev� de confiance des intervenants dans le r�le institutionnel ind�pendant du SCIC. Par cons�quent, le degr� de satisfaction envers les services du SCIC est �lev�.	Divers r�sultats de sondage confirment le niveau tr�s �lev� de statisfaction � l'�gard de la qualit� et du type de services fournis par le SCIC, et les r�actions non sollicit�es transmises dans des lettres et des courriels � la suite de certaines r�unions tenues au cours de l'exercice 2008-2009 demeurent tr�s positives et louangeuses.

 

Activit� du programe	D�penses r�elles 2007-2008 (en millions de $)	Budget 2008-2009	D�penses pr�vues 2008-2009	Total autoris� 2008-2009	D�penses r�elles 2008-2009	Concordance avec les r�sultats du gouvernement du Canada
Services aux conf�rences intergouvernementales	5,4	6,5	6,5	7,0	5,4	Contribuer � la r�alisation des affaires intergouvernementales : soutenir les synergies, dialogue, interaction efficace entre les divers secteurs gouvernementaux dans un contexte intergouvernemental, gr�ce � la prestation de services de soutien impartiaux en mati�re de conf�rences et de gestion de l'information.
Total	5,4	6,5	6,5	7,0	5,4

Les d�penses ont �t� moins �lev�es que pr�vu et que les d�penses autoris�es en raison d'un ralentissement important des activit�s li�es aux conf�rences par rapport aux pr�visions et au financement re�u. �tant donn� que l'exercice vis� a �t� loin d'�tre typique pour les gouvernements – �lection f�d�rale pr�cipit�e, d�clenchement d'�lections provonciales, crise �conomique � l'�chelle mondiale, contexte politique � Ottawa – le nombre de conf�rences intergouvernementales de haut niveau a chut� consid�rablement en comparaison de la moyenne de 100 r�unions maintenue au cours des cinq ann�es pr�c�dentes. Il faut se rappeler que le SCIC n'a pas d'influence sur le nombre de conf�rences qu'on lui demande d'organiser au cours d'une ann�e donn�e.

Contribution des priorit�s au r�sultat strat�gique

Priorit�s op�rationnelles	Type	�tat d'avancement	Lien avec le r�sultat strat�gique
Examen des normes et des pratiques en mati�re de planification et d'organisation de conf�rences.	En cours	Atteint avec succ�s. Progr�s r�alis�s : r�unions r�guli�res de grappes de groupes de travail internes dans le but de mettre en commun les pratiques et proc�dures exemplaires; cr�ation de divers mod�les de mise en commun de l'information; examen des services offerts et validation de leur pertinence aupr�s des clients; cueillette de donn�es sur la planification et l'organisation des conf�rences; identification des secteurs n�cessitant de l'attention; transfert du savoir collectif au moyen d'entrevues au d�part des employ�s; et encouragement � l'�gard d'une culture du travail valorisant l'apprentissage et l'am�lioration constante.	Directement li�es au r�sultat strat�gique touchant l'organisation et le d�roulement sans faille des r�unions. L'analyse et l'examen permanents des pratiques de planification et d'organisation des conf�rences contribuent � assurer que notre programme demeure efficace et r�pond aux besoins des clients.
Priorit�s de la direction	Type	�tat d'avancement	Lien avec le r�sultat strat�gique
Le renforcement du cadre de planification et de reddition de comptes, de m�me qu'une plus grande capacit� d'�valuation du programme.	Nouveau	Atteint avec succ�s.	Il est essentiel de pouvoir mesurer et �valuer le  rendement du SCIC en ce qui a trait � l'atteinte de son r�sultat strat�gique si l'on veut que son programme demeure ax� sur les r�sultats, qu'il utilise les ressources de fa�on optimale et qu'il r�ponde aux attentes et aux priorit�s intergouvernementales. De plus, l'�valuation fournit de pr�cieux renseignements qui aideront � �tablir les rajustements qu'il faudra effectuer pour am�liorer l'efficacit� du programme. � l'automne 2008, apr�s avoir pass� en revue son AAP et approuv� un projet de cadre de mesure du rendement, le SCIC a �largi son �valuation du programme afin d'y inclure deux nouveaux sondages effectu�s aupr�s de ses clients : l'un destin� aux planificateurs de conf�rences et l'autre aux d�l�gu�s. La conception et la mise en œuvre de ces nouveaux outils d'�valuation  ont �t� faits par une tierce partie neutre. Les r�sultats ont r�v�l� un taux de statisfaction tr�s �lev� des clients � l'�gard des divers services du Secr�tariat. Les r�sultats du sondage ont �galement permis au SCIC d'�tablir les points forts du programme, de reconfirmer les besoins et les priorit�s, et de mettre en applicaiton les suggestions visant � rehausser le niveau de ses services offerts � ses clients.
Examen strat�gique : examen et int�gration d'autres m�thodes efficaces dans le fonctionnement et les pratiques de l'organisme.	Nouveau	Atteint avec succ�s.	La direction du SCIC a � cœur d'adopter une d�marche proactive � l'�gard du changement et de sa pr�paration pour l'avenir en vue de continuer d'atteindre son r�sultat strat�gique. Lanc� en mai 2008, le Projet de modernisation combine de fa�on unique l'�valuation des besoins organisationnels et des consultations visant � inciter activement les employ�s � d�terminer l'orientation des changements. Un certain nombre d'initiatives ont �t� d�termin�es. La direction a accept� le plan propos� et sa mise en œuvre est bien amorc�e; elle se poursuivra pendant tout le prochain exercice financier.

Analyse des risques

Le Secr�tariat re�oit chaque ann�e un niveau de financement suffisamment �lev� pour financer de 110 � 120 conf�rences. Les demandes de services formul�es aupr�s du Secr�tariat avaient augment� de fa�on importante au cours des derni�res ann�es et ce dernier desservait en moyenne plus de 100 conf�rences par an. Toutefois, l'instabilit� du contexte politique des deux derni�res ann�es a occasionn� ce qui semble �tre un ralentissement temporaire des activit�s.

�tant donn� que le SCIC rend des comptes � tous les gouvernements, il doit s'assurer d'offrir des services qui non seulement doivent rester impartiaux, confidentiels et �quitables pour tous, mais qui �galement doivent �tre per�us comme tels dans un environnement pouvant parfois �tre tr�s politique. C'est pourquoi le SCIC a toujours �t� conscient de l'importance de la gestion des risques, et il continue de progresser dans la mise en œuvre efficace de la gestion int�gr�e des risques. Les trois risques les plus �lev�s du SCIC demeurent encore les suivants :

1. le maintien de la cr�dibilit� du SCIC en tant que fournisseur neutre de services aux conf�rences;
2. le maintien de la capacit� de services aux conf�rences du SCIC et de l'infrastructure qui la soutient;
3. le maintien de la diligence requise et d'une reddition de comptes appropri�e, compte tenu de l'emphase accrue sur la responsabilisation.

Environnement de travail

Les priorit�s du SCIC d�pendent en grande partie de celles des gouvernements f�d�ral, provinciaux et territoriaux et sont soumises � divers facteurs internes et externes.

Les facteurs externes ayant influ� sur les activit�s de l'organisme en 2008-2009 ont �t�, par exemple, le nombre moins �lev� de conf�rences intergouvernementales tenues dans toutes les r�gions du Canada. � titre d'organisation offrant des services aux activit�s de conf�rences intergouvernementales de haut niveau entreprises par 14 administrations et leurs minist�res respectifs, le SCIC n'exerce aucun contr�le sur la date, le lieu et les co�ts de pareilles r�unions. En p�riode de volatilit� � la t�te des gouvernements, comme au cours des deux derni�res ann�es, les activit�s peuvent ralentir, alors que les minist�res attendent un mandat et une orientation plus fermes. En d'autres p�riodes, la demande de service peut augmenter radicalement et faire l'objet de fluctuations saisonni�res.

Comme il a d�j� �t� mentionn�, le SCIC ne convoque pas de r�unions intergouvernementales. Il doit plut�t r�pondre aux besoins cr��s par les d�cisions des gouvernements de se r�unir pour traiter de questions nationales capitales ou d'autres points pr�cis. Le Secr�tariat n'exerce aucun contr�le sur les d�cisions relatives au lieu de ces r�unions, � leur nombre au cours d'un exercice donn�, � leur date et � leur dur�e. Le niveau des d�penses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement touch� par ces divers facteurs. C'est pourquoi l'organisme, dans sa planification strat�gique, doit r�agir non seulement aux changements survenant dans l'environnement externe, mais �galement aux priorit�s, aux possibilit�s et aux contraintes des gouvernements dans leurs propres contextes.

De plus, le SCIC a toujours �t� caract�ris� par la nature cyclique de son travail, alors que les demandes de soutien aux conf�rences atteignent un sommet pendant les mois de mai et juin, et un autre en septembre et octobre. Les investissements dans les ressources financi�res et humaines n�cessaires � la prestation efficace de services en temps opportun �tant plut�t fixes, une p�riode prolong�e d'activit�s de conf�rences plus faibles ou plus �lev�es qu'� l'ordinaire pr�sente une s�rie de d�fis op�rationnels exigeant de la souplesse dans la d�marche d'optimisation des r�sultats et d'utilisation des ressources au sein du Secr�tariat. Le transfert d'apprentissage vers le personnel d'autres secteurs du SCIC (Services d'information et Services int�gr�s) a �t� entrepris il y a plusieurs ann�es � titre de mesure pr�ventive pour assurer le service aux conf�rences pendant les p�riodes les plus occup�es de l'ann�e.

Le fait de travailler dans un pays qui, en tout et partout, borde trois oc�ans et s'�tend sur six fuseaux horaires pr�sente aux organismes comme le SCIC des d�fis uniques. Ce dernier fournit les services administratifs qu'on lui demande pour la pr�paration et la tenue de conf�rences de haut niveau sur des questions de grande importance pour le bien-�tre et la prosp�rit� de tous les Canadiens. Ainsi, la valeur unique que le SCIC apporte � ces r�unions intergouvernementales essentielles, sur les plans de l'exp�rience, du professionnalisme, de l'impartialit� politique et de la constance, est un facteur cl� contribuant � leur r�ussite globale.

Les risques li�s � l'orientation strat�gique du Secr�tariat et � la gestion efficace de son programme de conf�rences demeurent relativement inchang�s au fil du temps : l'acc�s � du personnel qualifi�, la conservation de la m�moire et des pratiques collectives, la modification de la structure de co�ts li�e aux principales d�penses du Secr�tariat, et la capacit� de r�agir et de s'adapter aux expansions et aux contractions de la demande de services du SCIC.

La prestation sans faille de services de grande qualit� aux clients n'est possible que gr�ce au d�vouement et � l'engagement total du personnel de l'organisme, un personnel qui poss�de les aptitudes, le caract�re et l'abn�gation n�cessaires au fonctionnement du SCIC. En tant qu'organisme des gouvernements f�d�ral et provinciaux, le Secr�tariat est compos� d'un m�lange d'employ�s f�d�raux, provinciaux et territoriaux. Les employ�s provinciaux et territoriaux sont d�tach�s au Secr�tariat pour une affectation de trois � quatre ans. Dans ce contexte, le recrutement s'effectue dans le cadre de divers processus, et la disponibilit� de candidats comp�tents rel�ve partiellement des forces du march� et de tendances sur lesquelles le SCIC n'exerce aucun contr�le.

Des d�marches cr�atrices et diligentes de recherche d'employ�s de qualit� ont donn� d'excellents r�sultats sur le plan de la dotation au fil des ans. Le SCIC poursuivra sa recherche de talents � l'aide de diverses initiatives et strat�gies faisant partie int�grante de sa strat�gie de ressources humaines.

La conservation de la m�moire collective et la consignation des pratiques et proc�dures touchant les conf�rences sont essentielles � la r�ussite du Secr�tariat dans l'ex�cution de son mandat. L'ex�cution efficace de la planification et du soutien des conf�rences d�coule de la prestation r�ussie de services de haute qualit� � divers clients de plus de 30 secteurs d'activit� intergouvernementale. Le roulement du personnel affect� � la planification des conf�rences au sein des clients minist�riels du Secr�tariat est �galement tr�s �lev�. Le personnel du SCIC joue donc une part importante lorsqu'il s'agit de transmettre aux nouveaux contacts des renseignements pertinents sur le protocole et le fonctionnement de l'appareil intergouvernemental.
 
La majorit� des r�unions intergouvernementales de haut niveau se d�roulent � l'ext�rieur des installations des gouvernements et en dehors de la r�gion de la Capitale nationale, o� se trouvent les bureaux du SCIC. Par cons�quent, une partie importante du budget de fonctionnement du SCIC est consacr�e aux d�placements, � l'h�bergement, au transport de mat�riel et aux locations. Ces co�ts sont dict�s par le march� et font donc l'objet d'importantes fluctuations (habituellement des augmentations) o� entrent en ligne de compte les facteurs de concurrence et de prix des carburants. Dans la mesure o� l'augmentation des prix n'entra�ne pas de diminution des activit�s li�es aux conf�rences, les co�ts de fonctionnement et la capacit� de respecter les limites budg�taires sont, jusqu'� un certain degr�, hors du contr�le du SCIC. Il n'y a heureusement pas eu de conflit entre le niveau d'activit� du SCIC et les budgets accord�s au cours des derni�res ann�es, ce qui a entra�n� une stabilit� relative des structures de co�ts.

Gestion int�gr�e du risque (GIR) – D�marche

Les organismes comme le SCIC sont dot�s de structures de gouvernance uniques qui d�finissent le contexte et les pratiques dans le cadre desquels les risques organisationnels et strat�giques peuvent �tre g�r�s de mani�re proactive. La structure de gouvernance elle‑m�me �tablit des freins et des contrepoids en mati�re de confidentialit� et de neutralit�. De par sa port�e et sa nature, elle cr�e un environnement d'activit� qui doit fonctionner de mani�re int�gr�e.

En raison de l'ind�pendance unique que conf�re le mandat du SCIC, et de la petite taille de ce dernier, il est essentiel que la haute direction des organismes comme le Secr�tariat participe � fond aux processus de planification des activit�s et des ressources humaines afin de fournir orientation et conseils et de tracer les grandes lignes de ses attentes. Par exemple, les demandes de services aux conf�rences, la gestion de l'information et les besoins en technologie de l'information, les finances et les besoins en dotation ont toujours fait partie de l'ordre du jour des r�unions mensuelles de la haute direction du SCIC. Ces r�unions d�montrent de quelle fa�on les priorit�s et les orientations doivent �tre �tablies, comment les d�cisions concernant les affectations et les r�affectations de fonds doivent �tre prises, et comment les programmes doivent �tre coordonn�s et g�r�s pour obtenir le(s) r�sultat(s) strat�gique(s) attendu(s).

Les d�bats plus strat�giques touchant les risques organisationnels � l'�chelle du Secr�tariat, la planification strat�gique et l'affectation des ressources ont souvent lieu au niveau du Comit� de gestion et dans le cadre d'autres r�unions de comit�s internes. Le Plan int�gr� d'activit�s et des ressources humaines (PIARH) du SCIC, par exemple, touche l'ensemble de l'organisation. Il comprend une analyse de l'environnement op�rationnel du SCIC, les pressions internes et externes, de m�me que les r�centes tendances de sa dotation et de ses activit�s. Il sert �galement � �tablir les principaux domaines � risque et leur incidence �ventuelle sur l'organisation. Ainsi, le PIARH permet � la direction de mieux surveiller ces risques, de mettre au point des strat�gies pour les att�nuer et de d�terminer o� les priorit�s devront mettre l'accent en fonction des besoins des activit�s, d'une analyse de l'effectif et des normes de service � la client�le.

Plus importante officialisation de la d�marche int�gr�e de planification et de gestion des risques

La r�putation et la cr�dibilit� reposent sur l'efficacit�. La haute direction reconna�t qu'il est n�cessaire de trouver un meilleur �quilibre entre les priorit�s � court et � long termes du SCIC tout en maximisant les possibilit�s et en relevant les d�fis comme la planification de la rel�ve, un contexte intergouvernemental plus complexe et de nouvelles technologies, ainsi que de nouvelles pr�occupations. Pour continuer de bien ex�cuter son mandat, le SCIC doit aussi continuer de renforcer sa capacit� de gestion des risques, d'anticiper l'�volution du contexte intergouvernemental et des besoins de ses clients et de s'y pr�parer et de bien y r�pondre.

Dans ce contexte de d�fis et de risques, le SCIC a profit� de la r�duction r�cente des activit�s de conf�rences pour proc�der � une consolidation et � une restructuration pour l'avenir. Parmi ces initiatives, on compte la mise en œuvre d'une Strat�gie int�gr�e des ressources humaines, une normalisation des politiques et proc�dures, la formulation et l'ex�cution d'un plan en plusieurs �tapes de d�penses d'immobilisation, et des investissements strat�giques dans la planification de la formation et du perfectionnement. Par cons�quent, le Secr�tariat est plus pr�t que jamais � offrir des services professionnels de la plus haute qualit� pour soutenir ses clients gouvernementaux et, par extension, � l'avantage des citoyens de tout le pays.

Le but vis� par cette d�marche int�gr�e de planification et de gestion des risques est d'aider le SCIC � cerner les risques de fa�on proactive � l'�tape de l'�laboration des politiques plut�t qu'au moment de leur mise en œuvre, et � faire de la gestion des risques et des strat�gies d'att�nuation, ainsi que des le�ons apprises une partie int�grante de ses op�rations.

�tant un micro-organisme, le SCIC n'a pas de comit� de v�rification, mais il continue de respecter la politique du Conseil du tr�sor en mati�re de v�rification en participant au programme de v�rification horizontale du controleur g�n�ral et en ayant recours aux services du Comit� de v�rification des petits minist�res et organismes (PMO). Le SCIC est �galement membre du Groupe consultatif des PMO.

Profil de d�penses

Le Secr�tariat se fixe des objectifs de rendement de mani�re � �tre toujours pr�t � disposer d'une organisation capable de desservir annuellement jusqu'� 120 conf�rences. Le contexte ayant entra�n� un ralentissement des activit�s au cours des derniers exercices, les d�penses du Secr�tariat ont �t� moindres que celles qui sont habituellement �taient pr�vues et budg�t�es chaque ann�e. Le tableau suivant fait �tat des d�penses r�elles et des d�penses pr�vues, ces derni�res ayant �t� �tablies en fonction d'un niveau d'activit� tournant autour des 120 conf�rences.

Cr�dits vot�s et postes l�gislatifs dans le budget principal des d�penses
(en millions de dollars)

Poste vot� ou l�gislatif (L)	Libell� tronqu� du poste vot� ou l�gislatif	D�penses r�elles en 2006-2007	D�penses r�elles en 2007-2008	Budget principal des d�penses 2008-2009	D�penses r�elles en 2008-2009
5	D�penses du programme	5,0	4,6	6,1	5,0
(S)	Contributions aux r�gimes d'avantages sociaux des employ�s	0,3	0,4	0,4	0,4
Total		5,3	5,0	6,5	5,4

L'augmentation des d�penses en 2008-2009 par rapport � l'exercice 2007-2008 est le r�sultat des co�ts du r�glement des conventions collectives en mati�re salariale, de m�me que de certains investissements strat�giques en vue de la modernisation des processus et du mat�riel.