ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
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2008-2009
Rapport ministériel sur le rendement
Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
La version originale a été signée par
L'honorable Josée Verner
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada Ministre des Affaires intergouvernementales et Ministre de la Francophonie
Table des mati�res
- Message de la ministre
- SECTION I – APER�U DE L'ORGANISME
- SECTION II – ANALYSE DES ACTIVIT�S DU PROGRAMME EN FONCTION DU R�SULTAT STRAT�GIQUE
- SECTION III –INFORMATION SUPPL�MENTAIRE
Message de la ministre
� titre de pr�sidente du Conseil priv� de la Reine pour le Canada, j'ai le plaisir de d�poser le Rapport minist�riel sur le rendement du Secr�tariat des conf�rences intergouvernementales canadiennes (SCIC) pour l'exercice 2008-2009.
Depuis plus de 30 ans, le SCIC est un pr�cieux instrument de facilitation des relations intergouvernementales gr�ce aux services administratifs qu'il fournit � l'�gard de la planification et du d�roulement des conf�rences f�d�rales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de haut niveau. Pendant le dernier exercice financier, le Secr�tariat a fourni ses services � l'occasion de 70 de ces conf�rences organis�es un peu partout au Canada, et parmi lesquelles 45 �taient de cat�gorie f�d�rale-provinciale-territoriale et 25 de nature provinciale-territoriale.
Financ� en partenariat par les gouvernements f�d�ral et provinciaux, le Secr�tariat a le mandat de fournir des services techniques et administratifs aux minist�res f�d�raux, provinciaux et territoriaux charg�s d'organiser diverses r�unions de haut niveau.
En janvier dernier, j'ai particip� � la R�union des premiers ministres en compagnie du Premier ministre du Canada et j'ai pu constater par moi-m�me le grand d�vouement et le professionnalisme du personnel de cet organisme. Ann�e apr�s ann�e, le SCIC fait la preuve de sa capacit� d'assurer le succ�s de ces r�unions. Le rapport qui suit met en relief les progr�s et les r�alisations du Secr�tariat au cours du dernier exercice financier.
L'honorable Jos�e Verner
Pr�sidente du Conseil priv� de la Reine pour le Canada
Ministre des Affaires intergouvernementales et ministre
de la Francophonie
SECTION I – APER�U DE L'ORGANISME
Raison d'�tre
Le Secr�tariat des conf�rences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a �t� cr�� suivant une entente intervenue � la Conf�rence f�d�rale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973. Il a �t� d�sign� minist�re f�d�ral par d�cret en conseil du 29 novembre 1973. Son mandat ne comporte qu'un seul secteur d'activit� consistant � assurer les services administratifs n�cessaires � la planification et au d�roulement de conf�rences f�d�rales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.
Le SCIC est un organisme du gouvernement f�d�ral et des gouvernements provinciaux et, comme tel, il agit comme organisme intergouvernemental neutre. Les deux ordres de gouvernement contribuent � son budget et son personnel se compose � la fois de fonctionnaires f�d�raux, provinciaux et territoriaux. Le Secr�taire soumet un rapport annuel � tous les gouvernements. Les activit�s font l'objet d'un examen par de hauts fonctionnaires f�d�raux et provinciaux d�sign�s par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l'entremise de la Pr�sidente du Conseil priv� de la Reine pour le Canada.
Responsabilit�s
Le mandat du SCIC consiste � planifier et � organiser des conf�rences intergouvernementales de haut niveau, � la demande des gouvernements f�d�ral-provinciaux-territoriaux et des Canadiens. Son principal objectif vise � soulager les minist�res clients, dans pratiquement tous les secteurs d'activit� gouvernementale, des nombreuses t�ches techniques et administratives associ�es � la planification et � la tenue de telles conf�rences, et � leur permettre ainsi de se concentrer sur les questions fondamentales. Le SCIC fournit des services administratifs impartiaux, efficaces et continus aux conf�rences f�d�rales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de haut niveau sur les principales questions intergouvernementales qui touchent de nombreux secteurs d'activit�s intergouvernementales.
R�sultats strat�giques et Architecture des activit�s du programme (AAP)
Le SCIC est un micro-organisme ayant un seul mandat. On trouvera ci-dessous son Architecture des activit�s du programme.
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|
Niveau de l'AAP |
Renseignements sur le rendement : r�sultats attendus |
|---|---|---|
|
Minist�re / organisme |
Secr�tariat des conf�rences intergouvernementales canadiennes |
Secr�tariat des conf�rences intergouvernementales canadiennes |
|
R�sultats strat�giques |
L'organisation et le d�roulement sans faille des r�unions multilat�rales des Premiers ministres, des ministres et des sous-ministres. |
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Activit�s du programme |
Services aux con�rences. |
Assurer la planification et le d�roulement sans faille des r�unions, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacit� devant les impr�vus. |
|
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|
Le SCIC comprend et r�pond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conf�rences intergouvernementales qu'il dessert. |
Ressources financi�res pour 2008-2009 (en millions de $)
|
D�penses pr�vues |
Total autoris� |
D�penses r�elles |
|---|---|---|
|
6,5 |
7,0 |
5,4 |
Ressources humaines (ETP) pour 2008-2009
|
Pr�vues |
R�elles |
Diff�rence |
|---|---|---|
|
36 |
30 |
6 |
Sommaire du rendement
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R�sultat strat�gique 1 : L'organisation et le d�roulement sans faille des r�unions multilat�rales des Premiers ministres, des ministres et des sous-ministres. |
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|---|---|---|
|
Indicateurs de rendement |
Objectifs |
Rendement pour 2008-2009 |
|
Mesure dans laquelle les hauts fonctionnaires sont satisfaits des divers services du SCIC, particuli�rement en ce qui a trait � la neutralit� de ses services, de son mandat et de sa structure de gouvernance. |
90 % - Degr� �lev� de confiance des intervenants dans le r�le institutionnel ind�pendant du SCIC. Par cons�quent, le degr� de satisfaction envers les services du SCIC est �lev�. |
Divers r�sultats de sondage confirment le niveau tr�s �lev� de statisfaction � l'�gard de la qualit� et du type de services fournis par le SCIC, et les r�actions non sollicit�es transmises dans des lettres et des courriels � la suite de certaines r�unions tenues au cours de l'exercice 2008-2009 demeurent tr�s positives et louangeuses. |
|
Activit� du programe |
D�penses r�elles 2007-2008 (en millions de $) |
Budget 2008-2009 |
D�penses pr�vues 2008-2009 |
Total autoris� |
D�penses r�elles |
Concordance avec les r�sultats du gouvernement du Canada |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Services aux conf�rences intergouvernementales |
5,4 |
6,5 |
6,5 |
7,0 |
5,4 |
Contribuer � la r�alisation des affaires intergouvernementales : soutenir les synergies, dialogue, interaction efficace entre les divers secteurs gouvernementaux dans un contexte intergouvernemental, gr�ce � la prestation de services de soutien impartiaux en mati�re de conf�rences et de gestion de l'information. |
|
Total |
5,4 |
6,5 |
6,5 |
7,0 |
5,4 |
Les d�penses ont �t� moins �lev�es que pr�vu et que les d�penses autoris�es en raison d'un ralentissement important des activit�s li�es aux conf�rences par rapport aux pr�visions et au financement re�u. �tant donn� que l'exercice vis� a �t� loin d'�tre typique pour les gouvernements – �lection f�d�rale pr�cipit�e, d�clenchement d'�lections provonciales, crise �conomique � l'�chelle mondiale, contexte politique � Ottawa – le nombre de conf�rences intergouvernementales de haut niveau a chut� consid�rablement en comparaison de la moyenne de 100 r�unions maintenue au cours des cinq ann�es pr�c�dentes. Il faut se rappeler que le SCIC n'a pas d'influence sur le nombre de conf�rences qu'on lui demande d'organiser au cours d'une ann�e donn�e.
Contribution des priorit�s au r�sultat strat�gique
| Priorit�s op�rationnelles |
Type |
�tat d'avancement |
Lien avec le r�sultat strat�gique |
|---|---|---|---|
|
Examen des normes et des pratiques en mati�re de planification et d'organisation de conf�rences. |
En cours |
Atteint avec succ�s. Progr�s r�alis�s :
|
Directement li�es au r�sultat strat�gique touchant l'organisation et le d�roulement sans faille des r�unions. L'analyse et l'examen permanents des pratiques de planification et d'organisation des conf�rences contribuent � assurer que notre programme demeure efficace et r�pond aux besoins des clients. |
|
Priorit�s de la direction |
Type |
�tat d'avancement |
Lien avec le r�sultat strat�gique |
|
Le renforcement du cadre de planification et de reddition de comptes, de m�me qu'une plus grande capacit� d'�valuation du programme. |
Nouveau |
Atteint avec succ�s. |
Il est essentiel de pouvoir mesurer et �valuer le rendement du SCIC en ce qui a trait � l'atteinte de son r�sultat strat�gique si l'on veut que son programme demeure ax� sur les r�sultats, qu'il utilise les ressources de fa�on optimale et qu'il r�ponde aux attentes et aux priorit�s intergouvernementales. De plus, l'�valuation fournit de pr�cieux renseignements qui aideront � �tablir les rajustements qu'il faudra effectuer pour am�liorer l'efficacit� du programme. � l'automne 2008, apr�s avoir pass� en revue son AAP et approuv� un projet de cadre de mesure du rendement, le SCIC a �largi son �valuation du programme afin d'y inclure deux nouveaux sondages effectu�s aupr�s de ses clients : l'un destin� aux planificateurs de conf�rences et l'autre aux d�l�gu�s. La conception et la mise en œuvre de ces nouveaux outils d'�valuation ont �t� faits par une tierce partie neutre. Les r�sultats ont r�v�l� un taux de statisfaction tr�s �lev� des clients � l'�gard des divers services du Secr�tariat. Les r�sultats du sondage ont �galement permis au SCIC d'�tablir les points forts du programme, de reconfirmer les besoins et les priorit�s, et de mettre en applicaiton les suggestions visant � rehausser le niveau de ses services offerts � ses clients. |
|
Examen strat�gique : examen et int�gration d'autres m�thodes efficaces dans le fonctionnement et les pratiques de l'organisme. |
Nouveau |
Atteint avec succ�s. |
La direction du SCIC a � cœur d'adopter une d�marche proactive � l'�gard du changement et de sa pr�paration pour l'avenir en vue de continuer d'atteindre son r�sultat strat�gique. Lanc� en mai 2008, le Projet de modernisation combine de fa�on unique l'�valuation des besoins organisationnels et des consultations visant � inciter activement les employ�s � d�terminer l'orientation des changements. Un certain nombre d'initiatives ont �t� d�termin�es. La direction a accept� le plan propos� et sa mise en œuvre est bien amorc�e; elle se poursuivra pendant tout le prochain exercice financier. |
Analyse des risques
Le Secr�tariat re�oit chaque ann�e un niveau de financement suffisamment �lev� pour financer de 110 � 120 conf�rences. Les demandes de services formul�es aupr�s du Secr�tariat avaient augment� de fa�on importante au cours des derni�res ann�es et ce dernier desservait en moyenne plus de 100 conf�rences par an. Toutefois, l'instabilit� du contexte politique des deux derni�res ann�es a occasionn� ce qui semble �tre un ralentissement temporaire des activit�s.
�tant donn� que le SCIC rend des comptes � tous les gouvernements, il doit s'assurer d'offrir des services qui non seulement doivent rester impartiaux, confidentiels et �quitables pour tous, mais qui �galement doivent �tre per�us comme tels dans un environnement pouvant parfois �tre tr�s politique. C'est pourquoi le SCIC a toujours �t� conscient de l'importance de la gestion des risques, et il continue de progresser dans la mise en œuvre efficace de la gestion int�gr�e des risques. Les trois risques les plus �lev�s du SCIC demeurent encore les suivants :
- le maintien de la cr�dibilit� du SCIC en tant que fournisseur neutre de services aux conf�rences;
- le maintien de la capacit� de services aux conf�rences du SCIC et de l'infrastructure qui la soutient;
- le maintien de la diligence requise et d'une reddition de comptes appropri�e, compte tenu de l'emphase accrue sur la responsabilisation.
Environnement de travail
Les priorit�s du SCIC d�pendent en grande partie de celles des gouvernements f�d�ral, provinciaux et territoriaux et sont soumises � divers facteurs internes et externes.
Les facteurs externes ayant influ� sur les activit�s de l'organisme en 2008-2009 ont �t�, par exemple, le nombre moins �lev� de conf�rences intergouvernementales tenues dans toutes les r�gions du Canada. � titre d'organisation offrant des services aux activit�s de conf�rences intergouvernementales de haut niveau entreprises par 14 administrations et leurs minist�res respectifs, le SCIC n'exerce aucun contr�le sur la date, le lieu et les co�ts de pareilles r�unions. En p�riode de volatilit� � la t�te des gouvernements, comme au cours des deux derni�res ann�es, les activit�s peuvent ralentir, alors que les minist�res attendent un mandat et une orientation plus fermes. En d'autres p�riodes, la demande de service peut augmenter radicalement et faire l'objet de fluctuations saisonni�res.
Comme il a d�j� �t� mentionn�, le SCIC ne convoque pas de r�unions intergouvernementales. Il doit plut�t r�pondre aux besoins cr��s par les d�cisions des gouvernements de se r�unir pour traiter de questions nationales capitales ou d'autres points pr�cis. Le Secr�tariat n'exerce aucun contr�le sur les d�cisions relatives au lieu de ces r�unions, � leur nombre au cours d'un exercice donn�, � leur date et � leur dur�e. Le niveau des d�penses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement touch� par ces divers facteurs. C'est pourquoi l'organisme, dans sa planification strat�gique, doit r�agir non seulement aux changements survenant dans l'environnement externe, mais �galement aux priorit�s, aux possibilit�s et aux contraintes des gouvernements dans leurs propres contextes.
De plus, le SCIC a toujours �t� caract�ris� par la nature cyclique de son travail, alors que les demandes de soutien aux conf�rences atteignent un sommet pendant les mois de mai et juin, et un autre en septembre et octobre. Les investissements dans les ressources financi�res et humaines n�cessaires � la prestation efficace de services en temps opportun �tant plut�t fixes, une p�riode prolong�e d'activit�s de conf�rences plus faibles ou plus �lev�es qu'� l'ordinaire pr�sente une s�rie de d�fis op�rationnels exigeant de la souplesse dans la d�marche d'optimisation des r�sultats et d'utilisation des ressources au sein du Secr�tariat. Le transfert d'apprentissage vers le personnel d'autres secteurs du SCIC (Services d'information et Services int�gr�s) a �t� entrepris il y a plusieurs ann�es � titre de mesure pr�ventive pour assurer le service aux conf�rences pendant les p�riodes les plus occup�es de l'ann�e.
Le fait de travailler dans un pays qui, en tout et partout, borde trois oc�ans et s'�tend sur six fuseaux horaires pr�sente aux organismes comme le SCIC des d�fis uniques. Ce dernier fournit les services administratifs qu'on lui demande pour la pr�paration et la tenue de conf�rences de haut niveau sur des questions de grande importance pour le bien-�tre et la prosp�rit� de tous les Canadiens. Ainsi, la valeur unique que le SCIC apporte � ces r�unions intergouvernementales essentielles, sur les plans de l'exp�rience, du professionnalisme, de l'impartialit� politique et de la constance, est un facteur cl� contribuant � leur r�ussite globale.
Les risques li�s � l'orientation strat�gique du Secr�tariat et � la gestion efficace de son programme de conf�rences demeurent relativement inchang�s au fil du temps : l'acc�s � du personnel qualifi�, la conservation de la m�moire et des pratiques collectives, la modification de la structure de co�ts li�e aux principales d�penses du Secr�tariat, et la capacit� de r�agir et de s'adapter aux expansions et aux contractions de la demande de services du SCIC.
La prestation sans faille de services de grande qualit� aux clients n'est possible que gr�ce au d�vouement et � l'engagement total du personnel de l'organisme, un personnel qui poss�de les aptitudes, le caract�re et l'abn�gation n�cessaires au fonctionnement du SCIC. En tant qu'organisme des gouvernements f�d�ral et provinciaux, le Secr�tariat est compos� d'un m�lange d'employ�s f�d�raux, provinciaux et territoriaux. Les employ�s provinciaux et territoriaux sont d�tach�s au Secr�tariat pour une affectation de trois � quatre ans. Dans ce contexte, le recrutement s'effectue dans le cadre de divers processus, et la disponibilit� de candidats comp�tents rel�ve partiellement des forces du march� et de tendances sur lesquelles le SCIC n'exerce aucun contr�le.
Des d�marches cr�atrices et diligentes de recherche d'employ�s de qualit� ont donn� d'excellents r�sultats sur le plan de la dotation au fil des ans. Le SCIC poursuivra sa recherche de talents � l'aide de diverses initiatives et strat�gies faisant partie int�grante de sa strat�gie de ressources humaines.
La conservation de la m�moire collective et la consignation des
pratiques et proc�dures touchant les conf�rences sont essentielles
� la r�ussite du Secr�tariat dans l'ex�cution de son mandat.
L'ex�cution efficace de la planification et du soutien des
conf�rences d�coule de la prestation r�ussie de services de haute
qualit� � divers clients de plus de 30 secteurs d'activit�
intergouvernementale. Le roulement du personnel affect� � la
planification des conf�rences au sein des clients minist�riels du
Secr�tariat est �galement tr�s �lev�. Le personnel du
SCIC
joue donc une part importante lorsqu'il s'agit de transmettre aux
nouveaux contacts des renseignements pertinents sur le protocole et
le fonctionnement de l'appareil intergouvernemental.
La majorit� des r�unions intergouvernementales de haut niveau se
d�roulent � l'ext�rieur des installations des gouvernements et en
dehors de la r�gion de la Capitale nationale, o� se trouvent les
bureaux du SCIC.
Par cons�quent, une partie importante du budget de fonctionnement
du SCIC
est consacr�e aux d�placements, � l'h�bergement, au transport de
mat�riel et aux locations. Ces co�ts sont dict�s par le march� et
font donc l'objet d'importantes fluctuations (habituellement des
augmentations) o� entrent en ligne de compte les facteurs de
concurrence et de prix des carburants. Dans la mesure o�
l'augmentation des prix n'entra�ne pas de diminution des activit�s
li�es aux conf�rences, les co�ts de fonctionnement et la capacit�
de respecter les limites budg�taires sont, jusqu'� un certain
degr�, hors du contr�le du SCIC.
Il n'y a heureusement pas eu de conflit entre le niveau d'activit�
du SCIC
et les budgets accord�s au cours des derni�res ann�es, ce qui a
entra�n� une stabilit� relative des structures de co�ts.
Gestion int�gr�e du risque (GIR) – D�marche
Les organismes comme le SCIC sont dot�s de structures de gouvernance uniques qui d�finissent le contexte et les pratiques dans le cadre desquels les risques organisationnels et strat�giques peuvent �tre g�r�s de mani�re proactive. La structure de gouvernance elle‑m�me �tablit des freins et des contrepoids en mati�re de confidentialit� et de neutralit�. De par sa port�e et sa nature, elle cr�e un environnement d'activit� qui doit fonctionner de mani�re int�gr�e.
En raison de l'ind�pendance unique que conf�re le mandat du SCIC, et de la petite taille de ce dernier, il est essentiel que la haute direction des organismes comme le Secr�tariat participe � fond aux processus de planification des activit�s et des ressources humaines afin de fournir orientation et conseils et de tracer les grandes lignes de ses attentes. Par exemple, les demandes de services aux conf�rences, la gestion de l'information et les besoins en technologie de l'information, les finances et les besoins en dotation ont toujours fait partie de l'ordre du jour des r�unions mensuelles de la haute direction du SCIC. Ces r�unions d�montrent de quelle fa�on les priorit�s et les orientations doivent �tre �tablies, comment les d�cisions concernant les affectations et les r�affectations de fonds doivent �tre prises, et comment les programmes doivent �tre coordonn�s et g�r�s pour obtenir le(s) r�sultat(s) strat�gique(s) attendu(s).
Les d�bats plus strat�giques touchant les risques organisationnels � l'�chelle du Secr�tariat, la planification strat�gique et l'affectation des ressources ont souvent lieu au niveau du Comit� de gestion et dans le cadre d'autres r�unions de comit�s internes. Le Plan int�gr� d'activit�s et des ressources humaines (PIARH) du SCIC, par exemple, touche l'ensemble de l'organisation. Il comprend une analyse de l'environnement op�rationnel du SCIC, les pressions internes et externes, de m�me que les r�centes tendances de sa dotation et de ses activit�s. Il sert �galement � �tablir les principaux domaines � risque et leur incidence �ventuelle sur l'organisation. Ainsi, le PIARH permet � la direction de mieux surveiller ces risques, de mettre au point des strat�gies pour les att�nuer et de d�terminer o� les priorit�s devront mettre l'accent en fonction des besoins des activit�s, d'une analyse de l'effectif et des normes de service � la client�le.
Plus importante officialisation de la d�marche int�gr�e de planification et de gestion des risques
La r�putation et la cr�dibilit� reposent sur l'efficacit�. La haute direction reconna�t qu'il est n�cessaire de trouver un meilleur �quilibre entre les priorit�s � court et � long termes du SCIC tout en maximisant les possibilit�s et en relevant les d�fis comme la planification de la rel�ve, un contexte intergouvernemental plus complexe et de nouvelles technologies, ainsi que de nouvelles pr�occupations. Pour continuer de bien ex�cuter son mandat, le SCIC doit aussi continuer de renforcer sa capacit� de gestion des risques, d'anticiper l'�volution du contexte intergouvernemental et des besoins de ses clients et de s'y pr�parer et de bien y r�pondre.
Dans ce contexte de d�fis et de risques, le SCIC a profit� de la r�duction r�cente des activit�s de conf�rences pour proc�der � une consolidation et � une restructuration pour l'avenir. Parmi ces initiatives, on compte la mise en œuvre d'une Strat�gie int�gr�e des ressources humaines, une normalisation des politiques et proc�dures, la formulation et l'ex�cution d'un plan en plusieurs �tapes de d�penses d'immobilisation, et des investissements strat�giques dans la planification de la formation et du perfectionnement. Par cons�quent, le Secr�tariat est plus pr�t que jamais � offrir des services professionnels de la plus haute qualit� pour soutenir ses clients gouvernementaux et, par extension, � l'avantage des citoyens de tout le pays.
Le but vis� par cette d�marche int�gr�e de planification et de gestion des risques est d'aider le SCIC � cerner les risques de fa�on proactive � l'�tape de l'�laboration des politiques plut�t qu'au moment de leur mise en œuvre, et � faire de la gestion des risques et des strat�gies d'att�nuation, ainsi que des le�ons apprises une partie int�grante de ses op�rations.
�tant un micro-organisme, le SCIC n'a pas de comit� de v�rification, mais il continue de respecter la politique du Conseil du tr�sor en mati�re de v�rification en participant au programme de v�rification horizontale du controleur g�n�ral et en ayant recours aux services du Comit� de v�rification des petits minist�res et organismes (PMO). Le SCIC est �galement membre du Groupe consultatif des PMO.
Profil de d�penses
Le Secr�tariat se fixe des objectifs de rendement de mani�re � �tre toujours pr�t � disposer d'une organisation capable de desservir annuellement jusqu'� 120 conf�rences. Le contexte ayant entra�n� un ralentissement des activit�s au cours des derniers exercices, les d�penses du Secr�tariat ont �t� moindres que celles qui sont habituellement �taient pr�vues et budg�t�es chaque ann�e. Le tableau suivant fait �tat des d�penses r�elles et des d�penses pr�vues, ces derni�res ayant �t� �tablies en fonction d'un niveau d'activit� tournant autour des 120 conf�rences.
Cr�dits vot�s et postes l�gislatifs dans le budget principal des
d�penses
(en millions de dollars)
|
Poste vot� ou l�gislatif (L) |
Libell� tronqu� du poste vot� ou l�gislatif |
D�penses r�elles |
D�penses r�elles |
Budget principal des d�penses |
D�penses r�elles |
|---|---|---|---|---|---|
|
5 |
D�penses du programme |
5,0 |
4,6 |
6,1 |
5,0 |
|
(S) |
Contributions aux r�gimes d'avantages sociaux des employ�s |
0,3 |
0,4 |
0,4 |
0,4 |
|
Total |
|
5,3 |
5,0 |
6,5 |
5,4 |
L'augmentation des d�penses en 2008-2009 par rapport � l'exercice 2007-2008 est le r�sultat des co�ts du r�glement des conventions collectives en mati�re salariale, de m�me que de certains investissements strat�giques en vue de la modernisation des processus et du mat�riel.
SECTION II – ANALYSE DES ACTIVIT�S DU PROGRAMME EN FONCTION DU R�SULTAT STRAT�GIQUE
Analyse d�taill�e du rendement
R�sultat strat�gique
L'organisation et le d�roulement sans faille des r�unions multilat�rales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.
Nom de l'activit� du programme
Services aux conf�rences
Description de l'activit� du programme
Prestation de services de soutien impartiaux et sp�cialis�s n�cessaires � la planification et � l'organisation des conf�rences f�d�rales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.
Ressources financi�res totales de l'organisme (en millions de dollars)
| 2008-2009 | |||||
|---|---|---|---|---|---|
|
Ressources financi�res (en millions de dollars) |
Ressources humaines (ETP) |
||||
|
D�penses pr�vues |
Autorisations totales |
D�penses r�elles |
Pr�vues |
R�elles |
�cart |
|
6,5 |
7,0 |
5,4 |
36 |
30 |
61 |
|
R�sultats attendus |
Indicateurs de rendement |
Objectifs |
Rendement obtenu |
Sommaire du rendement |
|---|---|---|---|---|
|
Assurer la planification et le d�roulement sans faille des r�unions, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacit� devant les impr�vus. |
Satisfaction des int�ress�s � l'�gard des divers aspects de la planification et de l'organisation des conf�rences. |
Taux de satisfaction de 90 % ou plus. |
D�pass� |
95% des planificateurs sond�s ont indiqu� �tre satisfaits
ou tr�s satisfaits des services du
SCIC en g�n�ral. Chacune des particularit�s des
services �valu�s ont obtenu un taux de satisfaction de 89 �
97 %. Un seul indicateur �tait sous l'objectif vis�. On
pr�voit apporter des correctifs � cet �l�ment dans la mesure
ou il nous est possible de le faire. |
|
Le SCIC comprend et r�pond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conf�rences intergouver-nementales qu'il dessert. |
Mesure dans laquelle les parties prenantes aux conf�rences intergouver-nementales que le SCIC comprend et r�pond � leurs besoins. |
Taux de satisfaction de 90 % ou plus. |
D�pass� |
Dans un sondage, on demandait aux personnes charg�es de
planifier les conf�rences � quel point elles �taient
satisfaites du
SCIC � cet �gard. Elles ont idiqu� que le
SCIC comprenait et r�pondait � leurs besoins dans
94 % des cas. |
Avantages pour les Canadiens
L'organisation et le d�roulement des r�unions multilat�rales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres est un service mettant en relief l'un des principes fondamentaux d'une soci�t� d�mocratique, soit la communication, et il constitue l'un des �l�ments essentiels du fonctionnement de la f�d�ration canadienne.
En assurant avec doigt� et professionnalisme l'organisation et le bon d�roulement de ces r�unions, le SCIC permet aux gouvernements f�d�ral, provinciaux et territoriaux de se pencher sur des dossiers pertinents sans avoir � se soucier du processus ou des risques importants d'erreur ou d'omission, car elles peuvent compter sur l'exp�rience et la neutralit� du Secr�tariat qui, gr�ce � son expertise technique et � sa compr�hension de ce qui doit �tre fait et du moment o� cela doit �tre fait, ajoutera � l'efficacit� de ces rencontres.
Les int�r�ts de chaque Canadien sont repr�sent�s par plusieurs ordres de gouvernement dans sa propre province ou son territoire. Le succ�s de chacun de ces ordres � r�aliser son mandat d�pend de la r�ussite de l'ensemble � d�terminer les orientations � prendre en ce qui a trait aux politiques nationales et provinciales et/ou territoriales, et � r�pondre aux besoins gr�ce � la collaboration et � la n�gociation.
En tant qu'organisme multilat�ral ayant pour but d'appuyer des activit�s contribuant � susciter et � soutenir l'esprit de collaboration et de n�gociation entre les gouvernements, le SCIC tente de donner le plus d'effets possibles � ces processus en �tablissant un climat des plus propices � un discours rationnel et � des prises de d�cisions optimales � l'avantage de tous les gouvernements et les Canadiens.
Analyse du rendement
Au d�but de l'automne 2008, le SCIC a approuv� son cadre de mesure du rendement (CMR), lequel est fond� sur son AAP. Dans le CMR, on souligne que la strat�gie de mesure du Secr�tariat devrait comprendre des donn�es et des documents internes, de m�me que deux sondages, l'un men� aupr�s des personnes charg�es de la planification des conf�rences et l'autre aupr�s des d�l�gu�s � ces conf�rences. Il a �t� d�cid� mettre la strat�gie � l'�preuve dans le cadre d'un projet pilote au cours de l'exercice 2008-2009. Les r�sultats du projet pilote seraient utilis�s pour mettre la derni�re main au CMR, et notamment pour �tablir les objectifs pour les indicateurs de r�sultats.
R�sultat attendu : Assurer la planification et le d�roulement sans faille des r�unions, ce qui comprend aussi faire preuve d'efficacit� devant les impr�vus
Le sondage men� aupr�s des planificateurs de conf�rences indique que ceux qui ont recours aux services de planification de conf�rences du SCIC sont tr�s satisfaits de presque tous les aspects de ces services. Sur une �chelle de 1 (pas du tout satisfait) � 5 (tr�s satisfait), les taux sont tous en moyenne sup�rieurs � 4,5, sauf en ce qui a trait � la continuit� du personnel du SCIC, �l�ment pour lequel le taux de satisfaction atteint tout de m�me 4,3. Le CMR indique que l'objectif de rendement du SCIC doit �tre 90 % de r�ponses positives chaque ann�e. On en conclut donc que l'objectif de rendement a �t� atteint dans la plupart des cas.
R�sultats attendus : Le SCIC comprend et r�pond aux besoins de toutes les parties prenantes aux conf�rences intergouvernementales
Le sondage effectu� aupr�s des planificateurs de conf�rences a abord� cet �l�ment en leur demandant � quel point il �tait important pour eux et s'ils �taient satisfaits du SCIC � cet �gard. Dans l'ensemble, il est tr�s important pour eux et ils sont tr�s satisfaits du SCIC � l'�gard de cet objectif dans une proportion de 4,7 sur 5, en moyenne.
Rendement g�n�ral de l'organisme
Encore une fois en 2008-2009, la demande de services aupr�s du SCIC a diminu� par rapport aux exercices pr�c�dents, en raison du ralentissement de l'�conomie, de la tenue de plusieurs �lections provinciales ayant eu une incidence sur les possibilit�s de r�union, et de l'attitude attentiste des secteurs face � un gouvernement f�d�ral minoritaire, alors m�me que les relations f�d�rales-provinciales-territoriales entraient dans une p�riode o� l'�laboration d'importantes nouvelles initiatives n�cessitait dans de nombreux cas l'appui d'une majorit� avant de pouvoir proc�der � leur planification, leur financement et leur ex�cution.
Le SCIC a profit� du ralentissement des activit�s intergouvernementales pour mettre en œuvre les nouvelles politiques et directives des organismes centraux, pour �tudier l'utilisation de ses ressources et des moyens d'optimiser les co�ts, pour revoir ses m�thodes de fonctionnement et mettre en oeuvre et documenter ses saines pratiques, et enfin pour poursuivre le transfert d'apprentissage de ses employ�s afin d'att�nuer le risque.
Compte non tenu des progr�s r�alis�s dans l'ensemble de la gestion de l'organisme, le SCIC poursuivra son programme de modernisation, particuli�rement en ce qui concerne ses activit�s de gestion afin de renforcer sa reddition de comptes et de favoriser l'efficacit� et la transparence de ses processus.
Faits saillants des conf�rences
Le SCIC a offert ses services � l'occasion de 70 conf�rences intergouvernementales de haut niveau en 2008-2009. Trois de ces rencontres ont eu lieu au niveau des premiers ministres et trois autres au niveau des premiers ministres provinciaux et des leaders des territoires. Ces derni�res exigent des efforts beaucoup plus importants que les autres, en ce qui a trait � la planification et � l'ex�cution :
- Conf�rence des Premiers ministres de l'Ouest 2008
du 28 au 30 mai 2008, Prince Albert (Saskatchewan) - Sommet national des femmes autochtones 2008
les 30 et 31 juillet 2008, Yellowknife (Territoires du Nord-Ouest) - 32e Conf�rence annuelle des gouverneurs de la
Nouvelle-Angleterre et des premiers ministres de l'Est du Canada
(GN-A/PMEC)
les 15 et 16 septembre 2008, Bar Harbor (Maine) - Conf�rence des premiers ministres
le 10 novembre 2008, Ottawa (Ontario) - R�union des Premiers ministres et des dirigeants autochtones
nationaux
le 15 janvier 2009, Ottawa (Ontario) - Conf�rence des premiers ministres
le 16 janvier 2009, Ottawa (Ontario)
Nombre de conf�rences desservies
Si le nombre total de conf�rences desservies a diminu� en 2008-2009, celui des conf�rences au niveau des premiers ministres, des premiers ministres provinciaux et des leaders des territoires a par contre augment�. Parmi les nombreuses conf�rences desservies, 37 �taient de niveau minist�riel et 54 se sont d�roul�es au niveau des sous-ministres.
Le�ons apprises
L'�valuation am�lior�e du programme des services aux conf�rences, qui a �t� effectu�e pendant l'exercice en cours, permet non seulement de confirmer l'importance des divers services qu'offre le SCIC � ses clients, mais aussi de d�montrer le niveau de satisfaction tr�s �lev� de ces derniers, aussi bien chez les personnes charg�es de planifier les conf�rences que chez les d�l�gu�s. Il en ressort aussi qu'aucun �l�ment ne n�cessite de correctifs majeurs, mais que les donn�es recueillies montrent clairement qu'il est important de maintenir une constance dans la qualit� des services que nous fournissons � chacune des conf�rences. Les priorit�s de la gestion, notamment diverses initiatives men�es dans le cadre du Projet de modernisation, de m�me que les priorit�s op�rationnelles visant une am�lioration et la documentation constantes des pratiques et des proc�dures de planification et d'ex�cution des conf�rences permettront sans doute d'assurer la constance de la qualit� des services du SCIC ann�e apr�s ann�e et de secteur en secteur, malgr� le roulement du personnel.
Un autre �l�ment est ressorti l'�valuation du programme cette ann�e : nos clients accordent � la continuit� du personnel du SCIC d'une r�union � l'autre dans un m�me secteur une importance que nous ne soup�onnions pas. Le SCIC a certes mis en place des pratiques visant � assurer cette continuit� dans les plus gros secteurs du gouvernement, mais il lui a fallu, au fil des ans, faire preuve d'une certaine souplesse pour �quilibrer la charge de travail entre les employ�s. � la lumi�re de cette nouvelle information, le SCIC s'efforcera d'assurer la plus grande continuit� possible pour chaque secteur au moment d'�tablir le calendrier des conf�rences.
Lettres de remerciement
Bien qu'il n'y ait pas encore d'objectifs officiels de rendement pour �valuer ce genre d'information anecdotique, nous savons que des lettres de remerciements sont souvent envoy�es par nos clients et peuvent servir � confirmer les r�sultats positifs obtenus dans les sondages men�s aupr�s de nos clients. en voici quelques extraits :
� Je d�sire vous remercier tous les cinq pour le service de haute gamme que vous nous avez offert. Vous avez su trouver la fa�on de r�pondre aux attentes de tous les d�l�gu�s (…) �
Joanne Marceau
Conseill�re
Minist�re de la Justice, Qu�bec
� (…) le professionalisme et le d�vouement de votre personnel ont �t� essentiels au succ�s de ces r�unions,surtout que nous ne disposions que de peu de temps pour coordonner la logistique (...) �
Natasha Rascanin
Sous-ministre adjointe
Op�rations intergouvernementales
Bureau du Conseil priv�
� Merci pour tout ce que vous avez fait pour que la Conf�rence des Premiers ministres connaisse pareil succ�s. Ces deux jours se sont d�roul�s de mani�re tr�s efficace. Merci de votre grande souplesse (...) �
Aaron Campbell
Gestionnaire, �claireur du Premier ministre
Cabinet du Premier ministre
� Je tiens encore une fois � vous remercier, ainsi que votre �quipe, pour le fantastique soutien que vous avez fourni lors de la r�union du Conseil (...). Je vous remercie de votre professionalisme, votre sens de l'organisation et votre efficacit�; ils m'impressionneront toujours (...) �.
John Pearson
Directeur des programmes
Conseil des sous-ministres responsables des transports et de la
s�curit� routi�re
SECTION III –INFORMATION SUPPL�MENTAIRE
Finances – Points saillants
Exercice termin� le 31 mars 2009
�tat condens� de la situation financi�re
|
|
(en milliers de $) |
Variation en pourcentage |
2009 |
2008 |
|---|---|---|---|---|
|
Actif |
Actif total |
-22% |
374 |
478 |
|
Passif |
Passif total |
28% |
989 |
778 |
|
Avoir |
Avoir total |
105% |
(615) |
(300) |
|
Total |
|
-22% |
747 |
956 |
Exercice termin� le 31 mars 2009
�tat condens� du fonctionnement
|
|
(en milliers de $) |
Variation en pourcentage |
2009 |
2008 |
|---|---|---|---|---|
|
D�penses |
D�penses totales |
5% |
6,019 |
5,731 |
|
Revenus |
Revenus totaux |
-3% |
1,082 |
1,114 |
|
Co�t net de fonctionnement |
|
7% |
4,937 |
4,616 |
�tats financiers
On peut trouver les �tats financiers de l'exercice termin� le 31 mars 2009 � www.scics.gc.ca.
Liste des tableaux d'information suppl�mentaire
Tous les tableaux d'information suppl�mentaires pr�sent�s sous forme �lectronique dans le Rapport sur le rendement se trouvent sur le site Web du Conseil du Tr�sor du Canada � l'adresse suivante :
http://www.tbs-sct.gc.ca/dpr-rmr/2008-2009/index-fra.asp.
Tableau 1 : Sources de revenus non disponibles
Tableau 2 : V�rification interne (p�riode de rapport actuelle)
Autres points � souligner
Le SCIC est un organisme du gouvernement f�d�ral et des gouvernements provinciaux et, � ce titre, agit en tant qu'organisme intergouvernemental neutre. Le Secr�tariat produit annuellement un rapport aux gouvernements d�taillants les activit�s de l'agence. On trouvera ce rapport sur le site Web du SCIC � l'adresse suivante : www.scics.gc.ca.
1 En raison des postes vacants et de la retraite de M. Carol Bourgeois et de Mme Danielle S�guin