ARCHIVÉ - Tribunal de la dotation de la fonction publique

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SECTION II – Analyse de l’activit� de programme par r�sultat strat�gique

Analyse de l’activit� de programme

R�sultat strat�gique : R�glement �quitable et impartial des conflits relatifs aux nominations internes et aux mises en disponibilit� au sein du gouvernement du Canada     

Activit� de programme : Arbitrage et m�diation des plaintes d�pos�es en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique 

Ressources financi�res (en milliers de dollars)
D�penses pr�vues	Autorisations	D�penses r�elles
4 960	5 119	4 304

Ressources humaines
Pr�vues	R�elles	�cart
35 ETP	29 ETP	6 ETP

Cadre de gestion du rendement

M�me si le Rapport sur les plans et les priorit�s 2007-2008 du Tribunal contenait des indicateurs et des cibles de rendement, ceux-ci �taient plut�t mal d�finis car, au moment d’aller sous presse, le TDFP existait depuis moins de deux ans et se concentrait sur le peaufinage de la proc�dure de traitement des plaintes et la dotation des postes cl�s (agents du greffe et m�diateurs). Il n’en reste pas moins qu’un cadre de gestion du rendement a �t� �labor� et mis en place en 2007 dans le cadre de l’exercice SGRR. Voil� pourquoi les indicateurs et les cibles de rendement d�crits dans le pr�sent rapport diff�rent l�g�rement de ceux indiqu�s dans le Rapport sur les plans et les priorit�s 2007-2008. On trouvera ci-apr�s une explication d�taill�e des changements survenus.

Priorit�s du programme du TDFP

L’un des principaux objectifs du TDFP est de rendre des d�cisions judicieuses par rapport aux plaintes d�pos�es en vertu de la LEFP, c’est-�-dire des d�cisions de qualit� sup�rieure, qui favorisent des recours efficaces et qui puissent r�sister � un examen judiciaire. La qualit� se mesure essentiellement au nombre de contestations judiciaires des d�cisions rendues par le Tribunal devant la Cour f�d�rale et au nombre de celles rejet�es.

Dans le Rapport sur les plans et les priorit�s 2007-2008, le TDFP fait �tat de deux r�sultats assortis de deux indicateurs chacun pour les fonctions d’arbitrage des plaintes du Tribunal :

R�sultats	Indicateurs
Les d�cisions du TDFP sont judicieuses et bien �tay�es	• Qualit� sup�rieure des d�cisions • Proc�dure �quitable et transparente
Les plaintes sont trait�es dans les meilleurs d�lais	• Satisfaction des intervenants • Temps �coul� pour le traitement des plaintes

En recueillant les renseignements utiles pour mesurer l’efficacit� des fonctions d’arbitrage, on a vite compris que ces indicateurs initiaux �taient hautement subjectifs. Par exemple, le niveau de satisfaction des intervenants et l’�quit� et la transparence du processus pouvaient varier consid�rablement selon la partie consult�e. En d’autres termes, les parties � une plainte – soit le plaignant et l’administrateur g�n�ral – pouvaient percevoir le processus de mani�re radicalement diff�rente � l’issue de la d�cision rendue dans leur cas.

Pour ce qui est de mesurer le temps qu’il faut pour rendre une d�cision, on a d�cid� que le point de d�part devait �tre la date de l’audience plut�t que la date du d�p�t d’une plainte. La mesure du temps qui s’�coule entre le d�p�t initial d’une plainte et la publication d’une d�cision n’est pas un indicateur adapt� � cause des nombreux facteurs ind�pendants de la volont� du Tribunal – par exemple, le nombre de demandes l�gitimes de prolongation des �ch�ances et les changements apport�s au calendrier des audiences.

C’est pour ces raisons que le TDFP a r�vis� ses indicateurs et cibles de rendement en ce qui concerne sa fonction d’arbitrage des plaintes de la mani�re suivante :

Les d�cisions du Tribunal sont opportunes, judicieuses et bien �tay�es
Indicateur	Cible
Pourcentage de d�cisions dont les motifs sont rendus dans les deux mois suivant l’audience	80 %
Pourcentage des d�cisions du Tribunal confirm�es lors d’un examen judiciaire	95 %

On a �galement apport� des changements aux indicateurs et aux cibles de rendement relatifs au programme de m�diation du TDFP. Dans le Rapport sur les plans et les priorit�s 2007-2008, les r�sultats et indicateurs �taient les suivants :

R�sultats	Indicateurs
R�sultats rapides du mode alternatif de r�glement des conflits (MARC)	• Processus �quitable et transparent • Taux �lev� de participation (50 %) • Taux �lev� de succ�s des parties � la m�diation • Niveau de satisfaction des intervenants

En adoptant ces indicateurs, on a constat� que le taux de participation � la m�diation n’�tait pas un indicateur adapt� car les parties ne sont pas contraintes de participer � la m�diation. On a donc d�termin� que le pourcentage de plaintes retir�es � l’issue de la m�diation serait un indicateur mieux adapt� pour �valuer l’efficacit� des services de m�diation du TDFP.

Les indicateurs et cibles r�vis�s du programme de m�diation du TDFP sont :

Utilisation optimale du service de r�solution des conflits du Tribunal par les parties
Indicateur	Cible
Pourcentage de m�diations se soldant par le retrait de la plainte	70 %

Dans le contexte de l’exercice SGRR, le TDFP a �galement con�u les trois objectifs suivants avec les indicateurs et les cibles qui les accompagnent :

Plaintes trait�es
Indicateur	Cible
Pourcentage de dossiers class�s au bout de 270 jours	80 %
Nombre de plaintes trait�es par ann�e	Selon les besoins

S�ances de m�diation tenues
Indicateur	Cible
Nombre de m�diations tenues par ann�e	140

Cours de formation dispens�s en m�diation
Indicateur	Cible
Nombre de cours de formation en m�diation dispens�s aux intervenants chaque ann�e	6

R�sultats de 2007-2008

Le tableau ci-apr�s r�sume les r�sultats obtenus par le TDFP en 2007-2008.

R�sultats escompt�s	Indicateurs et cibles de rendement	R�sultats atteints
Les d�cisions du Tribunal sont opportunes, judicieuses et bien �tay�es	Pourcentage de d�cisions dont les motifs sont rendus dans les deux mois suivant l’audience Cible : 80 %	68 % Bien que la cible de 80 % n’ait pas �t� atteinte, toutes les d�cisions ont �t� rendues au moins dans les six mois suivant l’audience.
	Pourcentage de d�cisions du Tribunal confirm�es lors de l’examen judiciaire Cible : 95 %	Aucune d�cision de la Cour f�d�rale n’a encore �t� rendue au sujet d’une demande d’examen judiciaire d’une d�cision du Tribunal.
Utilisation optimale des services de r�solution des conflits du Tribunal par les parties	Pourcentage de m�diations qui se sont sold�es par le retrait de la plainte Cible : 70 %	80 % Sur les 119 s�ances de m�diation tenues, 96 ont abouti au retrait de la plainte.

Voici une description d�taill�e des r�sultats obtenus par le TDFP en 2007-2008.

Les d�cisions du Tribunal sont opportunes, judicieuses et bien �tay�es
Indicateur	Cible
Pourcentage de d�cisions dont les motifs sont publi�s dans les deux mois suivant l’audience	80 %

Le TDFP encourage les parties � une plainte � r�gler la plainte par m�diation ou par un autre recours informel au lieu de passer par une instruction formelle du dossier par le Tribunal. De ce fait, la plupart des plaintes sont r�gl�es avant m�me d’en arriver � l’�tape de l’audience de la proc�dure de traitement des plaintes. Il n’en reste pas moins qu’en 2007-2008, 19 d�cisions ont �t� rendues � l’issue d’une audience ou d’une instruction sur dossier sur le bien-fond� de la plainte – c’est-�-dire au motif d’un abus de pouvoir. Sur ce nombre, 13, ou 68 %, ont �t� rendues dans les deux mois suivant l’audience et 16, ou 84 %, dans les trois mois. Les trois d�cisions restantes ont �t� rendues dans les six mois.

Le l�ger retard dans le rendu des d�cisions apr�s une audience s’explique en partie par l’augmentation impr�vue du nombre de plaintes dont le Tribunal a �t� saisi. Alors qu’il en �tait seulement � sa deuxi�me ann�e compl�te de fonctionnement en 2007-2008, le nombre de plaintes qu’il a re�ues est pass� de 438 � 742, soit une hausse de 69 %. Il n’est donc pas �tonnant que le nombre de d�cisions rendues sur le fond en 2007-2008 s’�l�ve � 19 contre deux pour l’ann�e ant�rieure.

Le temps qu’il faut pour r�diger les motifs d’une d�cision varie selon la complexit� de l’affaire et selon que la d�cision cr�era un pr�c�dent. La grande majorit� des questions abord�es par le Tribunal jusqu’ici n’ont pas de pr�c�dent. Le Tribunal doit donc examiner attentivement les questions soulev�es dans une plainte avant de publier les motifs de sa d�cision afin de s’assurer que ses d�cisions refl�tent l’esprit de la nouvelle l�gislation et cr�ent des pr�c�dents opportuns pour les d�cisions futures.

Il existe un autre facteur expliquant le laps de temps requis pour rendre une d�cision � l’issue d’une audience : c’est le nombre relativement restreint de membres du Tribunal disponibles pour tenir des conf�rences pr�paratoires, pr�sider les audiences et rendre des d�cisions sur les questions pr�liminaires et sur le bien-fond� d’une affaire. En 2007-2008, le Tribunal disposait de cinq membres⁵ pour traiter un nombre total de 997 plaintes.

� ce jour les ant�c�dents semblent indiquer que par rapport � cet indicateur la cible est un peu ambitieuse. N�anmoins, le TDFP juge qu’il est important de rendre ses d�cisions dans les meilleurs d�lais en raison de l’incidence possible qu’une d�cision du Tribunal peut avoir sur les parties et le milieu de travail concern�s.

C’est pourquoi un certain nombre de mesures ont �t� mises en place durant l’ann�e pour que le TDFP puisse atteindre sa cible de 80 % des d�cisions rendues dans les deux mois suivant l’audience, m�me lorsque le volume de plaintes est beaucoup plus important que pr�vu. Parmi ces mesures, mentionnons : l’�mission de lettres de d�cision pour les questions de proc�dure comme les questions de comp�tence et des d�lais, la jonction d’un plus grand nombre de dossiers en d�but de proc�dure et l’�mission de motifs de d�cisions sur la base d’arguments �crits, dans la mesure du possible.

Les d�cisions du Tribunal sont opportunes, judicieuses et motiv�es
Indicateur	Cible
Pourcentage de d�cisions du Tribunal confirm�es lors de l’examen judiciaire	95 %

En 2007-2008, cinq des d�cisions rendues par le Tribunal ont �t� renvoy�es devant la Cour f�d�rale pour faire l’objet d’un examen judiciaire. Au moment d’aller sous presse, ces affaires �taient toujours en instance.

⁵ Le TDFP compte entre cinq et sept membres permanents nomm�s par le gouverneur en conseil[par. 88(1) de la LEFP].

Utilisation optimale des services de r�solution des conflits du Tribunal par les parties
Indicateur	Cible
Pourcentage de m�diations qui ont abouti au retrait de la plainte	70 %

En 2007-2008, 119 s�ances de m�diation ont �t� tenues et, sur ce nombre, 96, ou 80 %, ont abouti au retrait de la plainte. Ainsi, le Tribunal a d�pass� de 10 % sa cible de 70 % des m�diations aboutissant au retrait de la plainte. Le Tribunal attribue son taux de succ�s � son programme de formation con�u pour permettre aux intervenants du TDFP de se familiariser avec le processus afin de participer pleinement � la m�diation et obtenir les meilleurs r�sultats possibles. Le r�le du m�diateur rev�t �galement son importance dans la mesure o� celui-ci aide les parties � discuter avec franchise et transparence de leurs int�r�ts et � trouver des solutions pour r�gler la plainte.

Extrants

Indicateur	Cible
Pourcentage de dossiers r�gl�s dans les 270 jours	80 %

Le TDFP a �t� cr�� en partie pour assurer le traitement informel et dans les meilleurs d�lais des plaintes en mati�re de dotation. C’est la raison pour laquelle la proc�dure de traitement des plaintes du TDFP comporte, outre l’audience proprement dite, des possibilit�s de r�gler les plaintes par voie d’un dialogue constructif. En fixant sa cible sur le d�lai n�cessaire au traitement d’une plainte, le TDFP a tenu compte des limites fix�es par le R�glement du TDFP pour les �tapes du processus – la communication de renseignements (25 jours), la pr�sentation des all�gations du plaignant (10 jours), la r�ponse de l’administrateur g�n�ral (15 jours) et la r�ponse des autres parties (10 jours) – de m�me que d’un d�lai raisonnable pour la tenue d’une s�ance de m�diation, l’organisation d’une audience et l’�mission d’une d�cision.

Compte tenu du fait que les plaintes peuvent passer toutes les �tapes du processus depuis la r�ception d’un dossier jusqu’� son r�glement, le TDFP a �tabli � 270 jours le d�lai raisonnable de traitement d’une plainte. Il importait de classer 80 % de tous les dossiers dans ce d�lai; c’�tait la cible � atteindre. Toutefois, au cours de l’exercice pass�, le Tribunal n’a pas atteint cette cible; sur les 742 plaintes re�ues en 2007-2008, 536, ou 72 %, ont �t� r�gl�es dans les 270 jours.

Cette l�g�re lacune peut �tre attribu�e aux m�mes facteurs qui entrent en jeu au moment de rendre une d�cision apr�s une audience – c’est-�-dire une hausse impr�vue du nombre de plaintes re�ues, le nombre de m�diateurs et de membres disponibles pour proc�der � la m�diation et tenir des audiences et l’�tablissement d’une cible ambitieuse. En outre, le TDFP a re�u de la part des parties � une plainte de nombreuses requ�tes ou demandes attribuables, en partie, � la nouveaut� du Tribunal et � la m�connaissance des proc�dures de traitement des plaintes. Ces demandes portaient sur des questions de comp�tence ou de prolongation d’�ch�ances et, dans tous les cas, elles n�cessitaient une d�cision d’un membre du Tribunal. Afin d’�tablir des pr�c�dents pour les futures questions de cette nature, le TDFP a pris le temps n�cessaire pour �tudier les questions et prendre des d�cisions �quitables et transparentes. Ce faisant, le TDFP n’a pas atteint sa cible de 80 % des dossiers r�gl�s dans les 270 jours en 2007-2008. Par contre, il a effectu� un bon travail pr�paratoire pour un traitement plus efficace des plaintes futures.

Indicateur	Cible
Nombre de plaintes trait�es : 742	Selon les besoins

L’une des difficult�s auxquelles se heurte le TDFP a trait � la pr�vision du volume de plaintes dont le Tribunal sera saisi. �tant donn� que le TDFP n’a aucun contr�le sur le nombre de plaintes qu’il re�oit, il est impossible de fixer une cible concr�te. Il est n�anmoins important de donner une indication de la charge de travail du Tribunal; c’est pour cette raison que la cible refl�te le nombre effectif de plaintes re�ues durant l’ann�e : 742. N�anmoins, il faut signaler qu’en sus des 742 plaintes re�ues en 2007-2008, il y avait 255 reports de l’ann�e pr�c�dente.   

Indicateur	Cible
Nombre de s�ances de m�diation tenues par an : 119	140

Au TDFP, la m�diation est une �tape facultative du processus de traitement des plaintes – autrement dit, les parties peuvent d�cliner l’offre de m�diation du Tribunal et passer aux �tapes suivantes du processus. Cela explique en partie le fait que le nombre de s�ances de m�diation tenues en 2007-2008 soit inf�rieur aux pr�visions. Parmi les autres facteurs, mentionnons : le laps de temps requis pour la dotation de tous les postes de m�diateur; le temps pass� par les m�diateurs � organiser des t�l�conf�rences s�par�es avec les parties avant la m�diation pour les aider � s’y pr�parer, pour �valuer la possibilit� de r�gler la plainte par voie de m�diation et �viter ainsi les d�placements inutiles; le grand nombre de s�ances de m�diation tenues � l’ext�rieur de la r�gion de la capitale nationale, la n�cessit� pour les m�diateurs du Tribunal de passer du temps � se rendre jusqu’au lieu de la m�diation et la demande de formation en mati�re de m�diation par les intervenants.

Indicateur	Cible
Nombre de cours de formation en m�diation dispens�s pour les intervenants chaque ann�e : 12	6

Le nombre de cours dispens�s refl�te la forte demande de formation en m�diation dans le contexte des plaintes d�pos�es en vertu de la nouvelle LEFP. La cible a �t� fix�e � six cours par an pour refl�ter la d�cision du TDFP de concentrer ses efforts davantage sur la m�diation que sur la formation maintenant que la nouvelle LEFP est entr�e en vigueur depuis pr�s de trois ans. On estime que la demande de formation s’est stabilis�e et que six cours par an repr�sentent un nombre suffisant pour faire face � la demande.

Priorit�s de gestion du TDFP

Dans son Rapport sur les plans et les priorit�s 2007-2008, le TDFP a �tabli les priorit�s de gestion interne suivantes :

• Des r�glements et des proc�dures efficaces
  L’efficacit� du R�glement du TDFP, les proc�dures et les lignes directrices � l’appui du traitement des plaintes et des MARC sera mesur�e par le biais de consultations r�guli�res avec les intervenants.
• Qualit� de l’acc�s aux services et aux renseignements
  Le TDFP envisage d’utiliser la technologie dans toute la mesure du possible. D’ici � deux ou trois ans, cela implique les activit�s suivantes : utilisation d’Internet comme outil de liaison avec le syst�me de gestion des cas et de fourniture de renseignements aux clients; automatisation du calendrier des audiences et d’autres questions administratives concernant les parties; autorisation pour les plaignants de d�poser une plainte par voie �lectronique; �tablissement d’un lien entre le syst�me de gestion des cas et le syst�me de gestion du rendement.
• Un milieu de travail sain
  Cela sera mesur� par le nombre de plaintes et de griefs pr�sent�s par le personnel du TDFP et par d’autres moyens, comme les sondages en milieu de travail.
• Un personnel dynamique
  Le TDFP insistera sur le perfectionnement professionnel, l’apprentissage permanent et la cr�ation d’emplois int�ressants. Les emplois seront con�us de mani�re � permettre au TDFP d’attirer et de maintenir en poste des employ�s qualifi�s. Cela se mesurera au nombre de candidats qui postulent les postes annonc�s, au taux de roulement et � d’autres moyens, comme les sondages en milieu de travail.

R�sultats de 2007-2008

Efficacit� des r�glements et des proc�dures

Un comit� interne a �t� cr�� en avril 2007 pour examiner le R�glement du TDFP et formuler des recommandations en vue d’y apporter les amendements jug�s n�cessaires. La version remani�e du comit� a �t� pr�sent�e aux principaux intervenants du Tribunal pour qu’ils formulent leurs observations en septembre 2007. D’autres modifications ont �t� apport�es au R�glement en r�ponse � leurs commentaires. Une version finale a �t� pr�sent�e au minist�re de la Justice le 11 d�cembre 2007; l’examen se poursuit.

Qualit� de l’acc�s aux services et aux renseignements

Pour fournir des renseignements � jour et faciliter l’acc�s � la proc�dure de traitement des plaintes et aux services du Tribunal, les initiatives suivantes ont �t� prises durant l’ann�e :

• Guide �lectronique
  Le Guide a �t� con�u conjointement par l’�cole de la fonction publique du Canada (EFPC) et le TDFP afin de donner aux fonctionnaires et aux agents n�gociateurs une repr�sentation visuelle du processus de traitement des plaintes sur Internet. Lanc� en d�cembre 2007, il contient toutes sortes de renseignements utiles, pr�sent�s de fa�on structur�e, sur le r�le et les responsabilit�s du Tribunal, la mani�re de d�poser une plainte, le processus proprement dit et la conduite d’une audience.
• Formulaires � remplir en ligne
  Un projet a �t� lanc� qui visait � permettre aux plaignants de remplir en ligne les formulaires de plainte du TDFP et de les adresser au Tribunal par courriel. Ce projet a pris fin en mars 2008.
• Alertes �lectroniques
  D�veloppement d’un syst�me de notification par courriel, annon�ant aux abonn�s les nouvelles d�cisions affich�es sur le site Web du TDFP. Le lancement officiel du syst�me est pr�vu pour avril 2008.
• Pr�sentations � l’aide de diapos
  Pr�paration de diaporamas adapt�s � des auditoires particuliers. Les pr�sentations visaient � fournir � des groupes d’intervenants partout au pays des renseignements statistiques sur les plaintes re�ues par le Tribunal et sur la jurisprudence d�coulant des d�cisions.
• Site intranet
  D�veloppement et lancement d’un site intranet en novembre 2007 afin de mettre � la disposition des employ�s du TDFP toute l’information dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions.
• Groupe de consultation des intervenants 
  Le Tribunal a proc�d� � un examen de son groupe de consultation des intervenants afin de formuler des recommandations sur la mani�re d’am�liorer l’efficacit� des r�unions du groupe. Le rapport a �t� publi� le 26 mars 2007. Le Tribunal �tudiera les recommandations du rapport et apportera au processus de consultation les ajustements n�cessaires.
• Syst�me de gestion de l’information   
  En f�vrier 2008 le Tribunal a lanc� un projet visant � d�velopper et mettre en œuvre un syst�me de gestion de l’information moderne, mettant � profit les derni�res d�couvertes en mati�re de technologie de l’information. Apr�s analyse des exigences techniques �labor�es en mars 2008, on s’attend � ce que le syst�me soit pleinement op�rationnel d’ici � la fin de 2008.

Un milieu de travail sain

Le TDFP organise r�guli�rement des r�unions du personnel qui comportent en g�n�ral une activit� d’apprentissage. Plusieurs politiques de ressources humaines con�ues pour dynamiser les relations patronales-syndicales ont �t� compl�t�es et affich�es sur le site intranet du TDFP pour que les employ�s y aient facilement acc�s. Un Syst�me de gestion informelle des conflits (SGIC) a �t� con�u et adopt� de concert avec le repr�sentant des agents n�gociateurs.

Le Programme d’aide aux employ�s (PAE) est accessible � tous les employ�s du TDFP et l’�quipe de gestion incite tout le monde � s’en pr�valoir. Les conseillers du PAE ont �t� invit�s � des r�unions du personnel l’an dernier pour animer les d�lib�rations sur des sujets d’ordre professionnel comme la gestion du stress, le r�glement des conflits et l’efficacit� des communications.

Le TDFP s’efforce d’aider ses employ�s � concilier leur vie professionnelle et personnelle et � b�tir une �quipe dynamique par la planification d’activit�s collectives et l’am�lioration des communications internes.

Un personnel dynamique

� la fin de la p�riode 2007-2008, pratiquement tous les postes du TDFP avaient �t� dot�s. Le Tribunal entame maintenant la phase de d�veloppement d’un personnel dynamique, avec la mise en œuvre de sa politique d’apprentissage qui implique l’�tablissement de plans de perfectionnement pour tous les employ�s. Un projet a �t� amorc� par rapport � l’�laboration de profils de comp�tence pour certains groupes et niveaux, afin d’aider les employ�s et les gestionnaires � d�terminer leurs besoins en apprentissage et en perfectionnement.