ARCHIVÉ - Service administratif des tribunaux judiciaires - Rapport

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Section II : Analyse des activités de programmes par résultat stratégique

Résultat Stratégique - Le public a accès de façon rapide et équitable aux processus judiciaires de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt.

 

Activité de programme : Services judiciaires

Descriptions des activités de programme

Les Services judiciaires fournissent un soutien direct à tous les juges grâce aux efforts des adjointes judiciaires, des auxiliaires juridiques, des jurilinguistes, des chauffeurs, des préposés aux audiences et du personnel de la bibliothèque. Sont notamment offerts des services de recherche, de documentation, de révision, de mise au point et de conseils linguistiques et terminologiques, le tout dans le but de prêter main-forte aux juges dans l'élaboration de leurs jugements et des motifs de jugement.

Ressources financières (en millions de dollars)

2012-2013	2013-2014	2014-2015
22,0	21,8	21,8

Ressources humaines (équivalent temps plein)

2012-2013	2013-2014	2014-2015
191	191	191

Résultats attendus de l'activité de programme	Indicateurs de rendement	Cibles
Les juges disposent de l'appui et des ressources dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs fonctions judiciaires.	Sur une échelle de 1 à 5, le taux de satisfaction des juges est d'au moins 4 en ce qui concerne les services qu'ils ont reçus.	80 %

Faits saillants de la planification : Services judiciaires

Les Services judiciaires jouent un rôle vital dans le soutien du mandat de l'organisation en offrant des services clés aux membres des tribunaux. Le programme leur permet d'entendre et de trancher des affaires de façon efficace, ce qui est un élément essentiel au bon fonctionnement du système judiciaire. Il permet également au public d'avoir rapidement accès aux ordonnances et aux décisions des cours et soutient le lien important qui existe entre la magistrature et le barreau ainsi que les travaux des comités de règles des cours. Toutes ces activités garantissent une administration judiciaire efficace et opportune pour les plaideurs se présentant devant les tribunaux, et de manière plus générale, pour tous les Canadiens.

En 2012-2013, les conseillers juridiques exécutifs et les conseillers juridiques principaux continueront de fournir des conseils stratégiques clés en matière de gestion et en matière juridique aux quatre juges en chef et aux autres membres des quatre cours. Cela comprend un soutien et des avis juridiques aux comités des cours qui facilitent les échanges entre les cours, les plaideurs et le public. Ces comités fournissent une tribune pour discuter des pratiques des cours et des questions de modification des règles des cours. Les Services judiciaires continueront également de soutenir l'élaboration de lignes
directrices en matière de pratique pour le règlement extrajudiciaire des différends des instances introduites devant la Cour fédérale par des parties autochtones, et ce, par le truchement du Comité de liaison entre la magistrature, l'Association du Barreau autochtone et le Barreau en droit des autochtones. Dans le cadre d'un examen plus global de sa gouvernance et de sa structure organisationnelle, le SATJ continuera d'accroître son appui juridique aux quatre cours.

Le SATJ offre une gamme complète de services de bibliothèque spécialisés aux quatre cours. Ces services permettent la consultation de la collection de documents juridiques et d'autres documents liés au travail, sur support électronique ou papier, et répondent ainsi aux besoins en renseignements immédiats et à long terme des juges et du SATJ. Dans le but de contrôler l'augmentation des coûts de l'ensemble des publications imprimées et électroniques, le SATJ élaborera une stratégie de maîtrise des dépenses. Celle-ci comprendra un examen continu des divers services d'information électronique, ainsi qu'un examen continu et une intégration des collections imprimées dans les cabinets des juges, les bureaux régionaux et les divers secteurs administratifs au sein de l'organisation. De plus, les services de bibliothèque parachèveront les politiques et les procédures visant à rationaliser les ressources documentaires et travailleront avec les services de TI à la mise en oeuvre d'un nouveau service de dépôt numérique afin de faciliter l'accès aux publications électroniques ainsi que leur gestion.

En vertu des lois dont elles relèvent, chacune des quatre cours fédérales est désignée comme une « cour supérieure d'archives ». Par conséquent, en vertu des règles actuelles, tous les dossiers de cour sont conservés, ce qui signifie que le SATJ a accumulé une grande quantité de documents relatifs aux instances. Dans le but d'améliorer l'efficacité et l'accessibilité aux dossiers des cours et de réduire l'entreposage et les frais de gestion, le SATJ lancera un projet de conservation et de numérisation des dossiers de cour. À cet égard, au cours de l'exercice prochain, la priorité des Services judiciaires sera la fixation d'échéanciers en matière de conservation et d'élimination de dossiers des cours, l'obtention du consentement des juges en chef ainsi que leur approbation officielle des modifications aux règles des cours.

Tous les ans, le SATJ embauche plus de soixante auxiliaires juridiques afin d'aider les membres des cours. Ceux-ci préparent des résumés, effectuent des recherches sur des questions de droit et rédigent des mémoires détaillés sur des questions de fait et de droit. Ce processus d'embauche annuel engendre la présentation de demandes de la part de diplômés récents et futurs des diverses facultés de droit du Canada. Dans le but de simplifier ce processus et de réduire la paperasserie du SATJ et des postulants, l'organisation achèvera la mise en oeuvre d'un nouvel outil de demande en ligne pour les auxiliaires juridiques. Cet outil facilitera la gestion du processus de demande et d'entrevue et offrira une solution en ligne sécuritaire et à jour aux candidats potentiels.

 

L'intégration des résultats au rendement sera une autre stratégie importante en ce qui concerne la prestation des services judiciaires. En 2012-2013, un sondage sera effectué afin de mesurer le taux de satisfaction des juges et des protonotaires quant aux services judiciaires qu'ils reçoivent de la part du SATJ. Les résultats du sondage serviront à élaborer un plan d'action concernant les initiatives futures d'amélioration des services. De plus, le SATJ examinera son cadre de mesure du rendement. Cela comprendra de nouvelles normes de service qui relieront les mesures de rendement et les résultats attendus aux ressources financières et au résultat stratégique de l'organisation.

Enfin, les Services judiciaires continueront de publier des jugements bilingues sur les sites Web des quatre cours. Ils travailleront également en étroite collaboration avec le greffe et les Services internes afin de réorganiser les sites Web des quatre cours et d'implanter le nouveau Système de gestion de la cour et du greffe (SGCG). Cette mesure permettra au SGCG et aux quatre sites Web de répondre aux besoins des cours.

 

Activité de programme : Services du greffe

Descriptions des activités de programme

Les Services du greffe traitent les documents juridiques ainsi que les demandes de contrôle judiciaire sous la juridiction de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt. Ces services s'assurent d'une bonne gestion des dossiers des cours, du fonctionnement adéquat du processus judiciaire et de l'accès aux cours.

Ressources financières (en millions de dollars)

2012-2013	2013-2014	2014-2015
25,5	25,5	25,6

Ressources humaines (équivalent temps plein)

2012-2013	2013-2014	2014-2015
297	297	297

Résultats attendus de l'activité de programme	Indicateurs de rendement	Cibles
Les dossiers des cours sont toujours exacts et complets.	Sur une échelle de 1 à 5, le taux de satisfaction des juges et des clients est d'au moins 4 en ce qui concerne l'exactitude et l'état complet des dossiers des cours.	80 %

Faits saillants de la planification : Services du greffe

Les Services du greffe sont essentiels pour une administration efficace de la justice par les cours. Au cours de la période visée par le rapport, le SATJ prévoit aller de l'avant avec des initiatives qui lui permettront d'améliorer ses services et de favoriser l'accès équitable et en temps opportun au processus de recours judiciaire de chacune des quatre cours.

Le fonctionnement des cours est tributaire des systèmes de technologie de l'information modernes qui permettent aux cours et au greffe de gérer des documents juridiques, et d'aider les cours à remplir leur mandat légal en tant que cours supérieures d'archives. Les services de soutien opérationnel essentiels que le greffe fournit aux cours à travers le pays comprennent : la réception, l'émission et le traitement des documents juridiques, des appels et des demandes de contrôles judiciaires; la gestion appropriée des dossiers de cour; l'appui du processus judiciaire et de l'accès aux cours.

À cet égard, en 2012-2013, les Services du greffe continueront d'appuyer la mise en oeuvre progressive d'un nouveau système d'enregistrement audionumérique. Une fois pleinement mis en oeuvre, ce système permettra d'améliorer le déroulement des audiences des cours et de réduire les coûts des services des sténographes judiciaires et les coûts de transcription. Des ressources seront aussi prévues pour l'acquisition et la mise en oeuvre d'un nouveau Système de gestion de la cour et du greffe (SGCG). Le nouveau SGCG remplacera une série de systèmes désuets, incompatibles et inefficaces. Il permettra aux cours et au greffe de recourir à l'utilisation de documents électroniques par divers moyens tels que le dépôt électronique, la numérisation, la télécopie électronique, ainsi que l'enregistrement audionumérique. Actuellement, les cours fonctionnent dans un environnement mixte où elles ont recours aux documents papier et à un environnement numérique. Une fois la transition achevée, le résultat se traduira par une fonctionnalité améliorée et par la réalisation d'économies importantes. Les juges ainsi que les utilisateurs des cours, y compris les avocats et les ministères et organismes fédéraux, demandent que la numérisation soit achevée le plus rapidement possible. Le SGCG comportera une fonctionnalité permettant le dépôt électronique des documents juridiques par les plaideurs et les autres personnes, le traitement de l'information et l'automatisation des processus de travail dans le respect des règles et des procédures des cours, l'établissement du calendrier des audiences et la réservation des salles d'audience avec toutes les parties concernées, la transmission des décisions aux plaideurs et aux professionnels du secteur juridique, la compilation des mesures de rendement et des statistiques nécessaires pour le fonctionnement efficace des cours et l'établissement des rapports à cet égard. Le nouveau SGCG créera des interfaces et des structures d'information adaptées aux membres des cours, qui sont essentielles à l'éventuelle introduction des salles d'audience munies de fonctionnalités électroniques. Ces projets seront exécutés au moyen d'une approche progressive dont la mise en oeuvre commencera en 2012-2013 et devrait se terminer en 2016-2017. Pour faciliter la transition aux nouveaux systèmes et pratiques d'affaires, le greffe de chaque cour continuera de rationaliser, documenter et revoir l'ensemble de leurs processus. En outre, ceci aidera à améliorer la qualité des procédures documentées et d'actualiser leurs programmes de formation opérationnelle.

Une autre stratégie clé pour la fourniture des Services du greffe est l'intégration des résultats au rendement pour appuyer l'approche à l'échelle de l'organisation, qui consiste à fournir les services du greffe en fonction des exigences de la clientèle et de l'attribution et l'utilisation efficaces des ressources. Cette approche stratégique sera appuyée par un sondage national auprès des utilisateurs des Services du greffe. Les résultats de ce sondage seront utilisés pour rationaliser et améliorer les services du greffe offerts par le SATJ. De plus, le SATJ établira un nouveau cadre de mesure du rendement qui intégrera les activités de programme du greffe comme une composante de la stratégie d'évaluation du greffe. Cela comprendra de nouvelles normes de service qui établiront un lien entre les mesures du rendement et les résultats attendus, et les ressources financières et le résultat stratégique de l'organisation.

 

Alors que beaucoup d'efforts seront consacrés au remplacement du système actuel qui ne peut pas être maintenu et qui est inadéquat, les Services du greffe continuent à assurer un suivi rigoureux de la gestion du risque lié aux dépenses non discrétionnaires découlant des audiences de cour. Par exemple, le SATJ n'exerce aucun contrôle sur la durée et le nombre des audiences, ou encore sur la longueur des transcriptions et des décisions qui doivent être traduites. Ces dépenses non discrétionnaires varient considérablement et sont très difficiles à gérer au sein des niveaux de référence fixes, et ajoutent ainsi d'énormes pressions financières qui compromettent la capacité de l'organisation à réaliser les objectifs fixés en fonction des ses priorités.

 

Activité de programme : Services internes

Descriptions des activités de programme

Les Services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes administrés pour répondre aux besoins des programmes et des autres obligations organisationnelles. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les Services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble de l'organisation et non celles découlant d'un programme particulier.

Ressources financières (en millions de dollars)

2012-2013	2013-2014	2014-2015
20,6	18,4	18,3

Ressources humaines (équivalent temps plein)

2012-2013	2013-2014	2014-2015
151	151	151

Faits saillants de la planification : Services internes

Au cours des prochaines années, les Services internes continueront de diriger plusieurs initiatives clés visant à appuyer et à faciliter la prestation de services judiciaires et de services de greffe grâce à des investissements importants dans la sécurité et dans la gestion de l'information et la technologie de l'information. Les efforts destinés à soutenir les ressources humaines et financières et à augmenter les capacités de gestion de projet seront également un objectif prioritaire autant pour les Services internes que pour le SATJ.

 

Sécurité

Le SATJ a déterminé que la sécurité était une principale priorité pour la période de 2012-2013 à 2016-2017. Une sécurité adéquate est essentielle au bon fonctionnement du système de justice. Au cours des prochains exercices, le SATJ continuera de mettre en oeuvre les éléments de son programme de sécurité, soit notamment : un plan révisé de continuité des opérations; de nouvelles normes pour le personnel de sécurité; de nouveaux équipements de contrôle; un programme soutenu et exhaustif de sensibilisation à la sécurité destiné aux membres des cours et aux employés du SATJ; un processus de gestion des risques de sécurité; un programme destiné aux agents de sécurité; diverses améliorations de ses infrastructures. En 2012-2013, le SATJ commencera également à mettre sur pied le Centre des opérations et des communications sur la sécurité (COCS) qui constituera un point de contact unique, accessible 24 heures sur 24, sept jours sur sept et 365 jours par année. Cet organisme assurera une surveillance regroupée pour tous les systèmes de sécurité du SATJ. Le COCS deviendra le point de contact national de commandement, de contrôle, de communications et de renseignements pour les services de sécurité offerts aux quatre cours.

Le SATJ se chargera aussi d'instaurer et de superviser un programme national de sécurité harmonisé qui permettra de répondre à des exigences changeantes et d'assurer la normalisation des mesures de sécurité dans les tribunaux du Canada et leur application cohérente en vue des résultats souhaités. Des évaluations et examens de la conformité auront lieu régulièrement pour déterminer si les mesures de sécurité fonctionnent adéquatement; toutes les actions correctives jugées nécessaires seront prises en temps opportun. Des mesures de redressement ont déjà été mises au point pour corriger les lacunes en matière de sécurité identifiées à ce jour.

Gestion de l'information et technologie de l'information (GI/TI)

Une solide infrastructure de la GI/TI est le fondement de la fonctionnalité, de la fiabilité et de la sécurité des opérations et des activités administratives des tribunaux. Le SATJ a identifié la GI/TI comme l'une de ses principales priorités et un risque organisationnel important pour l'année 2012-2013. Malgré les progrès importants réalisés dans ce domaine et les investissements considérables consentis en 2011-2012, le principal objectif pour la période de rapport sera de compléter les améliorations de l'infrastructure de la technologie de l'information, soit notamment un nouveau centre de données. Ce projet de centre inclut le déménagement dans une nouvelle installation; la configuration, la migration,
la virtualisation et la sécurisation de nouveaux serveurs; l'installation d'un nouveau système de sauvegarde et de reprise en cas de sinistre informatique. Grâce à une infrastructure de TI plus robuste, plus fiable et plus sûre, le SATJ sera en mesure d'appuyer, durant les cinq prochaines années, la mise en oeuvre de solutions axées sur la technologie pour les tribunaux judiciaires, comme le SGCS, le dépôt électronique, la numérisation et télécopie électronique, l'enregistrement audionumérique, la vidéoconférence, de l'équipement permettant la lecture numérique et la photocopie en ligne, ainsi qu'un système d'embauche d'auxiliaires juridiques en ligne.

Le SATJ s'emploiera par ailleurs à améliorer et à remplacer divers systèmes d'information intégrée nécessaires au soutien de fonctions administratives telles que la gestion des ressources humaines, des finances, des actifs et de l'information.

Le SATJ mettra à jour son cadre de gestion de l'information et mettra en oeuvre un nouveau système de gestion des documents pour répondre à ses besoins liés à la gestion de l'information, et se conformer aux politiques, principes, normes et pratiques du Conseil du Trésor en la matière. Ceci favorisera l'intégration technologique au sein d'autres systèmes regroupés, et facilitera l'accès et le partage des informations numériques. Les recommandations du contrôleur général du Canada issues de la vérification des dossiers électroniques et du Cadre de responsabilisation de gestion seront aussi prises en compte dans ce processus.

 

Finances

Pour garantir sa viabilité financière à long terme, le service des finances collaborera avec les cours, les organismes centraux et autres partenaires et intervenants clés, pour concevoir un modèle de financement plus durable. Il continuera aussi de travailler avec d'autres éléments du programme pour assurer une surveillance rigoureuse des risques financiers significatifs liés aux dépenses non discrétionnaires, notamment celles qui ont trait aux audiences. Ces dépenses non discrétionnaires varient énormément et sont très difficiles à circonscrire à l'intérieur d'un intervalle de référence fixe, ce qui crée des pressions financières considérables et limite la capacité de l'organisation d'atteindre les résultats fixés en fonction de ses priorités. Un soutien sera également offert au Comité de planification des investissements pour assurer la bonne présentation des rapports financiers et la surveillance adéquate du nouveau plan quinquennal d'investissement.

Durant la période de rapport, le SATJ poursuivra la mise en oeuvre de sa politique concernant les systèmes de contrôle interne. Il s'agira notamment de documenter, de tester, de surveiller et de corriger les processus clés. Le SATJ fera également la mise à jour de son système financier pour s'aligner sur les normes gouvernementales FreeBalance et tirer profit des améliorations apportées au système.

Ressources humaines

Le SATJ continuera d'investir dans ses programmes de gestion des talents, de l'apprentissage et du leadership, afin de s'assurer de pouvoir remplir ses obligations et rejoindre ses priorités. Cela impliquera la mise en oeuvre d'un programme de mentorat à l'intention des cadres intermédiaires et l'élaboration d'une nouvelle approche de planification de la succession qui permettra à l'organisation de mieux identifier, favoriser et retenir les talents nécessaires pour atteindre le résultat stratégique du SATJ.

Les Ressources humaines participeront aux examens de la structure de gouvernance et d'organisation en offrant des services et des conseils aux cadres supérieurs. De plus, les RH se pencheront sur les secteurs à améliorer soulevés dans le plus récent Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux.

Comme le Système d'information sur les ressources humaines actuel ne peut plus bénéficier de services de soutien et d'entretien, le SATJ assurera la continuité des opérations RH en mettant en oeuvre un nouveau système des RH.

Plan d'investissement et gestion de projet

En 2012-2013, le SATJ continuera d'établir des priorités et de prendre des initiatives qui permettront non seulement d'économiser de l'argent, mais aussi d'améliorer ses services. À cette fin, le SATJ entamera la mise en oeuvre de son plan quinquennal d'investissement pour les exercices 2012-2013 à 2016-2017. La mise en oeuvre de ce plan est essentielle pour que les cours, leurs utilisateurs et le public continuent de recevoir des services efficaces et efficients. Elle créera un processus normalisé de prise de décisions en matière d'investissement et de gestion de projet tout en s'assurant que le SATJ consacre ses ressources limitées aux investissements les plus bénéfiques à l'organisation.

Pour veiller à ce qu'il rejoigne ses priorités tout en adhérant aux principes de bonne gouvernance, d'intendance, de responsabilisation, de prise de décisions éclairées et de planification efficace, le SATJ continuera de renforcer son cadre de gestion de projet et ses capacités en la matière. Cela sera possible grâce à la mise en oeuvre complète du nouveau Bureau de gestion de projet de l'organisation, qui établira des normes et des processus communs pour tous les projets qui lui seront soumis et dispensera une formation en matière de gestion de projet.