Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Symbole du gouvernement du Canada

ARCHIVÉ - Bureau de la vérification interne et de l'évaluation - Vérification de la tenue des documents électroniques

Avertissement Cette page a été archivée.

Information archivée dans le Web

Information archivée dans le Web à  des fins de consultation, de recherche ou de tenue de documents. Cette dernière n’a aucunement été modifiée ni mise à  jour depuis sa date de mise en archive. Les pages archivées dans le Web ne sont pas assujetties aux normes qui s’appliquent aux sites Web du gouvernement du Canada. Conformément à  la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez demander de recevoir cette information dans tout autre format de rechange à  la page « Contactez-nous ».

Annexe C : Liste des principales pratiques de gestion de l'information

Au cours de notre vrification, nous avons relev plusieurs pratiques de pointe ou rigoureuses l'appui des activits de gestion de l'information. Nous avons recens ces pratiques dans le cadre de nos entretiens et de l'examen de la documentation, puis les avons confirmes auprs des Services de gestion de l'information de l'entreprise (SGIE) de la Direction de la gestion de l'information et de la technologie (DGIT).

Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive des pratiques employes par le Secrtariat et nous sommes conscients que d'autres pratiques de pointe ou rigoureuses peuvent tre utilises par les secteurs viss par notre vrification ainsi que par d'autres groupes du Secrtariat.

Rsum lments du CRG Description et analyse

1. Champion, reprsentant responsable de la gestion de l'information ou groupe de travail sur la gestion de l'information

  • Responsabilits
  • Apprentissage, innovation et gestion du changement

Plusieurs secteurs et divisions ont commenc dfinir et dlguer des responsabilits prcises en matire de gestion de l'information au sein de leur organisation et, ce faisant, elles ont eu tendance laborer des pratiques plus rigoureuses. Les personnes auxquelles des responsabilits taient dlgues ont souvent t appeles orienter, laborer ou mettre en œuvre de nouveaux outils ou processus de gestion de l'information dans le but d'amliorer les pratiques en la matire au sein des secteurs.

Les responsables de la gestion de l'information pourraient tirer profit de ces outils et pratiques afin de favoriser la diffusion ou la mise au point de pratiques de gestion de l'information, et de combler leurs besoins sur les plans de la surveillance et de l'tablissement de rapports.

2. Systme de gestion des dossiers
  • Grance

Nous avons constat que plusieurs groupes au sein du Secrtariat chargs d'effectuer des examens, de prodiguer des conseils et de formuler des commentaires ont labor un systme lectronique dsign  systme de gestion des dossiers  pour assurer un suivi de leurs activits. De tels systmes servent exercer un contrle sur le processus de partage de l'information et s'assurer que les activits accomplies sont uniformes et consignes.

Les organisations ayant mis en place des systmes de gestion des dossiers avaient souvent obtenu l'appui de la haute direction et demand la collaboration des utilisateurs afin de mettre au point une solution qui rpondrait leurs besoins en matire de gestion de l'information et, par consquent, qui appuierait plus efficacement leurs pratiques inhrentes au cycle de vie de la gestion de l'information. Elles ont :

  • planifi en fonction de leurs besoins;
  • trouv une solution;
  • mis en œuvre la solution;
  • mis au point et dfini les outils (manuels, guides de consultation rapide, etc.) qui simplifient l'emploi des pratiques de gestion de l'information.

Si nous avons observ que plusieurs genres de systmes taient utiliss, il y aurait peut-tre lieu, tant donn qu'il s'agit d'une pratique commune pour les secteurs du Secrtariat, de donner d'autres groupes l'accs ces systmes.

3. Formation obligatoire
  • Apprentissage, innovation et gestion du changement

Les secteurs et divisions qui emploient des pratiques de gestion de l'information plus avances par rapport d'autres groupes du Secrtariat ont labor et instaur des activits obligatoires d'apprentissage pour s'assurer que le personnel responsable de la gestion de l'information est au fait de ses responsabilits et des outils et pratiques du domaine, ainsi que de la faon de les utiliser. Qui plus est, les activits d'apprentissage taient souvent labores en raison d'un changement imminent aux processus et servaient donc soutenir les activits de gestion du changement.

4. Documentation sur la gestion de l'information
  • Grance

Le Secrtariat possde des documents de porte gnrale qui encouragent le recours de bonnes pratiques en matire de gestion de l'information. Ces outils renferment des conseils gnraux l'intention de tous les employs du Secrtariat sur des sujets lis la gestion de l'information (comme les attentes, les rles et responsabilits, et la faon d'tablir des pratiques plus prcises en la matire).

Les documents propres aux secteurs et aux divisions ont t prpars par plusieurs secteurs et divisions et sont inspirs d'autres guides traitant de la gestion de l'information. Dans certains cas, ces documents regroupent une srie de documents stratgiques qui permettent aux utilisateurs de trouver en un seul et mme endroit toute l'information dont ils ont besoin. Ils fournissent en outre des conseils prcis sur :

  • le stockage de l'information pour faciliter les activits de recherche et d'extraction au sein du secteur;
  • la documentation du cheminement de l'information de la division.
5. Convention normalise de dnomination des documents
  • Grance

Plusieurs secteurs ont adopt ou laborent des conventions normalises de dnomination. Grce une convention normalise de dnomination des documents, les utilisateurs peuvent plus facilement procder au stockage, la recherche et l'extraction de donnes. 

La mise en place d'une norme ministrielle rendrait les activits de stockage, de recherche et d'extraction beaucoup plus efficaces l'chelle du Secrtariat. Les processus individuels et indpendants peuvent constituer des obstacles artificiels au stockage, la recherche et l'extraction de l'information parmi les groupes d'utilisateurs.

6. Politiques et procdures sur la dsaffectation et la disposition des documents
  • Grance
  • Responsabilisation

Diffrents groupes au sein de l'organisme ont adopt des pratiques pour la disposition des ressources documentaires et le transfert de ces ressources depuis leur secteur. La disposition permet de garantir que les cots d'entreposage cessent d'augmenter et correspondent aux besoins.

Toutefois, si le Secrtariat ne met pas en place des activits de disposition, la quantit d'information en sa possession continuera d'augmenter.