ARCHIVÉ - Bureau de la vérification interne et de l'évaluation - Vérification de la tenue des documents électroniques

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Annexe D : Réponse de la direction et plan d'action

Réponse de la direction

Le Secteur des services ministériels (SSM), par l'entremise de la Direction de la gestion de l'information et de la technologie (DGIT), a établi un plan directeur de la gestion de l'information qui prévoit une stratégie, une orientation et une planification de haut niveau essentielles à la bonne gestion de l'information au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor (le Secrétariat). Le plan directeur inclura et intégrera les activités du plan d'action de la direction ayant trait à la vérification de la tenue des documents électroniques de manière à assurer une approche globale complète des activités de gestion de l'information ainsi que la gérance à l'échelle du Secrétariat. Le projet devrait être mené à terme en trois ans.

Activités principales :

• Pratiques en matière de gestion de l'information : Mettre à jour les pratiques en matière de gestion de l'information pour se concentrer sur la gestion de l'information électronique et optimaliser les outils et logiciels de gestion de documents dont dispose le Secrétariat. La conclusion d'ententes de gestion de l'information avec les secteurs et les directions constituera un élément capital de la présente activité. Les ententes feront état des rôles et des responsabilités de chacun et recenseront les ressources d'information ayant une valeur opérationnelle ainsi que les méthodes à employer pour gérer ces ressources de manière à faciliter les activités. Les discussions préparatoires à la conclusion des ententes permettront de déterminer les besoins et les lacunes et d'établir les priorités à long terme en matière de gestion de l'information.
• Taxonomie organisationnelle : Unifier les taxinomies existantes et se concentrer sur les fonctions (découlant de l'Architecture des activités de programme du Secrétariat) plutôt que sur l'objet pour créer un produit plus évolutif.
• Outils de gestion des documents : Mettre à niveau les outils de gestion de l'information en mettant à la disposition des utilisateurs une fonctionnalité étendue, divers médias sociaux et des applications du Web 2.0.
• Collaboration : Définir l'approche organisationnelle du Secrétariat régissant les logiciels, les processus et la gestion de l'information.
• Cheminement de l'information électronique : Intégrer les pratiques en matière de gestion de l'information aux processus opérationnels et aux cheminements de travail de manière à alléger la tâche des utilisateurs et à accroître l'exactitude des métadonnées des dossiers tout en favorisant l'utilisation des dossiers électroniques. Limiter la conservation des documents en format papier à ceux devant être recueillis et gérés dans ce format.

Recommandation 1 :

Que le dirigeant principal de l'information (DPI) définisse les attentes et les mesures de rendement relatives aux stratégies et activités opérationnelles en matière de gestion de l'information et que, régulièrement, il examine les résultats obtenus au regard de ces attentes (y compris en ce qui concerne la conformité) et en fasse rapport.

Niveau de priorité : élevé

Mesures prises par la direction

1. La recommandation est acceptée et approuvée.
2. Des mesures de rendement font maintenant partie de la structure globale de gouvernance de la DGIT.
   • Les attentes au chapitre de la gestion de l'information seront évaluées et définies; (Date d'achèvement : T4 2011-2012)
   • Des critères de mesure seront définis; (Date d'achèvement : T4 2011-2012)
   • Les critères seront mesurés et les rapports connexes seront produits. (Date d'achèvement : T1 2012-2013)
3. Les objectifs et les cibles des points à améliorer seront cernés pour être intégrés au projet du plan directeur de la gestion de l'information du Secrétariat. (Date d'achèvement : T1 2012-2013)

Bureau de première responsabilité

La DGIT; Diverses unités organisationnelles du Secrétariat

Recommandation 2 :

Que le DPI définisse les rôles et les responsabilités en matière de surveillance et de présentation de rapports pour la gestion de l'information afin de répondre aux besoins du Secrétariat et de s'assurer que les stratégies liées à la gestion de l'information sont mises en œuvre et que les objectifs connexes sont atteints. À cette fin, il devrait tirer parti des connaissances des secteurs et définir les responsabilités de ces derniers à l'égard de la gestion de l'information, et ce, tout en respectant les responsabilités générales de régie de la gestion de l'information assumées par les Services de gestion de l'information de l'entreprise (SGIE) du Secrétariat. Lorsque ces rôles et responsabilités seront définis, il faudra les faire approuver par les comités de gouvernance du Secrétariat afin de s'assurer qu'ils seront acceptés.

Niveau de priorité : élevé

Mesures prises par la direction

1. La recommandation est acceptée et approuvée.
2. Dans le cadre du projet du plan directeur de la gestion de l'information du Secrétariat, des ententes quant aux rôles et responsabilités seront conclues avec les secteurs et les directions. En outre, le projet du plan directeur définira un plan de gestion du cycle de vie pour les actifs d'information recensés et inclura un calendrier d'examen périodique.
   • Obtenir l'autorisation de la haute direction d'aller de l'avant. (Date d'achèvement : T4 2011-2012)
   • Travailler avec les secteurs et les directions pour ébaucher les ententes. (Date d'achèvement : T3 2012-2013)
   • Accepter et signer les ententes. (Date d'achèvement : T4 2012-2013)

Bureau de première responsabilité

La DGIT; Diverses unités organisationnelles du Secrétariat

Recommandation 3 :

Que le DPI recense les pratiques de gestion de l'information existantes et qu'il détermine les pratiques pouvant être adoptées dans l'ensemble du Secrétariat. Sur cette base, les SGIE devraient élaborer des pratiques et outils de gestion de l'information à l'échelle de l'organisme, s'il y a lieu, en s'assurant de mettre à contribution les capacités de chaque secteur afin de faciliter leur élaboration et leur mise en œuvre.

Niveau de priorité : moyen

Mesures prises par la direction

1. La recommandation est acceptée et approuvée.
2. Documenter les processus connus, les publier sur l'InfoSite et les communiquer à l'organisation. (Date d'achèvement : Diffusion d’ici le T4 2011-2012)
3. Le projet du plan directeur de la gestion de l'information facilitera la collecte de renseignements et la prise d'un inventaire visant à déterminer s'il existe d'autres pratiques exemplaires et, le cas échéant, la manière d'intégrer ces pratiques à la stratégie ministérielle. (Date d'achèvement : T4 2012-2013)

Bureau de première responsabilité

La DGIT avec une certaine participation des gestionnaires des opérations

Recommandation 4 :

Que le DPI, en collaboration avec les secteurs, effectue une analyse des lacunes inhérentes au cycle de vie de la gestion de l'information pour les documents électroniques afin de garantir l'adoption de pratiques uniformes en ce qui concerne le cycle de vie de la gestion de l'information à l'échelle du Secrétariat et des dépôts d'information. Il veillera ainsi à ce que :

• les besoins et les processus en matière d'information soient définis, consignés et examinés régulièrement pour tous les groupes d'utilisateurs du Secrétariat;
• les politiques et le programme de formation soient mis à jour afin de soutenir la mise en application uniforme des pratiques et de répondre aux besoins des utilisateurs du Secrétariat.

Niveau de priorité : élevé

Mesures prises par la direction

1. La recommandation est acceptée et approuvée.
2. Le projet du plan directeur de la gestion de l'information définira les besoins et les processus qui doivent figurer et être documentés dans les ententes de gestion de l'information. (Date d'achèvement : T4 2012-2013)
3. Dans le cadre du projet du plan directeur de la gestion de l'information, une taxonomie organisationnelle sera élaborée et comprendra un mécanisme d'examen cyclique des secteurs d'activité et des activités fonctionnelles.(Date d'achèvement : T2 2012-2013)
4. La formation sur la gestion de l'information englobera :
   • la gestion des courriels; (Date d'achèvement : T3 2011-2012)
   • un outil de formation en ligne sur le SGDDI; (Date d'achèvement : T4 2011-2012)
   • une formation générale sur la gestion de l'information et la tenue des documents électroniques. (Date d'achèvement : T3 2011-2012)
5. Une stratégie de disposition pour supprimer les dépôts électroniques existants (comme les lecteurs partagés) sera intégrée au projet du plan directeur de la gestion de l'information.(Date d'achèvement : T4 2011-2012)

Bureau de première responsabilité

La DGIT avec la participation du Secrétariat au besoin

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Notes en bas de page

[1] Ligne directrice à l'intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l'information (GI)

[2] Ligne directrice à l'intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l'information (GI)