ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

Cette page a été archivée.

Annexe E. Guides d'entrevue

Guide d'entrevue à l'intention des analystes du SCT

« nota: Ceci est un exemple du guide d'entrevue à l'intention des analystes du SCT »

Services conseils du gouvernement (SCG) a été mandaté par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) pour mener une évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor (CT). Cette évaluation vise à vérifier si le processus continue d'être pertinent, si les résultats escomptés du processus ont été atteints, s'il est rentable et si des améliorations peuvent être apportées.

Dans le cadre de cette évaluation, SCG procède à des entrevues avec les principaux intervenants dans le processus. Le but de ces entrevues est d'examiner la façon dont le processus est mis en œuvre, de rassembler les renseignements permettant d'évaluer sa réussite et de repérer des améliorations éventuelles.

Les questions suivantes serviront de guide pour notre entrevue. Certaines d'entre elles ne s'appliquent pas à votre situation. Les interviewers mettront l'accent sur celles qui vous concernent. Veuillez prendre note qu'il n'y aura aucune référence directe à vos réponses dans le rapport d'évaluation (seuls les résultats compilés seront publiés) ou dans toute documentation fournie au ministère responsable. Si vous avez des questions concernant le présent document, n'hésitez pas à communiquer avec la gestionnaire de projet de SCG, Susan Cole, au 613 943 3401.

Aux fins de la présente évaluation, le processus des présentations au CT au sein du SCT comprend les cinq étapes suivantes :

1. Sensibilisation : Le SCT offre à tous les intervenants du soutien sous forme de sensibilisation et de formation concernant le processus des présentations au CT.
2. Directives : Le SCT offre aux organisations fédérales des directives, des services de planification et des services stratégiques précédant les présentations.
3. Analyse : Le SCT offre des conseils, de la consultation et une diligence raisonnable concernant les ébauches de présentations présentées par les organisations fédérales.
4. Recommandations : Le SCT rédige des précis de présentation et offre des conseils aux ministres dans le cadre des séances d'information et à des réunions du CT.
5. Décision : Le SCT rédige la décision et la communique, puis établit le suivi des conditions.

La portée de l'évaluation se restreint aux présentations de la « partie A », et exclut les présentations de la « partie B ».

Contexte

1. Quel est votre rôle dans le processus des présentations au CT et en quoi consiste votre participation?

1. Depuis combien de temps remplissez-vous ce rôle?
2. À combien de présentations avez-vous pris part au cours de la dernière année?
3. Faites-vous une distinction entre les présentations courantes et les présentations complexes? Si oui, laquelle? Y a-t-il d'autres critères sur lesquels vous vous basez pour classer par catégories les présentations à examiner?

Pertinence

2. Selon votre compréhension, à quelles fins les présentations au CT sont-elles utilisées?

1. Les présentations au CT sont-elles soumises à des fins pour lesquelles d'autres mécanismes seraient plus appropriés?
2. Avez-vous noté des différences depuis l'entrée en vigueur du programme de changement, dans les secteurs où on utilise les présentations au CT? Veuillez expliquer.

Répercussions

3. Les analystes du SCT comprennent-ils bien les éléments d'une présentation au CT, les politiques et les directives qui s'y rapportent, ainsi que le processus des présentations au CT? Sinon, de quelle façon pourrait-on améliorer leur degré de compréhension?

4. Au cours de la dernière année, avez-vous eu recours aux outils suivants en ce qui a trait au processus des présentations au CT? Ces outils vous ont-ils permis de mieux comprendre les éléments d'une présentation au CT, les politiques qui s'y rapportent, ainsi que le processus des présentations au CT?

1. Le Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor
2. Les autres outils du SCT ((veuillez les décrire))
3. Les cours internes (cours sur les présentations au CT de l'École de la fonction publique du Canada, camp de formation pour les analystes du SCT, etc.)

5. Les analystes du CT fournissent-ils des interprétations et conseils stratégiques exacts, uniformes, utiles et en temps opportun en ce qui a trait aux présentations au CT :

1. l'étape précédant la présentation (lorsque les organisations fédérales tentent d'évaluer si une présentation au CT est nécessaire)?
2. Pendant l'étape de l'examen de la présentation au CT?
3. Les conseils sont-ils uniformes au sein de votre secteur? Dans l'ensemble des secteurs des programmes et des politiques?
4. Les conseils sont-ils uniformes à l'échelle du SCT?

6. En général, les analystes du CT ont-ils la formation et le soutien appropriés pour leur permettre d'offrir des conseils exacts, uniformes, utiles et en temps opportun aux organisations fédérales, en ce qui a trait au processus des présentations au CT? Sinon, de quoi auraient-ils besoin?

7.

1. Au cours de la dernière année, les organisations fédérales vous ont-elles fait part d'ébauches pour étude/examen, alors qu'une présentation au CT n'était pas nécessaire?
   1. Quel pourcentage des ébauches que vous recevez font partie de cette catégorie?
   2. Les auteurs ont-ils consulté le SCT avant de vous faire part de leur ébauche?
   3. Cette situation est-elle plus fréquente ou moins fréquente qu'avant?
2. Au cours de la dernière année, les organisations fédérales vous ont-elles soumis des ébauches pour approbation, alors qu'une présentation au CT n'était pas nécessaire?
   1. Quel pourcentage des ébauches que vous recevez font partie de cette catégorie?
   2. Les auteurs ont-ils consulté le SCT avant de vous soumettre leur ébauche?
   3. Cette situation est-elle plus fréquente ou moins fréquente qu'avant?

8. Au cours de la dernière année, à combien de reprises des organisations fédérales ont-elles demandé des exemptions et des exclusions concernant leurs présentations au CT? Veuillez expliquer.

9. Comment qualifieriez-vous votre relation avec les personnes des organisations fédérales avec lesquelles vous faites affaire au sujet du processus des présentations au CT?

10. Votre secteur des programmes est-il doté d'un processus d'examen visant à valider les conseils offerts par ses analystes? Si oui, décrivez-le brièvement.

1. Participez-vous à ce processus? Si oui, quel rôle y jouez-vous?

11. Croyez-vous que les conseils et les consultations que vous offrez se reflètent dans les documents définitifs d'une présentation au CT? Veuillez expliquer

12. Connaissez-vous les critères de risques qui s'appliquent aux présentations au CT?

13. Quel est le rôle de chaque intervenant (organisations fédérales et SCT) dans le processus d'évaluation des risques?

14. Les critères de risques définissent-ils convenablement les risques liés aux présentations au CT?

1. Reflètent-ils la perspective de l'ensemble du gouvernement, les préoccupations des ministres ainsi que les risques financiers et non financiers, etc.?

15. Les critères de risques sont-ils appliqués uniformément pour l'ensemble des présentations au CT? Veuillez expliquer.

16. À votre avis, au cours de la dernière année, dans quelle mesure la cote de risque associée à une présentation a-t-elle influencé la réponse de votre secteur des programmes ou des politiques, pour ce qui est du processus, de la diligence raisonnable, de la rédaction de précis, etc.?

17. La qualité des documents de présentation soumis au Conseil du Trésor a-t-elle changé au cours des cinq dernières années? Si oui, qu'est-ce qui a contribué à ces changements?

18. Existe-t-il des mécanismes pour s'assurer qu'on donne suite aux décisions du CT?

19. Quel est le processus qui assure le suivi des conditions imposées aux présentations approuvées?

1. Dans quelle mesure ce processus est-il efficace?

20. Comment les approbations de présentations sont-elles classées pour consultation future?

1. Dans quelle mesure le système de classement est-il utile et complet?

21. Y a-t-il eu des difficultés ou des avantages inattendus liés au processus? Veuillez expliquer.

Rapport coût-efficacité et solutions de rechange éventuelles

22. Le processus des présentations est-il efficace?

1. Le SCT a-t-il mis en place des mesures pour gérer, au sein du SCT, la charge de travail liée aux présentations au CT ou pour améliorer l'efficacité du processus?
2. Quelles mesures additionnelles, s'il en existe, pourraient le rendre plus efficace?
3. Y a-t-il des étapes précises au cours du processus des présentations où le déroulement du travail est au point mort (effet d'entonnoir)? Si oui, avez-vous des suggestions pour améliorer cette situation?

23. Êtes-vous au courant des mesures proposées par les études internes, comme la vérification interne du processus des présentations au CT de 2003 et la journée de réflexion du COEX de 2007? Estimez-vous qu'elles ont aidé à améliorer l'efficience ou l'efficacité du programme?

Voici quelques-unes des mesures prises à la suite de la vérification de 2003 :

1. Mesures de sécurité relatives au transfert des présentations - c.-à-d. de nouvelles procédures, des télécopieurs mieux protégés et des services de messagerie mieux protégés.
2. Nouvelles échéances - les nouvelles échéances sont-elles raisonnables et permettent-elles un processus plus efficient?
3. Définition de classification - c.-à-d. de nouvelles définitions, plus claires et qui simplifient le processus de prise de décision.
4. Mesures visant à s'occuper du roulement des analystes et de la mémoire collective - c.-à-d. de nouvelles mesures pour aider les nouveaux analystes à s'adapter au travail et pour s'assurer que, lorsqu'un analyste part, les connaissances sont transférées au personnel en poste.

Voici quelques-unes des mesures prises à la suite de la journée de réflexion du COEX en 2007 :

1. Renouvellement ministériel des modalités - Proposition d'autoriser les ministres à prolonger les modalités qui arrivent à terme pour un maximum de trois ans selon certains paramètres, dont un examen stratégique, une évaluation et des vérifications.
2. Délégation de pouvoir accrue aux ministères Les secteurs des programmes examinent les délégations de pouvoir aux ministères afin de déterminer si des rajustements sont nécessaires.
3. Approbation du dirigeant principal des finances (DPF) - Le DPF ou son délégué doit approuver toutes les ébauches des présentations au CT avant que le SCT ne les examine pour déterminer si la qualité est appropriée et si elles sont complètes.
4. Gestion différente des présentations à faible risque - Signaler et traiter les présentations au CT en fonction de la cote de risque combinée.
5. Changement du calendrier des présentations - Insister, notamment dans le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor, sur la prérogative du SCT d'établir le calendrier des présentations.
6. Rationalisation du processus d'approvisionnement - Les secrétaires adjoints du Secteur des programmes et le Secteur de gestion des dépenses travaillent en collaboration pour examiner les processus du budget des dépenses, en évaluant chaque activité dans une optique de responsabilisation, d'élimination des redondances et de valeur ajoutée, y compris des options visant à réduire le fardeau général du travail préparatoire pour les séances d'information au Sénat.

24. Avez-vous quelque chose à ajouter?

Pour Les Services Juridiques Seulement

25. Le nombre de contestations légales des présentations au CT a-t-il changé au cours des dernières années? Si oui, dans quelle mesure?

Guide d'entrevue à l'intention des organisations fédérales

« nota: Ceci est un exemple du guide d'entrevue à l'intention des organisations fédérales »

Services conseils du gouvernement (SCG) a été mandaté par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) pour mener une évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor (CT). Cette évaluation vise à vérifier si le processus continue d'être pertinent, si les résultats escomptés du processus ont été atteints, s'il est rentable et si des améliorations peuvent être apportées.

Dans le cadre de cette évaluation, SCG procède à des entrevues avec les principaux intervenants dans le processus. Le but de ces entrevues est d'examiner la façon dont le processus est mis en œuvre, de rassembler les renseignements permettant d'évaluer sa réussite et de repérer des améliorations éventuelles.

Les questions suivantes serviront de guide pour notre entrevue. Certaines d'entre elles ne s'appliquent pas à votre situation. Les interviewers mettront l'accent sur celles qui vous concernent. Veuillez prendre note qu'il n'y aura aucune référence directe à vos réponses dans le rapport d'évaluation (seuls les résultats compilés seront publiés) ou dans toute documentation fournie au ministère responsable. Si vous avez des questions concernant le présent document, n'hésitez pas à communiquer avec la gestionnaire de projet de SCG, Susan Cole, au 613 943 3401.

Aux fins de la présente évaluation, le processus des présentations au CT au sein du SCT comprend les cinq étapes suivantes :

1. Sensibilisation : Le SCT offre à tous les intervenants du soutien sous forme de sensibilisation et de formation concernant le processus des présentations au CT..
2. Directives : Le SCT offre aux organisations fédérales des directives, des services de planification et des services stratégiques précédant les présentations.
3. Analyse : Le SCT offre des conseils, de la consultation et une diligence raisonnable concernant les ébauches de présentations présentées par les organisations fédérales.
4. Recommandations : Le SCT rédige des précis de présentation et offre des conseils aux ministres à des séances d'information et à des réunions du CT.
5. Décision : Le SCT rédige la décision et la communique, puis établit le suivi des conditions.

La portée de l'évaluation se restreint aux présentations de la « partie A », et exclut les présentations de la « partie B ».

Contexte

1. Quel est votre rôle dans le processus des présentations au CT et en quoi consiste votre participation?

1. Depuis combien de temps remplissez-vous ce rôle?
2. À combien de présentations avez-vous pris part depuis un an?

Pertinence

2. Selon votre compréhension, à quelles fins le processus des présentations au CT est-il utilisé? D'autres mécanismes seraient-ils plus appropriés pour ces activités?

Répercussions

3. Au cours de la dernière année, avez-vous eu recours aux outils suivants en ce qui a trait au processus des présentations? Ces outils vous ont-ils permis de mieux comprendre les éléments d'une présentation au CT, les politiques et les directives qui s'y rapportent, ainsi que le processus des présentations au CT?

1. Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor
2. Les autres outils du SCT (cours sur les présentations au CT de l'École de la fonction publique du Canada, etc.)
3. L'assistance du SCT (veuillez décrire)

4. Les analystes du CT avec qui vous avez fait affaire comprennent-ils bien les éléments d'une présentation au CT, les politiques et les directives qui s'y rapportent, ainsi que le processus des présentations au CT? Sinon, de quelle façon pourrait-on améliorer leur degré de compréhension?

5. Lorsque vous devez décider si une présentation au CT est nécessaire, consultez-vous un analyste du SCT? Pourquoi?

1. Si oui, ses conseils vous aident-ils?

6. Au cours de la dernière année, à combien de reprises votre organisation a-t-elle demandé des exemptions et des exclusions concernant ses présentations au CT?

7. Comment qualifieriez-vous votre relation avec le SCT et les analystes avec lesquels vous faites affaire au SCT?

8. Une fois que vous avez soumis votre ébauche au SCT, dans quelle mesure les conseils et les consultations qu'il vous fournit sont-ils précis, cohérents et appropriés?

9. Les conseils qu'offrent les Services juridiques du SCT concordent-ils avec ceux du conseiller juridique de votre propre organisation?

10. Dans quelle mesure intégrez-vous les suggestions du SCT dans la version définitive de votre présentation?

11. Connaissez-vous les critères de risques qui s'appliquent aux présentations au CT?

12. Quel est le rôle de chaque intervenant (organisations fédérales et SCT) dans le processus d'évaluation des risques?

13. Les critères de risques définissent-ils convenablement les risques liés aux présentations au CT?

1. Reflètent-ils la perspective de l'ensemble du gouvernement, les préoccupations des ministres ainsi que les risques financiers et non financiers, etc.?

14. La qualité des présentations que votre organisation soumet au CT a-t-elle changé au cours des cinq dernières années?

1. Si oui, qu'est-ce qui a contribué à ces changements?
2. Cela ressort-il dans l'évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion de votre organisation?

15. Y a-t-il eu des difficultés ou des avantages inattendus liés au processus? Veuillez expliquer.

Rapport coût-efficacité et solutions de rechange éventuelles

16. Le processus des présentations est-il efficace?

1. Quelles mesures additionnelles, s'il en existe, pourraient améliorer l'efficacité du processus?
2. Y a-t-il des étapes au cours du processus des présentations où le déroulement du travail est au point mort (effet d'entonnoir)? Si oui, avez-vous des suggestions pour améliorer cette situation?

17. Avez-vous quelque chose à ajouter?

Guide d'entrevue à l'intention des intervenants externes

« nota: Ceci est un exemple du guide d'entrevue à l'intention des intervenants externes »

Services conseils du gouvernement (SCG) a été mandaté par le Secrétariat du Conseil du Trésor (Secrétariat) pour mener une évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor (CT). Cette évaluation vise à vérifier si le processus continue d'être pertinent, si les résultats escomptés du processus ont été atteints, s'il est rentable et si des améliorations peuvent être apportées.

Dans le cadre de cette évaluation, SCG procède à des entrevues avec les principaux intervenants dans le processus. Le but de ces entrevues est d'examiner la façon dont le processus est mis en œuvre, de rassembler les renseignements permettant d'évaluer sa réussite et de repérer des améliorations éventuelles.

Les questions suivantes serviront de guide pour notre entrevue. Certaines d'entre elles ne s'appliquent pas à votre situation. Les interviewers mettront l'accent sur celles qui vous concernent. Veuillez prendre note qu'il n'y aura aucune référence directe à vos réponses dans le rapport d'évaluation (seuls les résultats compilés seront publiés) ou dans toute documentation fournie au ministère responsable. Si vous avez des questions concernant le présent document, n'hésitez pas à communiquer avec la gestionnaire de projet de SCG, Susan Cole, au 613-943-3401.

Aux fins de la présente évaluation, le processus des présentations au CT au sein du SCT comprend les cinq étapes suivantes :

1. Sensibilisation : Le SCT offre à tous les intervenants du soutien sous forme de sensibilisation et de formation concernant le processus des présentations au CT.
2. Directives : Le SCT offre aux organisations fédérales des directives, des services de planification et des services stratégiques précédant les présentations.
3. Analyse : Le SCT offre des conseils, de la consultation et une diligence raisonnable concernant les ébauches de présentations présentées par les organisations fédérales.
4. Recommandations : Le SCT rédige des précis de présentation et offre des conseils aux ministres à des séances d'information et à des réunions du CT.
5. Décision : Le SCT rédige la décision et la communique, puis établit le suivi des conditions.

La portée de l'évaluation se restreint aux présentations de la « partie A », et exclut les présentations de la « partie B ».

Contexte

1. Dans quelle mesure connaissez-vous le processus des présentations au Conseil du Trésor?

1. De quelle façon avez-vous participé au processus? (Question incitative - Avez-vous rédigé les présentations, ou les organisations fédérales vous ont-elles consulté à ce sujet?)

Pertinence

2. Selon votre compréhension, à quelles fins le processus des présentations au CT est-il utilisé? D'autres mécanismes seraient-ils plus appropriés pour ces activités?

Répercussions

3. Le processus des présentations au Conseil du Trésor contribue-t-il à s'assurer que la gestion, les programmes et les dépenses des ministères ou du gouvernement sont harmonisés avec les priorités du gouvernement du Canada? Veuillez expliquer.

4. Y a-t-il eu des difficultés ou des avantages particuliers liés au processus?

Rapport coût-efficacité et solutions de rechange éventuelles

5. Le processus des présentations est-il efficace?

1. Quelles mesures additionnelles, s'il en existe, pourraient le rendre plus efficace?
2. Y a-t-il des étapes au cours du processus des présentations où le déroulement du travail est au point mort (effet d'entonnoir)? Si oui, avez-vous des suggestions pour améliorer cette situation?

6. Avez-vous quelque chose à ajouter?