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ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

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Annexe E. Guides d'entrevue

Guide d'entrevue � l'intention des analystes du SCT

� nota: Ceci est un exemple du guide d'entrevue � l'intention des analystes du SCT �

Services conseils du gouvernement (SCG) a �t� mandat� par le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada (SCT) pour mener une �valuation du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor (CT). Cette �valuation vise � v�rifier si le processus continue d'�tre pertinent, si les r�sultats escompt�s du processus ont �t� atteints, s'il est rentable et si des am�liorations peuvent �tre apport�es.

Dans le cadre de cette �valuation, SCG proc�de � des entrevues avec les principaux intervenants dans le processus. Le but de ces entrevues est d'examiner la fa�on dont le processus est mis en œuvre, de rassembler les renseignements permettant d'�valuer sa r�ussite et de rep�rer des am�liorations �ventuelles.

Les questions suivantes serviront de guide pour notre entrevue. Certaines d'entre elles ne s'appliquent pas � votre situation. Les interviewers mettront l'accent sur celles qui vous concernent. Veuillez prendre note qu'il n'y aura aucune r�f�rence directe � vos r�ponses dans le rapport d'�valuation (seuls les r�sultats compil�s seront publi�s) ou dans toute documentation fournie au minist�re responsable. Si vous avez des questions concernant le pr�sent document, n'h�sitez pas � communiquer avec la gestionnaire de projet de SCG, Susan Cole, au 613 943 3401.

Aux fins de la pr�sente �valuation, le processus des pr�sentations au CT au sein du SCT comprend les cinq �tapes suivantes :

  1. Sensibilisation : Le SCT offre � tous les intervenants du soutien sous forme de sensibilisation et de formation concernant le processus des pr�sentations au CT.
  2. Directives : Le SCT offre aux organisations f�d�rales des directives, des services de planification et des services strat�giques pr�c�dant les pr�sentations.
  3. Analyse : Le SCT offre des conseils, de la consultation et une diligence raisonnable concernant les �bauches de pr�sentations pr�sent�es par les organisations f�d�rales.
  4. Recommandations : Le SCT r�dige des pr�cis de pr�sentation et offre des conseils aux ministres dans le cadre des s�ances d'information et � des r�unions du CT.
  5. D�cision : Le SCT r�dige la d�cision et la communique, puis �tablit le suivi des conditions.

La port�e de l'�valuation se restreint aux pr�sentations de la � partie A �, et exclut les pr�sentations de la � partie B �.

Contexte

1. Quel est votre r�le dans le processus des pr�sentations au CT et en quoi consiste votre participation?

  1. Depuis combien de temps remplissez-vous ce r�le?
  2. � combien de pr�sentations avez-vous pris part au cours de la derni�re ann�e?
  3. Faites-vous une distinction entre les pr�sentations courantes et les pr�sentations complexes? Si oui, laquelle? Y a-t-il d'autres crit�res sur lesquels vous vous basez pour classer par cat�gories les pr�sentations � examiner?

Pertinence

2. Selon votre compr�hension, � quelles fins les pr�sentations au CT sont-elles utilis�es?

  1. Les pr�sentations au CT sont-elles soumises � des fins pour lesquelles d'autres m�canismes seraient plus appropri�s?
  2. Avez-vous not� des diff�rences depuis l'entr�e en vigueur du programme de changement, dans les secteurs o� on utilise les pr�sentations au CT? Veuillez expliquer.

R�percussions

3. Les analystes du SCT comprennent-ils bien les �l�ments d'une pr�sentation au CT, les politiques et les directives qui s'y rapportent, ainsi que le processus des pr�sentations au CT? Sinon, de quelle fa�on pourrait-on am�liorer leur degr� de compr�hension?

4. Au cours de la derni�re ann�e, avez-vous eu recours aux outils suivants en ce qui a trait au processus des pr�sentations au CT? Ces outils vous ont-ils permis de mieux comprendre les �l�ments d'une pr�sentation au CT, les politiques qui s'y rapportent, ainsi que le processus des pr�sentations au CT?

  1. Le Guide pour la pr�paration de pr�sentations au Conseil du Tr�sor
  2. Les autres outils du SCT ((veuillez les d�crire))
  3. Les cours internes (cours sur les pr�sentations au CT de l'�cole de la fonction publique du Canada, camp de formation pour les analystes du SCT, etc.)

5. Les analystes du CT fournissent-ils des interpr�tations et conseils strat�giques exacts, uniformes, utiles et en temps opportun en ce qui a trait aux pr�sentations au CT :

  1. l'�tape pr�c�dant la pr�sentation (lorsque les organisations f�d�rales tentent d'�valuer si une pr�sentation au CT est n�cessaire)?
  2. Pendant l'�tape de l'examen de la pr�sentation au CT?
  3. Les conseils sont-ils uniformes au sein de votre secteur? Dans l'ensemble des secteurs des programmes et des politiques?
  4. Les conseils sont-ils uniformes � l'�chelle du SCT?

6. En g�n�ral, les analystes du CT ont-ils la formation et le soutien appropri�s pour leur permettre d'offrir des conseils exacts, uniformes, utiles et en temps opportun aux organisations f�d�rales, en ce qui a trait au processus des pr�sentations au CT? Sinon, de quoi auraient-ils besoin?

7.

  1. Au cours de la derni�re ann�e, les organisations f�d�rales vous ont-elles fait part d'�bauches pour �tude/examen, alors qu'une pr�sentation au CT n'�tait pas n�cessaire?
    1. Quel pourcentage des �bauches que vous recevez font partie de cette cat�gorie?
    2. Les auteurs ont-ils consult� le SCT avant de vous faire part de leur �bauche?
    3. Cette situation est-elle plus fr�quente ou moins fr�quente qu'avant?
  2. Au cours de la derni�re ann�e, les organisations f�d�rales vous ont-elles soumis des �bauches pour approbation, alors qu'une pr�sentation au CT n'�tait pas n�cessaire?
    1. Quel pourcentage des �bauches que vous recevez font partie de cette cat�gorie?
    2. Les auteurs ont-ils consult� le SCT avant de vous soumettre leur �bauche?
    3. Cette situation est-elle plus fr�quente ou moins fr�quente qu'avant?

8. Au cours de la derni�re ann�e, � combien de reprises des organisations f�d�rales ont-elles demand� des exemptions et des exclusions concernant leurs pr�sentations au CT? Veuillez expliquer.

9. Comment qualifieriez-vous votre relation avec les personnes des organisations f�d�rales avec lesquelles vous faites affaire au sujet du processus des pr�sentations au CT?

10. Votre secteur des programmes est-il dot� d'un processus d'examen visant � valider les conseils offerts par ses analystes? Si oui, d�crivez-le bri�vement.

  1. Participez-vous � ce processus? Si oui, quel r�le y jouez-vous?

11. Croyez-vous que les conseils et les consultations que vous offrez se refl�tent dans les documents d�finitifs d'une pr�sentation au CT? Veuillez expliquer

12. Connaissez-vous les crit�res de risques qui s'appliquent aux pr�sentations au CT?

13. Quel est le r�le de chaque intervenant (organisations f�d�rales et SCT) dans le processus d'�valuation des risques?

14. Les crit�res de risques d�finissent-ils convenablement les risques li�s aux pr�sentations au CT?

  1. Refl�tent-ils la perspective de l'ensemble du gouvernement, les pr�occupations des ministres ainsi que les risques financiers et non financiers, etc.?

15. Les crit�res de risques sont-ils appliqu�s uniform�ment pour l'ensemble des pr�sentations au CT? Veuillez expliquer.

16. � votre avis, au cours de la derni�re ann�e, dans quelle mesure la cote de risque associ�e � une pr�sentation a-t-elle influenc� la r�ponse de votre secteur des programmes ou des politiques, pour ce qui est du processus, de la diligence raisonnable, de la r�daction de pr�cis, etc.?

17. La qualit� des documents de pr�sentation soumis au Conseil du Tr�sor a-t-elle chang� au cours des cinq derni�res ann�es? Si oui, qu'est-ce qui a contribu� � ces changements?

18. Existe-t-il des m�canismes pour s'assurer qu'on donne suite aux d�cisions du CT?

19. Quel est le processus qui assure le suivi des conditions impos�es aux pr�sentations approuv�es?

  1. Dans quelle mesure ce processus est-il efficace?

20. Comment les approbations de pr�sentations sont-elles class�es pour consultation future?

  1. Dans quelle mesure le syst�me de classement est-il utile et complet?

21. Y a-t-il eu des difficult�s ou des avantages inattendus li�s au processus? Veuillez expliquer.

Rapport co�t-efficacit� et solutions de rechange �ventuelles

22. Le processus des pr�sentations est-il efficace?

  1. Le SCT a-t-il mis en place des mesures pour g�rer, au sein du SCT, la charge de travail li�e aux pr�sentations au CT ou pour am�liorer l'efficacit� du processus?
  2. Quelles mesures additionnelles, s'il en existe, pourraient le rendre plus efficace?
  3. Y a-t-il des �tapes pr�cises au cours du processus des pr�sentations o� le d�roulement du travail est au point mort (effet d'entonnoir)? Si oui, avez-vous des suggestions pour am�liorer cette situation?

23. �tes-vous au courant des mesures propos�es par les �tudes internes, comme la v�rification interne du processus des pr�sentations au CT de 2003 et la journ�e de r�flexion du COEX de 2007? Estimez-vous qu'elles ont aid� � am�liorer l'efficience ou l'efficacit� du programme?

Voici quelques-unes des mesures prises � la suite de la v�rification de 2003 :

  1. Mesures de s�curit� relatives au transfert des pr�sentations - c.-�-d. de nouvelles proc�dures, des t�l�copieurs mieux prot�g�s et des services de messagerie mieux prot�g�s.
  2. Nouvelles �ch�ances - les nouvelles �ch�ances sont-elles raisonnables et permettent-elles un processus plus efficient?
  3. D�finition de classification - c.-�-d. de nouvelles d�finitions, plus claires et qui simplifient le processus de prise de d�cision.
  4. Mesures visant � s'occuper du roulement des analystes et de la m�moire collective - c.-�-d. de nouvelles mesures pour aider les nouveaux analystes � s'adapter au travail et pour s'assurer que, lorsqu'un analyste part, les connaissances sont transf�r�es au personnel en poste.

Voici quelques-unes des mesures prises � la suite de la journ�e de r�flexion du COEX en 2007 :

  1. Renouvellement minist�riel des modalit�s - Proposition d'autoriser les ministres � prolonger les modalit�s qui arrivent � terme pour un maximum de trois ans selon certains param�tres, dont un examen strat�gique, une �valuation et des v�rifications.
  2. D�l�gation de pouvoir accrue aux minist�res Les secteurs des programmes examinent les d�l�gations de pouvoir aux minist�res afin de d�terminer si des rajustements sont n�cessaires.
  3. Approbation du dirigeant principal des finances (DPF) - Le DPF ou son d�l�gu� doit approuver toutes les �bauches des pr�sentations au CT avant que le SCT ne les examine pour d�terminer si la qualit� est appropri�e et si elles sont compl�tes.
  4. Gestion diff�rente des pr�sentations � faible risque - Signaler et traiter les pr�sentations au CT en fonction de la cote de risque combin�e.
  5. Changement du calendrier des pr�sentations - Insister, notamment dans le Guide pour la pr�paration des pr�sentations au Conseil du Tr�sor, sur la pr�rogative du SCT d'�tablir le calendrier des pr�sentations.
  6. Rationalisation du processus d'approvisionnement - Les secr�taires adjoints du Secteur des programmes et le Secteur de gestion des d�penses travaillent en collaboration pour examiner les processus du budget des d�penses, en �valuant chaque activit� dans une optique de responsabilisation, d'�limination des redondances et de valeur ajout�e, y compris des options visant � r�duire le fardeau g�n�ral du travail pr�paratoire pour les s�ances d'information au S�nat.

24. Avez-vous quelque chose � ajouter?

Pour Les Services Juridiques Seulement

25. Le nombre de contestations l�gales des pr�sentations au CT a-t-il chang� au cours des derni�res ann�es? Si oui, dans quelle mesure?

Guide d'entrevue � l'intention des organisations f�d�rales

� nota: Ceci est un exemple du guide d'entrevue � l'intention des organisations f�d�rales �

Services conseils du gouvernement (SCG) a �t� mandat� par le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor (SCT) pour mener une �valuation du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor (CT). Cette �valuation vise � v�rifier si le processus continue d'�tre pertinent, si les r�sultats escompt�s du processus ont �t� atteints, s'il est rentable et si des am�liorations peuvent �tre apport�es.

Dans le cadre de cette �valuation, SCG proc�de � des entrevues avec les principaux intervenants dans le processus. Le but de ces entrevues est d'examiner la fa�on dont le processus est mis en œuvre, de rassembler les renseignements permettant d'�valuer sa r�ussite et de rep�rer des am�liorations �ventuelles.

Les questions suivantes serviront de guide pour notre entrevue. Certaines d'entre elles ne s'appliquent pas � votre situation. Les interviewers mettront l'accent sur celles qui vous concernent. Veuillez prendre note qu'il n'y aura aucune r�f�rence directe � vos r�ponses dans le rapport d'�valuation (seuls les r�sultats compil�s seront publi�s) ou dans toute documentation fournie au minist�re responsable. Si vous avez des questions concernant le pr�sent document, n'h�sitez pas � communiquer avec la gestionnaire de projet de SCG, Susan Cole, au 613 943 3401.

Aux fins de la pr�sente �valuation, le processus des pr�sentations au CT au sein du SCT comprend les cinq �tapes suivantes :

  1. Sensibilisation : Le SCT offre � tous les intervenants du soutien sous forme de sensibilisation et de formation concernant le processus des pr�sentations au CT..
  2. Directives : Le SCT offre aux organisations f�d�rales des directives, des services de planification et des services strat�giques pr�c�dant les pr�sentations.
  3. Analyse : Le SCT offre des conseils, de la consultation et une diligence raisonnable concernant les �bauches de pr�sentations pr�sent�es par les organisations f�d�rales.
  4. Recommandations : Le SCT r�dige des pr�cis de pr�sentation et offre des conseils aux ministres � des s�ances d'information et � des r�unions du CT.
  5. D�cision : Le SCT r�dige la d�cision et la communique, puis �tablit le suivi des conditions.

La port�e de l'�valuation se restreint aux pr�sentations de la � partie A �, et exclut les pr�sentations de la � partie B �.

Contexte

1. Quel est votre r�le dans le processus des pr�sentations au CT et en quoi consiste votre participation?

  1. Depuis combien de temps remplissez-vous ce r�le?
  2. � combien de pr�sentations avez-vous pris part depuis un an?

Pertinence

2. Selon votre compr�hension, � quelles fins le processus des pr�sentations au CT est-il utilis�? D'autres m�canismes seraient-ils plus appropri�s pour ces activit�s?

R�percussions

3. Au cours de la derni�re ann�e, avez-vous eu recours aux outils suivants en ce qui a trait au processus des pr�sentations? Ces outils vous ont-ils permis de mieux comprendre les �l�ments d'une pr�sentation au CT, les politiques et les directives qui s'y rapportent, ainsi que le processus des pr�sentations au CT?

  1. Le Guide pour la pr�paration des pr�sentations au Conseil du Tr�sor
  2. Les autres outils du SCT (cours sur les pr�sentations au CT de l'�cole de la fonction publique du Canada, etc.)
  3. L'assistance du SCT (veuillez d�crire)

4. Les analystes du CT avec qui vous avez fait affaire comprennent-ils bien les �l�ments d'une pr�sentation au CT, les politiques et les directives qui s'y rapportent, ainsi que le processus des pr�sentations au CT? Sinon, de quelle fa�on pourrait-on am�liorer leur degr� de compr�hension?

5. Lorsque vous devez d�cider si une pr�sentation au CT est n�cessaire, consultez-vous un analyste du SCT? Pourquoi?

  1. Si oui, ses conseils vous aident-ils?

6. Au cours de la derni�re ann�e, � combien de reprises votre organisation a-t-elle demand� des exemptions et des exclusions concernant ses pr�sentations au CT?

7. Comment qualifieriez-vous votre relation avec le SCT et les analystes avec lesquels vous faites affaire au SCT?

8. Une fois que vous avez soumis votre �bauche au SCT, dans quelle mesure les conseils et les consultations qu'il vous fournit sont-ils pr�cis, coh�rents et appropri�s?

9. Les conseils qu'offrent les Services juridiques du SCT concordent-ils avec ceux du conseiller juridique de votre propre organisation?

10. Dans quelle mesure int�grez-vous les suggestions du SCT dans la version d�finitive de votre pr�sentation?

11. Connaissez-vous les crit�res de risques qui s'appliquent aux pr�sentations au CT?

12. Quel est le r�le de chaque intervenant (organisations f�d�rales et SCT) dans le processus d'�valuation des risques?

13. Les crit�res de risques d�finissent-ils convenablement les risques li�s aux pr�sentations au CT?

  1. Refl�tent-ils la perspective de l'ensemble du gouvernement, les pr�occupations des ministres ainsi que les risques financiers et non financiers, etc.?

14. La qualit� des pr�sentations que votre organisation soumet au CT a-t-elle chang� au cours des cinq derni�res ann�es?

  1. Si oui, qu'est-ce qui a contribu� � ces changements?
  2. Cela ressort-il dans l'�valuation du Cadre de responsabilisation de gestion de votre organisation?

15. Y a-t-il eu des difficult�s ou des avantages inattendus li�s au processus? Veuillez expliquer.

Rapport co�t-efficacit� et solutions de rechange �ventuelles

16. Le processus des pr�sentations est-il efficace?

  1. Quelles mesures additionnelles, s'il en existe, pourraient am�liorer l'efficacit� du processus?
  2. Y a-t-il des �tapes au cours du processus des pr�sentations o� le d�roulement du travail est au point mort (effet d'entonnoir)? Si oui, avez-vous des suggestions pour am�liorer cette situation?

17. Avez-vous quelque chose � ajouter?

Guide d'entrevue � l'intention des intervenants externes

� nota: Ceci est un exemple du guide d'entrevue � l'intention des intervenants externes �

Services conseils du gouvernement (SCG) a �t� mandat� par le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor (Secr�tariat) pour mener une �valuation du processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor (CT). Cette �valuation vise � v�rifier si le processus continue d'�tre pertinent, si les r�sultats escompt�s du processus ont �t� atteints, s'il est rentable et si des am�liorations peuvent �tre apport�es.

Dans le cadre de cette �valuation, SCG proc�de � des entrevues avec les principaux intervenants dans le processus. Le but de ces entrevues est d'examiner la fa�on dont le processus est mis en œuvre, de rassembler les renseignements permettant d'�valuer sa r�ussite et de rep�rer des am�liorations �ventuelles.

Les questions suivantes serviront de guide pour notre entrevue. Certaines d'entre elles ne s'appliquent pas � votre situation. Les interviewers mettront l'accent sur celles qui vous concernent. Veuillez prendre note qu'il n'y aura aucune r�f�rence directe � vos r�ponses dans le rapport d'�valuation (seuls les r�sultats compil�s seront publi�s) ou dans toute documentation fournie au minist�re responsable. Si vous avez des questions concernant le pr�sent document, n'h�sitez pas � communiquer avec la gestionnaire de projet de SCG, Susan Cole, au 613-943-3401.

Aux fins de la pr�sente �valuation, le processus des pr�sentations au CT au sein du SCT comprend les cinq �tapes suivantes :

  1. Sensibilisation : Le SCT offre � tous les intervenants du soutien sous forme de sensibilisation et de formation concernant le processus des pr�sentations au CT.
  2. Directives : Le SCT offre aux organisations f�d�rales des directives, des services de planification et des services strat�giques pr�c�dant les pr�sentations.
  3. Analyse : Le SCT offre des conseils, de la consultation et une diligence raisonnable concernant les �bauches de pr�sentations pr�sent�es par les organisations f�d�rales.
  4. Recommandations : Le SCT r�dige des pr�cis de pr�sentation et offre des conseils aux ministres � des s�ances d'information et � des r�unions du CT.
  5. D�cision : Le SCT r�dige la d�cision et la communique, puis �tablit le suivi des conditions.

La port�e de l'�valuation se restreint aux pr�sentations de la � partie A �, et exclut les pr�sentations de la � partie B �.

Contexte

1. Dans quelle mesure connaissez-vous le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor?

  1. De quelle fa�on avez-vous particip� au processus? (Question incitative - Avez-vous r�dig� les pr�sentations, ou les organisations f�d�rales vous ont-elles consult� � ce sujet?)

Pertinence

2. Selon votre compr�hension, � quelles fins le processus des pr�sentations au CT est-il utilis�? D'autres m�canismes seraient-ils plus appropri�s pour ces activit�s?

R�percussions

3. Le processus des pr�sentations au Conseil du Tr�sor contribue-t-il � s'assurer que la gestion, les programmes et les d�penses des minist�res ou du gouvernement sont harmonis�s avec les priorit�s du gouvernement du Canada? Veuillez expliquer.

4. Y a-t-il eu des difficult�s ou des avantages particuliers li�s au processus?

Rapport co�t-efficacit� et solutions de rechange �ventuelles

5. Le processus des pr�sentations est-il efficace?

  1. Quelles mesures additionnelles, s'il en existe, pourraient le rendre plus efficace?
  2. Y a-t-il des �tapes au cours du processus des pr�sentations o� le d�roulement du travail est au point mort (effet d'entonnoir)? Si oui, avez-vous des suggestions pour am�liorer cette situation?

6. Avez-vous quelque chose � ajouter?