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ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

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Annexe E. Guides d'entrevue

Guide d'entrevue l'intention des analystes du SCT

nota: Ceci est un exemple du guide d'entrevue l'intention des analystes du SCT 

Services conseils du gouvernement (SCG) a t mandat par le Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (SCT) pour mener une valuation du processus des prsentations au Conseil du Trsor (CT). Cette valuation vise vrifier si le processus continue d'tre pertinent, si les rsultats escompts du processus ont t atteints, s'il est rentable et si des amliorations peuvent tre apportes.

Dans le cadre de cette valuation, SCG procde des entrevues avec les principaux intervenants dans le processus. Le but de ces entrevues est d'examiner la faon dont le processus est mis en œuvre, de rassembler les renseignements permettant d'valuer sa russite et de reprer des amliorations ventuelles.

Les questions suivantes serviront de guide pour notre entrevue. Certaines d'entre elles ne s'appliquent pas votre situation. Les interviewers mettront l'accent sur celles qui vous concernent. Veuillez prendre note qu'il n'y aura aucune rfrence directe vos rponses dans le rapport d'valuation (seuls les rsultats compils seront publis) ou dans toute documentation fournie au ministre responsable. Si vous avez des questions concernant le prsent document, n'hsitez pas communiquer avec la gestionnaire de projet de SCG, Susan Cole, au 613 943 3401.

Aux fins de la prsente valuation, le processus des prsentations au CT au sein du SCT comprend les cinq tapes suivantes :

  1. Sensibilisation : Le SCT offre tous les intervenants du soutien sous forme de sensibilisation et de formation concernant le processus des prsentations au CT.
  2. Directives : Le SCT offre aux organisations fdrales des directives, des services de planification et des services stratgiques prcdant les prsentations.
  3. Analyse : Le SCT offre des conseils, de la consultation et une diligence raisonnable concernant les bauches de prsentations prsentes par les organisations fdrales.
  4. Recommandations : Le SCT rdige des prcis de prsentation et offre des conseils aux ministres dans le cadre des sances d'information et des runions du CT.
  5. Dcision : Le SCT rdige la dcision et la communique, puis tablit le suivi des conditions.

La porte de l'valuation se restreint aux prsentations de la partie A , et exclut les prsentations de la partie B .

Contexte

1. Quel est votre rle dans le processus des prsentations au CT et en quoi consiste votre participation?

  1. Depuis combien de temps remplissez-vous ce rle?
  2. combien de prsentations avez-vous pris part au cours de la dernire anne?
  3. Faites-vous une distinction entre les prsentations courantes et les prsentations complexes? Si oui, laquelle? Y a-t-il d'autres critres sur lesquels vous vous basez pour classer par catgories les prsentations examiner?

Pertinence

2. Selon votre comprhension, quelles fins les prsentations au CT sont-elles utilises?

  1. Les prsentations au CT sont-elles soumises des fins pour lesquelles d'autres mcanismes seraient plus appropris?
  2. Avez-vous not des diffrences depuis l'entre en vigueur du programme de changement, dans les secteurs o on utilise les prsentations au CT? Veuillez expliquer.

Rpercussions

3. Les analystes du SCT comprennent-ils bien les lments d'une prsentation au CT, les politiques et les directives qui s'y rapportent, ainsi que le processus des prsentations au CT? Sinon, de quelle faon pourrait-on amliorer leur degr de comprhension?

4. Au cours de la dernire anne, avez-vous eu recours aux outils suivants en ce qui a trait au processus des prsentations au CT? Ces outils vous ont-ils permis de mieux comprendre les lments d'une prsentation au CT, les politiques qui s'y rapportent, ainsi que le processus des prsentations au CT?

  1. Le Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor
  2. Les autres outils du SCT ((veuillez les dcrire))
  3. Les cours internes (cours sur les prsentations au CT de l'cole de la fonction publique du Canada, camp de formation pour les analystes du SCT, etc.)

5. Les analystes du CT fournissent-ils des interprtations et conseils stratgiques exacts, uniformes, utiles et en temps opportun en ce qui a trait aux prsentations au CT :

  1. l'tape prcdant la prsentation (lorsque les organisations fdrales tentent d'valuer si une prsentation au CT est ncessaire)?
  2. Pendant l'tape de l'examen de la prsentation au CT?
  3. Les conseils sont-ils uniformes au sein de votre secteur? Dans l'ensemble des secteurs des programmes et des politiques?
  4. Les conseils sont-ils uniformes l'chelle du SCT?

6. En gnral, les analystes du CT ont-ils la formation et le soutien appropris pour leur permettre d'offrir des conseils exacts, uniformes, utiles et en temps opportun aux organisations fdrales, en ce qui a trait au processus des prsentations au CT? Sinon, de quoi auraient-ils besoin?

7.

  1. Au cours de la dernire anne, les organisations fdrales vous ont-elles fait part d'bauches pour tude/examen, alors qu'une prsentation au CT n'tait pas ncessaire?
    1. Quel pourcentage des bauches que vous recevez font partie de cette catgorie?
    2. Les auteurs ont-ils consult le SCT avant de vous faire part de leur bauche?
    3. Cette situation est-elle plus frquente ou moins frquente qu'avant?
  2. Au cours de la dernire anne, les organisations fdrales vous ont-elles soumis des bauches pour approbation, alors qu'une prsentation au CT n'tait pas ncessaire?
    1. Quel pourcentage des bauches que vous recevez font partie de cette catgorie?
    2. Les auteurs ont-ils consult le SCT avant de vous soumettre leur bauche?
    3. Cette situation est-elle plus frquente ou moins frquente qu'avant?

8. Au cours de la dernire anne, combien de reprises des organisations fdrales ont-elles demand des exemptions et des exclusions concernant leurs prsentations au CT? Veuillez expliquer.

9. Comment qualifieriez-vous votre relation avec les personnes des organisations fdrales avec lesquelles vous faites affaire au sujet du processus des prsentations au CT?

10. Votre secteur des programmes est-il dot d'un processus d'examen visant valider les conseils offerts par ses analystes? Si oui, dcrivez-le brivement.

  1. Participez-vous ce processus? Si oui, quel rle y jouez-vous?

11. Croyez-vous que les conseils et les consultations que vous offrez se refltent dans les documents dfinitifs d'une prsentation au CT? Veuillez expliquer

12. Connaissez-vous les critres de risques qui s'appliquent aux prsentations au CT?

13. Quel est le rle de chaque intervenant (organisations fdrales et SCT) dans le processus d'valuation des risques?

14. Les critres de risques dfinissent-ils convenablement les risques lis aux prsentations au CT?

  1. Refltent-ils la perspective de l'ensemble du gouvernement, les proccupations des ministres ainsi que les risques financiers et non financiers, etc.?

15. Les critres de risques sont-ils appliqus uniformment pour l'ensemble des prsentations au CT? Veuillez expliquer.

16. votre avis, au cours de la dernire anne, dans quelle mesure la cote de risque associe une prsentation a-t-elle influenc la rponse de votre secteur des programmes ou des politiques, pour ce qui est du processus, de la diligence raisonnable, de la rdaction de prcis, etc.?

17. La qualit des documents de prsentation soumis au Conseil du Trsor a-t-elle chang au cours des cinq dernires annes? Si oui, qu'est-ce qui a contribu ces changements?

18. Existe-t-il des mcanismes pour s'assurer qu'on donne suite aux dcisions du CT?

19. Quel est le processus qui assure le suivi des conditions imposes aux prsentations approuves?

  1. Dans quelle mesure ce processus est-il efficace?

20. Comment les approbations de prsentations sont-elles classes pour consultation future?

  1. Dans quelle mesure le systme de classement est-il utile et complet?

21. Y a-t-il eu des difficults ou des avantages inattendus lis au processus? Veuillez expliquer.

Rapport cot-efficacit et solutions de rechange ventuelles

22. Le processus des prsentations est-il efficace?

  1. Le SCT a-t-il mis en place des mesures pour grer, au sein du SCT, la charge de travail lie aux prsentations au CT ou pour amliorer l'efficacit du processus?
  2. Quelles mesures additionnelles, s'il en existe, pourraient le rendre plus efficace?
  3. Y a-t-il des tapes prcises au cours du processus des prsentations o le droulement du travail est au point mort (effet d'entonnoir)? Si oui, avez-vous des suggestions pour amliorer cette situation?

23. tes-vous au courant des mesures proposes par les tudes internes, comme la vrification interne du processus des prsentations au CT de 2003 et la journe de rflexion du COEX de 2007? Estimez-vous qu'elles ont aid amliorer l'efficience ou l'efficacit du programme?

Voici quelques-unes des mesures prises la suite de la vrification de 2003 :

  1. Mesures de scurit relatives au transfert des prsentations - c.--d. de nouvelles procdures, des tlcopieurs mieux protgs et des services de messagerie mieux protgs.
  2. Nouvelles chances - les nouvelles chances sont-elles raisonnables et permettent-elles un processus plus efficient?
  3. Dfinition de classification - c.--d. de nouvelles dfinitions, plus claires et qui simplifient le processus de prise de dcision.
  4. Mesures visant s'occuper du roulement des analystes et de la mmoire collective - c.--d. de nouvelles mesures pour aider les nouveaux analystes s'adapter au travail et pour s'assurer que, lorsqu'un analyste part, les connaissances sont transfres au personnel en poste.

Voici quelques-unes des mesures prises la suite de la journe de rflexion du COEX en 2007 :

  1. Renouvellement ministriel des modalits - Proposition d'autoriser les ministres prolonger les modalits qui arrivent terme pour un maximum de trois ans selon certains paramtres, dont un examen stratgique, une valuation et des vrifications.
  2. Dlgation de pouvoir accrue aux ministres Les secteurs des programmes examinent les dlgations de pouvoir aux ministres afin de dterminer si des rajustements sont ncessaires.
  3. Approbation du dirigeant principal des finances (DPF) - Le DPF ou son dlgu doit approuver toutes les bauches des prsentations au CT avant que le SCT ne les examine pour dterminer si la qualit est approprie et si elles sont compltes.
  4. Gestion diffrente des prsentations faible risque - Signaler et traiter les prsentations au CT en fonction de la cote de risque combine.
  5. Changement du calendrier des prsentations - Insister, notamment dans le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor, sur la prrogative du SCT d'tablir le calendrier des prsentations.
  6. Rationalisation du processus d'approvisionnement - Les secrtaires adjoints du Secteur des programmes et le Secteur de gestion des dpenses travaillent en collaboration pour examiner les processus du budget des dpenses, en valuant chaque activit dans une optique de responsabilisation, d'limination des redondances et de valeur ajoute, y compris des options visant rduire le fardeau gnral du travail prparatoire pour les sances d'information au Snat.

24. Avez-vous quelque chose ajouter?

Pour Les Services Juridiques Seulement

25. Le nombre de contestations lgales des prsentations au CT a-t-il chang au cours des dernires annes? Si oui, dans quelle mesure?

Guide d'entrevue l'intention des organisations fdrales

nota: Ceci est un exemple du guide d'entrevue l'intention des organisations fdrales 

Services conseils du gouvernement (SCG) a t mandat par le Secrtariat du Conseil du Trsor (SCT) pour mener une valuation du processus des prsentations au Conseil du Trsor (CT). Cette valuation vise vrifier si le processus continue d'tre pertinent, si les rsultats escompts du processus ont t atteints, s'il est rentable et si des amliorations peuvent tre apportes.

Dans le cadre de cette valuation, SCG procde des entrevues avec les principaux intervenants dans le processus. Le but de ces entrevues est d'examiner la faon dont le processus est mis en œuvre, de rassembler les renseignements permettant d'valuer sa russite et de reprer des amliorations ventuelles.

Les questions suivantes serviront de guide pour notre entrevue. Certaines d'entre elles ne s'appliquent pas votre situation. Les interviewers mettront l'accent sur celles qui vous concernent. Veuillez prendre note qu'il n'y aura aucune rfrence directe vos rponses dans le rapport d'valuation (seuls les rsultats compils seront publis) ou dans toute documentation fournie au ministre responsable. Si vous avez des questions concernant le prsent document, n'hsitez pas communiquer avec la gestionnaire de projet de SCG, Susan Cole, au 613 943 3401.

Aux fins de la prsente valuation, le processus des prsentations au CT au sein du SCT comprend les cinq tapes suivantes :

  1. Sensibilisation : Le SCT offre tous les intervenants du soutien sous forme de sensibilisation et de formation concernant le processus des prsentations au CT..
  2. Directives : Le SCT offre aux organisations fdrales des directives, des services de planification et des services stratgiques prcdant les prsentations.
  3. Analyse : Le SCT offre des conseils, de la consultation et une diligence raisonnable concernant les bauches de prsentations prsentes par les organisations fdrales.
  4. Recommandations : Le SCT rdige des prcis de prsentation et offre des conseils aux ministres des sances d'information et des runions du CT.
  5. Dcision : Le SCT rdige la dcision et la communique, puis tablit le suivi des conditions.

La porte de l'valuation se restreint aux prsentations de la partie A , et exclut les prsentations de la partie B .

Contexte

1. Quel est votre rle dans le processus des prsentations au CT et en quoi consiste votre participation?

  1. Depuis combien de temps remplissez-vous ce rle?
  2. combien de prsentations avez-vous pris part depuis un an?

Pertinence

2. Selon votre comprhension, quelles fins le processus des prsentations au CT est-il utilis? D'autres mcanismes seraient-ils plus appropris pour ces activits?

Rpercussions

3. Au cours de la dernire anne, avez-vous eu recours aux outils suivants en ce qui a trait au processus des prsentations? Ces outils vous ont-ils permis de mieux comprendre les lments d'une prsentation au CT, les politiques et les directives qui s'y rapportent, ainsi que le processus des prsentations au CT?

  1. Le Guide pour la prparation des prsentations au Conseil du Trsor
  2. Les autres outils du SCT (cours sur les prsentations au CT de l'cole de la fonction publique du Canada, etc.)
  3. L'assistance du SCT (veuillez dcrire)

4. Les analystes du CT avec qui vous avez fait affaire comprennent-ils bien les lments d'une prsentation au CT, les politiques et les directives qui s'y rapportent, ainsi que le processus des prsentations au CT? Sinon, de quelle faon pourrait-on amliorer leur degr de comprhension?

5. Lorsque vous devez dcider si une prsentation au CT est ncessaire, consultez-vous un analyste du SCT? Pourquoi?

  1. Si oui, ses conseils vous aident-ils?

6. Au cours de la dernire anne, combien de reprises votre organisation a-t-elle demand des exemptions et des exclusions concernant ses prsentations au CT?

7. Comment qualifieriez-vous votre relation avec le SCT et les analystes avec lesquels vous faites affaire au SCT?

8. Une fois que vous avez soumis votre bauche au SCT, dans quelle mesure les conseils et les consultations qu'il vous fournit sont-ils prcis, cohrents et appropris?

9. Les conseils qu'offrent les Services juridiques du SCT concordent-ils avec ceux du conseiller juridique de votre propre organisation?

10. Dans quelle mesure intgrez-vous les suggestions du SCT dans la version dfinitive de votre prsentation?

11. Connaissez-vous les critres de risques qui s'appliquent aux prsentations au CT?

12. Quel est le rle de chaque intervenant (organisations fdrales et SCT) dans le processus d'valuation des risques?

13. Les critres de risques dfinissent-ils convenablement les risques lis aux prsentations au CT?

  1. Refltent-ils la perspective de l'ensemble du gouvernement, les proccupations des ministres ainsi que les risques financiers et non financiers, etc.?

14. La qualit des prsentations que votre organisation soumet au CT a-t-elle chang au cours des cinq dernires annes?

  1. Si oui, qu'est-ce qui a contribu ces changements?
  2. Cela ressort-il dans l'valuation du Cadre de responsabilisation de gestion de votre organisation?

15. Y a-t-il eu des difficults ou des avantages inattendus lis au processus? Veuillez expliquer.

Rapport cot-efficacit et solutions de rechange ventuelles

16. Le processus des prsentations est-il efficace?

  1. Quelles mesures additionnelles, s'il en existe, pourraient amliorer l'efficacit du processus?
  2. Y a-t-il des tapes au cours du processus des prsentations o le droulement du travail est au point mort (effet d'entonnoir)? Si oui, avez-vous des suggestions pour amliorer cette situation?

17. Avez-vous quelque chose ajouter?

Guide d'entrevue l'intention des intervenants externes

nota: Ceci est un exemple du guide d'entrevue l'intention des intervenants externes 

Services conseils du gouvernement (SCG) a t mandat par le Secrtariat du Conseil du Trsor (Secrtariat) pour mener une valuation du processus des prsentations au Conseil du Trsor (CT). Cette valuation vise vrifier si le processus continue d'tre pertinent, si les rsultats escompts du processus ont t atteints, s'il est rentable et si des amliorations peuvent tre apportes.

Dans le cadre de cette valuation, SCG procde des entrevues avec les principaux intervenants dans le processus. Le but de ces entrevues est d'examiner la faon dont le processus est mis en œuvre, de rassembler les renseignements permettant d'valuer sa russite et de reprer des amliorations ventuelles.

Les questions suivantes serviront de guide pour notre entrevue. Certaines d'entre elles ne s'appliquent pas votre situation. Les interviewers mettront l'accent sur celles qui vous concernent. Veuillez prendre note qu'il n'y aura aucune rfrence directe vos rponses dans le rapport d'valuation (seuls les rsultats compils seront publis) ou dans toute documentation fournie au ministre responsable. Si vous avez des questions concernant le prsent document, n'hsitez pas communiquer avec la gestionnaire de projet de SCG, Susan Cole, au 613-943-3401.

Aux fins de la prsente valuation, le processus des prsentations au CT au sein du SCT comprend les cinq tapes suivantes :

  1. Sensibilisation : Le SCT offre tous les intervenants du soutien sous forme de sensibilisation et de formation concernant le processus des prsentations au CT.
  2. Directives : Le SCT offre aux organisations fdrales des directives, des services de planification et des services stratgiques prcdant les prsentations.
  3. Analyse : Le SCT offre des conseils, de la consultation et une diligence raisonnable concernant les bauches de prsentations prsentes par les organisations fdrales.
  4. Recommandations : Le SCT rdige des prcis de prsentation et offre des conseils aux ministres des sances d'information et des runions du CT.
  5. Dcision : Le SCT rdige la dcision et la communique, puis tablit le suivi des conditions.

La porte de l'valuation se restreint aux prsentations de la partie A , et exclut les prsentations de la partie B .

Contexte

1. Dans quelle mesure connaissez-vous le processus des prsentations au Conseil du Trsor?

  1. De quelle faon avez-vous particip au processus? (Question incitative - Avez-vous rdig les prsentations, ou les organisations fdrales vous ont-elles consult ce sujet?)

Pertinence

2. Selon votre comprhension, quelles fins le processus des prsentations au CT est-il utilis? D'autres mcanismes seraient-ils plus appropris pour ces activits?

Rpercussions

3. Le processus des prsentations au Conseil du Trsor contribue-t-il s'assurer que la gestion, les programmes et les dpenses des ministres ou du gouvernement sont harmoniss avec les priorits du gouvernement du Canada? Veuillez expliquer.

4. Y a-t-il eu des difficults ou des avantages particuliers lis au processus?

Rapport cot-efficacit et solutions de rechange ventuelles

5. Le processus des prsentations est-il efficace?

  1. Quelles mesures additionnelles, s'il en existe, pourraient le rendre plus efficace?
  2. Y a-t-il des tapes au cours du processus des prsentations o le droulement du travail est au point mort (effet d'entonnoir)? Si oui, avez-vous des suggestions pour amliorer cette situation?

6. Avez-vous quelque chose ajouter?