ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

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Sommaire

Introduction

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) est l'organe administratif du Conseil du Trésor, un comité du Cabinet dont les ministres prennent des décisions concernant la gestion et les dépenses du gouvernement. Le Secrétariat appuie les ministres du Conseil du Trésor dans cette fonction et assume ses responsabilités légales en tant qu'organisme central fédéral. Lorsqu'une organisation fédérale demande l'approbation ou l'autorisation du Conseil du Trésor pour mener une initiative qu'elle ne serait pas en mesure de réaliser dans des circonstances normales ou qui dépasse les pouvoirs qui lui sont conférés¹ , elle prépare une présentation au Conseil du Trésor en collaboration avec le Secrétariat.

La présente évaluation a permis d'évaluer la pertinence, l'efficacité et l'économie du processus des présentations au Conseil du Trésor. Étant donné que le Secrétariat est responsable du processus des présentations au Conseil du Trésor, une attention particulière a été accordée, dans le cadre de l'évaluation, au rôle qu'il joue pour contribuer au succès du processus. Il convient de noter que la portée de cette évaluation était limitée au processus actuel utilisé pour appuyer les ministres du Conseil du Trésor, et n'évaluait pas ce processus par rapport à d'autres mécanismes de soutien. Un examen limité des pratiques internationales a été effectué dans le cadre de l'évaluation. Toutefois, il n'était pas assez approfondi pour proposer d'autres mécanismes qui pourraient être examinés par le Secrétariat.

Le cadre d'évaluation comportait une multitude de sources de données et des méthodes de recherche complémentaires afin d'assurer la fiabilité et la validité des données. Les méthodes de recherche suivantes ont été utilisées : i) examen de documents; ii) des entrevues avec des intervenants et des experts; iii) une séance de travail avec les secrétaires adjoints du Secrétariat et les sous-ministres adjoints de certaines organisations fédérales; iv) examen des données administratives, financières et statistiques et v) un sondage auprès d'analystes du Secrétariat et d'organisations fédérales. La méthodologie comportait une limite puisque les ministres du Conseil du Trésor n'ont pu être interviewés, la collecte de données ayant eu lieu pendant la tenue d'une élection.

L'évaluation a porté sur toutes les étapes du processus actuel des présentations qui touchent le Secrétariat :

• le soutien offert par le Secrétariat aux organisations fédérales;
• les directives élaborées par le Secrétariat, comme celles qui se trouvent dans le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor (le Guide);
• la communication des décisions concernant les présentations;
• le suivi des conditions imposées aux présentations.

L'évaluation n'a pas porté sur les processus internes utilisés par les organisations fédérales pour préparer une présentation au Conseil du Trésor. De plus, l'évaluation vise uniquement les présentations²de la « partie A »

Il s'agit de la première évaluation officielle du processus des présentations au Conseil du Trésor. Il était donc impossible de prévoir, dès le début, tous les enjeux de l'évaluation et les champs d'enquête à explorer. Comme l'exercice de collecte de données a permis de relever des enjeux de l'évaluation qui n'étaient pas apparents au départ, il a fallu inclure de nouvelles sources de données probantes, telles que d'autres examens de document, d'autres entrevues et des séances de validation avec les cadres supérieurs du Secrétariat.
La recherche effectuée pour l'évaluation a été menée entre novembre 2008 et mars 2009.

Conclusion

Le processus actuel des présentations au Conseil du Trésor est pertinent, semble être efficace et comporte des éléments positifs clés. Toutefois, il est possible d'améliorer son efficacité et son efficience, grâce à une combinaison de mesures et d'enquêtes plus poussées.

Éléments positifs

1. Le processus des présentations répond aux besoins du gouvernement en matière de saine gestion publique, quoiqu'il ne s'inscrivait pas dans le mandat de l'évaluation d'établir s'il existe d'autres façons efficaces et efficientes d'arriver aux mêmes résultats.
2. Les intervenants s'entendent généralement sur le fait que le processus des présentations permet avec succès de s'assurer que les organisations fédérales soumettent des présentations qui sont conformes aux autorisations législatives et aux politiques du Conseil du Trésor.
3. Les intervenants s'entendent généralement sur le fait que le processus des présentations permet avec succès de s'assurer que les organisations fédérales soumettent des présentations appropriées.
4. Les décisions du Conseil du Trésor semblent refléter largement les conseils du Secrétariat, ce qui donne une indication de la confiance du Conseil du Trésor à l'égard de la qualité de ces conseils³.

Points à améliorer

1. Il est nécessaire de finaliser le modèle logique applicable au processus des présentations au Conseil du Trésor, afin d'appuyer la mesure du rendement, la clarté de ses communications sur son résultat final et la tenue d'études complémentaires.
2. La plupart des organisations fédérales sont satisfaites du soutien et des conseils qu'elles ont reçu des analystes de programme du Secrétariat. Toutefois, certains aspects sont source de préoccupation (p. ex., la cohérence des conseils).
3. Les éléments probants concernant la qualité des ébauches des présentations au Conseil du Trésor sont mitigés.
4. Le Secrétariat ne rend pas compte des coûts du processus des présentations.
5. Les efforts déployés par le Secrétariat pour informer les organisations fédérales et ses propres employés des détails du processus des présentations semblent ne pas atteindre les résultats voulus.
6. Plutôt que d'utiliser un système centralisé partagé, les analystes du Secrétariat se servent de leurs propres systèmes de classement pour gérer la documentation concernant les présentations au Conseil du Trésor.

Recommandations

Les points à améliorer dans le processus des présentations au Conseil du Trésor se rangent dans trois domaines :

• finaliser le modèle logique du processus des présentations au Conseil du Trésor;
• faire en sorte que le Secrétariat comprenne davantage certains aspects du processus lui-même et des pratiques qui y sont liées et apporte des améliorations au processus lorsque c'est possible;
• fournir aux analystes du Secrétariat davantage d'outils et de meilleurs outils pour améliorer l'efficacité et l'économie du processus des présentations.

Modèle logique du processus des présentations au Conseil du Trésor

Meilleure compréhension du processus des présentations et des pratiques connexes donnant lieu à des améliorations

Élaboration d'outils plus nombreux et améliorés pour le processus des présentations