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ARCHIVÉ - Vérification du cadre de gouvernance de Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

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Annexe 1 : Critres de vrification

La prsente annexe nonce les objectifs et les critres connexes qui ont t appliqus dans le cadre de la vrification de la structure de gouvernance du Secrtariat.

Le systme de cotation 4 niveaux qui suit a t mis au point afin de communiquer l'opinion de l'quipe de vrification au sujet de l'importance relative de chaque constatation et de faciliter l'tablissement de l'ordre de priorit des mesures correctives ventuelles.

chelle de notation 4 niveaux

Cote

Description

1 – Entirement efficace

Aucune mesure requise; tous les lments fonctionnaient comme prvu.

2 – Largement efficace

Les lments fonctionnaient pour la plupart comme prvu; travaux additionnels requis dans certains domaines.

3 – Assez efficace

Certains lments taient en place; d'importantes lacunes ont toutefois t dceles.

4 – Inefficace

La direction devait prendre d'importantes mesures afin d'amliorer les pratiques.


Domaine d'intrt no 1 : Le cadre de gouvernance appuie-il l'excution des priorits et du mandat central du Secrtariat?

Objectif de la vrification

Critres de vrification

Cote

1.1 valuer la mesure dans laquelle le cadre de gouvernance appuie l'excution des priorits et du mandat central du Secrtariat en ce qui a trait aux rles de bureau de gestion, de bureau du budget et de gestion des personnes exercs par le Conseil du Trsor.

La structure de gouvernance appuie l'excution du mandat du Secrtariat pour ce qui est du rle de bureau de gestion.

1 – Entirement efficace

La structure de gouvernance appuie l'excution du mandat du Secrtariat pour ce qui est du rle de bureau du budget.

2 – Largement efficace

La structure de gouvernance appuie l'excution du mandat du Secrtariat pour ce qui est du rle de gestion des personnes.

2 – Largement efficace

Le cadre de gouvernance est harmonis avec l'AAP.

1 – Entirement efficace


Domaine d'intrt no 2 : Le cadre de gouvernance soutient‑il et facilite‑t‑il la dtermination d'une orientation stratgique?

Objectif de la vrification

Critres de vrification

Cote

2.1 valuer la mesure dans laquelle l'orientation stratgique gnrale est labore, nonce et bien comprise dans l'ensemble du Secrtariat.

Des objectifs et une orientation stratgique sont tablis.

1 – Entirement efficace

Toutes les principales fonctions participent l'tablissement des objectifs stratgiques.

1 – Entirement efficace

L'orientation stratgique est communique efficacement.

1 – Entirement efficace

Les processus de gouvernance ont un accent stratgique.

2 – Largement efficace

2.2 valuer la mesure dans laquelle les  mcanismes cls de mise en œuvre comme les plans d'activits, les plans des RH, les EGR pour les cadres de direction et le recours des champions sont harmoniss avec l'orientation stratgique du Secrtariat.

L'organisation a mis en place des objectifs et des plans oprationnels visant raliser son orientation stratgique.

2 – Largement efficace

La planification des RH est harmonise avec la planification stratgique et la planification des activits.

2 – Largement efficace

Les EGR dfinissent les responsabilits et les attentes en matire de rendement, et elles tablissent des liens avec les objectifs stratgiques et oprationnels.

1 – Entirement efficace

Les champions font valoir leurs programmes respectifs, consultent les employs au sujet des problmes de mise en œuvre et prsentent des rapports priodiques au COEX.

1 – Entirement efficace

2.3 valuer la mesure dans laquelle les dcisions stratgiques sont gres de faon proactive.

La rtroaction des intervenants oriente la planification stratgique.

1 – Entirement efficace

La planification stratgique tient compte comme il se doit de facteurs comme l'environnement extrieur, les risques, les intervenants, les ressources disponibles, les forces et les faiblesses organisationnelles, et les incidences ventuelles.

1 – Entirement efficace

Les dcisions stratgiques sont fondes sur des renseignements exacts, jour et pertinents.

1 – Entirement efficace


Domaine d'intrt no 3 : Le cadre de gouvernance favorise-t-il un processus dcisionnel transparent, efficace et efficient?

Objectif de la vrification

Critres de vrification

Cote

3.1 valuer la mesure dans laquelle les dcisions sont prises de manire transparente et sont bien comprises par la haute direction et par les employs du Secrtariat.

Les dcisions sont communiques efficacement au personnel.

3 – Assez efficace

3.2 valuer la mesure dans laquelle les rles, les responsabilits et les procdures pour prendre des dcisions et exercer des pouvoirs sont clairement tablis.

Les rles, les responsabilits et les procdures pour prendre des dcisions et exercer des pouvoirs sont clairement tablis.

2 – Largement efficace

3.3 valuer la mesure dans laquelle le processus dcisionnel tient compte comme il se doit du souci  d'efficience.

Le processus dcisionnel fait tat comme il se doit du souci de l'efficience.

2 – Largement efficace

3.4 valuer la mesure dans laquelle le processus dcisionnel stratgique tient compte adquatement du risque.

Les facteurs de risque servent soutenir les dcisions oprationnelles.

3 – Assez efficace


Domaine d'intrt no 4 : Le cadre de gouvernance soutient‑il la responsabilisation et l'amlioration continue?

Objectif de la vrification

Critres de vrification

Cote

4.1 valuer la mesure dans laquelle une structure de gouvernance est tablie et soutient la responsabilisation[8].

Des organismes de surveillance efficaces ont t crs.

1 – Entirement efficace

Les pouvoirs et les responsabilits sont clairement communiqus.

2 – Largement efficace

4.2 valuer la mesure dans laquelle les dcisions sont suivies et surveilles[9].

Les dcisions sont suivies et surveilles.

2 – Largement efficace

4.3 valuer la mesure dans laquelle le processus dcisionnel est valu et amlior priodiquement [10].

Le processus dcisionnel est valu et amlior priodiquement.

1 – Entirement efficace

Les comits devraient valuer leur rendement ainsi que le bien-fond et la pertinence de leurs processus de gouvernance (charte, ordre du jour des prochaines runions/calendrier, structure/activits de gouvernance).

2 – Largement efficace

Les environnements interne et externe sont surveills afin de dterminer s'il y a lieu de rvaluer les objectifs, les politiques et la fonction de contrle de l'organisation.

1 – Entirement efficace

Annexe 2 : Plan d'action de la direction

Recommandation 1 :

Mettre en œuvre des mcanismes visant amliorer la planification des activits du comit de gouvernance, en mettant l'accent sur la mobilisation des intervenants, la gestion de l'ordre du jour des prochaines runions et les liens entre les divers comits.

Ordre de priorit : leve

D'accord. La direction reconnat l'importance de l'adoption d'une approche proactive et stratgique en matire de gestion de l'ordre du jour des comits, d'une participation significative des principaux intervenants, et de liens horizontaux et verticaux efficaces entre les comits. 

Dans le cadre de la gestion et de l'amlioration continues, les mesures suivantes ont dj t acheves :

  • Renforcer l'approche d'laboration et de suivi de l'ordre du jour des prochaines runions, soit :
    • Crer un nouvel outil de suivi organis en fonction des rles du Secrtariat et illustrant les liens entre les comits de gouvernance et l'ordre du jour des prochaines runions;

    • Veiller ce que les points destins au CPS/CGI/CGC* soient examins par le CCD ou par le sous‑comit pertinent du CGI.

  • Diffuser l'ordre du jour des prochaines runions chaque runion et inscrire priodiquement au calendrier (deux ou trois fois par anne) des discussions sur l'ordre du jour des prochaines runions du CPS/CGI/CGC.

Mesures prises par la direction Date d'achvement Bureau de premire responsa-bilit (BPR)

Les mesures suivantes seront acheves comme suite aux constatations de la vrification :

  • Rviser les mandats des comits de manire noncer clairement les rles et les responsabilits, renforcer les liens entre les divers comits (p. ex., CCD et CPS) et inclure les autovaluations annuelles. Les mandats des comits seront affichs sur l'Infosite du SCT.
Mars 2010 P et P
  • Mobiliser les membres du Planning Net pour des mises jour et des examens bimensuels des points inscrits l'ordre du jour des prochaines runions.
Dcembre 2009 P et P

* Les acronymes sont dfinis l'annexe 4, Liste des acronymes

Recommandation 2 :

Amliorer la communication globale des dcisions de la haute direction au personnel du Secrtariat en mettant l'accent sur ce qui suit :

  • Amliorer la communication au personnel des discussions et des rsultats des runions du Comit excutif (COEX) par les membres du COEX;

Tenir jour des comptes rendus de discussion pour les comits qui affichent actuellement des renseignements sur InfoSite.

Ordre de priorit : leve

D'accord. Le processus dcisionnel et l'intgration de l'information sont amliors au moyen d'une meilleure communication et d'une diffusion en temps opportun des rsultats dans l'ensemble de l'organisation.

Dans le cadre de la gestion et de l'amlioration continues, les mesures suivantes ont dj t acheves :

  • Veiller ce que les membres des comits comprennent l'importance de la responsabilit qu'ils ont d'informer leurs organisations respectives, conformment aux valeurs et aux pratiques inscrites dans la charte du COEX.

Mesures prises par la direction Date d'achvement Bureau de premire responsa-bilit (BPR)

Les mesures suivantes seront acheves comme suite aux constatations de la vrification :

  • Assurer l'affichage en temps opportun des comptes rendus de discussions sur l'InfoSite.
Mars 2010 P et P / CSAM

Recommandation 3 :

Revisiter le rle du Comit de coordination des directeurs (CCD) et ses rapports avec les comits de gouvernance des niveaux suprieurs en vue d'accrotre l'efficacit, l'efficience et la communication des rsultats du CCD.

Ordre de priorit : Moyenne

D'accord. Un rle et un mandat accrus du CCD renforceront la gouvernance et le processus dcisionnel au Secrtariat.

Dans le cadre de la gestion et de l'amlioration continues, les mesures suivantes ont dj t acheves :

  • Produire un document sur les rsultats de la discussion aprs chaque runion du CCD, l'inclure dans les documents d'information du CPS, du CGI et du CGC, et l'afficher sur l'InfoSite.

  • Veiller ce que les points discuter par le CPS/CGI/CGC fassent tat des conseils et des orientations du CCD.

Mesures prises par la direction Date d'achvement Bureau de premire responsa-bilit (BPR)

Les mesures suivantes seront acheves comme suite aux constatations de la vrification :

  • Rviser le mandat du CCD afin de prciser son rle dans l'exercice d'une fonction de remise en question, et revoir la composition du CCD avec les secrtaires adjoints.

Mars 2010 P et P

Recommandation 4 :

Poursuivre l'intgration des principes de gestion des risques au cadre de gouvernance afin de veiller ce qu'il soit suffisamment tenu compte du risque dans le cadre du processus dcisionnel.

Ordre de priorit : Moyenne

D'accord. Le secrtaire a cern le besoin d'accrotre l'utilisation d'approches axes sur le risque pour tous les travaux du Secrtariat comme l'une des deux priorits du Secrtariat pour 2009 2010 et 2010 2011.

Dans le cadre de la gestion et de l'amlioration continues, les mesures suivantes ont dj t acheves :

  • Continuer de promouvoir la prise en considration acclre du risque dans la planification oprationnelle intgre et de la gouvernance par l'entremise du processus annuel du profil de risque ministriel.

  • Donner un aperu des runions du COEX pour les prochaines semaines afin de mettre en place une tribune de discussion des priorits, des enjeux et des risques oprationnels court terme.

  • Intgrer des stratgies d'attnuation du risque l'outil de suivi trimestriel.

Mesures prises par la direction Date d'achvement Bureau de premire responsa-bilit (BPR)

Les mesures suivantes seront acheves comme suite aux constatations de la vrification :

  • laborer un modle de rsum pour toutes les prsentations au CCD afin de prendre s ystmatiquement en considration les risques, d'tablir des liens avec les priorits du Secrtariat et de prciser les rsultats souhaits des prsentations. Cela favorisera la prise en compte des risques l'chelle de la structure de gouvernance.

Mars 2010 P et P
  • Soumettre au CGI les changes sur les lments de risque mis au jour par le profil de risque ministriel.

Mars 2010 P et P

Annexe 3 : Cycle de planification intgr du Secrtariat

Annexe 3 : Cycle de planification intgr du Secrtariat

Diagramme 2 - Version textuelle

Diagramme 2 - Afficher l'image pleine dimension

Source : Priorits et planification, expos prsent au CGI, octobre 2009

Annexe 4 : Liste des acronymes

AAP
– Architecture des activits des programmes
AFPC
– Agence de la fonction publique du Canada
BDPRH
– Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
CCD
– Comit de coordination des directeurs
CCS
– Comit des cadres suprieurs
CGC
– Comit de gestion du changement
CGI
– Comit de la gestion et de l'infrastructure
COEX
– Comit excutif
CPRH
– Comit principal des ressources humaines
CPS
– Comit des politiques et de la surveillance
CRG
– Cadre de responsabilisation de gestion
CSAM
– Communications stratgiques et affaires ministrielles
CVGC
– Comit de vrification du gouvernement du Canada
DGSP
– Directeurs gnraux des secteurs de programme
EGR
– Entente sur la gestion du rendement
GI‑TI CGI
– Gestion de l'information et technologie de l'information Comit de la gestion et de l'infrastructure
IVI
– Institut des vrificateurs internes
OCEG
– Open Compliance and Ethics Group
PAI
– Plan d'activits intgr
P et P
– Secteur des priorits et de la planification
RH
– Ressources humaines
RMR
– Rapport ministriel sur le rendement
RPP
– Rapport sur les plans et les priorits
SASP
– Secrtaires adjoints des secteurs de programme
Secrtariat
–Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada
SGDDI
– Systme de gestion des dossiers, des documents et de l'information
SSM
– Secteur des services ministriels

1. IVI, The role of auditing in public sector governance, 2006, p. 3

2.Le 14 dcembre 2009, un autre membre externe ne faisant pas partie du Secrtariat s'est joint au Comit de vrification du gouvernement du Canada.

3. Ce document dcrit les objectifs de changement du Secrtariat, qui tablissent les principes de la concrtisation de l'orientation stratgique du Secrtariat.

4. Mme si le RPP nonce les rsultats stratgiques du Secrtariat, ainsi que les plans et les objectifs connexes, il ne constitue pas cependant une mise en oeuvre directe des plans de tous les secteurs. Le RPP vise mettre en relief les priorits du Secrtariat et mettre l'accent sur les plans qui soutiennent la ralisation de ces priorits. 

5. Le groupe des coordonnateurs de risque est une tribune qui sert mobiliser les secteurs dans le processus intgr de gestion des risques, en particulier dans le processus de mise au point du profil de risque ministriel et dans la communication de renseignements la direction.

6. Les points l'ordre du jour ont t compts selon le nombre de fois o ils ont t prsents devant un comit. Par exemple, un sujet inscrit l'ordre du jour prsent trois fois devant un comit compte pour trois points l'ordre du jour au tableau. 

7. Parmi les exemples de points l'ordre du jour qui sont lis la gestion des enjeux internes, il y a le Rapport sur les plans et les priorits, le Rapport ministriel sur le rendement, le CRG, la gestion interne des RH, la gestion des talents, la gestion de la GI‑TI et les activits quotidiennes permanentes.

8. Dans le protocole d'enqute prliminaire, il tait prcis que la structure de gouvernance permet au Secrtariat de trouver la cause des problmes et les mesures correctives au besoin, et d'assurer un suivi afin de dterminer si ces mesures ont t mises en oeuvre efficacement. L'objectif de la vrification a ensuite t modifi afin de prciser qu'il est ax sur la structure et sur la responsabilisation, et d'liminer le renvoi l'amlioration continue, qui figure dj dans le troisime objectif. 

9. Il tait indiqu, dans le protocole d'enqute prliminaire, que les processus dcisionnels sont surveills, que les observations sont obtenues, et que les processus sont valus afin de dterminer les possibilits d'amlioration. L'objectif de vrification a t modifi afin d'tablir une meilleure distinction entre les deuxime et troisime objectif.

10. Il tait prcis, dans le protocole d'enqute prliminaire, que les comits se livrent une rflexion sur leur rendement par rapport aux objectifs tablis et qu'ils fixent le cap pour l'avenir. L'objectif de vrification a t modifi afin de prciser l'accent mis sur l'amlioration continue, et il a t reclass titre de critre de vrification dans l'objectif de la vrification rvis.