ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale des systèmes d’information sur la passation de marchés et mécanismes de surveillance connexes au sein des grands ministères et organismes

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Constatations détaillées et recommandations

Constatation 1 : Fiabilité de l’information

Il faut pouvoir compter sur une information fiable pour appuyer comme il se doit la planification, la prise de décisions et la reddition de comptes. La direction, si elle met en place des contrôles adéquats concernant l’exactitude et l’exhaustivité des données, et si elle veille à ce que ces contrôles soient documentés, mis en application et évalués, peut compter sur un degré d’assurance plus élevé concernant la fiabilité de l’information reçue.

L’équipe de vérification a examiné les principaux contrôles de l’exactitude et de l’exhaustivité des données, notamment l’établissement de processus officiels de passation de marchés, la documentation des risques et des principaux contrôles, et l’application de contrôles automatisés au niveau des systèmes d’information sur la passation de marchés. L’équipe de vérification a constaté que la majorité des GMO avait documenté leurs processus de passation de marchés; les autres avaient documenté des procédures informelles au regard de certaines composantes du processus.

La majorité des GMO examinés disposent de différents processus pour évaluer et atténuer les risques associés à l’exactitude des données, depuis l’établissement d’un comité conjoint des TI et des finances pour repérer et contrôler les risques relatifs aux données à un niveau stratégique jusqu’à la détermination des lacunes que présentent les données au niveau opérationnel. Un certain nombre de GMO examinent des échantillons de données relatives aux transactions ainsi que les résultats des rapprochements effectués, dans le but de repérer les inexactitudes. Par contre, aucun GMO n’a défini précisément ni documenté les risques et les contrôles clés directement associés à ses processus de passation de marchés. Or, même si les processus servant à évaluer et à atténuer les risques relatifs à l’exactitude des données peuvent servir à mettre en lumière des problèmes et des améliorations possibles, la détermination et la documentation des risques importants et des contrôles clés aideraient la direction à s’assurer que des contrôles appropriés sont prévus et qu’ils donnent les résultats attendus. On a aussi constaté que les rôles et les responsabilités touchant l’intégrité des données relatives aux activités de passation de marchés ne sont généralement pas attribués de façon officielle.

La grande majorité des GMO examinés disposent de systèmes de passation de marchés qui comportent des contrôles automatisés afin de réduire le risque de saisie de données inexactes. On a aussi observé plusieurs autres pratiques exemplaires, notamment la documentation des processus et pratiques de passation de marchés sous forme d’organigramme précisant les activités de contrôle et les principaux points de prise de décisions, l’utilisation d’outils de passation de marchés et d’approvisionnement en ligne, et le recours à des rapports faisant état des écarts d’information entre systèmes.

Recommandations

Constatation 2 :  Information pertinente requise

L’équipe de vérification s’attendait à ce que les GMO aient déterminé quelle information était nécessaire afin de combler les besoins des gestionnaires pour ce qui est de la surveillance des activités de passation de marchés et de reddition de comptes connexe, de manière que cette information soit disponible. Nous supposions donc que les GMO auraient pris en compte les buts et objectifs de la fonction ainsi que les exigences de surveillance et de rapport. 

L’équipe de vérification a constaté que, exception faite des exigences de rapport aux organismes centraux (communications trimestrielles et rapports de fin d’exercice) et des demandes ponctuelles de présentation de rapports portant sur les transactions, on n’avait pas défini formellement quelle information était requise. Certains GMO ont dressé la liste de l’information dont ils prévoient avoir besoin ou dont ils aimeraient disposer, mais cela est fait sur une base ponctuelle. Très peu ont déterminé quels renseignements relatifs aux marchés étaient nécessaires afin d’appuyer la gestion du risque et la prise de décisions en ce qui touche les activités de passation de marchés, et l’accent était alors mis sur les transactions.

Voici des exemples d’informations sur les marchés pouvant servir à appuyer la gestion du risque et la prise de décisions au niveau de l’entité :

• les données relatives à la passation de marchés et les tendances connexes, afin de connaître les types de services faisant l’objet d’une impartition;
• la portée et l’utilisation des offres à commandes;
• les cas où l’on n’a pas eu recours aux offres à commandes alors qu’on aurait dû le faire;
• la proportion de marchés à fournisseur unique d’une valeur de moins de 25 000 $;
• l’analyse des modifications par vendeur;
• le nombre de marchés à fournisseur unique d’une valeur de plus de 25 000 $;
• le nombre de marchés et la valeur des marchés au cours de périodes données, par vendeur.

Il est essentiel que la direction des ministères et organismes fédéraux dispose en temps utile des renseignements pertinents sur les marchés. Ces renseignements contribueront aux pratiques de surveillance, aux activités de supervision ainsi qu’à la prise de décisions de planification au quotidien et à long terme. De plus, la direction, si elle dispose de ces renseignements, sera plus à même d’élaborer des stratégies d’atténuation du risque rattaché à la fonction de passation de marchés.

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Constatation 3 : Surveillance

Aux termes de la Politique sur la surveillance active du CT, les ministères doivent se doter de la capacité requise pour exercer en permanence une surveillance active des pratiques et contrôles de gestion, de manière à pouvoir repérer et signaler aux membres de l’organisation le plus rapidement possible les risques importants, les défaillances réelles ou éventuelles des mécanismes de contrôle et les autres points vulnérables rattachés aux activités de gestion. L’équipe de vérification s’attendait à ce qu’il existe des mécanismes appropriés pour surveiller les risques associés aux marchés à tous les niveaux, y compris le risque entourant la conformité aux politiques et aux règlements applicables.

L’équipe de vérification a constaté que la majorité des GMO ont mis en place des mécanismes de surveillance, sous une forme ou sous une autre, pour évaluer la conformité des transactions aux politiques et aux règlements relatifs aux marchés. Font partie de ces mécanismes de surveillance les réunions de la haute direction ainsi que la présence de différents comités de surveillance qui se réunissent sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Les mécanismes observés comprennent souvent la surveillance de marchés donnés, d’instruments d’approvisionnement précis, de l’état des dépenses au titre des marchés et des cas possibles d’inobservation.

En général, les exigences de surveillance portant sur les risques associés aux marchés sont définies et documentées de façon informelle, ou elles sont prises en compte dans le cadre des activités menées (transactions, procédures). De plus, les principaux risques au chapitre de la conformité sont surveillés à des fins de détection, et cette surveillance tend à mettre surtout l’accent sur la dimension financière. Par exemple, la surveillance des risques reliés à la conformité comprend des activités de vérification après paiement ou est fondée sur les factures, de façon à repérer les écarts et les tendances ayant trait à la facturation. L’équipe de vérification s’attendait à ce que les GMO disposent d’un processus officiel documenté pour repérer, évaluer et tenir à jour les principaux risques reliés aux marchés à tous les niveaux de l’organisation. Une telle approche pourrait permettre de situer les risques entourant la passation de marchés dans une perspective ministérielle. Par exemple, l’analyse des tendances relatives aux marchés à l’intérieur d’un ministère pourrait fournir des renseignements sur les risques liés au fractionnement de marchés et aux relations entre l’employeur et les employés. L’équipe de vérification a observé que les GMO vérifiés n’ont pas mis en place d’approche formelle de surveillance des marchés fondée sur le risque.

La vérification a aussi porté sur la question de savoir comment les GMO incorporent aux activités de surveillance des marchés le suivi de la conformité à la Politique d’achats écologiques. Bien que beaucoup de GMO tiennent compte des achats écologiques dans leur processus de passation de marchés, la vérification n’a permis de constater une surveillance de la conformité à la Politique d’achats écologiques que dans un seul cas.

Il convient de remarquer que certains des GMO élaborent actuellement des indicateurs et des mesures du rendement au niveau de l’entité aux fins d’appliquer une approche de surveillance fondée sur le risque. Le recours à une telle approche pour la surveillance des activités de passation de marchés au niveau de l’entité peut aider une organisation à repérer et à gérer les risques de façon plus efficace et plus efficiente. Cela accroît la capacité de l’organisation à évaluer le rendement d’ensemble touchant la passation de marchés, à analyser les tendances et à regrouper tous les marchés organisationnels. Cela peut aussi donner lieu à des économies ainsi qu’à une réduction des risques associés à la passation de marchés, par exemple le fractionnement de marchés, les contestations visant des marchés à fournisseur unique et la prise de décisions entre faire et faire faire.

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Constatation 4 : Reddition de comptes

Une reddition de comptes adéquate permet la prise de mesures efficaces en temps opportun pour évaluer le rendement, donner suite aux tendances et aux lacunes touchant les pratiques de gestion et les contrôles, sans oublier de meilleures communications à l’appui du changement. On supposait que les ministères et organismes avaient mis en place des systèmes redditionnels efficaces, y compris des rapports standard sur les marchés – au niveau de l’entité, des opérations et des transactions – qui seraient produits régulièrement et rapidement.

L’équipe de vérification a constaté que, exception faite des exigences redditionnelles imposées par les organismes centraux (communications trimestrielles et rapports de fin d’exercice), on ne produisait à peu près pas, voire pas du tout, de rapports sur une base systématique afin de fournir des renseignements à l’appui de la prise de décisions par la direction et de la gestion des risques liés aux marchés à l’échelle de l’entité. La majorité des GMO produisent des rapports sur la passation de marchés au niveau des transactions ou des directions, ainsi que sur l’observation connexe de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les rapports sont produits sur une base périodique ou ponctuelle et sont réactifs par nature. De plus, aucun des GMO n’a mis en place de processus formel afin d’évaluer si la reddition de comptes au sujet des marchés conservait sa pertinence.

On a aussi observé que la reddition de comptes sur les marchés exigeait en général beaucoup d’opérations manuelles. Peu de GMO produisent des rapports directement au moyen de leur système de planification des ressources de l’organisation (PRO). Habituellement, le processus débute par l’extraction de données du système de PRO, puis l’on utilise une feuille de calcul pour traiter et présenter l’information requise. Dans la majorité des GMO, on estime que les systèmes requis sont en place pour répondre à certaines des exigences redditionnelles, mais les systèmes ne sont pas utilisés à pleine capacité.

L’absence de rapports financiers et non financiers pertinents et d’actualité concernant les activités de passation de marchés ne contribue pas à l’établissement d’une structure de gouvernance efficace visant à permettre à la direction de déterminer les tendances et les enjeux, de les analyser et de prendre des mesures en conséquence.

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