ARCHIVÉ - Vérification de l'élaboration du Système d'information sur la gestion des dépenses (SIGD) - Version finale - Réponse de la direction - 25 novembre 2005

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2. Introduction

2.1 Contexte

L'exécution réussie du projet du SIGD revêt une importance critique afin d'appuyer les priorités du SCT et du gouvernement, comme en témoigne l'annonce dans le Budget de 2003 du renforcement du Système de gestion des dépenses du gouvernement, de la réaffectation des ressources à de nouvelles priorités, des examens ministériels et horizontaux cycliques des programmes et de l'établissement de liens entre la planification et la gestion axée sur les résultats.

En date de mars 2004 du SIGD au CT, le SIGD a au nombre de ses objectifs celui d'assurer que le bureau du budget et le conseil de gestion du gouvernement disposent de l'information et des outils analytiques dont ils auront besoin pour s'acquitter de leurs fonctions de gérance. L'objectif général visé consiste à créer un environnement propice à l'intégration de l'analyse des données afin de favoriser la prise de décisions efficaces en ce qui concerne les dépenses.

Au départ, et par suite d'une série d'examens réalisés à partir de la fin des années 1990, on a élaboré en novembre 2000 une proposition d'approbation préliminaire des projets qui a fourni au projet du SIGD un apport financier de 16,2 millions de dollars échelonnés sur cinq ans. Afin de satisfaire les engagements énoncés dans le Budget de 2003, on a élargi la portée du projet en mars 2004 pour le projet du SIGD actuel, ce qui entraînera un coût total de 53,5 millions de dollars.

Le projet du SIGD en est actuellement à la Première étape. Le budget de la Première étape du SIGD pour 2004-2005 s'élève à 12,7 millions de dollars, et à 6,7 millions de dollars pour 2005-2006. L'équipe du projet du SIGD a signalé au Comité directeur au cours de la dernière partie de l'exercice 2004-2005 que son budget d'ensemble pour les deux exercices respecte les limites établies.

Parmi les réalisations du projet du SIGD au cours de l'exercice 2004-2005, citons l'établissement de l'Architecture des activités de programmes (AAP) et la mise au point d'un outil de collecte de données des ministères et organismes afin d'appuyer la présentation de rapports sur la Mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR). Toutefois, un certain nombre d'extrants des projets n'ont pas été complétés avec succès, y compris la mise en place d'un environnement et d'une infrastructure techniques fiables afin d'appuyer les données obtenues des ministères, l'automatisation du processus d'établissement du budget des dépenses et une équipe de projet durable qui dépend de moins en moins du concours d'entrepreneurs externes.

2.2 Objectif

L'objectif de la vérification interne du projet du SIGD (Première étape) est de cerner les questions importantes liées à la gestion des projets et de fournir une rétroaction concrète et des conseils à cet égard. Cette vérification est fondée sur la Politique sur la gestion des projets du Secrétariatdu Conseil du Trésor du Canada dont l'objectif est « d'assurer une gestion efficace et économique des projets entrepris au gouvernement grâce à un leadership clair et visible en matière de projets ».

Selon la politique, les projets doivent :

• avoir des objectifs bien définis à l'intérieur d'un cadre de responsabilisation;
• avoir des rôles et des responsabilités bien définis;
• être approuvés conformément aux exigences décrites au chapitre 2-1;
• faire appel à de bons principes de gestion;
• se voir affecter suffisamment de ressources;
• être accompagnés d'une définition globale et coordonnée de la portée générale du projet;
• être gérés en tenant compte de leur complexité, des risques qu'ils comportent et de l'économie des ressources.

Cette vérification formule des recommandations pratiques qui, si elles sont mises en œuvre, favoriseront la conformité du projet à l'objectif général du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada qui est énoncé ci-dessus.

2.3 Portée

Cette vérification a permis d'évaluer la Première étape du projet du Système d'information sur la gestion des dépenses (SIGD). L'objectif de la vérification interne du projet est de cerner les questions importantes liées à la gestion des projets et de fournir une rétroaction concrète et des conseils à cet égard. Le projet du SIGD a été choisi parce qu'il représente un projet très stratégique pour le gouvernement du Canada et on a approuvée en mars 2004 une portée élargie comparativement à la portée initiale du SIGD. Le Comité de vérification interne et d'évaluation a approuvé la vérification, le 28 juillet 2004. Nous avons examiné les éléments de la gestion de projet et leur application au projet du SIGD. La vérification a porté sur l'étape actuelle et l'état d'avancement du SIGD, y compris la planification des prochaines étapes.

Les vérifications des grands systèmes en cours d'élaboration peuvent inclure trois principales composantes : premièrement, formuler une opinion concernant l'efficience, l'efficacité et l'économie de la gestion des projets; deuxièmement, évaluer dans quelle mesure le système en cours d'élaboration prévoit des pistes et des mesures de contrôle adéquates en matière de vérification en vue d'assurer l'intégrité des données traitées et consignées; et troisièmement, évaluer les mesures de contrôle offertes pour la gestion du fonctionnement du système. Cet examen a porté principalement sur la première composante, soit les processus de gestion de projets appuyant le SIGD en vue d'assurer un système de haute qualité et des nouveaux processus opérationnels selon le calendrier et le budget.

2.4 Critères

Les critères utilisés dans le cadre de cette vérification reposent sur des critères généralement reconnus et se divisent en trois grandes catégories :

• Gestion de projet
  • Autorisations et ressources
  • Portée du projet
  • Risques, complexité et économie des projets
  • Suivi du projet
  • Ententes administratives
  • Communications.
• Transformation opérationnelle et gestion du changement
  • Nombreux intervenants et changements apportés aux processus administratifs
  • Étude de cas
  • Responsabilité des projets
  • Responsabilités des divers intervenants.
• Technologie
  • Technologie, méthodologie et outils communs
  • Ressources destinées aux projets de sécurité des TI.

Vous trouverez à l'annexe 1 le détail des critères de ces sections et sous-sections.

2.5 Approche et méthodologie

Approche

L'approche utilisée pour mener cette vérification comprenait les étapes suivantes :

• Identification et documentation des activités et processus de gestion de projets utilisés dans le cadre du projet du SIGD;
• identification des pratiques exemplaires de gestion de projets en consultant les politiques et lignes directrices du CT de même que les autorités externes de gestion des projets;
• évaluation du projet du SIGD en fonction de critères de vérification et de pratiques exemplaires;
• identification de secteurs à améliorer pour le projet du SIGD.

Nous avons formulé des recommandations pratiques fondées sur les étapes ci-dessus, et nous les avons soumises à la direction du projet du SIGD.

Méthodologie

L'équipe de vérification a mené des recherches sur les politiques et lignes directrices du CT ainsi que sur les pratiques exemplaires externes pour les systèmes et projets de transformation opérationnelle en cours d'élaboration.  Le Comité de vérification interne et d'évaluation  a procédé à l'examen et à l'approbation des critères de gestion des projets.

L'équipe de vérification a interviewé des membres clés de la direction et de la gestion du projet de même qu'un certain nombre de membres du Comité directeur du projet du SIGD. Des entretiens approfondis ont été menés avec les chefs de projet du SIGD, les membres de l'équipe de projet, les fournisseurs, les entrepreneurs, et les intervenants externes. Vous trouverez la liste des personnes rencontrées à l'annexe 2.

Parmi les autres personnes rencontrées, citons le secrétaire, les secrétaires adjoints et les représentants de la Direction des services ministériels du SCT et la Direction administrative du SIGD (par exemple, Budget des dépenses, MJANR).

Un examen des documents relatifs au projet a été mené et il a porté notamment sur la présentation au CT, la charte du projet, les plans, les communications, les rapports d'étape et les budgets.

Comme il s'agissait d'une vérification des systèmes en cours d'élaboration, des constatations préliminaires ont été présentées à des intervenants clés et à des chefs de projet dès l'émergence d'enjeux significatifs.