ARCHIVÉ - Ministère des Finances et Secrétariat du Conseil du Trésor - plan de vérification interne

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Préparé par : Direction de la vérification interne - 4 février 1997

1. Introduction

Le présent rapport fournit les résultats de l'exercice de planification de la vérification interne mené au nom du ministère des Finances et du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Les activités de vérification interne sont exécutées sous la direction du sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels, qui relève du sous-ministre des Finances et du secrétaire du Conseil du Trésor. L'étendue de la vérification interne comprend l'ensemble des activités d'administration internes et les programmes de fonctionnement des ministères.

Le présent document regroupe dans un modèle de planification les divers plans de vérification interne qui avaient été évalués individuellement auparavant. Ces plans comprennent les plans de vérification interne à long terme suivants :

• Services ministériels;

• Programme du service de la dette publique (ministère des Finances);

• Confirmation de prêts (ministère des Finances);

• Programme des paiements de transfert fiscal (ministère des Finances);

• Secrétariat du Conseil du Trésor.

Même si le présent document présente des univers de vérification distincts pour les Services ministériels, le ministère des Finances et le Secrétariat du Conseil du Trésor, tous les projets de vérification énumérés ont été évalués de la même manière.

2. Approche et Méthodologie

Introduction

Dans le passé, les activités des programmes et des Services ministériels ont été évaluées séparément sans tenir compte des risques relatifs aux autres composantes des deux ministères. En fait, les risques liés aux activités pour les projets de vérification éventuels n'étaient même pas traités explicitement dans les plans individuels de vérification interne élaborés auparavant pour les ministères.

L'approche adoptée pour le présent exercice de planification fait une entorse au passé de deux manières :

Le présent rapport fournit à la direction une évaluation des risques et une stratégie de vérification suggérée pour chacun des projets de vérification éventuels.

Méthodologie

Le principe sous-jacent à la présente méthodologie est que le changement constitue la seule constante dans le contexte actuel. Afin que la fonction de vérification interne soit pertinente pour la direction, son approche de planification doit tenir expressément compte du changement et des incidences de ce dernier sur les activités, les processus administratifs et le risque global de l'organisme.

La présente évaluation permet à la direction d'apprécier les risques existants au sein du cadre global ou du plan d'ensemble. La direction peut alors déterminer les mesures à prendre pour gérer ses risques.

Lors de l'élaboration de la présente méthodologie, nous avons pris soin d'intégrer les suggestions formulées par le Bureau du vérificateur général dans son rapport de mai 1996 intitulé La vérification interne dans les ministères et les organismes.

Approche

L'approche suivie pour le présent projet comprend les étapes suivantes :

• une revue des plans de vérification à long terme antérieurs et des activités de vérification interne exercées depuis 1990;

• des entrevues avec certains gestionnaires et directeurs, y compris ceux responsables des services financiers et de l'informatique, de l'intégration des systèmes et de la restructuration du processus, des services administratifs, du personnel et des services de sécurité et du Programme du service de la dette publique. Le directeur des services financiers a rencontré le SMA des Services ministériels et nous a fait part des intérêts et des priorités de ce dernier à l'égard du plan de vérification interne;

• l'élaboration d'un modèle d'évaluation des risques;

• la revue de la documentation pertinente afin d'élaborer des profils de programme1, qui évaluent de manière générale les risques liés à chaque programme ou service;

• l'analyse des profils de programme afin d'élaborer les projets de vérification éventuels;

• l'évaluation des risques pour chaque projet de vérification éventuel;

• l'élaboration d'un historique des activités de vérification afin de fournir une appréciation du niveau et de la nature des missions de vérification interne exécutées au sein des deux ministères;

• une fois mis au point, le plan de vérification interne devrait être présenté aux comités exécutifs des ministères pour révision et approbation et aux fins d'orientation sur l'exécution des missions de vérification et d'examen au cours de l'exercice à venir.

Mise à jour annuelle des profils de programme et des évaluations des risques

Pour assurer la pertinence de la fonction de vérification interne et l'utilisation la plus avantageuse des ressources disponibles, les profils de programme et les évaluations des risques devraient être mis à jour chaque année.

Puisque les programmes ministériels sont assujettis à une vérification exécutée par le Bureau du vérificateur général aux fins de l'expression de son opinion sur les Comptes publics du Canada, cette mise à jour devrait être effectuée après la transmission de la lettre de recommandations du vérificateur général.

3. Modèle d'évaluation des risques

Introduction

La vérification interne permet de réduire au minimum les risques liés aux activités d'un organisme et vise à assurer la certitude des aspects suivants :

• l'efficacité, l'efficacité et la permanence du cadre de contrôle permettant à la direction de réaliser les objectifs organisationnels;

• l'intégrité de l'information sur le rendement.

Afin de maximiser la valeur ajoutée de cette fonction, la direction doit évaluer son risque global et les risques découlant des composantes de l'organisme.

Modèle d'évaluation des risques

Un modèle d'évaluation des risques doit être élaboré pour évaluer et mesurer les risques liés aux activités d'un organisme. Il doit d'abord tenir compte des facteurs permettant de décrire et de classer les risques. Les facteurs de risque suivants ont servi à évaluer les risques des ministères :

• les priorités du ministère;
• les flux de fonds et de ressources;
• les attentes du client et du public;
• la complexité des activités;
• l'environnement de contrôle;
• le changement;
• les autres facteurs;
• l'expérience des vérificateurs et les résultats des vérifications antérieures.

La pondération relative des facteurs de risque doit être prise en considération. Devraient-ils tous avoir la même importance? Certains devraient-ils avoir plus de poids? Dans le cas du modèle à l'étude, des pondérations différentes ont été attribuées aux facteurs de risque. Une pondération relativement plus élevée a été donnée aux facteurs directement liés à l'étendue des responsabilités de la direction. Même s'ils étaient également importants, d'autres facteurs ont reçu une pondération moindre parce qu'ils se rapportent plus à des facteurs indépendants de la volonté de la direction.

Une échelle à cinq niveaux permet d'évaluer le risque lié à chaque facteur. Un niveau de « 5 » indique un risque élevé et un niveau de « 1 », un risque faible. Le risque global est égal à la somme du produit de chaque facteur de risque.

4. Description des annexes

Le présent document vise à aider la direction à prendre une décision sur l'orientation à donner à la fonction de vérification interne dans l'immédiat. Quatre annexes ont été préparées à ces fins.

Les annexes A, B et C divisent l'univers de vérification interne en trois parties et s'appliquent respectivement aux Services ministériels, au ministère des Finances et au Secrétariat du Conseil du Trésor.

Chaque annexe comprend les sections suivantes :

• un résumé de l'univers de vérification interne de l'élément constituant;

• un historique des activités de vérification;

• une description détaillée de chaque projet de vérification éventuel énuméré dans l'univers de vérification interne.

L'annexe D présente un survol des projets de vérification éventuels énumérés par ordre d'importance en fonction du risque global. Un résumé est suivi d'un rapport plus détaillé incluant une stratégie de vérification suggérée pour chaque projet.

Cette information vise essentiellement à établir l'orientation de la fonction de vérification interne relativement aux projets qui devraient être entrepris au cours de l'exercice à venir.

Elle veut également contribuer à un dialogue permanent entre la direction et la fonction de vérification interne. La direction peut songer à effectuer des évaluations des risques par projet au cours de l'exercice. Si des changements importants pouvant influer défavorablement sur les risques liés aux activités devaient survenir, la fonction de vérification interne pourrait alors être appelée à examiner certains aspects des activités, au besoin. Ces évaluations et les profils de programme connexes, compte tenu de leur mise à jour, constituent le fondement de la planification des exercices suivants.

Annexe A

Services ministériels

Univers de vérification interne

Historique des activités de vérification

Évaluation des risques par projet

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Les profils de programme sont élaborés pour chaque composante de programme de l'organisme. Aux termes des présentes, les programmes peuvent être opérationnels et liés directement au mandat de l'organisme ou fonctionnels et liés aux services de soutien ministériels. Ils sont élaborés en vue d'offrir une appréciation suffisante de l'importance relative d'un programme, de ses éléments clés et de ses activités ou domaines fonctionnels, de même que des risques liés aux activités découlant du programme. Cette information sert à définir la deuxième partie du profil, selon laquelle le vérificateur doit suggérer des projets de vérification éventuels relatifs au programme.[ retour ]