ARCHIVÉ - Circulaire du CT 1977-37: Administration de la paye

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ANNEXE A

A. PROCESSUS D'ADMINISTRATION DE LA PAYE

Les responsabilités ont pour but de tracer les grandes lignes du processus d'administration de la paye. Il ne s'agit pas ici de donner les instructions étape par étape, mais plutôt d'indiquer les secteurs qui présentent des lacunes et à l'égard desquels il est recommandé de prendre des mesures correctives. Les responsabilités de tenue de dossiers sur les pensions de retraite, qui sont actuellement assumées par les ministères et le MAS, devront être maintenues.

Il incombera aux ministères de veiller à l'intégrité de l'ensemble du processus de paye de la façon suivante:

• les ministères seront tenus responsables de l'exactitude et de la valeur des données d'entrée de la paye envoyées au MAS;
• les ministères contrôleront leur propre système d'exécution de la paye pour s'assurer qu'il est conforme aux normes de performance décrites au paragraphe (e);
• les ministères mettront au point et conserveront un contrôle des lots de documents d'entrée de la paye, ou encore des cartes perforées ou des données sur ruban;
• les ministères seront tenus de corriger les erreurs ou les anomalies que le contrôle du MAS aura décelées. Le MAS abandonnera toute vérification manuelle des données d'entrée de la paye provenant des ministères.
• les agents financiers des ministères certifieront les entrées de paye conformément à l'article 26 de la Loi sur l'administration financière.

Ces énoncés soulignent les secteurs d'importance et les paragraphes ci-dessous expliquent certains processus nécessaires à la mise en oeuvre des recommandations du Groupe de Travail sur l'administration de la paye.

a) Vérification

La vérification a pour but d'assurer l'application exacte et uniforme des divers règlements sur la paye ainsi que l'exécution fidèle des documents d'entrée versés au système de paye des ministères MAS.

Étant donné que seuls les ministères ont le pouvoir de demander les chèques de paye, de préciser les modifications à apporter à la paye d'un employé suivant les données dont ils sont responsables, le MAS n'effectuera plus de vérification. Néanmoins, à titre de service offert aux ministères, le système de paye du MAS validera les documents d'entrée afin que les données soient aussi valables et exactes que possible. Comme le MAS n'a pas le pouvoir de modifier les instructions des ministères, il ne corrigera pas les données exactes ou incomplètes qui lui parviennent, mais les rejettera et les renverra à l'auteur. Le retard de traitement de ces données sera évidemment imputé au ministère.

Les ministères désigneront de façon précise la personne qui assumera la responsabilité de la vérification ainsi que de l'attestation prévue à l'article 27 de la LAF. La personne choisie devra, en dernier lieu, faire rapport de ces activités au sous-chef.

Soulignons qu'il ne faudra pas masquer la première responsabilité de l'agent autorisé à signer en vertu de l'article 27, en utilisant un double processus de vérification qui aurait pour effet de cacher l'identité de la personne responsable.

b) Validation du système MAS

Même si les ministères seront tenus responsables de l'exactitude et de la valeur des données d'entrée, le MAS élaborera et mettra au point des validations informatiques dans le but de sauvegarder l'intégrité des dossiers de la paye, d'aider les ministères à jour leur rôle et de fournir des données quantitatives au Conseil du Trésor pour l'aider à établir le niveau d'efficacité de l'exécution de la paye.

Deux sortes d'opérations d'entrée ne satisfont pas aux normes de validation: les opérations impossibles à traiter et renvoyées au ministère, et celles traitées à l'aide du système de paye, avec message envoyé au ministère pour lui signaler l'existence d'anomalies. Comme il y a possibilité d'erreur, le ministère devra vérifier le sens de ces opérations. Les caractéristiques des validations ainsi que les définitions des conditions à rejeter ou à classer comme erreurs, seront déterminées par le MAS, soumises à l'approbation du SCT et communiquées au ministères dans le cadre des procédures d'entrée.

c) Contrôle de lots

Il faut grouper les documents d'entrée de paye par lots et les contrôler à partir de leur point de départ au moyen de divers traitements manuels et informatiques.

Le document de contrôle de lots établi au moins en même temps que l'attestation prévue à l'article 27 de la LAF permettra à la personne responsable d'introduire tous les renseignements et d'exclure les données non autorisées. Le MAS fournira les caractéristiques du processus de contrôle de lots dans le cadre de la procédure d'entrée de paye. Les principes du contrôle des documents s'appliquent, que ceux-ci soient introduits dans le système de paye du MAS ou dans un système ministériel qui expédie les données au MAS au moyen de rubans magnétiques ou autrement.

Le document de contrôle de lots doit comprendre une attestation prévue à l'article 26. Le ministère doit veiller à ce que les documents soient attestés correctement afin que le MAS n'ait qu'à vérifier la signature y figurant. Les données transmises sur rubans magnétiques doivent être accompagnées d'un document attestant la validité des opérations enregistrées sur le ruban. La transmission des données au MAS peut également se faire au moyen de lignes électroniques; dans ces cas, le contrôle de lots sera remplacé par d'autres méthodes de contrôle.

Les systèmes de traitement des données du MAS vérifieront leur propre traitement à l'aide des données utilisées pour contrôler les documents du ministères. Le MAS renverra aux ministères les données de contrôle de lots dont ils ont besoin pour établir la concordance ainsi que la liste voulue pour déterminer les opérations qui ont été traitées, celles qui ont fait l'objet d'un rejet parce que jugées impossibles à traiter, ou encore celles qui ont été traitées mais marquées d'un astérisque en raison d'une certaine anomalie ou particularité que le système a décelée à l'aide des validations. Ces renseignements permettront d'effectuer une vérification à rebours convenable.

d) Contrôle des erreurs

On demandera aux ministères d'élaborer et de mettre en oeuvre leur propre méthode de contrôle du processus d'exécution de la paye et d'assurer l'actualité et l'exactitude des données. Cette méthode devrait assurer en premier lieu la correction rapide et une nouvelle présentation de toute opération rejetée ou marquée d'un astérisque en raison d'une erreur possible. Le système du MAS tiendra un dossier de contrôle grâce auquel on pourra vérifier si chacun des articles renvoyés a été rectifié.

Le Groupe de la coordination de l'administration de la paye du SCT élaborera des moyens permettant de surveiller l'ensemble du processus de l'exécution de la paye. Au nombre des techniques utilisées, on retrouvera la collecte de statistiques portant sur le nombre et le type des erreurs ainsi que sur le laps de temps nécessaire à leur rectification.

e) Les systèmes de contrôle des ministères et les normes de performance de l'exécution de la paye

Il incombe aux ministères de veiller à ce que leur processus d'exécution de la paye puisse répondre à ces normes de façon soutenue. Il est évident qu'ils ne pourront assumer cette responsabilité que si le système du MAS est en mesure de traiter les données dans un délai précis.

• A la nomination initiale, le premier chèque pour le travail effectué au cours de la première période de rémunération, doit être remis aux nouveaux employés dans les dix jours ouvrables qui suivent (sauf dans le cas de ceux qui sont payés après coup);
• les employés payés après coup doivent recevoir, à la fin de la deuxième période de rémunération, le premier chèque pour le travail effectué lors de la première période de rémunération;
• lorsqu'il s'agit d'une radiation à la liste, le dernier chèque devrait être remis dans les 10 jours ouvrables suivant la date d'entrée en vigueur de la radiation;
• tous les changements doivent être pris en ligne de compte dans la période de rémunération suivant celle au cours de laquelle ils ont lieu.

Ces opérations s'effectueront normalement si l'on adopte le système de contrôle interne que le Groupe de travail sur l'administration de la paye a recommandé de mettre en oeuvre au sein de chacun des ministères. Le paragraphe 5.4 du rapport (Phase 3), qui décrit les techniques d'un tel système de contrôle, peut servir de guide de mise en oeuvre.

f) Vérification des données de sortie et autres contrôles du processus

Les responsabilités des ministères en matière de traitement de la paye ne se limitent pas à la transmission des données d'entrée au MAS en vue de l'établissement des chèques. La paye diffère des autres types de dépenses du fait que le document d'entrée envoyé au MAS n'indique pas le montant du chèque à produire. En effet, ce document certifié conformément aux articles 26 et 27 de la LAF, ne contient que des éléments tels que le montant brut annuel ou le nombre d'heures de travail; les rémunérations brutes et nette devant être calculées par le système de paye du MAS. Il s'ensuit que les personnes disposant des pouvoirs délégués en vertu des articles 26 et 27 doivent s'assurer que l'on exécute les opérations de la paye autorisées. On veillera à concilier les entrées et les sorties. Le Secrétariat du Conseil du Trésor s'assurera que le système de paye du MAS est agencé de manière à fournir aux ministères les données nécessaires à la conciliation.

Les gestionnaires devraient examiner les dépenses imputées sur leur budget. Il ne s'agit pas de faire calculer le montant des rémunérations au gestionnaires ou à son délégué, mais de lui permettre de vérifier la vraisemblance des sommes et de veiller à l'exécution des opérations, telles que l'embauche, les mutations et les radiations. Cet examen vaut aussi pour les indemnités et la rémunération des services supplémentaires.

De plus, un grand nombre de mesures de contrôle du processus devraient être mises en oeuvre. Elles font d'ailleurs partie d'une modification qui a été apportée au Guide d'administration financière au sujet du "Contrôle des chèques du receveur général". Les ministères ont reçu une copie de la modification ainsi qu'une lettre où l'énoncé de politique précise qu'il incombe à l'agent financier supérieur du ministère de s'assurer que les contrôles fonctionnent de façon appropriée.

La teneur de la présente directive ne modifie en rien les exigences de cette lettre et les modifications apportées au Guide. On peut, toutefois, faire certains commentaires supplémentaires.

Les modifications apportées au Guide exposent certains principes concernant la distribution ces chèques et stipulent que:

Cela ne signifie pas que la distribution des chèques doit incomber à un agent financier, mais que le responsable de cette opération doit être indépendant de l'établissement et de l'approbation des entrées de paye, ce qui exclut les personnes disposant des pouvoirs prévus aux articles 26 et 27, qu'elles fassent partie des services financiers ou du personnel. La distribution des chèques étant considérée comme une étape essentielle du contrôle financier, le préposé à cette tâche doit relever de l'agent financier supérieur du ministère.

• Introduction
• Politique
• Objectif
• Application
• Mise en oeuvre
• Réponse des ministères
• Annexe A
• Annexe B
• Annexe C
• Annexe D

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