ARCHIVÉ - Circulaire du CT 1977-37: Administration de la paye

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l. Introduction

Les sous-secrétaires des directions de la politique du personnel et de l'administration financière du Secrétariat du Conseil du Trésor, ont envoyé aux sous-chefs le Rapport du Groupe de travail sur l'administration de la paye (GTAP); phase 3.

De façon générale, les ministères ont appuyé le nouveau principe d'administration de la paye. Toutefois, ils ont manifesté certaines inquiétudes, parfois communes à deux ou trois ministères concernant les ressources, la participation des gestionnaires au contrôle des congés et des fonctions supplémentaires, et l'intervention des agents financiers dans le processus d'exécution de la paye.

2. Politique

On a approuvé récemment une nouvelle politique d'administration de la paye basé sur le Rapport du GTAP, phase 3, et sur les commentaires des ministères ainsi que le programme correspondant de mise en oeuvre au sein des ministères et organismes. Le Conseil du Trésor reconnaît que l'administration de la paye et des avantages des employés présente un intérêt capital pour le ministères et organismes; aussi leur en déléguera-t-il l'entière responsabilité lorsqu'ils se seront montrés aptes à administrer la paye dans le respect des lois, des règlements, des conventions collectives, des politiques et des modalités.

Il est évident que la multiplicité des pouvoirs de même que les divergences au niveau des politiques, des lignes directrices et des modalités actuelles ont compliqué énormément l'administration de la paye. C'est pourquoi le Secrétariat du Conseil du Trésor examine actuellement à fond les politiques de rémunération; la politique révisée constituera un chapitre du Manuel de gestion du personnel.

Le Groupe de travail sur l'administration de la paye a réévalué le rôle du ministère des Approvisionnements et Services dans le cadre du système de paye de la Fonction publique quant au service offert plutôt qu'au contrôle exercé.

On réorganise présentement le système de paye à l'échelle régionale et on l'améliore dans le but de fournir aux ministères un service d'exécution de la paye plus efficace. On s'efforcera surtout d'accroître la nature et la qualité des renseignements fournis à l'employé, au ministère et aux divers organismes centraux.

Pour éviter toute fausse interprétation, on précisera l'administration de la paye dans le Guide d'administration financière du Conseil du Trésor. Tous les ministères sont tenus d'examiner leur méthode de contrôle des engagements et des dépenses en matière de rémunération et d'indemnités. La délégation ne se fera que s'ils se sont montrés aptes à exercer un contrôle suffisant sur leur système d'exécution de la paye.

Pour assumer le pouvoir de payer leurs employés, les ministères doivent être déclarés comptables des dépenses salariales, comme le stipule la Loi sur l'administration financière. Il ne s'agit pas là d'une nouvelle exigence, mais en raison des malentendus passés, on devra mettre en oeuvre, au sein des ministères, des moyens de contrôle interne qui assurent aux agents supérieurs le contrôle des dépenses liées au processus de la paye. Ces mesures sont expliquées dans l'Annexe A. Les ministères pourront négocier avec le Système de la paye du MAS, l'utilisation de moyens plus élaborés de transmission des données dans les deux sens, au besoin. On pourrait ainsi activer le processus d'exécution de la paye et réduire au minimum les éléments décisionnels. On est d'avis qu'avec le présente politique qui précise les responsabilités, cela constituera le meilleur moyen de réduire le volume de travail actuel du service de la rémunération et des avantages.

En résumé, la paye, principalement une responsabilité ministérielle, doit être administrée conformément à la politique et aux modalités qui seront simplifiées; le traitement des données effectué à l'aide d'un système de paye amélioré de MAS répondra davantage aux besoins des ministères; ces derniers devront se rendre aptes à assumer les responsabilités qu'exigera la délégation du pouvoir d'administration de la paye.

3. Objectif

La présente politique a pour but de préciser la responsabilité générale du gouvernement quant à l'administration de la paye, d'énoncer à nouveau les responsabilités des ministères et des organismes centraux, et de définir les modifications prévues aux processus et aux activités.

4. Application

La présente circulaire s'applique en tous points aux ministères et organismes dont l'employeur est le Conseil du Trésor, c'est-à-dire les ministères et organismes énumérés à l'Annexe I, Partie I, de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique (LRTFP).

Les politiques et les pratiques qui ont trait au contrôle financier des dépenses salariales s'appliquent également aux ministères et corporations présentés aux annexes A et B de la Loi sur l'administration financière et l'ensemble des directions considérées comme des ministères par le gouverneur en conseil aux termes de l'article 2 de la LAF. Le contrôle du processus d'exécution de la paye s'applique à l'ensemble des systèmes de paye existant au sein de ces groupes.

Lorsqu'en vertu d'une loi d'autorisation, un ministère à le pouvoir de payer certains groupes ou certains membres de son personnel au moyen d'une liste de paye locale, la présente politique de rémunération s'appliquera.

La répartition de responsabilités exposée dans la présente circulaire entrera en vigueur lorsque le système régional de paye sera en place, c'est-à-dire à compter du 1er janvier 1979 à condition que les ministères se soient montrés aptes à accepter cette responsabilité. Le Groupe de coordination de l'administration de la paye (GCAP) veillera à la mise en oeuvre progressive des systèmes modifiés de la manière indiquée par le MAS et les ministères, et ce au moment prévu par ces derniers.

5. Mise en oeuvre

La mise en oeuvre des recommandations du Groupe de travail sur l'administration de la paye se fera par étapes. Les domaines les plus importants à faire l'objet de modifications sont les suivants :

a) Examen, unification et reformulation des politiques de rémunération; ces travaux sont déjà commencés au sein du SCT; les nouvelles politiques de rémunération apparaîtront au chapitre 510 du Manuel de gestion du personnel.

b) Décentralisation et amélioration du système de paye de la Fonction publique dirigé par le MAS; cette mise en oeuvre est déjà commencée et devrait se terminer au plus tard le 1er janvier 1979.

c) le Système d'enregistrement des présences et des congés (SEPC) rassemble à peu près les mêmes données que celles sur la paye. En réalité, l'une des premières recommandations du Groupe de travail sur l'administration de la paye préconisait l'élaboration d'un processus simplifié de déclaration des congés et des fonctions supplémentaires qui réponde aux besoins des deux systèmes. A cette fin, on a entrepris une étude qui déterminera si un système SPEC modifié peut s'intégrer à la paye. Cette mesure diminuerait de beaucoup le volume de travail des ministères. Les conclusions de cette étude seront communiquées aux ministères au début de 1978.

d) Les formules d'entrée de paye seront modifiées dans le but d'en faciliter l'usage.

e) Les plans du cours de formation offert aux commis à la rémunération et aux avantages seront élaborés et mis à la disposition des ministères; on distribuera de l'information à ce sujet.

f) Le chapitre IX du Guide d'administration financière du Conseil du Trésor sera modifié de manière à tenir compte des exigences du système de paye. On trouvera dans l'Annexe B l'interprétation et l'explication des principes du chapitre IX qui se rapportent à l'administration de la paye.

g) Le chapitre 510 du Manuel de gestion du personnel précisera les exigences de la présente circulaire; de plus, c'est à l'aide de ce manuel que se fera la distribution des ajouts et des modifications.

h) Une organisation a été établie au sein du SCT dans le but de mettre en oeuvre les modifications et les nouvelles responsabilités exposées dans le présent document. Pour obtenir des renseignements plus détaillés, voir l'Annexe C.

La partie C du Rapport du Groupe de travail sur l'administration de la paye, phase 3, renferme le calendrier des modifications à apporter ainsi que le plan d'ensemble de la mise en oeuvre.

6. Réponse des ministères

En vue de coordonner tous les aspects du système modifié de la paye proposé, le SCT demande aux ministères de répondre à la présente circulaire au plus tard le 1er octobre 1977.

De façon générale, la réponse de chaque ministère doit inclure la façon dont il entend instaurer les contrôles voulus et assumer les responsabilités connexes dans le délai indiqué au chapitre de l'application.

Sans présenter un exposé détaillé des modalités, les ministères doivent indiquer les secteurs du système de paye que touche la présente directive. La réorganisation qui en résultera variera en fonction des possibilités du service, de modifications mineures à des modifications importantes au personnel chargé de l'administration de la paye; ces dernières exigeront l'établissement des besoins de formation. Quel que soit le résultat des pourparlers menés au sein de l'organisation il faudra que chacun des ministères indique au Conseil du Trésor les plans et les calendriers qu'il entend suivre pour se conformer au mandat de la présente circulaire. La présentation devrait également renfermer une description de l'ancienne et de la nouvelle organisations ainsi que de rôles et des responsabilités qui s'y rattachent.

En résumé, chaque ministère doit communiquer au Conseil du Trésor les renseignements suivants :

1. Désigner le bureau et l'agent qui sera chargé de l'administration de la paye au sein de chacun des ministères ainsi que ceux qui assumeront cette responsabilité dans les sections régionales, s'il y a lieu (le GCAP aura des entretiens plus poussés avec ces agents).
2. Décrire* l'organisation actuelle de l'administration de la paye.
3. Décrire l'organisation à mettre sur pied pour répondre aux nouvelles exigences, en indiquant les responsabilités et les comptes à rendre.
4. Décrire de façon générale les processus de paye actuels et envisagés, y compris l'attribution des responsabilités à assumer dans les domaines suivants :

   - vérification des données d'entrée

   - pouvoirs financiers de signer

   - contrôle des documents et relevé des erreurs

   - vérification des données de sortie

5. Exposer globalement les points communs qui existent avec les autres systèmes, y compris le degré d'automatisation utilisé ou prévu.
6. Établir un plan et un calendrier détaillé de mise en oeuvre des modifications nécessaires.

Pour de plus amples renseignements, communiquer avec le Groupe de la coordination de l'administration de la paye (téléphone: 5-1270).

Le Secrétaire

Maurice LeClair

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Nota

*Cette description doit comprendre au moins un des sujets énumérés à l'Annexe D.[Return]

• Introduction
• Politique
• Objectif
• Application
• Mise en oeuvre
• Réponse des ministères
• Annexe A
• Annexe B
• Annexe C
• Annexe D

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