ARCHIVÉ - Circulaire du CT 1977-37: Administration de la paye

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Circulaire du CT 1977-37:
Administration de la paye

Table des matières

Introduction

Politique

Objectif

Application

Mise en oeuvre

Réponse des ministères

ANNEXE

A. Processus d'administration de la paye

B. Aspects financiers de l'administration de la paye

C. Administration de la paye

D. Administration de la paye au sein des ministères

l. Introduction

Les sous-secrétaires des directions de la politique du personnel et de l'administration financière du Secrétariat du Conseil du Trésor, ont envoyé aux sous-chefs le Rapport du Groupe de travail sur l'administration de la paye (GTAP); phase 3.

De façon générale, les ministères ont appuyé le nouveau principe d'administration de la paye. Toutefois, ils ont manifesté certaines inquiétudes, parfois communes à deux ou trois ministères concernant les ressources, la participation des gestionnaires au contrôle des congés et des fonctions supplémentaires, et l'intervention des agents financiers dans le processus d'exécution de la paye.

2. Politique

On a approuvé récemment une nouvelle politique d'administration de la paye basé sur le Rapport du GTAP, phase 3, et sur les commentaires des ministères ainsi que le programme correspondant de mise en oeuvre au sein des ministères et organismes. Le Conseil du Trésor reconnaît que l'administration de la paye et des avantages des employés présente un intérêt capital pour le ministères et organismes; aussi leur en déléguera-t-il l'entière responsabilité lorsqu'ils se seront montrés aptes à administrer la paye dans le respect des lois, des règlements, des conventions collectives, des politiques et des modalités.

Il est évident que la multiplicité des pouvoirs de même que les divergences au niveau des politiques, des lignes directrices et des modalités actuelles ont compliqué énormément l'administration de la paye. C'est pourquoi le Secrétariat du Conseil du Trésor examine actuellement à fond les politiques de rémunération; la politique révisée constituera un chapitre du Manuel de gestion du personnel.

Le Groupe de travail sur l'administration de la paye a réévalué le rôle du ministère des Approvisionnements et Services dans le cadre du système de paye de la Fonction publique quant au service offert plutôt qu'au contrôle exercé.

On réorganise présentement le système de paye à l'échelle régionale et on l'améliore dans le but de fournir aux ministères un service d'exécution de la paye plus efficace. On s'efforcera surtout d'accroître la nature et la qualité des renseignements fournis à l'employé, au ministère et aux divers organismes centraux.

Pour éviter toute fausse interprétation, on précisera l'administration de la paye dans le Guide d'administration financière du Conseil du Trésor. Tous les ministères sont tenus d'examiner leur méthode de contrôle des engagements et des dépenses en matière de rémunération et d'indemnités. La délégation ne se fera que s'ils se sont montrés aptes à exercer un contrôle suffisant sur leur système d'exécution de la paye.

Pour assumer le pouvoir de payer leurs employés, les ministères doivent être déclarés comptables des dépenses salariales, comme le stipule la Loi sur l'administration financière. Il ne s'agit pas là d'une nouvelle exigence, mais en raison des malentendus passés, on devra mettre en oeuvre, au sein des ministères, des moyens de contrôle interne qui assurent aux agents supérieurs le contrôle des dépenses liées au processus de la paye. Ces mesures sont expliquées dans l'Annexe A. Les ministères pourront négocier avec le Système de la paye du MAS, l'utilisation de moyens plus élaborés de transmission des données dans les deux sens, au besoin. On pourrait ainsi activer le processus d'exécution de la paye et réduire au minimum les éléments décisionnels. On est d'avis qu'avec le présente politique qui précise les responsabilités, cela constituera le meilleur moyen de réduire le volume de travail actuel du service de la rémunération et des avantages.

En résumé, la paye, principalement une responsabilité ministérielle, doit être administrée conformément à la politique et aux modalités qui seront simplifiées; le traitement des données effectué à l'aide d'un système de paye amélioré de MAS répondra davantage aux besoins des ministères; ces derniers devront se rendre aptes à assumer les responsabilités qu'exigera la délégation du pouvoir d'administration de la paye.

3. Objectif

La présente politique a pour but de préciser la responsabilité générale du gouvernement quant à l'administration de la paye, d'énoncer à nouveau les responsabilités des ministères et des organismes centraux, et de définir les modifications prévues aux processus et aux activités.

4. Application

La présente circulaire s'applique en tous points aux ministères et organismes dont l'employeur est le Conseil du Trésor, c'est-à-dire les ministères et organismes énumérés à l'Annexe I, Partie I, de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique (LRTFP).

Les politiques et les pratiques qui ont trait au contrôle financier des dépenses salariales s'appliquent également aux ministères et corporations présentés aux annexes A et B de la Loi sur l'administration financière et l'ensemble des directions considérées comme des ministères par le gouverneur en conseil aux termes de l'article 2 de la LAF. Le contrôle du processus d'exécution de la paye s'applique à l'ensemble des systèmes de paye existant au sein de ces groupes.

Lorsqu'en vertu d'une loi d'autorisation, un ministère à le pouvoir de payer certains groupes ou certains membres de son personnel au moyen d'une liste de paye locale, la présente politique de rémunération s'appliquera.

La répartition de responsabilités exposée dans la présente circulaire entrera en vigueur lorsque le système régional de paye sera en place, c'est-à-dire à compter du 1er janvier 1979 à condition que les ministères se soient montrés aptes à accepter cette responsabilité. Le Groupe de coordination de l'administration de la paye (GCAP) veillera à la mise en oeuvre progressive des systèmes modifiés de la manière indiquée par le MAS et les ministères, et ce au moment prévu par ces derniers.

5. Mise en oeuvre

La mise en oeuvre des recommandations du Groupe de travail sur l'administration de la paye se fera par étapes. Les domaines les plus importants à faire l'objet de modifications sont les suivants :

a) Examen, unification et reformulation des politiques de rémunération; ces travaux sont déjà commencés au sein du SCT; les nouvelles politiques de rémunération apparaîtront au chapitre 510 du Manuel de gestion du personnel.

b) Décentralisation et amélioration du système de paye de la Fonction publique dirigé par le MAS; cette mise en oeuvre est déjà commencée et devrait se terminer au plus tard le 1er janvier 1979.

c) le Système d'enregistrement des présences et des congés (SEPC) rassemble à peu près les mêmes données que celles sur la paye. En réalité, l'une des premières recommandations du Groupe de travail sur l'administration de la paye préconisait l'élaboration d'un processus simplifié de déclaration des congés et des fonctions supplémentaires qui réponde aux besoins des deux systèmes. A cette fin, on a entrepris une étude qui déterminera si un système SPEC modifié peut s'intégrer à la paye. Cette mesure diminuerait de beaucoup le volume de travail des ministères. Les conclusions de cette étude seront communiquées aux ministères au début de 1978.

d) Les formules d'entrée de paye seront modifiées dans le but d'en faciliter l'usage.

e) Les plans du cours de formation offert aux commis à la rémunération et aux avantages seront élaborés et mis à la disposition des ministères; on distribuera de l'information à ce sujet.

f) Le chapitre IX du Guide d'administration financière du Conseil du Trésor sera modifié de manière à tenir compte des exigences du système de paye. On trouvera dans l'Annexe B l'interprétation et l'explication des principes du chapitre IX qui se rapportent à l'administration de la paye.

g) Le chapitre 510 du Manuel de gestion du personnel précisera les exigences de la présente circulaire; de plus, c'est à l'aide de ce manuel que se fera la distribution des ajouts et des modifications.

h) Une organisation a été établie au sein du SCT dans le but de mettre en oeuvre les modifications et les nouvelles responsabilités exposées dans le présent document. Pour obtenir des renseignements plus détaillés, voir l'Annexe C.

La partie C du Rapport du Groupe de travail sur l'administration de la paye, phase 3, renferme le calendrier des modifications à apporter ainsi que le plan d'ensemble de la mise en oeuvre.

6. Réponse des ministères

En vue de coordonner tous les aspects du système modifié de la paye proposé, le SCT demande aux ministères de répondre à la présente circulaire au plus tard le 1er octobre 1977.

De façon générale, la réponse de chaque ministère doit inclure la façon dont il entend instaurer les contrôles voulus et assumer les responsabilités connexes dans le délai indiqué au chapitre de l'application.

Sans présenter un exposé détaillé des modalités, les ministères doivent indiquer les secteurs du système de paye que touche la présente directive. La réorganisation qui en résultera variera en fonction des possibilités du service, de modifications mineures à des modifications importantes au personnel chargé de l'administration de la paye; ces dernières exigeront l'établissement des besoins de formation. Quel que soit le résultat des pourparlers menés au sein de l'organisation il faudra que chacun des ministères indique au Conseil du Trésor les plans et les calendriers qu'il entend suivre pour se conformer au mandat de la présente circulaire. La présentation devrait également renfermer une description de l'ancienne et de la nouvelle organisations ainsi que de rôles et des responsabilités qui s'y rattachent.

En résumé, chaque ministère doit communiquer au Conseil du Trésor les renseignements suivants :

1. Désigner le bureau et l'agent qui sera chargé de l'administration de la paye au sein de chacun des ministères ainsi que ceux qui assumeront cette responsabilité dans les sections régionales, s'il y a lieu (le GCAP aura des entretiens plus poussés avec ces agents).
2. Décrire* l'organisation actuelle de l'administration de la paye.
3. Décrire l'organisation à mettre sur pied pour répondre aux nouvelles exigences, en indiquant les responsabilités et les comptes à rendre.
4. Décrire de façon générale les processus de paye actuels et envisagés, y compris l'attribution des responsabilités à assumer dans les domaines suivants :

   - vérification des données d'entrée

   - pouvoirs financiers de signer

   - contrôle des documents et relevé des erreurs

   - vérification des données de sortie

5. Exposer globalement les points communs qui existent avec les autres systèmes, y compris le degré d'automatisation utilisé ou prévu.
6. Établir un plan et un calendrier détaillé de mise en oeuvre des modifications nécessaires.

Pour de plus amples renseignements, communiquer avec le Groupe de la coordination de l'administration de la paye (téléphone: 5-1270).

Le Secrétaire

Maurice LeClair

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Nota

*Cette description doit comprendre au moins un des sujets énumérés à l'Annexe D.[Return]

ANNEXE A

A. PROCESSUS D'ADMINISTRATION DE LA PAYE

Les responsabilités ont pour but de tracer les grandes lignes du processus d'administration de la paye. Il ne s'agit pas ici de donner les instructions étape par étape, mais plutôt d'indiquer les secteurs qui présentent des lacunes et à l'égard desquels il est recommandé de prendre des mesures correctives. Les responsabilités de tenue de dossiers sur les pensions de retraite, qui sont actuellement assumées par les ministères et le MAS, devront être maintenues.

Il incombera aux ministères de veiller à l'intégrité de l'ensemble du processus de paye de la façon suivante:

• les ministères seront tenus responsables de l'exactitude et de la valeur des données d'entrée de la paye envoyées au MAS;
• les ministères contrôleront leur propre système d'exécution de la paye pour s'assurer qu'il est conforme aux normes de performance décrites au paragraphe (e);
• les ministères mettront au point et conserveront un contrôle des lots de documents d'entrée de la paye, ou encore des cartes perforées ou des données sur ruban;
• les ministères seront tenus de corriger les erreurs ou les anomalies que le contrôle du MAS aura décelées. Le MAS abandonnera toute vérification manuelle des données d'entrée de la paye provenant des ministères.
• les agents financiers des ministères certifieront les entrées de paye conformément à l'article 26 de la Loi sur l'administration financière.

Ces énoncés soulignent les secteurs d'importance et les paragraphes ci-dessous expliquent certains processus nécessaires à la mise en oeuvre des recommandations du Groupe de Travail sur l'administration de la paye.

a) Vérification

La vérification a pour but d'assurer l'application exacte et uniforme des divers règlements sur la paye ainsi que l'exécution fidèle des documents d'entrée versés au système de paye des ministères MAS.

Étant donné que seuls les ministères ont le pouvoir de demander les chèques de paye, de préciser les modifications à apporter à la paye d'un employé suivant les données dont ils sont responsables, le MAS n'effectuera plus de vérification. Néanmoins, à titre de service offert aux ministères, le système de paye du MAS validera les documents d'entrée afin que les données soient aussi valables et exactes que possible. Comme le MAS n'a pas le pouvoir de modifier les instructions des ministères, il ne corrigera pas les données exactes ou incomplètes qui lui parviennent, mais les rejettera et les renverra à l'auteur. Le retard de traitement de ces données sera évidemment imputé au ministère.

Les ministères désigneront de façon précise la personne qui assumera la responsabilité de la vérification ainsi que de l'attestation prévue à l'article 27 de la LAF. La personne choisie devra, en dernier lieu, faire rapport de ces activités au sous-chef.

Soulignons qu'il ne faudra pas masquer la première responsabilité de l'agent autorisé à signer en vertu de l'article 27, en utilisant un double processus de vérification qui aurait pour effet de cacher l'identité de la personne responsable.

b) Validation du système MAS

Même si les ministères seront tenus responsables de l'exactitude et de la valeur des données d'entrée, le MAS élaborera et mettra au point des validations informatiques dans le but de sauvegarder l'intégrité des dossiers de la paye, d'aider les ministères à jour leur rôle et de fournir des données quantitatives au Conseil du Trésor pour l'aider à établir le niveau d'efficacité de l'exécution de la paye.

Deux sortes d'opérations d'entrée ne satisfont pas aux normes de validation: les opérations impossibles à traiter et renvoyées au ministère, et celles traitées à l'aide du système de paye, avec message envoyé au ministère pour lui signaler l'existence d'anomalies. Comme il y a possibilité d'erreur, le ministère devra vérifier le sens de ces opérations. Les caractéristiques des validations ainsi que les définitions des conditions à rejeter ou à classer comme erreurs, seront déterminées par le MAS, soumises à l'approbation du SCT et communiquées au ministères dans le cadre des procédures d'entrée.

c) Contrôle de lots

Il faut grouper les documents d'entrée de paye par lots et les contrôler à partir de leur point de départ au moyen de divers traitements manuels et informatiques.

Le document de contrôle de lots établi au moins en même temps que l'attestation prévue à l'article 27 de la LAF permettra à la personne responsable d'introduire tous les renseignements et d'exclure les données non autorisées. Le MAS fournira les caractéristiques du processus de contrôle de lots dans le cadre de la procédure d'entrée de paye. Les principes du contrôle des documents s'appliquent, que ceux-ci soient introduits dans le système de paye du MAS ou dans un système ministériel qui expédie les données au MAS au moyen de rubans magnétiques ou autrement.

Le document de contrôle de lots doit comprendre une attestation prévue à l'article 26. Le ministère doit veiller à ce que les documents soient attestés correctement afin que le MAS n'ait qu'à vérifier la signature y figurant. Les données transmises sur rubans magnétiques doivent être accompagnées d'un document attestant la validité des opérations enregistrées sur le ruban. La transmission des données au MAS peut également se faire au moyen de lignes électroniques; dans ces cas, le contrôle de lots sera remplacé par d'autres méthodes de contrôle.

Les systèmes de traitement des données du MAS vérifieront leur propre traitement à l'aide des données utilisées pour contrôler les documents du ministères. Le MAS renverra aux ministères les données de contrôle de lots dont ils ont besoin pour établir la concordance ainsi que la liste voulue pour déterminer les opérations qui ont été traitées, celles qui ont fait l'objet d'un rejet parce que jugées impossibles à traiter, ou encore celles qui ont été traitées mais marquées d'un astérisque en raison d'une certaine anomalie ou particularité que le système a décelée à l'aide des validations. Ces renseignements permettront d'effectuer une vérification à rebours convenable.

d) Contrôle des erreurs

On demandera aux ministères d'élaborer et de mettre en oeuvre leur propre méthode de contrôle du processus d'exécution de la paye et d'assurer l'actualité et l'exactitude des données. Cette méthode devrait assurer en premier lieu la correction rapide et une nouvelle présentation de toute opération rejetée ou marquée d'un astérisque en raison d'une erreur possible. Le système du MAS tiendra un dossier de contrôle grâce auquel on pourra vérifier si chacun des articles renvoyés a été rectifié.

Le Groupe de la coordination de l'administration de la paye du SCT élaborera des moyens permettant de surveiller l'ensemble du processus de l'exécution de la paye. Au nombre des techniques utilisées, on retrouvera la collecte de statistiques portant sur le nombre et le type des erreurs ainsi que sur le laps de temps nécessaire à leur rectification.

e) Les systèmes de contrôle des ministères et les normes de performance de l'exécution de la paye

Il incombe aux ministères de veiller à ce que leur processus d'exécution de la paye puisse répondre à ces normes de façon soutenue. Il est évident qu'ils ne pourront assumer cette responsabilité que si le système du MAS est en mesure de traiter les données dans un délai précis.

• A la nomination initiale, le premier chèque pour le travail effectué au cours de la première période de rémunération, doit être remis aux nouveaux employés dans les dix jours ouvrables qui suivent (sauf dans le cas de ceux qui sont payés après coup);
• les employés payés après coup doivent recevoir, à la fin de la deuxième période de rémunération, le premier chèque pour le travail effectué lors de la première période de rémunération;
• lorsqu'il s'agit d'une radiation à la liste, le dernier chèque devrait être remis dans les 10 jours ouvrables suivant la date d'entrée en vigueur de la radiation;
• tous les changements doivent être pris en ligne de compte dans la période de rémunération suivant celle au cours de laquelle ils ont lieu.

Ces opérations s'effectueront normalement si l'on adopte le système de contrôle interne que le Groupe de travail sur l'administration de la paye a recommandé de mettre en oeuvre au sein de chacun des ministères. Le paragraphe 5.4 du rapport (Phase 3), qui décrit les techniques d'un tel système de contrôle, peut servir de guide de mise en oeuvre.

f) Vérification des données de sortie et autres contrôles du processus

Les responsabilités des ministères en matière de traitement de la paye ne se limitent pas à la transmission des données d'entrée au MAS en vue de l'établissement des chèques. La paye diffère des autres types de dépenses du fait que le document d'entrée envoyé au MAS n'indique pas le montant du chèque à produire. En effet, ce document certifié conformément aux articles 26 et 27 de la LAF, ne contient que des éléments tels que le montant brut annuel ou le nombre d'heures de travail; les rémunérations brutes et nette devant être calculées par le système de paye du MAS. Il s'ensuit que les personnes disposant des pouvoirs délégués en vertu des articles 26 et 27 doivent s'assurer que l'on exécute les opérations de la paye autorisées. On veillera à concilier les entrées et les sorties. Le Secrétariat du Conseil du Trésor s'assurera que le système de paye du MAS est agencé de manière à fournir aux ministères les données nécessaires à la conciliation.

Les gestionnaires devraient examiner les dépenses imputées sur leur budget. Il ne s'agit pas de faire calculer le montant des rémunérations au gestionnaires ou à son délégué, mais de lui permettre de vérifier la vraisemblance des sommes et de veiller à l'exécution des opérations, telles que l'embauche, les mutations et les radiations. Cet examen vaut aussi pour les indemnités et la rémunération des services supplémentaires.

De plus, un grand nombre de mesures de contrôle du processus devraient être mises en oeuvre. Elles font d'ailleurs partie d'une modification qui a été apportée au Guide d'administration financière au sujet du "Contrôle des chèques du receveur général". Les ministères ont reçu une copie de la modification ainsi qu'une lettre où l'énoncé de politique précise qu'il incombe à l'agent financier supérieur du ministère de s'assurer que les contrôles fonctionnent de façon appropriée.

La teneur de la présente directive ne modifie en rien les exigences de cette lettre et les modifications apportées au Guide. On peut, toutefois, faire certains commentaires supplémentaires.

Les modifications apportées au Guide exposent certains principes concernant la distribution ces chèques et stipulent que:

Cela ne signifie pas que la distribution des chèques doit incomber à un agent financier, mais que le responsable de cette opération doit être indépendant de l'établissement et de l'approbation des entrées de paye, ce qui exclut les personnes disposant des pouvoirs prévus aux articles 26 et 27, qu'elles fassent partie des services financiers ou du personnel. La distribution des chèques étant considérée comme une étape essentielle du contrôle financier, le préposé à cette tâche doit relever de l'agent financier supérieur du ministère.

ANNEXE B

B. ASPECTS FINANCIERS DE L'ADMINISTRATION DE LA PAYE

a) Délégation des pouvoirs financiers

Le système de paye englobe à la fois le secteur du personnel et des finances. Conformément au Guide d'administration financière, l'agent financier supérieur du ministère est chargé de veiller à la mise au point et au bon fonctionnement de mesures appropriées de contrôle interne du système de paye. De même, les sections du traitement de la paye et de l'émission des chèques du ministère des Approvisionnements et Services, doivent être dotées de mesures de contrôle financier suffisantes.

b) Interprétation du Guide d'administration financière dans le contexte de l'administration de la paye

i) Pouvoir de dépenser

Principes du Guide

Le pouvoir de dépenser se subdivise en deux éléments dont l'un précède et l'autre suit l'engagement d'une dépense. Il s'agit:

La Loi sur l'administration financière, le Règlement sur les marchés de l'État, la Directive concernant les voyages, le Règlement sur les frais de déplacement et les autres règlements semblables édictés en vertu de cette Loi, accordent au ministre et au sous-chef le pouvoir d'engager une dépense. L'article 27 de cette Loi stipule que le prix et l'exécution de contrat doivent être attestés par le sous-chef ou toute autre personne désignée par le ministère.

Si l'on définit ainsi le pouvoir de dépenser c'est pour permettre à la direction des centres de responsabilité de faire son travail. Ce pouvoir rend les gestionnaires axiaux premiers responsables de l'autorisation des dépenses imputables sur leur budgets, et les oblige à rendre des comptes au sujet de la modération et de l'opportunité de chacune des opérations.

Le point de contrôle initial commence avec la décision d'engager des dépenses en matière de personnel, d'approvisionnements ou de services. Le second point se situe au moment où le gestionnaire ou son représentant confirme que les biens et services sont conformes au contrat et que le prix est convenable.

Application à l'administration de la paye

Lorsqu'il s'agit d'appliquer ces principes à l'administration de la paye, il faut en premier lieu déléguer l'autorisation de dépenser au fonctionnaire ensuite il faut que le gestionnaire ou son délégué obtienne un certificat conformément à l'article 27 de la LAF.

En ce qui concerne les opérations de nomination et de révision, la section de la rémunération et des avantages pourra faire, après approbation du gestionnaire et en son nom, l'attestation prévue à l'article 27. Ce certificat prévu à l'article 27b), autorise les versements anticipés car, en réalité, aucun service n'a encore été rendu lorsque l'on fait l'entrée de la paye; toutefois, les mesures contrôle dont le système du ministère fait l'objet par la suite, ont pour but de s'assurer, avant de distribuer les chèques aux employés, que ceux-ci ont réellement droit aux chèques que l'on a demandé d'émettre périodiquement.

Pour ce qui est des paiements de fonctions supplémentaires ou d'arriérés, l'attestation se fait en vertu de l'article 27a), car le service a déjà été rendu. Si possible, par exemple lorsque les ministères introduisent les documents de paye concernant les congés et les fonctions supplémentaires au fur et à mesure, l'attestation prévue à l'article 27 devrait être faite par le gestionnaire.

Les pratiques suivies actuellement en ce qui concerne les révisions salariales globales effectuées par le Conseil du Trésor, c'est-à-dire les ententes conclues à la suite de négociations collectives, feront l'objet d'un examen qui permettra de vérifier si elles sont conformes aux principes de la présente circulaire.

Soulignons que quelle que soit la personne investie du pouvoir prévu à l'article 27, c'est à elle qu'il incombe de surveiller l'exactitude des données à introduire au système de paye, de sorte que les erreurs décelées à la validation manuelle ou à la validation informatique effectuées par le MAS seront signalées à l'auteur pour rectification.

ii) Pouvoir de payer

Principes du Guide

Le pouvoir de payer est délégué par le ministre aux agents financiers du ministère en vertu de l'article 26 de la LAF. Les agents investis du pouvoir de payer sont chargés:

De plus, le Guide stipule que le pouvoir de dépenser et celui de payer dans un cas précis ne doivent pas revenir à un même agent. On a voulu souligner ainsi la nécessité d'une répartition des fonctions dans le but de maintenir la probité financière.

Application à l'administration de la paye

Dans la partie précédente, on recommandait de déléguer le pouvoir de dépenser aux gestionnaires et que l'attestation soit le propre de ces derniers ou des délégués, selon le type d'opérations. Pour qu'il y ait un contrôle indépendant et respect des exigences portant sur le contrôle des fonds et les demandes de paiements, il faut que le pouvoir de payer soit accordé aux agents financiers. Si l'article 26 confie aux agents financiers la responsabilité de l'attestation, c'est que celle-ci doit comprendre une déclaration indiquant que le paiement ne grèvera pas le crédit et qu'il ne réduira pas le solde du crédit au point qu'il devienne insuffisant et ne permettre plus de respecter les engagements imputés sur lui.

Certaines données relatives à la paye, comme la modification du statut, qui sont introduites dans le système de paye, ne nécessitent pas d'attestation aux termes de la LAF. Cependant, à des fins de contrôle, ces documents doivent être approuvés de la même façon que les autres pour ainsi s'assurer que les modifications apportées à des renseignements autres que le statut ne sont pas introduites sans l'approbation voulue.

iii) Pouvoir de délivrer des certificats d'engagements et de contrôler les années-hommes

Principes du Guide

C'est le pouvoir, délégué par le sous-chef à des agents compétents, de délivrer, avant qu'un engagement ne soit assumé, l'attestation exigée en vertu de l'article 25 l) de la LAF déclarant que le solde du crédit budgétaire est suffisant. Ce pouvoir, qui est essentiellement une sous-division du pouvoir de dépense, peut être délégué aux agents qui exercent déjà un pouvoir de dépenser ou à quelque organisme central, selon les besoins du ministère.

Application à l'administration de la paye

L'administration de la paye joue donc deux grands rôles en ce qui a trait au contrôle des engagements. D'abord, il garanti qu'on aura obtenu l'attestation prévue aux termes de l'article 25 avant de poursuivre le traitement, ensuite, il assure aux services financiers les renseignements nécessaires à la tenue du système de contrôle des engagements.

Le contrôle financier des services supplémentaires et de certaines indemnités doit être traité de façon différente. Dans ce cas, l'engagement se produit lorsque le supérieur commande ou permet à l'employé d'effectuer des tâches supplémentaires. Lorsque, une fois le travail accompli et les services supplémentaires déclarés, on a établi une entrée de données de la paye, cela devient une dépense, et l'attestation prévue à l'article 25 n'est plus nécessaire au processus de la paye.

Dans ce cas, le contrôle devrait se fonder sur des rapports financiers qui identifient au gestionnaire le montant dépensé par rapport au montant prévu au budget.

Application au contrôle des années-hommes

La circulaire 1970-131 du Conseil du Trésor expose les exigences relatives au contrôle des années-hommes dans les ministères, notamment les rapports à fournir tous les trois mois au SCT. Selon la circulaire, l'utilisation des années-hommes peut être mesurée à l'aide des données tirées des listes de paye. Nombre de ministères disposent de systèmes beaucoup plus perfectionnées qui puisent leurs renseignements sur l'emploi des années-hommes dans des rapports spéciaux établis par les gestionnaires, des feuilles de présence ou des systèmes d'information de gestion qui utilisent parfois la formule 2517-T pour introduire les données.

Quoi qu'il en soit, la nécessité de contrôler les années-hommes au sein des ministères rendrait peut-être nécessaire l'établissement d'une attestation combinée, sur les documents de demande de dotation en personnel, indiquant la disponibilité des années-hommes et des fonds.

L'attestation des années-hommes constituerait une exigence ministérielle en réponse au contrôle exercé par le SCT, mais elle n'est pas prévue par un règlement ni dans le cadre de l'administration de la paye, sauf si elle sert de fondement à l'attestation des fonds disponibles dans un ministère où les traitements sont tirés d'une seule affectation de fonds.

ANNEXE C

C. ADMINISTRATION DE LA PAYE

L'administration de la paye relève de certains parties du SCT, du MAS et des ministères. On établira, à même la structure actuelle du gouvernement, un système global destiné à assurer l'intégrité de l'administration de la paye. Cette organisation comprendra des moyens de signaler aux décisionnaires les problèmes éventuels de fonctionnement, les méthodes de transmission simultanée des modifications à l'ensemble des services ministériels, un plan de formation et d'auto-perfectionnement, un système de contrôle pour assurer le fonctionnement harmonieux des divers éléments et la hiérarchie d'imputabilité.

À cette fin, les responsabilités les plus importantes en ce qui concerne l'administration de la paye * seront réparties de la façon suivante:

Secrétariat du Conseil du Trésor

• fixer les objectifs de l'administration de la paye, y compris les politiques et les règlements;
• établir les lignes directrices et des normes de performance;
• définir une hiérarchie d'imputabilité qui comprendra la surveillance de l'exactitude et de l'intégrité de l'administration de la paye;
• s'assurer que les recommandations du Groupe de travail sur l'administration de la paye sont mises en oeuvre.

Approvisionnements et Services

• élaborer et faire fonctionner le système de traitement de la paye selon les normes prescrites;
• fournir aux ministères des indications au sujet de la mise en oeuvre, y compris des manuels traitant du fonctionnement et les plans de formation connexe, s'il y a lieu.

Ministères

• payer les employés;
• assurer l'exactitude, l'intégrité et l'actualité de l'ensemble des processus de l'exécution de la paye;
• conseiller les employés;
• assumer la responsabilité de l'exécution intérieure de la paye.

a) Secrétariat du Conseil du Trésor

Un Groupe de la coordination de l'administration de la paye (GCAP) a été établi au sein de la Direction de la politique du personnel du SCT dans le but premier de coordonner la mise en oeuvre des recommandations du Groupe de travail sur l'administration de la paye; il remplira ultérieurement les fonctions suivantes:

i) Coordination de la politique de rémunération

Le GCAP coordonnera les mécanismes administratifs connexes à la mise en application de la politique de rémunération, en collaboration avec les divisions appropriées du Secrétariat du Conseil du Trésor et du MAS, et avec le concours du personnel des ministères. Ainsi, à titre de coordonnateur, le GCAP aura un représentant au sein de l'équipe chargée du projet qui doit élaborer la politique de rémunération et rédiger les sous-chapitres traitant de la paye dans la série 510 du Manuel de gestion du personnel.

Cette fonction suppose:

ii) Coordination des exigences des systèmes centraux

Il devient nécessaire de coordonner les exigences de nombreux systèmes centraux. À l'heure actuelle, on cherche une façon d'envisager ce rôle de coordonnateur.

Voici quelques exemples:

L'analyse poussée des déclarations de congés et de services supplémentaires. Celle-ci requiert la participation de la Division de la paye, du SEPC, de la Division de la collecte des données ainsi que des ministères pour satisfaire aux exigences.

Une étude des relations entre la paye et les pensions de retraite, qui a pour but d'examiner les responsabilités respectives des bureaux de la paye, de la division des pensions de retraite et des ministères, ainsi que leur interdépendance, compte tenu des modifications que l'on prévoit apporter à l'administration de la paye et des pensions de retraite.

iii) Formation

De concert avec le MAS et la Commission de la Fonction publique, le GCAP travaillera à l'élaboration d'un programme de formation offert aux administrateurs de la paye au sein des ministères.

iv) Contrôle

Le GCAP élaborera et mettra en oeuvre un système qui permettre de contrôler et d'examiner l'ensemble du processus d'administration de la paye. Ce travail consiste à évaluer toutes les données disponibles, en collaboration avec les autres groupes d'examen du SCT qui font partie des directions du personnel, des finances et de la politique administrative.

v) Élaboration des futurs systèmes de paye

De concert avec le MAS et les ministères, le GCAP évaluera les besoins des futurs systèmes, effectuera des analyses de rentabilité et coordonnera les modifications à apporter à l'exécution de la paye.

(b) Approvisionnements et Services

Le MAS assurera la coordination d'un service de paye national par le truchement de ses bureaux de paye régionaux. Ces derniers recevront l'aide des Directions des services de rémunération et de traitement des données, qui continueront d'élaborer un système de paye, d'offrir des cours de formation, de dispenser des conseils au sujet de la mise en oeuvre de la politique de rémunération, de fournir des manuels d'instructions aux utilisateurs.

(c) Ministères

Il est évident que l'administration de la paye des différents ministères varie énormément selon le rôle, le système de gestion, ainsi que la taille et la répartition géographique propres à chacun des ministères. C'est pourquoi on demande à chacun des ministères de présenter au GCAP l'administration actuelle et prévue de la paye.

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Nota

*Les autres responsabilités qui ont rapport à la paye comme l'appui offert aux régimes de pensions de retraite et du personnel central, ne sont pas visées par la présente circulaire.[Return]

ANNEXE D

D. ADMINISTRATION DE LA PAYE AU SEIN DES MINISTÈRES

Administration actuelle

Administrateur supérieur de la paye du ministère:

• relations de subordination avec le sous-chef
• relations fonctionnelles ou organiques avec la section de la rémunération et des avantages

Structure de fonctionnement

• nombre et lieu de travail des commis à la rémunération et aux avantages
• nombre et lieu de travail des surveillants à la rémunération et aux avantages
• gestion et exécution
• personnel financier associé à la paye
• nombre de comptes de paye par endroit et désignation du bureau régional du MAS qui en a la charge

Responsabilités

• opérations
• contrôle
• formation
• divers

On faciliterait grandement l'examen de la présentation en y joignant les organigrammes et les graphiques de cheminement concernant l'administration de la paye.

Organisation proposée

Mêmes sujets que pour l'organisation actuelle.