Guide de publication proactive des frais de voyage et d’accueil
1. Date de publication
Le présent guide entre en vigueur le et a été mis à jour le 18 mars 2025.
Le présent guide remplace le Document d’orientation : Divulgation proactive des frais de voyage et d’accueil, daté du .
2. Application
Le présent guide appuie la Directive sur la publication proactive en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, qui vise à établir des pratiques et des procédures cohérentes pour la mise en œuvre des exigences relatives à la publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information.
Le présent guide porte essentiellement sur la publication proactive des frais de voyage et d’accueil qui s’appliquent aux institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information.
Les institutions fédérales doivent se conformer à toutes les sections et exigences de ce guide, ainsi que tous les articles et toutes les exigences des documents suivants :
3. Objectif
Le présent guide permettra de garantir que l’information sur les frais de voyage et d’accueil du gouvernement est publiée de façon proactive, conformément aux obligations statutaires. La publication proactive fournit des renseignements cohérents accessibles au public.
4. Qui doit publier ses frais de voyage et d’accueil de façon proactive?
En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les frais de voyage et d’accueil engagés par les personnes énumérées ci-dessous doivent être publiés de façon proactive sur support électronique :
- les ministres (y compris le premier ministre, les ministres d’État et les ministres associés), les conseillers ministérielsNote en bas de page 1 et le personnel ministérielNote en bas de page 2;
- les dirigeants ou employés d’un ministère ou d’un ministère d’État du gouvernement du Canada, ou de tout organisme ou bureau énuméré à l’annexe I de la Loi sur l’accès à l’information, ce qui comprend les institutions fédérales énumérées aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques (y compris les sous-ministres, les administrateurs généraux, les sous-ministres délégués, les sous-ministres adjoints, les administrateurs généraux adjoints et toute personne qui occupe un poste de niveau équivalent);
- les dirigeants ou employés de toute société d’État mère et de toute filiale à cent pour cent d’une telle société, au sens de l’article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques (y compris les présidents, les vice-présidents, les premiers dirigeants, les membres d’un conseil d’administration et toute personne qui occupe un poste de niveau équivalent).
Les frais de voyage et d’accueil engagés par des individus au nom de toute personne énumérée ci-dessus doivent également être publiés.
Il revient à l’institution fédérale de déterminer quels postes constituent des postes de niveau équivalent.
5. Quelle information doit être publiée de façon proactive?
5.1 Quelle information sur les frais de voyage doit être publiée de façon proactive?
Les institutions fédérales doivent publier l’information indiquée au tableau 1 pour chaque voyage effectué par une personne figurant dans la liste présentée à la section 4 du présent guide.
| Champ d’information | Description |
|---|---|
Numéro de référence | Numéro de référence unique attribué au rapport de frais de voyage publié pour chaque voyage. Le fait d’avoir un identificateur unique pour chaque voyage aide les utilisateurs à trouver un élément précis s’ils doivent le modifier ou le supprimer. Exemple : T-20AA-P1-00001
Remarque : Le numéro à cinq chiffres à la fin du numéro de référence est généré en séquence pour chaque voyage, par exemple :
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Groupe de divulgation | Groupe auquel appartient la personne. Sélectionnez l’une des options suivantes :
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Titre | Titre du poste de la personne qui a voyagé. Exemples :
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Nom | Nom de la personne qui a voyagé. Le nom doit être saisi comme suit : [prénom] [nom de famille]. Exemple : Jean Untel En ce qui concerne le nom des ministres, n’inscrivez pas « Honorable » dans le champ « Nom ». |
Organisation | Nom de l’institution fédérale. |
But du déplacement | Brève description de la raison du voyage. La description ne doit pas dépasser une ligne, si possible, et les acronymes doivent être évités. Exemples :
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Dates du déplacement | Dates de début et de fin de toute la période du voyage. Les dates doivent être inscrites comme suit : aaaa‑mm‑jj. Exemples :
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Endroits visités | Tous les endroits visités pendant le voyage. Les destinations au Canada et aux États-Unis doivent être inscrites comme suit : [ville], [province ou État], [pays]. Exemples :
Les destinations internationales doivent être inscrites comme suit : [ville], [pays]. Exemple : Kyoto, Japon Destinations multiples Reportez-vous à l’information sur la publication proactive contenue dans le Registre du gouvernement ouvert, sous l’onglet Référence des frais de voyage/Dictionnaire de données pour obtenir des conseils pratiques sur la saisie de données. |
Tarif aérien | Coût total des billets d’avion. Avion appartenant au gouvernement du Canada ou exploité par celui‑ci Les frais de sélection des places et liés aux bagages devraient être inclus dans le coût total du billet d’avion. Ces frais doivent être expliqués dans le champ « Commentaires supplémentaires ». |
Autres frais de transport | Coût total de toute autre forme de transport (par exemple train, autobus, location de véhicule, véhicule privé, taxis, stationnement). |
Hébergement | Coût total de l’hébergement. |
Repas et frais accessoires | Total des frais de repas et des frais accessoires. |
Autres dépenses | Coût total de tous les autres éléments qui ne sont pas couverts par les champs ci-dessus (par exemple passeport spécial, visas, photos connexes, appels au bureau ou à la maison, soins aux personnes à charge, le cas échéant). |
Montant total | Total des montants énumérés ci-dessus. |
Commentaires supplémentaires | Commentaires explicatifs supplémentaires (au besoin). Dans ce champ, expliquez toute correction ou tout ajustement apporté à la publication proactive ou à toute autre information, comme :
Pour en savoir plus, reportez-vous aux remarques figurant aux sous-sections 5.1.1 et 5.3 ci-dessous. |
5.1.1 Renseignements supplémentaires sur la publication des frais de voyage
- Déplacements des personnes accompagnantes : Les frais de voyage des personnes accompagnantes doivent être inclus dans la déclaration des frais de voyage de la personne faisant l’objet de la publication proactive. Par exemple, lorsque le conjoint d’un ministre accompagne ce dernier dans le cadre d’activités officielles du gouvernement, conformément aux Politiques à l’intention des cabinets des ministres, les frais de voyage engagés par le conjoint doivent être inclus dans les demandes de remboursement des frais de voyage du ministre et doivent être publiés. Dans de telles situations, la présence du conjoint au voyage doit être indiquée dans le champ « But du déplacement » (par exemple « Assister aux funérailles d’État : accompagné par le conjoint »). D’autres renseignements peuvent être ajoutés dans le champ « Commentaires supplémentaires ».
- Déplacements des personnes à charge : Le remboursement des frais de voyage des personnes à charge peut être demandé dans des circonstances très précises, qui sont énoncées dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Si les frais de voyage des personnes à charge sont autorisés, ils doivent être inclus dans les demandes de remboursement de voyage du représentant et doivent être publiés. Par exemple, le champ « But du déplacement » pourrait contenir l’information « Voyage de fin de semaine : personne à charge », et d’autres renseignements pourraient être ajoutés dans le champ « Commentaires supplémentaires ».
- Déplacements des députés : En vertu des Politiques à l’intention des cabinets des ministres et des Autorisations spéciales de voyager, les députés peuvent, dans certaines circonstances, accompagner un ministre à titre d’invités, ou voyager pour le compte d’un ministre. Si les frais de voyage engagés par un député dans de telles circonstances sont imputés au budget du ministre, ils doivent être publiés et indiqués dans le champ « But du déplacement ». Exemple : « Annonce d’Infrastructure Canada : accompagnée par Jean Untel, député » ou « Annonce d’Infrastructure Canada : Jean Untel, pour le compte de la ministre Jones ».
- Réinstallation : Les frais de voyage engagés aux fins d’une réinstallation en vertu de la Directive sur la réinstallation du Conseil national mixte ne font pas l’objet d’une publication proactive.
- Voyages annulés : En cas d’annulation d’un voyage, les dépenses engagées doivent tout de même être publiées et des renseignements supplémentaires doivent être fournis dans le champ « Commentaires supplémentaires ». Par exemple, dans le cas d’un voyage annulé pour lequel un billet d’avion a été acheté, si la compagnie aérienne a accordé ou accordera des crédits de voyage ou des remboursements pour compenser le coût du billet, le coût total du billet (y compris tous les frais connexes) doit être publié et des renseignements sur le voyage annulé et la compensation des coûts doivent être fournis dans le champ « Commentaires supplémentaires ».
- Utilisation des crédits de voyage : Lorsque les crédits de voyage sont appliqués au coût d’un billet d’avion, réduisant ainsi son coût, le coût total du billet d’avion qui aurait été facturé doit être publié et des renseignements sur les crédits de voyage utilisés doivent être fournis dans le champ « Commentaires supplémentaires ».
- Voyages locaux : Les frais de voyage à publier comprennent ceux des déplacements locaux à l’intérieur des lieux de travail normaux et dans la zone de travail avoisinante (par exemple les frais de taxi et de stationnement).
Exemple 1 : Publication proactive des frais de voyage
Numéro de référence : T-20AA-P10-00013
Groupe de divulgation : Ministre, conseiller ministériel, personnel ministériel, secrétaire parlementaire ou personnel exonéré
Titre : Ministre des Anciens Combattants Canada
Nom : Jean Untel
Organisation : Anciens Combattants Canada
But du déplacement : Assister à une cérémonie de dépôt de la couronne pour commémorer la bataille de Verdun.
Date de début du voyage : 20AA-06-22
Date de fin du voyage : 20AA-06-23
Endroits visités : Verdun, France
Tarif aérien : 2 000,00 $
Autres frais de transport : 50,00 $
Hébergement : 300,00 $
Repas et frais accessoires : 150,00 $
Autres dépenses : 0,00 $
Montant total : 2 500,00 $
5.2 Quelle information sur les frais d’accueil doit être publiée de façon proactive?
Les institutions fédérales doivent publier l’information indiquée au tableau 2 pour les frais d’accueil engagés par une personne figurant dans la liste présentée à la section 4 du présent guide.
| Champ d’information | Description |
|---|---|
Numéro de référence | Numéro de référence unique attribué à chaque publication proactive d’une activité d’accueil. Le fait d’avoir un identificateur unique pour chaque activité d’accueil aide les utilisateurs à trouver un élément précis s’ils doivent le modifier ou le supprimer. Exemple : H-20AA-P1-00001
Remarque : Le nombre à cinq chiffres à la fin du numéro de référence est généré en séquence pour chaque activité d’accueil, par exemple :
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Groupe de divulgation | Groupe auquel appartient la personne. Sélectionnez l’une des options suivantes :
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Titre | Titre du poste de la personne qui a engagé les frais d’accueil. Les frais d’accueil ont été imputés au centre de responsabilité de cette personne ou ont été engagés au nom de celle-ci. Exemples :
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Nom | Nom de la personne qui a engagé les frais d’accueil. Les frais d’accueil ont été imputés au centre de responsabilité de cette personne ou ont été engagés au nom de celle-ci. En ce qui concerne le nom des ministres, n’inscrivez pas « Honorable » dans le champ « Nom ». |
Organisation | Nom de l’institution fédérale. |
But de l’activité d’accueil | Précisez à la fois l’activité (par exemple déjeuner, rafraîchissement, dîner, réception, souper et autres formes d’accueil) et les circonstances dans lesquelles elle a eu lieu. Exemples :
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Date de l’activité d’accueil | Dates de début et de fin de la période au cours de laquelle l’activité d’accueil s’est déroulée. Les dates doivent être inscrites comme suit : aaaa‑mm‑jj. Exemples :
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Municipalité où l’activité d’accueil a eu lieu | Municipalité où l’activité d’accueil a été tenue. L’information doit être inscrite comme suit : [ville], [province/État], [pays]. Exemple : Montréal, Québec, Canada |
Nom de l’établissement commercial ou du fournisseur participant à la tenue de l’activité d’accueil | Nom de l’établissement commercial chargé de la tenue de l’activité d’accueil (par exemple un restaurant, un hôtel ou un autre lieu) ou du fournisseur (par exemple un traiteur), si ce n’est pas le même. Lorsque les frais d’accueil proviennent de plus d’un fournisseur, énumérez tous les fournisseurs. Séparez-les par des points-virgules. Exemple :
Notez ce qui suit :
|
Nombre de personnes ayant participé à l’activité d’accueil | Le nombre de représentants du gouvernement du Canada : par exemple, les fonctionnaires, les ministres fédéraux et le personnel ministériel, les agents contractuels avec le gouvernement du Canada. Le nombre d’invités : par exemple, les délégués étrangers, les représentants provinciaux ou municipaux, les représentants du secteur privé. Le nom des participants n’est pas requis. Exemple :
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Montant total des dépenses liées à l’activité d’accueil | Total des frais d’accueil. |
Commentaires supplémentaires | Commentaires explicatifs supplémentaires (au besoin). Pour en savoir plus, reportez-vous aux remarques figurant aux sous‑sections 5.2.1 et 5.3 ci-dessous. |
5.2.1 Renseignements supplémentaires sur la publication des frais d’accueil
- Tous les frais d’accueil qui ont été imputés au centre de responsabilité d’une personne faisant l’objet d’une publication proactive ou qui ont été engagés en son nom doivent être publiés de façon proactive, même si celle-ci n’a pas assisté à l’activité d’accueil.
- Dans une situation où les frais d’accueil ont été imputés, par exemple, à un centre de coûts d’une direction générale, mais que l’activité auxquels ils se rapportent a été organisée pour le compte d’une personne faisant l’objet d’une publication proactive, les frais d’accueil doivent être publiés. Si les frais d’accueil n’ont pas été imputés au centre de coûts de la personne et qu’ils n’ont été engagés ni par elle ni en son nom, bien qu’elle ait assisté à l’activité auxquels ils se rapportent, il n’est pas nécessaire de publier les dépenses. Toutefois, pour des raisons d’ouverture et de transparence, cette information pourrait tout de même être publiée de façon proactive.
Exemple 2 : Publication proactive des frais d’accueil
Numéro de référence : H-20AA-P4-00006
Groupe de divulgation : Dirigeant ou employé
Titre : Dirigeant principal des finances
Nom : Jean Untel
Organisation : Pêches et Océans Canada
But de l’activité d’accueil : Rafraîchissements et dîner : Symposium des futurs leaders
Date de début : 20AA-05-25
Date de fin : 20AA-05-25
Municipalité où l’activité d’accueil a eu lieu : Ottawa, Ontario, Canada
Nom de l’établissement commercial ou du fournisseur concerné par l’activité d’accueil : Centre Rogers Ottawa
Participants (représentants du gouvernement du Canada) : 150
Participants (invités) : 4
Montant total des dépenses pour l’activité d’accueil : 7 710,55 $
5.3 Renseignements supplémentaires sur la publication des frais de voyage et d’accueil
- Les montants doivent être déclarés en dollars canadiens et inclure les taxes.
- Les frais de voyage et d’accueil doivent être énumérés dans l’ordre chronologique selon les dates auxquelles les dépenses ont été remboursées, de sorte que les dépenses les plus récentes apparaissent en premier.
- Les institutions fédérales qui n’ont pas de frais de voyage ou d’accueil à déclarer au cours d’une période (en d’autres termes, personne au sein de l’institution n’a engagé de frais de voyage ou d’accueil) doivent présenter un rapport comportant la mention « Rien à déclarer ». Ce rapport est connu sous le nom de « rapport néant ». Les institutions n’ont pas à publier de rapport néant pour chaque personne qui n’a pas de frais de voyage ou d’accueil à déclarer pour une période de déclaration.
- Qui a remboursé les dépenses?
- Un tiers : Si les frais de voyage ou d’accueil sont remboursés par un tiers (par exemple, un organisme provincial), l’institution fédérale doit afficher une transaction de zéro dollar et fournir des renseignements supplémentaires dans le champ « Commentaires supplémentaires ».
- Une institution fédérale : Si les frais de voyage ou d’accueil sont remboursés par une autre institution fédérale, l’institution qui a initialement payé les dépenses doit les publier de façon proactive et fournir des renseignements supplémentaires dans le champ « Commentaires supplémentaires », dont le nom de l’institution qui a remboursé les dépenses. Cette dernière n’a pas à publier les dépenses, mais elle peut choisir de le faire aux fins de transparence.
6. Quand les frais de voyage et d’accueil doivent-ils être publiés de façon proactive?
En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les frais de voyage et d’accueil engagés par les personnes énumérées à la section 4 du présent guide doivent être publiés dans les 30 jours suivant la fin du mois au cours duquel ces frais ont été remboursés. Les dates limites de publication sont énumérées au tableau 3.
Les renseignements publiés sur le Portail du gouvernement ouvert doivent être téléchargés dans le Registre du gouvernement ouvert au plus tard le jour précédant la date limite pour la publication proactive afin que les renseignements puissent être publiés dans la nuit conformément aux délais de publication prescrits dans la loi.
| Période de déclaration au cours de laquelle les dépenses ont été remboursées | Date limite de publicationNote * du tableau 31 |
|---|---|
Notes du tableau 3
| |
Période 1 : du 1er avril au 30 avril | 30 mai |
Période 2 : du 1er mai au 31 mai | 30 juin |
Période 3 : du 1er juin au 30 juin | 30 juillet |
Période 4 : du 1er juillet au 31 juillet | 30 août |
Période 5 : du 1er août au 31 août | 30 septembre |
Période 6 : du 1er septembre au 30 septembre | 30 octobre |
Période 7 : du 1er octobre au 31 octobre | 30 novembre |
Période 8 : du 1er novembre au 30 novembre | 30 décembre |
Période 9 : du 1er décembre au 31 décembre | 30 janvier |
Période 10 : du 1er janvier au 31 janvier | 2 mars (1er mars dans une année bissextile) |
Période 11 : du 1er février au 28 février | 30 mars |
Période 12 : du 1er mars au 31 mars | 30 avril |
Corrections et rajustements
La publication proactive doit avoir lieu lorsque les frais de voyage et d’accueil ont été remboursés (voir les critères de remboursement énumérés à la section 7 du présent guide).
La publication ne doit pas être retardée en prévision d’un ajustement à l’information (comme un coût non matériel qui est facturé longtemps après que le voyage a eu lieu ou que l’accueil a été fourni).
Si une erreur est décelée dans l’information publiée ou un ajustement y est apporté (par exemple des frais de traitement imprévus supplémentaires sont facturés après la publication proactive des frais de voyage), les institutions fédérales doivent corriger l’information publiée ou y apporter un ajustement le plus tôt possible.
7. Que signifie le remboursement des frais de voyage et d’accueil?
7.1 Quand les frais de voyage sont-ils considérés comme remboursés?
En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les frais de voyage engagés par les personnes énumérées à la section 4 du présent guide doivent être publiés de façon proactive dans les 30 jours suivant la fin du mois au cours duquel les frais de voyage ont été remboursés.
Le remboursement des frais de voyage au gouvernement du Canada est complexe pour plusieurs raisons, notamment :
- Les frais de voyage peuvent prendre différentes formes, par exemple :
- le remboursement des frais déboursés par un individu;
- les dépenses payées d’avance, comme le billet d’avion et l’hôtel;
- les indemnités;
- les avances.
- Les frais de voyage peuvent être engagés à différents moments, par exemple :
- avant un voyage (billet d’avion et hébergement);
- pendant un voyage (repas et transport).
- Les frais de voyage peuvent être payés de différentes façons, par exemple :
- directement par l’institution fédérale;
- par l’individu, et remboursés plus tard par l’institution fédérale.
En raison de ces complexités, les frais de voyage sont considérés comme ayant été remboursés une fois que toutes les mesures ci-dessous ont été prises :
- la demande de remboursement des frais de voyage a été approuvée;
- tous les frais de voyage ont reçu l’attestation et l’autorisation de paiement (articles 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques) de la part des personnes appropriées ayant le pouvoir déléguéNote en bas de page 3;
- tous les frais de voyage sont consignés dans le système de gestion financière de l’institution fédérale.
Veuillez noter que tous les frais de voyage doivent être publiés ensemble une fois qu’ils ont été entièrement remboursés, tel que décrit ci‑dessus.
La figure 1 présente un exemple de la procédure à suivre pour déterminer la date de publication de frais de voyage. L’exemple illustre ce qui suit :
- la chronologie du processus de publication des frais de voyage engagés par un dirigeant ou un employé d’un ministère;
- le lien entre le remboursement des frais de voyage et la date limite de publication proactive.
Figure 1 - Version textuelle
La figure 1 est un exemple d’échéancier pour la publication proactive des frais de voyage. Voici l’exemple :
- Le 6 septembre, il est décidé qu’un voyage est nécessaire.
- Le 15 septembre, la demande de voyage est approuvée par le gestionnaire ministériel délégué approprié, conformément au tableau de délégation ministériel (engagement des dépenses).
- Le 20 septembre, l’hôtel et les billets d’avion sont réservés.
- Les 22 et 23 octobre, l’employé voyage et engage des dépenses personnelles pour les repas et le transport.
- Le 28 octobre, l’employé retourne au travail et une demande de remboursement des frais de voyage est préparée, avec les reçus à l’appui.
- Le 10 novembre, la demande de remboursement des frais de voyage est approuvée, y compris les documents et les reçus à l’appui (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques).
- Le 14 novembre, une demande de paiement est présentée (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques), l’employé est remboursé et les frais sont consignés dans le système ministériel de gestion financière.
- Le 30 décembre, les frais de voyage sont publiés de façon proactive (30 jours après la fin du mois de novembre).
7.2 Quand les frais d’accueil sont-ils considérés comme remboursés?
En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les frais d’accueil engagés par les personnes énumérées à la section 4 du présent guide doivent être publiés de façon proactive dans les 30 jours suivant la fin du mois au cours duquel des frais d’accueil ont été remboursés.
Le remboursement des frais d’accueil au gouvernement du Canada est complexe, car ces frais peuvent découler de divers modes de paiement (par exemple les factures, les cartes d’achat et les remboursements de frais déboursés par l’individu), ce qui signifie que certaines dépenses sont payées directement par l’institution fédérale, alors que d’autres sont remboursées aux individus. De plus, une activité d’accueil peut comprendre plusieurs dépenses, par exemple des dépenses liées à la fourniture de rafraîchissements et de repas.
Par conséquent, le coût total détaillé de l’activité d’accueil doit être publié 30 jours après la fin du mois, une fois que les deux mesures suivantes ont été prises :
- tous les frais d’accueil liés à l’activité d’accueil ont reçu l’attestation et l’autorisation de paiement (articles 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques) de la part des personnes appropriées ayant le pouvoir déléguéNote en bas de page 3;
- tous les frais d’accueil liés à l’activité d’accueil sont imputés au budget du dirigeant ou de l’employé (centre de responsabilité) en tant que frais d’accueil dans le système de gestion financière de l’institution fédérale.
La figure 2 présente un exemple de la procédure à suivre pour déterminer la date de publication de frais d’accueil. L’exemple illustre ce qui suit :
- la chronologie du processus de publication des frais d’accueil engagés par un dirigeant ou un employé d’un ministère;
- le lien entre le remboursement des frais d’accueil et la date limite de publication proactive.
Figure 2 - Version textuelle
La figure 2 est un exemple d’échéancier pour la publication proactive des frais d’accueil. Voici l’exemple :
- Le 4 mai, il est décidé qu’il est nécessaire d’offrir de l’accueil.
- Le 17 mai, la demande d’accueil est approuvée par le gestionnaire ministériel délégué approprié.
- Le 25 mai, l’activité d’accueil a lieu.
- Le 20 juin, les frais d’accueil sont approuvés, y compris les documents et les reçus à l’appui (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques).
- Le 26 juin, une demande de paiement est présentée (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques); les frais sont consignés dans le système ministériel de gestion financière, et sont imputés au centre de responsabilité du dirigeant ou de l’employé.
- Le 30 juillet, les frais d’accueil sont publiés de façon proactive (30 jours après la fin du mois de juin).
8. Où doit-on publier de façon proactive les frais de voyage et d’accueil?
La Loi sur l’accès à l’information :
- exige que les frais de voyage et d’accueil soient publiés sur support électronique;
- prévoit que le président du Conseil du Trésor, à titre de ministre désigné, puisse préciser la forme de la publication.
Comme indiqué dans la Directive sur la publication proactive en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, l’information qui doit être publiée de façon proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information doit être publiée sur le Portail du gouvernement ouvert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Pour en savoir plus sur le Portail du gouvernement ouvert. envoyez un courriel à l’adresse open-ouvert@tbs-sct.gc.ca.
9. Protéger les renseignements qui ne doivent pas être publiés de façon proactive
En vertu des articles 80 et 90 de la Loi sur l’accès à l’information, au moment de la publication proactive des frais de voyage et d’accueil, une institution ne doit pas publier des renseignements qui doivent être retenus s’ils étaient divulgués en réponse à une demande d’accès à l’information. En outre, une institution n’est pas tenue de publier des renseignements que l’institution pourrait refuser de divulguer en réponse à une demande d’accès à l’information. Par exemple, la publication des frais de voyage et d’accueil n’est pas requise si ces renseignements pouvaient compromettre la sécurité nationale, la sécurité publique ou des enquêtes criminelles en cours.
Les institutions fédérales doivent communiquer avec leurs coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements pour obtenir des conseils concernant les renseignements relatifs aux frais de voyage et d’accueil du gouvernement qui doivent être divulgués.
10. Comment la publication proactive est-elle surveillée?
Les institutions fédérales doivent s’assurer que :
- les renseignements sur les frais de voyage et d’accueil sont exacts et à jour;
- l’information est affichée conformément au présent guide et aux documents suivants :
11. Références
11.1 Lois
11.2 Autres documents pertinents
- Politique sur l’accès à l’information
- Politique sur la protection de la vie privée
- Directive sur les demandes d’accès à l’information
- Directive sur la publication proactive en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
- Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements
- Directive sur les voyages du Conseil national mixte
- Autorisations spéciales de voyager
- Politiques à l’intention des cabinets des ministres
12. Demandes de renseignements
12.1 Demandes de renseignements provenant du public
Les membres du public qui ont des questions au sujet du présent guide peuvent communiquer avec le personnel chargé des demandes de renseignements du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à questions@tbs-sct.gc.ca.
12.2 Demandes de renseignements provenant des institutions fédérales au sujet de l’accès à l’information
Les membres des institutions fédérales doivent :
- envoyer un courriel à l’adresse open-ouvert@tbs-sct.gc.ca pour obtenir des renseignements et poser des questions techniques concernant le Portail du gouvernement ouvert;
- contacter leur coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels pour obtenir des conseils liés aux processus internes de leur institution concernant la publication proactive des frais de voyage et d’accueil, y compris toutes les questions liées à la suppression de renseignements personnels des reçus de voyage et d’accueil.
Les membres des groupes responsables de l’information et de la protection des renseignements personnels peuvent communiquer avec la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada au ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca pour obtenir des conseils sur les documents suivants :
12.3 Demandes de renseignements provenant des institutions fédérales au sujet de la gestion financière
Les membres des institutions fédérales doivent :
- contacter le groupe de la politique financière de leur institution pour obtenir des conseils sur la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements;
- contacter leurs coordonnateurs désignés de voyages pour obtenir des conseils sur la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et les Autorisations spéciales de voyager;
- envoyer un courriel à l’adresse mino-cabmin@tbs-sct.gc.ca pour obtenir des conseils au sujet des Politiques à l’intention des cabinets des ministres.
Les coordonnateurs désignés de voyages peuvent envoyer un courriel à l’adresse ZZVOYAGE@tbs-sct.gc.ca.
Les membres d’un groupe de la politique financière d’un ministère ou d’un organisme peuvent envoyer un courriel à l’adresse fin-www@tbs-sct.gc.ca pour toute question sur le présent guide et sur l’interprétation de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements.
12.4 Demandes de renseignements provenant des sociétés d’État
Les membres de sociétés d’État ou de filiales à cent pour cent doivent communiquer avec les services internes de gestion financière ou le ministère de portefeuille de leur société d’État mère s’ils ont des questions au sujet du présent guide.
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