Procédures sur l'édition

Décrit les procédures visant à assurer la disponibilité immédiate et la publication rentable des produits de communication.
Modification : 2023-11-17

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1. Date d’entrée en vigueur

  • 1.1Ces procédures entrent en vigueur le .
  • 1.2Elles remplacent les procédures suivantes, toutes datées de mai 2005 : Procédure d’inscription des publications au Programme des services de dépôt et dans la base de données centrale des publications, Procédure de publication des avis dans la Gazette du Canada, Procédure de planification et de production des publications destinées à la vente, Procédure de gestion du droit d’auteur de la Couronne et de la concession de licences, Procédure d’attribution de marchés pour des produits cinématographiques, vidéos et multimédias, de même que les lignes directrices Planification des produits d’information : pratiques d’édition efficace, sans superflu, datées de 1992.

2. Application

  • 2.1Ces procédures s’appliquent à tous les ministères énumérés aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques, sauf s’ils en sont exclus en vertu d’une loi, d’un règlement ou d’un décret particulier.
  • 2.2Les exigences 6.10.3 et 6.10.5 ne s’appliquent pas aux ministères suivants :
    • Bureau du directeur général des élections;
    • Bureau du vérificateur général du Canada;
    • Commissariat au lobbying du Canada;
    • Commissariat aux langues officielles;
    • Commissariats à l’information et à la protection de la vie privée;
    • Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada.
  • 2.3Il incombe uniquement aux administrateurs généraux des ministères mentionnés au paragraphe 2.2 de surveiller et d’assurer la conformité à ces procédures au sein de leur ministère. Il leur incombe également de prendre des mesures correctives appropriées dans les cas de non-conformité, conformément à tout instrument du Conseil du Trésor qui comporte des principes et des lignes directrices en matière de gestion de la conformité.

3. Contexte

  • 3.1Selon la Politique sur les communications et l’image de marque, les ministères doivent être innovateurs et se tenir au courant des nouvelles technologies. En mettant l’accent sur l’édition électronique, le gouvernement du Canada s’assure que l’information gouvernementale est facilement disponible et transmise aux Canadiens d’une façon économique. Le gouvernement veille aussi à ce que ses publications, y compris les enregistrements audio et vidéo, soient préservées dans le patrimoine documentaire canadien et soient facilement accessibles au moyen des technologies émergentes et des méthodes traditionnelles.
  • 3.2Ces procédures appuient la Politique sur les communications et l’image de marque et Directive sur la gestion des communications. Elles décrivent les exigences clés des cadres supérieurs et des chefs des communications, ainsi que les rôles de Bibliothèque et Archives Canada de même que de la Direction des publications du gouvernement du Canada et de la Direction de l’approvisionnement en communications, toutes deux de Services publics et Approvisionnement Canada.
  • 3.3Ces procédures sont émises conformément à l’article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  • 3.4Ces procédures doivent être lues en parallèle avec la Politique sur les communications et l’image de marque, la Directive sur la gestion des communications, la Politique sur les langues officielles, la Directive sur les langues officielles pour les communications et services, la Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes, la Norme sur la facilité d’emploi des sites Web et la Norme sur l’accessibilité des sites Web.

4. Définitions

Les définitions servant à interpréter ces procédures se trouvent à l’Annexe : Définitions.

5. Énoncé des procédures

5.1 Objectif

L’objectif de ces procédures est d’assurer que les produits de communications du gouvernement du Canada sont facilement disponibles pour les Canadiens, et sont publiés de façon efficace et économique.

5.2 Résultats attendus

Les résultats attendus de la mise en œuvre de ces procédures sont les suivants :

  • les produits de communications sont facilement disponibles pour les Canadiens sur les sites Web du gouvernement du Canada;
  • les ministères gèrent leurs activités d’édition de façon efficace et économique, dans le but d’optimiser les ressources.

6. Exigences

Il incombe aux cadres supérieurs des ministères :

6.1 Édition électronique et imprimée

  • 6.1.1d’obtenir l’approbation du chef des communications ou de son délégué pour tous les produits de communications, tous les articles promotionnels et pour toute impression de masse;
  • 6.1.2de s’assurer que l’impression sur demande est la norme, par rapport à l’impression de masse, en utilisant l’option la plus économique et en noir et blanc, à moins que l’impression en couleur n’ait été jugée nécessaire.

Il incombe aux chefs des communications ou à leurs délégués :

6.2 Articles promotionnels

  • 6.2.1d’approuver l’élaboration, la production, l’acquisition, la distribution et l’utilisation des articles promotionnels;

6.3 Édition électronique et imprimée

  • 6.3.1d’approuver tous les produits de communications et toute impression de masse;
  • 6.3.2de s’assurer que tous les produits de communications sont affichés sur les sites Web du gouvernement du Canada, dans un format prêt à imprimer si possible;
  • 6.3.3de s’assurer que leur ministère effectue l’impression de masse seulement dans l’un ou l’autre des cas suivants :
    1. une version imprimée est précisément exigée selon une loi, un règlement ou une procédure parlementaire;
    2. le produit fournit au public des renseignements importants en matière de santé ou de sécurité;
    3. une version imprimée est nécessaire pour répondre aux besoins particuliers de l’auditoire cible;
    4. la taille ou le format du produit font en sorte que les imprimantes couramment disponibles ne peuvent pas être utilisées;
    5. un marché existant pour des services d’impression, d’entreposage ou de distribution, mis en place avant l’entrée en vigueur de ces procédures, ne peut être annulé ou le coût de l’annulation de ce marché excède tout avantage potentiel;
    6. le ministre, ou la personne désignée à l’annexe VI (Partie III, Colonne II) de la Loi sur la gestion des finances publiques, demande l’impression;
  • 6.3.4de s’assurer d’obtenir à l’avance la permission de reproduire, d’adapter, de traduire et de publier du matériel d’un tiers (tel que textes, photographies ou vidéos);
  • 6.3.5lorsque des produits de communications sont affichés sur les plateformes de tiers (par ex., les médias sociaux), de s’assurer que ces produits sont également disponibles sur des sites Web du gouvernement du Canada;

6.4 Répertoire des publications

  • 6.4.1de tenir un répertoire de toutes les publications du ministère, y compris les publications électroniques, les publications gratuites et destinées à la vente et celles produites en coédition;
  • 6.4.2d’envoyer deux fois l’an, en novembre et en avril, des copies électroniques du répertoire mentionné en 6.4.1 à la Direction des publications du gouvernement du Canada de Services publics et Approvisionnement Canada et à l’Unité du dépôt légal des ressources numériques de Bibliothèque et Archives Canada;

6.5 Exemplaires des publications

  • 6.5.1de fournir des copies électroniques et tangibles de toutes les publications, sur tous les supports et dans tous les formats, toutes les éditions, dans toutes les langues disponibles, à l’Unité de dépôt légal de Bibliothèque et Archives Canada;
  • 6.5.2de fournir des copies électroniques dans des formats portables seulement de toutes les publications dans toutes les langues disponibles à la Direction des éditions et des services de dépôt de Services publics et Approvisionnement Canada;

6.6 Numéros de publications et schémas de métadonnées

  • 6.6.1d’obtenir de la Direction des publications du gouvernement du Canada de Services publics et Approvisionnement Canada un numéro international normalisé du livre (ISBN) pour chaque publication, s’il y a lieu;
  • 6.6.2d’obtenir de Bibliothèque et Archives Canada un numéro normalisé international de publication en série (ISSN) pour les revues et les autres publications en série;
  • 6.6.3d’obtenir de la Direction des publications du gouvernement du Canada de Services publics et Approvisionnement Canada un numéro de catalogue du gouvernement du Canada, s’il y a lieu;
  • 6.6.4de s’assurer que leur ministère fournit à l’Unité du dépôt légal de Bibliothèque et Archives Canada l’information sur son schéma de métadonnées et sur toutes les métadonnées structurées disponibles;

6.7 Renseignements à incorporer dans les publications

6.8 Droits de la Couronne et attribution de marchés

  • 6.8.1de gérer le droit d’auteur de la Couronne et la concession de licences;
  • 6.8.2de s’assurer que tous les marchés pour la production, la distribution et l’évaluation de productions cinématographiques, films, disques compacts (CD), disques vidéos numériques (DVD) et vidéos, émissions de télévision et produits multimédias sont attribués par la Direction de l’approvisionnement en communications de Services publics et Approvisionnement Canada;

6.9 Gazette du Canada

  • 6.9.1d’appliquer les modalités stipulées sur le site Web de la Gazette du Canada lorsque le ministère publie dans la Gazette du Canada.

6.10 Surveillance et rapports

Dans les ministères

Il incombe aux chefs des communications :

  • 6.10.1de surveiller la conformité à ces procédures dans leur ministère;
  • 6.10.2de rendre compte, selon la méthode établie par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, sur le rendement de leur ministère à la suite de la mise en œuvre de ces procédures à la fin de l’exercice 2013-2014 et de 2014-2015, puis par la suite, sur demande du Secrétariat.

Dans l’ensemble du gouvernement

Il incombe à Services publics et Approvisionnement Canada et à Bibliothèque et Archives Canada :

  • 6.10.3de surveiller la mise en œuvre de ces procédures dans leurs domaines de responsabilités et d’informer le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada de tout cas grave ou systémique de non-conformité.

Il incombe au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada :

  • 6.10.4de collaborer avec Services publics et Approvisionnement Canada et Bibliothèque et Archives Canada pour régler tout cas grave ou systémique de non-conformité;
  • 6.10.5de surveiller à l’échelle du gouvernement la conformité à ces procédures;
  • 6.10.6d’examiner ces procédures et leur efficacité cinq ans après leur entrée en vigueur.

7. Conséquences

  • 7.1Les conséquences de la non-conformité à ces procédures peuvent inclure toute mesure prévue par la Loi sur la gestion des finances publiques que le Conseil du Trésor estimerait appropriée et acceptable dans les circonstances.

8. Rôles et responsabilités

8.1 Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Il incombe au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada :

  • 8.1.1de conseiller les ministères sur l’interprétation de ces procédures.

8.2 Services publics et Approvisionnement Canada

Il incombe à Services publics et Approvisionnement Canada :

Publications électroniques et imprimées

  • 8.2.1de produire une liste hebdomadaire des nouvelles publications en version électronique ou en version tangible, et de la mettre à la disposition du Réseau des bibliothèques de dépôt et du public jusqu’au ;
  • 8.2.2à compter du , de produire un rapport en ligne des nouvelles publications qui sera mis à jour sur une base régulière;
  • 8.2.3de cataloguer toutes les publications soumises dans la base de données centrale du gouvernement du Canada;
  • 8.2.4d’attribuer aux ministères des numéros internationaux normalisés du livre (ISBN) et des numéros de catalogue du gouvernement du Canada;
  • 8.2.5de constituer et de maintenir une collection en ligne de publications électroniques sur le site Web de Publications du gouvernement du Canada à publications.gc.ca;
  • 8.2.6d’imprimer, de distribuer, d’entreposer et de commercialiser les parties I, II et III de la Gazette du Canada et autres publications imprimées pour le compte des ministères jusqu’au 31 mars 2014;

Produits cinématographiques, vidéo et multimédias

  • 8.2.7de gérer les activités d’acquisition, y compris l’attribution des marchés pour tous les films, CD, DVD, émissions de télévision et produits multimédias et vidéo;
  • 8.2.8d’attribuer tous les marchés pertinents, les offres à commandes, les arrangements en matière d’approvisionnement et les commandes subséquentes, de gérer les modifications apportées aux marchés, les questions relatives à la sécurité financière, le règlement des différends, la résiliation et la clôture des marchés, et d’évaluer le rendement des fournisseurs.

8.3 Bibliothèque et Archives Canada

Il incombe à Bibliothèque et Archives Canada :

  • 8.3.1de gérer le programme de dépôt légal pour la collection des publications du gouvernement du Canada en conformité avec la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada;
  • 8.3.2d’agir à titre de dépôt permanent des publications du gouvernement du Canada et de ses ministères;
  • 8.3.3de conserver un répertoire permanent des publications du gouvernement du Canada dans des outils tels que sa base de données nationale des publications du patrimoine publié canadien;
  • 8.3.4d’attribuer les numéros internationaux normalisés des publications en série (ISSN) aux ministères et d’attribuer des blocs de numéros normalisés internationaux de livres (ISBN) à la Direction des publications du gouvernement du Canada de Services publics et Approvisionnement Canada.

9. Références

9.1 Législation

9.2 Instruments de politique connexes

10. Demandes de renseignements

Contactez le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Canada.ca

Contactez la Direction de l’approvisionnement en communications par courriel
Services publics et Approvisionnement Canada

Contactez la Direction des publications du gouvernement du Canada par courriel
Services publics et Approvisionnement Canada

Contactez l’Unité du dépôt légal par courriel
Bibliothèque et Archives Canada

Contactez l’Unité du dépôt légal des ressources numériques par courriel
Bibliothèque et Archives Canada

Annexe : Définitions

Articles promotionnels (promotional items)

dans le contexte de ces procédures, désignent les articles de fantaisie, souvenirs, marchandise, cadeaux et autres produits qui visent à promouvoir un programme, un projet, un service ou une initiative.

Document d’un tiers (third-party material)

document ou produit, comme un texte, une photographie et une vidéo, qui n’appartient pas à l’État.

Édition (publishing)

action de rendre l’information gouvernementale disponible au public.

Format EPUB (EPUB format)

format de fichier pour les livres ou documents électroniques, qui peut être ouvert par la plupart des lecteurs de livres numériques, des tablettes et des appareils mobiles.

Format portable (portable format)

format électronique (p. ex. PDF, EPUB) qui permet d’ouvrir une publication et de la visionner sur la plupart des ordinateurs, appareils mobiles et systèmes d’exploitation.

Format prêt à imprimer (print-ready format)

format d’un produit qui permet l’impression sur n’importe quelle imprimante sans nécessiter une mise en forme additionnelle (par ex. : HTML, PDF, etc.).

Impression de masse (volume printing)

produits de communications imprimés, y compris les publications, qui nécessitent un entreposage. Aussi appelé un tirage.

Impression sur demande (on-demand printing)

impression, au moyen d’imprimantes internes ou dans le cadre d’un marché avec un imprimeur, de produits de communications tels que des publications, lorsqu’un particulier le demande ou qu’un besoin se fait sentir. L’impression sur demande ne nécessite pas d’entreposage.

Métadonnées (metadata)

données structurées servant à identifier, décrire, localiser ou utiliser des sources d’information.

Numéro international normalisé des publications en série (ISSN) (International Standard Serial Number)

code unique d’identification des publications en série, telles que les périodiques, journaux, annuaires, revues et séries monographiques.

Numéro international normalisé du livre (ISBN) (International Standard Book Number)

système d’identification numérique utilisé pour les publications numériques, électroniques et imprimées. Le numéro international normalisé du livre attribue à la publication un identificateur unique qui est reconnu à l’échelle internationale.

Produit de communications (communications product)

dans le contexte de ces procédures, désigne tout produit, réalisé par ou pour le gouvernement du Canada, qui informe le public sur les politiques, les programmes, les services et les initiatives, ou sur les dangers et les risques liés à la santé, la sécurité et l’environnement. Les produits de communications peuvent aussi viser à expliquer les droits et les obligations des personnes. Les produits de communications peuvent être élaborés pour différents moyens de communications, comme des produits imprimés, électroniques ou enregistrés. Les produits de communications comprennent, mais sans s’y limiter, les publications, les communiqués de presse, les affiches, les dépliants, les brochures, les signets, les fiches d’information et les présentations. Dans le contexte de ces procédures, la publicité n’est pas considérée comme un produit de communications.

Public (public)

tous les auditoires canadiens, y compris les employés du gouvernement du Canada ainsi que les Canadiennes et les Canadiens qui voyagent ou habitent à l’étranger, qui ont besoin d’information sur les décisions, les politiques, les programmes et les services du gouvernement du Canada.

Publication (publication)

produit d’information ayant une longue durée de vie, élaboré par ou pour le gouvernement du Canada, mis à la disposition du public, quel que soit le support ou le format, y compris un format électronique (p. ex. PDF, EPUB ou autres formats portables), numérique, imprimé ou un enregistrement. Les publications comprennent les produits tels que les livres, rapports, livrets, brochures, dépliants, périodiques, cartes, graphiques, imprimés, enregistrements sonores, films, vidéos, émissions de télévision, produits audiovisuels et multimédias, guides, manuels, publications numériques en ligne et publications en série. Dans le contexte de ces procédures, les publications ne comprennent pas les articles qui sont purement promotionnels ou qui ont une courte durée de vie, tels que les calendriers, les communiqués de presse, la publicité, les fiches d’information, les formulaires et les présentations. Les publications ne comprennent pas les pages Web en HTML.

Schéma de métadonnées (metadata schema)

cadre ou plan structuré qui définit un ensemble d’éléments de données utilisé pour décrire une ressource d’information.

Sites Web du gouvernement du Canada (Government of Canada websites)

dans le contexte de ces procédures, désigne les sites Web internes et externes, y compris les intranets des ministères et tout autre site Web géré par le gouvernement ou qui lui appartient.

Support tangible (tangible format)

support matériel, comme un document imprimé, un disque compact (CD) ou un disque vidéo numérique (DVD). Lorsque les publications sont produites sur supports tangibles, c’est le support tangible comme tel qui est catalogué, distribué et traité comme étant la publication.

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le président du Conseil du Trésor, 2017,
ISBN : 978-0-660-09970-5

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