Annulée [2010-12-11] - Planification des produits d'information : pratiques d'édition efficace, sans superflu

Les présentes lignes directrices sont une consolidation des directives du Conseil du Trésor sur l'édition «sans superflu, qui ont été données pour composer avec les compressions annoncées dans le Budget de février 1992. Les directives prévoient la rationalisation de l'édition du gouvernement et l'adoption d'un «caractère»distinctif pour ce qui est des communiqués, des pochettes pour trousses d'information et de la couverture des rapports. Les présentes lignes directrices remplacent les directives du Conseil du Trésor publiées le 7 et le 30 juillet et le 29 septembre 1992.

Loin d'être limitatives, les lignes directrices ont été établies pour vous guider dans les pratiques de l'édition «sans superflu. Certes, il existe plus d'une façon de procéder mais, essentiellement, il s'agit d'adopter de saines méthodes de planification de sorte que les produits d'information soient peu coûteux, bien conçus et écologiques et qu'ils communiquent efficacement les messages. Chaque institution adaptera les lignes directrices en fonction de ses besoins.

Les demandes de renseignements sur la mise en oeuvre de ces lignes directrices peuvent être adressées à la Division des pratiques de gestion de l'information, Direction de la politique administrative, Secrétariat du Conseil du Trésor.

Questions et tendances. La société infoculturelle dans laquelle nous vivons aujourd'hui influe grandement sur l'édition du gouvernement, que ce soit en raison des percées technologiques, de la nécessité de protéger l'environnement, du passage à une culture axée sur la prestation de services ou de la rapidité à laquelle croît le volume d'information. Interviennent également la réforme de la fonction publique et le climat d'austérité, qui se poursuivent. Les questions et tendances sous-jacentes sont :

• le remplacement accéléré des imprimés par les médias électroniques;
• la nécessité de réduire les répercussions sur l'environnement;
• la demande d'accès et d'extraction facile de l'information;
• les exigences touchant la pertinence, la concision et le caractère opportun de l'information;
• la diversité croissante des publics cibles et les changements démographiques;
• la nécessité de publier l'information sur des supports de substitution (gros caractères, braille, livres sonores);
• les nouveaux procédés et méthodes pour entreposer, publier et diffuser l'information;
• l'importance d'un langage clair et simple et de documents bien structurés;
• le volume croissant de l'information qui circule et les effets du déluge d'information et de la pollution visuelle;
• la nécessité de rendre les communications visuelles plus cohérentes.

Tous ces éléments se répercutent de diverses manières sur les méthodes et les pratiques de diffusion de l'information. L'effet conjugué de ces éléments complique les activités liées à l'édition.

Application. Ces lignes directrices s'appliquent aux institutions figurant aux annexes I et II de la Loi sur la gestion des finances publiques ainsi qu'aux entités qui sont des ministères aux fins de cette loi.

Portée. Les lignes directrices et les directives s'appliquent aux publications gouvernementales destinées aux publics externes et internes, et à la présentation graphique des couvertures de rapports, des communiqués et des pochettes pour trousses d'information.

Exceptions. Certaines publications ou catégories de produits exigent une approche différente; les exceptions comprennent :

• la publication ayant trait directement à la représentation du Canada à l'étranger;
• la publication vendue et financée au moyen du recouvrement des coûts (méthode du crédit net), p. ex. les publications de Statistique Canada;
• l'information publiée en vertu d'un programme à coûts partagés ou d'une entente de partenariat, lorsque le protocole d'entente a été signé avant l'adoption des lignes directrices régissant l'approche «sans superflu;
• l'information ne pouvant être communiquée adéquatement par les tirages en une seule couleur (p. ex. où les couleurs servent à distinguer des zones de cartes géographiques ou à présenter des renseignements relatifs à la santé et à la sécurité).

Même si une publication se trouve parmi l'une des exceptions énumérées ci-dessus, il faut soigneusement soupeser la décision d'opter pour une présentation plus coûteuse plutôt que d'appliquer l'approche «sans superflu.

Les lignes directrices sur l'édition «sans superflu»visent :

• à rationaliser les activités d'édition en éliminant les publications non essentielles et en conservant toutes les publications qui relèvent du devoir d'informer et toutes autres publications essentielles;
• à favoriser les saines méthodes de planification, axées sur les besoins des utilisateurs ainsi que sur l'efficacité sur le plan des coûts;
• à favoriser les méthodes de production et de diffusion peu coûteuses, à réduire le plus possible les répercussions sur l'environnement; et
• à établir un «caractère»distinctif en uniformisant la présentation des communiqués, des pochettes pour trousses d'information et des couvertures de rapports.

Ces objectifs viennent appuyer les orientations de la politique du gouvernement en matière de communications. L'exigence de publier dans les deux langues officielles est toujours la même, et les mesures prises en vue de réduire les coûts ne doivent pas empêcher les institutions de s'acquitter de leur obligation de servir le public en français ou en anglais.

Les institutions trouveront sans doute utile de faire appel à des comités d'examen internes pour la préparation d'un plan d'édition, et pour soulever des questions telles que :

• S'agit-il de répondre à une exigence réglementaire? Le devoir d'informer intervient-il?
• La publication doit-elle être diffusée dans les deux langues officielles?
• Le plan repose-t-il sur une analyse des besoins exprimés par les groupes cibles ou par le grand public?
• La publication assure-t-elle la diffusion efficace du message, tant sur le plan d'atteindre le public cible qu'au point de vue des coûts et des retombées?
• Y a-t-il lieu d'examiner certaines publications existantes en vue de les regrouper ou de les restructurer?
• L'information est-elle diffusée sous diverses formes ou au moyen de supports de substitution (support papier et électronique, gros caractères, cassettes audio)?
• Des dispositions ont-elles été prises pour faire une évaluation critique du projet?

Un plan de diffusion peut permettre d'accroître l'efficience des projets et de réaliser des économies. Il convient de soulever les questions suivantes :

• Pourrait-on réduire les coûts d'impression et de distribution si le public cible était mieux défini?
• Serait-il possible de réaliser des économies en recourant à des méthodes du genre impression «sur demande»ou «décentralisée?
• Les listes de diffusion sont-elles tenues à jour et coordonnées à l'échelle de l'organisation?
• Les listes de diffusion reflètent-elles les langues officielles dans lesquelles les produits devraient être diffusés?
• Y a-t-il lieu d'évaluer les méthodes actuelles en fonction des changements apportés par le passage à la distribution par voie électronique et par l'évolution des besoins des utilisateurs?
• Fournit-on des exemplaires de toutes les publications, gratuites ou non, au Programme des services aux dépositaires, à la Bibliothèque du Parlement, à la Bibliothèque nationale et à la bibliothèque de l'institution?
• Y a-t-il des mécanismes en place pour assurer la rétroaction sur le volume de la demande et la satisfaction du client?

La nécessité de mettre à la disposition du public de l'information qui soit facile à obtenir exige de bons documents de référence, dont les répertoires, les catalogues et l'index. Tous ces ouvrages de référence favorisent la diffusion de l'information et la prestation des services gouvernementaux. Il existe certains moyens pour faciliter la tâche des personnes qui cherchent à obtenir de l'information :

• Les titres des publications devraient être formulés en fonction de l'utilisateur, c'est-à-dire qu'ils devraient être explicites tout en étant concis (à ces fins, il peut être utile de recourir à des sous-titres).
• Les ouvrages de référence se révéleront plus pratiques s'ils renferment les grandes lignes du contenu ou un résumé analytique. Ils devraient également comprendre des renseignements sur l'existence des documents sous d'autres formes (supports de substitution ou équipements destinés aux personnes handicapées).
• L'extraction de l'information est possible si des codes d'identification, notamment les numéros de catalogue, les codes ISBN, ISSN et CIP ainsi que les codes barres, sont utilisés de façon uniforme.

Le volume d'information croît rapidement; il semble donc indiqué de tenir compte de l'accessibilité à l'information au moment de la planification, c'est-à-dire de veiller à mettre les documents à la portée de tous (par l'entremise de catalogues, de répertoires, de listes de contenu, d'index) et à les rendre faciles à consulter (rubriques, structure, disposition).

Il s'agit tout d'abord de définir les besoins, prenant en ligne de compte tous les aspects en passant par la conception, la production et la diffusion, sans oublier les besoins des utilisateurs. Les principes de la planification des produits imprimés et électroniques sont rappelés ci-dessous. La section portant sur les meilleures pratiques, qui figure à la fin du présent document, contient des précisions à ce sujet.

Produits imprimés. La présentation et la dimension d'un produit ainsi que le papier et les couleurs de l'encre utilisés influent directement sur le coût et sur l'environnement. Bon nombre des facteurs entrant en jeu sont interdépendants; les économies éventuelles devraient donc être déterminées en comparant les coûts unitaires pour les diverses méthodes et procédés. Pour faire en sorte que le design du produit est conforme à l'approche «sans superflu, il importera :

• D'adopter des dimension conformes aux méthodes de production et de diffusion courantes et de voir à ce que le papier utilisé, ainsi que les presses à imprimer, soient de format standard, et que la publication puisse se glisser dans une enveloppe de dimension standard.
• De recourir à la présentation qui convient le mieux à la diffusion de l'information dans les deux langues officielles (versions unilingues distinctes ou version bilingue) en tenant compte des facteurs suivants : accessibilité; disponibilité; diffusion; coûts de l'impression et de la distribution; et répercussions sur l'environnement.
• De recourir à l'impression en une seule couleur aussi souvent que possible, et à l'impression en plusieurs couleurs uniquement lorsque les besoins fonctionnels l'exigent (cartes géographiques, tableaux, ou instructions relatives à la sécurité).
• De choisir le papier en fonction des besoins de l'utilisateur, des coûts et des répercussions sur l'environnement, en tenant compte de divers facteurs : cycle de vie du document; valeur archivistique et papier permanent; finition; grammage; opacité; manutention et distribution; et bien sûr, du recyclage.
• De choisir le papier pour la couverture en fonction des besoins fonctionnels (manutention, méthode de reliure, cycle de vie du produit), et d'envisager la possibilité d'utiliser le même papier pour le contenu que pour la page couverture (couverture intégrale), s'il y a lieu.

Les coûts de production d'un produit et les répercussions sur l'environnement sont étroitement liés. En adoptant l'approche «sans superflu, les institutions montrent l'importance qu'elles accordent, dans le choix des matériaux et procédés utilisés, à la consommation d'énergie, au cycle de vie d'un produit et au recyclage. On devrait en effet soigneusement choisir les matériaux ou les procédés comme le papier, le couvrage de l'encre, les couchages, la reliure, l'emballage ainsi que la méthode de distribution. Une telle façon de concevoir et de planifier les documents témoigne d'un bon sens des responsabilités.

Produits électroniques. En raison des divers types d'utilisateurs, de la vaste gamme de produits sur le marché et du caractère interactif de l'éditique, il importe d'adopter une méthode de planification qui soit générale, et de tenir compte d'un grand nombre de facteurs, dont l'accessibilité pour l'utilisateur; la reproduction (textes, graphiques, sons); la capacité d'entreposage; les logiciels d'extraction de données; le manuel d'utilisateur; les normes applicables; et l'établissement de liens avec d'autres sources d'information.

Il est évident que les pratiques d'édition traditionnelle devraient être adaptées afin que soient mises à profit les capacités de transfert de données par voie électronique. L'organisation de l'information et la présentation des textes et des graphiques sont tout particulièrement touchés.

Le design de la couverture des rapports annuels, des rapports techniques et scientifiques et de toute autre publication interne doit être entièrement conforme à l'approche «sans superflu. En d'autres mots, les couvertures devraient être imprimées en une seule couleur, dotées d'une présentation typographique simple et dépourvues de toute illustration. Ces critères s'appliquent à toutes les présentations, qu'il s'agisse de produits imprimés ou électroniques. L'objectif est de présenter les rapports et les publications internes du gouvernement fédéral de façon cohérente et simple.

Ce qui en découle est un design fonctionnel qui comprend le titre du document et tous les renseignements nécessaires, notamment la qualité d'auteur, l'image de marque, le numéro du catalogue et la date. Le design typographique d'un rapport particulier ou d'une série de rapports peut être un moyen d'en traduire la nature et la portée.

Exigences. Les institutions (voir la note) doivent utiliser les formulaires normalisés pour tous les communiqués du gouvernement fédéral. Les pochettes standard pour trousses d'information doivent être utilisées pour fournir des renseignements aux médias ou à des événements publics.

Note : L'emploi des communiqués et des pochettes standard ne s'appliquent pas aux institutions identifiées par les armoiries, ni aux institutions exemptées du Programme de coordination de l'image de marque.

Entrée en vigueur. La directive du Conseil du Trésor émis le 7 juillet 1992, a énoncé que la politique entre en vigueur dès que les stocks actuels de formulaires et de pochettes sont épuisés.

Identification de l'institution. Vu le caractère universel de la signature «Gouvernement du Canada, il peut être nécessaire d'identifier l'institution qui publie le communiqué. Une telle identification devrait s'agir du nom de l'institution plutôt que de sa signature (seule la signature «Gouvernement du Canada»peut apparaître sur ces formulaires). On peut en imprimer au préalable le titre sur la bande supérieure du formulaire (dans l'espace prévu à cette fin) ou on peut le placer dans le titre ou dans le texte du communiqué.

Diffusion par voie électronique. Même si la normalisation des communiqués est axée sur l'emploi des imprimés, cette méthode n'est pas la seule qui soit utilisée ou préconisée. On invite les institutions à publier leurs communiqués par des moyens plus économiques (en direct ou par télécopieur par exemple). Lorsque l'on utilise de tels moyens il faut, dans la mesure du possible, appliquer les normes graphiques visant les imprimés.

Pochettes pour trousses d'information. Outre de contenir les renseignements destinés aux médias, les pochettes renferment l'information distribuée lors des conférences, des expositions ou des événements semblables. Pour identifier l'institution, on peut insérer une carte (de la taille d'une carte de visite) dans la partie gauche à l'intérieur de la pochette.

Acquisition. Les institutions peuvent faire imprimer ces articles, faire appel au Réseau d'impression automatisée, ou ils peuvent les commander auprès du service AAS (service d'approvisionnement en articles stockés). Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournira les maquettes, les fichiers électroniques et les spécifications d'impression, sur demande.

Les demandes de renseignements au sujet du Réseau d'impression automatisée devraient être adressées au Groupe Communication Canada
(tél. 613-941-5410).

Lorsqu'on commande les formulaires et les pochettes par le AAS, les demandes devraient être adressées au Centre d'approvisionnement de la région de la capitale, Approvisionnements et Services Canada, 1010, rue Somerset ouest, Ottawa (Ontario), K1A OT4 (tél. 613-957-3468).

Il convient d'utiliser les codes suivants pour commander ces articles en format unilingue ou bilingue :

Communiqué
GC 195 (92/06), 7540-21-886-3758

News release
GC 194 (92/06), 7540-21-886-3757

Communiqué/News release
GC 197 (92/06), 7540-21-886-4897

News release/Communiqué
GC 193 (92/06), 7540-21-886-3756

Pochette pour trousse d'information (français/anglais)
GC 225 (92/06), 7540-21-909-1812

Pochette pour trousse d'information (anglais/français)
GC 224 (92/06), 7540-21-909-1811

Dumas, Angela and Mintzberg, Henry, Managing Design Designing Management, Design Management Journal, Vol. 1, No.1, Fall 1989, pp. 37-43, ISSN 1045-7194, Boston, MA.

Gouvernement du Canada, Communications : Un guide pour la bonne gestion de vos communications, N_ de cat. BT32-36/3-1992, ISBN 0-662-58909-2, Secrétariat du Conseil du Trésor et Bureau du Contrôleur général, mars 1992.

Information Design Journal, ISSN 0142-5471,
PO Box 185, Milton Keynes MK7 6BL.

ISO 9000 Compendium, International Standards for Quality Management, Organisation internationale de normalisation, ISBN 92-67-10172-2, 1992.

Whitney, Patrick et al, Design in the Information Environment: how computing is changing the problems, processes and theories of design, Random House of Canada Limited, Toronto, 1985, ISBN 0-8093-1251-4, (175 pp.).