Annulée [2018-05-29] - Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux

En vertu de la directive, lorsqu'une réclamation est déposée contre l'État, le gestionnaire doit, sans parti pris et sans admettre sa responsabilité, demander au plaignant de présenter les renseignements suivants :

• un énoncé détaillé des faits sur lesquels se fonde la réclamation est fondée;
• un énoncé détaillé indiquant le calcul de la réclamation;
• les documents originaux comme éléments de preuve de tous les déboursements.

Lorsqu'une réclamation, ainsi que le rapport d'enquête et tout renseignement fournis par le demandeur, sont transmis aux Services juridiques conformément à la directive, il est recommandé que l'avis juridique porte sur ce qui suit :

• la responsabilité de l'État;
• les mesures qui devraient être prises, le cas échéant, pour régler la réclamation, compte tenu du rapport coût-efficacité;
• les modalités selon lesquelles il serait recommandé de régler la réclamation, le cas échéant.

Aux termes de la directive, le gestionnaire doit mener une enquête sur les incidents signalés des réclamations pour des effets personnels d'un fonctionnaire qui ont été endommagés, perdus, volés ou détruits. Ces réclamations ne doivent pas être traitées au moyen de paiements à titre gracieux. De plus, on recommande au gestionnaire de tenir compte des critères suivants pour déterminer les montants à payer :

• les effets personnels du fonctionnaire comprennent uniquement les articles que l'on associe à l'exécution des tâches au moment où les effets ont été perdus ou endommagés;
• le montant versé équivaudra au coût total de remplacement des effets endommagés par des effets de qualité semblable ou équivalente, ou au coût raisonnable de réparation, quel que soit le montant le plus approprié.

Conformément à la directive, le gestionnaire auquel on a délégué le pouvoir de demander des paiements est tenu de prendre en considération les facteurs ci-dessous pour décider s'il y a lieu d'effectuer un paiement à titre gracieux :

• Dédommagement par l'intermédiaire d'autres sources, par exemple, en vertu de lois ou de règlements fédéraux ou provinciaux, aux termes de programmes privés ou publics, de dispositions contractuelles, ou de clauses d'assurance commerciale ou par des mesures de recouvrement par une tierce partie;
• La directive ne doit pas être utilisée pour combler des lacunes perçues ou pour pallier l'insuffisance apparente de quelque loi, décret, règlement, politique, entente ou autre instrument directeur. Si, par exemple, un aspect particulier est assujetti à un autre instrument et que ce dernier ne prévoit pas un paiement comme ceux dont il est question dans la directive, cette dernière ne peut être utilisée pour élargir l'application de l'instrument, et il faudra alors demander une dérogation à cet instrument;
• S'il ne semble pas exister un instrument directeur, il faut passer en revue toutes les autres sources possibles d'indemnisation (c'est-à-dire les textes législatifs ou réglementaires, les autres politiques et directives du Conseil du Trésor, le financement des programmes, les subventions ou les contributions);
• Un paiement à titre gracieux peut être effectué si, après l'examen, il n'existe aucune autre source de financement ou les sources ne fournissent pas un dédommagement suffisant, aucune obligation de la part de l'État, aucune limite, aucune restriction et aucune interdiction dans les plans;
• Le montant du paiement doit être réduit lorsque les agissements ou l'omission d'agir d'une personne, y compris la personne à laquelle le paiement est destiné, ont contribué aux dommages ou à la perte subie.

Conformément à la directive, en contrepartie des paiements effectués pour conclure une entente négociée, le gestionnaire doit obtenir une quittance, sauf si cela n'est pas opportun sur le plan administratif ou le gestionnaire est confiant que le paiement règlera la réclamation. La quittance peut prendre la forme indiquée à l'annexe A, ou être établie d'après les instructions des Services juridiques. Pour les paiements à titre gracieux, la quittance n'est pas normalement requise.

Aux termes des exigences en matière de déboursement de la directive, le gestionnaire auquel on a délégué le pouvoir d'effectuer des paiements doit comptabiliser les déboursements liés à des réclamations contre l'État et les paiements à titre gracieux en tenant compte de ce qui suit :

• Aux termes de la partie II de la Loi sur la responsabilité civile de l'État et le contentieux administratif, les paiements en exécution des jugements qui sont rendus contre l'État par un tribunal fédéral ou un tribunal provincial à l'égard de questions relevant de cette loi doivent être prélevés comme dépenses législatives sur le Trésor sur présentation d'un certificat de jugement, conformément au paragraphe 30(1) de la Loi. De même les paiements en exécution des jugements rendus contre l'État par la Cour suprême du Canada sont prélevés sur le Trésor en vertu de l'article 98 de la Loi sur la Cour suprême. Les sommes payées sur le Trésor au nom des ministères doivent ultérieurement être comptabilisées au moyen d'un transfert de fonds à partir d'un crédit ministériel ou d'une demande de fonds supplémentaires.
• Les dépenses des témoins, les frais de déplacement, les frais juridiques et les autres dépenses engagées par les ministères ou en leur nom, pour la préparation, la poursuite ou la défense d'une affaire en justice, les règlements à l'amiable, les paiements des indemnités et les paiements à titre gracieux doivent être imputés au crédit du ministère concerné.
• Les coûts adjugés contre l'État en vertu d'une décision sont payables conformément aux instructions du tribunal. Les montants adjugés par la cour sont imputés au crédit du ministère concerné.
• Il est important de faire la distinction entre un jugement rendu dans une procédure intentée devant un tribunal et une décision d'un juge exerçant des fonctions non judiciaires. Pour autant qu'un juge peut être nommé commissaire aux enquêtes ou arbitre des conflits de travail et il peut être nommé évaluateurs ou arbitre pour l'application des diverses lois. La décision que prend un juge à l'égard, par exemple, du paragraphe 57(3) de la Loi sur la santé des animaux ou du paragraphe 41(3) de la Loi sur la protection des végétaux n'est pas une décision du tribunal et n'est pas couverte par des autorisations législatives concernant les jugements des tribunaux.

Conformément à la directive, il incombe aux gestionnaires de mettre tous les efforts raisonnables pour optimiser les ressources dans le règlement des réclamations déposées par l'État. Il est recommandé que le gestionnaire tienne compte de la rapidité et du rapport coût-efficacité du processus administratif pour résoudre les réclamations.

Conformément à la directive, il incombe au gestionnaire de transmettre aux Services juridiques toute les réclamation donnant lieu à une procédure juridique et d'obtenir un avis juridique dans le cas où des sommes importantes sont en jeu ou s'il existe un manque de preuves ou des preuves conflictuelles ou encore si les principes juridiques applicables ne sont pas connus avec certitude.

Il peut arriver que l'État fasse une réclamation contre un fonctionnaire non visé par la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers. Aux termes de la directive, si cette situation se produit, avant de procéder au recouvrement des sommes par le biais d'une retenue sur la paye ou d'une réduction de toute somme due ou payable par l'État au fonctionnaire, le gestionnaire doit prendre les mesures suivantes :

• aviser le fonctionnaire de la retenue proposée et de son droit de contester la retenue proposée dans un délai de 30 jours;
• examiner les arguments du fonctionnaire, le cas échéant, avant de prendre une décision finale.

Aux termes de la directive, il incombe au gestionnaire d'obtenir le paiement des réclamations déposées par l'État conformément aux dispositions de la Directive sur la gestion des comptes débiteurset de la Directive sur les rentrées, dépôt et comptabilisation des rentrées de fonds. Les sommes recueillies, y compris tout produit des assurances, doivent être déposées au crédit du receveur général et ne peuvent pas être remises dans un compte de crédit, sauf dans les circonstances suivantes :

• Les rentrées de fonds résultant d'un règlement pour perte ou endommagement de biens de l'État, aux termes de l'article 39 de la Loi sur la gestion des finances publiques, sont versées au crédit sur lequel ont été imputées les sorties de fonds correspondantes, pourvu que la sortie de fonds et le recouvrement aient lieu au cours du même exercice.
• Une autorisation de dépenser des revenus a été établie.

Conformément à la directive, le gestionnaire auquel on a délégué le pouvoir de régler des réclamations peut signer une quittance en tant que condition du paiement effectué pour résoudre une réclamation de l'État.