Annulée [2017-04-01] - Directive sur les réclamations et les paiements à titre gracieux

Énonce les exigences de traitement des réclamations et des paiements à titre gracieux.
Modification : 2011-04-28

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1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er octobre 2009.

1.2 Elle remplace la Politique sur les réclamations et les paiements à titre gracieux (datée du 1er juin 1998.)

2. Application

2.1 La présente directive s’applique aux ministères telle que définie à l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

2.2 Les parties des sections de la directive qui permettent au contrôleur général de vérifier si les ministères se conforment à la directive ou de demander aux ministères de prendre des mesures correctives ne s’appliquent pas en ce qui concerne le Bureau du vérificateur général, le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée, le Bureau du commissaire à l’information, le Bureau du directeur général des élections, le Bureau du commissaire au lobbying, le Bureau du commissaire aux langues officielles et le Bureau du commissaire à l’intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux des organisations susmentionnées sont les seuls responsables de la surveillance de la conformité à la directive au sein de leurs organisations. Ils sont également les seuls responsables en cas de non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui se rapportent à la gestion de la conformité.

2.3 La présente directive s’applique aux paiements à titre gracieux.

2.4 La présente directive devrait s'appliquer seulement dans le cas où il n'y a aucune loi, aucun règlement ou aucun outil stratégique pour effectuer le paiement.

2.5 La présente directive ne s’applique pas aux réclamations entre ministères. Le cas échéant, les ministères s’abstiendront de se demander mutuellement réparation.

2.6 La présente directive ne s'applique pas aux réclamations entre ministères et sociétés d'État. Le cas échéant, ces réclamations font l'objet d'un règlement négocié ou, si les négociations sont dans une impasse, elles, sont soumises au sous-procureur général du Canada.

3. Contexte

3.1 La présente directive a pour objet d’assurer le règlement efficace des réclamations déposées par Sa Majesté du chef du Canada (l’État) et contre elle par suite des activités gouvernementales. Une réclamation peut être déposée par l’État ou contre l’État même lorsque les parties à des activités gouvernementales ont agi de bonne foi. La présente directive appuie les objectifs de la Politique sur le contrôle interne en énonçant les rôles et les responsabilités des dirigeants principaux des finances, des gestionnaires (y compris ceux à qui sont déléguées des pouvoirs afin d’effectuer des paiements) et des agents de sécurité des ministères relativement au traitement des réclamations et des paiements à titre gracieux. Il s’agit en fait de mettre en place une approche uniforme qui respecte les obligations et les pouvoirs financiers et juridiques de l’État. Les réclamations peuvent comprendre des demandes d’indemnisation au titre de pertes, de dépenses ou de dommages de l’État ou d’un réclamant, y compris des demandes ou des propositions de paiement à titre gracieux par l’État.

Sous réserve du respect des exigences de la présente directive, l'administrateur général a le pouvoir de prendre les mesures suivantes :

  • accepter les montants fixés à titre de règlement dans le cas de réclamations déposées par l'État;
  • recouvrer auprès des fonctionnaires tout montant payable à l’État par ces derniers;
  • payer le montant du règlement des réclamations déposées contre l’État;
  • effectuer des paiements à titre gracieux.

3.2 La présente directive est émise en vertu de l’article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques et du Décret de 1991 sur les paiements à titre gracieux, inclus à l'annexe B.

3.3 Tout pouvoir de dépenser et de certification conféré en vertu de la présente directive peut être exercé par un agent désigné par l’administrateur général, sauf que seul ce dernier peut approuver les paiements à titre gracieux de plus de 2 000 $. Il convient de préciser que la Politique sur les services juridiques et l’indemnisation s’appliquera lorsqu’il s’agit de prendre des décisions d’approuver des demandes d’aide juridique et d’indemnisation pour les fonctionnaires faisant l’objet de réclamations et d’actions en justice

3.4 La présente directive doit être lue de concert avec les documents suivants :

4. Définitions

Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente directive figurent à l'annexe A.

5. Énoncé de la directive

5.1 Objectif

Assurer le règlement rapide et approprié des réclamations déposées par l’État ou contre l’État et ses fonctionnaires ainsi que le traitement rapide et précis des paiements à titre gracieux.

5.2 Résultats attendus

  • Les ressources financières sont utilisées de façon appropriée selon la bonne autorisation, et les pertes dues au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, aux fraudes, aux omissions et à d'autres irrégularités sont réduites au minimum; et
  • Règlement rapide, exact et approprié des réclamations faites par l'État ou contre l'État et ses fonctionnaires, dont les paiements à titre gracieux.

6. Exigences

6.1 Les dirigeants principaux des finances exercent les responsabilités suivantes :

6.1.1 Veiller à ce que les pratiques et contrôles de gestion permettent d'accélérer le règlement des réclamations et les paiements connexes, y compris les paiements à titre gracieux, et à ce que les éléments suivants soient clairement énoncés :

  • rôles et responsabilités des responsables de la gestion financière en ce qui concerne le traitement des réclamations, y compris les paiements à titre gracieux;
  • réclamations qui sont déposées par l’État ou contre l’État sont visées par d’autres autorités, d’autres instruments directeurs ou d’autres politiques et doivent donc être traitées conformément à ces derniers;
  • procédure à suivre pour signaler tout incident survenu dans le cadre d’activités gouvernementales qui peut donner lieu à une réclamation déposée par l’État ou contre l’État;
  • demande d’une opinion juridique ou de conseils auprès des Services juridiques concernant les réclamations, y compris les paiements à titre gracieux déposées par l’État ou contre l’État;
  • procédure d'enquête en consultation avec l'agent de sécurité du ministère;
  • pouvoirs de dépenser délégués en en vertu de la présente directive;
  • pouvoirs de certification délégués en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques concernant les paiements à des réclamants;
  • tous les paiements des réclamations déposéescontre l'État, les paiements à titre gracieux et les montants adjugés par les tribunaux doivent être consignés dans les Comptes publics de l'exercice où ils sont effectués (Manuel du receveur général, chapitre 15, Procédures des comptes publics).

6.2 Les gestionnaires ministériels ont les responsabilités suivantes à l'égard des réclamations déposées contre l'État et des paiements à titre gracieux :

  • Demander que le réclamant communique les données factuelles sur lesquelles se fondent sa réclamation, y compris la manière dont les calculs ont été effectués, et qu'il fournisse les copies originales des documents confirmant tous les déboursements.
  • Transmettre les réclamations aux Services juridiques :
    • lorsque la réclamation donne lieu à une procédure judiciaire;
    • lorsqu’une opinion juridique doit être obtenue si on envisage d’effectuer un paiement de plus de 25 000 $ pour régler d’une réclamation;
    • lorsqu'il est question d'un paiement à titre gracieux.
  • Procéder, avec l’aide de l’agent de la sécurité du ministère s’il y a lieu, à une enquête portant sur des incidents déclarés concernant des réclamations de fonctionnaires dontes effets personnels qui ont été endommagés, perdus, volés ou détruits et s’assurer que ces incidents sont considérés comme une réclamation et non comme un paiement à titre gracieux.
  • Obtenir une quittance de règlement d’un paiement auprès du réclamant à titre du paiement.
  • Comptabiliser tous les déboursements.

6.2.1 De plus les gestionnaires auxquels a été délégué le pouvoir d’effectuer des paiements pour régler des réclamations déposées contre l’État et des paiements à titre gracieux assument les responsabilités suivantes :

  • Prendre en compte, lorsqu’il s’agit de décider s’il y a lieu d’effectuer un paiement d’indemnisation, les aspects juridiques et les autres éléments validant les réclamations, la rapidité et la rentabilité des mesures administratives, la réduction des paiements dans les cas où les actes ou les omissions d’une personne ont causé des dommages ou des perte;
  • Déterminer s’il existe un autre mode d’indemnisation raisonnable lorsqu’il faut décider s’il y a lieu d’effectuer un paiement à titre gracieux.
  • S’assurer que la présente directive n’est pas utilisée pour combler des lacunes perçues ou pallier l'insuffisance apparente de quelque loi, décret, règlement, politique, accord ou autre instrument directeur, par exemple, si un aspect particulier est assujetti à un autre instrument et que ce dernier ne prévoit pas un paiement comme ceux dont il est question dans la présente directive, par exemple, cette dernière ne peut pas être utilisée pour élargir l'application de l’instrument, et il faudra alors demander une dérogation à cet instrument.
  • En l’absence d’un instrument directeur, passer en revue toutes les autres sources d’indemnisation possibles, par exemple un instrument législatif ou réglementaire, d’autres politiques ou directives du Conseil du Trésor, l’octroi de fonds aux termes d’un programme, ou encore des subventions et des contributions.

6.3 Les gestionnaires ministériels exercent les responsabilités suivantes à l’égard des réclamations déposées par l’État :

  • Déployer tous les efforts raisonnables pour que le règlement de la réclamation se traduise par une optimisation des ressources.
  • Transmettre aux Services juridiques toute les réclamations donnant lieu à une procédure juridique, et obtenir une opinion juridique lorsque des sommes importantes sont en jeu ou lorsque les preuves sont incomplètes ou contradictoires, ou encore lorsque les principes juridiques applicables ne sont pas connus avec certitude.
  • Recouvrer des montants auprès d’un fonctionnaire et l’informer de la retenue proposée et de son droit de la contester dans un délai de 30 jours, et tenir compte des arguments du fonctionnaire, le cas échéant, avant de prendre une décision finale. Il convient de préciser que le paragraphe 155(3) de la Loi sur la gestion des finances publiquess’applique également à de telles situations.
  • Recouvrer le paiement ou obliger le paiement de la réclamation en conformité avec la Directive sur la gestion des comptes débiteurs et la Directive sur les rentrées, dépôts et enregistrements de fonds

De plus, les gestionnaires auxquels a été délégué le pouvoir de régler des réclamations assument les responsabilités suivantes :

  • S’il y a lieu, signer une quittance à condition qu’un paiement est effectué pour régler une réclamation de l’État.

6.4 L'agent de sécurité du ministère exerce les responsabilités suivantes :

  • Effectuer des enquêtes ou aider les gestionnaires dans le cadre d'enquêtes en fonction des types d'incident et des montants en jeu.

6.5 Exigences en matière de surveillance et de rapports

6.5.1 Le dirigeant principal des finances à la responsabilité d’appuyer son administrateur général en surveillant la mise en œuvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère, en portant à l’attention de l’administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité , en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en signalant au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.

6.5.2 Le contrôleur général à la responsabilité de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et d’effectuer un examen dans un délai de cinq à huit ans.

7. Conséquences

7.1 En cas de non-conformité, il incombe à l’administrateur général de prendre des mesures correctives au sein de son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en œuvre des exigences de la présente directive.

7.2 Pour aider l'administrateur général à s'acquitter de ses responsabilités concernant la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne et les instruments connexes, le dirigeant principal des finances veille à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces mesures correctives peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le retrait des pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires et toute autre mesure appropriée.

7.3 Il faut rappeler à toute personne que les articles 76 à 81 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer, de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.

8. Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales

Cette section identifie les autres intervenants importants qui ont un rôle à jouer relativement à la présente directive. Elle ne confère en soi aucun pouvoir.

Les ministère de la Justice a la responsabilité de :

  • fournir des opinions et des conseils juridiques, y compris des conseils ayant trait aux négociations;
  • s’occuper des litiges ayant trait à des réclamations déposées par l’État ou contre l’État et contre ses fonctionnaires.

Le Bureau du contrôleur général, Secrétariat du Conseil du Trésor est responsable de l'élaboration, de la surveillance et de la mise à jour de la présente directive, et de la prestation de des conseils concernant son interprétation.

9. Références

9.1 Autres lois et règlements pertinents

9.2 Instruments de politique et publications connexes

10. Demandes de renseignements

Veuillez adresser les demandes de renseignements concernant la présente directive à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la présente directive, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec :

Division de la politique de la gestion financière
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (ON) K1A 0R5

Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613

Annexe A – Définitions

fonctionnaire (servant)
Consulter à la définition énoncée dans la Politique sur les services juridiques et l'indemnisation.
jugement (judgment)
Décision rendue par un tribunal en règlement d'une réclamation.
paiement à titre gracieux (ex gracia payment)
Paiement de secours versé par l’État. Le paiement est effectué dans l’intérêt public au titre de pertes subies ou de dépenses engagées dans les cas où l’État n’a aucune obligation juridique ou autre, le réclamant n’a droit à aucun paiement ni à aucune forme d’indemnisation. Un paiement à titre gracieux est accordé dans le cas où il n’existe aucun instrument législatif, réglementaire ou stratégique pour effectuer le paiement.
pratiques et contrôles de gestion (management practices and controls)
Politiques, processus, procédures et systèmes permettant à un ministère d'exécuter ses programmes et ses activités, d'utiliser ses ressources de façon efficace, d'exercer une intendance rigoureuse, de se conformer à ses obligations et d'atteindre ses objectifs.
réclamation (claim)
Réclamation en responsabilité civile délictuelle ou réclamation en responsabilité extracontractuelle au titre de l’indemnisation de dépenses engagées, de pertes ou de dommages subis par l’État ou par un réclamant. Pour l’application de la présente directive, sont également assimilées à des réclamations les demandes ou suggestions pour que l’État fasse un paiement à titre gracieux. Les réclamations peuvent être réglées en cour ou à l’amiable.
règlement (settlement)
Entente conclue dans le cadre des négociations entre les parties respectives pour régler une réclamation.

Annexe B — Décret en conseil

C.P. 1991­8/1695
Le 5 septembre 1991

Sur recommandation du Conseil du Trésor, il plaît à SON EXCELLENCE LA GOUVERNEURE GÉNÉRALE EN CONSEIL est heureuse d’abroger le Décret de 1974 sur les paiements à titre gracieux, pris par le décret en conseil C.P. 1974-4/1946 du 3 septembre 1974 et de prendre en remplacement le Décret de 1991 concernant les paiements à titre gracieux, ci-après(1).

(1) DÉCRET DE 1991 CONCERNANT LES PAIEMENTS À TITRE GRACIEUX

Titre abrégé

  • Décret de 1991 sur les paiements à titre gracieux.

Autorisation

  • Le Conseil du Trésor peut autoriser tout paiement à titre gracieux.
  • Le Conseil du Trésor peut nommer l’administrateur général d’un ministère ou d’un établissement public visé aux annexes I ou II de la Loi sur la gestion des finances publiques, ou de tout autre division ou direction de l’administration publique canadienne (y compris une commission nommée sous le régime de la Loi sur les enquêtes) que le gouverneur en conseil désigne comme ministère pour l’application de la Loi sur la gestion des finances publiques, et le juge-avocat général pour autoriser des paiements à titre gracieux.
  • Le Conseil du Trésor peut autoriser tout administrateur général désigné aux termes de l’article 3 à nommer un fonctionnaire de son ministère, de sa division ou de sa direction pour autoriser, en son nom, des paiements à titre gracieux.
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