L'étalon d'or
Partie 1 - Planification du rendement : rédaction des ententes de rendement
Liste de vérification
- L'administrateur général dirige le processus.
- Les cadres supérieurs élaborent ensemble les engagements clés et les engagements permanents.
- L’ébauche de l’entente de rendement (ER) tient compte des priorités des programmes (rapport sur les plans et priorités, architecture des activités de programmes), de celles du greffier du Conseil privé pour la fonction publique (le cas échéant), du plan des ressources humaines (RH), du plan financier ou de celui d’investissement, de la lettre du greffier et des lettres de mandats (s’il y a lieu). Un modèle d’entente est disponible.
- L’ébauche tient compte des compétences clés en leadership, notamment les valeurs et l’éthique.
- L’ébauche tient compte des budgets des programmes et des exigences spéciales (au besoin), p. ex. les plans d’action relatifs aux sondages auprès des employés ou des intervenants, les vérifications ou les « leçons apprises ».
- Les responsables des fonctions de planification et de rapports d'activités participent au processus de rédaction afin de s'assurer que la présentation du plan d'activités de l'ER correspond bien à la réalité et de favoriser l'harmonisation des engagements, des mesures de rendement et des résultats avec le plan d'activités et le rapport annuel.
- La fonction des ressources humaines participe pour favoriser l'harmonisation avec le plan des RH.
- Les professionnels responsables du plan financier sont présents pour veiller à ce qu'on tienne compte des ressources financières.
- Les engagements des niveaux supérieurs de la gestion servent de fondement pour la rédaction des ER des niveaux inférieurs suivants; leurs équipes de gestion subordonnées rédigent aussi leurs ententes collectivement afin d'assurer l'intégration horizontale.
- Pour assurer la conformité aux lignes directrices du PGR, y compris les libellés des engagements SMART, les cadres supérieurs ont accès à des ressources-conseil lorsqu'ils rédigent les ententes.
- La fonction de planification prend en charge la révision des ER pour en assurer l'harmonisation verticale et horizontale puis l'approbation par la haute direction.
- Chaque ER comporte des engagements et des mesures de rendement clairs et précis.
- Chaque ER des cadres supérieurs est divulguée dans l'ensemble de l’organisation.
- Les ER sont complétées en date du 30 juin.
- L'état d'avancement des ententes de rendement à l'échelle de l’organisation fait l'objet d'un suivi auprès de la haute direction afin qu’elles soient bien achevées en temps voulu.
Exposé
L'entente de rendement est la pierre angulaire du PGR et un élément essentiel de la planification et des modalités de rapport du ministère. Si les ministères et les organismes utilisent les rapports sur les plans et les priorités (RPP) et les rapports ministériels sur le rendement (RMR) pour planifier le niveau organisationnel et en faire rapport, l'entente de rendement est un document qui constitue à la fois un plan et un rapport au niveau individuel.
Ressources
Dans les organisations qui adoptent des pratiques exemplaires, le plan stratégique est bien articulé dans toute l’organisation, et les ententes de rendement sont aussi intégrées aux RPP et aux RMR. Cela permet d’harmoniser les engagements clés et permanents de chacun des membres du personnel de direction aux résultats stratégiques et attendus de l’organisation. (La mise en place et le maintien des capacités étant essentiels à la production de résultats, on s’attend également à ce que le plan d’activités comprenne les résultats des services ministériels.)
Au début du cycle annuel de planification du ministère, les ententes de rendement sont ébauchées dans un exercice collectif qui commence par l’équipe de direction. Cela fournit les bases de l'harmonisation verticale et horizontale ainsi que l’harmonisation des ententes de rendement dans l’ensemble de l’organisation.
Cette cascade d’engagements allant du plan d'activités du ministère ou de l’entente de rendement de l’administrateur général aux ententes de rendement individuelles permet de donner à chaque membre du personnel de direction une vision claire des réalisations que l’on attend de lui.
Les ententes de rendement devraient également tenir compte des compétences clés en leadership, y compris les valeurs et l'éthique et, selon le cas, des sondages auprès des employés, des évaluations de risque, des budgets des programmes, des Cadres de gestion et de responsabilisation axés sur les résultats (CGRR) et des vérifications ou des examens spéciaux. Pendant la phase de l’ébauche, on doit aussi tenir compte des engagements liés à l’évaluation des valeurs et de l’éthique du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) de l’année précédente, ou toute autre exigence particulière du Conseil du Trésor.
Les plans individuels d'apprentissage sont esquissés dans le cadre de l'exercice de planification de rendement.
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