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ARCHIVÉ - Commissariat à l'information du Canada - Rapport
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Section II : Notre rendement en 2010–2011
Résultat stratégique
Cette section contient des informations détaillées sur le rendement du Commissariat à l'information en 2010–2011. Tout notre travail a contribué à l'atteinte de notre résultat stratégique en 2010–2011, soit la protection des droits des individus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
Le tableau sommaire du rendement fait état du progrès accompli en fonction des résultats attendus, des indicateurs et des objectifs de rendement tels que décrits dans notre Rapport sur les plans et les priorités 2010–2011. Le commentaire qui suit contient des renseignements complémentaires et une analyse.
Activités de programme
Le travail que nous réalisons dans le cadre de nos deux activités de programme, décrites dans les encadrés ci‑dessous, nous permet d'atteindre notre unique résultat stratégique. Veuillez noter que nous avons modifié notre structure de gestion, des ressources et des résultats pour 2012–2013, conformément à notre plan stratégique, et adopté des indicateurs de rendement plus robustes.
| Respect des obligations liées à l'accès à l'information | Services internes |
|---|---|
| La Loi sur l'accès à l'information confère au Commissariat à l'information du Canada des pouvoirs pour accomplir des activités de surveillance, notamment : mener des enquêtes sur les plaintes de particuliers ou d'organismes; examiner le rendement des institutions fédérales face à leurs obligations en vertu de la Loi; fournir les résultats des enquêtes et examens, et communiquer des recommandations aux plaignants, aux institutions fédérales et au Parlement; faire appliquer la Loi par des voies judiciaires; fournir des avis au Parlement sur les questions liées à l'accès à l'information. | Les services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et d'autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance; services des communications; services de gestion des ressources humaines; services de gestion des finances; services de gestion de l'information, services des technologies de l'information; services de gestion du matériel; services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation et non celles fournies à un programme particulier. |
| Activité de programme | Dépenses prévues | Total des autorisations | Dépenses réelles |
|---|---|---|---|
| Respect des obligations liées à l'accès à l'information | 8 201 | 8 827 | 8 724 |
| Services internes | 3 861 | 3 934 | 3 889 |
| Total | 12 062 | 12 761 | 12 613 |
| Activité de programme | Ressources prévues | Ressources réelles | Écart |
|---|---|---|---|
| Respect des obligations liées à l'accès à l'information | 75 | 69 | 6 |
| Services internes | 31 | 33 | (2) |
| Total | 106 | 102 | 4 |
Améliorer la prestation de services aux plaignants
La population canadienne compte sur nous pour mener des enquêtes efficaces, équitables et confidentielles sur la façon dont les institutions traitent les demandes d'accès. Au cours des trois dernières années, nous avons amélioré l'organisation du Commissariat et nos méthodes de travail afin de fournir le meilleur service possible.
En 2010–2011, nous avons poursuivi l'examen de notre charge de travail et élaboré des stratégies pour traiter les plaintes rapidement et efficacement. Par exemple, nous avons regroupé les plaintes par institution, type ou objet, et nous nous sommes efforcés de les régler simultanément.
Au besoin, nous n'avons pas hésité à recourir aux pouvoirs formels de la commissaire - par exemple, celui de formuler des recommandations formelles aux dirigeants d'institutions - pour résoudre les cas persistants de non‑conformité ou régler des cas complexes soulevant des questions litigieuses. La commissaire a également tenu une série de réunions avec les administrateurs généraux de certaines institutions pour examiner le rendement de leur institution face à leurs obligations en vertu de la Loi, y compris le devoir d'assister les demandeurs, pour discuter de notre rôle dans les enquêtes sur les plaintes et pour mieux connaître les obstacles qu'ils rencontrent.
Nos unités d'enquête sont entièrement dotées en personnel grâce au recrutement intensif mené depuis deux ans. Notre formation ciblée porte sur des domaines d'enquête particuliers, ainsi que sur l'application et l'interprétation de la loi. Nos activités de perfectionnement professionnel nous permettent de préparer des enquêteurs débutants à gérer des dossiers plus complexes.
Nous veillons à la qualité de nos enquêtes grâce à l'examen des dossiers par les directeurs. Conformément à notre objectif, ces dossiers ont satisfait aux normes de qualité à la première phase d'examen dans 90 % des cas.
Grâce à ces efforts, nous avons fermé, pour la deuxième année consécutive, plus de 2 000 dossiers (2 061), ce qui a réduit notre inventaire de 11 % (233 dossiers). Ce chiffre représente une avancée importante par rapport à notre but de réduire notre inventaire à 500 plaintes d'ici la fin de 2013-2014.
Nous avons également réduit de 8 %, par rapport à 2009–2010, la durée moyenne des enquêtes. Nous avons porté notre attention sur les plaintes administratives - plus précisément en réduisant le nombre de jours aux diverses étapes du processus. Notre objectif est de régler 85 % de ces plaintes en trois mois afin que nos enquêteurs puissent se concentrer davantage sur les plaintes de refus, qui sont plus complexes et difficiles. En 2010–2011, 32 % de toutes les plaintes administratives réglées l'ont été en trois mois, comparativement à 17 % en 2009–2010 et à seulement 10 % en 2008–2009.
De façon globale, le modèle opérationnel que nous avons introduit il y a trois ans continue de rapporter des dividendes. La dotation en personnel et la formation continue y ont contribué grandement, tout comme la connaissance approfondie de notre inventaire et les stratégies élaborées pour gérer des groupes de plaintes.
Plusieurs défis nous attendent cependant. Par exemple, notre charge de travail est devenue beaucoup plus complexe au cours des deux dernières années. À cause du travail que nous avons réalisé pour résoudre les plaintes administratives, les dossiers de refus et les vieux dossiers qui soulèvent des difficultés complexes et inattendues représentent maintenant 75 % de notre inventaire. Cette situation exige que nous renforcions notre formation, surtout celle des enquêteurs débutants, afin de nous assurer de donner à tous les enquêteurs des directives claires et ciblées sur la gestion des dossiers tout en continuant de rationaliser nos processus. Il nous faut générer d'autres gains en efficacité pour pouvoir atteindre nos objectifs de règlement des plaintes administratives.
Favoriser la conformité des institutions à la Loi sur l'accès à l'information
En 2009, nous avons mis en œuvre un plan triennal pour améliorer l'utilité et l'impact de nos fiches de rendement. Ce plan prévoit chaque année de nouvelles évaluations de rendement, des suivis auprès d'institutions évaluées auparavant et des enquêtes systémiques connexes. En 2010–2011, la deuxième année de mise en œuvre de ce plan, nous avons réalisé les activités suivantes.
- Nous avons effectué un suivi auprès de 13 institutions qui s'étaient démarquées par un rendement médiocre dans la mise en œuvre de nos recommandations. Nous avons constaté que toutes ces institutions avaient progressé sur presque tous les fronts. Nous avons également examiné la suite que le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a donnée à nos recommandations depuis deux ans et avons constaté des progrès dans plusieurs domaines importants.
- Nous avons évalué le rendement d'un groupe d'institutions assujetties depuis peu à la Loi sur l'accès à l'information. La conformité de ces sociétés d'État et agents du Parlement (y compris le Commissariat) s'échelonnait des meilleures aux pires de toutes celles que nous avons constatées jusqu'à présent. Nous avons formulé à nouveau des recommandations et effectuerons un suivi l'année prochaine pour évaluer le progrès de ces institutions à les mettre en œuvre.
- Nous avons ouvert une enquête systémique sur les retards dans le traitement des demandes d’accès à l’information, dus notamment aux consultations obligatoires et à l’ingérence dans le processus d’accès à l’information. Nous prévoyons terminer cette enquête en 2011.
Nous avons également terminé notre enquête sur la décision prise en 2008 par le SCT de ne plus exiger que les institutions mettent à jour son registre des demandes d'accès, le Système de coordination des demandes d'accès à l'information. Notre enquête nous a permis de conclure qu'il n'y avait pas eu refus d'accès, puisqu'il a toujours été possible de se procurer directement auprès des institutions mêmes tous les documents visés par les demandes d'accès répertoriées dans le système. Nous avons cependant présenté au SCT des recommandations visant à exiger des institutions qu'elles affichent les listes de demandes sur leur propre site Web et à élaborer un outil central qui permettrait aux utilisateurs d'effectuer des recherches dans ces listes. À la suite de notre enquête, le président du Conseil du Trésor s'est engagé officiellement en faveur d'initiatives de promotion de la transparence. Par exemple, toutes les institutions assujetties à la Loi sont désormais censées afficher le résumé des demandes d'accès traitées sur leur site Web.
Les conclusions de nos enquêtes nous permettent également de renforcer le respect de la Loi, surtout lorsque nous formulons des recommandations à l'intention des institutions. Pendant ces enquêtes, nos enquêteurs communiquent souvent des recommandations officieuses aux institutions pour éviter qu'un motif de plainte ne se répète. Cependant, dans sept cas, nous avons dû adresser des lettres contenant des recommandations formelles à des dirigeants d'institutions. Trois de ces cas ont été réglés et les recommandations mises en œuvre. Les quatre cas non réglés sont maintenant devant les tribunaux.
De façon générale, nous sommes convaincus que toutes les mesures que nous prenons pour renforcer la conformité des institutions portent fruit. Nous en saurons plus à ce sujet l'année prochaine quand nous réévaluerons le rendement de certaines des institutions que nous avons examinées pour nos fiches de rendement 2008–2009. Nous étudierons en particulier la suite qu'elles ont donnée à nos recommandations et chercherons à savoir si leur rendement s'est amélioré en conséquence.
Promouvoir la conformité, la divulgation proactive et la transparence gouvernementale par la communication et les partenariats
À titre d'ombudsman, la commissaire encourage les institutions fédérales à divulguer couramment l'information et à respecter le droit des Canadiens à demander et à recevoir l'information, au nom de la transparence et de la reddition de comptes.
En 2010–2011, nous avons tiré parti des médias électroniques pour diffuser le plus de renseignements possible sur notre organisation et notre travail. Nous avons ajouté de nouvelles fonctions à notre site Web, y compris une fonction de consultation qui nous permet de recueillir des commentaires sur d'importantes questions.
Nous avons affiché notre rapport spécial faisant état de notre enquête sur l'ingérence politique dans le processus d'accès. Le rapport annuel 2010–2011, également sur notre site Web, contient le résumé de plus de 20 enquêtes dignes de mention menées au cours de l'année.
Nous avons également entrepris d'afficher, dans les deux langues officielles, les résumés de toutes les demandes d'accès traitées, en indiquant le nombre de pages d'information divulguées. Les demandeurs peuvent désormais indiquer par voie électronique qu'ils désirent obtenir les documents communiqués à la suite d'une demande antérieure.
Notre nouvelle page dans Facebook nous permet de communiquer rapidement des renseignements sur nos activités et sur nos décisions.
Nous avons fait valoir les avantages de la divulgation proactive et de la transparence gouvernementale dans plusieurs forums et avons collaboré avec de nombreux partenaires pour étendre la portée de nos efforts.
- En avril 2010, la commissaire a présenté un exposé sur la divulgation proactive au Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique de la Chambre des communes. Elle a comparu devant le même comité au sujet de la transparence gouvernementale en novembre 2010.
- En septembre 2010, la commissaire et ses homologues fédéral, provinciaux et territoriaux de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ont publié une résolution conjointe sur la transparence gouvernementale, exhortant les différents gouvernements à adopter les principes d'ouverture afin d'améliorer leur transparence et leur reddition de comptes.
- Également en septembre 2010, nous nous sommes joints à nos homologues provinciaux et territoriaux afin de présenter la Semaine du droit à l'information. Au niveau fédéral, nous avons travaillé avec l'Association du Barreau canadien, le sénateur Francis Fox, l'Université Carleton et Microsoft Canada.
La couverture que les médias nous accordent est 11 fois plus importante qu'il y a trois ans. Cela témoigne de l'intérêt des Canadiens pour notre travail de promotion de la transparence et de la reddition des comptes.
Fournir un service exemplaire aux demandeurs d'accès à l'information
Depuis que nous sommes assujettis à la Loi sur l'accès à l'information, nous nous efforçons de devenir un centre d'excellence et un chef de file parmi les institutions fédérales pour ce qui est du traitement efficace des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, et du devoir de porter assistance aux demandeurs dans les meilleurs délais.
En 2010–2011, nous avons continué à fournir des services exemplaires aux demandeurs. Nous avons traité 46 des 48 demandes d'accès, dont 2 dataient de l'année précédente, en 15 jours en moyenne, en communiquant gratuitement tous les documents en format CD‑ROM. Pour la troisième année consécutive, nous avons traité la majorité des demandes dans le délai de 30 jours prescrit par la Loi. Aucune réponse aux demandes n'a été en retard. Nous avons prorogé ce délai trois fois (sans excéder 15 jours) pour des dossiers exigeant de consulter d'autres institutions fédérales. Notre recours à la prorogation a diminué ces dernières d'années, passant de 10,7 % des demandes en 2008–2009 à 6,5 % en 2010–2011.
Nous avons renoncé aux frais de 5 $ applicables aux demandes officielles d'accès, du 1er novembre 2010 au 30 avril 2011. Dans l'esprit du devoir d'assistance, cette mesure permet d'empêcher que ces frais ne constituent un obstacle à l'accès. Elle nous permet également d'accepter les demandes présentées par courriel et d'éviter les délais associés au règlement de ces frais. Nous évaluerons les résultats de ce projet pilote en 2011–2012.
Les efforts que nous déployons pour fournir un service exemplaire ont été reconnus de deux façons en 2010–2011. Aucune plainte n'a été déposée cette année relativement à notre traitement des demandes. De plus, le commissaire ad hoc nous a accordé la note A sur notre fiche de rendement pour 2009–2010. Le commissaire ad hoc mène des enquêtes sur les plaintes concernant notre traitement des demandes d'information, puisque nous ne pouvons pas objectivement mener des enquêtes sur nous‑mêmes. Le commissaire ad hoc a participé au processus d'élaboration des fiches de rendement pour la même raison.
Appuyer le Parlement et démontrer la nécessité de moderniser la législation sur l'accès à l'information
Comme agent du Parlement, la commissaire à l'information a le rôle d'assister le Parlement dans son contrôle de l'application de la Loi sur l'accès à l'information. Elle se fait un devoir de comparaître devant les comités parlementaires, à leur demande, quand ils cherchent à améliorer la transparence gouvernementale.
La commissaire a ainsi comparu 10 fois en 2010–2011 pour discuter de questions telles que le rendement institutionnel (fiches de rendement), la divulgation proactive, la transparence gouvernementale et l'ingérence politique dans le processus d'accès.
Le Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique de la Chambre des communes (ETHI) a présenté deux rapports en 2010–2011 : un rapport endossant la nomination de la commissaire ainsi qu'un rapport de suivi à nos fiches de rendement 2008–2009.
Les exposés de la commissaire et nos rapports au Parlement ont permis de souligner diverses lacunes et insuffisances dans la Loi sur l'accès à l'information. Par exemple, nos fiches de rendement ― le sujet d'un exposé présenté au comité de l'ETHI en avril 2010 ― ont mis en lumière les difficultés associées aux dispositions découlant de la Loi fédérale sur la responsabilité. Notre rapport spécial de mars 2011 au Parlement sur un cas d'ingérence politique dans l'administration de la Loi a révélé d'autres lacunes de la législation.
Répondre aux attentes du public en matière de divulgation rapide et optimale de l'information exige automatiquement de moderniser la Loi sur l'accès à l'information. C'est ce que nous nous efforçons sans cesse de faire valoir. Notre nouveau plan stratégique contient un engagement explicite à appuyer les initiatives du Parlement pour moderniser le régime d'accès à l'information.
Contribuer à l'interprétation de la législation et de la jurisprudence
L'un des principes fondamentaux de la Loi sur l'accès à l'information veut que les décisions relatives à la divulgation soient examinées par un organisme indépendant du gouvernement. Nous procédons au premier niveau d'examen dans le cadre de notre processus d'enquête. Une fois que l'enquête est terminée et que nous avons fait état de nos conclusions, le deuxième niveau d'examen des refus d'accès relève de la Cour fédérale.
En 2010–2011, nos services juridiques ont participé à plusieurs instances judiciaires, dont quatre affaires importantes instruites par la Cour suprême du Canada. Nous sommes intervenus avec succès dans deux instances et avons soumis trois nouvelles demandes à la Cour fédérale.
Nos interventions auprès des tribunaux ont produit des résultats positifs dans plusieurs dossiers, nouveaux ou en cours, dont les retombées seront importantes pour le régime d'accès à l'information. Dans un procès intenté à la Société Radio‑Canada (SRC), nous avons défendu avec succès nos pouvoirs d'enquête. Nous continuerons à défendre ces pouvoirs pendant l'appel interjeté par la SRC. Afin de favoriser une juste interprétation de la Loi, nous avons demandé au tribunal d'examiner trois nouveaux cas de refus d'accès par des dirigeants d'institutions.
Nous suivons également de près les instances judiciaires liées aux questions d'accès à l'information. Cette année, nous avons été autorisés à intervenir dans des affaires concernant l'information de tiers.
Consolider la gouvernance et développer la capacité organisationnelle
Une gouvernance responsable suppose des pratiques qui garantissent la gestion rigoureuse des ressources publiques. Une gouvernance efficace commence par une planification stratégique afin de dégager une vision directrice des buts à atteindre, des ressources à utiliser et de la façon d'optimiser leur utilisation.
Pendant l'été 2010, nous avons mené un exercice de planification stratégique de concert avec des intervenants clés, dont les employés, afin d'établir nos priorités pour les trois prochaines années. Ce processus a donné lieu à un consensus axé sur trois domaines de résultats clés : une prestation de services exemplaire à l'intention des Canadiens; un régime d'accès à l'information de premier plan et un milieu de travail exceptionnel.
Conformément à notre plan stratégique, nous avons mis à jour notre structure de gestion, des ressources et des résultats, laquelle prendra effet avec le cycle de planification 2012–2013. Précisément, nous avons révisé nos résultats attendus, nos indicateurs et nos objectifs de rendement, en tenant compte de notre modèle opérationnel et des améliorations apportées récemment à nos fonctions de vérification et de reddition de comptes.
Comme agent du Parlement, notre fonction de vérification interne doit être infaillible. Éclairés par notre exercice de planification stratégique, nous avons mis à jour la liste des principaux risques auxquels l'organisation est exposée et avons élaboré le Plan de vérification axé sur les risques pour 2010–2013. Ce plan prévoit trois vérifications importantes : l'efficacité des processus opérationnels pour les enquêtes; la conformité aux exigences en matière de sécurité; et l'efficacité de nos systèmes de technologie de l'information et de nos pratiques de gestion de l'information.
Pour garantir une saine gestion et notre conformité avec la Politique sur le contrôle interne, nous avons mandaté un organisme externe pour qu'il procède à l'examen préliminaire de nos mécanismes de contrôle des salaires, des dépenses de fonctionnement et de la gestion du matériel. Toutes les améliorations recommandées étaient mineures et ont été mises en œuvre. Nous évaluons en ce moment notre conformité aux diverses exigences du Conseil du Trésor pour garantir l'adéquation de nos mécanismes de contrôle, notamment en préparant une annexe à nos états financiers pour présenter notre nouveau système de contrôle interne et la façon dont nous comptons l'évaluer et l'améliorer.
Nous avons conçu et introduit des états financiers prospectifs, préparés selon la comptabilité d'exercice, en commençant avec notre Rapport sur les plans et les priorités 2011–2012. Cette information supplémentaire est destinée à assister les parlementaires dans leur examen du Budget des dépenses et des demandes d'autorisation de dépenser des institutions.
Nous avons poursuivi le développement de notre capacité organisationnelle en mettant en œuvre notre stratégie pluriannuelle de renouvellement de notre infrastructure de gestion de l'information et d'information. En 2010–2011, nous nous sommes concentrés sur l'élaboration et la mise à l'essai d'un nouveau système de gestion des documents et des dossiers d'enquête (InTrac), ainsi que sur le déploiement d'un répertoire de dossiers électroniques (SGDDI). Nous avons également effectué d'importantes mises à jour du réseau, qui ont permis de réduire de 30 % le nombre d'appels à notre service d'assistance en TI.
Comme cela a été indiqué précédemment, la dotation en personnel de nos unités d'enquête est maintenant complète et elles ont bénéficié de formations axées sur les exigences de nos activités. Il nous faut cependant former tous nos nouveaux enquêteurs, ainsi que les participants de notre programme de perfectionnement professionnel, surtout dans le domaine des cas de refus. C'est dans cet esprit que nous avons consulté toutes les unités d'enquête à la fin de l'exercice sur les stratégies, la formation et les outils requis pour gérer efficacement la complexité accrue de notre charge de travail. De plus, il y a un roulement du personnel à la fin de l'exercice, qui nous force à recruter et à former de nouveaux enquêteurs afin de posséder la capacité nécessaire pour traiter les plaintes de façon efficiente et efficace.
Du côté juridique, nous avons embauché un nouvel avocat général et directeur des services juridiques cette année. Cette embauche a apporté une stabilité souhaitable au groupe après plusieurs mois de transition et nous permet de continuer à développer notre capacité juridique. À cette fin, nous prévoyons mettre en service un nouveau système de suivi judiciaire en 2011–2012.
En mars 2011, nous avons entrepris la vérification interne de nos processus opérationnels pour nos enquêtes. Nous prévoyons que les bénéfices de cette vérification seront de l'ordre de ceux de notre vérification précédente pour l'Unité de réception et de règlement rapide.
Leçons tirées de l'expérience
Après une année globalement réussie, pendant laquelle nous avons amélioré nos méthodes de travail et fait valoir l'importance de l'accès à l'information gouvernementale, nous continuerons à perfectionner nos approches sur plusieurs fronts.
Notre plan stratégique pour 2011–2014 nous guidera dans cette voie. Il a déjà été bénéfique pour l'organisation en nous rassemblant tous autour d'une vision et d'une démarche communes. Il nous permet également de communiquer cette vision à nos partenaires et à tous les intervenants.
Comme nous l'avons indiqué, nos gains en efficacité font en sorte que les cas de refus plus complexes représentent une part de plus en plus importante de notre inventaire. Pour traiter ces plaintes de façon efficiente et efficace et relever les défis qu'elles posent, il nous faut des stratégies axées sur certains problèmes précis, tels que le recours aux exceptions au titre de la sécurité nationale. Parallèlement, nous devons continuer à réduire la durée de notre traitement des plaintes et nous efforcer de traiter plus de plaintes administratives en 90 jours.
Les restrictions budgétaires continueront à se faire sentir en 2011–2012, et notre manque de souplesse pour faire face à d'éventuelles circonstances imprévues nous préoccupe.
Enfin, une gouvernance responsable et efficace n'est pas une option, mais bien une obligation. Vu l'intérêt que le public porte à notre travail et en raison de l'examen minutieux auquel les agents du Parlement ont été soumis l'année dernière, nous sommes pleinement conscients que nous devons faire preuve de notre mieux, avec les ressources à notre disposition, d'une gouvernance responsable et efficace. Nous continuerons donc à définir et à mettre en œuvre les mécanismes de contrôle nécessaires pour garantir une utilisation sage et prudente des fonds publics qui nous sont octroyés.
