ARCHIVÉ - Bibliothèque et Archives Canada - Rapport

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Message du ministre

Le gouvernement du Canada sait que le secteur culturel joue un rôle de premier plan quand il s'agit de favoriser le dynamisme des communautés d'un bout à l'autre du pays et de stimuler notre économie. En tant qu'organisme du Portefeuille de Patrimoine canadien, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) veille à ce que les Canadiens participent à la vie culturelle et à celle de leur communauté, en plus de contribuer activement au fonctionnement des institutions canadiennes dans son rôle de gardien des documents du gouvernement du Canada.

BAC s'attache en particulier à la modernisation de ses activités, afin de témoigner de notre époque numérique, où les Canadiens se servent de nouvelles technologies pour produire plus d'information que jamais et y accéder. Grâce à son nouveau Cadre de gestion du patrimoine documentaire, Bibliothèque et Archives Canada redéfinit ses fonctions clés ainsi que ses partenariats avec d'autres institutions canadiennes de mémoire. Cette démarche lui permet d'accroître sa collaboration avec les utilisateurs et les créateurs, afin d'optimiser l'exploration des ressources.

En 2009-2010, les Canadiens ont également profité des avantages directs que leur a procurés BAC. Par exemple, en soutenant la mise en place d'un nouveau système de tenue de documents dans l'ensemble du gouvernement du Canada, BAC a contribué à donner aux Canadiens un meilleur accès à l'information. En collaborant avec ses partenaires, l'organisme a donné à plus de Canadiens accès à sa collection par l'entremise d'activités telles que le Festival Karsh, qui s'est déroulé à Ottawa et à Edmonton, en plus d'être accessible en ligne. En outre, plus de 140 000 personnes ont pu voir l'exposition Portraits dans la rue : Vancouver 2010 à l'occasion des Jeux olympiques et paralympiques d'hiver de 2010 à Vancouver et Whistler. Ces activités et bien d'autres reflètent l'engagement qu'a pris BAC de partager avec la population canadienne son patrimoine documentaire.

À titre de ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles, j'ai le plaisir de vous présenter le Rapport ministériel sur le rendement de 2009-2010 de Bibliothèque et Archives Canada. Ce rapport brosse un tableau détaillé des activités de BAC au cours de la dernière année financière.

Section I : Aperçu

Raison d'être

Comme énoncé dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le mandat de Bibliothèque et Archives Canada consiste à :

• préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures;
• être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
• faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
• servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

Responsabilités

Le patrimoine documentaire revêt plusieurs formes. Les documents autrefois surtout imprimés ou enregistrés (livres, documents historiques, documents du gouvernement, photos, films, cartes, collection de musique, art documentaire ou autre) sont de plus en plus produits en format numérique, en tant que sites Web, enregistrements audio ou vidéo et documents générés à partir de réseaux sociaux qui témoignent de la production documentaire des Canadiens d'aujourd'hui. Peu importe le format, la source ou la taille du patrimoine documentaire créé par les Canadiens, BAC a trois responsabilités principales :

• l'acquisition
• la préservation
• l'exploration des ressources

BAC a élaboré une approche intégrée pour ces trois secteurs dans le contexte de sa modernisation, décrite en détail plus loin dans cette section. Cette approche tient compte des éléments suivants, qui concernent chacune des responsabilités principales.

L'acquisition

L'acquisition est le résultat d'un processus d'évaluation qui consiste à trouver l'élément de patrimoine documentaire le plus signifiant dans un monde où l'information est surabondante. À l'heure actuelle, BAC dispose de trois principaux processus d'acquisition. En premier lieu, les ministères et organismes du gouvernement du Canada transfèrent à BAC leurs documents qui ont une valeur historique ou archivistique. Deuxièmement, en vertu des règlements relatifs au dépôt légal énoncés dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, les éditeurs sont tenus de nous fournir des exemplaires de toute publication qu'ils font paraître au Canada. Le troisième processus englobe toutes les autres acquisitions, telles que les dons, les achats et la collecte de documents en ligne. Compte tenu du nombre croissant de documents disponibles, BAC se doit d'adopter une approche de plus en plus stratégique quant à l'acquisition; l'institution a donc surtout considéré des documents à valeur historique qui permettent de comprendre le développement culturel, économique et social du Canada, et elle a appuyé les ministères fédéraux en ce qui a trait à une tenue efficace de leurs documents. Cette approche plus stratégique est aussi établie de telle sorte qu'on peut évaluer les répercussions possibles d'une acquisition sur les responsabilités de BAC concernant la préservation et l'exploration des ressources.

La préservation

La fonction de préservation assumée par BAC englobe des activités qui permettent d'entreposer, de préserver et de protéger des dommages le patrimoine documentaire canadien au profit des générations actuelles et futures. Les mesures prises par BAC pour assurer la préservation à long terme des pièces de la collection commencent avec l'acquisition et se poursuivent dans la gestion quotidienne de la collection, y compris le moment où les pièces sont présentées au public. Ces mesures sont mises en œuvre par des employés spécialisés dans le domaine des collections analogiques et numériques, qui utilisent un vaste éventail de systèmes et de technologies. Le Centre de préservation de BAC possède une bonne partie de l'infrastructure nécessaire à la préservation et à la gestion de la collection. Compte tenu de la quantité et de la diversité des pièces de la collection qui doivent être préservées, BAC a adopté une approche fondée sur le risque. Ainsi, les interventions de préservation peuvent être faites d'après un système de priorités fondées sur des paramètres de fragilité, d'obsolescence, de valeur et de signification des documents, ainsi que sur la demande des clients.

L'exploration des ressources

BAC assure que l'exploration des ressources documentaires préservées est fondée sur des processus axés sur la clientèle. Cette approche permet aux Canadiens, dans la mesure du possible, d'accéder à la collection selon leurs propres modalités. Par exemple, nombre d'entre eux mènent des recherches sur la collection grâce au Web, explorant selon leur intérêt l'histoire de leur famille. Aussi, le personnel de BAC organise des expositions et des activités éducatives de plus en plus souvent diffusées en ligne ou présentées dans les locaux de divers partenaires à travers le pays.

Enfin, l'exploration des ressources est liée à l'obligation du gouvernement de rendre compte, par l'intermédiaire de l'accès aux documents numériques du gouvernement canadien que gère BAC, comme à ceux sur papier ou autres. Les responsabilités relatives à l'information impliquent souvent l'étude de documents d'archives, de dossiers personnels d'anciens employés civils ou militaires du gouvernement, ainsi que de dossiers professionnels. Nos huit centres de services régionaux gèrent des documents plus contemporains produits sur différents supports, par plus de 90 organismes gouvernementaux fédéraux de tout le pays. Ces centres conservent des copies de sauvegarde au cas où surviendrait une catastrophe ou une urgence.

Les processus que nous utilisons pour décrire les pièces de la collection sont essentiels à l'exploration des ressources et servent aussi de modèles utilisés par d'autres institutions canadiennes. Notre développement ainsi que les normes de description efficaces et uniformes que nous utilisons aident la population canadienne à comprendre les éléments de la collection, à trouver les documents qui l'intéressent et à obtenir plus d'information sur ces derniers. On aide aussi les usagers à comprendre comment on a organisé la collection et les ressources, ou à les assister dans leurs recherches.

Résultat stratégique et architecture des activités de programme

Bibliothèque et Archives Canada vise l'atteinte d'un seul résultat stratégique énoncé dans le tableau qui suit. L'institution organise actuellement son travail à partir de l'architecture des activités de programme (AAP) illustrée dans ce tableau.

Soulignons que, tandis que le travail de BAC est généralement harmonisé aux résultats du gouvernement du Canada concernant « une culture et un patrimoine canadiens dynamiques » dans le secteur des résultats des Affaires sociales, les responsabilités de tenue de documents qui incombent à notre ministère permettent clairement d'appuyer le secteur des résultats des Affaires gouvernementales.

Nous espérons qu'une nouvelle AAP sera mise en place en 2011-2012. Elle offrira une compréhension plus actuelle des activités principales de BAC et proposera une structure organisationnelle à jour conçue pour que notre institution remplisse ses responsabilités.

Sommaire – Rendement

Ressources financières pour 2009–2010 (en milliers de dollars)

Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles
121 338,9	140 078,8	124 467,5

Ressources humaines pour 2009–2010 (ETP)

Ressources prévues	Ressources réelles	Écart
1 132	1 140	8

Résultat stratégique : Les générations de Canadiens actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire

Indicateurs de rendement	Cibles	Rendement de 2009-2010
Mesure dans laquelle la collection de BAC est accessible aux Canadiens (réfère au virage vers le numérique)	2009-2010 sert de base de référence	Une évaluation prudente indique qu'environ 15 millions d'images (0,3 % du contenu de la collection) sont accessibles en ligne1. Parmi les autres mesures facilitant l'accès, citons : plus de 80 % de documents publiés et 15 % de documents d'archives (par le biais de microfilms) sont accessibles aux Canadiens grâce au prêt entre bibliothèques; 10 % des documents d'archives de BAC se trouvent en région et y sont accessibles; 70 % des autres documents d'archives et 10 % des documents publiés restants sont accessibles uniquement sur place.

L'indicateur de rendement et l'objectif énoncés ci-haut sont tirés du Cadre de mesure de rendement que BAC a révisé une fois le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) achevé. Ils ont été utilisés tout au long de 2009-2010 et ont fourni une base plus signifiante et mesurable servant à définir les objectifs de BAC et les résultats obtenus que celle établie dans le RPP.

¹ Ce résultat est comparable à ceux d'autres institutions nationales, notamment la National Archives and Records Administration (NARA), qui possède un mandat comparable à celui de BAC. Pour plus d'information sur le sujet, consultez le rapport annuel de rendement de NARA, intitulé Fiscal Year 2010-2011: Annual Performance Plan, aux pages 38-45 à : [www.archives.gov/about/plans-reports/performance-plan/2011/2011-performance-plan.pdf] (en anglais seulement)

(en milliers de dollars)

Activité de programme	2008-2009 Dépenses réelles	2009-2010				Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada
		Budget principal des dépenses	Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles2
Activité de programme 1.1 - Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue	13 938,8	9 863,6	9 860,7	11 192,9	11 248,2	Affaires sociales Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques (Voir la note 1)
Activité de programme 1.2 - Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada	68 776,8	57 301,0	57 287,8	70 401,6	54 509,8	Affaires sociales Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques
Activité de programme 1.3 - Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux fins d'utilisation	43 876,9	24 611,8	24 612,0	26 107,1	24 305,9	Affaires sociales Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques
Activité de programme 1.4 - Services internes	Note 2	29 606,2	29 578,4	32 377,2	34 403,6
Total	126 592,5	121 382,6	121 338,9	140 078,8	124 467,5

Note 1 : Alors que l'architecture des activités de programme attribue à l'heure actuelle toutes les activités de programme au résultat des Affaires sociales, la tenue de dossiers établit un fondement administratif et opérationnel essentiel au sein du gouvernement et permet d'offrir des services aux Canadiens. C'est un élément fondamental qui permet d'appuyer l'obligation de rendre compte des ministères et des gestionnaires dans le processus démocratique canadien. Par conséquent, BAC note que les activités de programme 1.1 sont mieux harmonisées avec les résultats des Affaires gouvernementales.
Note 2 : À partir du cycle de préparation du Budget des dépenses principal de 2009-2010, les ressources consacrées aux activités de programme 1.4 (Services internes) seront présentées en dehors des autres activités de programme; elles ne sont plus incluses aux activités de programme restantes, comme c'était le cas dans les Budgets des dépenses principaux précédents. Cette situation influe sur la comparabilité des dépenses et des ETP selon les activités de programme entre les exercices financiers.

² Les écarts budgétaires sont exposés en détail dans le sommaire financier sur le rendement 2009-2010 à l'adresse suivante : [www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-3001-f.html]

La modernisation à BAC : bâtir pour l'avenir

Nous vivons dans un environnement d'information numérique sans pareil qui remodèle le patrimoine documentaire du Canada. Les enregistrements vidéo et audio, les publications électroniques, les pages Web, les courriels, les messages affichés sur les réseaux sociaux et autres communications numériques générées par les utilisateurs ont élargi une base qui consistait autrefois en documents divers imprimés ou enregistrés, incluant l'art documentaire tels les portraits. Les technologies numériques ont aussi radicalement changé la façon dont les gens accèdent à l'information. La population canadienne s'attend aujourd'hui à utiliser les technologies numériques pour trouver n'importe quoi, n'importe où, n'importe quand.

Ces facteurs remodèlent entièrement le travail que font au Canada BAC et d'autres institutions de mémoire, qui se demandent quel patrimoine documentaire acquérir, préserver et rendre accessible, pas seulement pour les utilisateurs actuels, mais aussi pour ceux des générations futures, ceux qui dans 50 ou 100 ans voudront comprendre le Canada de 2010. De telles institutions de mémoire s'interrogent pour savoir comment obtenir les meilleurs résultats possible parmi une multitude de possibilités, étant donné que les ressources demeureront probablement à peu près les mêmes qu'aujourd'hui. Elles se demandent comment leurs relations et leurs rôles traditionnels pourraient évoluer et donner lieu à des partenariats plus efficaces et efficients.

Le remodelage numérique de l'environnement de l'information était déjà devenu clair à la fin des années 1990. Le gouvernement du Canada a amorcé un virage décisif lorsqu'il a créé en 2004 Bibliothèque et Archives Canada, et qu'il lui a confié les vastes responsabilités indiquées dans le paragraphe consacré à la « Raison d'être » (voir ci-dessus), de même que la possibilité d'intervenir de façon stratégique. Depuis, BAC a pris une série de mesures stratégiques qui permettent de conformer ses activités à un environnement qui évolue rapidement.

En 2009-2010, BAC a dressé le bilan des cinq choix stratégiques qui lui ont servi de priorités ministérielles depuis 2006. La liste de ces choix est donnée dans le tableau ci-contre. Les choix stratégiques ont structuré la direction prise par notre institution. Ils nous ont guidés lorsque nous avons commencé à consolider nos efforts et à les concentrer sur les résultats les plus pertinents, compte tenu de notre mandat et de ce qui intéresse les Canadiens. Ainsi, ils nous ont aidés à élaborer une nouvelle Directive sur la tenue de documents, à l'intention des ministères et des organismes fédéraux, qui est plus stratégique, plus axée sur les résultats et plus rentable. Les choix stratégiques ont aussi guidé les stratégies initiales d'acquisition et de préservation du patrimoine documentaire numérique du Canada. Ils ont guidé la prise de décisions pendant la mise à l'essai de nouvelles façons de rendre la collection plus accessible aux Canadiens, peu importe où ils vivent, et ce, souvent en collaboration avec d'autres institutions. Les choix stratégiques ont aussi inspiré des décisions difficiles, par exemple, lorsqu'il a fallu déplacer des ressources ayant des utilisations préétablies pour financer de nouvelles possibilités plus stimulantes. Nous avons mis à l'essai plusieurs approches par l'entremise des « projets exploratoires », qui nous ont permis de mieux comprendre les enjeux pratiques liés à certaines démarches et d'identifier les défis que nous aurons à gérer³.

³ Ce processus ainsi que les décisions connexes concernant la modernisation sont décrits en détail dans le document intitulé « Édifier ensemble notre mémoire continue : Constituer un patrimoine documentaire représentatif », disponible à l'adresse suivante : [www.collectionscanada.gc.ca/bac/012007-1000.001-f.html]

Les résultats, les principes directeurs et les rôles

Nous avons procédé à des analyses internes et à d'importantes discussions au sujet de l'expérience des choix stratégiques, y compris les projets d'exploration. Ces exercices comprenaient une évaluation de nos progrès et des leçons tirées du processus des choix stratégiques depuis 2006. En novembre 2009, nous avons fait paraître la série de documents suivants, qui traitaient de la modernisation à BAC :

• L'histoire de Bibliothèque et Archives Canada se poursuit;
• Cadre de gestion du patrimoine documentaire;
• Outil d'orientation en matière d'acquisition.

Le Cadre de gestion du patrimoine documentaire a permis de définir cinq résultats sur lesquels cibler nos efforts :

• Les Canadiens s'identifieront au patrimoine documentaire du Canada et le considéreront comme pertinent.
• BAC prendra des décisions de manière plus rigoureuse, plus holistique et plus transparente en matière d'acquisition, tout en optimisant l'utilisation de ses ressources.
• BAC adoptera une approche plus prompte à réagir et plus souple en structurant ses activités en fonction de ses trois secteurs d'activités principaux : l'acquisition, la préservation et l'exploration des ressources.
• BAC gèrera le patrimoine documentaire qu'il aura la capacité de maintenir.
• Les institutions de mémoire du Canada collaboreront afin de répondre aux besoins des Canadiens, par une approche plus collégiale du patrimoine documentaire canadien.

Une étape importante en direction des résultats ci-dessus a consisté à élaborer une approche stratégique plus rigoureuse fondée sur les principes directeurs suivants, à l'intérieur du Cadre de gestion du patrimoine documentaire.

• L'importance concentre notre attention sur le patrimoine documentaire qui témoigne le plus fidèlement de l'évolution de la société canadienne ainsi que de ses identités, ses cultures, ses valeurs et ses expériences.
• La suffisance nous conduit à recueillir le patrimoine documentaire du Canada en qualité et en quantité suffisantes pour répondre à nos objectifs.
• La viabilité nous incite à acquérir des documents qui ne posent pas de problème de conservation et d'accessibilité.
• La société met l'accent sur l'engagement de BAC à documenter la société canadienne dans toute sa diversité et l'importance de servir la population canadienne grâce à la consultation de sa collection.

Ces quatre principes directeurs permettent de collaborer de façon plus stratégique avec d'autres institutions de mémoire et des partenaires. Ceci pourrait conférer à BAC des responsabilités ou des priorités mieux définies, comparativement à celles d'autres partenaires ou institutions de mémoire, au moment où nous coordonnons nos efforts respectifs de gestion du patrimoine documentaire afin de devenir plus efficaces et efficients.

L'étape suivante consistait à amorcer l'élaboration de trois outils d'orientation qui traduiraient ces principes et ces rôles en orientation pratique répondant à nos responsabilités principales⁴. Nous avons fait paraître l'Outil d'orientation en matière d'acquisition en même temps que la première série de documents, en novembre 2009. L'Outil d'orientation en matière de préservation est paru peu après. Le travail sur l'Outil d'orientation en matière d'exploration des ressources a commencé, et il sera publié plus tard en 2010. Dans l'ensemble, nos progrès dans le domaine de la modernisation ont été plus rapides que nous ne l'avions prévu, ce qui en retour a accéléré le processus de transformation connexe de gestion de la modernisation.

⁴ La série complète de documents relatifs à la modernisation à BAC se trouve à l'adresse [www.collectionscanada.gc.ca/modernisation/index-f.html]

Consultations et élaboration ultérieures

Un processus de consultation intensif a suivi la parution des documents sur la modernisation, en novembre 2009. Le bibliothécaire et archiviste du Canada ainsi que d'autres hauts fonctionnaires de BAC ont consulté les communautés de bibliothèques et d'archives canadiennes, notamment leurs homologues travaillant dans des bibliothèques et archives provinciales ou territoriales. Entre-temps, nous avons harmonisé avec l'orientation donnée à la modernisation nos nouvelles mesures et celles déjà engagées. Nous avons accordé plus d'importance aux approches relatives aux enjeux concernant l'ensemble de BAC plutôt qu'à celles qui ne s'appliquent qu'à une direction ou à un groupe particulier. Nous avons utilisé la perspective de la modernisation comme une façon de réfléchir aux nombreux investissements en matière de technologies de l'information que nous pouvons faire.

Suivant la même perspective, nous avions fixé un moratoire sur l'achat des nouvelles acquisitions entre mai 2009 et janvier 2010. Les acquisitions individuelles qui ont suivi ont été évaluées à partir des quatre principes directeurs de la modernisation, et l'on a tenu compte des coûts probables de préservation à long terme.

Le processus de modernisation se poursuivra et évoluera au fil de l'expérience. Pour l'appuyer, BAC a établi de nouvelles priorités opérationnelles et de gestion pour l'exercice financier 2010-2011 qui tiennent compte des progrès déjà accomplis et des priorités dont témoignent les décisions et les mesures indiquées dans le tableau ci-dessous et dans la seconde section de ce rapport.

Contribution des priorités à l'atteinte des résultats stratégiques

Entre 2006 et 2010, les cinq choix stratégiques énoncés ci-dessous ont constitué les priorités opérationnelles et de gestion de BAC. Ils ont servi de grandes lignes qui ont permis d'établir les priorités en matière de changement et d'expérimentation, et non d'objectifs de temps particuliers avec une durée définie et des cibles précises. Chacun de ces choix stratégiques a servi à souligner un aspect donné du changement, établissant comment BAC chercherait à atteindre son résultat stratégique, soit que « les générations de Canadiens et de Canadiennes actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire » dans un environnement qui évolue rapidement.

Au terme de ce processus étalé sur plusieurs années et possédant une évaluation des résultats obtenus à ce jour, nous pouvons dresser le bilan des progrès accomplis entre 2006 et 2009 pour chacun des choix stratégiques.

Choix stratégiques	Type	État d'avancement
BAC apportera toutes les modifications nécessaires à ses activités afin de s'adapter aux besoins de l'environnement de l'information numérique et de tirer profit de ses possibilités.	Déjà établi	Satisfait dans une certaine mesure Entre 2006 et 2009, nous avons fait quelques progrès par rapport à certains aspects de nos activités. Nous avons procédé à la numérisation d'un nombre considérable de documents analogiques de la collection afin d'en améliorer l'accessibilité et de contrer les menaces qui pèsent sur la collection à cause de la fragilité de plusieurs pièces. Le nombre d'acquisitions dans le secteur du patrimoine documentaire numérique a considérablement augmenté grâce aux collectes sur le Web, et nous nous apprêtons à implanter un Dépôt numérique fiable pour les premiers transferts de documents du gouvernement. Nous ne sommes pas encore allés aussi loin que nous l'aurions souhaité. Parce que nous travaillons dans un nouveau secteur, nous devons faire face à des problèmes qu'aucune institution n'a encore résolus. Introduire des technologies et des nouveaux services qui reposent sur les nouvelles technologies s'avère plus complexe que nous ne l'avions prévu.
BAC rehaussera la pertinence et l'accessibilité de ses collections ainsi que l'expertise offerte aux Canadiens vivant à l'extérieur de la région de la capitale nationale.	Déjà établi	Satisfait à presque tous Entre 2006 et 2009, BAC a accompli d'importants progrès. Nous avons utilisé les murs et les écrans d'autres institutions,pour mettre en œuvre notre programme concernant le Musée du portrait, afin que les Canadiens n'habitant pas la région de la capitale nationale puissent voir la collection de portraits de BAC et en faire l'expérience. En ce qui a trait aux services Web, BAC possède l'un des plus populaires sites Web gouvernementaux; celui-ci enregistre en moyenne un million de visites par mois. Le programme de généalogie de BAC a connu un franc succès au sein de la communauté généalogique, et un trafic considérable sur le Web par de très nombreuses personnes qui y ont mené des recherches sur leur famille. BAC a élaboré un nouveau modèle, passant d'un service individuel à un service collectif. Ainsi, nous pouvons joindre plus de gens avec le même investissement de ressources au même moment. Il y a encore beaucoup de travail à faire dans ce secteur pour continuer sur notre lancée. Des millions de pièces de notre collection doivent encore être rendues accessibles par l'entremise de notre site Web. Nous devons collaborer davantage avec des organismes pour améliorer la prestation de nos programmes et de nos services.
BAC mettra l'accent sur son rôle en matière de gestion de l'information du gouvernement du Canada relativement à l'élaboration d'une tenue de documents efficace	Déjà établi	Satisfait à tous Cette priorité est sur la bonne voie. Nous avons atteint les résultats escomptés lorsque nous avons établi ce choix stratégique. La nouvelle Directive sur la tenue de documents, élaborée en collaboration avec le SCT, a été lancée en juin 2009. Les documents et outils appuyant la mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents ont été élaborés selon les plans prévus. En harmonie avec l'exercice de modernisation, nous avons transformé notre nouveau modèle d'entrepôt en nouveau modèle de services couvrant tous les services que nous offrons à d'autres ministères dans les centres de services régionaux, en plus de l'entreposage. Nous avons éliminé des kilomètres linéaires de documents du gouvernement qui n'avaient pas de valeur archivistique, ce qui a permis de mieux utiliser l'espace et d'améliorer l'accès à des documents ayant une valeur archivistique. BAC se fonde sur sa réussite et se sert d'une approche semblable pour définir l'avenir des services gouvernementaux de bibliothèque.
BAC utilisera systématiquement les ententes de collaboration et s'acquittera de plus en plus de son mandat par l'entremise des autres ou avec les autres.	Déjà établi	Satisfait dans une certaine mesure Par le passé, BAC a établi des partenariats sur une base ad hoc et a tiré parti des occasions qui se sont présentées. En nous fondant sur les leçons apprises de ces expériences de partenariat, nous avons préparé une politique en matière de partenariat en 2009. Sa mise en œuvre pour un usage systématique d'ententes en collaboration commence à peine. BAC a communiqué aux organismes communautaires de bibliothèques, d'archives et d'histoire sa vision et ses nouvelles orientations. BAC doit améliorer ses relations avec les communautés externes selon une approche plus stratégique de collaboration entre les institutions gouvernementales et les organisations ou communautés non gouvernementales. Cette démarche est amorcée grâce à une nouvelle approche de gouvernance.
BAC veillera à ce que les consultations menées auprès des citoyens et des clients ainsi que les résultats des évaluations fassent partie de la prise de décisions.	Déjà établi	Satisfait dans une certaine mesure Par le passé, notre dossier de commentaires des clients n'était pas tenu régulièrement. Nous recueillons aujourd'hui plus systématiquement l'information relative aux besoins des clients et à leur satisfaction grâce à des enquêtes menées régulièrement (en ligne, à distance ou sur place). Nous avons adopté une approche plus systématique en matière de mesure du rendement. Afin de mieux utiliser les résultats d'évaluation dans la prise de décisions, des cadres de gestion et de responsabilisation axés sur les résultats (CGRR) ont été approuvés pour chacune de nos activités de programme en 2009-2010, et la collecte de données est amorcée5. On a procédé à une évaluation des choix stratégiques, et les leçons apprises serviront à influer sur le processus de modernisation. Bien que d'importants progrès aient été réalisés depuis 2006, développer une culture de la mesure de rendement au sein de BAC et utiliser les résultats lors de la prise de décisions par la gestion continuent à constituer un défi.

⁵ Pour plus d'information au sujet des CGRR de BAC, consultez l'adresse suivante : [www.collectionscanada.gc.ca/about-us/014/index-e.html]

Analyse des risques

En 2009-2010, le contexte opérationnel de BAC, qui est un organisme doté d'un mandat particulier et d'une série de responsabilités, rejoignait largement ce qui avait été projeté au moment de l'élaboration du rapport sur les plans et les priorités. Au résultat, le profil organisationnel des risques, utilisé pour donner forme aux plans et aux priorités de l'année, s'est avéré un guide de gestion efficace. Ces risques, dont les plus importants sont donnés ci-après, ont été reconnus comme s'appliquant actuellement à BAC et à sa capacité d'obtenir ses résultats stratégiques, plutôt que des résultats à court terme. Les choix stratégiques ont été conçus pour aider BAC à mieux comprendre et explorer des approches qui permettraient d'atténuer les risques à moyen et à long terme. L'engagement envers la modernisation, présenté plus tôt dans cette section, nous permet d'apprendre de notre expérience à gérer plusieurs des risques clés présentés dans le RPP et énumérés ici.

• La préservation du patrimoine documentaire numérique et analogique - La modernisation présente une approche de l'acquisition et de la préservation témoignant de notre engagement envers une collection dans laquelle on trouvera encore des documents analogiques et numériques enregistrés sur des supports anciens ou nouveaux. Elle établit les priorités qui orientent les choix et l'utilisation des ressources les plus appropriés.
• Infrastructures à long terme des aménagements et de la technologie - La modernisation établit des priorités qui fourniront une base permanente servant à évaluer les besoins en aménagements et en infrastructure, et elle se fonde sur les leçons apprises à ce jour des initiatives relatives aux technologies et aux infrastructures. Elle a déjà influé sur la décision de bâtir de nouvelles infrastructures spécialisées qui hébergeront une partie de la collection de BAC.
• La viabilité financière - La modernisation est en lien direct avec le fait de s'assurer que BAC peut utiliser ses ressources et influer sur celles d'autres partenaires afin d'obtenir les résultats stratégiques les plus appropriés. Ce qu'il y a eu de nouveau en 2009-2010, c'est qu'il a fallu remplir l'engagement de réduire les dépenses courantes adopté lors de l'examen stratégique du gouvernement. Dans notre cas, la réduction s'est chiffrée à 800 000 $ en 2009-2010, et à 4,6 millions de dollars en 2010-2011. En réponse à ces restrictions budgétaires, BAC a revu sa base d'activités et continuera à le faire tout au long de 2010-2011, afin de livrer son mandat d'une manière plus efficiente.
• Les ressources humaines - Nous continuons d'appliquer nos stratégies de ressources humaines fondées sur le fait que le personnel de BAC, actuel ou futur, offrira à l'organisme de nouvelles compétences, reflétera de plus en plus la diversité canadienne et travaillera en s'appuyant sur une culture commune conforme à l'orientation du Cadre de gestion du patrimoine documentaire. De plus, BAC doit fournir à ses employés spécialisés l'occasion de partager leur savoir et leurs compétences avec le nouveau personnel.
• Les initiatives pangouvernementales - La nature stratégique de la modernisation renforcera la capacité de BAC à contribuer adéquatement aux engagements du gouvernement.

La vérification interne des pratiques liées à la gestion des risques réalisée durant l'année a essentiellement porté sur les aspects essentiels des risques et les processus de contrôle et de gouvernance à BAC. Elle a mené à une meilleure compréhension de la production de rapports d'assurance dans toute l'organisation, et à la formulation de recommandations visant l'amélioration de la gestion des risques à BAC.

Profil des dépenses

Le tableau ci-dessous décrit les tendances concernant les dépenses de BAC au cours d'une période de six ans (trois années de dépenses réelles et trois de dépenses planifiées). Le plus haut niveau de dépenses sur cinq ans, commençant en 2007-2008, provient du financement temporaire de projets particuliers, comme il est indiqué ci-dessous.

• Sur trois ans, commençant en 2007-2008, 21,7 millions de dollars ont été investis pour remplacer les systèmes désuets et fournir la capacité de gérer les publications électroniques et les enregistrements numériques du gouvernement du Canada;
• En 2008-2009, BAC a reçu l'autorisation de construire une installation qui servira à préserver le patrimoine documentaire du Canada enregistré sur un support à base de cellulose de nitrate (films et photographies). BAC a dépensé 7,4 millions de dollars en 2009-2010, auxquels s'ajouteront 6,5 millions de dollars en 2010-2011;
• BAC prévoit dépenser 12,8 millions de dollars en 2010-2011, et 19 millions en 2011-2012, afin d'accroître sa capacité d'entreposer sa collection⁶.

Ces projets font progresser le mandat de BAC qui consiste à protéger le patrimoine documentaire canadien. BAC continue de s'assurer du maintien de sa capacité de préservation afin de répondre aux besoins de la collection du Canada.

⁶ Ce montant de financement peut être modifié. Des détails supplémentaires seront fournis dans les prochains RPP et RMR.

Le Plan d'action économique du Canada

Au cours de deux années commençant en 2009-2010, BAC a reçu 3 millions de dollars (1,4 en 2009-2010 et 1,6 en 2010-2011). Ce financement a été accordé en vertu du Plan d'action économique du Canada pour la modernisation de ses laboratoires fédéraux⁷. Ces derniers seront améliorés grâce aux travaux de construction suivants :

• la mise à jour des laboratoires de préservation et de numérisation du Centre de préservation, ce qui aura pour effet d'accroître leur efficacité et leur polyvalence et nous permettra d'adapter ces espaces à de nouvelles technologies;
• la rénovation de plusieurs laboratoires d'archives situés à la Place de la Cité, ce qui permettra d'avoir des installations écologiques et sûres, répondant aux besoins des technologies actuelles.

La phase 1 de ces deux projets s'est terminée, selon le calendrier, le 31 mars 2010. Les deux projets sont en bonne voie d'être achevés en 2010-2011. Les coûts de construction sont inférieurs aux estimations.

Une fois tous ces projets terminés, les dépenses diminueront de 18 millions de dollars, ce qui représente le montant de financement permanent approximatif de BAC.

⁷ Ces montants excluent les contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés, car les dépenses sont réalisées seulement en d'autres frais de fonctionnement et en capital.

Figure 5: Tendances concernant les dépenses

Crédits votés et postes législatifs
(en milliers de dollars)

Poste voté ou législatif (L)	Libellé tronqué du poste voté ou législatif	2007-2008 Dépenses réelles	2008-2009 Dépenses réelles	2009-2010 Budget principal des dépenses	2009-2010 Dépenses réelles8
50	Dépenses du Programme	111 035,2	114 184,6	110 215,8	103 912,3
52	Dépenses en capital	-	-	-	7 556,2
(S)	Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés	11 331,7	12 339,1	11 166,8	12 895,4
	Produit sur la disposition de biens de la Couronne	89,1	68,8	-	103,6
Total		122 456,0	126 592,5	121 382,6	124 467,5

⁸ Les écarts budgétaires sont exposés en détail dans le sommaire financier sur le rendement 2009-2010 à l'adresse suivante : [www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-3001-f.html]