ARCHIVÉ - Service administratif des tribunaux judiciaires

La vérificatrice générale constate que le Service administratif des tribunaux judiciaires a mis en place des procédures de contrôle efficaces pour les cartes d'achat, les voyages des cadres supérieurs et l'accueil. Cependant, ses contrôles sur la passation des marchés et sa gestion de la rémunération au rendement manquent de rigueur. Il a également du mal à trouver suffisamment de personnes possédant les aptitudes et les compétences requises pour doter les postes vacants en temps voulu. Un grand nombre d'employés exercent des fonctions par intérim pour des périodes allant jusqu'à deux ans. Pourtant, le Service administratif des tribunaux judiciaires n'a pratiquement rien prévu dans sa planification pour régler ces problèmes.

Réponse du Service administratif des tribunaux judiciaires.

En 2006, le Service a créé le Comité d'examen des contrats qui examine les contrats et les dossiers aux trois mois afin d'en vérifier la conformité au Règlement sur les marchés de l'État, à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et aux politiques et procédures internes du SATJ. En 2005, le Service a aussi créé et doté un poste de spécialiste principal du service des contrats qui vise à vérifier si les contrôles sont appliqués rigoureusement.

À la suite de cette vérification, le Service a obtenu un financement d'environ 933 000 $ du cadre d'investissement stratégique de l'Agence de la fonction publique du Canada pour six initiatives, conformément à la Loi sur la modernisation de la fonction publique. L'élaboration d'un plan de ressources humaines dans toute l'organisation est l'une des principales initiatives à bénéficier de ce financement. Le Service travaille présentement avec un expert-conseil à l'élaboration d'un plan d'action qu'il mettra en œuvre au cours des exercices 2007-2008 et 2008-2009. De la formation et des outils seront fournis à la haute direction afin de garantir la durabilité du processus. Il s'agit d'un élément clé du plan d'action.

Au cours d'une vérification antérieure de la gestion des ressources humaines, il avait été recommandé que les primes de rémunération au rendement soient fondées sur une évaluation de rendement complète. À la suite de cette vérification, le Service est maintenant conforme au Programme de gestion du rendement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et à ses propres politiques internes grâce au contrôle et au rapport annuel du Comité d'examen du rendement. Pour appuyer la sensibilisation à ce sujet, tous les cadres supérieurs doivent remettre une attestation de leur respect de la politique. Aucune rémunération au rendement ne sera autorisée si le Comité d'examen n'est pas convaincu que la politique a été respectée ou si le cadre supérieur n'a pas remis une attestation du respect de la politique.

Lien au 2007 octobre - Rapport de la vérificatrice générale du Canada - Chapitre 2 Les pratiques de gestion et de contrôle dans trois petites entités http://www.oag-bvg.gc.ca/internet/Francais/parl_oag_200710_02_f_23826.html

Le SATJ a été évalué en regard des onze principaux indicateurs avancés de réussite à long terme du CRGD pour l'exercice d'avril 2007 à mars 2008. Les résultats sont acceptables pour quatre d'entre eux, soit délégation, mérite, impartialité et justice. Les résultats sont particulièrement bons en regard des valeurs de transparence et d'accessibilité des annonces de concours et avis de dotation. Dans les sept autres domaines, soit planification des ressources humaines, systèmes organisationnels de soutien aux ressources humaines, responsabilisation à l'égard des résultats, souplesse et efficience, représentativité, accessibilité et transparence, le SATJ est invité à s'améliorer. Selon la Commission de la fonction publique (CFP), les objectifs de dotation d'ensemble figurant dans les plans de ressources humaines et les stratégies de dotation de l'organisation et de chaque secteur doivent être exprimés en termes mesurables, et les écarts constatés à la comparaison des activités de dotation réelles et prévues doivent être expliqués, portés à l'attention de la haute direction et rapidement comblés. La durée des processus de nomination, les dispositions relatives à l'équité en matière d'emploi des processus annoncés à l'interne et à l'externe, la proportion de processus externes non annoncés par rapport au nombre total et la sous représentation des femmes doivent aussi figurer en termes mesurables dans les plans de RH. Ces plans et les stratégies de dotation doivent être communiqués aux employés et aux gestionnaires. La CFP demande aussi que soit élaboré un programme de formation continue à l'intention des conseillers en dotation et que les services et l'infrastructure de dotation correspondent parfaitement à l'évaluation, faite par la direction, des besoins d'ensemble.

Le SATJ s'emploie à établir un plan intégré d'activités et de ressources humaines pour trois ans, et les stratégies de dotation seront prêtes au début de l'automne 2008. Le plan de RH et les stratégies de dotation seront également affichés à cette date sur l'intranet. Le plan de RH exprimera en termes mesurables les objectifs relatifs à la durée des processus de nomination, aux dispositions relatives à l'équité en matière d'emploi, à la proportion de processus non annoncés par rapport au nombre total et à la sous représentation des femmes. Pour ce qui est du programme de formation continue des conseillers en dotation, le SATJ a établi des plans de formation et un conseiller est en place pour la formation et le perfectionnement des employés du service de dotation.