ARCHIVÉ - Politiques et lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres - Archivé

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Partie 4 Gestion financière

4.1 Provenance des fonds

Les budgets des ministères renferment les fonds destinés aux activités liées au portefeuille et aux autres activités officielles du gouvernement. Ils s'ajoutent aux droits dont dispose un ministre à titre de député et n'en font pas partie. Le présent document ne porte que sur les budgets des ministres.

Les droits rattachés à la fonction de député sont expliqués de façon détaillée dans le Manuel des allocations et services aux députés publié par la Chambre des communes. Prière d'adresser les demandes de renseignements sur ces droits au Bureau du contrôleur, Chambre des communes.

Le budget du ministre fait partie intégrante du budget du ministère et est assujetti aux mêmes dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) que celles qui s'appliquent à tous les autres fonds du ministère. Ces dispositions ont pour but d'assurer le contrôle du Parlement sur les fonds publics et prescrivent un cadre de contrôle financier à l'égard de toutes les opérations financières. Bon nombre des dispositions de la LGFP en matière de gestion financière sont appliquées dans le cadre de politiques approuvées par le Conseil du Trésor. Par conséquent, à moins d'être spécifiquement exonérés, les budgets d'un ministre sont également assujettis aux politiques et aux règlements du Conseil du Trésor.

Les budgets des ministres se divisent en quatre parties et doivent être contrôlés séparément. Ils sont alloués à même les niveaux de référence de chaque ministère. L'annexe B renferme des détails précis sur la valeur des budgets et leurs limites, notamment :

• le traitement du ministre et son indemnité d'automobile;
• les budgets salariaux du personnel exonéré du ministre;
• les budgets de fonctionnement du ministre;
• les budgets salariaux des employés du ministère.

4.2 Virement de fonds

Les ministres peuvent virer des fonds de leur budget de fonctionnement à leur budget salarial du personnel exonéré, et vice versa. La limite annuelle des virements, qui se situe entre 50 000 $ et 100 000 $, a été établie de façon proportionnelle en fonction de l'importance du budget alloué à un ministre et dûment confirmé par écrit (voir l'annexe B). Lorsque des fonds sont virés du budget de fonctionnement au budget salarial du personnel exonéré, le ministère doit réserver un montant supplémentaire équivalent à 20 p. 100 des fonds pour couvrir les frais rattachés aux avantages sociaux. Par ailleurs, si des fonds sont virés du budget salarial du personnel exonéré au budget de fonctionnement du ministre, le montant renferme 20 p. 100 des fonds en remplacement des avantages sociaux des employés. Cette opération de 20 p. 100 ne fait pas partie des budgets du cabinet du ministre. Seuls les frais directs précisés peuvent être imputés au budget salarial du personnel exonéré. Aucun virement portant sur le budget salarial du ministère n'est autorisé.

Les ministres peuvent utiliser le report de fonds du budget de fonctionnement du ministère pour leur partie des fonds non dépensés du budget des ministres alloué au personnel exonéré et de leur budget alloué au fonctionnement, d'un exercice à l'autre, jusqu'à concurrence de 5 p. 100 de leur budget initial établi au 1^er avril. Les ministres peuvent indifféremment utiliser ces fonds pour les salaires du personnel exonéré ou les dépenses de fonctionnement dans leur cabinet ou la représentation régionale. Cette autorisation ne s'applique pas au budget du personnel ministériel des ministres.

4.3 Responsabilisation

Les dépenses inscrites au budget de fonctionnement du cabinet du ministre ou au budget du personnel exonéré pour les activités du portefeuille ou les autres activités officielles du gouvernement, sont imputées à un crédit de « programme » ou de « fonctionnement » du ministère. Les fonds publics utilisés pour financer ces dépenses doivent être engagés avec toute la prudence et la probité qui s'imposent. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada compile périodiquement des données sur les dépenses engagées à l'égard des cabinets des ministres pour les traitements relatifs au personnel exonéré et au personnel du ministère et les coûts de fonctionnement.

Il incombe à chaque ministre de répondre à toutes les demandes de renseignements du public concernant les dépenses engagées pour son cabinet – que ce soit par lui-même, son personnel ou en son nom – y compris leur justification publique, le cas échéant.

4.4 Déclaration des dépenses imputées sur les budgets du ministre

Les dépenses imputées au budget du personnel exonéré et au budget de fonctionnement du ministre doivent se limiter aux types de dépenses qui peuvent être imputées sur chacun de ces budgets en vertu de la loi; en d'autres termes, les dépenses doivent clairement respecter les paramètres (portée, but et limites) du budget.

Des dépenses précises doivent être imputées sur des budgets précis du ministre, comme il est indiqué ci-dessous. Certaines dépenses peuvent être remboursées à même le crédit 5 du Conseil du Trésor ou imputées au budget de fonctionnement du ministère; elles sont également énoncées ci-dessous.

4.4.1 Traitements des ministres et indemnités d'automobile

Les traitements et indemnités d'automobile des ministres sont des dépenses législatives. Ces ressources sont donc accordées à titre permanent et ne sont pas soumises à l'approbation annuelle du Parlement. Cependant, comme l'indique la section 6.2, les ministres du Conseil du Trésor ont établi une politique portant sur les véhicules automobiles.

4.4.2 Budget salarial du personnel exonéré

Les ministres, à l'exception du Premier ministre, reçoivent un budget salarial de personnel exonéré pour leur permettre de gérer leur cabinet. Ce budget s'ajoute à tout budget auquel le ministre a droit à titre de député à la Chambre des communes. Le budget fourni par la Chambre des communes sert au paiement du personnel du bureau à la Chambres des communes et du bureau de circonscription.

Le Conseil du Trésor détermine périodiquement le montant du budget du personnel exonéré des ministres, et le président du Conseil du Trésor avise par écrit chaque ministre du montant annuel de son budget conformément à la communication écrite antérieure. Les budgets pour le personnel exonéré doivent être alloués à même les niveaux de référence approuvés des ministères.

Les limites budgétaires ne peuvent être dépassées. Le ministre qui désire passer outre ces limites budgétaires doit obtenir l'autorisation du Conseil du Trésor. Le ministre doit discuter au préalable des demandes d'exception avec le président du Conseil du Trésor.

Lorsqu'un ministre change de portefeuille au cours de l'exercice, le budget du reste de l'année pour le nouveau portefeuille correspond au solde disponible du portefeuille antérieur à la date du changement (après le paiement des engagements non réglés). Lorsqu'un portefeuille est créé ou qu'un ministre est nommé à un portefeuille après un changement de gouvernement, le nouveau ministre reçoit, au prorata, un budget correspondant au solde de l'exercice en cours, tel qu'il est établi par le Conseil du Trésor.

Seuls sont imputables au budget salarial du personnel exonéré les frais directs concernant le personnel, soit :

• les traitements (y compris les congés payés);
• le paiement des congés annuels non utilisés, à la demande du personnel exonéré et avec l'approbation du ministre, à la cessation d'emploi ou donnant lieu à un versement en argent à la fin de chaque exercice financier;
• la rémunération de 30 jours aux membres du personnel exonéré lorsqu'un ministre cesse d'exercer ses fonctions (consulter la section 3.7.5).

4.4.3 Budget de fonctionnement

Le budget de fonctionnement du cabinet d'un ministre couvre toutes les dépenses de fonctionnement du personnel exonéré ou du personnel du ministère affecté au cabinet, pourvu qu'il soit engagé pour des activités du portefeuille ou d'autres activités officielles du gouvernement.

Les dépenses suivantes doivent être imputées au budget de fonctionnement du ministre :

• les cadeaux officiels, les frais de déplacement, d'accueil et d'autres services se rapportant au ministère;
• les coûts des conférences et de la formation du personnel exonéré;
• les frais de réinstallation du personnel exonéré du cabinet du ministre (à la nomination seulement);
• les frais liés au mobilier et à l'ameublement des ministres et de leurs secrétaires particuliers qui dépassent les normes habituelles du ministère;
• les frais relatifs aux services professionnels de placement;
• le coût des services professionnels et des services de travail temporaire pour le cabinet du ministre;
• toutes les autres dépenses liées au fonctionnement du cabinet d'un ministre.

4.4.4 Autres dépenses engagées relativement au personnel exonéré

Les coûts suivants doivent être assumés tel qu'indiqué ci-dessous :

Les ministères peuvent demander des fonds imputés au budget central (au moyen du crédit 5 du Conseil du Trésor), comme pour les autres fonctionnaires pour :

• les prestations parentales ou de maternité (prestations supplémentaires d'emploi);
• la paye de vacances pour les congés annuels non utilisés au moment de la cessation d'emploi lorsque l'employé est alors admissible à une indemnité de départ;
• l'indemnité de départ.

Budgets de fonctionnement des ministères :

• Indemnité de cessation d'emploi.

4.4.5 Budget salarial du personnel ministériel

Les frais relatifs au personnel ministériel affecté au cabinet d'un ministre doivent être imputés au budget salarial du ministère. Ces frais doivent être comptabilisés séparément, dans les dépenses associées au fonctionnement du cabinet du ministre. Les frais rattachés au rajustement paritaire, à la prime au bilinguisme et aux heures supplémentaires doivent être comptabilisés dans le budget salarial du personnel ministériel affecté au cabinet du ministre. Les autres frais relatifs au personnel doivent être comptabilisés conformément aux méthodes ministérielles en vigueur pour les employés de la fonction publique.

4.5 Pouvoirs financiers

Les politiques du Conseil du Trésor concernant la gestion financière se trouvent, en règle générale, dans les politiques relatives à la fonction de contrôleur, à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/siglist-fra.asp.

Ces politiques renferment des directives et des lignes directrices régissant la comptabilité et le contrôle des dépenses. Elles énoncent également le cadre d'application des pouvoirs financiers pour satisfaire aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Essentiellement, il existe deux types d'autorisations financières concernant les dépenses : le pouvoir de dépenser et le pouvoir de payer.

Il y a deux exigences principales à respecter en matière de pouvoirs financiers : 1) nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser et de payer à l'égard d'un paiement et 2) nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser à l'égard d'un paiement dont il profite personnellement, ni prendre part aux étapes de traitement de sa rémunération et de ses avantages sociaux.

Renvoi : Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Conseil du Trésor, qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-1-fra.asp.

4.5.1 Pouvoir de dépenser

Le pouvoir de dépenser est constitué de quatre éléments : engagement des dépenses, contrôle des engagements, passation de marchés et confirmation de l'exécution et des coûts du contrat.

Le ministre est chargé du personnel exonéré et des budgets de fonctionnement du cabinet, et il est doté du pouvoir de dépenser. Le ministre délègue souvent une certaine partie de ce pouvoir au chef de cabinet ou à d'autres hauts fonctionnaires exonérés. Cependant, cette délégation ne s'applique pas lorsque le ministre ou le ministre d'État désire embaucher ou congédier des membres du personnel exonéré, ou fixer leurs salaires.

4.5.1.1 Engagement des dépenses

Ce pouvoir est délégué aux ministres pour leur permettre d'engager des dépenses imputées sur leurs budgets, de commander des fournitures et des services, d'embaucher du personnel, d'exécuter des fonctions d'accueil, etc. Cependant, avant que les dépenses ne soient véritablement engagées, que le marché ne soit conclu ou que l'entente ne soit signée, on doit obtenir confirmation de la disponibilité des fonds, c.-à-d. le pouvoir d'engager des fonds.

4.5.1.2 Pouvoir d'engager des fonds

En vertu de l'article 32 de la LGFP, les ministres, ou les agents financiers agissant en leur nom, doivent contrôler les engagements et veiller à ce que les fonds soient disponibles dans les crédits en vigueur pour exécuter l'engagement financier qui découlerait du marché ou d'un autre accord.

Des mesures de contrôle des engagements et des dépenses doivent être appliquées pour éviter tout dépassement du budget du personnel exonéré et du budget de fonctionnement du ministre.

Renvoi : Politique sur le contrôle des engagements du Conseil du Trésor, qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12192.

4.5.1.3 Pouvoir de conclure des marchés

Le pouvoir d'acquérir du matériel et des biens est délégué au ministre par le ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux. Le ministre est responsable, en bout de ligne, envers le Parlement pour toutes les activités relatives aux marchés. Au sein du cabinet du ministre, le pouvoir de conclure des marchés peut être délégué au chef de cabinet du ministre.

Les représentants auxquels sont délégués ces pouvoirs doivent l'exercer avec prudence et probité de sorte que le ministre responsable agisse et paraisse agir dans le respect de la lettre et de l'esprit de la Loi sur la gestion des finances publiques, du Règlement sur les marchés de l'État, ainsi que de la politique et des directives du Conseil du Trésor sur les marchés. Des précisions sur la conclusion de marchés se trouvent à la section 7.

En mars 2004, le gouvernement a annoncé une nouvelle politique sur la publication obligatoire des marchés de plus de 10 000 $. On trouvera des précisions à ce sujet à la section 7.

4.5.1.4 Attestation et vérification du paiement des travaux, des biens ou des services

Les dépenses engagées par des ministres et leur personnel exonéré sont assujetties au processus de vérification des comptes et doivent être attestées en vertu de l'article 34 de la LGFP avant de donner lieu au paiement.

En vertu de l'article 34 de la LGFP, les ministres sont tenus de confirmer que les marchandises ont été reçues ou que les travaux ont été exécutés de façon satisfaisante et que le prix demandé est raisonnable. Ce processus de vérification des comptes comprend l'assurance que les modalités pertinentes du marché, y compris le prix, la quantité et la qualité, ont été respectées et, si un paiement anticipé est versé, l'assurance qu'il est requis en vertu du marché et que les lois, règlements, décrets et politiques du Conseil du Trésor applicables ont tous été respectés. Les agents financiers dotés du pouvoir de payer en vertu de l'article 33 de la LGFP sont chargés d'assurer la qualité de la vérification des comptes effectuée en vertu de l'article 34 de la LGFP.

Le processus de vérification des comptes doit produire des preuves vérifiables de vérification, y compris l'identification des diverses personnes qui ont exécuté la vérification.

Renvoi : Politique sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor, qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-ct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/Accver-fra.asp.

4.5.2 Pouvoir de payer

Le pouvoir de payer permet de demander des paiements. En vertu de l'article 33 de la LGFP et du Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement, les demandes de paiement ne peuvent être exécutées que si le paiement a été vérifié en vertu de l'article 34, si le crédit renferme des fonds suffisants et si le paiement n'a pas déjà été effectué.

Le pouvoir de payer est habituellement délégué aux agents financiers ministériels.

Le personnel des services financiers du ministère vérifie l'attestation du ministre (ou de la personne qu'ils ont désignée) en vertu de l'article 34 et les pièces justificatives requises avant de demander le paiement aux termes de l'article 33.

Bien que certaines demandes de paiement produites par des ministres ne doivent pas, pour des motifs de confidentialité, être étayées de reçus et d'autres documents prouvant la réception des marchandises et/ou des services, ces documents doivent néanmoins être conservés au cabinet du ministre. En l'absence de pièces justificatives, le ministre doit habituellement présenter une attestation officielle portant sa signature (et non celle d'un remplaçant).

Renvoi : Politique du Conseil du Trésor sur les demandes de paiement et paiement à la date d'échéance, qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-6-fra.asp.

4.6 Vérification interne

Aux termes de la politique gouvernementale, les ministères doivent :

• avoir une fonction de vérification interne efficace, indépendante et objective qui dispose de ressources suffisantes pour fournir en temps opportun des services d'assurance suffisants pour tous les aspects importants de leur stratégie et de leurs pratiques de gestion des risques, de leurs cadres de contrôle et pratiques de gestion, et de l'information utilisée pour prendre des décisions et rendre des comptes;
• intégrer les résultats de la vérification interne à leurs méthodes d'établissement des priorités, de planification et de prise de décisions;
• publier les rapports complétés en temps opportun et les rendre facilement accessibles au public dans les deux langues officielles.

Toutes les dépenses imputées sur les crédits d'un ministère, y compris celles engagées par un ministre ou son cabinet, sont assujetties à la vérification interne.