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2011-2012
Rapport sur les plans et les priorités

Bibliothèque et Archives Canada

La version originale a été signée par
L'honorable James Moore, C. P., député
Ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles

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Table des matières

Message du ministre

Section I : Survol

• Raison d'être
• Moderniser BAC en fonction de l'ère numérique
• Responsabilités
• Résultats stratégiques et Architecture des activités de programme (AAP)
• Sommaire de la planification
• Contribution des priorités à l'atteinte des résultats stratégiques
• Analyse des risques
• Profil des dépenses
• Postes votés et postes législatifs

Section II : Analyse des activités de programme par résultat stratégique

• Activité de programme 1.1 : Élaboration d'instruments de réglementation et d'outils en tenue de document
• Activité de programme 1.2 : Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux
• Activité de programme 2.1 : Documentation de l'expérience canadienne
• Activité de programme 2.2 : Conservation de la mémoire continue
• Activité de programme 2.3 : Exploration des ressources documentaires
• Services internes

Section III : Renseignements supplémentaires

• Principales données financières
• Liste des tableaux supplémentaires

Section IV : Autres sujets d'intérêt

Message du ministre

Les organismes du portefeuille du Patrimoine canadien travaillent de près avec des partenaires de partout au pays afin de remplir leur mandat et de réaliser les objectifs du gouvernement du Canada liés aux arts, à la culture, au patrimoine et à la participation citoyenne. Je suis heureux de présenter le Rapport sur les plans et les priorités de 2011-2012 préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

BAC a entrepris un vaste exercice de modernisation essentiel au maintien de sa capacité à réaliser son mandat auprès des Canadiens. Les modes de création et de consultation de l'information se sont transformés radicalement au cours des dernières années. Par conséquent, BAC a commencé à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies qui lui permettront d'utiliser ses ressources de manière à répondre aux attentes en constante évolution des Canadiens. De plus, BAC garantira que les ressources documentaires témoignant de la vie canadienne d'aujourd'hui, des ressources documentaires qui sont de plus en plus sous forme numérique, soient bien préservées et accessibles à long terme. Il s'agit d'un défi considérable qui demandera une collaboration encore plus étroite avec les bibliothèques, les centres d'archives et d'autres partenaires dans l'ensemble du pays, alors qu'ils forment un réseau pancanadien d'organismes voués au patrimoine documentaire qui profitera à la fois aux milieux intéressés et à tous les utilisateurs.

Je suis fier que Bibliothèque et Archives Canada s'engage à poursuivre ses efforts en vue d'accroître la qualité de vie des Canadiens et le dynamisme culturel, social et économique du Canada. J'invite tous ceux et celles qui désirent avoir un aperçu des responsabilités et des activités de BAC à prendre connaissance de ce rapport.

Section I : Survol

Raison d'être

Moderniser BAC en fonction de l'ère numérique

Lorsque BAC a été mis sur pied, l'information numérique avait déjà pris une telle importance qu'elle commençait à modifier en profondeur le patrimoine documentaire du Canada, les attentes des Canadiens en matière d'accessibilité et les priorités des institutions de mémoire au Canada. Afin de demeurer pertinent dans cet univers numérique en constante évolution, BAC apporte présentement des changements fondamentaux à ses façons de faire.

BAC et les autres institutions de mémoire du Canada, telles que les centres d'archives et les bibliothèques, se posent des questions très difficiles concernant le patrimoine documentaire qu'elles devraient acquérir, préserver et rendre accessible, non seulement pour les utilisateurs actuels, mais aussi pour ceux et celles qui, dans 50 ou 100 ans, voudront comprendre le Canada d'aujourd'hui. BAC et les autres institutions de mémoire se demandent comment obtenir, avec des ressources limitées, les meilleurs résultats possible de sources d'information en croissance rapide. Nous nous demandons comment nos relations et rôles traditionnels peuvent évoluer vers des modes de collaboration plus efficaces et plus efficients.

Le virage numérique qu'a pris le monde de l'information était déjà bien amorcé à la fin des années 1990. En 2009, BAC a officiellement commencé à questionner ses façons de faire et à moderniser ses opérations. Cet exercice, nommé la modernisation, a mené en 2010 à la publication d'Édifier ensemble notre mémoire continue : Constituer un patrimoine documentaire représentatif¹. Ce document démontre comment BAC compte répondre aux défis qui caractérisent cette époque où les façons de créer, de partager et d'utiliser l'information changent rapidement. Il trace la voie de la modernisation en instituant une approche stratégique axée sur les politiques et sur les données probantes. Afin de mettre en œuvre cet objectif, BAC a instauré dans le processus de prise de décision les quatre principes directeurs de l'importance, de la suffisance, de la viabilité et de la société.

Au mois de décembre 2010, BAC a annoncé publiquement qu'il prenait un virage numérique en vue d'offrir toute une gamme de services numériques, se transformant ainsi en une institution numérique d'avant-garde.² BAC a l'intention d'offrir la plupart de ses services en ligne en adaptant ses processus d'affaires par le biais d'une approche à plusieurs volets qui comprend des objectifs précis, dont ceux de rendre ses collections plus accessibles et de maximiser le contenu disponible en ligne.

D'autre part, tel qu'il est mentionné dans Édifier ensemble notre mémoire continue, notre engagement à moderniser les façons d'acquérir, de préserver et de rendre accessible la mémoire continue du Canada exige que nous travaillions en collaboration avec d'autres. Ceci est intrinsèquement lié à la vision de BAC, et c'est un message que nous nous sommes efforcés de promouvoir lors de nos participations à diverses rencontres et conférences. Afin de consolider l'appui à cette vision, BAC a amorcé un vaste processus de consultation avec les diverses communautés d'intérêts. Par exemple, à l'automne 2010, BAC a organisé un Forum de consultation universitaire de même que le premier Forum des milieux intéressés. Ces rencontres ont guidé et continueront de guider nos plans et actions futurs. Elles orienteront plus particulièrement la série de 12 Initiatives de modernisation et d'innovation (IMI) que nous sommes en train de mettre en œuvre afin d'atteindre des résultats tangibles dans des domaines qui revêtent une grande importance pour BAC et les milieux intéressés.

BAC a commencé à organiser ou à réorganiser ses engagements en fonction des orientations établies dans le projet de modernisation. Un des changements principaux consiste à développer une nouvelle approche pour que les Canadiens puissent trouver plus facilement ce qu'ils recherchent dans notre collection. Cette approche est décrite plus en détail à la section II. Nous avons adopté le point de vue de la modernisation pour prendre nos décisions stratégiques, telles que pour nos investissements en technologie de l'information. Notre approche servant à déterminer ce que nous devrions acquérir, préserver et rendre accessible est présentement réévaluée de manière à ce que nous options pour le patrimoine documentaire le plus pertinent pour les générations actuelles et futures. Ces engagements et bien d'autres liés à la modernisation s'inscrivent dans la nouvelle architecture d'activités de programme que nous décrirons plus loin dans cette section, et ils façonnent les 12 Initiatives de modernisation et d'innovation qui servent de cadre à ce Rapport sur les plans et les priorités.

¹www.collectionscanada.gc.ca/obj/013/f2/013-449-f.pdf
²Bibliothèque et Archives Canada prend le virage numérique, 9 décembre 2010 : www.collectionscanada.gc.ca/quoi-de-neuf/013-503-f.html

Responsabilités

Comme nous l'évoquions précédemment à propos de la modernisation, le patrimoine documentaire prend différentes formes. Ce qui autrefois se présentait essentiellement sur support papier et sous forme d'enregistrement analogique (livres, documents historiques, dossiers gouvernementaux, photos, films, cartes et art documentaire) est maintenant créé de plus en plus en mode numérique (sites Web, enregistrements sonores, vidéos et technologies de réseautage social); ces nouvelles ressources documentaires reflètent elles aussi la vie des Canadiens d'aujourd'hui. Mais quels qu'en soient le format ou l'origine, BAC doit assumer trois grandes responsabilités par rapport au patrimoine documentaire qui offre le plus fidèle témoignage de la société canadienne aux générations actuelles et futures, soit :

1. l'acquisition;
2. la préservation;
3. l'accès au patrimoine documentaire.

Acquisition

L'acquisition signifie recueillir des ressources documentaires qui présentent le portrait le plus exact et le plus représentatif possible de la société canadienne. En cette ère numérique, cela implique une sélection appropriée parmi l'abondant volume d'information disponible. Actuellement, l'acquisition se fait de trois différentes façons. Premièrement, les ministères et organismes du gouvernement canadien nous transfèrent leurs documents ayant une valeur de conservation permanente. Deuxièmement, les éditeurs doivent nous verser des exemplaires de toutes les œuvres qu'ils publient au Canada, en vertu du dépôt légal prévu dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Troisièmement, nous acquérons des fonds et collections par divers autres mécanismes, tels que le don ou l'achat. Dans le cadre de la modernisation, nous prévoyons adopter une approche de l'acquisition qui accordera beaucoup d'importance à l'évaluation des ressources documentaires avant de procéder à leur acquisition. Cette évaluation pourrait tenir compte de critères tels que les suivants : dans quelle mesure un document représente-t-il ce que nous appelons « le plus fidèle témoignage de la société canadienne », ou dans quelle mesure nous permet-il de respecter nos priorités en matière de développement de notre collection et de déterminer quelle institution de mémoire, telle que les archives ou les bibliothèques provinciales, serait l'endroit le plus approprié pour le conserver.

Préservation

La préservation signifie la gestion de l'entretien de nos ressources documentaires afin que les générations actuelles et futures puissent y avoir accès. À cette fin, BAC saisira les occasions de collaborer avec d'autres institutions de mémoire partout au Canada. Nous avons un personnel spécialisé composé d'experts dans de nombreuses disciplines liées à la préservation, disposant d'une large gamme d'outils et de technologies. Nous avons des installations construites spécialement pour assurer l'intégrité de notre collection analogique, notamment le Centre de préservation et de nouveaux locaux pour la préservation des collections de photographies et de films anciens. Dans un environnement de plus en plus numérique, BAC travaille à l'élaboration d'outils et de technologies qui garantiront la préservation des ressources documentaires numérique du Canada. Dans le cadre de la modernisation, nous allons préconiser une approche de l'évaluation qui tiendra compte des besoins en préservation à long terme.

Accès au patrimoine documentaire

L'exploration des ressources favorise une approche centrée sur le client, qui permet aux Canadiens d'explorer la collection gérée par BAC au nom des Canadiens, et d'interagir avec cette collection. Les citoyens consultent le site Web de BAC³ pour effectuer différentes recherches dans notre collection, en fonction de leurs intérêts. BAC collabore de plus en plus avec d'autres pour organiser des expositions et des événements dans diverses localités à travers le Canada, ainsi que sur Internet.

L'exploration des ressources favorise la responsabilisation gouvernementale. BAC soutient les objectifs de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels en procédant à l'examen de documents d'archives, de dossiers d'emploi d'anciens membres du personnel civil et militaire du gouvernement, et de documents administratifs.

Les méthodes que nous utilisons pour décrire les documents de nos collections sont un rouage essentiel de l'exploration des ressources; elles permettent aux Canadiens de comprendre les histoires dont témoignent nos collections et de repérer les documents qui les intéressent. Dans le cadre de la modernisation, nous réfléchissons aux meilleurs moyens de faciliter l'accès au patrimoine documentaire canadien par le plus grand nombre de gens possible et d'une façon qui réponde à leurs attentes quant à la disponibilité de notre collection en ligne.

³www.collectionscanada.gc.ca/collection/index-f.html

Résultats stratégiques et Architecture des activités de programme (AAP)

En 2011-2012, BAC aura une nouvelle architecture des activités de programme (AAP) qui reflétera mieux que l'ancienne notre contexte réel de travail et nos responsabilités, tel qu'illustré dans le tableau ci-dessous. La nouvelle AAP a été approuvée par le président du Conseil du Trésor le 6 août 2010. En appui à cette nouvelle AAP, BAC a mis en place un cadre de gestion du rendement amélioré. Ce cadre fixe de nouveaux indicateurs de rendement et objectifs, lesquels évolueront à mesure que nous progresserons dans notre démarche de modernisation.

[D]

Concordance de l'AAP

L'AAP de BAC pour l'année 2011-2012 diffère considérablement de celle qui était en place en 2010-2011. Cette nouvelle AAP représente nos fonctions de base de manière plus réaliste, tout en demeurant suffisamment flexible pour répondre aux besoins de l'organisation en cette période de changements importants.

Le premier des deux nouveaux résultats stratégiques visés (L'information gouvernementale courante est gérée afin d'assurer l'imputabilité du gouvernement) est relié à notre mandat législatif concernant les principaux éléments de la gestion de l'information gouvernementale. Le nouveau résultat stratégique élève deux anciennes sous-activités au rang d'activité de programme, reflétant ainsi leur importance.

[D]

Le second résultat stratégique (La mémoire continue du Canada est documentée et disponible pour les générations actuelles et futures) rassemble nos responsabilités relatives au patrimoine documentaire (acquisition, préservation et exploration des ressources). Il appuie une des priorités du secteur des dépenses des « Affaires sociales » du gouvernement du Canada, « Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques ». Le résultat stratégique a été modifié pour refléter la nécessité de documenter la réalité canadienne sous toutes les formes possibles.

[D]

Le second résultat stratégique élève la sous-activité « préservation » au rang d'activité de programme en raison de son importance dans le mandat et les activités de BAC.

[D]

La nouvelle activité de programme (Exploration des ressources documentaires) regroupe l'ensemble des activités qui facilitent l'exploration du patrimoine documentaire de BAC par les Canadiens et par tous ceux et celles qui s'intéressent au Canada. Elle comprend les fonctions allant de la description des fonds et collections aux divers moyens que nous utilisons pour les rendre accessibles aux Canadiens. Elle englobe aussi nos infrastructures de soutien aux bibliothèques et aux centres d'archives dans l'ensemble du Canada.

[D]

Sommaire de la planification

Ressources financières (en milliers $)

2011-2012	2012-2013	2013-2014
112 959,8	116 426,3	99 672,3

Ressources humaines (Équivalent temps-plein - ET)

2011-2012	2012-2013	2013-2014
1 115	1 115	1 115

Résultat stratégique : L'information gouvernementale courante est gérée afin d'assurer l'imputabilité du gouvernement

Indicateurs de rendement	Objectifs
Pourcentage des institutions4 qui reçoivent ou maintiennent une cote de rendement « acceptable » ou « forte » en matière de gestion de l'information.	41 % en mars 2012

⁴Cet indicateur regroupe les institutions qui sont évaluées pour l'indicateur 12 - Efficacité de la gestion de l'information - du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). La liste des institutions concernées peut être consultée sur le site Internet du Conseil du Trésor : www.tbs-sct.gc.ca/maf-crg/faq-fra.asp

Résultat stratégique : La mémoire continue du Canada est documentée et disponible pour les générations actuelles et futures

Indicateurs de rendement	Objectifs
Pourcentage de Canadiens qui sont entièrement d'accord sur l'accessibilité de la collection	Pourcentage de référence à établir en mars 2012
Pourcentage de la collection utilisée par les clients	Pourcentage de référence à établir en mars 2012

Activité de programme pour 2011-2012	Prévision des dépenses 2010-2011 (en milliers $)	Dépenses prévues (en milliers $)			Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada
		2011-2012	2012-2013	2013-2014
Élaboration d'instruments de réglementations et d'outils en tenue de document	-	5 128,9	5 125,1	5 125,1	Affaires gouvernementales : Des activités gouvernementales bien gérées et efficaces
Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux	-	2 406,2	2 406,2	2 406,2
Documentation de l'expérience canadienne	-	27 155,4	27 220,8	27 220,8	Affaires sociales : Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques
Conservation de la mémoire continue	-	26 463,8	29 791,6	13 037,6
Exploration des ressources documentaires	-	23 428,9	23 511,7	23 511,7
Services internes	30 207,9	28 376,6	28 370,9	28 370,9	n/a
Activité de programme pour 2011-2012	Prévision des dépenses 2010-2011 (en milliers $)	Dépenses prévues (en milliers $)			Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada
		2011-2012	2012-2013	2013-2014
Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue	7 157,1	-	-	-	Affaires sociales : Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques
Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada	54 809,6	-	-	-
Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible pour fins d'utilisation	21 364,1	-	-	-
Total des dépenses prévues	113 538,7	112 959,8	116 426,3	99 672,3

Contribution des priorités à l'atteinte des résultats stratégiques

L'expérience accumulée par BAC depuis 2004 a été mise à contribution dans la prévision des activités de modernisation pour l'année 2011-2012 et au-delà. BAC demeurera une institution pertinente pour les Canadiens en s'appuyant sur sa capacité de planification et d'analyse détaillées et sur sa capacité de recherche stratégique. Nous tirons profit des leçons apprises pour formuler nos nouveaux objectifs, tout en demeurant flexibles en ce qui concerne les moyens à utiliser pour les atteindre.

Notre démarche de modernisation suppose une mise à jour de nos processus opérationnels, en garantissant que nous accordons la priorité à la réalisation de notre mandat prescrit par la loi et en réexaminant nos politiques afin d'en améliorer la compréhension et d'accroître notre responsabilité. Nous avons établi six nouvelles priorités organisationnelles, dont cinq concernent les opérations et une la gestion. Elles contribueront toutes à l'atteinte des résultats stratégiques de BAC et à la meilleure utilisation possible de ses ressources. BAC enregistre des progrès par rapport à chacune de ces priorités grâce à une ou à plusieurs des Initiatives de modernisation et d'innovation que nous avons élaborées et lancées à l'automne 2010. L'initiative pertinente apparaît sous chaque priorité dans les tableaux qui suivent. Des précisions supplémentaires sont apportées à la Section II sous l'activité de programme la plus pertinente.

Les Initiatives de modernisation et d'innovation continueront d'évoluer au fur et à mesure que nous apprendrons de nos expériences et que nous ajusterons certains éléments de nos plans et calendriers afin de suivre l'évolution rapide de l'environnement informationnel. BAC deviendra le genre d'institution de mémoire et de collaborateur moderne dont les Canadiens et les autres institutions de mémoire ont besoin et dont elles souhaitent l'arrivée dans le nouvel environnement informationnel.

Priorité organisationnelle no 1 (Opérationnelle)	Type	Lien avec le ou les résultats stratégiques
BAC adoptera une approche plus collaborative pour réaliser son mandat	Nouvelle	Les deux résultats
Description : En raison de l'augmentation spectaculaire de l'information et de la multiplication des moyens de production du patrimoine documentaire, les modèles de fonctionnement traditionnels des institutions ne conviennent plus. Les institutions doivent collaborer davantage afin d'optimiser les ressources limitées dont elles disposent et de garantir que le patrimoine documentaire permanent du Canada sera bien acquis et préservé au bénéfice des générations actuelles et futures. BAC et les autres institutions de mémoire doivent travailler en étroite collaboration pour évaluer, acquérir, préserver et rendre accessible le patrimoine documentaire le plus important et le plus représentatif de notre société. Ce virage en faveur de la collaboration devrait permettre à chaque institution de s'acquitter de ses responsabilités de manière plus stratégique, afin que toutes les institutions puissent collaborer plus étroitement, en fonction de leurs juridictions et mandats respectifs, selon une approche pancanadienne de la gestion du patrimoine documentaire. L'ampleur des changements à opérer pour prendre ce virage collaboratif est considérable, mais nécessaire. Nous avons identifié une Initiative de modernisation et d'innovation qui aidera à accélérer les discussions à l'échelle du pays concernant cette orientation et les étapes nécessaires à l'élaboration d'un nouveau modèle de travail pour l'ensemble des institutions de mémoire. IMI-1: Au printemps 2011, BAC aura mis en œuvre une stratégie afin d'orienter ses communications externes et sa collaboration avec les divers milieux intéressés et intervenants, particulièrement en soutien à la modernisation. Nous prévoyons entreprendre la mise en œuvre de cette stratégie au début de l'exercice financier; des efforts soutenus seront alors déployés pour faciliter les échanges entre les institutions. Nous avons l'intention de travailler avec différents milieux intéressés afin de clarifier la façon de traiter certaines questions, notamment les principes qui devront sous-tendre cette future collaboration et son mode de gouvernance, ainsi que la meilleure manière de respecter nos obligations prévues par la loi ou autrement.
Priorité organisationnelle no 2 (Opérationnelle)	Type	Lien avec le ou les résultats stratégiques
BAC redéfinira sa manière de sélectionner les ressources documentaires devant être acquises pour les Canadiens	Nouvelle	Les deux résultats
Description : Le monde de l'information en pleine expansion et les nouveaux moyens qu'utilisent les Canadiens pour créer, partager et utiliser cette information posent de nouveaux défis à BAC en ce qui concerne sa responsabilité de refléter la société canadienne. BAC doit redéfinir les concepts liés à la valeur des ressources documentaires afin de déterminer ce qui représente le mieux la société canadienne pour les générations actuelles et futures. À cette fin, BAC élaborera une méthode d'évaluation cohérente, qui orientera les priorités futures en matière d'acquisition, la collaboration avec les autres institutions de mémoire et les décisions dans le but d'assurer une gestion optimale des fonds et collections actuels de BAC. Nous avons identifié trois Initiatives de modernisation et d'innovation qui montreront plus clairement comment nous allons définir et aborder le concept d'évaluation et ses conséquences sur notre travail, à l'interne et avec les milieux intéressé. Nous consacrerons beaucoup d'efforts à ces trois initiatives en 2011-2012. IMI-2 : D'ici 2015, BAC aura complété la mise en œuvre d'une approche qui lui permettra d'évaluer et de préserver de manière cohérente le patrimoine documentaire sous tout format et de déterminer à quel endroit il devrait être conservé. IMI-3 : D'ici le printemps 2011, BAC commencera à utiliser un cadre et des outils modernisés dans ses interventions auprès de l'ensemble des ministères et organismes du gouvernement canadien, afin de garantir une gestion efficace de l'information gouvernementale. IMI-4 : À partir du printemps 2011, BAC examinera la pertinence de ses fonds et collections en fonction de son mandat et d'une approche modernisée de l'évaluation.
Priorité organisationnelle no 3 (Opérationnelle)	Type	Lien avec le ou les résultats stratégiques
BAC améliorera l'accès à ses fonds et collections	Nouvelle	Les deux résultats
Description: L'exploration des ressources à BAC doit mieux répondre aux besoins des Canadiens en matière d'information. Dans l'environnement numérique contemporain, les gens s'attendent à trouver l'information facilement, rapidement et de manière autonome. Afin de demeurer pertinent dans une société où les citoyens sont de plus en plus interconnectés et intégrés à des réseaux sociaux, BAC devra revoir sa façon de communiquer avec les Canadiens, et accroître la présence, la pertinence et la visibilité de ses informations concernant le patrimoine documentaire. Compte tenu de ses ressources limitées, BAC doit réaliser des économies en optimisant ses modes de prestation de service afin de rejoindre le plus grand nombre possible de Canadiens. Nous devons réduire les délais entre l'acquisition des ressources documentaires et leur accessibilité. Cet environnement nous oblige à examiner attentivement nos méthodes traditionnelles pour servir les Canadiens, ainsi que les nombreuses institutions et organisations auxquelles nous offrons des services. Nous devons trouver un équilibre optimal entre les services qui reflète les ressources disponibles, notre mandat et notre rôle au sein du réseau pancanadien d'organismes voués au patrimoine documentaire. Nous avons identifié quatre Initiatives de modernisation et d'innovation qui permettront de clarifier et de relever les défis auxquels nous devons faire face dans la prestation de nos services. Des actions seront menées dans ces quatre initiatives en 2011-2012. IMI-7 : D'ici le printemps 2012, BAC changera sa façon de reproduire les ressources documentaires et de transmettre les copies pour adopter la reproduction et l'entreposage numériques, facilitant par la même occasion la publication de contenus en ligne. IMI-8 : Au printemps 2011, BAC aura élaboré un nouveau modèle de service afin de fournir aux Canadiens un accès aux ressources documentaires. IMI-9 : D'ici 2014, BAC aura raccourci les délais entre l'acquisition de matériel et son accessibilité, et garantira que les utilisateurs pourront repérer et consulter tous ses fonds et collections. IMI-10 : À l'été 2011, BAC aura procédé à un examen de sa prestation de services aux organismes voués au patrimoine documentaire, dans le cadre d'une approche pancanadienne.
Priorité organisationnelle no 4 (Opérationnelle)	Type	Lien avec le ou les résultats stratégiques
BAC garantira la préservation des documents numériques	Nouvelle	Les deux résultats
Description : La préservation est l'une des trois responsabilités de BAC par rapport au patrimoine documentaire. Une des priorités de BAC en matière de préservation est d'établir des méthodes et des outils cohérents pour acquérir et préserver les documents et publications numériques. La méthode généralement reconnue à l'échelle internationale consiste à utiliser des Dépôts numériques fiables (DNF). Nous travaillons actuellement à faire de BAC un DNF à l'intérieur d'un réseau beaucoup plus vaste, conformément à notre engagement de favoriser un réseau collaboratif d'organismes voués au patrimoine documentaire au Canada. Nous avons identifié une Initiative de modernisation et d'innovation qui nous fera progresser dans le domaine de la préservation numérique en 2011-2012. IIM-11: D'ici 2017, BAC aura mis en place les technologies et les outils assurant la préservation du patrimoine documentaire numérique du Canada conformément à la modernisation.
Priorité organisationnelle no 5 (Opérationnelle)	Type	Lien avec le ou les résultats stratégiques
BAC modernisera ses méthodes pour décrire sa collection afin d'en améliorer l'accès	Nouvelle	Résultat stratégique no 2
Description : L'application efficace et rigoureuse de normes de description, soutenues par des pratiques et des outils exemplaires, est absolument essentielle si nous voulons que les utilisateurs puissent consulter facilement notre collection. Des descriptions claires et précises permettent aux chercheurs de repérer les ressources documentaires qui les intéressent et à l'organisation de gérer sa collection. Nous utilisons actuellement des normes conformes aux pratiques traditionnelles en bibliothéconomie et en archivistique, mais nous devrons adopter une structure de description unique pour toutes les ressources documentaires, laquelle sera basée sur l'importance du patrimoine documentaire et les besoins de nos clients. En outre, BAC complètera ses descriptions en y ajoutant des métadonnées fournies par les éditeurs, les créateurs, les donateurs et les utilisateurs. Cette structure de métadonnées sera balisée par des politiques, des normes et des outils appropriés Nous avons identifié une Initiative de modernisation et d'innovation qui nous aidera à moderniser nos méthodes de description en 2011-2012. IMI-12 : À partir de l'hiver 2011, BAC entreprendra l'élaboration d'une structure unique pour décrire ses fonds et collections; les créateurs, donateurs et utilisateurs utiliseront également cette structure.
Priorité organisationnelle no 6 (Gestion)	Type	Lien avec le ou les résultats stratégiques
BAC renforcera sa capacité à gérer et à déléguer les responsabilités	Nouvelle	Les deux résultats
Description : Le projet de modernisation de BAC impliquera d'importants changements dans toute l'organisation, à un moment où l'ensemble de la fonction publique est censé évoluer pour mieux répondre aux besoins des Canadiens et mobiliser l'ensemble des employés. Ces changements exigeront des efforts de la part des dirigeants, à tous les niveaux, pour partager l'information avec leurs employées et obtenir leur entière adhésion aux nouvelles priorités et procédures de l'institution. Plusieurs de ces changements témoigneront de notre virage actuel vers une plus large utilisation des technologies de l'information. Compte tenu des contraintes budgétaires, nous devrons répondre à nos besoins à la fois en ressources humaines et en technologies de l'information de manière plus stratégique. Nous avons identifié deux Initiatives de modernisation et d'innovation qui concernent nos besoins en capacité interne durant l'année 2011-2012 à mesure que nous progresserons. IMI-5 : Au printemps 2011, BAC commencera à mettre en œuvre une stratégie pour répondre à ses priorités en ressources humaines afin de soutenir la modernisation. IMI-6 : D'ici l'automne 2011, BAC aura mis en place une structure afin de garantir que ses stratégies, ressources et investissements en matière de technologie de l'information s'inscrivent bien dans les priorités de la modernisation.

Analyse des risques

Le profil de risque de BAC résulte de l'évaluation des principaux risques qui menacent les opérations courantes de l'organisation et la réalisation de son mandat en général. La modernisation constitue la démarche stratégique mise de l'avant par BAC afin de s'acquitter de son mandat d'une manière qui demeure pertinente aux yeux des Canadiens.

Le besoin de faire les bons choix en matière d'acquisition

Il n'a jamais été possible à BAC, ni à aucun autre organisme de recueillir tout le patrimoine documentaire disponible. Compte tenu du volume de ressources documentaires créées quotidiennement, et qui pourraient faire partie du patrimoine documentaire du Canada, notre institution doit absolument avoir une vision très claire de ce qu'elle devrait acquérir ou ne pas acquérir. La modernisation inclut des éléments tels qu'une nouvelle approche de l'évaluation qui nous aidera à formuler cette vision. Elle suppose un engagement à intensifier la collaboration en vue de l'établissement d'un réseau pancanadien d'organismes voués au patrimoine documentaire, dans lequel les milieux intéressés chercheront à rassembler des collections qui se complètent mutuellement, afin que toute nouvelle acquisition soit effectuée par l'organisme pour lequel cette acquisition est la plus pertinente.

Le besoin de faire les bons choix en matière de préservation

Tel qu'indiqué précédemment, BAC dispose des infrastructures essentielles et des compétences professionnelles requises pour assurer la préservation de sa collection. Nos besoins en matière de préservation sont considérables; nous devons faire des choix réfléchis afin d'utiliser nos ressources le plus efficacement possible. Dans le cadre de la modernisation, et avec l'adoption d'une méthode d'évaluation plus cohérente des nouvelles collections à acquérir et un examen prévu des collections existantes, nous serons en mesure d'investir nos énergies en préservation de manière plus stratégique, dans une perspective à long terme.

Le besoin de faire les bons choix en matière d'exploration des ressources

Malgré l'ampleur de la collection gérée par BAC, celle-ci n'est pas accessible de manière uniforme. Nous avons fait des progrès considérables au cours des dernières années, notamment par la diffusion d'images en ligne et la prestation de programmes en collaboration avec des organismes partenaires. Dans le cadre de la modernisation, nous prévoyons faire plus. Nous allons, entre autres, procéder à une analyse approfondie de l'ensemble de nos services en ligne avec en tête ce que notre institution une fois modernisée offrirait aux chercheurs individuels et aux autres institutions. Ceci comprendra de nouvelles méthodes de description des ressources documentaires qui permettront de les repérer plus facilement et de manière plus uniforme, ainsi que la mise à jour de nos procédures afin d'accélérer le traitement des nouvelles acquisitions et de les mettre plus rapidement à la disposition des chercheurs.

Le besoin de garantir que les ministères et organismes du gouvernement canadien peuvent gérer adéquatement leurs ressources documentaires

BAC assume des responsabilités très importantes en matière de gestion de l'information gouvernementale afin de garantir l'imputabilité du gouvernement envers la population canadienne et de favoriser une utilisation optimale de cet actif organisationnel pour une prise de décision efficace. Les institutions gouvernementales doivent maintenant gérer leur information conformément à une nouvelle Directive sur la tenue de documents. Notre rôle consiste à leur offrir aide et soutien. Nous répondons à leurs besoins et atténuons les risques d'une mauvaise gestion de l'information dans les institutions en faisant de cet engagement une priorité d'action au sein de notre organisation.

Profil des dépenses

Le financement de base de Bibliothèque et Archives Canada est demeuré stable au cours des quatre dernières années, s'élevant à environ 100 millions de dollars par exercice financier. Il est vrai que nous avons connu un accroissement de notre financement permanent pour répondre, notamment, à l'augmentation de notre charge de travail résultant de l'entrée en vigueur de la Loi fédérale sur la responsabilité et au financement relatif aux négociations collectives. Cependant, nous avons en contrepartie contribué de façon équivalente et permanente aux initiatives gouvernementales telles que l'exercice de revue stratégique visant à réaffecter les ressources à des priorités plus élevées du gouvernement, ce qui explique pourquoi notre financement permanent semble être demeuré au même niveau. À titre d'exemple, pour 2010-2011, nous avons reçu du financement au montant de 4,0 millions de dollars pour des négociations collectives, mais, en contrepartie, nous avons également contribué à l'exercice gouvernemental d'examen stratégique pour un montant de 4,6 millions de dollars. En réponse à cette dernière réduction, BAC a révisé ses activités de base et continuera de le faire tout au long de 2011-2012 afin de livrer son mandat de manière plus efficiente.

LLes dépenses effectuées par BAC, en excédent du financement permanent de 100 millions de dollars, ont servi à réaliser des projets précis pour lesquels l'institution a reçu un financement temporaire. La fluctuation des dépenses s'explique principalement par les projets temporaires suivants :

1. Entre 2005-2006 et 2010-2011, nous avons reçu approximativement 24,5 millions de dollars du ministère du Patrimoine canadien pour la création de contenus culturels en ligne et divers autres projets de numérisation réalisés en collaboration.
2. Pendant une période de trois ans, qui a débuté en 2007-2008, nous avons reçu 21,7 millions de dollars pour remplacer nos systèmes obsolètes et offrir la capacité de gérer les publications et les documents numériques du gouvernement du Canada.
3. En 2008-2009, nous avons reçu l'autorisation de construire une installation pour la conservation du patrimoine documentaire canadien sur support de cellulose de nitrate (photographies et films). Nous avons dépensé 7,7 millions de dollars en 2009-2010 et nous prévoyons dépenser 4,5 millions de dollars additionnels en 2010-2011.
4. En 2009-2010, nous avons obtenu l'autorisation d'entreprendre l'aménagement d'un édifice pour l'entreposage de la collection, lequel sera équipé de rayonnages à haute densité. Nous avons dépensé 1,0 million de dollars en 2009-2010, et nous prévoyons dépenser 2,8 millions de dollars en 2010-2011, 14,1 millions de dollars en 2011-2012 et 17,5 millions de dollars en 2012-2013.

Les projets 3 et 4 s'inscrivent dans une des composantes du mandat de BAC, soit la préservation du patrimoine documentaire du Canada.

Bibliothèque et Archives Canada s'est engagé à dépenser avec prudence et à s'assurer que des résultats mesurables seront atteints au bénéfice des Canadiens. Nous travaillons en étroite collaboration avec les ministères et organismes gouvernementaux, ainsi qu'avec les milieux intéressés à l'externe, afin de garantir la réalisation efficace et efficiente de nos activités, et d'offrir un meilleur accès à notre collection.

Figure 4 : Tendances au chapitre des dépenses

[D]

Figure 5 : Dépenses prévues par activité de programme en 2011-2012 (milliers $)

[D]

Postes votés et postes législatifs
(en milliers $)

Postes votés ou législatifs (L)	Libellé tronqué du poste voté ou législatif	2010-2011 Budget principal des dépenses	2011-2012 Budget principal des dépenses
55	Dépenses de fonctionnement	97 071,1	90 855,2
57	Dépenses de capital	11 998,0	10 350,0
(S)	Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés	11 216,1	11 754,6
TOTAL		120 285,2	112 959,8

Les estimations par postes votés sont présentées dans le Budget principal des dépenses 2011-2012 disponible à l'adresse suivante :
www.tbs-sct.gc.ca/est-pre/20112012/me-bpd/info/infofra.asp

La diminution globale de 7,3 millions de dollars est principalement attribuable à ce qui suit :

• une hausse de 1,2 million de dollars pour la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage de collections avec rayonnages à haute densité;
  
  
• une hausse de 539 mille dollars pour les Régimes d'avantages sociaux des employés (Postes législatifs);
  
  
• une diminution de 6,4 millions de dollars pour la construction d'une installation pour la préservation des documents du patrimoine documentaire du Canada à base de cellulose de nitrate;
  
  
• une diminution de 1,6 million de dollars pour appuyer la modernisation des laboratoires fédéraux (poste horizontal) (budget fédéral de 2009); et
  
  
• une diminution de 901,8 mille dollars dus aux mesures de limitations des coûts (budget fédéral de 2010).

Section II : Analyse des activités de programme par résultat stratégique

Résultat stratégique 1 : L'information gouvernementale courante est gérée afin d'assurer l'imputabilité du gouvernement

Activité de programme 1.1 : Élaboration d'instruments de réglementation et d'outils en tenue de document

Ressources humaines (ETP) et dépenses prévues (milliers $)
2011-2012		2012-2013		2013-2014
ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues
121	5 128,9	121	5 125,1	121	5 125,1

Résultats attendus de l'activité de programme	Indicateurs de rendement	Objectifs
Un régime de réglementation est établi au sein du GC afin que l'information gouvernementale soit gérée et disposée de manière appropriée	Pourcentage d'institutions qui considèrent que la tenue de documents et les services de bibliothèque font partie intégrante de leur culture organisationnelle	Pourcentage de référence à établir en mars 2012

Activité de programme 1.2 : Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux

Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (milliers $)
2011-2012		2012-2013		2013-2014
ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues
89	2 406,2	89	2 406,2	89	2 406,2

Résultats attendus de l'activité de programme	Indicateurs de rendement	Objectifs
Augmentation de la capacité et faculté de gérer de façon efficace l'information du GC	Pourcentage d'institutions du gouvernement du Canada qui démontrent une amélioration dans leur capacité et de leur faculté à gérer l'information de façon efficace	Pourcentage de référence à établir en mars 2012

Faits saillants de la planification

BAC gère les deux activités de programme associées à ce résultat stratégique par le biais d'une approche intégrée qui soutient la gestion de l'information dans l'ensemble de l'administration fédérale. Nous avons déjà considérablement modernisé notre approche à l'égard de ce résultat stratégique en appuyant l'administration fédérale dans sa mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents de 2009. Cette approche contribue à faciliter les décisions de BAC concernant l'acquisition et la gestion des documents gouvernementaux. Elle aide également les institutions fédérales à s'acquitter de leurs responsabilités à l'égard de leur propre tenue de documents et de leur gestion de l'information.

Conformément à notre mandat d'orienter et de coordonner les services de bibliothèques fédérales, nous poursuivrons l'implantation d'une nouvelle vision et d'un nouveau modèle de gestion auprès des bibliothèques fédérales, des institutions et des principaux intervenants. Cet exercice consistera à examiner différentes stratégies dans le but de faciliter l'accès à l'information à l'ensemble des employés du gouvernement, en tirant profit de l'industrie de l'information numérique en pleine expansion et en permettant aux bibliothèques fédérales d'acquérir et de diffuser l'information de manière plus efficiente.

Durant l'année 2011-2012, nous allons concentrer principalement nos efforts sur la collaboration avec les ministères et organismes en adoptant une nouvelle approche relative aux autorisations de disposer de documents (ADD). Ces dernières fixent les conditions selon lesquelles les institutions gouvernementales disposent de leurs documents qui n'ont plus de valeur opérationnelle, habituellement en autorisant leur destruction ou en demandant leur transfert à BAC.

Priorité organisationnelle : BAC redéfinira sa manière de sélectionner les ressources documentaires devant être acquises pour les Canadiens

En 2011-2012, un nouveau plan stratégique à l'échelle de l'administration fédérale améliorera la tenue de documents dans l'ensemble du gouvernement; ce plan sera mieux arrimé au mandat d'acquisition de BAC. Les résultats attendus sont, notamment :

• une nouvelle méthodologie uniforme pour soutenir la tenue de documents dans les institutions fédérales, laquelle se manifeste en particulier par l'adoption de nouveaux outils de disposition qui recouvrent plusieurs institutions, au lieu des traditionnelles autorisations spécifiques destinées à une seule institution;
  
  
• de nouveaux mécanismes pour aider les institutions à établir la valeur opérationnelle de leurs ressources documentaires;
  
  
• la mise en œuvre d'une stratégie de mobilisation pour les institutions fédérales qui permettra aux employés du gouvernement de mieux comprendre leurs responsabilités en matière de tenue de documents et de gestion de l'information, et d'agir en conséquence.

Avantages pour les Canadiens

• La mise en œuvre d'un nouveau régime de tenue de documents dans l'ensemble du gouvernement fédéral permettra aux Canadiens d'exercer leurs droits d'accès aux documents gouvernementaux ayant une valeur opérationnelle dans les institutions fédérales et de consulter les documents à valeur archivistique conservés à BAC.
  
  
• L'attention particulière portée à l'identification des ressources documentaires à valeur opérationnelle dans les institutions fédérales facilitera la préservation et l'exploration de l'information conservée, favorisant ainsi une prestation de programmes efficace, des réponses plus rapides aux demandes relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels et un meilleur soutien en cas de litige.
  
  
• L'engagement à conserver uniquement les ressources documentaires à valeur opérationnelle permanente, ou valeur archivistique, bénéficiera aux contribuables en permettant un meilleur contrôle des conditions et coûts d'entreposage des documents.

Résultat stratégique 2 : La mémoire continue du Canada est documentée et disponible pour les générations actuelles et futures

Activité de programme 2.1 : Documentation de l'expérience canadienne

Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (milliers $)
2011-2012		2012-2013		2013-2014
ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues
271	27 155,4	271	27 220,8	271	27 220,8

Résultats attendus de l'activité de programme	Indicateurs de rendement	Objectifs
La collection de BAC est pertinente et représentative de la société canadienne.	Pourcentage des usagers qui considèrent que la collection de BAC est représentative de l'expérience canadienne.	Pourcentage de référence à établir en mars 2012

Faits saillants de la planification

Cette activité de programme est centrée sur notre mandat d'acquérir des éléments du patrimoine documentaire publiés et non publiés qui représentent la mémoire permanente du Canada, reflètent la société canadienne et intéresseront les générations actuelles et futures. En 2011-2012, la majeure partie de cette activité continuera de s'exercer conformément aux exigences de notre loi constitutive, notamment par le dépôt légal de publications par les éditeurs et en vertu du mandat relatif aux documents gouvernementaux. La modernisation nous amène à revoir et à mettre à jour nos priorités et nos méthodes en matière d'évaluation et d'acquisition. Notre but est de faire en sorte que la collection de BAC soit cohérente, pertinente et tienne compte du rôle de BAC au sein des institutions vouées au patrimoine documentaire du Canada. Comme l'évaluation et l'acquisition préparent le terrain pour les engagements de BAC en matière de préservation et d'exploration des ressources, cette activité de programme est au centre des Initiatives de modernisation et d'innovation associées à deux des six priorités organisationnelles décrites dans la Section I du rapport.

Priorité organisationnelle : BAC adoptera une approche plus collaborative pour réaliser son mandat

BAC reconnaît qu'il n'est ni possible ni même nécessaire d'acquérir la totalité du patrimoine documentaire du Canada. Dans le cadre de la modernisation, nous nous percevons dans l'avenir comme un partenaire au sein d'un vaste réseau pancanadien composé d'institutions vouées au patrimoine documentaire partageant des rôles et des responsabilités. En 2011-2012, nous prévoyons progresser dans la réalisation de cette IMI et :

• mettre en œuvre une nouvelle et vaste stratégie de mobilisation à l'externe;
• élaborer en collaboration un modèle de réseau et prévoir la mise en place par étapes du réseau pancanadien d'organismes voués au patrimoine documentaire.

Ces travaux nous permettront de bien identifier les compétences et les ressources nécessaires à l'établissement de collaborations en vue de mettre en place un réseau efficace et durable d'institutions de mémoire à l'échelle du Canada.

Priorité organisationnelle : BAC redéfinira sa manière de sélectionner les ressources documentaires devant être acquises pour les Canadiens

BAC doit déterminer ce qui constitue « le plus fidèle témoignage de la société canadienne », puisque cela orientera nos décisions par rapport à ce que nous allons acquérir, préserver et rendre accessible à la recherche. Cela nous permettra de déterminer, parmi nos collections actuelles, celles qui méritent d'être conservées en permanence. Cette question centrale a inspiré deux Initiatives de modernisation et d'innovation.

À l'avenir, cette IMI orientera les choix de BAC en matière d'acquisition et de préservation. Elle pourrait modifier les modèles d'acquisition actuels de BAC selon lesquels les documents publiés sont acquis de manière exhaustive en vertu du dépôt légal, alors que les documents non publiés sous tout format sont acquis selon un mode sélectif ou au cas par cas, par le biais de cadeaux, de dons ou d'achats. Cette question devra faire l'objet d'une importante consultation auprès des différents milieux intéressés par le patrimoine documentaire durant l'année 2011-2012, laquelle permettra de :

• réaliser des progrès en vue d'une nouvelle politique d'évaluation et d'acquisition.

Comme nous avons acquis nos fonds et collections de ressources documentaires à différentes époques et en fonction de différents critères de sélection, il est possible que certains ne correspondent plus à notre mandat actuel. Ces ressources documentaires ne constituent peut-être pas « le plus fidèle témoignage de la société canadienne » ou alors font double emploi par rapport à d'autres que nous avons déjà.

Un examen systématique des fonds et collections de BAC permettra d'identifier les ressources documentaires qui pourraient être transférées vers d'autres institutions de mémoire où elles seraient plus pertinentes ou plus utiles. Nous allons profiter de l'expérience acquise lors d'un examen de nos fonds d'archives gouvernementaux, lequel nous a permis d'éliminer de nos étagères des kilomètres de documents n'ayant aucune valeur opérationnelle ou archivistique, réduisant ainsi les coûts d'entreposage et facilitant le repérage et l'utilisation des documents restants. En 2011-2012, nous entreprendrons ce long processus par les deux étapes suivantes :

• mise en place des instruments de politique nécessaires pour procéder à l'examen systématique décrit plus haut;
  
  
• délaboration de méthodologies pour un nouveau programme de réévaluation visant à garantir la conservation des ressources documentaires pertinentes.

Avantages pour les Canadiens

• À mesure que nous progresserons dans notre démarche de modernisation, que nous appliquerons les stratégies et réaliserons les projets décrits dans cette activité de programme, la collection de BAC saura de mieux en mieux refléter la diversité de l'expérience canadienne et répondre à la grande variété d'intérêts et de besoins des Canadiens en matière de patrimoine documentaire.
  
  
• BAC va gérer ses acquisitions de manière à rendre ses fonds et collections accessibles aux Canadiens le plus rapidement possible.

Activité de programme 2.2 : Conservation de la mémoire continue

Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (milliers $)
2011-2012		2012-2013		2013-2014
ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues
197	26 463,8	197	29 791,6	197	13 037,6

Résultats attendus de l'activité de programme	Indicateurs de rendement	Objectifs
La collection de BAC est conservée de manière appropriée afin d'en garantir l'accessibilité aux générations actuelles et futures.	Proportion de la collection entreposée de manière appropriée	45 % en mars 2012

Faits saillants de la planification

Cette activité de programme est étroitement associée à notre mandat de gérer la collection de manière à garantir sa conservation et son accessibilité à long terme à l'ensemble des Canadiens. En 2011-2012, les spécialistes de BAC continueront de recourir à une batterie de techniques archivistiques et de préservation pour traiter les documents analogiques et numériques et faciliter leur circulation et leur entreposage. Ces spécialistes poursuivront leur travail de préservation et de reproduction de matériel fragile et de numérisation de documents afin d'en garantir l'accessibilité aux Canadiens. Alors que la mise en œuvre d'une stratégie de mobilisation externe et la conception d'une approche cohérente de « société globale » décrites dans l'activité de programme 2.1 auront des répercussions sur la présente activité de programme, une autre Initiative de modernisation et d'innovation s'avère ici très pertinente.

Priorité organisationnelle : BAC garantira la préservation des documents numériques

Cette initiative s'ajoutera aux efforts que nous déployons actuellement pour corriger les lacunes et répondre aux besoins communs des institutions de mémoire en matière de préservation des documents numériques. Nous avons réfléchi à la meilleure manière possible d'établir un Dépôt numérique fiable (DNF) à BAC depuis quelques années. Notre propre expérience et celle vécue dans d'autres pays nous ont permis de voir comment un tel dépôt à BAC pourrait fonctionner au sein d'un réseau canadien de DNF. L'expérience nous apprend que nous devons procéder par étape. En 2011-2012, nous poursuivrons les travaux entrepris en 2010-2011, tels que l'élaboration d'un projet d'examen de la stratégie de DNF pour les documents gouvernementaux numériques. Nous avons l'intention, notamment :

• de concevoir un mode de gestion pour le projet stratégique du DNF (technique);
• de définir l'architecture de programme, la technologie, les politiques, l'organisation et le cadre général du DNF.

Avantages pour les Canadiens

• Le patrimoine documentaire numérique du Canada sera mieux préservé et plus facilement accessible aux Canadiens vivant ici et à l'étranger.

Activité de programme 2.3 : Exploration des ressources documentaires

Ressources humaines (ETP) et Dépenses prévues (milliers $)
2011-2012		2012-2013		2013-2014
ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues
220	23 428,9	220	23 511,7	220	23 511,7

Résultats attendus de l'activité de programme	Indicateurs de rendement	Objectifs
Les Canadiens ont accès au patrimoine documentaire du Canada	Pourcentage d'usagers satisfaits des différents modes de prestation de service modernisés	En mars 2012 : par courrier : 75 % en ligne : 70 % à des expositions : 70 %
	Pourcentage d'usagers qui confirment avoir trouvé ce qu'ils cherchaient	En ligne : 60 % Pourcentage de référence à établir en mars 2012: en personne; par téléphone; par courrier

Faits saillants de la planification

Cette activité de programme concerne la diffusion et l'accessibilité des ressources documentaires canadiennes. Elle est réalisée grâce aux programmes, services et activités de BAC, dont plusieurs sont offerts en ligne ou en collaboration avec divers partenaires. À titre d'exemple, nous utilisons les murs et les écrans d'autres institutions pour mettre en œuvre notre programme du Musée du portrait du Canada, afin que les Canadiens n'habitant pas la région de la capitale nationale puissent voir la collection de portraits de BAC. L'activité de programme comprend le travail sous-jacent de description et d'organisation des fonds et collections dont le résultat peut se présenter sous forme de base de données, d'index ou de catalogues. Les responsabilités de BAC incluent le soutien aux bibliothèques et à la communauté archivistique du Canada par le biais d'initiatives telles que le Programme national de développement des archives (PNDA).

Parce qu'elle représente le visage de BAC aux Canadiens, cette activité de programme est un des éléments centraux de la modernisation. En lien avec cette activité, nous allons réaliser quatre IMI associées à deux priorités organisationnelles.

Priorité organisationnelle : BAC améliorera l'accès à ses fonds et collections

Cette IMI concerne nos méthodes de reproduction des documents non numériques de notre collection. Nous effectuons environ 750 000 photocopies par année pour nos clients. Notre objectif est de fournir toutes les copies exclusivement sous forme numérique et d'adapter le contenu que nous produisons afin de pouvoir le diffuser en ligne. Les étapes à franchir en 2011-2012 sont les suivantes :

• évaluer les flux de travaux actuels et déterminer un modèle de prestation de service optimal;
  
  
• augmenter la reproduction numérique pour y inclure les demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Une analyse et une révision en profondeur de nos méthodes de prestation de services nous aideront à identifier la combinaison optimale de moyens et de niveaux de service pour satisfaire les attentes en constante évolution de notre clientèle et pour favoriser une large utilisation de notre collection. Nous procéderons à des changements dans le but de maximiser nos ressources, notamment en favorisant la prestation de services électroniques. Pour ce faire, nous allons :

• concevoir pour BAC un modèle de services à plusieurs niveaux;
  
  
• réaliser un projet pilote pour expérimenter différents niveaux de service et les évaluer.

Au cœur de cette IMI se trouve la révision en profondeur de nos procédures de travail reliées aux activités d'acquisition et d'exploration des ressources. Nous chercherons surtout à améliorer le processus et à raccourcir les délais entre l'acquisition de ressources documentaires et leur accessibilité aux Canadiens. Pour y arriver, nous allons :

• expérimenter un nouveau modèle de processus de haut niveau pour la chaîne d'approvisionnement de BAC.

BAC et ses organismes prédécesseurs jouissent d'une longue expérience en matière de prestation de services aux bibliothèques et aux communautés archivistiques, ainsi qu'aux éditeurs. Ces services comprennent : des projets de normes nationales et internationales en bibliothéconomie et en archivistique; le prêt entre bibliothèques; les catalogues nationaux; le premier catalogage de publications canadiennes en vue de leur distribution dans les librairies et les bibliothèques; la fourniture de numéros internationaux normalisés pour les livres et pour les périodiques aux éditeurs canadiens; et le Programme national de développement des archives. Afin d'offrir la meilleure combinaison de services possible à ses clients institutionnels, de la manière la plus efficiente possible, BAC a entrepris un examen de l'ensemble de ses services. En 2011-2012, nous avons l'intention, en nous appuyant sur la recherche et l'analyse stratégique effectuées durant l'année 2010-2011, de :

• proposer, soumettre à la consultation et développer une stratégie de services qui sera précisée au besoin pour des clients institutionnels;
  
  
• créer et mettre en œuvre cette stratégie par étapes.

Priorité organisationnelle : BAC modernisera ses méthodes pour décrire sa collection afin d'en améliorer l'accès

On définit généralement les métadonnées comme des « données sur les données ». Elles offrent un moyen normalisé de décrire l'information contenue dans notre collection, tels les noms d'auteurs ou les sujets. Les métadonnées facilitent aux chercheurs le repérage de l'information la plus pertinente et à nos employés la gestion de la collection. À BAC, il n'y a pas de structure unique de description pour l'ensemble des collections. Nous utilisons des méthodes de travail distinctes pour les publications, les archives privées et les documents gouvernementaux, ainsi que pour les différents supports documentaires.

La mise en place d'une structure descriptive unique basée sur les métadonnées se fera par étapes. Nous examinerons d'abord les pratiques exemplaires adoptées ailleurs; nous concevrons ensuite un cadre d'action qui orientera nos choix à venir. Tout ceci devra faire l'objet de consultations à l'interne et à l'externe et devrait contribuer à déterminer comment nous pourrions mieux utiliser les métadonnées générées par des tierces parties qui créent du patrimoine documentaire.

En 2011-2012, nous prévoyons :

• élaborer un cadre d'action pour la mise en place d'une norme de métadonnée unique pour la description;
  
  
• concevoir des outils afin d'obtenir des métadonnées des éditeurs, des donateurs, des créateurs et des utilisateurs pour compléter les descriptions de BAC.

Avantages pour les Canadiens

• Les Canadiens jouiront d'un meilleur accès à une plus grande partie de notre collection; l'information sera plus facile à trouver, et de manière plus uniforme.
  
  
• Les Canadiens recevront des services répondant à leurs besoins, et que BAC fournira de manière plus efficiente.

Services internes

Ressources humaines ETP et Ressources financières (en milliers $)
2011-2012		2012-2013		2013-2014
ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues	ETP	Dépenses prévues
217	28 376,6	217	28 370,9	217	28 370,9

Faits saillants de la planification

Les services internes apportent une contribution essentielle à la réalisation des deux objectifs stratégiques et de toutes les priorités organisationnelles de BAC. Ils garantissent le respect des lois, règlements et politiques du gouvernement canadien. Nos services internes comprennent les responsabilités des cadres dirigeants, la finance et les installations, les ressources humaines, la gestion des contrats, la sécurité, la planification, les technologies de l'information, les communications, la vérification et l'évaluation.

En plus des activités courantes qui assurent le fonctionnement de BAC, cette activité de programme constitue l'élément central de l'une des priorités organisationnelles.

Priorité organisationnelle : BAC renforcera sa capacité à gérer et à déléguer les responsabilités

La plupart de nos priorités organisationnelles dépendent largement des services internes. Par exemple, le gouvernement s'attend à ce que BAC, comme toutes les autres institutions fédérales, améliore sa gestion de l'information conformément à sa Directive sur la tenue de documents. Deux IMI se rattachent toutefois directement à cette priorité.

En 2004, la création de BAC a regroupé le personnel des deux institutions fusionnées. La plupart des méthodes de travail, de même que les compétences requises pour les appliquer, n'ont pas changé. Cependant, ces méthodes vont évoluer et de nouvelles compétences seront nécessaires pour répondre aux exigences de l'institution modernisée.

Nous reconnaissons aussi l'importance accordée dans toute l'administration fédérale à l'accroissement des compétences professionnelles et à la convergence de ces compétences pour bien fonctionner dans un environnement dominé par les technologies de l'information. Les compétences professionnelles des nouveaux employés témoignent de l'évolution des spécialités en bibliothéconomie, en archivistique et en gestion de l'information dans les maisons d'enseignement, et de la diversité des nouvelles approches adoptées dans les autres institutions de mémoire.

Pour répondre à ces approches et à d'autres tendances qui façonnent la main-d'œuvre et les milieux de travail de demain, ainsi qu'aux nouvelles règles découlant de la Loi sur la modernisation de la fonction publique, nous nous sommes engagés à ce que notre personnel soit encore plus compétent, efficace, motivé et représentatif de la société canadienne. Nous avons l'intention d'accélérer le développement professionnel de nos employés et de nos gestionnaires grâce à une stratégie novatrice en ressources humaines qui, nous le croyons, contribuera aussi à accroître la motivation du personnel envers la modernisation. En 2011-2012, nous allons donc :

• identifier les principales compétences requises pour réaliser les IMI, et effectuer une analyse du personnel de BAC afin d'identifier ses forces et ses faiblesses;
  
  
• nous intéresser en priorité aux politiques en ressources humaines (RH) qui ont le plus besoin d'être améliorées pour soutenir notre stratégie en matière de ressources humaines, puis élaborer un plan d'action pour s'occuper des autres politiques en RH;
  
  
• proposer un modèle pour accroître l'efficience et la transparence de nos processus de recrutement et de classification du personnel;
  
  
• mettre en œuvre un cadre de gestion des talents afin d'aider les employés à réaliser leurs aspirations professionnelles et à maximiser leurs forces en milieu de travail.

L'environnement numérique pose de sérieux défis à notre infrastructure actuelle en technologie de l'information (TI). Notre environnement en TI est caractérisé par un manque de conception ou de coordination centralisée à l'échelle de l'institution, de nombreux systèmes de TI dans tous les secteurs d'activités, ayant parfois des fonctionnalités similaires ou se chevauchant, et des demandes de services concurrentes pour des ressources en TI insuffisantes dans l'ensemble de l'organisation. Cette infrastructure en TI, qui ne répond pas toujours aux besoins des clients, doit quand même servir de base pour certaines de nos activités collaboratives.

Nous savons que les TI, correctement utilisées, joueront un rôle central dans la réalisation de notre projet de modernisation, surtout en ce qui concerne l'acquisition de documents numériques, la numérisation de documents analogiques, la préservation, la collaboration, l'exploration et le partage des fonds et collections de BAC par de nouveaux moyens, et l'utilisation des technologies émergentes.

Nous allons progresser dans cette voie au moyen d'une architecture d'entreprise (AE), soit un processus méthodique axé sur les activités, par lequel nous allons définir nos objectifs et stratégies organisationnelles, les actifs et les processus requis pour les réaliser, et décrire leurs effets sur nos objectifs en technologie de l'information. Nous utiliserons l'AE pour élaborer et documenter les principaux services, objectifs organisationnels, valeurs, intervenants, facteurs de motivation et la vision de BAC. Nous allons aussi concevoir une feuille de route stratégique établissant des priorités en matière de TI, qui pourra le mieux soutenir l'ensemble de nos activités, ainsi que notre mission, notre vision et notre mandat.

Grâce à une évaluation réalisée en 2010-2011 des possibilités en TI à BAC et à l'élaboration d'une AE, nous aurons une vue d'ensemble cohérente de la situation actuelle de BAC en ce qui concerne les TI et de l'approche à adopter pour répondre à nos besoins en TI de manière uniforme et applicable à l'échelle de l'organisation. En 2011-2012, nous allons donc :

• Examiner l'AE et déterminer dans quelle mesure les éléments actuels, tels que les services, les applications informatiques et les bases de données, s'y intègrent - et quels sont les éléments dont nous aurons besoin pour soutenir la modernisation de manière plus stratégique;
  
  
• revoir nos priorités en matière de TI dans le contexte du projet d'architecture d'entreprise, et concevoir un mode de gouvernance pour l'établissement de nos priorités en TI et la planification de nos investissements.

Avantages pour les Canadiens

Des services internes efficaces garantissent que BAC est capable de s'acquitter de son mandat de manière rentable et de répondre aux besoins des Canadiens avec efficience et efficacité.

Section III : Renseignements supplémentaires

Principales données financières

État prospectif condensé des opérations

Les points saillants de l'information financière prospective présentée dans ce Rapport sur les plans et les priorités se veulent un survol de l'ensemble de la situation financière et des activités de Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Ces points saillants sont préparés selon une comptabilité d'exercice afin de renforcer l'obligation de rendre compte, d'accroître la transparence et d'améliorer la gestion financière. Les états financiers prospectifs se trouvent sur le site Web de Bibliothèque et Archives Canada⁵.

Pour l'exercice prenant fin le 31 mars
(en milliers de dollars)

	État prospectif 2011-2012
Dépenses
Total des dépenses	152 468
Recettes
Total des recettes	530
Coût de fonctionnement net	151 938

Liste des tableaux supplémentaires

• L'écologisation des opérations gouvernementales
• Vérifications internes et Évaluations à venir (trois prochains exercices)
• Sources des revenus disponibles et des revenus non disponibles
• Sommaire des dépenses en capital par activité de programme

La version électronique de tous les tableaux de renseignements supplémentaires qui figurent dans le Rapport sur les plans et priorités est disponible sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à l'adresse : www.tbs-sct.gc.ca/rpp/st-ts-fra.asp.

⁵www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-2002-f.html

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Section IV : Autres sujets d'intérêt

La présente section fait état de certains engagements clés de Bibliothèque et Archives Canada qui ne s'inscrivent pas dans le cadre des initiatives de modernisation et d'innovation.

Engagement de BAC à favoriser l'épanouissement des communautés de langue officielle en situation minoritaire

En 2011-2012, Bibliothèque et Archives Canada mettra en place plusieurs éléments afin de répondre aux constatations émises par le Commissaire aux langues officielles dans son rapport 2010-2011. En particulier, BAC mettra son plan d'action sur quatre ans (2009-2012) à jour afin de consolider et concerter toutes ses actions pour répondre à ses obligations en matière de langues officielles et particulièrement pour appuyer les communautés de langue officielle en situation minoritaire afin de favoriser leur développement et leur épanouissement. De plus, BAC autoévaluera ses propres services au public de manière aléatoire afin de détecter ses lacunes en matière de langues officielles et d'y apporter les correctifs nécessaires.

Mesures mises de l'avant pour respecter la directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences

Dans le Budget fédéral de 2009, le gouvernement du Canada a imposé une limite sur les frais de déplacements, d'accueil et de conférences au niveau des dépenses de 2008-2009. BAC s'assure par un suivi régulier de respecter cet engagement. Les dépenses d'accueil à être approuvées par le bibliothécaire et archiviste du Canada font l'objet d'un processus de pré-approbation trimestriel alors que les plans de dépenses de voyage et de conférences sont pré-approuvés annuellement. Cela est fait dans le but de s'assurer que les activités proposées sont nécessaires à la réalisation du mandat et des priorités de BAC, et que les options les plus économiques et les plus efficientes ont été considérées.

La décision sur le prolongement du Programme national de développement des archives (PNDA) sera prise prochainement

BAC offre maintenant une aide financière à des archives canadiennes et à des organismes apparentés par l'entremise du Programme national de développement des archives (PNDA) afin de les aider à augmenter leur capacité à préserver et à rendre accessibles les documents d'archives uniques qui documentent l'histoire du Canada et des Canadiens. Le cycle de ce programme quinquennal se termine en 2010-2011. Suite à une évaluation sommative, qui a été achevée en 2010, une décision quant à la continuation du programme devra être prise d'ici mars 2011.