ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

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Section I – Vue d’ensemble

Message du chef de l’organisme

La conférence intergouvernementale à caractère multilatéral est un élément capital du fédéralisme canadien. Elle constitue en effet un instrument crucial pour des consultations, une coordination, des négociations et des ententes entre les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux.

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a été créé par les premiers ministres canadiens en 1973. C’est un organisme des gouvernements fédéral et provinciaux qui assure les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de niveau supérieur partout au Canada.

Le recours au SCIC permet aux gouvernements d’obtenir un rapport coût-efficacité de plus en plus intéressant ainsi que des économies d’échelle. Le Secrétariat offre en outre les avantages manifestes rattachés à la confidentialité, à la continuité, à la neutralité et à la compétence en matière de planification et d’organisation de réunions intergouvernementales de niveau supérieur au Canada. La demande visant les services de l’organisme a augmenté de façon constante au cours des dernières années, bien que le nombre de conférences desservies ait baissé au cours des deux derniers exercices financiers en raison de la situation politique au Canada.

En 2009-2010, le Secrétariat continuera de fournir, dans une optique d’efficacité par rapport au coût, des services spécialisés utiles aux gouvernements. La prestation de ces services sera assurée par des employés issus des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Ce personnel très professionnel possède à la fois l’expérience voulue et une bonne formation. Le SCIC continuera également d’élaborer des politiques et des méthodes innovatrices et souples consistant notamment à utiliser ses ressources de façon optimale et à faire appel à la technologie de pointe pour fournir à ses clients des services de la meilleure qualité possible.

Renseignements sommaires

Raison d’être

Renseignements sur l’organisation

Étant donné que le SCIC rend des comptes à quatorze gouvernements, il doit faire en sorte que ses services demeurent impartiaux, confidentiels et équitables envers tous ses clients.

Il y a lieu de noter que le Secrétariat ne convoque pas les réunions intergouvernementales. Il doit plutôt répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions nationales capitales ou d'autres points précis. Le Secrétariat n'exerce aucun contrôle sur les décisions relatives au lieu de ces réunions, à leur nombre au cours d'un exercice donné, à leur date et à leur durée.

Les services du SCIC ont pour but d’aider à la planification et à la coordination préalablement à la conférence; ainsi qu’à l'aménagement des locaux et à la prestation des services de la conférence. Sur les lieux, il offre notamment les services d’un secrétariat; ainsi que des services d’interprétation, de traduction, de distribution et de contrôle des documents, de relations avec les médias, de sécurité et de fourniture de matériel technique, de secrétariat, de même que l’aide technique, entre autre sur le plan de l’informatique.

En plus de fournir ces services de conférences partout au Canada, le Secrétariat garde des archives qu'il met à la disposition des gouvernements. Le Secrétariat a aussi un site Web dans lequel on retrouve non seulement de l’information pertinente sur l’organisation et ses activités, mais surtout les communiqués rendus publics dès que prennent fin les conférences importantes qu’il dessert.

Résultats stratégiques et Architecture des activités des programmes (AAP)

Le mandat du SCIC consiste à se mettre au service des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et des Canadiens en assurant la planification, l’organisation et la prestation de services aux conférences intergouvernementales de haut niveau. Son principal objectif vise à soulager les ministères clients, dans pratiquement tous les secteurs d’activité gouvernementale, des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de telles conférences, et à leur permettre ainsi de se concentrer sur les questions fondamentales. Il fournit des services administratifs impartiaux, efficaces et continus aux conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de haut niveau sur les principales questions intergouvernementales qui touchent de nombreux secteurs d’activités intergouvernementales.

En lien direct avec son mandat et son objectif, le SCIC vise un résultat stratégique unique, dont il est fait état dans le présent document : l’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Architecture des activités du programme

Sommaire – Planification

La priorité première du SCIC pour 2009-2010 est de planifier et d’organiser des conférences intergouvernementales aux niveaux les plus élevés, à la demande des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Le Secrétariat reçoit un niveau de financement suffisamment élevé pour financer de 110 à 120 conférences.

La crédibilité d’une organisation comme le SCIC s’appuie sur le rendement, et ce rendement doit toujours répondre aux plus hautes normes établies. C’est pourquoi le SCIC recherche constamment des moyens de relever le niveau de son service à la clientèle.

Au sein de l’organisme, l’accent sera continuellement mis sur les normes et les pratiques dans le domaine de la planification et de la prestation des services. L’élaboration de politiques et d’outils spécifiques se poursuit afin de répondre à des besoins en constante évolution dans le contexte intergouvernemental. On aura recours à diverses stratégies pour encourager la mise en commun de pratiques exemplaires, d’outils et de nouvelles initiatives. L’engagement a également été pris de recueillir le savoir collectif portant à la fois sur le service aux conférences intergouvernementales en général et sur les particularités de chacun des secteurs que nous desservons. De plus, le SCIC misera davantage sur les leçons apprises, en s’appuyant non seulement sur ses réussites, mais également sur les défis qu’il aura relevés.

Afin de résoudre certains des problèmes liés au recrutement et au maintien des effectifs auxquels font face les gouvernements en général, et dans le but d’établir ses besoins actuels et futurs en matière de ressources humaines, le SCIC a mis au point son premier Plan intégré d’activités et de ressources humaines pour les exercices 2007 à 2010. Ce document et les recommandations qu’il contient constitueront un outil qui servira d’appui au processus décisionnel de la haute direction, et fournira une orientation stratégique efficace au soutien de l’obtention de résultats. Cet outil permettra de trouver un meilleur équilibre entre les priorités à court et à long terme du SCIC, de maximiser les possibilités et de relever les défis que présente la planification de la relève dans un contexte intergouvernemental plus complexe.

En mai 2008, le SCIC a lancé un projet de modernisation dans lequel tant la haute direction que les employés se sont fermement engagés. Le projet vise à examiner les opérations et les pratiques internes de l’organisme et à les améliorer pour que le service à la clientèle reste de la plus grande qualité aujourd’hui et demain. En 2009-2010, le Plan de mise en œuvre du projet de modernisation du SCIC permettra d’appliquer une série d’améliorations aux activités du Secrétariat en vue de moderniser la gestion des ressources humaines et la gestion des processus importants. En fait, ce qui avait débuté comme un examen organisationnel et un projet de planification de la relève s’est transformé en une série de principes sains de gestion de projets et du changement qui aideront le SCIC à moderniser son fonctionnement et à établir l’orientation du changement dans l’avenir.

Dans l’atteinte de ses objectifs stratégiques, le rendement du SCIC continuera de s’appuyer sur un cadre renforcé de planification, de rendement et de reddition de comptes afin que son programme mette l’accent sur les résultats, qu’il favorise l’optimisation des ressources et qu’il respecte les attentes et les priorités intergouvernementales. Dans un contexte où les gouvernements doivent davantage rendre des comptes, le SCIC a adopté un cadre plus complet de reddition de comptes, axé sur les résultats, pour faire état de sa situation, tant financière que non financière.

Le SCIC veillera également à se doter de plans et procédures d’urgence et de continuité des opérations, et à les intégrer, les mettre à l’épreuve et les tenir à jour pendant l’exercice 2009-2010 afin :

• de prévenir ou de limiter les blessures subies par le personnel ou les dommages causés à l’information ou à d’autres biens;
• de réagir efficacement aux situations d’urgence et de bien s’en rétablir;
• de poursuivre la prestation des services et fonctions essentiels et critiques jusqu’à la reprise des opérations normales;
• d’accroître la sécurité dans un nombre de plus en plus grand de situations menaçantes.

En raison du nombre de déplacements effectués par les employés du SCIC dans le cadre de leur travail, un plan sur les pandémies d’influenza sera également mis au point dans le cadre du Plan de continuité des opérations.

Dernier point, mais non le moindre, le SCIC fera en sorte de rester à la fine pointe de la technologie et d’intégrer des techniques et outils nouveaux et efficaces dans la perspective de la politique d’« Éco gouvernement ».

Le SCIC cherche à offrir les services de la plus grande qualité aux gouvernements. À ce chapitre, il continuera d’examiner ses pratiques de gestion et de renforcer la reddition de ses comptes afin de demeurer le fournisseur de choix en matière de services de soutien aux conférences intergouvernementales.

Ressources financières ($ millions)

Ressources humaines (Équivalents temps-plein – ETP)

Résultat stratégique 1 : L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Contribution des priorités à l’atteinte des résultats stratégiques

Analyse des risques

Comme nous l’avons fait remarquer précédemment, le SCIC a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence fédérale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973 et, bien qu’elle ait été désignée ministère fédéral par décret du conseil du 29 novembre 1973 aux fins de la Loi sur l’administration financière de l’époque, l’organisation est en fait un organisme des gouvernements fédéral et provinciaux et, à ce titre, agit comme organisme intergouvernemental neutre. Non seulement son budget est-il soutenu par ces deux ordres de gouvernement, mais son personnel se compose à la fois de fonctionnaires fédéraux, provinciaux et territoriaux.

Le Secrétariat reçoit chaque année un niveau de financement suffisamment élevé pour financer de 110 à 120 conférences. Les demandes de services formulées auprès du Secrétariat ont augmenté de façon importante au cours des dernières années et il a desservi en moyenne 100 conférences par an au cours des cinq derniers exercices.

Étant donné que le SCIC rend des comptes à tous les gouvernements, il doit s’assurer d’offrir des services qui non seulement doivent rester impartiaux, confidentiels et équitables pour tous, mais qui également doivent être perçus comme tels dans un environnement pouvant parfois être très politique. C’est pourquoi le SCIC a toujours été conscient de l’importance de la gestion des risques, et il continue de progresser dans la mise en œuvre efficace de la gestion intégrée des risques. Les trois risques les plus élevés du SCIC demeurent encore les suivants :

1. le maintien de la crédibilité du SCIC en tant que fournisseur neutre de services aux conférences;
2. le maintien de la capacité de services aux conférences du SCIC et de l’infrastructure qui la soutient;
3. le maintien de la diligence requise et d’une reddition de comptes appropriée, compte tenu des exigences de plus en plus nombreuses de la fonction de contrôleur moderne.

Environnement de travail

Les priorités du SCIC dépendent en grande partie de celles des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et sont soumises à divers facteurs internes et externes.

Les facteurs externes ayant influé sur les activités de l’organisme en 2008-2009 ont été, par exemple, le nombre moins élevé de conférences intergouvernementales tenues dans toutes les régions du Canada. À titre d’organisation offrant des services aux activités de conférences intergouvernementales entreprises par 14 administrations et leurs ministères respectifs, le SCIC n’exerce aucun contrôle sur la date, le lieu et les coûts de pareilles réunions. En période de volatilité à la tête des gouvernements, comme au cours des deux dernières années, les activités peuvent ralentir, alors que les ministères attendent un mandat et une orientation plus fermes. En d’autres périodes, la demande de service peut augmenter radicalement et faire l’objet de fluctuations saisonnières.

Il est important de se rappeler que le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il doit plutôt répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions nationales capitales ou d'autres points précis. Le Secrétariat n'exerce aucun contrôle sur les décisions relatives au lieu de ces réunions, à leur nombre au cours d'un exercice donné, à leur date et à leur durée. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement touché par ces divers facteurs. C’est pourquoi l’organisme, dans sa planification stratégique, doit réagir non seulement aux changements survenant dans l’environnement externe, mais également aux priorités, aux possibilités et aux contraintes des gouvernements dans leurs propres contextes.

De plus, le SCIC a toujours été caractérisé par la nature cyclique de son travail, alors que les demandes de soutien aux conférences atteignent un sommet pendant les mois de mai et juin, et un autre en septembre et octobre. Les investissements dans les ressources financières et humaines nécessaires à la prestation efficace de services en temps opportun étant plutôt fixes, une période prolongée d’activités de conférences plus faibles ou plus élevées qu’à l’ordinaire présente une série de défis opérationnels exigeant de la souplesse dans la démarche d’optimisation des résultats et d’utilisation des ressources au sein du Secrétariat. Le transfert d’apprentissage vers le personnel d’autres secteurs du SCIC (Services d’information et Services intégrés) a été entrepris il y a plusieurs années à titre de mesure préventive pour assurer le service aux conférences pendant les périodes les plus occupées de l’année.

Le fait de travailler dans un pays qui, en tout et partout, borde trois océans et s’étend sur six fuseaux horaires présente aux organismes comme le SCIC des défis uniques. Ce dernier fournit les services administratifs qu’on lui demande pour la préparation et la tenue de conférences de haut niveau sur des questions de grande importance pour le bien-être et la prospérité de tous les Canadiens. Ainsi, la valeur unique que le SCIC apporte à ces réunions intergouvernementales essentielles, sur les plans de l’expérience, du professionnalisme, de l’impartialité politique et de la constance, est un facteur clé contribuant à leur réussite globale.

Les risques liés à l’orientation stratégique du Secrétariat et à la gestion efficace de son programme de conférences demeurent relativement inchangés au fil du temps : l’accès à du personnel qualifié, la conservation de la mémoire et des pratiques collectives, la modification de la structure de coûts liée aux principales dépenses du Secrétariat, et la capacité de réagir et de s’adapter aux expansions et aux contractions de la demande de services du SCIC.

La prestation sans faille de services de grande qualité aux clients n’est possible que grâce au dévouement et à l’engagement total du personnel de l’organisme, un personnel qui possède les aptitudes, le caractère et l’abnégation nécessaires au fonctionnement du SCIC. En tant qu’organisme des gouvernements fédéral et provinciaux, le Secrétariat est composé d’un mélange d’employés fédéraux, provinciaux et territoriaux. Les employés provinciaux et territoriaux sont détachés au Secrétariat pour une affectation de trois à quatre ans. Dans ce contexte, le recrutement s’effectue dans le cadre de divers processus, et la disponibilité de candidats compétents relève partiellement des forces du marché et de tendances sur lesquelles le SCIC n’exerce aucun contrôle.

Des démarches créatrices et diligentes de recherche d’employés de qualité ont donné d’excellents résultats sur le plan de la dotation au fil des ans. Le SCIC poursuivra sa recherche de talents à l’aide de diverses initiatives et stratégies faisant partie intégrante de sa stratégie de ressources humaines.

La conservation de la mémoire collective et la consignation des pratiques et procédures touchant les conférences sont essentielles à la réussite du Secrétariat dans l’exécution de son mandat. L’exécution efficace de la planification et du soutien des conférences découle de la prestation réussie de services de haute qualité à divers clients de plus de 30 secteurs d’activité intergouvernementale. Le roulement du personnel affecté à la planification des conférences au sein des clients ministériels du Secrétariat est également très élevé. Le personnel du SCIC joue donc une part importante lorsqu’il s’agit de transmettre aux nouveaux contacts des renseignements pertinents sur le fonctionnement de l’appareil intergouvernemental.

La majorité des réunions intergouvernementales de haut niveau se déroulent à l’extérieur des installations des gouvernements et en dehors de la région de la Capitale nationale, où se trouvent les bureaux du SCIC. Par conséquent, une partie importante du budget de fonctionnement du SCIC est consacrée aux déplacements, à l’hébergement, au transport de matériel et aux locations. Ces coûts sont dictés par le marché et font donc l’objet d’importantes fluctuations (habituellement des augmentations) où entrent en ligne de compte les facteurs de concurrence et de prix des carburants. Dans la mesure où l’augmentation des prix n’entraîne pas de diminution des activités liées aux conférences, les coûts de fonctionnement et la capacité de respecter les limites budgétaires sont, jusqu’à un certain degré, hors du contrôle du SCIC. Il n’y a heureusement pas eu de conflit entre le niveau d’activité du SCIC et les budgets accordés au cours des dernières années, ce qui a entraîné une stabilité relative des structures de coûts.

Gestion intégrée du risque (GIR) – Démarche

Les organismes comme le SCIC sont dotés de structures de gouvernance uniques qui définissent le contexte et les pratiques dans le cadre desquels les risques organisationnels et stratégiques peuvent être gérés de manière proactive. La structure de gouvernance elle-même établit des freins et des contrepoids en matière de confidentialité et de neutralité. De par sa portée et sa nature, elle crée un environnement d’activité qui doit fonctionner de manière intégrée.

En raison de l’indépendance unique que confère le mandat du SCIC, et de la petite taille de ce dernier, il est essentiel que la haute direction des organismes comme le Secrétariat participe à fond aux processus de planification des activités et des ressources humaines afin de fournir orientation et conseils et de tracer les grandes lignes de ses attentes. Par exemple, les demandes de services aux conférences, la gestion de l’information et les besoins en technologie de l’information, les finances et les besoins en dotation ont toujours fait partie de l’ordre du jour des réunions mensuelles de la haute direction du SCIC. Ces réunions démontrent de quelle façon les priorités et les orientations doivent être établies, comment les décisions concernant les affectations et les réaffectations de fonds doivent être prises, et comment les programmes doivent être coordonnés et gérés pour obtenir le(s) résultat(s) stratégique(s) attendu(s).

Les débats plus stratégiques touchant les risques organisationnels à l’échelle du Secrétariat, la planification stratégique et l’affectation des ressources ont souvent lieu au niveau du Comité de gestion et dans le cadre d’autres réunions de comités internes. Le Plan intégré d’activités et des ressources humaines (’PIARH) du SCIC, par exemple, touche l’ensemble de l’organisation. Il comprend une analyse de l’environnement opérationnel du SCIC, les pressions internes et externes, de même que les récentes tendances de sa dotation et de ses activités. Il sert également à établir les principaux domaines à risque et leur incidence éventuelle sur l’organisation. Ainsi, le ’PIARH permet à la direction de mieux surveiller ces risques, de mettre au point des stratégies pour les atténuer et de déterminer où les priorités devront mettre l’accent en fonction des besoins des activités, d’une analyse de l’effectif et des normes de service à la clientèle.

Plus importante officialisation de la démarche intégrée de planification et de gestion des risques

La réputation et la crédibilité reposent sur l’efficacité. La haute direction reconnaît qu’il est nécessaire de trouver un meilleur équilibre entre les priorités à court et à long termes du SCIC tout en maximisant les possibilités et en relevant les défis comme la planification de la relève, un contexte intergouvernemental plus complexe et de nouvelles technologies, ainsi que de nouvelles préoccupations. Pour continuer de bien exécuter son mandat, le SCIC doit aussi continuer de renforcer sa capacité de gestion des risques, d’anticiper l’évolution du contexte intergouvernemental et des besoins de ses clients et de s’y préparer et de bien y répondre.

Dans ce contexte de défis et de risques, le SCIC a profité de la réduction récente des activités de conférences pour procéder à une consolidation et à une restructuration pour l’avenir. Parmi ces initiatives, on compte la mise en œuvre d’une Stratégie intégrée des ressources humaines, une normalisation des politiques et procédures, la formulation et l’exécution d’un plan en plusieurs étapes de dépenses d’immobilisation, et des investissements stratégiques dans la planification de la formation et du perfectionnement. Par conséquent, le Secrétariat est plus prêt que jamais à offrir des services professionnels de la plus haute qualité pour soutenir ses clients gouvernementaux et, par extension, à l’avantage des citoyens de tout le pays.

Le but visé est d’aider le SCIC à cerner les risques de façon proactive à l’étape de l’élaboration des politiques plutôt qu’au moment de leur mise en œuvre, et à faire de la gestion des risques et des stratégies d’atténuation, ainsi que des leçons apprises une partie intégrante de ses opérations.

Profil de dépenses

En tant que petit organisme ayant un objectif de rendement constant, soit celui de toujours être prêt à disposer d’une organisation capable de desservir annuellement jusqu’à 120 conférences différentes, les dépenses du Secrétariat sont habituellement moindres que celles qui sont prévues et budgétées chaque année, étant donné que les circonstances ont entraîné une réduction des activités au cours des derniers exercices. Le tableau suivant fait état des dépenses réelles et des dépenses prévues, ces dernières ayant été établies en fonction d’un niveau d’activité tournant autour des 120 conférences. Les dépenses réelles des dernières années ont donc été moins élevées puisque le nombre de conférences n’a pas atteint les 120 prévues.

Tendances aux chapitre des dépenses

Crédits votés et postes législatifs dans le budget principal des dépenses (en millions de dollars)

Date de modification : 2009-03-26
 

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