ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques dans les grands ministères et organismes, décembre 2011

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Constatations d�taill�es et recommandations

Premi�re constatation : Orientation politique et strat�gique

Nous avons examin� l'orientation strat�gique que le Secr�tariat a fournie aux GMO pour coordonner les activit�s de GI dans l'ensemble du gouvernement. Nous avons v�rifi� les progr�s r�alis�s relativement � la mise en œuvre de la Strat�gie de gestion de l'information du gouvernement du Canada dans les GMO, y compris les politiques minist�rielles, les plans, les organigrammes et les mandats des comit�s. Enfin, nous avons v�rifi� comment les professionnels de la GI surveillent les progr�s r�alis�s dans le cadre de la mise en œuvre de leurs plans.

L'orientation strat�gique interminist�rielle commune assure l'uniformit� de l'approche relative � la tenue de documents �lectroniques du gouvernement. Les strat�gies de GI font en sorte que les professionnels de la GI b�n�ficient d'une orientation �tablie pour les activit�s de GI qui satisfont aux exigences minist�rielles de l'ensemble des politiques sur la GI. La mesure du rendement et la surveillance aident la haute direction � d�terminer si les plans de GI sont mis en œuvre de fa�on � atteindre les objectifs de la direction.

L'orientation strat�gique de la GI est coordonn�e � l'�chelle du gouvernement.

Le Secr�tariat dirige les efforts visant � renforcer les activit�s de tenue des documents �lectroniques � l'�chelle du gouvernement. Le Secr�tariat a dirig� l'�laboration de la Strat�gie de gestion de l'information du gouvernement du Canada – de concert avec BAC et les membres de comit�s de divers GMO – qui fournit l'orientation strat�gique pour la tenue de documents �lectroniques dans l'ensemble du gouvernement. La strat�gie d�finit les risques pangouvernementaux et �tablit les activit�s des organismes centraux requises pour att�nuer ces risques. Un plan d'action avec des �ch�anciers d�finis a �t� �labor� pour mettre en œuvre la strat�gie, et de multiples documents d'orientation ont �t� produits pour aider les professionnels de la GI et le personnel des minist�res. Des activit�s de sensibilisation dont la port�e s'�tend � tous les GMO viennent compl�ter les strat�gies et les consignes du Secr�tariat. Gr�ce � ces efforts de coordination, les GMO sont en mesure de tirer parti des connaissances et de l'exp�rience de chacun.

La plupart des GMO ont �labor� des plans de GI qui int�grent les exigences contenues dans l'ensemble des politiques sur la GI.

La plupart des GMO ont commenc� � mettre en œuvre leurs plans et les politiques de GI minist�rielles qui abordent la strat�gie pangouvernementale sur la tenue de documents �lectroniques. Les GMO ont aussi nomm� des champions ou des professionnels de la GI qui sont en mesure d'informer la haute direction sur les risques li�s aux activit�s de GI. La gestion de l'information �lectronique a �t� reconnue � l'�chelle du gouvernement comme un risque � l'efficacit� op�rationnelle, et les GMO ont reconnu le risque croissant associ� au manque de pratiques de tenue de documents �lectroniques. Les exigences et les risques relatifs � la GI font l'objet de discussions officielles par la haute direction. Au fur et � mesure que d'importantes priorit�s en GI se pr�senteront et exigeront des ressources suppl�mentaires, il sera important pour les GMO d'int�grer ces exigences � leurs activit�s de planification minist�rielles globales.

Les professionnels de la GI ne surveillent pas la mise en œuvre de leurs plans.

La plupart des GMO n'ont pas encore �tabli d'indicateurs de rendement pour mesurer et surveiller la progression de la mise en œuvre de leurs plans de GI. Alors que les objectifs globaux de la mise en œuvre de la strat�gie ont �t� �tablis dans la plupart des GMO, aucune activit� assortie d'�ch�anciers �tablis n'a encore �t� planifi�e. Par cons�quent, les professionnels de la GI ne peuvent �valuer l'efficacit� de leurs activit�s, ni d�montrer leur efficacit� � la haute direction.

Un exemple d'indicateur de rendement est la r�alisation des activit�s de d�termination de l'information ayant une valeur op�rationnelle au sein de chaque unit� minist�rielle et les processus de conservation et d'�limination connexes. On pourrait le mesurer en pourcentage des travaux d'�laboration de processus officiels termin�s et proc�der � des comparaisons entre les unit�s op�rationnelles d'un minist�re.

Recommandations

1. Les GMO devraient �tablir des indicateurs de rendement pour mieux surveiller la mise en œuvre de leurs plans de GI.

Deuxi�me constatation : Conservation de l'information ayant une valeur op�rationnelle

Nous avons examin� les m�thodologies utilis�es par les GMO pour d�terminer la valeur op�rationnelle de l'information g�n�r�e. Nous avons v�rifi� les consignes fournies � l'ensemble des employ�s des minist�res pour s'assurer qu'ils ont compris comment cerner l'information ayant une valeur op�rationnelle et les processus de conservation et d'�limination qui en r�sultent. Enfin, nous avons examin� la m�thode qu'utilise BAC pour octroyer des pouvoirs d'�limination aux minist�res qui ont montr� leur capacit� d'effectuer un suivi de l'information ayant une valeur op�rationnelle et de la conserver, r�duisant ainsi le risque d'�liminer des renseignements qui repr�sentent un avantage � long terme pour le gouvernement du Canada et un int�r�t national.

En l'absence d'une m�thode pour cerner l'information ayant une valeur op�rationnelle, les GMO pourraient surcharger leurs syst�mes avec de l'information qui n'a aucune valeur op�rationnelle � long terme pour le minist�re. Cette situation accro�t aussi la complexit� au moment de r�cup�rer l'information ayant une valeur op�rationnelle lorsqu'elle est n�cessaire � la prise de d�cisions ou en r�ponse � des demandes d'information des Canadiens. Apr�s avoir d�termin� l'efficacit� des processus minist�riels de conservation et d'�limination de l'information, BAC accorde des autorisations de disposition de documents aux minist�res, ce qui permet aux GMO d'�liminer l'information qui n'a aucune valeur op�rationnelle au moyen d'un processus �tabli, augmentant ainsi l'efficacit� de l'�limination et r�duisant les co�ts � long terme li�s � la conservation d'information sans valeur � long terme.

La plupart des GMO n'ont pas encore d�fini l'information ayant une valeur op�rationnelle.

La plupart des GMO n'ont pas encore d�fini la valeur op�rationnelle en fonction des besoins de GI de leur organisation, et offrent habituellement peu de consignes au personnel minist�riel, voire aucune. La plupart des GMO ne donnent des pr�cisions que pour des produits ou documents pr�cis (p. ex., les m�moires au Cabinet), mais aucune consigne suppl�mentaire pouvant �tre interpr�t�e par le personnel des minist�res pour les autres documents g�n�r�s quotidiennement. La plupart des GMO classent encore les documents selon le niveau de s�curit� et/ou les restrictions relatives � l'acc�s; la valeur op�rationnelle n'entre pas en ligne de compte. Par cons�quent, il est possible que les GMO d�pensent des ressources pour faire le suivi, conserver et archiver de l'information qui n'a aucune valeur op�rationnelle � long terme pour le gouvernement du Canada.

La plupart des GMO n'ont pas �labor� de processus de conservation et d'�limination ou de consignes pour le personnel du minist�re.

L'�limination de documents �lectroniques est principalement effectu�e de fa�on ponctuelle par le personnel des minist�res, dans la mesure o� la plupart des strat�gies de conservation et d'�limination ont �t� �tablies pour la tenue de documents papier. Puisque le nombre de documents �lectroniques g�n�r�s par le personnel des minist�res est exponentiellement plus grand que celui des documents papier, l'�limination et l'archivage des documents �lectroniques posent de plus en plus de d�fis pour les GMO; les processus de conservation et d'�limination ne sont pas adapt�s aux documents �lectroniques. En th�orie, le personnel des minist�res pourrait supprimer des renseignements qui sont importants pour les d�cideurs; r�ciproquement, la conservation de documents �lectroniques inutiles pourrait accro�tre le fardeau sur la capacit� de stockage.

Certains GMO ont relev� ce d�fi en cr�ant quelques types de documents; lorsque le document est cr��, son cycle de vie est pr�d�fini selon sa nature. Ces GMO fournissent aussi des consignes individuelles au personnel lorsque les documents ne se classent pas manifestement dans l'un des types de document pr��tablis.

BAC a commenc� � mettre en œuvre une m�thodologie normalis�e pour l'octroi d'autorisations de disposition de documents.

BAC a lanc� sa m�thodologie d'octroi d'autorisation de disposition de documents en mai 2011. Cela inclut une �valuation de la capacit� du minist�re � effectuer un suivi de l'information ayant une valeur op�rationnelle et de la conserver, r�duisant ainsi le risque d'�liminer des renseignements qui pourraient repr�senter un avantage � long terme pour le gouvernement du Canada et �tre dans l'int�r�t national. Auparavant, le processus d'octroi d'autorisation de disposition �tait effectu� de fa�on ponctuelle et occasionnait souvent de longs d�lais. La nouvelle m�thodologie donne la possibilit� � BAC de simplifier le processus et d'accro�tre l'efficience. Il sera important pour BAC de surveiller la progression de sa nouvelle m�thodologie et de continuer � am�liorer le processus de mani�re � optimiser l'efficience du processus de disposition de documents �lectroniques � l'�chelle du gouvernement.

Recommandations

2. Les GMO devraient d�finir l'information ayant une valeur op�rationnelle pour leur organisation et �laborer des m�thodes pour veiller � ce que cette information puisse faire l'objet d'un suivi et soit stock�e de mani�re efficace.
3. Les GMO, en collaboration avec BAC, devraient �laborer des processus de conservation et d'�limination officiels pour l'ensemble du personnel des minist�res.

Troisi�me constatation : Apprentissage et sensibilisation

Nous avons examin� l'orientation fonctionnelle du Secr�tariat pour les professionnels de la GI, et les cours �labor�s pour la collectivit� de la GI. Nous avons v�rifi� la formation obligatoire sur la GI que les GMO donnent � leurs professionnels de la GI. Enfin, nous avons aussi examin� la formation sur la GI donn�e � tout le personnel des GMO autre que celui de la fonction de GI, et v�rifi� si les professionnels de la GI sont capables de d�terminer si la formation actuelle est suffisante pour faciliter la mise en œuvre de la Strat�gie de gestion de l'information du gouvernement du Canada.

En collaboration avec l'�cole de la fonction publique du Canada, le Secr�tariat est en mesure de coordonner les nouveaux d�veloppements ou les nouvelles m�thodes li�s � la formation sur la tenue de documents �lectroniques et de les communiquer de mani�re efficace � tous les minist�res pour promouvoir l'uniformit� � l'�chelle du gouvernement. Les plans de formation officiels font en sorte que les minist�res disposent d'une fonction de GI professionnelle et bien inform�e pour mettre en œuvre la Strat�gie de gestion de l'information du gouvernement du Canada. La formation de GI offerte � l'ensemble du personnel aide les employ�s � comprendre leur r�le li� � la tenue de documents �lectroniques, y compris comprendre comment faire un suivi de l'information ayant une valeur op�rationnelle et la conserver. Puisque chaque employ� est maintenant consid�r� comme �tant jusqu'� un certain point responsable de la gestion de documents �lectroniques, il est important que le personnel du minist�re ait les connaissances et la formation requises pour atteindre les objectifs strat�giques de la GI.

Le gouvernement du Canada dirige les efforts visant � renforcer la formation et la sensibilisation � l'�gard des fonctions minist�rielles relatives � la GI.

Le Secr�tariat et BAC pr�sident de multiples comit�s et groupes de travail interminist�riels afin de mieux d�terminer les besoins en formation et en sensibilisation de la collectivit�, et pour faire part des faits nouveaux uniform�ment dans l'ensemble de la collectivit�. Le Secr�tariat dirige l'�laboration de cours de formation (de concert avec l'�cole de la fonction publique du Canada) pour les professionnels de la GI. En travaillant directement avec les professionnels de la GI dans les GMO, le Secr�tariat et BAC peuvent garantir que les consignes centralis�es sont adapt�es aux divers niveaux op�rationnels qui mettront en œuvre les strat�gies de GI. Gr�ce aux r�unions de comit�s et de groupes de travail interminist�riels, les connaissances relatives � la tenue de documents �lectronique sont partag�es sur une base p�riodique et de mani�re efficace � l'�chelle de la collectivit�.

La formation pour les professionnels de la GI est planifi�e et coordonn�e.

La plupart des GMO ont indiqu� que l'apprentissage est une priorit� pour les professionnels de la GI. La plupart des GMO ont �tabli des plans de formation officiels pour les professionnels de la GI et suivent les progr�s r�alis�s quant aux objectifs d'apprentissage. Les professionnels de la GI sont en mesure de mettre en œuvre plus d'avanc�es relatives � la tenue de documents �lectroniques pour les minist�res.

Les GMO donnent de la formation au personnel des minist�res, mais n'ont pas cern� les besoins en mati�re d'apprentissage.

La plupart des GMO n'ont pas �tabli de strat�gies d'apprentissage en mati�re de GI pour l'ensemble de leur personnel. La plupart des GMO ont mis au point une ou deux s�ances de formation pour l'ensemble du personnel, mais n'ont pas clairement d�fini les objectifs d'apprentissage. Les GMO n'ont pas encore mis au point leurs analyses des besoins d'apprentissage en mati�re de tenue des documents �lectroniques pour le personnel des minist�res, car ils proc�dent encore � la mise en œuvre de leurs strat�gies de GI. Les �quipes de la GI ne peuvent garantir que les employ�s des minist�res comprennent ce qu'on attend d'eux relativement � la mise en œuvre de la Strat�gie de gestion de l'information du gouvernement du Canada, y compris le besoin d'effectuer un suivi de l'information ayant une valeur op�rationnelle et de la r�cup�rer, et quelles formations pourraient �tre requises.

Recommandation

4. Les GMO devraient effectuer des analyses des besoins en formation du personnel des minist�res et mettre en œuvre les mesures requises.

Quatri�me constatation : Outils et applications de gestion de l'information

Nous avons examin� les activit�s visant � promouvoir l'�change de renseignements par les minist�res jouant un r�le central dans la prestation de la strat�gie relative � la GI. Nous avons �galement v�rifi� si les outils et les applications avaient �t� �labor�s ou achet�s par les minist�res ayant des r�les cl�s, et la mani�re dont ils �taient partag�s avec les GMO pour assurer l'utilisation commune � l'�chelle du gouvernement. Enfin, nous avons examin� les syst�mes organisationnels utilis�s pour g�rer les documents �lectroniques dans les GMO.

Chacune des organisations doit engager des frais �lev�s pour mettre en œuvre bon nombre des solutions logicielles, et les GMO pourraient tirer parti de ce que les autres minist�res ont appris tout en faisant avancer les activit�s de la GI. Les syst�mes organisationnels sont des outils utilis�s quotidiennement par le personnel des GMO pour g�rer les documents �lectroniques, et sans les solutions logicielles pour centraliser la gestion des volumes importants d'information, les documents �lectroniques ne peuvent �tre g�r�s efficacement. M�me s'il est possible de g�rer efficacement l'information ayant une valeur op�rationnelle sans syst�me organisationnel, opter pour une telle solution r�duit l'efficience de la r�cup�ration de l'information en temps opportun et nuit � l'�change de renseignements � l'�chelle du gouvernement.

Les minist�res qui jouent un r�le central dans la GI donnent aux GMO un acc�s � des outils et des applications communs.

Gr�ce � l'orientation et aux consignes du Secr�tariat, TPSGC a fait l'acquisition d'une solution organisationnelle de tenue de documents �lectroniques. Les GMO peuvent choisir de se procurer et de mettre en œuvre leurs propres solutions et le font, car les services fournis par TPSGC sont optionnels et non obligatoires. Le Secr�tariat collabore aussi avec les GMO pour �laborer des syst�mes d'architecture organisationnelle communs pour faire en sorte que les syst�mes de tenue de documents �lectroniques soient con�us uniform�ment dans l'ensemble du gouvernement. Avec des structures et des outils normalis�s – ainsi que des consignes centralis�es – les GMO ont la chance de tirer parti de l'�change de renseignements avec des coll�gues pour am�liorer l'efficience et l'efficacit� des fonctions de GI.

Les syst�mes de tenue de documents �lectroniques ne sont pas utilis�s de mani�re uniforme par le personnel des minist�res.

Dans la plupart des GMO, l'utilisation d'applications organisationnelles pour la tenue de documents �lectroniques varie d'un employ� � un autre. De fait, les syst�mes de tenue de documents �lectroniques ne sont pas obligatoires, et leur utilisation est libre � chacun dans la plupart des GMO. Par cons�quent, les documents �lectroniques sont sauvegard�s sur des lecteurs communs, des lecteurs personnels ou des dispositifs de stockage portatifs, au lieu d'un syst�me organisationnel int�gr�. La plupart des GMO utilisent �galement de multiples applications organisationnelles pour diff�rents secteurs op�rationnels, certaines d'entre elles ne sont pas interexploitables. Les GMO ont pris en compte diverses exigences op�rationnelles ou de s�curit� pour diff�rentes fonctions op�rationnelles, ce qui pourrait emp�cher l'adoption d'une application universelle. Puisque l'information existe dans de multiples plateformes au sein des GMO, il est possible que l'information ne soit pas facilement accessible pour permettre aux d�cideurs d'atteindre les objectifs de programme. Il est important que les GMO veillent � ce que leurs syst�mes soient interexploitables avant de mettre en œuvre leur strat�gie de GI.

Recommandations

5. Les GMO devraient �laborer des strat�gies pour accro�tre l'utilisation des syst�mes organisationnels de tenue des documents �lectroniques par le personnel des GMO.

Plans d'action de la direction

Les constatations et les recommandations faisant suite � la pr�sente v�rification ont �t� soumises aux 19 minist�res vis�s par la v�rification. Le Bureau du contr�leur g�n�ral a demand� � chaque minist�re ayant particip� � la v�rification de pr�senter un plan d'action de la direction comportant des mesures d�taill�es et de discuter de ces plans avec leurs comit�s de v�rification minist�riels respectifs.