ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques dans les grands ministères et organismes, décembre 2011

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Constatations détaillées et recommandations

Première constatation : Orientation politique et stratégique

Nous avons examiné l'orientation stratégique que le Secrétariat a fournie aux GMO pour coordonner les activités de GI dans l'ensemble du gouvernement. Nous avons vérifié les progrès réalisés relativement à la mise en œuvre de la Stratégie de gestion de l'information du gouvernement du Canada dans les GMO, y compris les politiques ministérielles, les plans, les organigrammes et les mandats des comités. Enfin, nous avons vérifié comment les professionnels de la GI surveillent les progrès réalisés dans le cadre de la mise en œuvre de leurs plans.

L'orientation stratégique interministérielle commune assure l'uniformité de l'approche relative à la tenue de documents électroniques du gouvernement. Les stratégies de GI font en sorte que les professionnels de la GI bénéficient d'une orientation établie pour les activités de GI qui satisfont aux exigences ministérielles de l'ensemble des politiques sur la GI. La mesure du rendement et la surveillance aident la haute direction à déterminer si les plans de GI sont mis en œuvre de façon à atteindre les objectifs de la direction.

L'orientation stratégique de la GI est coordonnée à l'échelle du gouvernement.

Le Secrétariat dirige les efforts visant à renforcer les activités de tenue des documents électroniques à l'échelle du gouvernement. Le Secrétariat a dirigé l'élaboration de la Stratégie de gestion de l'information du gouvernement du Canada – de concert avec BAC et les membres de comités de divers GMO – qui fournit l'orientation stratégique pour la tenue de documents électroniques dans l'ensemble du gouvernement. La stratégie définit les risques pangouvernementaux et établit les activités des organismes centraux requises pour atténuer ces risques. Un plan d'action avec des échéanciers définis a été élaboré pour mettre en œuvre la stratégie, et de multiples documents d'orientation ont été produits pour aider les professionnels de la GI et le personnel des ministères. Des activités de sensibilisation dont la portée s'étend à tous les GMO viennent compléter les stratégies et les consignes du Secrétariat. Grâce à ces efforts de coordination, les GMO sont en mesure de tirer parti des connaissances et de l'expérience de chacun.

La plupart des GMO ont élaboré des plans de GI qui intègrent les exigences contenues dans l'ensemble des politiques sur la GI.

La plupart des GMO ont commencé à mettre en œuvre leurs plans et les politiques de GI ministérielles qui abordent la stratégie pangouvernementale sur la tenue de documents électroniques. Les GMO ont aussi nommé des champions ou des professionnels de la GI qui sont en mesure d'informer la haute direction sur les risques liés aux activités de GI. La gestion de l'information électronique a été reconnue à l'échelle du gouvernement comme un risque à l'efficacité opérationnelle, et les GMO ont reconnu le risque croissant associé au manque de pratiques de tenue de documents électroniques. Les exigences et les risques relatifs à la GI font l'objet de discussions officielles par la haute direction. Au fur et à mesure que d'importantes priorités en GI se présenteront et exigeront des ressources supplémentaires, il sera important pour les GMO d'intégrer ces exigences à leurs activités de planification ministérielles globales.

Les professionnels de la GI ne surveillent pas la mise en œuvre de leurs plans.

La plupart des GMO n'ont pas encore établi d'indicateurs de rendement pour mesurer et surveiller la progression de la mise en œuvre de leurs plans de GI. Alors que les objectifs globaux de la mise en œuvre de la stratégie ont été établis dans la plupart des GMO, aucune activité assortie d'échéanciers établis n'a encore été planifiée. Par conséquent, les professionnels de la GI ne peuvent évaluer l'efficacité de leurs activités, ni démontrer leur efficacité à la haute direction.

Un exemple d'indicateur de rendement est la réalisation des activités de détermination de l'information ayant une valeur opérationnelle au sein de chaque unité ministérielle et les processus de conservation et d'élimination connexes. On pourrait le mesurer en pourcentage des travaux d'élaboration de processus officiels terminés et procéder à des comparaisons entre les unités opérationnelles d'un ministère.

Recommandations

1. Les GMO devraient établir des indicateurs de rendement pour mieux surveiller la mise en œuvre de leurs plans de GI.

Deuxième constatation : Conservation de l'information ayant une valeur opérationnelle

Nous avons examiné les méthodologies utilisées par les GMO pour déterminer la valeur opérationnelle de l'information générée. Nous avons vérifié les consignes fournies à l'ensemble des employés des ministères pour s'assurer qu'ils ont compris comment cerner l'information ayant une valeur opérationnelle et les processus de conservation et d'élimination qui en résultent. Enfin, nous avons examiné la méthode qu'utilise BAC pour octroyer des pouvoirs d'élimination aux ministères qui ont montré leur capacité d'effectuer un suivi de l'information ayant une valeur opérationnelle et de la conserver, réduisant ainsi le risque d'éliminer des renseignements qui représentent un avantage à long terme pour le gouvernement du Canada et un intérêt national.

En l'absence d'une méthode pour cerner l'information ayant une valeur opérationnelle, les GMO pourraient surcharger leurs systèmes avec de l'information qui n'a aucune valeur opérationnelle à long terme pour le ministère. Cette situation accroît aussi la complexité au moment de récupérer l'information ayant une valeur opérationnelle lorsqu'elle est nécessaire à la prise de décisions ou en réponse à des demandes d'information des Canadiens. Après avoir déterminé l'efficacité des processus ministériels de conservation et d'élimination de l'information, BAC accorde des autorisations de disposition de documents aux ministères, ce qui permet aux GMO d'éliminer l'information qui n'a aucune valeur opérationnelle au moyen d'un processus établi, augmentant ainsi l'efficacité de l'élimination et réduisant les coûts à long terme liés à la conservation d'information sans valeur à long terme.

La plupart des GMO n'ont pas encore défini l'information ayant une valeur opérationnelle.

La plupart des GMO n'ont pas encore défini la valeur opérationnelle en fonction des besoins de GI de leur organisation, et offrent habituellement peu de consignes au personnel ministériel, voire aucune. La plupart des GMO ne donnent des précisions que pour des produits ou documents précis (p. ex., les mémoires au Cabinet), mais aucune consigne supplémentaire pouvant être interprétée par le personnel des ministères pour les autres documents générés quotidiennement. La plupart des GMO classent encore les documents selon le niveau de sécurité et/ou les restrictions relatives à l'accès; la valeur opérationnelle n'entre pas en ligne de compte. Par conséquent, il est possible que les GMO dépensent des ressources pour faire le suivi, conserver et archiver de l'information qui n'a aucune valeur opérationnelle à long terme pour le gouvernement du Canada.

La plupart des GMO n'ont pas élaboré de processus de conservation et d'élimination ou de consignes pour le personnel du ministère.

L'élimination de documents électroniques est principalement effectuée de façon ponctuelle par le personnel des ministères, dans la mesure où la plupart des stratégies de conservation et d'élimination ont été établies pour la tenue de documents papier. Puisque le nombre de documents électroniques générés par le personnel des ministères est exponentiellement plus grand que celui des documents papier, l'élimination et l'archivage des documents électroniques posent de plus en plus de défis pour les GMO; les processus de conservation et d'élimination ne sont pas adaptés aux documents électroniques. En théorie, le personnel des ministères pourrait supprimer des renseignements qui sont importants pour les décideurs; réciproquement, la conservation de documents électroniques inutiles pourrait accroître le fardeau sur la capacité de stockage.

Certains GMO ont relevé ce défi en créant quelques types de documents; lorsque le document est créé, son cycle de vie est prédéfini selon sa nature. Ces GMO fournissent aussi des consignes individuelles au personnel lorsque les documents ne se classent pas manifestement dans l'un des types de document préétablis.

BAC a commencé à mettre en œuvre une méthodologie normalisée pour l'octroi d'autorisations de disposition de documents.

BAC a lancé sa méthodologie d'octroi d'autorisation de disposition de documents en mai 2011. Cela inclut une évaluation de la capacité du ministère à effectuer un suivi de l'information ayant une valeur opérationnelle et de la conserver, réduisant ainsi le risque d'éliminer des renseignements qui pourraient représenter un avantage à long terme pour le gouvernement du Canada et être dans l'intérêt national. Auparavant, le processus d'octroi d'autorisation de disposition était effectué de façon ponctuelle et occasionnait souvent de longs délais. La nouvelle méthodologie donne la possibilité à BAC de simplifier le processus et d'accroître l'efficience. Il sera important pour BAC de surveiller la progression de sa nouvelle méthodologie et de continuer à améliorer le processus de manière à optimiser l'efficience du processus de disposition de documents électroniques à l'échelle du gouvernement.

Recommandations

2. Les GMO devraient définir l'information ayant une valeur opérationnelle pour leur organisation et élaborer des méthodes pour veiller à ce que cette information puisse faire l'objet d'un suivi et soit stockée de manière efficace.
3. Les GMO, en collaboration avec BAC, devraient élaborer des processus de conservation et d'élimination officiels pour l'ensemble du personnel des ministères.

Troisième constatation : Apprentissage et sensibilisation

Nous avons examiné l'orientation fonctionnelle du Secrétariat pour les professionnels de la GI, et les cours élaborés pour la collectivité de la GI. Nous avons vérifié la formation obligatoire sur la GI que les GMO donnent à leurs professionnels de la GI. Enfin, nous avons aussi examiné la formation sur la GI donnée à tout le personnel des GMO autre que celui de la fonction de GI, et vérifié si les professionnels de la GI sont capables de déterminer si la formation actuelle est suffisante pour faciliter la mise en œuvre de la Stratégie de gestion de l'information du gouvernement du Canada.

En collaboration avec l'École de la fonction publique du Canada, le Secrétariat est en mesure de coordonner les nouveaux développements ou les nouvelles méthodes liés à la formation sur la tenue de documents électroniques et de les communiquer de manière efficace à tous les ministères pour promouvoir l'uniformité à l'échelle du gouvernement. Les plans de formation officiels font en sorte que les ministères disposent d'une fonction de GI professionnelle et bien informée pour mettre en œuvre la Stratégie de gestion de l'information du gouvernement du Canada. La formation de GI offerte à l'ensemble du personnel aide les employés à comprendre leur rôle lié à la tenue de documents électroniques, y compris comprendre comment faire un suivi de l'information ayant une valeur opérationnelle et la conserver. Puisque chaque employé est maintenant considéré comme étant jusqu'à un certain point responsable de la gestion de documents électroniques, il est important que le personnel du ministère ait les connaissances et la formation requises pour atteindre les objectifs stratégiques de la GI.

Le gouvernement du Canada dirige les efforts visant à renforcer la formation et la sensibilisation à l'égard des fonctions ministérielles relatives à la GI.

Le Secrétariat et BAC président de multiples comités et groupes de travail interministériels afin de mieux déterminer les besoins en formation et en sensibilisation de la collectivité, et pour faire part des faits nouveaux uniformément dans l'ensemble de la collectivité. Le Secrétariat dirige l'élaboration de cours de formation (de concert avec l'École de la fonction publique du Canada) pour les professionnels de la GI. En travaillant directement avec les professionnels de la GI dans les GMO, le Secrétariat et BAC peuvent garantir que les consignes centralisées sont adaptées aux divers niveaux opérationnels qui mettront en œuvre les stratégies de GI. Grâce aux réunions de comités et de groupes de travail interministériels, les connaissances relatives à la tenue de documents électronique sont partagées sur une base périodique et de manière efficace à l'échelle de la collectivité.

La formation pour les professionnels de la GI est planifiée et coordonnée.

La plupart des GMO ont indiqué que l'apprentissage est une priorité pour les professionnels de la GI. La plupart des GMO ont établi des plans de formation officiels pour les professionnels de la GI et suivent les progrès réalisés quant aux objectifs d'apprentissage. Les professionnels de la GI sont en mesure de mettre en œuvre plus d'avancées relatives à la tenue de documents électroniques pour les ministères.

Les GMO donnent de la formation au personnel des ministères, mais n'ont pas cerné les besoins en matière d'apprentissage.

La plupart des GMO n'ont pas établi de stratégies d'apprentissage en matière de GI pour l'ensemble de leur personnel. La plupart des GMO ont mis au point une ou deux séances de formation pour l'ensemble du personnel, mais n'ont pas clairement défini les objectifs d'apprentissage. Les GMO n'ont pas encore mis au point leurs analyses des besoins d'apprentissage en matière de tenue des documents électroniques pour le personnel des ministères, car ils procèdent encore à la mise en œuvre de leurs stratégies de GI. Les équipes de la GI ne peuvent garantir que les employés des ministères comprennent ce qu'on attend d'eux relativement à la mise en œuvre de la Stratégie de gestion de l'information du gouvernement du Canada, y compris le besoin d'effectuer un suivi de l'information ayant une valeur opérationnelle et de la récupérer, et quelles formations pourraient être requises.

Recommandation

4. Les GMO devraient effectuer des analyses des besoins en formation du personnel des ministères et mettre en œuvre les mesures requises.

Quatrième constatation : Outils et applications de gestion de l'information

Nous avons examiné les activités visant à promouvoir l'échange de renseignements par les ministères jouant un rôle central dans la prestation de la stratégie relative à la GI. Nous avons également vérifié si les outils et les applications avaient été élaborés ou achetés par les ministères ayant des rôles clés, et la manière dont ils étaient partagés avec les GMO pour assurer l'utilisation commune à l'échelle du gouvernement. Enfin, nous avons examiné les systèmes organisationnels utilisés pour gérer les documents électroniques dans les GMO.

Chacune des organisations doit engager des frais élevés pour mettre en œuvre bon nombre des solutions logicielles, et les GMO pourraient tirer parti de ce que les autres ministères ont appris tout en faisant avancer les activités de la GI. Les systèmes organisationnels sont des outils utilisés quotidiennement par le personnel des GMO pour gérer les documents électroniques, et sans les solutions logicielles pour centraliser la gestion des volumes importants d'information, les documents électroniques ne peuvent être gérés efficacement. Même s'il est possible de gérer efficacement l'information ayant une valeur opérationnelle sans système organisationnel, opter pour une telle solution réduit l'efficience de la récupération de l'information en temps opportun et nuit à l'échange de renseignements à l'échelle du gouvernement.

Les ministères qui jouent un rôle central dans la GI donnent aux GMO un accès à des outils et des applications communs.

Grâce à l'orientation et aux consignes du Secrétariat, TPSGC a fait l'acquisition d'une solution organisationnelle de tenue de documents électroniques. Les GMO peuvent choisir de se procurer et de mettre en œuvre leurs propres solutions et le font, car les services fournis par TPSGC sont optionnels et non obligatoires. Le Secrétariat collabore aussi avec les GMO pour élaborer des systèmes d'architecture organisationnelle communs pour faire en sorte que les systèmes de tenue de documents électroniques soient conçus uniformément dans l'ensemble du gouvernement. Avec des structures et des outils normalisés – ainsi que des consignes centralisées – les GMO ont la chance de tirer parti de l'échange de renseignements avec des collègues pour améliorer l'efficience et l'efficacité des fonctions de GI.

Les systèmes de tenue de documents électroniques ne sont pas utilisés de manière uniforme par le personnel des ministères.

Dans la plupart des GMO, l'utilisation d'applications organisationnelles pour la tenue de documents électroniques varie d'un employé à un autre. De fait, les systèmes de tenue de documents électroniques ne sont pas obligatoires, et leur utilisation est libre à chacun dans la plupart des GMO. Par conséquent, les documents électroniques sont sauvegardés sur des lecteurs communs, des lecteurs personnels ou des dispositifs de stockage portatifs, au lieu d'un système organisationnel intégré. La plupart des GMO utilisent également de multiples applications organisationnelles pour différents secteurs opérationnels, certaines d'entre elles ne sont pas interexploitables. Les GMO ont pris en compte diverses exigences opérationnelles ou de sécurité pour différentes fonctions opérationnelles, ce qui pourrait empêcher l'adoption d'une application universelle. Puisque l'information existe dans de multiples plateformes au sein des GMO, il est possible que l'information ne soit pas facilement accessible pour permettre aux décideurs d'atteindre les objectifs de programme. Il est important que les GMO veillent à ce que leurs systèmes soient interexploitables avant de mettre en œuvre leur stratégie de GI.

Recommandations

5. Les GMO devraient élaborer des stratégies pour accroître l'utilisation des systèmes organisationnels de tenue des documents électroniques par le personnel des GMO.

Plans d'action de la direction

Les constatations et les recommandations faisant suite à la présente vérification ont été soumises aux 19 ministères visés par la vérification. Le Bureau du contrôleur général a demandé à chaque ministère ayant participé à la vérification de présenter un plan d'action de la direction comportant des mesures détaillées et de discuter de ces plans avec leurs comités de vérification ministériels respectifs.