ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques dans les grands ministères et organismes, décembre 2011

Cette page a été archivée.

Sommaire

L'objectif de la pr�sente v�rification �tait de d�terminer si les grands minist�res et organismes (GMO) et les minist�res qui jouent un r�le central satisfont aux exigences de l'ensemble des politiques sur la gestion de l'information (GI), en mettant l'accent sur la tenue des documents �lectroniques.

Pourquoi est-ce important?

La gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada a une incidence sur tous les secteurs d'activit� et est un �l�ment important de la prestation des services minist�riels. De l'information �lectronique est cr��e dans l'ensemble du gouvernement � un taux qui cro�t de fa�on exponentielle et, sans la capacit� de g�rer efficacement cette information, les minist�res courent le risque de perdre leur capacit� de cerner et de r�cup�rer l'information n�cessaire � la prise de d�cisions de fa�on organis�e et en temps opportun. Cette situation pourrait faire en sorte que l'on ne pourrait r�pondre aux demandes d'information des Canadiens ni respecter d'autres obligations.

La pr�sente v�rification aide le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada (le Secr�tariat) � habiliter les minist�res et organismes � se conformer aux objectifs en mati�re de politiques pour la tenue de documents �lectroniques, et ce, en d�terminant les probl�mes syst�miques et les d�fis communs relatifs � l'observation de la Politique sur la gestion de l'information.

Principales constatations

Une strat�gie et un plan d'action pangouvernemental pour la GI ont �t� mis en œuvre, et sont activement communiqu�s aux GMO. La plupart des GMO ont �labor� des plans qui int�grent les exigences de l'ensemble des politiques sur la GI; toutefois, les GMO ne surveillent actuellement pas la mise en œuvre de ces plans.

La majorit� des GMO n'ont pas encore �tabli de cadre pour cerner l'information ayant une valeur op�rationnelle. Il s'agit d'une premi�re �tape importante qui permettra de conserver l'information ayant une valeur op�rationnelle et de l'organiser de fa�on � ce qu'elle soit facile � r�cup�rer afin de favoriser un processus d�cisionnel rapide et efficace. De fait, la plupart des GMO n'ont pas encore d�fini la valeur op�rationnelle en ce qui a trait � leurs besoins en GI et offrent peu de consignes � leur personnel, voire aucune.

La plupart des GMO n'ont pas �labor� de processus de conservation et d'�limination des documents ni de consignes � l'intention de leur personnel. L'�limination de documents �lectroniques est principalement effectu�e de fa�on ponctuelle par le personnel autre que celui de la fonction de GI, puisque la plupart des strat�gies de conservation et d'�limination ont �t� �labor�es pour la tenue de documents papier.

Les syst�mes et les outils de tenue de documents �lectroniques ne sont pas utilis�s de mani�re uniforme par le personnel des minist�res. Dans la plupart des GMO, les syst�mes de tenue de documents �lectroniques ne sont pas obligatoires, et leur utilisation est laiss�e � la discr�tion de chacun. Ainsi, les documents �lectroniques sont sauvegard�s sur des lecteurs partag�s, des lecteurs personnels ou des dispositifs de stockage portatifs, plut�t que dans un syst�me organisationnel int�gr�. M�me s'il est possible de g�rer efficacement l'information ayant une valeur op�rationnelle sans syst�me organisationnel, opter pour une telle solution r�duit l'efficience de la r�cup�ration de l'information en temps opportun et nuit � l'�change de renseignements � l'�chelle du gouvernement.

Le gouvernement du Canada �labore et offre une formation aux professionnels de la GI. Les GMO offrent de la formation � leur personnel, mais n'ont pas d�termin� les besoins en mati�re d'apprentissage.

Conclusion

Bien qu'une orientation strat�gique pour la tenue de documents �lectroniques ait �t� �tablie au sein du gouvernement du Canada, la mise en œuvre des plans minist�riels visant � aborder la strat�gie en est � ses premi�res �tapes. Les GMO n'ont pas encore �tabli un cadre pour cerner les renseignements ayant une valeur op�rationnelle permettant d'appuyer la prise de d�cisions en temps opportuns. Les GMO prennent en compte les besoins en formation de leurs professionnels de la GI, mais pas ceux de l'ensemble du personnel. La plupart des GMO n'ont pas encore �labor� de processus officiels de conservation ou d'�limination. Les outils et les applications de GI ne sont pas toujours utilis�s de fa�on uniforme au sein des GMO.  

Conformit� aux normes professionnelles

La mission de v�rification a �t� ex�cut�e en conformit� avec les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la v�rification interne de l'Institut des v�rificateurs internes[1].

Brian M. Aiken, CIA, CFE
Contr�leur g�n�ral adjoint
Secteur de v�rification interne, Bureau du contr�leur g�n�ral

Contexte

La gestion de l'information est depuis longtemps une priorit� op�rationnelle pour le gouvernement du Canada. Dans le pass�, les documents papier �taient g�r�s par une �quipe de responsables sp�cialis�s en gestion de documents qui se chargeait de classer ce qui �tait souvent la seule copie d'un document.

L'arriv�e de l'�re �lectronique a compliqu� les pratiques traditionnelles de tenue de documents. Chaque courriel ou �bauche de document est cr�� et sauvegard� en tant que document original et, par cons�quent, consid�r� comme �tant un document �lectronique. Une grande partie de l'information g�n�r�e et g�r�e par le gouvernement f�d�ral est sous forme �lectronique et peut �tre class�e dans l'un des deux groupes suivants : donn�es structur�es et donn�es non structur�es. 

On entend par donn�es structur�es l'information contenue dans les syst�mes organisationnels, comme les syst�mes financiers et de ressources humaines. L'information est souvent entr�e dans ces syst�mes organisationnels au moyen de champs pr��tablis, comme � nom �, � num�ro de t�l�phone �, etc. Il existe de nombreux contr�les pour g�rer les risques li�s � ce type d'information, par exemple, qui peut acc�der au syst�me et modifier l'information, ou quel type d'information peut �tre entr�e dans des champs particuliers.   

Les donn�es non structur�es repr�sentent quant � elles l'information contenue dans les documents de travail, comme les plans de projets, les chiffriers, les courriels et les comptes rendus de d�cisions. Le fait que les contr�les sont souvent beaucoup moins structur�s et  souvent effectu�s de fa�on ponctuelle constitue l'un des principaux risques associ�s � la gestion de ces donn�es. Il est donc possible que l'information soit plus difficile � suivre, ou que de multiples versions sauvegard�es � de multiples endroits compromettent la fiabilit� de l'information. Toutefois, des d�cisions critiques reposent souvent sur ces donn�es.

La notion d'espace physique utilis� pour conserver en un seul endroit tous les documents n'est plus une r�alit�. Tous les employ�s sont maintenant charg�s de g�rer la multitude de documents qu'ils peuvent cr�er chaque jour. Le nombre de documents g�n�r�s par le gouvernement augmente d'une fa�on exponentielle, mettant � l'�preuve sa capacit� de g�rer son information avec autant de certitude et d'efficacit� qu'auparavant.  

En 2006, le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada (le Secr�tariat) a dirig� un effort pangouvernemental pour relever les d�fis li�s � la modernisation de la tenue de documents compte tenu de l'environnement en �volution. Les repr�sentants de multiples minist�res gouvernementaux ont particip� � l'exercice, et les deux rapports produits ont men� � l'�tablissement de la base d'une orientation gouvernementale unifi�e : Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : Une �valuation des probl�mes op�rationnelset La gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : La vision.

En 2007, le Secr�tariat a publi� une nouvelle Politique sur la gestion de l'information, ainsi que deux nouvelles directives : la Directive sur les r�les et responsabilit�s en mati�re de gestion de l'information (2007) et la Directive sur la tenue des documents (2009). Bien que le nouvel ensemble de politiques ait �tabli les responsabilit�s relatives � la GI au sein des minist�res, c'est la Strat�gie de gestion de l'information du gouvernement du Canada (parue en 2008) qui a su harmoniser les buts en mati�re de GI et fixer des objectifs clairs pour l'ensemble de la collectivit�.

La gestion du cycle de vie de l'information est un d�nominateur commun dans l'ensemble des politiques sur la GI et dans la Strat�gie de gestion de l'information du gouvernement du Canada. Plus particuli�rement, les minist�res doivent d�terminer quels documents �lectroniques valent la peine d'�tre conserv�s � long terme (et pour combien de temps), et quels documents devraient �tre �limin�s apr�s une p�riode convenable. On appelle � valeur organisationnelle � la valeur qu'un document a pour les op�rations. Comme un grand nombre de documents �lectroniques sont temporaires, ils ne sont pas per�us comme ayant une valeur � long terme pour les int�r�ts du gouvernement. Toutefois, ces types de documents sont souvent beaucoup plus nombreux que les documents ayant une plus grande � valeur �.

En attribuant une valeur op�rationnelle aux documents �lectroniques, les professionnels de la GI peuvent �tablir des param�tres au cycle de vie fond�s sur les besoins � long terme. Si ce processus est bien �tabli, la conservation et l'�limination des documents deviennent des processus automatis�s.  

Biblioth�que et Archives Canada (BAC) est l'organisme responsable d'offrir des consignes et du soutien aux minist�res pour qu'ils puissent d�terminer quels documents doivent �tre conserv�s et accorder les pouvoirs d�l�gu�s permettant d'�liminer des documents minist�riels. Ces pouvoirs d�l�gu�s doivent �tre obtenus avant l'�limination des documents parce qu'ils pr�cisent quels documents seront d�truits et lesquels devraient �tre archiv�s au b�n�fice � long terme du gouvernement du Canada et dans l'int�r�t national.

Objectif et port�e de la v�rification, et approche utilis�e

Objectif et port�e

La pr�sente v�rification visait � d�terminer si les GMO et les minist�res qui jouent un r�le central satisfont aux exigences de l'ensemble des politiques sur la GI, en mettant l'accent sur la tenue des documents �lectroniques. 

Aux fins de la pr�sente v�rification, nous avons limit� notre port�e aux donn�es �lectroniques non structur�es.

La pr�sente v�rification vise 16 GMO. En outre, le Secr�tariat, BAC et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ont aussi fait l'objet de cette v�rification en raison de leurs responsabilit�s particuli�res �tablies dans l'ensemble des politiques sur la GI : le Secr�tariat fournit une orientation fonctionnelle et strat�gique aux minist�res; BAC accorde les autorisations de disposition des documents; et TPSGC donne acc�s aux syst�mes et solutions logicielles. (L'annexe A comporte une liste des minist�res et organismes vis�s par la v�rification.)