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ARCHIVÉ - Critère de vérification des contrôles de base

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Directive sur la dlgation des pouvoirs financiers pour les dpenses

Critre Sous-critre Source

1) Dlgation des pouvoirs financiers pour les dpenses

Les instruments de dlgation des pouvoirs sont adquats et jour, ils ont t approuvs conformment la Directive.

  • 1.1) Les pouvoirs financiers dlgus par le ministre appropri pour son portefeuille ou par le sous‑ministre pour son ministre seulement, conformment aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques sont communiqus par crit
  • 1.2) Les contrles relatifs tous les pouvoirs financiers dlgus sont examins et mis jour au moins une fois par anne et mis jour dans les 90 jours suivant l'arrive d'un nouveau ministre.
  • 1.3) Le ministre et le sous-ministre doivent apposer leur signature lorsqu'une dlgation de pouvoirs financiers a lieu entre ministres lis par un protocole d'entente.

2) Apprentissage, formation et perfectionnement.

Les employs reoivent la formation requise, en conformit avec les exigences applicables la gestion financire, la passation de marchs et aux ressources humaines.

  • 2.1) Tous les gestionnaires reoivent une formation obligatoire avant de pouvoir exercer la dlgation de pouvoirs dont ils disposent.
  • 2.2) Les gestionnaires et les cadres suprieurs doivent valider la connaissance qu'ils ont de leurs responsabilits lgales afin de conserver les pouvoirs qu'on leur a dlgus.

Directive sur l'engagement des dpenses et le contrle des engagements

Critre Sous-critre Source

1) La disponibilit des fonds au titre des engagements est certifie par une personne dment autorise, et ce, avant l'engagement des dpenses d'aprs la valeur prvue.

  • 1.1) Les dpenses sont approuves par l'autorit approprie.
  • 1.2) Les dpenses sont approuves avant l'activit.
  • 1.3) L'engagement est consign d'aprs la valeur prvue.

Directive sur la vrification des comptes

Critre Sous-critre Source

1) La vrification des comptes est assure par une personne dment autorise et est effectue en temps opportun afin de vrifier l'exactitude des demandes de paiement.

  • 1.1) La vrification des comptes est assure par une personne approprie dment autorise.
  • 1.2) Les dpenses certifies sont bien finances avec une preuve de l'excution des travaux et du montant des frais.
  • 1.3) La vrification des comptes est effectue en temps opportun.

2) Les oprations de paiement et de rglement sont effectues par une personne dment autorise, pour les montants exacts et sont verss au bon vendeur en temps opportun.

  • 2.1) La facture est rgle au bon montant et au bon vendeur dans les limites contractuelles.
  • 2.2) Les documents viss par l'article 33 sont signs par un employ dment autoris le faire.
  • 2.3) Les documents viss par l'article 33 sont remplis avant de rgler le paiement.
  • 2.4) Les documents viss par l'article 33 sont traits en temps opportun selon les modalits de paiement.

Directive sur les cartes d'achat

Critre Sous-critre Source

1) L'attribution des cartes d'achat fait l'objet de contrles, et les dtenteurs de cartes ont reconnu par crit leurs obligations et responsabilits.

  • 1.1) Le gestionnaire du centre de responsabilit recommande les employs qui devraient tre dtenteurs d'une carte d'achat avec une limite de crdit dfinie.
  • 1.2) Le dirigeant principal des finances a donn son approbation pralable avant d'mettre une carte destine l'actif organisationnel.
  • 1.3) Le gestionnaire du centre de responsabilit fixe des limites sur les catgories d'achats et des limites de crdit.
  • 1.4) Les conditions d'utilisation des cartes d'achat et les restrictions affrentes sont prcises et communiques aux dtenteurs de cartes qui reconnaissent leurs responsabilits et leurs obligations avant que le coordonnateur ne leur remette la carte d'achat.
  • 1.5) Les coordonnateurs ministriels des cartes d'achat sont responsables d'administrer le programme des cartes d'achat.

2) La disponibilit des fonds au titre des engagements est certifie comme il se doit par une personne dment autorise, et ce, avant l'engagement des dpenses d'aprs la valeur prvue.

  • 2.1) Les dpenses sont approuves par l'autorit approprie.
  • 2.2) Les dpenses sont approuves avant l'activit.
  • 2.3) L'engagement est consign d'aprs la valeur prvue.

3) La vrification des comptes est assure par une personne dment autorise et est effectue en temps opportun afin de vrifier l'exactitude des demandes de paiement.

  • 3.1) La vrification des comptes est assure par une personne approprie dment autorise.
  • 3.2) Les dpenses certifies sont bien finances avec une preuve de l'excution des travaux et du montant des frais.
  • 3.3) La vrification des comptes est effectue en temps opportun.

4) Les oprations de paiement et de rglement sont effectues par une personne dment autorise, pour les montants exacts et sont verss au bon vendeur en temps opportun.

  • 4.1) La facture est rgle au bon montant et au bon vendeur dans les limites contractuelles.
  • 4.2) Les documents viss par l'article 33 sont signs par un employ dment autoris le faire.
  • 4.3) Les documents viss par l'article 33 sont remplis avant de rgler le paiement.
  • 4.4) Les documents viss par l'article 33 sont traits en temps opportun selon les modalits de paiement.

5) Les cartes doivent servir exclusivement aux achats de biens et services autoriss dans le cadre des activits gouvernementales et aux frais d'accueil pralablement approuvs.

  • 5.1) Les cartes doivent servir exclusivement aux achats de biens et services autoriss dans le cadre des activits gouvernementales et aux frais d'accueil pralablement approuvs.

Directive sur les avances comptables

Critre Sous-critre Source

1) Les avances comptables sont dlivres seulement si ncessaire et servent uniquement aux fins pour lesquelles elles ont t mises.

  • 1.1) Les avances comptables sont tablies seulement si ncessaire et si elles concernent des dpenses fondes
  • 1.2) Les avances comptables servent uniquement des fins valables et voulues.
  • 1.3) Le montant d'une avance comptable, mme un fonds de petite caisse ou un fonds d'appoint, est calcul en fonction des besoins oprationnels.
  • 1.4) Une avance comptable est la mthode de paiement la plus conomique.
  • 1.5) Il n'existe aucune preuve d'un fractionnement de la transaction.
  • 1.6)TPSGC confirme l'autorisation de procder des avances permanentes.

2) Les avances comptables sont adquatement protges, comptabilises et rapproches.

  • 2.1) Une personne est dsigne pour tre le dpositaire du fonds. Les procdures adquates sont suivies si le dpositaire change au cours de l'utilisation du fonds.
  • 2.2) Le dpositaire effectue rgulirement un rapprochement du fonds et rend compte de l'volution de celui-ci.
  • 2.3) Les soldes imprvus du fonds sont rembourss au Ministre dans les dix jours ouvrables aprs qu'il ait t utilis aux fins vises.
  • 2.4) Les avances permanentes sont ramenes leur valeur initiale, sauf si leur utilisation justifie une diminution, une augmentation ou un remboursement complet.

3) Il existe une division des tches concernant les avances.

  • 3.1) Il existe une division des tches entre les dpositaires du fonds de la petite caisse et les personnes qui traitent des autres fonds.
  • 3.2) Les dispositions des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ne sont en aucun cas excutes par le dpositaire des dpenses du fonds.

4) La disponibilit des fonds au titre des engagements est certifie comme il se doit par une personne dment autorise, et ce, avant l'engagement des dpenses d'aprs la valeur prvue.

  • 4.1) Les dpenses sont approuves par l'autorit approprie.
  • 4.2) Les dpenses sont approuves avant l'activit.
  • 4.3) L'engagement est consign d'aprs la valeur prvue.

5) La vrification des comptes est assure par une personne dment autorise et est effectue en temps opportun afin de vrifier l'exactitude des demandes de paiement.

  • 5.1) La vrification des comptes est assure par une personne approprie dment autorise.
  • 5.2) Les dpenses certifies sont bien finances avec une preuve de l'excution des travaux et du montant des frais.
  • 5.3) La vrification des comptes est effectue en temps opportun.

6) Les oprations de paiement et de rglement sont effectues par une personne dment autorise, pour les montants exacts et sont verss au bon vendeur en temps opportun.

  • 6.1) La facture est rgle au bon montant et au bon vendeur dans les limites contractuelles.
  • 6.2) Les documents viss par l'article 33 sont signs par un employ dment autoris le faire.
  • 6.3) Les documents viss par l'article 33 sont remplis avant de rgler le paiement.
  • 6.4) Les documents viss par l'article 33 sont traits en temps opportun selon les modalits de paiement.

Politique sur les marchs

Critre Sous-critre Source

1) Stratgie d'approvisionnement : sans concurrence

(le mode d'approvisionnement sans concurrence englobe le march fournisseur unique)

Des documents sont verss au dossier pour justifier le recours un march non concurrentiel, conformment l'article 6 du Rglement sur les marchs de l'tat.

  • 1.1) L'nonc des travaux est tabli avant l'attribution du march
  • 1.2) Le dossier comporte des lments justifiant le recours un fournisseur unique.
  • 1.3) Une analyse est ralise pour obtenir le meilleur rapport qualit-prix.
  • 1.4) Le recours aux services d'anciens fonctionnaires est justifi et tay par des documents.
  • 1.5) Les contrats avec les anciens fonctionnaires respectent la priode d'attente de douze mois.

2) Stratgie d'approvisionnement

Des procdures d'appel d'offres employes sont adaptes aux circonstances.

  • 2.1) Le bon mode d'approvisionnement est utilis.
  • 2.2) Le mode de passation de march retenu est utilis conformment ses modalits.
  • 2.3) Il n'existe aucune preuve de fractionnement du march.
  • Politique sur les marchés - Sections 4.1.4, 10.4, 10.5, 10.7, 10.8, 16.8.3, 16.8.4, 16.8.5, 16.8.10, appendice H – Section 2.3, 2.4

3) Stratgie d'approvisionnement concurrentielle

(les modes d'approvisionnement sans concurrence englobent les marchs, les offres commande et les arrangements en matire d'approvisionnement)

Les critres d'valuation des soumissions sont communiqus sur demande et servent slectionner les entrepreneurs selon une approche ouverte, quitable et transparente.

  • 3.1) La mthode de slection et les critres d'valuation sont clairement noncs dans les documents de l'appel d'offres avant la diffusion de la demande de propositions.
  • 3.2) Dans les modes concurrentiels, l'nonc des travaux, la description de travail et les critres d'valuation se font selon une approche ouverte, quitable et transparente, et ils sont tablis avant l'appel d'offres.
  • 3.3) Les entrepreneurs et les biens sont slectionns conformment aux modalits de l'appel d'offres.
  • 3.4) Le rapport d'valuation est sign par tous les valuateurs.

4) Engagement des dpenses

La disponibilit des fonds au titre des engagements est certifie comme il se doit par une personne dment autorise, et ce, avant l'engagement des dpenses d'aprs la valeur prvue.

  • 4.1) Les dpenses sont approuves par l'autorit approprie.
  • 4.2) Les dpenses sont approuves avant l'activit.
  • 4.3) L'engagement est consign d'aprs la valeur prvue.

5) Gestion des marchs

Les marchs sont approuvs avant la rception des biens ou des services, les modifications au march sont apportes avant l'expiration du march d'origine, et les pices justificatives sont conserves dans les dossiers.

  • 5.1) Une copie signe du march figurait au dossier.
  • 5.2) Les exigences de scurit sont traites pour se conformer aux dispositions de la Politique sur la scurit du gouvernement.
  • 5.3) Les droits de proprit intellectuelle sont recenss et traits.
  • 5.4) Les marchs sont signs par une personne dment autorise.
  • 5.5) Les marchs et les modifications sont publis avant la rception des biens et des services.
  • 5.6.) Les modifications de march sont bien justifies et tayes par des preuves.
  • 5.7) Les modifications de march sont approuves par des agents autoriss.
  • 5.8) Les modifications contractuelles sont publies avant la date d'expiration des marchs.

6) Vrification des comptes.

La vrification des comptes est assure par une personne dment autorise et est effectue en temps opportun afin de vrifier l'exactitude des demandes de paiement.

  • 6.1) La vrification des comptes est assure par une personne approprie dment autorise.
  • 6.2) Les dpenses certifies sont bien finances avec une preuve de l'excution des travaux et du montant des frais.
  • 6.3) La vrification des comptes est effectue en temps opportun.

7) Paiement en vertu du contrat

Les oprations de paiement et de rglement sont effectues par une personne dment autorise, pour les montants exacts et sont verss au bon vendeur en temps opportun.

  • 7.1) La facture est rgle au bon montant et au bon vendeur dans les limites contractuelles.
  • 7.2) Les documents viss par l'article 33 sont signs par un employ dment autoris le faire.
  • 7.3) Les documents viss par l'article 33 sont remplis avant de rgler le paiement.
  • 7.4) Les documents viss par l'article 33 sont traits en temps opportun selon les modalits de paiement.

8) Divulgation proactive.

Les marchs dont la valeur dpasse 10 000 $ font l'objet d'une annonce publique.

  • 8.1) Les marchs, y compris les modifications dont la valeur dpasse 10 000 $, satisfont aux exigences minimales de divulgation proactive.

9) Créditeurs à la fin de l’exercice. (CAFE)

Un CAFE a dûment été mis en place et la transaction a été identifiée à cet effet. 
  • 9.1) Un CAFE a dûment été mis en place et la transaction a été identifiée à cet effet. 
  • Politique sur les créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE)

Directive sur les voyages du Conseil national mixte et Directive sur les cartes de voyage et les chques de voyage

Critre Sous-critre Source

1) La gestion des frais de dplacement en service command respecte des pratiques quitables, raisonnables et modernes.

  • 1.1) Le motif du voyage en service command est justifi sur l'autorisation de voyage.
  • 1.2) Les demandes d'autorisation de voyage aprs coup sont justifies et les lments figurent aux dossiers.
  • 1.3) Les frais de repas et les faux frais sont rembourss conformment aux taux en vigueur.
  • 1.4) Les services d'hbergement sont obtenus auprs de fournisseurs approuvs par le gouvernement ou se situent dans les limites applicables.
  • 1.5) Les vhicules de locations, le stationnement et le tarif au kilomtre dans le cas de l'utilisation d'un vhicule personnel respectent les limites applicables.
  • 1.6) Les dispositions prises pour le transport arien respectent les limites applicables.
  • 1.7) L'employeur a recours aux cartes de voyages ministrielles dans la mesure du possible pour payer le voyage d'avance.

2) La disponibilit des fonds au titre des engagements est certifie comme il se doit par une personne dment autorise, et ce, avant l'engagement des dpenses d'aprs la valeur prvue.

  • 2.1) Les dpenses sont approuves par l'autorit approprie.
  • 2.2) Les dpenses sont approuves avant l'activit.
  • 2.3) L'engagement est consign d'aprs la valeur prvue.

3) La vrification des comptes est assure par une personne dment autorise et est effectue en temps opportun afin de vrifier l'exactitude des demandes de paiement.

  • 3.1) La vrification des comptes est assure par une personne approprie dment autorise.
  • 3.2) Les dpenses certifies sont bien finances avec une preuve de l'excution des travaux et du montant des frais.
  • 3.3) La vrification des comptes est effectue en temps opportun.

4) Les oprations de paiement et de rglement sont effectues par une personne dment autorise, pour les montants exacts et sont verss au bon vendeur en temps opportun.

  • 4.1) La facture est rgle au bon montant et au bon vendeur dans les limites contractuelles.
  • 4.2) Les documents viss par l'article 33 sont signs par un employ dment autoris le faire.
  • 4.3) Les documents viss par l'article 33 sont remplis avant de rgler le paiement.
  • 4.4) Les documents viss par l'article 33 sont remplis en temps opportun selon les modalits de paiement.

5) Tous les frais de dplacement des hauts fonctionnaires fdraux dsigns font l'objet d'une divulgation proactive.

  • 5.1) Les transactions satisfont aux exigences minimales de divulgation proactive.

6) Recours aux chques de voyage et aux avances se font lorsque les circonstances le justifient.

  • 6.1) Les chques pour les avances comptables ou les chques de voyage servent uniquement en remplacement d'une carte de voyage dans des circonstances dfinies.

Directive sur la gestion des dpenses de voyages, d'accueil et de confrences (anciennement Politique sur l'accueil)

Critre Sous-critre Source

1) Les vnements d'accueil sont planifis et excuts dans un souci d'conomie et d'efficacit dans le but de favoriser les activits de l'tat en tenant compte des circonstances entourant chaque activit.

  • 1.1) Les activits d'accueil sont prvues et slectionnes dans un souci d'conomie et sont ncessaires pour excuter le mandat et les priorits ministrielles.
  • 1.2) Les frais maximums par tte cadrent avec les limites du SCT tant donn les circonstances (indemnit de repas)
  • 1.3) Les boissons alcoolises sont conformes la Politique sur l'accueil.

2) La disponibilit des fonds au titre des engagements est certifie comme il se doit par une personne dment autorise, et ce, avant l'engagement des dpenses d'aprs la valeur prvue.

  • 2.1) Les dpenses sont approuves par l'autorit approprie.
  • 2.2) Les dpenses sont approuves avant l'activit.
  • 2.3) L'engagement est consign d'aprs la valeur prvue.

3) La vrification des comptes est assure par une personne dment autorise et est effectue en temps opportun afin de vrifier l'exactitude des demandes de paiement.

  • 3.1) La vrification des comptes est assure par une personne approprie dment autorise.
  • 3.2) Les dpenses certifies sont bien finances avec une preuve de l'excution des travaux et du montant des frais.
  • 3.3) La vrification des comptes est effectue en temps opportun.

4) Les oprations de paiement et de rglement sont effectues par une personne dment autorise, pour les montants exacts et sont verss au bon vendeur en temps opportun.

  • 4.1) La facture est rgle au bon montant et au bon vendeur dans les limites contractuelles.
  • 4.2) Les documents viss par l'article 33 sont signs par un employ dment autoris le faire.
  • 4.3) Les documents viss par l'article 33 sont remplis avant de rgler le paiement.
  • 4.4) Les documents viss par l'article 33 sont traits en temps opportun selon les modalits de paiement.

5) Toutes les dpenses d'accueil concernant des hauts fonctionnaires dsigns sont adquatement consignes et font l'objet d'une divulgation proactive.

  • 5.1) Les transactions satisfont aux exigences minimales de divulgation proactive.

Directive sur les congs et les modalits de travail spciales

Critre Sous-critre Source

1) Les congs pays et les modalits de travail spciales sont approuvs et grs en conformit avec la directive pertinente.

  • 1.1) Les congs pays sont accepts en temps opportun par la personne dment autorise.
  • 1.2) Les congs pays sont enregistrs avec exactitude dans le systme de suivi des congs.

Employs occasionnels, rmunration au rendement et Directive sur la gestion financire de l'administration de la paye

Critre Sous-critre Source

1) Employs occasionnels (n'appartenant pas au groupe EX )

Les principales modalits de travail des employs occasionnels sont appliques comme il se doit.

  • 1.1) L'emploi occasionnel d'une personne est approuv pour une priode de 90 jours maximum dans une anne civile donne.
  • 1.2) Les modalits de l'emploi occasionnel stipulent que les congs pays sont exclus de la rmunration et qu'ils sont remplacs par l'ajout de 4 % la rmunration.
  • 1.3) La rmunration et les avantages des employs sont fixs dans les dispositions dtermines.

2) Employs occasionnels (n'appartenant pas au groupe EX )

Les enqutes de scurit touchant le personnel sont gres comme il se doit, et une personne dment autorise en a la responsabilit.

  • 2.1) L'valuation des cotes de scurit et le contrle des attestations de scurit sont dfinis dans les conditions d'emploi.
  • 2.2) Les personnes qui auront accs l'information et aux biens du gouvernement doivent avoir fait l'objet d'une enqute de scurit au niveau dtermin avant d'entrer dans leurs fonctions.
  • 2.3) Les cotes de scurit et les attestations de scurit sont examines et approuves par une personne dment autorise.

3) Employs du groupe de la direction (EX ) et employs exclus

La rmunration au rendement est gre comme il se doit, et approuve par des personnes dment autorises.

  • 3.1) Les examens annuels du rendement sont fonds sur des objectifs prtablis; ils sont effectus et consigns par crit tous les ans.
  • 3.2) La rmunration au rendement est accorde uniquement aux employs y ayant droit.

4) Gestion financire de l'administration de la paye

La disponibilit des fonds au titre des engagements est certifie comme il se doit par une personne dment autorise, et ce, avant l'engagement des dpenses d'aprs la valeur prvue.

  • 4.1) Les dpenses sont approuves par l'autorit approprie.
  • 4.2) Les dpenses sont approuves avant l'activit.
  • 4.3) L'engagement est consign d'aprs la valeur prvue.

5) Gestion financire de l'administration de la paye

La vrification des comptes est assure par une personne dment autorise et est effectue en temps opportun afin de vrifier l'exactitude des demandes de paiement.

  • 5.1) La vrification des comptes est assure par une personne approprie dment autorise.
  • 5.2) Les dpenses certifies sont bien finances avec une preuve de l'excution des travaux et du montant des frais.
  • 5.3) La vrification des comptes est effectue en temps opportun.

6) Gestion financire de l'administration de la paye

Les oprations de paiement et de rglement sont effectues par une personne dment autorise, pour les montants exacts et sont verss au bon vendeur en temps opportun.

  • 6.1) La facture est rgle au bon montant et au bon vendeur dans les limites contractuelles.
  • 6.2) Les documents viss par l'article 33 sont signs par un employ dment autoris le faire.
  • 6.3) Les documents viss par l'article 33 sont remplis avant de rgler le paiement.
  • 6.4) Les documents viss par l'article 33 sont traits en temps opportun selon les modalits de paiement.

7) Gestion financire de l'administration de la paye

Les responsabilits dans l'administration de la paye sont dfinies de manire assurer une sparation adquate des tches.

  • 7.1) Les responsabilits dans l'administration de la paye sont dfinies de manire assurer une sparation adquate des tches, notamment en ce qui touche la garde et la distribution des chques et les relevs de paiement par dpt direct.

8) Gestion financire de l'administration de la paye

Les formalits de dpart tablies par le ministre sont respectes.

  • 8.1) Les procdures ministrielles applicables aux dparts sont en place et sont suivies afin de certifier que toutes les sommes dues la Couronne ont t rembourses et que tout matriel prt a t rendu avant que l'employ quitte le Ministre.