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Rapports

Bureau du contr�leur g�n�ral

V�rification interne

ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale de la passation de marchés de services professionnels et techniques et de services de travail temporaire dans les petits ministères et organismes

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Annexe 1 : Minist�res et organismes inclus dans la mission de v�rification

Centre canadien d’hygi�ne et de s�curit� au travail
Agence canadienne d’�valuation environnementale
Commission canadienne des affaires polaires
Conseil de la radiodiffusion et des t�l�communications canadiennes
Office des transports du Canada
Commission des plaintes du public contre la GRC
Conseil de contr�le des renseignements relatifs aux mati�res dangereuses
Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire
Commission des champs de bataille nationaux
Office national de l’�nergie
Commission nationale des lib�rations conditionnelles
Table ronde nationale sur l’environnement et l’�conomie
Bureau du directeur des lobbyistes
Bureau du registraire de la Cour supr�me du Canada
Bureau du secr�taire de la gouverneure g�n�rale
Conseil d’examen du prix des m�dicaments brevet�s
Comit� de surveillance des activit�s de renseignement de s�curit�
Condition f�minine Canada
Bureau de la s�curit� des transports du Canada

Annexe 2 : Objectifs et crit�res connexes

La v�rification visait � d�terminer si la passation de march�s de services professionnels et techniques et de services de travail temporaire dans les petits minist�res et organismes (PMO) est g�r�e de mani�re �quitable, transparente et concurrentielle et si la gestion globale des march�s est conforme � l'esprit des politiques mises en place.

Objectifs	Crit�res
�valuer le degr� de conformit� au r�glement sur les march�s et aux politiques connexes du Conseil du Tr�sor et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).	Les PMO observent le r�glement et les politiques connexes du Conseil du Tr�sor et de TPSGC.
�valuer dans quelle mesure la gestion des activit�s et processus de passation des march�s est solide et men�e en tenant d�ment compte de l’efficacit�, s’assurant ainsi que le gouvernement optimise ses ressources.	Des pratiques et des contr�les de gestion ad�quats qui portent sur la passation des march�s sont en place. La direction re�oit assez de renseignements pour surveiller ad�quatement l’ensemble des activit�s de passation de march�s. Les pratiques et les contr�les de gestion sont revus r�guli�rement, et la direction tire profit des le�ons retenues.
D�finir et promouvoir les pratiques exemplaires et les m�thodes innovatrices d’approvisionnement en services professionnels et techniques dans les PMO.	Les gestionnaires surveillent et g�rent efficacement le processus d’approvisionnement.

Annexe 3 : Plan d’action de la direction

Le tableau qui suit renferme les recommandations ainsi qu’une description des mesures prises pour y donner suite. Pour chaque recommandation, les risques sont class�s �lev�, moyen ou faible selon les priorit�s relatives des recommandations et la mesure dans laquelle celles-ci indiquent la non-conformit� aux politiques du Conseil du Tr�sor.

Recommandations	Priorit�	Plan d’action de la direction
1. Les personnes qui exercent les fonctions de surveillance et de remise en question applicables � l’activit� de passation de march�s devraient se trouver � un niveau de direction ad�quat pour veiller � ce que leur remise en question soit respect�e et observ�e. De plus, les personnes responsables de cette surveillance devraient �tre au courant de l’importance de leur fonction de remise en question et devraient consigner par �crit leur accord avec les d�cisions de passation de march�s qui sont prises. L’�laboration d’une liste de contr�le des principaux �l�ments de surveillance pourrait constituer la meilleure fa�on de le faire.	Moyen	Les PMO mettent ou mettront en œuvre une fonction officielle de remise en question tout comme la surveillance pour l’activit� de passation de march�s. Les PMO s’assureront que cette fonction de remise en question comprend des proc�dures officialis�es �non�ant les principaux �l�ments de surveillance pour le processus d’approbation des march�s. La mise en œuvre est pr�vue d’ici le 31 janvier 2010.
2. Les PMO devraient s’assurer de verser au dossier les documents appropri�s pour justifier le recours � un march� � fournisseur unique.	�lev�	SDAs will ensure that sole source contracting is justified with appropriate supporting documentation.
3. Les PMO devraient s’assurer que les personnes participant au processus de passation des march�s comprennent les exigences de la Politique sur les march�s et ont acc�s aux outils dont elles ont besoin pour accomplir leur travail.	�lev�	Les PMO �tablissent ou �tabliront des politiques internes sur les march�s, y compris des outils et une formation appropri�s. Les PMO s’assureront que les personnes sont au courant de ces politiques et les rendent accessibles sur leurs sites Intranet. La mise en œuvre est pr�vue d’ici le 31 mars 2010.
4. Le personnel oeuvrant dans le domaine de la passation des march�s devrait recevoir une formation et des conseils afin que les offres � commandes soient utilis�es ad�quatement et efficacement.	�lev�	Les PMO commencent � s’assurer que le personnel oeuvrant dans le domaine de la passation des march�s re�oit la formation n�cessaire et que des plans de travail pour le renouvellement de la formation continue sont en place.
5. Les PMO devraient envisager un processus formel pour s’assurer que les dossiers de passation de march�s renferment tous les documents appropri�s pour �tayer les activit�s de passation de march�s exerc�es. Cela pourrait �tre fait au moyen d’une liste de contr�le rappelant aux agents de n�gociation des march�s quelles exigences cl�s doivent �tre prises en compte en vue de leur inclusion �ventuelle dans chaque dossier.	�lev�	Les PMO am�lioreront les listes de contr�le actuelles ou �tabliront des listes de contr�le de l’assurance de la qualit� afin de s’assurer que les dossiers sur les march�s renferment tous les documents appropri�s. La mise en oeuvre est pr�vue d’ici le 31 mars 2010.

Annexe 4 : Liens menant aux lois et aux politiques applicables

Lois, r�glements et politiques (Liens actuels au 3 septembre 2009)

[1] Cette v�rification a �t� effectu�e en conformit� avec les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne. Toutefois, le Bureau du contr�leur g�n�ral n’a pas fait une �valuation externe au moins une fois au cours des cinq derni�res ann�es et il n’a pas fait l’objet d’une surveillance continue ou d’�valuations internes p�riodiques de son activit� de v�rification interne horizontale qui permettraient de confirmer sa conformit� aux normes.