ARCHIVÉ - Base de données des sous-ministres adjoints : outil de gestion des talents des SMA et base de données

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Résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Objet

Le présent résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée met en lumière les points essentiels qui démontrent comment les éléments relatifs à la vie privée ont été intégrés dans la conception, le développement et la mise en oeuvre de la gestion des talents des SMA et la base de données qui s'y rapporte.

La gestion des talents des SMA

La gestion des talents des SMA vise à appuyer et perfectionner davantage les SMA grâce à une solide stratégie de gestion des talents qui s'inscrit dans la gestion collective des SMA. La gestion collective repose sur le principe suivant : les SMA et les équivalents SMA forment une ressource collective pour la fonction publique, qui devrait être gérée collectivement.

Les renseignements personnels recueillis portent notamment sur la formation et le perfectionnement du leadership, l'expérience et les compétences, les intérêts professionnels, la volonté et la capacité d'occuper un autre poste ou d'assumer des responsabilités supplémentaires, les questions liées à la relève tel le nombre d'années avant la retraite, ainsi que les besoins en matière d'apprentissage et de perfectionnement. L'information est stockée dans une base de données sécurisée sur la gestion des talents au Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor, auparavant appelé l'Agence de la fonction publique du Canada (AFPC).

Les renseignements personnels sont recueillis en vue de la gestion des talents des cadres supérieurs, qui s'effectue par le biais d'activités telle la gestion de la relève. Ils aident à cerner les lacunes et à dresser des stratégies pour les combler, à déterminer les besoins en matière d'apprentissage et de perfectionnement de la collectivité des SMA ainsi que les postes essentiels à combler dans les meilleurs délais pour éviter d'affaiblir les services publics. L'information peut être transmise au Comité des hauts fonctionnaires (CHF) du greffier du Conseil privé dans le cadre de la gestion collective des SMA afin d'assurer la planification de la relève et le renouvellement des dirigeants dans la fonction publique. Les administrateurs généraux peuvent également s'en servir pour gérer les talents des SMA dans leur organisation.

Obtenir les bons renseignements au bon moment

Grâce à un questionnaire et au cadre qui s'y rapporte, les administrateurs généraux et les SMA examinent chaque année leur plan de carrière, leur rendement, les besoins en matière d'apprentissage et de perfectionnement et autres, en tenant compte de l'évolution des besoins de l'organisation et de la fonction publique dans son ensemble.

Protection des renseignements personnels

À titre d'organisme central qui supervise la gestion collective des SMA, l'AFPC a effectué, au début de 2008, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dans la gestion des talents des SMA. Cette étude visait à déterminer si la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels étaient conformes aux exigences de la loi afin que l'on puisse régler ou atténuer les problèmes qui pourraient surgir en rapport avec la protection de ces renseignements. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) a examiné l'évaluation et se dit satisfait du fait que les risques aient été ou soient en voie d'être éliminés en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. Le BDPRH (auparavant l'AFPC) a depuis informé le Commissariat des mesures à prendre à la suite des recommandations de ce dernier. La mise en oeuvre des mesures est déjà bien avancée.

Protection des renseignements personnels

Les renseignements personnels des SMA sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'accès à l'information du Canada. La sécurité du système est considérée satisfaisante d'après l'évaluation de la menace et des risques qui a été réalisée. Les mesures suivantes sont en place pour réduire les risques d'entrave à la vie privée (les administrateurs généraux sont responsables de la protection des renseignements personnels dans leur organisation) :

• l'accès aux renseignements personnels est réservé aux personnes qui ont besoin de les connaître;
• des marches à suivre sont en place à l'interne concernant la sécurité, la gestion de l'information et la protection des renseignements personnels. Des séances d'information viennent les compléter;
• les contrôles d'accès, la vérification et la surveillance se rapportant au traitement, à l'utilisation et à la transmission des renseignements personnels dans le cadre de la gestion des talents des SMA sont en cours d'amélioration;
• une version améliorée de la base de données des sous-ministres adjoints a été enregistrée auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor en vue de sa publication dans InfoSource;
• la collecte des renseignements personnels se limite à l'information nécessaire à la gestion des talents des SMA;
• les renseignements personnels liés à la gestion des talents des SMA seront conservés pendant dix ans après la dernière opération administrative, puis ils seront détruits;
• la transmission de renseignements personnels au CHF s'effectue avec la diligence requise afin que ces renseignements soient utilisés uniquement aux fins de la gestion des talents des SMA dans le cadre de la gestion collective.