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ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale : Délégation des pouvoirs financiers au sein des grands ministères et organismes

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OBSERVATIONS DÉTAILLÉES ET DISCUSSION

Contexte

La gestion efficace des ministères et des organismes du gouvernement nécessite que les ministres et les sous‑ministres délèguent des pouvoirs, de façon à permettre l'accomplissement des activités de leur organisation. Les ministères et les organismes, quant à eux, doivent gérer de manière responsable la délégation et l'exercice de ces pouvoirs. En 2005‑2006, le gouvernement du Canada a dépensé 175,2 milliards de dollars pour l'exécution de ses activités quotidiennes[1]. Des dizaines de milliers de fonctionnaires à l'échelle de l'administration ont exercé des pouvoirs délégués pour que les opérations du gouvernement soient menées à bon terme.

Par conséquent, la délégation de pouvoir constitue un outil habilitant important. Elle permet aux gestionnaires d'administrer les programmes dont ils sont responsables et de contribuer à l'accomplissement du mandat de l'organisme. Parallèlement, la délégation de pouvoir constitue un contrôle. Elle fournit un des éléments de base permettant aux organismes de responsabiliser les gestionnaires vis à vis de l'utilisation légitime des ressources en vue d'atteindre les objectifs établis.

On compte trois exigences clés de la politique ayant trait à la délégation de pouvoirs :

1. Communication : Les ministres et les administrateurs généraux doivent répartir les responsabilités de façon appropriée et déléguer et communiquer les pouvoirs financiers par écrit.

2. Contrôles : Les ministères doivent établir des politiques et des procédures visant à assurer un niveau de contrôle adéquat des pouvoirs délégués et faisant en sorte que les personnes sont bien informées de leurs responsabilités. Il faut mettre en place un processus d'authentification de la signature des personnes exerçant des pouvoirs délégués.

3. Principe : Les pouvoirs doivent être délégués aux postes désignés par leur titre. Aucun titulaire ne doit être autorisé à exercer des pouvoirs à moins qu'il ait été désigné par la personne dont relève le poste. Les pouvoirs délégués ne peuvent être réassignés à d'autres personnes.

Charte du projet de vérification

Le Conseil du Trésor a confié des responsabilités particulières au contrôleur général, notamment celle de procéder à une vérification horizontale englobant les grands ministères et organismes. La vérification de la délégation des pouvoirs financiers a été la première vérification interne horizontale menée par le Bureau du contrôleur général et a été gérée comme un projet pilote. Un sous-objectif particulier consistait à élaborer des protocoles et, plus spécialement, des approches concernant les rapports de vérification.

Raison d'être : Suite à un processus d'analyse des risques tenu au début de 2006 et auquel participaient les dirigeants principaux de la vérification, il a été déterminé que la gestion de la délégation des pouvoirs financiers figurait au nombre des activités pouvant faire l'objet d'une vérification interne horizontale. Cette activité tient une place importante dans toutes les discussions portant sur les contrôles internes de base à l'échelle du gouvernement. Elle répond également aux critères suivants : il s'agit d'un processus de gestion important; elle a une pertinence générale; et elle peut faire l'objet d'une vérification. En outre, elle renvoie directement à la Loi fédérale sur la responsabilité et au Cadre de responsabilisation de gestion. Une gestion efficace de la délégation des pouvoirs peut contribuer à une bonne gouvernance et à une bonne gestion du risque dans les ministères et les organismes. Elle représente un moyen essentiel d'établir le juste équilibre entre la flexibilité opérationnelle et le contrôle méthodique, car elle permet de soumettre les décisions et les opérations à risque accru aux paliers successifs de gestion aux fins d'examen.

Gouvernance : La vérification a été effectuée sous la direction du directeur exécutif de la Vérification des systèmes, vérification judiciaire et vérification horizontale, qui fait partie du Secteur de la vérification interne du Bureau du contrôleur général. La mission de vérification a également été menée en tenant compte des conseils d'un comité consultatif de projet présidé par le directeur des vérifications horizontales, auquel siégeaient les dirigeants principaux de la vérification de six des grands ministères et organismes (GMO) participants. La composition et le mandat du comité sont indiqués à l'annexe D.

Calendrier : Le contrôleur général a approuvé le projet de vérification en août 2006. La vérification a officiellement débuté lorsque le contrôleur général a communiqué par écrit avec les administrateurs généraux sélectionnés, le 25 août 2006. La phase I, qui consistait en une étude des documents des 24 GMO, a alors commencé. Elle a pris fin à la mi-décembre 2006. La phase II, dans le cadre de laquelle certains GMO ont été examinés plus en détail, a été amorcée au début de 2007, après une analyse des résultats de la phase I.

Objectifs de la vérification : Cette première vérification horizontale visait à fournir une assurance quant à l'efficacité des instruments de délégation des pouvoirs financiers en tant qu'outils de contrôle et outils habilitants contribuant à une bonne gestion du risque et à une saine gouvernance. La vérification avait également pour but d'aider à l'élaboration de protocoles pour l'exécution des prochaines vérifications internes horizontales.

Un autre objectif consistait à cibler et à faire connaître les pratiques exemplaires liées à la conception et à la communication des pouvoirs de signature délégués en matière d'opérations financières.

Étendue de la vérification

La vérification a porté sur les pouvoirs financiers précisés dans la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Conseil du Trésor. Pour de plus amples renseignements au sujet de ces pouvoirs financiers, veuillez vous reporter au lien indiqué à l'annexe B.

Comme nous l'avons déjà mentionné, la vérification comportait deux phases. La phase I portait sur 24 GMO ayant prévu de dépenser 1 milliard de dollars ou plus et consistait à examiner des documents clés, tels que les instruments de délégation, les organigrammes, les politiques et procédures financières applicables et les activités de surveillance. Au moment de la vérification, ces 24 ministères et organismes étaient responsables de plus de 90 % des dépenses totales prévues du gouvernement. Dans le cadre de la mission, l'équipe a examiné la délégation des pouvoirs financiers et la façon dont les instruments de délégation s'harmonisaient aux structures organisationnelles en place le 30 juin 2006. 

Il a été décidé dès le départ de limiter le nombre de ministères et d'organismes qui seraient examinés à la phase II. La sélection des ministères et des organismes qui allaient faire l'objet de la phase II a été faite de manière à bien représenter ceux qui affichaient des risques accrus (d'après les résultats de la phase I) et ceux qui semblaient utiliser des pratiques exemplaires. Cinq ministères ont été choisis pour cette phase.