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ARCHIVÉ - Mission d'assurance : Comptes créditeurs - Paiements importants aux fournisserus externes Rapport

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Introduction

Lors de sa réunion le 1er mai 2007, le Comité de la vérification et de l'évaluation du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a approuvé le « Rapport d'enquête préliminaire - Vérification des comptes créditeurs » ainsi que le report de l'examen détaillé de la vérification. Le Comité a demandé que Vérification interne et évaluation procède à certains contrôles par sondages des comptes créditeurs au cours de l'exercice 2007-2008. La mission d'assurance des comptes créditeurs - paiements importants aux fournisseurs externes a donc été incluse dans le Plan triennal de vérification fondé sur le risque (exercices 2007-2008 à 2009-2010) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada). La mission s'étalait sur la période de septembre 2007 à avril 2008.

Les comptes créditeurs sont des dettes qui découlent de montants dus à des créanciers pour des marchandises reçues ou des services rendus. Un compte créditeur fait son apparition lorsqu'il y a un décalage entre la réception de marchandises et de services et le moment du paiement de la facture. Les comptes créditeurs sont constatés aux fins de paiement au moment de la réception d'une facture qui a été approuvée en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Les demandes de paiement et de règlement sur le Trésor sont adressées au receveur général conformément aux exigences relatives à la présentation, aux renseignements, à la certification, à la vérification et à l'intégrité des données stipulées dans le Règlement (de 1997) sur les demandes de paiement et de règlement pris en application de la Loi sur la gestion des finances publiques. La politique du Conseil du Trésor sur la Vérification des comptes précise que la responsabilité première du système de vérification des comptes ainsi que des mesures connexes de contrôle financier incombe aux agents auxquels on a délégué le pouvoir d'effectuer des paiements conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques. L'agent qui autorise un paiement doit être en mesure de confirmer qu'il existe un système approprié de vérification des comptes, conformément à l'article 34, et que ce système est utilisé comme il se doit. De plus, dans le cadre du processus de vérification des comptes, il faut vérifier l'exactitude des opérations, c'est-à-dire s'assurer que le montant n'a pas déjà été payé.

Au cours de la période visée par l'examen, il y avait une fonction centralisée relative aux comptes créditeurs pour le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et Finances Canada relevant de la Division des services de comptabilité et des pratiques de gestion au sein de la Direction des services ministériels.

Paiements importants aux fournisseurs externes. Aux fins de cette mission, « paiement important » s'entend d'un paiement individuel de plus de 100 000 $ fait à un fournisseur externe.

La mission d'assurance des comptes créditeurs - paiements importants aux fournisseurs externes fait partie du Plan triennal de vérification fondé sur le risque (exercices 2007-2008 à 2009-2010) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, plan qui a été approuvé.

Objectif et portée

L'objectif de la mission était d'effectuer certains contrôles par sondages et analyses, fondés sur l'évaluation du risque, pour donner une assurance additionnelle quant aux questions et conclusions contenues dans le Rapport d'enquête préliminaire - Vérification des comptes créditeurs. Plus particulièrement, la mission visait à donner une assurance raisonnable qu'aucun paiement important n'avait été fait en double à des fournisseurs externes au cours des exercices 2006-2007 et 2007-2008 (périodes 1 à 8).

La mission portait sur toutes les opérations d'un montant supérieur à 100 000 $ traitées pour des fournisseurs externes au cours des exercices 2006-2007 et 2007-2008 (périodes 1 à 8). L'examen a été réalisé de septembre 2007 à février 2008.

La mission se limitait aux paiements importants faits aux fournisseurs externes. Elle ne portait pas sur la vérification de l'existence de la marchandise ou du service ni n'incluait une évaluation de l'utilisation effective des marchandises et des services fournis par les fournisseurs externes. En outre, la vérification n'a pas validé les mécanismes de contrôle interne des applications de gestion connexes. 

Critères de la mission

Les critères et les contrôles par sondages qui ont servi à l'exécution de la mission reposent sur la Loi sur la gestion des finances publiques et sur les politiques et procédures de gestion financière du Conseil du Trésor. Les critères sont présentés à l'annexe 1.

Approche et méthodologie

L'approche et la méthodologie de la mission sont fondées sur le risque et respectent les exigences relatives aux missions d'assurance définies dans le Cadre de référence des pratiques professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes et dans les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Aux termes des normes en question, la mission doit être planifiée et menée de façon à pouvoir obtenir une assurance raisonnable au sujet de l'atteinte de l'objectif visé. La mission a été menée conformément à un programme de mission qui définissait les tâches permettant d'évaluer chaque critère.

L'approche suivie pour mener la mission comprenait ce qui suit :

  • un examen de la législation, des politiques, des procédures applicables, ainsi que d'autres renseignements sur le traitement des paiements importants faits aux fournisseurs externes;
  • le repérage des types de dépenses d'un montant supérieur à un million de dollars;
  • l'extraction, dans le grand livre général, des comptes ayant un solde supérieur à un million de dollars pour chaque type de dépenses repéré;
  • l'analyse des données extraites pour repérer les fournisseurs qui ont reçu des paiements supérieurs à 100 000 $ au cours des exercices 2006-2007 et 2007-2008 (périodes 1 à 8);
  • l'extraction, dans le système financier SAP, des fichiers des comptes des fournisseurs et l'obtention de leurs dossiers papier au besoin;
  • l'examen de toutes les opérations traitées pour vérifier qu'aucun paiement n'a été fait en double.

Les contrôles par sondages et les analyses effectués reposaient sur un échantillon au jugé du type de dépenses et de l'importance de son solde annuel. Nous avons évalué toutes les opérations traitées dont le montant était supérieur à 100 000 $ au cours des exercices 2006-2007 et 2007-2008 (périodes 1 à 8). Le nombre et la valeur monétaire totale des opérations pour la période étaient les suivants :

Tableau 1 : Nombre et valeur monétaire totale des opérations évaluées
Exercice Nonbre de fournisseurs Nombre d'opérations Valeur monétaire totale des opérations (M$)
2006-2007 25 280 854,2
2007-2008
(périodes 1 à 8)
19 250 630,6
Total 32* 530 1 484,8

Source : données téléchargées du système financier SAP

* Le nombre de fournisseurs externes ayant reçu des paiements au cours de la période visée par l'examen s'élevait à 32 et certains d'entre eux (mais pas tous) ont reçu des paiements au cours de chacun des deux exercices.