ARCHIVÉ - Vérification interne effectuée au nom du Conseil du Trésor du Canada

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Pour l'exercice terminé le 31 mars 1998

Préparé par : Conseils et Vérification Canada - Novembre 1999

SOMMAIRE

La vérification du Régime de retraite des employés du gouvernement du Canada recrutés sur place aux États-Unis - Régime de retraite agréé (RRA) a été effectuée en octobre 1998 à l'Ambassade du Canada à Washington (district fédéral de Columbia) pour l'exercice terminé le 31 mars 1998. Le Conseil du Trésor du Canada, qui est le répondant du régime, a nommé le chef du personnel de l'Ambassade en qualité d'administrateur du régime. Le Groupe des avantages de l'Ambassade est responsable de la gestion quotidienne du régime.

À la suite de notre examen, nous avons conclu que le régime de retraite était administré conformément au document du RRA et que les rentrées et sorties de fonds de la caisse du RRA étaient opportunes et exactes. Au 31 mars 1998, la valeur marchande des actifs du RRA s'établissait à 85,5 millions de dollars CA.

Même si le contrôle effectif des systèmes et procédures aux fins d'administration du RRA a été délégué, nous avons recommandé les mesures correctives suivantes pour maintenir ou renforcer l'administration du RRA en matière d'intégrité financière, de service à la clientèle et de capacité de traitement des données :

• de légers écarts ont été relevés entre les soldes financiers des états mensuels du RRA dressés par le fiduciaire et de ceux dressés par le gestionnaire de placements. Ces écarts sont apparemment des écarts temporaires découlant de la préparation distincte des états mensuels. Par conséquent, nous avons recommandé au fiduciaire de fournir par écrit à l'administrateur une explication de ces écarts si ces derniers se répètent d'un mois à l'autre;

• un examen des états mensuels du portefeuille du fiduciaire a révélé que ces états sont difficiles à lire et à interpréter. Ainsi, au moment de la vérification, le Groupe des avantages n'a pas été capable de rapprocher les données financières fournies par le fiduciaire avec ses propres registres. Par conséquent, nous avons recommandé que le fiduciaire soit tenu d'offrir une formation adéquate à l'administrateur du régime, y compris des instructions et des explications écrites et détaillées sur la lecture des états mensuels du portefeuille;

• la charge de travail globale du Groupe des avantages a fortement augmenté en raison de l'élaboration et de la mise en place du RRA (l'ancien régime révisé) et du nouveau régime de retraite agréé et du besoin en découlant de concevoir, d'élaborer et de mettre en place de nouveaux systèmes informatiques. En outre, la décision de faire appel à trois sociétés d'assurances pour la prestation des programmes de bien-être social, par rapport à une seule auparavant, a contribué à accroître la charge de travail. Par conséquent, nous avons recommandé de recourir à court terme à des agences d'aide temporaire ou contractuelle jusqu'à ce que les nouveaux régimes de retraite et de bien-être soient entièrement opérationnels et que les ressources nécessaires en découlant aient été clairement établies;

• même si les systèmes du Groupe des avantages ont été remplacés ou mis à jour afin d'assurer leur compatibilité avec l'an 2000, le système ALPH de l'Ambassade (système automatisé pour la gestion des régimes d'assurance-vie, de retraite et de soins de santé) constitue l'exception qui confirme la règle. Le système ALPH n'est pas conforme à l'an 2000 puisqu'il repose sur une technologie de base de données dBase III/Clipper âgée d'environ 15 ans, de sorte que nous avons recommandé les trois mesures correctives suivantes : 1) vérifier les capacités et les limites du système à l'égard de l'an 2000, 2) préparer un plan général de remplacement du système, y compris le soutien des intervenants clés, les principales phases d'élaboration et une estimation du coût de remplacement, et 3) élaborer un plan d'urgence et de continuité des opérations pour assurer le traitement des données au cours du nouveau millénaire.