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ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor de 2014 contient le formulaire de présentation révisé, les rôles et les responsabilités des intervenants, un guide d’établissement des coûts amélioré, des outils à l’intention des rédacteurs de présentations et de nouvelles normes de service pour les présentations. Les ministères et les organismes ont jusqu’au 1er avril 2014 pour mettre pleinement en œuvre la version mise à jour du Guide.

Néanmoins, conformément à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, la lettre d’attestation du DPF doit être annexée à toutes les présentations ayant des répercussions financières, à compter du 1er janvier 2014.

Bulletin d'information

Date : Le 21 septembre 2007
Aus : Agents financiers suprieurs et agents financiers suprieurs temps plein des ministres, des organismes et des socits d'tat

Le prsent bulletin vous donnera un complment d'information et des claircissements sur les tableaux financiers fournir pour la prparation des prsentations, conformment au Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor republi rcemment (ci-aprs le Guide ). Ces claircissements touchent surtout le paragraphe 9.4 et l'annexe du Guide.

Le Guide n'exige pas que les ministres fournissent de nouveaux renseignements financiers, mais que l'on produise des tableaux financiers pour chaque autorisation demande dans une prsentation, et que ces donnes financires soient structures selon des formats spcifiques exigs par la Politique sur la structure de gestion, des ressources et des rsultats ainsi que le nouveau Projet de renouvellement des systmes du Service du budget.

Pour aider les ministres remplir ces tableaux, nous annexons, titre d'illustration, un exemple de prsentation au Conseil du Trsor englobant une grande varit d'autorisations financires. Cette prsentation, de mme que des gabarits de calcul lectronique en Excel pour les tableaux financiers, est galement disponible sur le site Web du SCT dans la section consacre au Guide.

Compte tenu de la rtroaction reue des ministres, nous avons lgrement modifi la structure des tableaux de l'exemple, par rapport la description figurant dans le Guide, ce qui nous a permis de supprimer la ncessit de deux tableaux proposs dans le Guide.

Ce dernier sera officiellement mis jour en fonction de ces changements. Entre-temps, vous devez utiliser le format figurant dans la prsentation type lorsque vous prparez vos prsentations au Conseil du Trsor.

Tableaux financiers rcapitulatifs

Le tableau financier rcapitulatif suivant doit figurer dans la section Cot et provenance des fonds d'une prsentation au CT :

  • Tableau sommaire de la structure des crdits dans le Budget des dpenses (tableau 6 du Guide).

On a modifi le format de ce tableau sommaire comme l'illustre la section Cot et provenance des fonds de la prsentation type. La premire section du tableau doit inclure tous les fonds supplmentaires demands dans le cadre de la Mise jour annuelle des niveaux de rfrence du Budget supplmentaire des dpenses (y compris les transferts partir d'autres crdits) ou d'une autorisation de rajustement de revenus nets en vertu d'un crdit. La deuxime section doit inclure, le cas chant, toutes les ressources ministrielles existantes susceptibles de servir financer partiellement une initiative particulire.

Lorsque des ressources existantes servent financer partiellement une initiative propose qui est soumise l'approbation du CT, cela doit aussi tre indiqu dans la partie explicative de la section Cot et provenance des fonds. Cela servira clarifier le cot total du programme ou du projet, y compris les fonds des niveaux de rfrence actuels, tel qu'indiqu du paragraphe 9.4 du Guide.

En consquence de cette modification, le Tableau sommaire par activit de programme (tableau 7 du Guide) et le Tableau sommaire des sources de fonds (qui figure entre les tableaux 6 et 7 du Guide) ne sont plus requis. On demande seulement aux ministres d'indiquer la source des fonds dans la partie explicative du tableau Cot et provenance des fonds.

Tableaux financiers dtaills

Tel qu'indiqu dans le Guide, chaque paragraphe sollicitant une autorisation de fonds supplmentaires doit tre accompagn d'au moins un des tableaux d'tablissement des cots suivants, le cas chant :

  • Tableau des cots budgtaires (tableau 1 du Guide)
  • Tableau des cots des projets d'immobilisations (comptabilit d'exercice)(tableau 2 du Guide)
  • Tableau de transfert(Tableau 3 du Guide)
  • Tableau des demandes de fonds non budgtaires(tableau 4 du Guide)

On peut modifier le format de ces tableaux de demandes de financement dtaills (comme c'est le cas dans la prsentation type) pour reflter seulement les autorisations spcifiques demandes (autrement dit, on peut liminer les tableaux dtaills (ou des parties de ceux-ci) qui ne sont pas ncessaires pour appuyer une proposition). Il faut noter que le format du Tableau des cots budgtaires et du Tableau de transfert est lgrement diffrent, tel qu'indiqu ci-dessous. Tous les tableaux dtaills ci-dessus ne doivent servir qu'aux demandes d'autorisation de fonds supplmentaires. L'exigence relative la fourniture de renseignements par activit de programme comprend la dtermination de la partie lie l'activit de programme Services intgrs (ou quivalente), le cas chant.

Tel qu'illustr dans la prsentation type, chaque tableau dtaill d'tablissement des cots figurant dans cette section doit tre clairement reli un paragraphe dtermin. Le Tableau sommaire de la structure des crdits reprsente le total arithmtique de tous les tableaux financiers dtaills qui figurent l'annexe de la prsentation. Cependant, il se peut que les nombres indiqus dans ce sommaire ne correspondent pas exactement ceux qui figurent dans l'un ou l'autre paragraphe de la proposition. Par exemple, la proposition n 2 de l'exemple vise, entre autres, une augmentation de 2 000 000 $ en 2007-2008, au titre du crdit 1, dpenses de fonctionnement, mais le montant indiqu au Tableau sommaire de la structure des crdits dans le Budget des dpenses ne montre qu'une augmentation de 1 880 000 $ pour cet exercice. La raison de cet cart apparent, c'est que le tableau sommaire reflte, non seulement la hausse de 2 000 000 $ demande dans la proposition n 2 (corrobore par le tableau financier dtaill la page 13 de la prsentation type), mais aussi le transfert de 120 000 $ demand dans la proposition n 10 (corrobor par les tableaux financiers dtaills aux pages 21 et 22 de la prsentation type).

Veuillez noter qu'un Tableau des cots budgtaires distinct doit accompagner le paragraphe relatif aux frais de locaux de TPSGC, tel qu'illustr dans la prsentation type. De plus, la structure du tableau des cots budgtaires qui figure la page 13 de la prsentation type ( l'appui de la proposition no 2) a t modifie pour inclure l'exigence d'tablir une affectation but spcial (ABS). Dans les situations o des ABS ne sont pas requises, le tableau n'aurait pas tre ainsi modifi et ressemblerait plutt celui prsent la page 14 de la prsentation type.

En ce qui concerne le Tableau de transfert, les ministres devraient essayer de limiter les transferts entre crdits aux transferts d'une sous-affectation Personnel une autre ou d'une sous-affectation ou d'un crdit ne se rapportant pas au personnel une autre sous-affectation ou un autre crdit. L'opration illustre dans la prsentation type porte sur un transfert entre crdits, soit de la sous-affectation Personnel d'un crdit celle d'un autre. Veuillez noter qu'on a ajout une nouvelle colonne au Tableau de transfert, destine prsenter, le cas chant, les cots des rgimes de prestations aux employs (RPE) prvus par la loi. Le paragraphe sollicitant l'autorisation de transfrer les fonds doit demander un montant incluant les cots des RPE (voir la proposition no 10 dans la prsentation type).

Le Tableau Budget central qui figurait initialement comme Tableau 5 dans le Guide a t inclus titre d'information seulement et est exclusivement rserv l'usage du Secrtariat du Conseil du Trsor. Aucun autre ministre ne doit l'utiliser.

Outre les tableaux susmentionns, deux nouveaux tableaux (tous deux tablis dans un mme format) sont requis, le cas chant, pour :

  • Tableau Accs au Crdit 5 du CT
  • Tableau Affectation bloque

Ces nouveaux tableaux doivent tre utiliss lorsqu'on demande respectivement un accs au Crdit 5 du CT (crdit pour ventualits du gouvernement) ou l'tablissement ou le dblocage d'une affectation bloque. Un exemple de chacun de ces tableaux est fourni dans la prsentation type. Le tableau Affectation bloque est requis non seulement lorsqu'on demande de nouveaux fonds, mais aussi lorsque les restrictions concernant ces affectations doivent tre appliques une partie des ressources existantes d'un ministre.

Autres

Un Tableau des cots d'approbation du projet prliminaire a t inclus dans la section Cots et provenance des fonds de la prsentation type. L'information figurant ce tableau est ncessaire pour appuyer toutes les propositions sollicitant une Approbation prliminaire de projet (APP) ou une Approbation dfinitive de projet (ADP) et doit comprendre un montant pour la taxe sur les produits et services (TPS). Un tableau d'APP distinct a t inclus dans la prsentation type cause de la longue liste des autorisations requises dans cet exemple. Toutefois, si l'information ncessaire une demande d'autorisation visant une APP ou une ADP peut tre facilement intgre au Tableau sommaire de la structure des crdits dans le Budget des dpenses, alors un tableau distinct pour une APP ou une ADP ferait double emploi (puisque les renseignements combins figureraient dans un mme tableau).

Dans certains cas, des prsentations au Conseil du Trsor contiennent des propositions qui, si elles sont approuves, n'entranent pas de changements ayant des incidences sur les processus ou tableaux susmentionns. Par consquent, aucun tableau financier n'est requis pour les catgories suivantes de prsentations ou de propositions :

  • Autorisation de mentionner une subvention,
  • Autorisation de verser une subvention,
  • Autorisation d'approuver des modalits relatives une contribution ou une subvention de catgorie,
  • Autorisation de conclure un contrat.

Par le pass, le SCT obligeait les organisations demander une autorisation pour inclure un poste de 1 $ dans le Budget des dpenses pour certaines autorisations ne visant aucune nouvelle demande de financement (p. ex., transferts de crdits entre organisations ou au sein de l'une d'entre elles, augmentations de subventions existantes finances partir des niveaux de rfrence existants, radiation de dettes, etc.). Pour que ces types d'autorisations soient considrs et approuvs par le Parlement, il faut les inclure dans le projet de loi sur les crdits. Si l'organisation ne sollicite aucun nouveau financement dans le Budget des dpenses, un poste de 1 $ doit tre demand pour que l'ensemble soit vis par le projet de loi sur les crdits. Pour simplifier le processus et rduire le volume de travail, le SCT demandera dornavant l'autorisation du CT pour l'inclusion de ces postes de 1 $ (le cas chant) pendant la Mise jour annuelle des niveaux de rfrence ou les processus lis au Budget supplmentaire des dpenses, pour le compte de toutes les organisations.

Demandes de renseignements

Les ministres sont invits prsenter leur analyste de programme toute demande de renseignements concernant le Guide pour la prparation de prsentations au Conseil du Trsor.

David Moloney
Secrtaire adjoint, Secteur de la gestion des dpenses
Secrtariat du Conseil du Trsor

Phil Hurcomb
Secrtaire adjoint, Communications stratgiques et affaires ministrielles
Secrtariat du Conseil du Trsor