ARCHIVÉ - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor

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Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor de 2014 contient le formulaire de présentation révisé, les rôles et les responsabilités des intervenants, un guide d’établissement des coûts amélioré, des outils à l’intention des rédacteurs de présentations et de nouvelles normes de service pour les présentations. Les ministères et les organismes ont jusqu’au 1er avril 2014 pour mettre pleinement en œuvre la version mise à jour du Guide.

Néanmoins, conformément à la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, la lettre d’attestation du DPF doit être annexée à toutes les présentations ayant des répercussions financières, à compter du 1er janvier 2014.

Bulletin d'information

Date : Le 21 septembre 2007
Aus : Agents financiers sup�rieurs et agents financiers sup�rieurs � temps plein des minist�res, des organismes et des soci�t�s d'�tat

Le pr�sent bulletin vous donnera un compl�ment d'information et des �claircissements sur les tableaux financiers � fournir pour la pr�paration des pr�sentations, conform�ment au Guide pour la pr�paration de pr�sentations au Conseil du Tr�sor republi� r�cemment (ci-apr�s � le Guide �). Ces �claircissements touchent surtout le paragraphe 9.4 et l'annexe du Guide.

Le Guide n'exige pas que les minist�res fournissent de nouveaux renseignements financiers, mais que l'on produise des tableaux financiers pour chaque autorisation demand�e dans une pr�sentation, et que ces donn�es financi�res soient structur�es selon des formats sp�cifiques exig�s par la Politique sur la structure de gestion, des ressources et des r�sultats ainsi que le nouveau Projet de renouvellement des syst�mes du Service du budget.

Pour aider les minist�res � remplir ces tableaux, nous annexons, � titre d'illustration, un exemple de pr�sentation au Conseil du Tr�sor englobant une grande vari�t� d'autorisations financi�res. Cette pr�sentation, de m�me que des gabarits de calcul �lectronique en Excel pour les tableaux financiers, est �galement disponible sur le site Web du SCT dans la section consacr�e au Guide.

Compte tenu de la r�troaction re�ue des minist�res, nous avons l�g�rement modifi� la structure des tableaux de l'exemple, par rapport � la description figurant dans le Guide, ce qui nous a permis de supprimer la n�cessit� de deux tableaux propos�s dans le Guide.

Ce dernier sera officiellement mis � jour en fonction de ces changements. Entre-temps, vous devez utiliser le format figurant dans la pr�sentation type lorsque vous pr�parez vos pr�sentations au Conseil du Tr�sor.

Tableaux financiers r�capitulatifs

Le tableau financier r�capitulatif suivant doit figurer dans la section Co�t et provenance des fonds d'une pr�sentation au CT :

• Tableau sommaire de la structure des cr�dits dans le Budget des d�penses (tableau 6 du Guide).

On a modifi� le format de ce tableau sommaire comme l'illustre la section Co�t et provenance des fonds de la pr�sentation type. La premi�re section du tableau doit inclure tous les fonds suppl�mentaires demand�s dans le cadre de la Mise � jour annuelle des niveaux de r�f�rence du Budget suppl�mentaire des d�penses (y compris les transferts � partir d'autres cr�dits) ou d'une autorisation de rajustement de revenus nets en vertu d'un cr�dit. La deuxi�me section doit inclure, le cas �ch�ant, toutes les ressources minist�rielles existantes susceptibles de servir � financer partiellement une initiative particuli�re.

Lorsque des ressources existantes servent � financer partiellement une initiative propos�e qui est soumise � l'approbation du CT, cela doit aussi �tre indiqu� dans la partie explicative de la section Co�t et provenance des fonds. Cela servira � clarifier le co�t total du programme ou du projet, y compris les fonds des niveaux de r�f�rence actuels, tel qu'indiqu� du paragraphe 9.4 du Guide.

En cons�quence de cette modification, le Tableau sommaire par activit� de programme (tableau 7 du Guide) et le Tableau sommaire des sources de fonds (qui figure entre les tableaux 6 et 7 du Guide) ne sont plus requis. On demande seulement aux minist�res d'indiquer la source des fonds dans la partie explicative du tableau Co�t et provenance des fonds.

Tableaux financiers d�taill�s

Tel qu'indiqu� dans le Guide, chaque paragraphe sollicitant une autorisation de fonds suppl�mentaires doit �tre accompagn� d'au moins un des tableaux d'�tablissement des co�ts suivants, le cas �ch�ant :

• Tableau des co�ts budg�taires (tableau 1 du Guide)
• Tableau des co�ts des projets d'immobilisations (comptabilit� d'exercice)(tableau 2 du Guide)
• Tableau de transfert(Tableau 3 du Guide)
• Tableau des demandes de fonds non budg�taires(tableau 4 du Guide)

On peut modifier le format de ces tableaux de demandes de financement d�taill�s (comme c'est le cas dans la pr�sentation type) pour refl�ter seulement les autorisations sp�cifiques demand�es (autrement dit, on peut �liminer les tableaux d�taill�s (ou des parties de ceux-ci) qui ne sont pas n�cessaires pour appuyer une proposition). Il faut noter que le format du Tableau des co�ts budg�taires et du Tableau de transfert est l�g�rement diff�rent, tel qu'indiqu� ci-dessous. Tous les tableaux d�taill�s ci-dessus ne doivent servir qu'aux demandes d'autorisation de fonds suppl�mentaires. L'exigence relative � la fourniture de renseignements par activit� de programme comprend la d�termination de la partie li�e � l'activit� de programme � Services int�gr�s � (ou �quivalente), le cas �ch�ant.

Tel qu'illustr� dans la pr�sentation type, chaque tableau d�taill� d'�tablissement des co�ts figurant dans cette section doit �tre clairement reli� � un paragraphe d�termin�. Le Tableau sommaire de la structure des cr�dits repr�sente le total arithm�tique de tous les tableaux financiers d�taill�s qui figurent � l'annexe de la pr�sentation. Cependant, il se peut que les nombres indiqu�s dans ce sommaire ne correspondent pas exactement � ceux qui figurent dans l'un ou l'autre paragraphe de la proposition. Par exemple, la proposition n� 2 de l'exemple vise, entre autres, une augmentation de 2 000 000 $ en 2007-2008, au titre du cr�dit 1, d�penses de fonctionnement, mais le montant indiqu� au Tableau sommaire de la structure des cr�dits dans le Budget des d�penses ne montre qu'une augmentation de 1 880 000 $ pour cet exercice. La raison de cet �cart apparent, c'est que le tableau sommaire refl�te, non seulement la hausse de 2 000 000 $ demand�e dans la proposition n� 2 (corrobor�e par le tableau financier d�taill� � la page 13 de la pr�sentation type), mais aussi le transfert de 120 000 $ demand� dans la proposition n� 10 (corrobor� par les tableaux financiers d�taill�s aux pages 21 et 22 de la pr�sentation type).

Veuillez noter qu'un Tableau des co�ts budg�taires distinct doit accompagner le paragraphe relatif aux frais de locaux de TPSGC, tel qu'illustr� dans la pr�sentation type. De plus, la structure du tableau des co�ts budg�taires qui figure � la page 13 de la pr�sentation type (� l'appui de la proposition n^o 2) a �t� modifi�e pour inclure l'exigence d'�tablir une affectation � but sp�cial (ABS). Dans les situations o� des ABS ne sont pas requises, le tableau n'aurait pas � �tre ainsi modifi� et ressemblerait plut�t � celui pr�sent� � la page 14 de la pr�sentation type.

En ce qui concerne le Tableau de transfert, les minist�res devraient essayer de limiter les transferts entre cr�dits aux transferts d'une sous-affectation Personnel � une autre ou d'une sous-affectation ou d'un cr�dit ne se rapportant pas au personnel � une autre sous-affectation ou � un autre cr�dit. L'op�ration illustr�e dans la pr�sentation type porte sur un transfert entre cr�dits, soit de la sous-affectation Personnel d'un cr�dit � celle d'un autre. Veuillez noter qu'on a ajout� une nouvelle colonne au Tableau de transfert, destin�e � pr�senter, le cas �ch�ant, les co�ts des r�gimes de prestations aux employ�s (RPE) pr�vus par la loi. Le paragraphe sollicitant l'autorisation de transf�rer les fonds doit demander un montant incluant les co�ts des RPE (voir la proposition n^o 10 dans la pr�sentation type).

Le Tableau Budget central qui figurait initialement comme Tableau 5 dans le Guide a �t� inclus � titre d'information seulement et est exclusivement r�serv� � l'usage du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor. Aucun autre minist�re ne doit l'utiliser.

Outre les tableaux susmentionn�s, deux nouveaux tableaux (tous deux �tablis dans un m�me format) sont requis, le cas �ch�ant, pour :

• Tableau Acc�s au Cr�dit 5 du CT
• Tableau Affectation bloqu�e

Ces nouveaux tableaux doivent �tre utilis�s lorsqu'on demande respectivement un acc�s au Cr�dit 5 du CT (cr�dit pour �ventualit�s du gouvernement) ou l'�tablissement ou le d�blocage d'une affectation bloqu�e. Un exemple de chacun de ces tableaux est fourni dans la pr�sentation type. Le tableau Affectation bloqu�e est requis non seulement lorsqu'on demande de nouveaux fonds, mais aussi lorsque les restrictions concernant ces affectations doivent �tre appliqu�es � une partie des ressources existantes d'un minist�re.

Autres

Un Tableau des co�ts d'approbation du projet pr�liminaire a �t� inclus dans la section Co�ts et provenance des fonds de la pr�sentation type. L'information figurant � ce tableau est n�cessaire pour appuyer toutes les propositions sollicitant une Approbation pr�liminaire de projet (APP) ou une Approbation d�finitive de projet (ADP) et doit comprendre un montant pour la taxe sur les produits et services (TPS). Un tableau d'APP distinct a �t� inclus dans la pr�sentation type � cause de la longue liste des autorisations requises dans cet exemple. Toutefois, si l'information n�cessaire � une demande d'autorisation visant une APP ou une ADP peut �tre facilement int�gr�e au Tableau sommaire de la structure des cr�dits dans le Budget des d�penses, alors un tableau distinct pour une APP ou une ADP ferait double emploi (puisque les renseignements combin�s figureraient dans un m�me tableau).

Dans certains cas, des pr�sentations au Conseil du Tr�sor contiennent des propositions qui, si elles sont approuv�es, n'entra�nent pas de changements ayant des incidences sur les processus ou tableaux susmentionn�s. Par cons�quent, aucun tableau financier n'est requis pour les cat�gories suivantes de pr�sentations ou de propositions :

• Autorisation de mentionner une subvention,
• Autorisation de verser une subvention,
• Autorisation d'approuver des modalit�s relatives � une contribution ou � une subvention de cat�gorie,
• Autorisation de conclure un contrat.

Par le pass�, le SCT obligeait les organisations � demander une autorisation pour inclure un poste de 1 $ dans le Budget des d�penses pour certaines autorisations ne visant aucune nouvelle demande de financement (p. ex., transferts de cr�dits entre organisations ou au sein de l'une d'entre elles, augmentations de subventions existantes financ�es � partir des niveaux de r�f�rence existants, radiation de dettes, etc.). Pour que ces types d'autorisations soient consid�r�s et approuv�s par le Parlement, il faut les inclure dans le projet de loi sur les cr�dits. Si l'organisation ne sollicite aucun nouveau financement dans le Budget des d�penses, un poste de 1 $ doit �tre demand� pour que l'ensemble soit vis� par le projet de loi sur les cr�dits. Pour simplifier le processus et r�duire le volume de travail, le SCT demandera dor�navant l'autorisation du CT pour l'inclusion de ces postes de 1 $ (le cas �ch�ant) pendant la Mise � jour annuelle des niveaux de r�f�rence ou les processus li�s au Budget suppl�mentaire des d�penses, pour le compte de toutes les organisations.

Demandes de renseignements

Les minist�res sont invit�s � pr�senter � leur analyste de programme toute demande de renseignements concernant le Guide pour la pr�paration de pr�sentations au Conseil du Tr�sor.

David Moloney
Secr�taire adjoint, Secteur de la gestion des d�penses
Secr�tariat du Conseil du Tr�sor

Phil Hurcomb
Secr�taire adjoint, Communications strat�giques et affaires minist�rielles
Secr�tariat du Conseil du Tr�sor