ARCHIVÉ - Circulaire du CT 1977-37: Administration de la paye

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ANNEXE B

B. ASPECTS FINANCIERS DE L'ADMINISTRATION DE LA PAYE

a) Délégation des pouvoirs financiers

Le système de paye englobe à la fois le secteur du personnel et des finances. Conformément au Guide d'administration financière, l'agent financier supérieur du ministère est chargé de veiller à la mise au point et au bon fonctionnement de mesures appropriées de contrôle interne du système de paye. De même, les sections du traitement de la paye et de l'émission des chèques du ministère des Approvisionnements et Services, doivent être dotées de mesures de contrôle financier suffisantes.

b) Interprétation du Guide d'administration financière dans le contexte de l'administration de la paye

i) Pouvoir de dépenser

Principes du Guide

Le pouvoir de dépenser se subdivise en deux éléments dont l'un précède et l'autre suit l'engagement d'une dépense. Il s'agit:

La Loi sur l'administration financière, le Règlement sur les marchés de l'État, la Directive concernant les voyages, le Règlement sur les frais de déplacement et les autres règlements semblables édictés en vertu de cette Loi, accordent au ministre et au sous-chef le pouvoir d'engager une dépense. L'article 27 de cette Loi stipule que le prix et l'exécution de contrat doivent être attestés par le sous-chef ou toute autre personne désignée par le ministère.

Si l'on définit ainsi le pouvoir de dépenser c'est pour permettre à la direction des centres de responsabilité de faire son travail. Ce pouvoir rend les gestionnaires axiaux premiers responsables de l'autorisation des dépenses imputables sur leur budgets, et les oblige à rendre des comptes au sujet de la modération et de l'opportunité de chacune des opérations.

Le point de contrôle initial commence avec la décision d'engager des dépenses en matière de personnel, d'approvisionnements ou de services. Le second point se situe au moment où le gestionnaire ou son représentant confirme que les biens et services sont conformes au contrat et que le prix est convenable.

Application à l'administration de la paye

Lorsqu'il s'agit d'appliquer ces principes à l'administration de la paye, il faut en premier lieu déléguer l'autorisation de dépenser au fonctionnaire ensuite il faut que le gestionnaire ou son délégué obtienne un certificat conformément à l'article 27 de la LAF.

En ce qui concerne les opérations de nomination et de révision, la section de la rémunération et des avantages pourra faire, après approbation du gestionnaire et en son nom, l'attestation prévue à l'article 27. Ce certificat prévu à l'article 27b), autorise les versements anticipés car, en réalité, aucun service n'a encore été rendu lorsque l'on fait l'entrée de la paye; toutefois, les mesures contrôle dont le système du ministère fait l'objet par la suite, ont pour but de s'assurer, avant de distribuer les chèques aux employés, que ceux-ci ont réellement droit aux chèques que l'on a demandé d'émettre périodiquement.

Pour ce qui est des paiements de fonctions supplémentaires ou d'arriérés, l'attestation se fait en vertu de l'article 27a), car le service a déjà été rendu. Si possible, par exemple lorsque les ministères introduisent les documents de paye concernant les congés et les fonctions supplémentaires au fur et à mesure, l'attestation prévue à l'article 27 devrait être faite par le gestionnaire.

Les pratiques suivies actuellement en ce qui concerne les révisions salariales globales effectuées par le Conseil du Trésor, c'est-à-dire les ententes conclues à la suite de négociations collectives, feront l'objet d'un examen qui permettra de vérifier si elles sont conformes aux principes de la présente circulaire.

Soulignons que quelle que soit la personne investie du pouvoir prévu à l'article 27, c'est à elle qu'il incombe de surveiller l'exactitude des données à introduire au système de paye, de sorte que les erreurs décelées à la validation manuelle ou à la validation informatique effectuées par le MAS seront signalées à l'auteur pour rectification.

ii) Pouvoir de payer

Principes du Guide

Le pouvoir de payer est délégué par le ministre aux agents financiers du ministère en vertu de l'article 26 de la LAF. Les agents investis du pouvoir de payer sont chargés:

De plus, le Guide stipule que le pouvoir de dépenser et celui de payer dans un cas précis ne doivent pas revenir à un même agent. On a voulu souligner ainsi la nécessité d'une répartition des fonctions dans le but de maintenir la probité financière.

Application à l'administration de la paye

Dans la partie précédente, on recommandait de déléguer le pouvoir de dépenser aux gestionnaires et que l'attestation soit le propre de ces derniers ou des délégués, selon le type d'opérations. Pour qu'il y ait un contrôle indépendant et respect des exigences portant sur le contrôle des fonds et les demandes de paiements, il faut que le pouvoir de payer soit accordé aux agents financiers. Si l'article 26 confie aux agents financiers la responsabilité de l'attestation, c'est que celle-ci doit comprendre une déclaration indiquant que le paiement ne grèvera pas le crédit et qu'il ne réduira pas le solde du crédit au point qu'il devienne insuffisant et ne permettre plus de respecter les engagements imputés sur lui.

Certaines données relatives à la paye, comme la modification du statut, qui sont introduites dans le système de paye, ne nécessitent pas d'attestation aux termes de la LAF. Cependant, à des fins de contrôle, ces documents doivent être approuvés de la même façon que les autres pour ainsi s'assurer que les modifications apportées à des renseignements autres que le statut ne sont pas introduites sans l'approbation voulue.

iii) Pouvoir de délivrer des certificats d'engagements et de contrôler les années-hommes

Principes du Guide

C'est le pouvoir, délégué par le sous-chef à des agents compétents, de délivrer, avant qu'un engagement ne soit assumé, l'attestation exigée en vertu de l'article 25 l) de la LAF déclarant que le solde du crédit budgétaire est suffisant. Ce pouvoir, qui est essentiellement une sous-division du pouvoir de dépense, peut être délégué aux agents qui exercent déjà un pouvoir de dépenser ou à quelque organisme central, selon les besoins du ministère.

Application à l'administration de la paye

L'administration de la paye joue donc deux grands rôles en ce qui a trait au contrôle des engagements. D'abord, il garanti qu'on aura obtenu l'attestation prévue aux termes de l'article 25 avant de poursuivre le traitement, ensuite, il assure aux services financiers les renseignements nécessaires à la tenue du système de contrôle des engagements.

Le contrôle financier des services supplémentaires et de certaines indemnités doit être traité de façon différente. Dans ce cas, l'engagement se produit lorsque le supérieur commande ou permet à l'employé d'effectuer des tâches supplémentaires. Lorsque, une fois le travail accompli et les services supplémentaires déclarés, on a établi une entrée de données de la paye, cela devient une dépense, et l'attestation prévue à l'article 25 n'est plus nécessaire au processus de la paye.

Dans ce cas, le contrôle devrait se fonder sur des rapports financiers qui identifient au gestionnaire le montant dépensé par rapport au montant prévu au budget.

Application au contrôle des années-hommes

La circulaire 1970-131 du Conseil du Trésor expose les exigences relatives au contrôle des années-hommes dans les ministères, notamment les rapports à fournir tous les trois mois au SCT. Selon la circulaire, l'utilisation des années-hommes peut être mesurée à l'aide des données tirées des listes de paye. Nombre de ministères disposent de systèmes beaucoup plus perfectionnées qui puisent leurs renseignements sur l'emploi des années-hommes dans des rapports spéciaux établis par les gestionnaires, des feuilles de présence ou des systèmes d'information de gestion qui utilisent parfois la formule 2517-T pour introduire les données.

Quoi qu'il en soit, la nécessité de contrôler les années-hommes au sein des ministères rendrait peut-être nécessaire l'établissement d'une attestation combinée, sur les documents de demande de dotation en personnel, indiquant la disponibilité des années-hommes et des fonds.

L'attestation des années-hommes constituerait une exigence ministérielle en réponse au contrôle exercé par le SCT, mais elle n'est pas prévue par un règlement ni dans le cadre de l'administration de la paye, sauf si elle sert de fondement à l'attestation des fonds disponibles dans un ministère où les traitements sont tirés d'une seule affectation de fonds.

• Introduction
• Politique
• Objectif
• Application
• Mise en oeuvre
• Réponse des ministères
• Annexe A
• Annexe B
• Annexe C
• Annexe D

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