Guide des langues officielles dans l’approvisionnement fédéral

Les autorités contractantes fournissent des conseils et recommandent des options de stratégie d’approvisionnement aux propriétaires fonctionnels, ce qui comprend le respect des exigences en matière de langues officielles.

Dans le cadre du processus de planification, les autorités contractantes, en consultation avec les propriétaires fonctionnels, doivent s’assurer de prévoir suffisamment de temps et un budget pour la traduction, et déterminer comment répondre à toute autre exigence qui pourrait être touchée en répondant aux exigences en matière de langues officielles (voir le paragraphe 4.2.6 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement).

Par exemple, il peut être nécessaire de demander l’autorisation de traduire des documents produits par des tiers. Si l’autorisation n’est pas accordée ou si les normes ne peuvent pas être traduites, les autorités contractantes peuvent envisager l’utilisation d’autres normes équivalentes disponibles dans les deux langues officielles ou peuvent consulter l’unité des services juridiques de leur ministère.

Les fournisseurs, en tant que membres du public, ont le droit de recevoir les services et les communications des ministères fédéraux dans la langue officielle de leur choix, conformément à la loi et au règlement.

Pour les demandes de soumission d’envergure nationale ou provenant d’un bureau qui a l’obligation de servir le public dans les deux langues officielles, les documents doivent être fournis dans les deux langues officielles. La section 3.1.3. du présent document contient plus de renseignements sur la détermination des exigences relatives à l’utilisation des langues officielles.

Lorsque les ministères sont tenus de communiquer avec le public dans les deux langues officielles, les communications avec les fournisseurs doivent être activement offertes^{note en bas de page 1} dans les deux langues officielles, y compris les communications verbales et les documents écrits et contrats. Le paragraphe 6.2.1 de la Directive sur les langues officielles pour les communications et services énonce les exigences connexes pour les communications avec le public et la prestation de services au public. Lorsque l’autorité contractante ne connaît pas la langue officielle préférée d’un fournisseur ou communique avec plusieurs fournisseurs qui ont des préférences différentes en matière de langue officielle, les communications doivent se faire dans les deux langues officielles. Lorsque l’autorité contractante est certaine de la préférence linguistique d’un fournisseur, elle doit utiliser cette langue. Cette pratique s’applique aux communications à l’appui des exigences relatives à la mobilisation de l’industrie (voir la section 4.4 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement), ainsi qu’aux comptes rendus et aux règlements de différends (voir la section 4.16 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement).

Quelle que soit la langue préférée des fournisseurs, les autorités contractantes doivent publier dans les deux langues officielles tous les avis, les demandes de soumissions, les appels d’offres et d’autres documents de soumission affichés publiquement (voir la section 4.14.1 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement). Les versions anglaise et française doivent être affichées simultanément et être de qualité égale afin de donner une chance égale aux fournisseurs anglophones et francophones. Cette pratique s’applique également aux documents d’accompagnement (dont les spécifications, les dessins architecturaux ou les normes) produits par un tiers, quelle que soit leur nature technique ou spécialisée.

En ce qui concerne tout approvisionnement dans une région où la langue principale n’est ni le français ni l’anglais, les autorités contractantes, en consultation avec les propriétaires fonctionnels, peuvent traduire les documents relatifs aux appels d’offres ou aux contrats dans la langue principale de la région (en plus de les traduire en anglais et en français) afin d’accroître le bassin de soumissionnaires éventuels. Par exemple, un ministère qui s’approvisionne au Nunavut pourrait envisager de traduire les documents en inuktitut ou en inuinnaqtun. Les exigences en matière de langues officielles n’empêchent pas les ministères de communiquer dans des langues autres que le français et l’anglais dans le cadre du processus d’approvisionnement.

Pour déterminer les exigences linguistiques d’un approvisionnement, les propriétaires fonctionnels doivent se reporter à :

• la partie IV de la Loi et aux parties I, II et III du Règlement pour déterminer les bureaux ou les installations qui devront offrir les services au public et être en mesure de communiquer avec lui dans les deux langues officielles; et
• la partie V de la Loi et la Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes du Conseil du Trésor du Canada afin de déterminer les droits des employés et les obligations des ministères dans les régions du Canada désignées bilingues aux fins de la langue de travail. Si un produit livrable est destiné à des fonctionnaires fédéraux qui travaillent dans une région unilingue aux fins de la langue de travail, les propriétaires d’entreprise devraient déterminer, en consultation avec les autorités contractantes, si le produit livrable doit être fourni dans la langue qui prédomine dans la province ou le territoire, ou dans les deux langues officielles.

Cadres supérieurs désignés pour la gestion de l’approvisionnement doivent :

• veiller à ce que leur cadre de gestion de l’approvisionnement comprenne des mécanismes permettant aux propriétaires d’entreprise de consulter l’unité des langues officielles du ministère et la personne responsable des langues officielles. Veuillez référer à la sous-section 6.1.1 de la Politique sur les langues officielles pour obtenir de plus amples renseignements sur les considérations connexes.

Les propriétaires fonctionnels peuvent consulter :

• la page Web la Loi sur les langues officielles et vous pour obtenir une description des principaux éléments de la Loi;
• les instruments de politique du Conseil du Trésor sur les langues officielles pour obtenir plus de précisions sur les obligations des organisations en matière de langues officielles;
• l’unité et la personne responsable des langues officielles du ministère pour les aider à déterminer les exigences linguistiques.

Les autorités contractantes sont encouragés à :

• intégrer aux contrats un libellé clair et simple concernant les communications relatives à l’exécution du contrat; et
• consigner la raison d’être des dispositions linguistiques prévues au contrat dans le dossier d’approvisionnement au cours du processus de planification.

Lorsqu’un entrepreneur ou une autre entité fournit des services au public ou communique avec lui pour le compte d’un ministère (au sens de l’article 25 de la loi), les autorités contractantes doivent veiller à ce que les dispositions des contrats ou des ententes contractuelles indiquent clairement les exigences en matière de langues officielles.

Si un produit livrable est destiné à être publié ou communiqué au public, il convient de préciser dans le contrat ou l’entente contractuelle que le produit livrable doit être fourni dans les deux langues officielles ou d’y ajouter les clauses de propriété intellectuelle nécessaires pour permettre à l’État de traduire et de publier le produit livrable de sorte qu’il soit conforme à la Loi, au Règlement et aux instruments de politique du Conseil du Trésor en matière de langues officielles.

Pour une telle publication, la Couronne pourrait être tenue d’obtenir les droits de la propriété intellectuelle ou une licence, selon le cas.

Lorsque l’approvisionnement vise un instrument de travail ou un système électronique d’usage courant et généralisé, ou un service personnel ou central utilisé par les employés du gouvernement fédéral dans les régions bilingues à des fins de langue de travail, comme il est défini dans la Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes, les autorités contractantes doivent s’assurer qu’il existe des dispositions indiquant que les biens ou les services doivent être fournis dans les deux langues officielles. Ces dispositions pourraient comprendre, par exemple, des présentations orales, la remise d’étiquettes d’avertissement relatives à la santé et à la sécurité, d’instructions d’entretien, de listes de pièces, de brochures et d’affiches dans les deux langues officielles.

Les ministères sont chargés de surveiller, de documenter et de certifier tous les produits livrables et le rendement, et de s’assurer que les exigences relatives à l’approvisionnement sont respectées, ce qui comprend assurer le respect des exigences en matière de langues officielles (voir le paragraphe 4.9 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement).

Il est conseillé aux ministères de communiquer avec les fournisseurs dans la langue de leur choix pour toute question qui n’est pas liée au rendement des services de l’entrepreneur, comme les processus administratifs.